MailDepot Importer Version 1.6
Copyright 2013 by REDDOXX GmbH REDDOXX GmbH Neue Weilheimer Str. 14 73230 Kirchheim Fon: +49 (0)7021 92846-0 Fax: +49 (0)7021 92846-99 E-Mail: info@reddoxx.com Internet: http://www.reddoxx.com Support: http://support.reddoxx.net Revisionsnummer 1.6 Letzte Änderung: 21.08.2013 Das Handbuch wurde mit größter Sorgfalt erarbeitet. Die REDDOXX GmbH und der Autor können jedoch für eventuelle Fehler und deren Folgen weder eine juristische noch sonst irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die REDDOXX GmbH geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die in diesem Handbuch beschriebene Hardware und Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages geliefert. Das Handbuch ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Übersetzung in fremde Sprachen, bleiben ausschließlich der REDDOXX GmbH vorbehalten. Kein Teil des Handbuchs darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung der REDDOXX GmbH in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren reproduziert oder in eine für Maschinen verwendbare Sprache übertragen werden. Letzteres gilt insbesondere für Datenverarbeitungsanlagen. Auch die Rechte der Wiedergabe durch Vortrag, Funk und Fernsehen sind der REDDOXX GmbH vorbehalten. Die in diesem Handbuch erwähnten Hardware- und Softwarebezeichnungen sind zumeist auch eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Hersteller und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Produkt- und Markennamen sind Eigentum der REDDOXX GmbH. Diese Ausgabe des Handbuchs ersetzt alle früheren und richtet sich bei der Benennung nach der Appliance.
Inhaltsverzeichnis 1 Überblick...7 1.1 Funktionsumfang...7 1.2 Für wen ist dieses Dokument gedacht...7 1.3 Allgemeine Voraussetzungen...7 1.4 Lizenzensierung...8 1.5 Berechnung der Import Dauer...8 1.5.1 Beispiel-Importierung...8 1.6 Weitere hilfreiche Dokumente...8 1.7 Vorgehensweise Best Practice...9 2 Installation...10 2.1 Voraussetzungen der Software...10 2.2 Download...10 2.3 Setup...11 3 Anbindung eines MS-Exchange Servers...13 3.1 Unterstützte MS Exchange-Versionen...13 3.2 Konfiguration des MS-Exchange Servers...13 3.2.1 Konfiguration des MS-Exchange Servers 2003...13 3.2.2 Konfiguration des MS-Exchange Servers 2007...16 3.2.3 Konfiguration des MS-Exchange Servers 2010...17 3.2.4 Konfiguration in Office 365...19 3.2.4.1 Benutzer Anlegen...19 3.2.4.2 Rolle ApplicationImpersonation zuweisen...20 4 Der MailDepot Importer...22 4.1 Der erste Start...22 4.2 Das Hauptfenster...23 4.3 Menüpunkte und Funktionen...24 4.3.1 File...24 4.3.1.1 Create Container...24 4.3.1.2 Open Container...26 4.3.1.3 Close Container...27 4.3.1.4 Exit... 27 4.3.2 Task...27 4.3.2.1 Start Automatic Task Scheduler...27 4.3.2.2 Stop automatic task scheduler...28 4.3.2.3 Start Task...28 4.3.2.4 Stop Task... 29 4.3.2.5 Modify Task... 29 4.3.2.6 Reset Task...30 4.3.2.7 Delete Task...30 4.3.2.8 Report... 31 4.3.2.9 Log File...32 4.3.3 Import...33 4.3.3.1 Import Mail Files...34 4.3.3.1.1 Path Settings...35 4.3.3.1.2 ACL...36 v
4.3.3.1.3 Folder Filter...37 4.3.3.1.4 Message Filter...39 4.3.3.1.5 LegacyExchangeDN Map...40 4.3.3.2 Import PST-File Wizard...43 4.3.3.2.1 PST Import Properties...45 4.3.3.2.2 ACL, Folder Filter, Message Filter, LegacyEyxchangeDN Map...45 4.3.3.3 Import from IMAP Mailbox...46 4.3.3.3.1 IMAP Server...46 4.3.3.3.2 ACL, Folder Filter, Message Filter...47 4.3.3.4 Import from MS-Exchange Server...48 4.3.3.5 Import from Office 365...54 4.3.4 Extra...61 4.3.4.1 Settings... 61 4.3.4.1.1 Settings...61 4.3.4.1.2 Appliance Settings...62 5 Fehlerbehebung und weitere Unterstützung...63 vi
1 Überblick 1.1 Funktionsumfang Der MailDepot Importer dient dazu, massenhaft E-Mails aus unterschiedlichsten Mailsystemen in das REDDOXX MailDepot zu importieren. Somit können beispielsweise vorhandene Postfächer ausgelesen und nacharchiviert werden. Unterstützt werden insgesamt folgende Schnittstellen. Postfächer im Zugriff über das Netzwerkprotokoll IMAP Dateiimport von Internetmail-Dateien (EML) aus einem Verzeichnis PST-Dateien (MS-Outlook) MS Exchange ab Version 2003 Office 365 Plan E1-E5 1.2 Für wen ist dieses Dokument gedacht Dieses Dokument wurde für den Reddoxx Administrator bestimmt. Sofern Mails vom MS-Exchange Server ausgelesen werden sollen, sind auch fundierte Kenntnisse für die MS-Exchange Administration erforderlich. 1.3 Allgemeine Voraussetzungen Für einen erfolgreichen Import von Mails sind folgende Komponenten erforderlich: Eine einsatzbereite und für die Archivierung vollständig konfigurierte Reddoxx Appliance Eine auf der Appliance aktivierte Lizenz für den MailDepot Importer Ein Windows System mit.net 2.0+, 2 GB RAM und genügend freier Festplattenplatz. Bei der Verwendung der MS-Exchange Importschnittstelle muss der Exchange Server entsprechend konfiguriert sein. Eine Anleitung finden Sie im Kapitel 3. die Appliance muss sich mindestens auf Softwarestand 2028 befinden. Der zu füllende Container muss mit dem Reddoxx MailDepot Importer erstellt worden sein. 7
