Hornetsecurity Outlook-Add-In für Spamfilter Service, Aeternum und Verschlüsselungsservice Blanko (Dokumenteneigenschaften) 1
Inhaltsverzeichnis 1. Das Outlook Add-In... 4 1.1 Feature-Beschreibung... 4 1.2 Unterstützte Windows-Versionen... 4 1.3 Unterstützte Outlook-Versionen... 4 1.4 Technische Voraussetzungen... 5 1.5 Download... 5 2. Die Installation des Outlook Add-Ins für Outlook... 5 2.1 Outlook 2010/2013... 5 2.1.1 Bitte beachten Sie:... 5 2.1.2 Die Installation... 5 2.1.3 Nach der Installation... 5 2.1.4 Erstmalige Konfiguration... 7 3. Nutzung des Outlook Add-Ins... 8 3.1 E-Mail-Handhabung... 8 3.1.1 Spam melden... 8 3.1.2 Infomail melden... 8 3.1.3 Spamreport anfordern... 8 3.1.4 Blacklist... 9 3.1.5 Whitelist... 9 3.2 Aeternum... 9 3.3 Nacharchivierung... 11 3.4 Kontextmenü über rechte Maustaste verfügbar... 11 3.5 E-Mails verschlüsseln oder signieren... 12 3.5.1 E-Mails signieren... 12 3.5.2 E-Mails verschlüsseln... 12 2
4. Hinweise für Administratoren... 13 4.1 SMIME-Verschlüsselung: Zertifikate im Control Panel hinterlegen... 13 4.2 Verschlüsselungseinstellungen im Control Panel für das Outlook Add-In... 14 5. Hinweis... 14 5.1 Nacharchivierung externer Mail-Adressen... 14 3
1. Das Outlook Add-In 1.1 Feature-Beschreibung Hornetsecurity stellt seinen Kunden mit dem Outlook Add-In eine Schnittstelle zum Spamfilter Service und Aeternum zur Verfügung. Die Vorteile im Überblick: Die gewohnte Outlook-Arbeitsoberfläche des Mailclients für den Benutzer bleibt erhalten. Der Benutzer muss sich nicht mehr am Control Panel anmelden. Folgende Aktionen sind möglich: o Spam-Mails melden o Infomails melden o Black-/Whitelistings für Absender erstellen o E-Mails im Archiv als Privat markieren o E-Mails nacharchivieren o Das E-Mail-Archiv einsehen o Spamreport anfordern o Neue E-Mails verschlüsseln und signieren Archivierte Mails lassen sich direkt aus Outlook heraus suchen. Archivierte Mails können direkt angezeigt, beantwortet und weitergeleitet werden, als ob die E-Mails lokal im Outlook-Postfach vorlägen. Die Funktionen des Outlook Add-Ins können weiterhin ohne bestehende Internetverbindung genutzt werden. Bei der nächsten Verbindung werden die durchgeführten Anfragen übertragen. 1.2 Unterstützte Windows-Versionen Folgende Betriebssysteme werden bei der Installation unterstützt: Windows 7, 32 Bit und 64 Bit. Windows 8 und 8.1, 32 Bit und 64 Bit. Windows 10, 32 Bit und 64 Bit 1.3 Unterstützte Outlook-Versionen Das Outlook Add-In unterstützt Outlook 2010, 2013 und 2016, jeweils in der 32 Bit und 64 Bit Version. 4
1.4 Technische Voraussetzungen Für den Betrieb des Outlook Add-Ins muss die Microsoft.NET 4.5 Framework-Systemerweiterung von Microsoft installiert sein. Bei einer Installation wird geprüft, ob die benötigten Komponenten auf dem PC verfügbar sind. (Fehlen Komponenten, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Es müssen dann die entsprechenden Systemerweiterungen von Microsoft vorinstalliert werden.) 1.5 Download Das Outlook Add-In wird im Control Panel im Archiv-Menü zum Download angeboten. Ebenfalls lässt sich das Outlook Add-In im Download-Bereich von Hornetsecurity herunterladen: http://www.hornetsecurity.com/de/downloads/ 2. Die Installation des Outlook Add-Ins für Outlook 2.1 Outlook 2010/2013 2.1.1 Bitte beachten Sie: Es werden zur Installation zwingend Administratorrechte benötigt. Die Installation erfolgt systemweit für alle Benutzer. Vor der Installation muss Outlook komplett beendet werden. Das Outlook Add-In ist beim nächsten Start von Outlook verfügbar. 2.1.2 Die Installation Sobald die Installation für das Outlook Add-In gestartet wird, installiert der Assistent das Outlook Add-In in den Standardpfad des Windows Programm Verzeichnisses (C:\Program Files (x86)\hornetsecurity\outlook Add-In). 2.1.3 Nach der Installation Nach Abschluss der Installation können Sie Outlook starten. Eine neue Gruppe Hornetsecurity wurde im Menüband unter der Reiterkarte Start hinzugefügt. 5
