Präsentationen mit PowerPoint Visual QuickProject Guide von Tom Negrino
2. Präsentation schreiben Nachdem Sie Ihre Präsentationsdatei erstellt haben, müssen Sie als Nächstes die. Dafür eignet sich am besten die Gliederungsansicht in PowerPoint. Möglicherweise sind auch Ihnen Gliederungen seit der Schulzeit verhasst. Aber Sie sollten versuchen, Ihren inneren Widerstand zu überwinden, denn die Gliederungsansicht ist PowerPoints Geheimwaffe für bessere Präsentationen. Dabei können Sie sich ganz auf den Inhalt Ihrer Präsentation konzentrieren und werden nicht von der Form abgelenkt. Text, den Sie im Gliederungsbereich schreiben, erscheint auch auf Ihren Folien und umgekehrt. Wir alle kennen PowerPoint-Präsentationen, bei denen der Vortragende mehr Zeit für das Aussehen als für den Inhalt aufgewendet hat. Dabei ist die Botschaft der wichtigste Teil der Präsentation. Die größte Gefahr in Power- Point ist, dass Sie mit bunten Bildchen von Ihrer Botschaft ablenken. Indem Sie Ihre Präsentation erst in der Gliederungsansicht schreiben, bevor Sie überhaupt über ihr Aussehen nachdenken, umgehen Sie diese Falle und sind damit den meisten anderen Vortragenden weit voraus. Da jeder Präsentation eine Gliederung zugrunde liegt, ist es auch sinnvoll, in der Gliederungsansicht zu beginnen und nicht auf der Folie. 13
Gliederung schreiben Wechseln Sie in die Gliederungsansicht, indem Sie in der Normalansicht auf das Register Gliederung (Windows) bzw. unten im PowerPoint-Fenster auf die Schaltfläche Gliederungsansicht (Mac OS) klicken. Beim Aktivieren der Gliederungsansicht wird der Gliederungsbereich größer, um Platz zum Arbeiten zu schaffen, im Folienbereich sehen Sie aber immer noch eine Vorschau der Folie. Falls Sie noch mehr Platz in der Gliederung benötigen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Rand zwischen Gliederungs- und Folienbereich; sobald sich der Zeiger in einen Doppelpfeil verwandelt, ziehen Sie den Rand soweit wie gewünscht. Die erste Folie ist eine Titel- Folie, die den Titel und den Untertitel der Präsentation enthält. Die erste Zeile bzw. Überschrift Ihrer Präsentation ist der Titel Ihrer Präsentation. Geben Sie ihn ein und drücken Sie die (ı)-taste. Nanu? PowerPoint hat eine neue Folie erstellt, statt das Eingeben eines Untertitels auf der ersten Folie zu ermöglichen. 14
Kein Problem; drücken Sie die (ÿ)-taste. Damit teilen Sie PowerPoint mit, dass Sie einen Untertitel erzeugen möchten. Ein Untertitel ist eine Unterüberschrift unterhalb einer vorhandenen Überschrift. In der Folienvorschau können Sie sehen, dass Ihre Folie wie gewünscht aussieht. Das wärs fürs Erste mit der Titel-Folie (Grafiken folgen in späteren Kapiteln), wählen Sie deshalb Einfügen > Neue Folie. PowerPoint erstellt die neue Folie und weist ihr automatisch das Layout Titel und Text zu (das auf dem Mac Aufzählung heißt). Geben Sie den Titel für die zweite Folie ein, drücken Sie die (ı)-taste und dann die (ÿ)-taste und geben Sie die weiteren Textzeilen, jeweils getrennt durch Drücken der (ı)-taste, ein. Die Folienvorschau aktualisiert sich beim Schreiben automatisch. Wenn Sie damit fertig sind, drücken Sie die (ı)-taste und dann für eine neue Folie gleichzeitig die (ª)- und (ÿ)-taste. 15
Gliederungstext Die Flexibilität von Power- Points Gliederungsansicht vereinfacht das Ordnen Ihrer Ideen während der Arbeit an der Präsentation. Werfen wir einen Blick auf Ihre letzte Folie: Sie ist ganz in Ordnung, könnte aber noch übersichtlicher sein. Manche der Überschriften sind eigentlich Unterüberschriften. Dafür benutzen Sie die Gliederungs-Symbolleiste. Sie blenden Sie mit Ansicht > Symbolleisten > Gliederung ein. Klicken Sie auf Tiefer stufen, um sie nach rechts zu schieben. Mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten verschieben Sie Überschriften und Unterüberschriften in der Gliederung nach oben bzw. unten. Klicken Sie auf Höher stufen, um eine Überschrift nach links und damit um eine Gliederungsstufe zu erhöhen. Reduzieren blendet alles bis auf die Hauptüberschrift eines Abschnitts aus (löscht sie also nicht); mit Gliederung erweitern blenden Sie die Unterüberschriften wieder ein Alle Ebenen reduzieren bzw. Alle Ebenen erweitern reduziert bzw. erweitert alle Abschnitte in der gesamten Präsentation. 16
Klicken Sie auf eine der Überschriften und benutzen Sie eine der Schaltflächen in der Gliederungs-Symbolleiste, um sie zu verschieben. Nach einigen strategisch geschickten Neuordnungen ist die Gliederung deutlich übersichtlicher. Diese Überschrift ist nach oben gewandert. Gliederung Diese Überschriften wurden zu Unterüberschriften. Folie 17