1.4 Lizenzensierung Für den vollständigen Import von Mails benötigen Sie bei Verwendung des Reddoxx MailDepot Importers eine entsprechende Lizenz. Diese Lizenz muss auf der Appliance eingetragen sein. Ohne Lizenz läuft die Appliance im Trial-Mode und erlaubt das Nacharchivieren von 50 E-Mails. Nach dem Hinzufügen der Lizenz in der admingui ist ein Neustart der Appliance notwendig.kalkulation der Importierungsdauer 1.5 Berechnung der Import Dauer Die Dauer wird durch verschiedene Komponenten, wie beispielsweise Datenmenge, Anzahl der Mails (Dateien), Netzwerkanbindung (Datendurchsatz), Festplatten- und Prozessorgeschwindigkeit des Import-Rechners und des Rechners, der die Daten zum Import bereitstellt (z.b. MS Exchange Server), stark beeinflusst. Vorteilhaft ist dabei, wenn Sie den Container lokal auf der Festplatte des Import-Rechners legen und nach Abschluss des Imports auf den finalen Speicherort verschieben. Auch sollte der sogenannte Workspace (Zwischenspeicher der E-Mails) lokal auf dem Rechner liegen, achten Sie dabei auf die Festplattengröße. Den größten Anteil für die Gesamtverarbeitungsgeschwindigkeit betrifft jedoch den Prozessor. Hierbei können Sie mit Mehrkernprozessoren den Vorgang deutlich beschleunigen. Der MailDepot Importer zeigt Ihnen nach dem Start eines Tasks nach wenigen verarbeiteten E-Mails eine Prognose an (Progress). 1.5.1 Beispiel-Importierung Die Mail-Dateien waren über ein CIFS-Share über 100 MBit angebunden, das MailDepot und der Workspace wurde lokal gespeichert. Hardware: Intel 4 Kern CPU Xeon (NetBurst), 4 GB RAM, RAID 5 mit 6 SAS-Platten Menge: 1 Million Mails Import-Methode: File-Import Dauer: 24 Stunden Geschwindigkeit: 10 Mails / Sekunde 1.6 Weitere hilfreiche Dokumente MailDepot Konverter Anleitung (ACS Tools) Handbuch für Administratoren, Kapitel 5.5 MaiLDepot 8
1 Überblick 1.7 Vorgehensweise Best Practice Gehen Sie am besten nach folgenden Schritten vor. 1. INSTALLATION Installieren Sie die Software wie in Kapitel 2 beschrieben. 2. FILE Starten Sie die Software und erstellen Sie mit dem Menüpunkt FILE einen neuenoder öffnen Sie einen vorhanden Container. Vorhandene Container dürfen nicht zeitgleich in der Appliance geöffnet sein. Der geöffnete Container muss aber zuvor bereits mit dem Reddoxx MailDepot Importer erstellt worden sein. 3. IMPORT Erstellen Sie über das Menü IMPORT eine oder mehrere Tasks und bestimmen Sie dabei, wie Mails von einer definierten Datenquelle ausgelesen werden sollen. Möchten Sie von einem MS Exchange Server importieren, müssen Sie den Exchange Server entsprechend wie in Kapitel 3 beschrieben, zuerst konfigurieren. Mit den Exchange-Import Wizard können Sie alle (oder einzelne) Postfächer auf ein Mal auswählen. 4. TASK Starten Sie bei der ersten Task den Prepare-Lauf. Beobachten Sie die Statusanzeige im rechten Fensterbereich. Werten Sie nach Beendigung des Prepare-Laufs die Statusanzeige, den Report und gegebenenfalls dastask-log aus. Achten Sie dabei auf mögliche Fehlermeldungen. Kapitel 5 zeigt Fehlerbehandlungsmöglichkeiten. Machen Sie weitere Prepare-Läufe mit anderen Tasks. 5. SCHEDULER Sobald einzelne Prepare-Läufe problemlos durchlaufen, können Sie im Menüpunkt TASK den automatischen Task Scheduler starten. Dadurch werden alle bereitgestellten und aktivierten Tasks gestartet. Tasks, bei den bereits ein Prepare gelaufen ist, werden sofort importiert. Die Parallelisierung der Prepare-Verarbeitung wird im Menüpunkt Settings eingestellt. Überprüfen Sie wieder das Ergebnis. 9
2 Installation 2 Installation Der MailDepot Importer ist ein Windowsprogramm, das unter Windows XP oder neuer läuft. Sowohl 32 Bit als auch 64 Bit Versionen werden unterstützt. 2.1 Voraussetzungen der Software Ein installiertes.net Framework ab Version 3.5. Der Arbeitsspeicher sollte mindestens 2 GB betragen. Verwenden Sie für den Import einen dedizierten Rechner. Andere parallele Arbeiten sollen in dieser Zeit unterlassen werden. Damit es während des Importvorganges nicht zu Unterbrechungen oder Störungen kommt, ist es empfehlenswert, den Virenscanner für den Zeitraum des Importvorganges zu deaktivieren. Je nach Datenmenge kann der Import sehr lange dauern. Halten Sie ausreichend freien Festplattenspeicherplatz bereit. Mindestens soviel, wie Sie importieren möchten, zuzüglich 20%. Achten Sie darauf, dass der Mailserver, von dem Sie importieren, über genügend Leistungsreserven verfügt. Sorgen Sie für eine stabile Netzwerkverbindung zwischen den einzelnen Komponenten. Der Importer und der Mailserver sollten im gleichen Netzwerksegment liegen. 2.2 Download Das Setup des MailDepot Importers steht im Reddoxx Support Download Tools & Utilities - Bereich unter folgendem Link zum Download bereit. http://support.reddoxx.net/downloads 10