Sollte nach einem Absturz von Outlook das Outlook Add-In deaktiviert sein (keine Hornetsecurity- Gruppe vorhanden), lässt es sich über das Menü Datei Optionen Add-Ins wieder auswählen. Dort befindet sich die gesammelte Liste aller installierten aktiven und inaktiven Add-Ins. Wählen Sie in der Drop-Down-Liste den Punkt COM-Add-Ins aus und klicken auf Gehe zu. Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie Add-Ins wieder aktivieren können. Setzen Sie vor dem jeweiligen Outlook Add-In den Haken, um es zu aktivieren, und bestätigen Ihre Änderung mit OK. 6
2.1.4 Erstmalige Konfiguration Bevor Sie die Dienste von Hornetsecurity nutzen können, müssen die Benutzerinformationen hinterlegt werden. Klicken Sie hierzu auf den Button für die Einstellungen in der Gruppe Hornetsecurity. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die benötigten Daten eingegeben werden können. Diese Daten sind identisch mit den Benutzer-Zugangsdaten zum Control Panel per Webzugriff. Anschließend steht Ihnen mit der zusätzlichen Leiste ein direkter Zugriff auf die Funktionen der Services des Spamfilter Service, Aeternum und auch Encryption Service, sofern diese aktiviert sind, zur Verfügung. Ebenfalls können Sie per Rechtsklick auf eine E-Mail die Funktionen des Outlook Add-Ins über ein Kontextmenü nutzen. 7
3. Nutzung des Outlook Add-Ins 3.1 E-Mail-Handhabung 3.1.1 Spam melden Um eine E-Mail als Spam zu melden, wählen Sie zunächst die E-Mail(s) aus, die Sie als Spam melden möchten und klicken den entsprechenden Button Spam melden in der Gruppe Hornetsecurity. Anschließend folgt eine Abfrage, ob die E-Mail entsprechend gemeldet werden soll. 3.1.2 Infomail melden Um eine E-Mail als Infomail zu melden, wählen Sie zunächst den Newsletter oder die Informations-E- Mail aus und klicken den entsprechenden Button Infomail melden in der Gruppe Hornetsecurity. Anschließend folgt eine Abfrage, ob die E-Mail entsprechend gemeldet werden soll. 3.1.3 Spamreport anfordern Falls Sie eine E-Mail erwarten, diese jedoch noch nicht eingegangen ist, lässt sich nachprüfen, ob diese in der Quarantäne liegt. Hierfür können Sie einen aktuellen Spamreport anfordern - Sofern eine Nachricht in der Zeit seit dem letzten, vergangenen Spamreport eingegangen ist und quarantiniert wurde, wird diese angezeigt. Nach Klicken des Buttons müssen Sie ihre Eingabe nochmals bestätigen. 8
3.1.4 Blacklist Um E-Mails von einem oder mehreren, bestimmten Absendern nicht mehr zu erhalten, können Sie diese auf Ihre persönliche Blacklist setzen. Wählen Sie zunächst die unerwünschten E-Mails in Ihrem Posteingang aus. Klicken Sie nun auf den Button Blacklist der Gruppe Hornetsecurity. Bestätigen Sie, dass die angewählten Absender zu Ihrer Blacklist hinzugefügt werden sollen. 3.1.5 Whitelist Kommt es vor, dass E-Mails eines Absender hin und wieder in der Quarantäne landet und im Spamreport erscheint, kann die Funktion Whitelist genutzt werden. Diese sorgt dafür, dass Mails des Absenders künftig immer zugestellt wird. Wählen Sie zunächst die E-Mails der Absender aus, die künftig immer an Ihre E-Mailadresse durchgeleitet werden sollen. Klicken Sie anschließend auf den Button Whitelist von der Gruppe Hornetsecurity. Bestätigen Sie, dass die angewählten Absender zu Ihrer Whitelist hinzugefügt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass Whitelisting weitere Spam-Filterregeln außer Kraft setzt. 3.2 Aeternum Geben Sie für die Volltextsuche einen gewünschten Begriff in das Textfeld ein. Klicken Sie nun auf die Lupe. Es öffnet sich ein neues Fenster, das eine Verbindung zu Ihrem persönlichen E-Mail-Archiv herstellt und die Ergebnisse Ihrer Anfrage verfügbar macht. Die angezeigten Spalten lauten: E-Mail-Richtung ein-/ausgehend (mit Pfeil dargestellt) Datum Absender (Von) Empfänger (An) Betreff E-Mail mit Anhang (Symboldarstellung) Größe der E-Mail 9
Standardmäßig werden maximal 10 Ergebnisse der Suchanfrage im aktuellen Jahr dargestellt. Ein Klick auf eine Ergebniszeile öffnet sich die betreffende Mail in der Vorschau-Ansicht. Anhänge dieser E-Mail können direkt mit einem Doppelklick gespeichert oder geöffnet werden. Sie können diese E-Mail direkt aus dem Archiv beantworten oder weiterleiten. Klicken Sie dafür auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten. Alternativ können Sie die Mail mittels Doppelklick in einem neuen E-Mail-Fenster öffnen. Die E-Mail wird direkt im Outlook angezeigt und kann direkt beantwortet oder weitergeleitet werden. Ebenfalls lassen sich Anhänge anzeigen. Über das Suchfeld innerhalb der Archiv-Anzeige können Sie weitere Filtereinstellungen vornehmen, zum Beispiel: Alle Absender sollen mit mueller@ beginnen: 10