Gliederung in Word Falls Sie lieber in Word schreiben, ist das kein Problem; erstellen Sie eine Gliederung in Word, speichern Sie sie und importieren Sie sie in PowerPoint. In Word wählen Sie dazu Ansicht > Gliederung. Word ruft automatisch die Gliederungs-Symbolleiste auf (die der in PowerPoint entspricht). Hier können Sie die Gliederung praktisch genau wie in PowerPoint schreiben und wie dort auch die Überschriften verschieben. Nach unten Tiefer stufen Nach oben Erweitern Reduzieren Gliederungsebenen anzeigen Nur erste Zeile Höher stufen 18
Anschließend müssen Sie das Dokument in einem von PowerPoint lesbaren Format schreiben, dem Rich Text Format (RTF). Unter Datei > Speichern unter wählen Sie im Menü Dateityp (auf dem Mac das Menü Format) das Rich Text Format und klicken auf Speichern (Windows) bzw. Sichern (Mac). Zurück in PowerPoint wählen Sie unter Datei > Öffnen die RTF- Datei und klicken auf Öffnen. PowerPoint konvertiert die Datei in eine Präsentation. 19
Recherche Beim Schreiben einer Präsentation wollen Sie manchmal etwas nachschlagen, Daten überprüfen oder einen Thesaurus verwenden, um ein passenderes Wort zu finden. Der Aufgabenbereich in PowerPoint 2003 für Windows bietet Zugang auf Referenzmaterial online und auf Ihrem Rechner.PowerPoint für Macintosh verfügt nicht über diese Funktion. Öffnen Sie den Aufgabenbereich durch Wählen von Ansicht > Aufgabenbereich (Strg-F1) und dann ganz oben im Menü Recherchieren. Falls Sie nach einem Wort suchen, ist es am einfachsten, mit gedrückter Alt-Taste auf das Wort zu klicken. Damit übertragen Sie es in das Feld Suchen nach im Aufgabenbereich und erhalten darunter entsprechende Thesaurus-Vorschläge. Außerdem können Sie ein Wort oder einen Ausdruck auch direkt eingeben und die Eingabetaste drücken, um eine Suche zu starten. Wenn Sie eine andere Referenzquelle benutzen möchten (z. B. eine fremdsprachige Thesaurus-Suche oder eine Übersetzung), wählen Sie die entsprechende Quelle im Menü Quelle (das Menü unmittelbar unterhalb des Felds Suchen nach). 20
Extras Präsentation schreiben S. 13 Sie kommen zu Beginn einer Präsentation nicht so recht in Gang? PowerPoints AutoInhalt- Assistent bietet Ihnen Basisgliederungen für viele Präsentationsarten, zum Beispiel Neues Produkt oder Dienstleistung verkaufen, Marketingplan, Betriebsversammlung und Strategieempfehlung. Diese Gliederungen sind ein guter Anfang, wenn Sie in Eile sind oder Ihnen einfach nichts einfällt. Unter Windows wählen Sie Datei > Neu (oder drücken (Strg)-(N)) und klicken im Aufgabenbereich auf Vom AutoInhalt-Assistenten. Damit starten Sie den Assistenten. Auf dem Macintosh wählen Sie Datei > Projektkatalog (oder drücken (ï)-(ª)-(p)). Doppelklicken Sie anschließend in der Gruppe Leere Dokumente auf AutoInhalt-Assistent. Gliederung schreiben S. 14 Falls Ihnen der Text in der Gliederung zu klein ist, wählen Sie im Zoom-Menü in der Standard-Symbolleiste einen größeren Wert. Ändern Sie keinesfalls die Textgröße in der Formatierungs-Symbolleiste (Windows) bzw. Formatierungspalette (Mac); damit ändern Sie die Textgröße auf den Folien, aber nicht im Gliederungstext. Gliederungstext S. 16 Wenn Sie möchten, können Sie die Überschriften mit Hilfe der Maus verschieben. Sobald Sie den Mauszeiger in der Gliederung auf das Symbol einer Folie oder einer Unterüberschrift bewegen, ändert sich der Zeiger in einen Quadropfeil ( ). Klicken Sie und ziehen Sie die Überschrift mit gedrückter Maustaste auf die neue Position. Auf diese Weise können Sie Überschriften sowohl in PowerPoint als auch in Word verschieben. 21
Extras Gliederung in Word S. 18 Wenn Sie eine umfangreiche Präsentation bearbeiten, haben Sie auch eine umfangreiche Gliederung. Und Word, als ausgewachsenes Textverarbeitungsprogramm, ist geeigneter für umfangreiche Gliederungen. So haben Sie zum Beispiel in Word eine deutlich bessere Kontrolle über die Anzahl der ein- bzw. ausgeblendeten Gliederungsebenen und können sich so auf die wichtigen Punkte konzentrieren, ohne durch viele unwichtige Informationen abgelenkt zu werden. Recherche S. 20 Sie können Wörter auch nachschlagen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Wort in Ihrer Präsentation klicken und im Kontextmenü den Eintrag Nachschlagen wählen. Damit wird das Wort in den Aufgabenbereich übertragen und in der zuletzt benutzten Referenzquelle nachgeschlagen. Der Aufgabenbereich verfügt außerdem über eine Übersetzungsquelle. Damit können Sie ein Wort oder einen kurzen Satz in oder aus zahlreichen Sprachen übersetzen. 22