2 Installation 2.3 Setup 1. Starten Sie die Installation auf einem leistungsstarken Windows-Rechner. Abbildung: Start Setup 2. Bestätigen Sie die Lizenzbedingungen Abbildung: Lizenzbedingungen 11
3. Starten Sie nun die Installation mit einem Klick auf Installieren. 2 Installation Abbildung: Installation 4. Schließen Sie zuletzt die Installation ab (Fertigstellen). Sie können die Anwendung nun über das Startmenü starten. Abbildung: Installation abgeschlossen 12
3 Anbindung eines MS-Exchange Servers 3.1 Unterstützte MS Exchange-Versionen Unterstützt werden folgende MS Exchange-Versionen: MS Exchange Server 2003 MS Exchange Server 2007 MS Exchange Server 2010 Office 365 Plan E1-E5 3 Anbindung eines MS-Exchange Servers 3.2 Konfiguration des MS-Exchange Servers Damit E-Mails aus allen Postfächern durch den MailDepot-Importer abgeholt werden können, müssen Sie auf MS-Exchange Server entsprechend Zugriffsrechte vergeben. Die Rechte geben Sie einem dedizierten Benutzer, mit dem Sie während eines Importvorganges auf die Postfächer zugreifen. Die Rechtevergabe gestaltet sich je nach Exchange-version, unterschiedlich. 3.2.1 Konfiguration des MS-Exchange Servers 2003 Voraussetzungen Service Pack 2 des MS Exchange Servers 2003 muss installiert sein. Konfiguration 1. Erstellen Sie im Active Directory einen Benutzer, der Zugriff auf alle Postfächer haben darf. Unsere Empfehlung lautet: RdxMaildepotImporter 2. Starten Sie den Microsoft Exchange System-Manager. 3. Wählen Sie im Navigationsbaum Ihren Exchange-Server aus, dann die Speichergruppe (z.b. Erste Speichergruppe) und den Postfachspeicher. 13
3 Anbindung eines MS-Exchange Servers Abbildung: Auswahl des Postfachspeichers im System Manager 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Postfachspeicher, dann auf Eigenschaften. Öffnen Sie die Registerkarte Sicherheit. 5. Fügen Sie nun den soeben neu erstellten Benutzer hinzu und erteilen Sie ihm sowohl die Send As- als auch die Receive As-Berechtigung. Achten Sie darauf, dass die Optionen in der Spalte VERWEIGERN - NICHT aktiviert sind. 14
3 Anbindung eines MS-Exchange Servers Abbildung: Einstellen der Zugriffsrechte auf den Postfachspeicher 6. Klicken Sie auf OK. Die Konfiguration ist nun abgeschlossen. 15
3 Anbindung eines MS-Exchange Servers 3.2.2 Konfiguration des MS-Exchange Servers 2007 Voraussetzungen Administrativer Zugang auf das Microsoft Exchange 2007-System, auf dem die Client-Access-Rolle installiert ist Domänen-Administrator-Berechtigungen Konfiguration 1. Erstellen Sie im Active Directory einen Benutzer, der Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer haben darf. Diese Methode wird in Microsoft Exchange Impersonation genannt. Unsere Empfehlung lautet: RdxMaildepotImporter. 2. Fügen Sie nun diesen Account die Zugriffsrechte hinzu. Führen Sie dazu in der MicrosoftExchange Management Shell folgende Kommandos aus: Get-ClientAccessServer ` Add-AdPermission -User RdxMailDepotImporter@domain.tld -ExtendedRights ms-exch- EPI-Impersonation Get-MailboxDatabase ` Add-AdPermission -User RdxMailDepotImporter@domain.tld -ExtendedRights ms-exch- EPI-May-Impersonate HINWEIS RdxMailDepotImporter@domain.tld ist der Windows-Domänen Benutzer in UPN (User Principal Name) Notation, den Sie zum Zugriff auf die Postfächer nutzen möchten. Bitte stellen Sie sicher, dass der Benutzeraccount nicht Mitglied einer Gruppe mit administrativen Exchange- oder Windows-Rechten ist. Passen Sie den Domänen-Namen gemäß Ihrer Domäne an. 16
3 Anbindung eines MS-Exchange Servers 3.2.3 Konfiguration des MS-Exchange Servers 2010 Voraussetzungen Administrativer Zugang zu einem Microsoft Exchange 2010-Server, auf dem die Client-Access-Rolle installiert ist Domänen-Administrator-Berechtigungen oder andere, äquivalente Berechtigungen mit dem Recht Rollen (roles) und Bereiche (scopes) zu definieren und zuzuweisen. Remote PowerShell ist auf dem Computer installiert, von dem die Kommandos abgesetzt werden sollen. Alternativ muss ein Zugriff per Remote Desktop auf den Exchange 2010-Server möglich sein. Konfiguration 1. Erstellen Sie im Active Directory einen Benutzer, der Zugriff auf alle zu archivierenden Postfächer haben darf. Diese Methode wird in Microsoft Exchange Impersonation genannt. Unsere Empfehlung lautet: RdxMaildepotImporter. 2. Fügen Sie nun diesen Account die Zugriffsrechte hinzu. Führen Sie dazu in der MicrosoftExchange Management Shell folgendes Kommando aus: New-ManagementRoleAssignment -Name:"Reddoxx Impersonation" ` -Role:ApplicationImpersonation -User:RdxMailDepotImporter@domain.tld HINWEIS RdxMailDepotImporter@domain.tld ist der Windows-Domänen Benutzer in UPN (User Principal Name) Notation, den Sie zum Zugriff auf die Postfächer nutzen möchten. Bitte stellen Sie sicher, dass der Benutzeraccount nicht Mitglied einer Gruppe mit administrativen Exchange- oder Windows-Rechten ist. Passen Sie den Domänen-Namen gemäß Ihrer Domäne an. 17