3.3 Nacharchivierung Als weitere Funktion können Sie E-Mails nachträglich zu Ihrem Archiv hinzufügen. Wählen Sie zunächst eine oder mehrere E-Mails aus und klicken auf den Button Nacharchivieren in der Gruppe Hornetsecurity. Bestätigen Sie anschließend das Senden der E-Mails an Ihr Archiv. Hinweis: Es werden nur E-Mails nachträglich dem Archiv hinzugefügt, die noch nicht im Archiv enthalten sind. Diese erscheinen ausschließlich als eingehende E-Mail. 3.4 Kontextmenü über rechte Maustaste verfügbar Ist eine oder sind mehrere E-Mails ausgewählt, können diese auch mittels Rechtsklick über das Hornetsecurity Kontextmenü verwaltet werden. 11
3.5 E-Mails verschlüsseln oder signieren Voraussetzung für die Signierung und Verschlüsselung via Outlook Add-In ist, dass das Produkt Verschlüsselung gebucht ist und einige weitere Einstellungen in diesem vorgenommen wurden (vgl. Kapitel 4: Hinweise für Administratoren). Zudem muss eine Policy im Verschlüsselungsmodul die Verwendung der Signierungseinstellungen des Outlook Add-Ins für ausgehende Mails des Nutzers erlauben. 3.5.1 E-Mails signieren Sie können eine E-Mail digital signieren, sofern ein Zertifikat für den aktiven Benutzer im Encryption Service des Control Panels vorliegt. Aktivieren Sie vor dem Versand der E-Mail zuvor einfach den Button Signieren. 3.5.2 E-Mails verschlüsseln Über das Outlook Add-In lässt sich die Verschlüsselung einer E-Mail erzwingen. Wird der Button Verschlüsseln aktiviert (grün = aktiviert), wird die gesendete E-Mail gemäß der durch den Administrator eingestellten Verschlüsselungsrichtlinien verschlüsselt und es wird versucht, diese an den Empfänger zuzustellen. 12
4. Hinweise für Administratoren 4.1 SMIME-Verschlüsselung: Zertifikate im Control Panel hinterlegen Unabhängig vom Outlook Add-In ist Vorbedingung für die Verwendung von SMIME-Verschlüsselung für einen Nutzer, dass ein Zertifikat für dessen E-Mail-Adresse hinterlegt wurde. Der Tab Zertifikate Verschlüsselungsmodul der Verwaltung der Domänenkonfiguration des Control Panels bietet die Möglichkeit der einfachen Zertifikatsverwaltung und bestellung. Hierfür sind E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname erforderlich. Eine Tabelle gibt einen Überblick über die bestellten Zertifikate sowie die Art des Zertifikats. Die Checkboxen sind anklickbar, so können Bestellungen einfach vorgenommen werden. Unter Abo können Administratoren eine dauerhafte Bestellung der Zertifikate auswählen. Wird diese Option nicht vor Ablauf des Zertifikates entfernt, wird es automatisch erneuert. 13
4.2 Verschlüsselungseinstellungen im Control Panel für das Outlook Add-In Um die Verschlüsselung im Outlook Add-In nutzen zu können, muss eine entsprechende ausgehende Policy im Verschlüsselungsmodul der Verwaltung der Domänenkonfiguration im Control Panel angelegt sein. Im abgebildeten Beispiel werden für alle Nutzer der Domain, für die diese Policy definiert ist, nur Mails über das Outlook Add-In versendet, wenn sie entweder per TLS abgesichert transportiert oder per SMIME verschlüsselt werden. Mails, auf die diese Richtlinie nicht zutrifft (d.h. weder TLS noch SMIME), werden bei Aktivierung einer solchen Policy nicht an den Empfänger ausgeliefert. Im Control Panel haben Sie die Möglichkeit, die vom Kommunikationspartner unterstützen Verschlüsselungsmethoden zu testen. 5. Hinweis 5.1 Nacharchivierung externer Mail-Adressen Prinzipiell ist auch eine Nacharchivierung externer E-Mails möglich. Bitte beachten Sie jedoch, dass lediglich eingehende E-Mails nacharchiviert werden können. Dabei wird die Empfängeradresse immer mit der E-Mail-Adresse der aktuell über das Outlook Add-In angemeldeten Person überschrieben. 14
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