3 Anbindung eines MS-Exchange Servers Die Anzahl der Ergebnisse pro Ordner ist limitiert, daher bekommen Sie bei Ordnern mit sehr vielen Mails den Fehler. (Die Policies gab es schon mit Exchange 2010, aber mit SP1 wurden die Defaultwerte verändert und damit das Limit gesetzt). Mit folgendem Befehl in der Exchange Management Shell können Sie eine Policy für den Import-User erstellen, die kein Limit hat (Den Benutzer müssen Sie durch Ihren ersetzen): New-ThrottlingPolicy ReddoxxImport Get-ThrottlingPolicy ReddoxxImport ` Set-ThrottlingPolicy -EWSFindCountLimit $null -EWSPercentTimeInAD 70 -EWSPercentTimeInCAS 120 -EWSPercentTimeInMailboxRPC 80 Set-Mailbox RdxMailDepotImporter@domain.tld -ThrottlingPolicy ReddoxxImport Wenn Sie danach die Werte für den Benutzer mit dem Script nochmal abfragen, sollte der letzte Wert "EWSFindCountLimit" keine Zahl mehr ausgeben. Jetzt sollten Sie die Ordner Importieren können. Falls Sie die Policy nach dem Import wieder löschen möchten, können Sie das mit folgenden Befehlen tun: Set-Mailbox RdxMailDepotImporter@domain.tld -ThrottlingPolicy $null Remove-ThrottlingPolicy ReddoxxImport 18
3 Anbindung eines MS-Exchange Servers 3.2.4 Konfiguration in Office 365 3.2.4.1 Benutzer Anlegen Melden Sie sich auf https://portal.microsoftonline.com mit ihrem Administrator Konto an.wählen Sie in der linken Baumstruktur die Rubrik Benutzer und Gruppen aus und legen Sie mit einem Klick auf das + Symbol einen neuen Benutzer an. In der folgenden Einrichtung vergeben Sie Benutzer Vor-/Nachnamen und einen Benutzernamen. Im Beispiel wurde als Benutzername RdxMaildepotImporter gewählt. Abbildung: Neuer Benutzer Bestätigen Sie die Eingaben durch weiter und weisen Sie dem Benutzer KEINE Adminstrator Rolle zu. Abbildung: Rolle zuweisen Bestätigen Sie mit weiter und weisen Sie die Exchange Online Lizenz zu. 19
3 Anbindung eines MS-Exchange Servers Abbildung: Lizenz Sie erhalten abschliessend ein Temporäres Passwort. Dies kann nach der ersten Anmeldung auf http://portal.microsoftonline.com geändert werden. 3.2.4.2 Rolle ApplicationImpersonation zuweisen Wählen Sie in der Exchange Verwaltungskonsole den Punkt Berechtigungen Administratorrollen und klicken Sie doppelt auf die Rolle ApplicationImpersonation. Abbildung: Exchange Verwalten Dort können Sie dann im untersten Feld den erstellten Benutzer (Beispiel RdxMaildepotImporter ) als Mitglied der Rolle Application Impersonation hinzufügen und mit Speichern die Einstellungen übernehmen. 20
3 Anbindung eines MS-Exchange Servers Abbildung: Application Impersonation Einstellung 21
4 Der MailDepot Importer 4.1 Der erste Start Beim ersten Start des Maildepot Importers werden grundsätzliche Konfigurationsparameter abgefragt. Abbildung: Workspace auswählen Das Workspace Directory muss zunächst gewählt werden. Die Vorgehensweise, sowie eine Erläuterung dazu, gibt es im Kapitel 4.3.4.1.1. Als zweiter Schritt kann eine Verbindung zu einer Reddoxx Appliance hergestellt werden, um die Lizenzierung zu überprüfen. Abbildung: Verbindungsaufbau zur Appliance Dieser Schritt ist nicht zwingend notwendig. Wird keine Verbindung zu einer Reddoxx Appliance hergestellt, arbeitet der MailDepot Importer im TRIAL Mode. Die Lizenzthematik und mögliche Einschränkungen werden in Kapitel 1.4 erläutert. 22
Abbildung: keine Lizenz vorhanden Appliance läuft im Trial Mode Soll eine Verbindung zu einer Reddoxx Appliance hergestellt werden, öffnet sich ein separates Fenster. Die EinstellungDie Vorgehensweise wird unter Kapitel 4.3.4.1.2 beschrieben. Wird unter Extra Settings im Nachhinein eine Verbindung zu einer Reddoxx Appliance hergestellt und ist dort eine entsprechende Lizenz vorhanden, so muss der MailDepot Importer nach dem connection Test neu gestartet werden. Erst dann werden die Lizenzinformationen entsprechend abgerufen. 4.2 Das Hauptfenster Nach dem Start des MailDepot Importes gelangen Sie in das Hauptfenster. Abbildung: Hauptfenster 23
Das Hauptfenster ist in folgende Bereiche aufgeteilt: 4 Der MailDepot Importer 1. Menü- und Symbolleiste Wie üblich, enthält die Symbolleiste die wichtigsten Funktionen aus den Menüs bereit. 2. Taskleiste Die Taskliste zeigt eine Übersicht über die eingestellten Importaufträge und deren Zustand. 3. Container-Status Zeigt den Zustand des geöffneten Containers an. 4. Task-Status Detaillierte Statusanzeige des ausgewählten Tasks. 4.3 Menüpunkte und Funktionen 4.3.1 File Unter dem Menüpunkt File können Container erstellt, geöffnet und wieder geschlossen, sowie das Programm beendet werden. 4.3.1.1 Create Container Hiermit erstellen Sie einen neuen Container. Im Container werden die importierten E-Mails archiviert. HINWEIS Nur wenn Container mit dem Reddoxx Maildepot Importer erstellt wurden, können E-Mails importiert werden. Abbildung: Create Container 1. Name Geben Sie einen Namen für den Container ein. Der Name ist Vorgabe auch für den 24
Verzeichnisnamen auf Ihrem Datenspeicher. Der Name des Containers kann später auch geändert werden. Location Wählen Sie das Verzeichnis aus, in das Sie den Container erstellen möchten. Durch Vorgabe des Namens wird für den Container ein eigenes Unterverzeichnis erstellt. Sofern von der Speicherkapazität her möglich, sollten Sie aus Performancegründen den Container lokal erstellen und ihn nach Abschluss des Importvorganges auf das Netzwerk-Share verschieben. 2. Kennwort Bei jedem Öffnen des Containers werden Sie zukünftig nach diesem Kennwort gefragt. Dies gilt sowohl für das Einhängen im Archive Container Inventar, als auch beim Lesen mit dem Offline Reader-Tool. Das Kennwort ist optional. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keine Kennwortabfrage möchten. 3. Kennwort bestätigen Geben Sie das Kennwort zur Absicherung gegen eines Tippfehlers nochmals ein. HINWEIS Bedenken Sie, dass ohne eines Kennwortes (Passphrase) eine Kopie des Containers problemlos von jedem, der in Besitz des Containers (=Verzeichnis) ist, mit dem Reddoxx Offline Reader eingesehen werden kann! 25
4. Max. Blockgröße Maximale Dateigröße der einzelnen Datendateien in einem Container in MegaByte. Beim Überschreiten der Datengröße einer Datendatei wird eine neue Datendatei mit fortlaufender Nummer erstellt. Der Standardwert ist 4096 MB. Passen Sie den Wert gemäß der Spezifikation des Dateisystems Ihres Datenspeichersystems an, falls dieser den Vorgabewert unterschreiten sollte, beispielsweise wenn Sie den Container auf einen optischen Datenträger legen möchten (CD, DVD mit Iso9660- Format). In diesem Fall ist der Wert 2048 MB gültig. 5. Min. Retension Time Gibt die Aufbewahrungszeit von E-Mails in Tagen an, bevor E-Mails aus diesem Container gelöscht werden können. Hiermit können Sie sicherstellen, dass das Archiv (dieser Container) nicht unberechtigter weise manipuliert wird. 4.3.1.2 Open Container Öffnen Sie einen durch den Maildepot Importer erstellten Container. Wählen Sie im gewünschten Containerverzeichnis die Datei reddoxx.rdxacs aus. Abbildung: Container öffnen 26
Wird ein nicht durch den MailDepot Importer erstellter Container geöffnet, erscheint eine Fehlermeldung: 4.3.1.3 Close Container Der geöffnete Container wird geschlossen. Sie können jetzt z.b einen anderen Container öffnen oder einen weiteren erstellen. Gleichzeitig kann immer nur ein Container geöffnet sein. 4.3.1.4 Exit Das Maildepot Importer Programm wird beendet. 4.3.2 Task Zur Erklärung der Termini Prepare und Import lesen Sie bitte im Kapitel 4.3.3. 4.3.2.1 Start Automatic Task Scheduler Der Task Scheduler ist dafür zuständig, alle erstellten Tasks nacheinander abzuarbeiten. Dazu zählt der Prepare Vorgang, sowie der eigentliche Import (Indizierung u. Speicherung) in den Container. Die Option Start Task arbeitet hingegen immer nur einen Vorgang ab (Prepare oder Import). Damit eine Task überhaupt gestartet werden kann, ist es immer notwendig, dass ein entsprechender Quellcontainer geöffnet ist. Bestätigen Sie die Abfrage. Abbildung: Start Scheduler 27
4.3.2.2 Stop automatic task scheduler Der Task Scheduler wird beendet. Alle Prepare-, sowie Importvorgänge werden gestoppt. Wird der Task Scheduler während der Abarbeitung einer Task gestoppt, muss die Task nicht von vorn neu gestartet werden, sondern läuft an der Stelle des Abbruchs weiter, sobald der Scheduler wieder gestartet wird. Abbildung: Stop Scheduler 4.3.2.3 Start Task Die markierte Task wird gestartet. Im Gegensatz zum Scheduler unterscheidet die Task zwischen Prepare und Import. Es wird immer nur ein Vorgang abgearbeitet. Zum Start muss noch folgende Abfrage bestätigt werden. Abbildung: Start Task Wird eine Task zum ersten Mal ausgeführt, wird der komplette Prepare durchgeführt. Ist der Prepare abgeschlossen, zeigt sich vor der ausgeführten Task in der Taskliste folgendes Symbol. Abbildung: prepared Wird die gleiche Task ein zweites Mal ausgeführt und somit der eigentliche Importvorgang gestartet, zeigt sich nach erfolgreichem Abschluss ein anderes Symbol: Abbildung: imported 28
4.3.2.4 Stop Task Die Task wird gestoppt. Abbildung: Stop Task 4.3.2.5 Modify Task Die erstellte Task kann hier bearbeitet werden. Die grundsätzliche Konfiguration der einzelnen Importverfahren wird unter Punkt 4.3.3. erläutert. Abbildung: IMAP Server Settings 29
4.3.2.6 Reset Task Die ausgewählte Task wird zurückgesetzt. Wurde die Task im Vorfeld bereits gestartet und wurden E-Mails dabei vorbereitet (von der Datenquelle abgeholt), so werden diese aus dem Workspace gelöscht. Es erscheint zuvor eine entsprechende Warnmeldung, die bestätigt werden muss. Abbildung: Reset Task 4.3.2.7 Delete Task Die ausgewählte Task wird mit all ihren Eigenschaften und bereits vorhanden E-Mails aus einem Prepare-Lauf gelöscht. Es erscheint zuvor eine entsprechende Warnmeldung, die bestätigt werden muss. Abbildung: Delete Task 30
4.3.2.8 Report 4 Der MailDepot Importer Im Report wird das Ergebnis des Prepare- und des Importvorganges dargestellt. Sie können dabei auf Import-Fehler reagieren. Detaillierte Informationen zu einen Verarbeitungsschritt erhalten Sie im Task-Log (==> Log file). Abbildung: Import Task Report Dabei können verschiedene Filter zur Ansicht verwendet werden: Waiting for Import Der Importer wartet, dass die entsprechenden Daten vom konfigurierten Server zur Verfügung gestellt werden. Skipped on prepare Der Importer hat Daten während des Vorganges übersprungen. Der Grund für dieses Verhalten wird in der Spalte Status message angezeigt. Error on prepare Ein Fehler ist während des Preparevorganges aufgetreten. Der Grund für dieses Verhalten wird in der Spalte Status message angezeigt. 31
Skipped on Import Der Importer hat Daten während des Vorganges übersprungen. Der Grund für dieses Verhalten wird in der Spalte Status message angezeigt. Error on import Ein Fehler ist während des Importvorganges aufgetreten. Der Grund für dieses Verhalten wird in der Spalte Status message angezeigt. Duplicate detected on import Eine E-Mail wurde bereits importiert und wird somit als Duplikat gekennzeichnet und nicht erneut importiert. Imported Die E-Mail wurde erfolgreich importiert. Apply Filter Die ausgewählten Filteraktionen werden übernommen und das Ergebnis angezeigt. 4.3.2.9 Log File In der Logdatei des Importers werden die einzelnen Verarbeitungsschritte detailliert protokolliert. Die Logdatei ist insbesondere dann wichtig, wenn es bei der Verarbeitung des Importvorganges zu Fehlern kam, oder E-Mails nicht importiert wurden. Bei der Auswahl des Menü-Punktes Log File wird zunächst die Logdatei im Dateimanager (z.b. Explorer) des Betriebssystems geöffnet. Abbildung: Explorerfenster mit Auswahl der Datei task.log 32
Öffnen Sie dann die Datei task.log mit einem Text-Editor Ihrer Wahl. 4 Der MailDepot Importer Abbildung: Anzeige der Logdatei mit einem Editor 4.3.3 Import Generelle Funktionsweise Im Menü-Bereich Import erstellen Sie Tasks und definieren dabei, über welche Übertragungs-Methode die E-Mails von einer anzugebenden Datenquelle ausgelesen werden. Der gesamte Importvorgang ist in 2 Phasen, der Vorbereitung (Prepare) und dem Import, aufgeteilt. 1. Vorbereiten (engl.: Prepare) E-Mails werden durch eine Prepare-Task von einer definierten Datenquelle abgeholt. Die abgeholten E-Mails landen zunächst in einer Warteschlange. Dieser erste Schritt ist die Vorbereitung zur Archivierung. Über die Funktion TASK RESET kann die Warteschlange gelöscht und der Abholvorgang wiederholt werden. Das Abholen verschiedener Datenquellen kann durch mehrere Tasks parallelisiert werden (==> Settings). 2. Import Nachdem die Vorbereitung eines Tasks beendet ist, kann der Import über die Taskverwaltung gestartet werden. Ist der automatische Task Scheduler aktiviert, startet der Import automatisch. Durch diesen separaten Prozess werden die bereits abgeholten E-Mails aus der Warteschlange weiterverarbeitet. Dabei findet die Indizierung und Speicherung in den Container statt. Für den Import muss ein Container geöffnet sein. 33
4.3.3.1 Import Mail Files 4 Der MailDepot Importer Für den Datei-Import werden folgende Datei-Formate unterstützt. Internet-E-Mail Die Internet-Mail-Datei wird häufig mit der Dateiextension.eml gespeichert. Diese Datei-Extension ist im Dateinamenaber nicht zwingend erforderlich, lediglich das Format ist entscheidend. Outlook E-Mail. Typisches Microsoft Outlook-Mail. Wählen Sie aus dem Import-Menü den Punkt Import Mail files aus. Folgende Eingabemaske öffnet sich. Abbildung: File Import Einstellungen Klicken Sie auf die im linken Bereich FILE IMPORT aufgelisteten 5 Symbole und geben Sie rechts die gewünschten Werte im jeweiligen Formular ein. 34
4.3.3.1.1 Path Settings In den Path Settings wird angegeben, in welchem Verzeichnis die zu importierenden E- Mail-Dateien liegen. Enabled Die Task wird aktiviert und kann somit durch den Scheduler oder auch manuell ausgeführt werden. Path Der Verzeichnis-Pfad, unter dem sich die zu importierenden E-Mails befinden. Search mask Die Search mask filtert die Dateien im zuvor angegebenen Verzeichnis auf eine Dateiendung. Die typische Dateiendung, unter der die E-Mail-Dateien abgelegt werden sind:.eml : Internet-E-Mails.msg : Microsoft Outlook E-Maildateien HINWEIS Beispielsweise auf Linux-Systemen werden Internet-Mail-Dateien nicht mit der Datei-Endung.eml gespeichert. Dennoch können Sie auch importiert werden, sofern für jede einzelne E-Mail eine einzelne Datei vorliegt. (Speicherung im Maildir-Format). Der Import von MBOX-Dateien (viele E-Mails in einer Datei) wird derzeit nicht unterstützt. File format Hierbei wird bestimmt, unter welchen E-Mail-Format die ausgewählte Dateien vorliegen. Zur Auswahl steht Internet Mail und Outlook Mail. HINWEIS Achten Sie auf die korrekte Einstellung des File Formates, da sonst die E-Mails nicht richtig interpretiert werden können. Include subdirectories Ist diese Option gesetzt, werden alle Unterverzeichnisse ebenfalls durchsucht. Einzelne Verzeichnisse können über die Folder Filter (siehe nachfolgend) ein- bzw. ausgeschlossen werden. 35
4.3.3.1.2 ACL 4 Der MailDepot Importer Mit den ACLs können die Zugriffsrechte auf eine importierte E-Mail erteilt werden. Ein Benutzer verfügt über eine oder mehrere E-Mailadressen. Ist eine dieser Adressen in den ACLs eingetragen, darf er auf diese E-Mail im MailDepot zugreifen. Üblicherweise werden die Absender und die Empfängeradresse in die ACLs eingetragen, da diese sich in den Kopfzeilen (Header) einer Internet-Mail befinden. Es können aber auch weitere Adressen statisch hinzugefügt werden. Abbildung: ACL Einstellungen Verify ACL against the appliance local recipient list Die Absender- und Empfänger-Adressen der zu importierenden E-Mails werden mit den angelegten E-Mail-Aliasen auf der Appliance verifiziert. Nur, wenn diese Adressen auf der Appliance existieren, wird die E-Mail importiert. Abgelehnte E-Mails können im Report überprüft werden. Use Mail Header for ACL Für die Bestimmung der ACLs werden alle Absender- und Empfänger-Adressen aus dem Mail-Header verwendet. Dabei werden sowohl die TO als auch die CC Adressen berücksichtigt. Dies ist zugleich der Standardfall. Static ACL Damit zusätzliche Benutzer auf die zu importierenden E-Mails zugreifen können, können weitere E-Mail-Adressen in die ACL eingetragen werden. 36
4.3.3.1.3 Folder Filter Mit dem Folder Filter können bestimmte Verzeichnisse und Unterverzeichnisse (Verzeichnis = auch Ordner) vom Import ein- bzw. ausgeschlossen werden. Beachten Sie dabei, dass bei den zuvor gemachten Pfadangaben auch der Einschluss der Unterverzeichnisse ausgewählt wurde. Abbildung: Folder Filter No Filter Alle E-Mails im ausgewählten Verzeichnis werden importiert. Weiter Folder- Filtereinstellungen werden nicht berücksichtigt. Only Import the specified folders Nur die unter Folder names angegebenen Verzeichnisse werden importiert. Exclude the specified folders Die unter Folder names angegebenen Verzeichnisse werden vom Import ausgeschlossen. Beachten Sie hierfür auch die Beispielangaben in den Abbildungen. 37
Folder names Je nach zuvor ausgewählter Option werden dies hier angegebenen Ordner für den Import ein- bzw vom Import ausgeschlossen. Die Pfadangaben müssen RELATIV zum Ordner, der bei den Pfadeinstellungen angegeben wurde, gemacht werden. Im Abbildungsbeispiel ist es der Ordner Export. Beginnen Sie nie mit einem Schrägstrich. Erlaubte Sonderzeichen sind ein Stern ( * ) für beliebige Zeichen (Wildcard). Verify filter Die zuvor gemachten Filtereinstellungen werden überprüft. Es wird dabei eine Liste aller zu importierenden Verzeichnisse, inkl. aller Unterverzeichnisse, unter Berücksichtigung der Filterangaben, angezeigt. In der Spalte State wird unterschieden, ob der Ordner für den Import eingeschlossen (included) oder ausgeschlossen (excluded) wird. Abbildung: Verify Filter HINWEIS Beachten Sie bitte, dass die Ordnerstruktur beim ersten Verify Filter-Aufruf geladen wird. Wird die Ordnerstruktur verändert und der Verify erneut aufgerufen, muss diese Task-Konfiguration zuvor erneut geöffnet werden (Modify Task), damit die Ordnerstruktur aktualisiert werden kann. 38
4.3.3.1.4 Message Filter Mit dem Message Filter können E-Mails durch die Selektionskriterien Datum und Größe für den Import weiter eingeschränkt werden. Abbildung: Message Filter Only archive messages newer than Nur E-Mails, welche nach dem angegebenen Zeitpunkt erstellt wurden, werden archiviert. Only archive messages older than Nur E-Mails, welche vor dem angegebenen Zeitpunkt erstellt wurden, werden archiviert. Only archive messages with size greater than Es werden nur E-Mails archiviert, welche größer sind als der angegebene Wert. less than Es werden nur E-Mails archiviert, welche kleiner sind als der angegebene Wert. 39
4.3.3.1.5 LegacyExchangeDN Map Für die Zugriffsberechtigung (ACL) auf eine archivierte E-Mail im Reddoxx MailDepot ist immer eine auf SMTP basierende Internet-E-Mail-Adresse erforderlich. Bei MS Exchange-internen E-Mails, insbesondere bei älteren Versionen (z.b. MS Exchange 5.5), wurden keine SMTP-, sondern ein Legacy Exchange Distingushed Name verwendet. Hier im Beispiel, für den Administrator: Um für das MailDepot eine Zuordnung zwischen Benutzer und SMTP-Adresse herstellen zu können, benötigt es einer Übersetzungstabelle (Map) von einer LegacyExchangeDN- Adresse zu einer SMTP-Adresse. Dies kann, unter Verwendung von aktuellen Windows Server-Systemen, zuerst einmal weitestgehend durch den vorhandenen Domain Controller und dem Active Directory (AD) automatisch geschehen. Für den Fall, dass bestimmte LegacyExchangeDN-Adressen nicht (mehr) im aktuellen AD- System vorhanden sind (z.b. auch bei E-Mails aus Fremd-Systemen), kann zusätzlich manuell eine Adress-Übersetzungs-Tabelle erstellt werden. Die SMTP-Adresse bestimmt dabei immer, welcher Benutzer Zugriff auf die archivierte E-Mail erlangt. Überprüfen Sie nach einem Prepare-Lauf im Task-Log, welche Adressen nicht übersetzt werden konnten. Abbildung: LegacyExchangeDN Map Enable LegacyExchangeDN mapping 40
Die Übersetzung von LegacyExchangeDN- auf SMTP-Adressen wird verwendet. Fetch from Domain Controller Domain Controller Hostname oder IP-Adresse des Domain Controllers, von dem anhand der LegacyExchangeDN-Adresse die primäre SMTP-Adresse geholt wird. Username Der Benutzername, mit dem der MailDepotImporter sich am Active Directory anmeldet. Passwort Das passende Kennwort für den Benutzer. Query Domain Controller Es werden alle vorhandenen LegacyExchangeDN-Adressen mit den dazugehörenden primären SMTP-Adressen aus dem AD angezeigt. Manual add entries Abbildung: Manually add LegacyExchangeDN map entries LegacyExchangeDN (X.500) Geben Sie hier eine LegacyExchangeDN-Adresse ein. Achten Sie dabei darauf, dass Sie den vollständigen und korrekten Pfad und Namen benutzen. SMTP-Address Die SMTP-Adresse, die für die LegacyExchangeDN-Adresse ersetzen werden soll. 41
Klicken Sie auf die ADD -Schaltfläche, um den Eintrag hinzuzufügen. Der neue Eintrag wird am Ende der Liste angehängt. Um einen Eintrag wieder zu löschen, markieren Sie ihn in der Liste und drücken Sie die ENTFern-Taste. Eine Mehrfachauswahl ist ebenfalls möglich. Durch die Funktion Query Domain Controller ausgelesenen Einträge bleiben so lange in der Liste erhalten, bis sie wieder gelöscht werden. TIPP: STRG-A + DEL (ENTF) entfernt alle Einträge aus der Liste. 42
4.3.3.2 Import PST-File Wizard PST-Files sind Container Dateien, basierend auf Microsoft Outlook. Mit dem PST-Importer können E-Mails aus PST-Files ausgelesen und zum Reddoxx Archive Container hinzugefügt werden. 1. Wählen Sie den Import PST-File aus dem Import-Menü aus. Abbildung: PST Import Wizard 2. Klicken Sie auf Next um mit dem Wizard fortzufahren 43
Abbildung: PST files 3. Wählen Sie Add PST files und wählen im folgenden Dateibrowser die PST Files aus. Abbildung: PST Auswahl 44
4. Im folgenden Fenster werden die PST Files in der Übersicht angezeigt, durch klicken auf Next wird die Auswahl bestätigt. 5. Falls gewünscht, kann für die PST Files noch die Mail Adresse des Besitzers für jedes PST in der rechten Spalte Owner E-Mail Address gesetzt werden. 4.3.3.2.1 PST Import Properties Enabled Die Task wird aktiviert und kann somit durch den Scheduler oder auch manuell ausgeführt werden. PST-File Liste der PST-Datein, die importiert werden sollen. 4.3.3.2.2 ACL, Folder Filter, Message Filter, LegacyEyxchangeDN Map Diese Einstellungen werden ab Kapitel 4.3.3.1.2 erläutert. 45
4.3.3.3 Import from IMAP Mailbox Mit Import from IMAP Mailbox können mittels des IMAP-Protokolls E-Mails von einem Mailserver ausgelesen und in einen Reddoxx Container archiviert werden. Wählen aus dem Import-Menü Import from IMAP Mailbox aus. Das folgende Fenster öffnet sich: Abbildung: Import IMAP Server-Einstellungen 4.3.3.3.1 IMAP Server Enabled Die Task wird aktiviert und kann somit durch den Scheduler oder manuell ausgeführt werden. IMAP Server Der gewünschte IMAP Server wird hier angegeben. Hostname und IP-Adresse sind erlaubt. Port Der für IMAP entsprechende TCP Port wird hier angegeben. Der Standard ist 143. Für SSL-gesicherte Verbindungen lautet der Standard-Port 993. 46
Security Um die Daten während der Übertragung vor Dritten zu schützen, kann die Datenverbindung mittels SSL/TLS verschlüsselt werden. Die Standard-Einstellung lautet SSL. HINWEIS Achten Sie darauf, dass auch die Gegenstelle (der IMAP-Server) die ausgewählte Verbindungssicherheit unterstützt. Moderne Mail-Server, wie z.b. MS-Exchange 2010 haben standardmäßig die unverschlüsselte Übertragungsmethode (None oder plain) deaktiviert! Username Ein gültiger Benutzername zur Anmeldung am IMAP Server wird hier angegeben. Password Das entsprechende Kennwort, passend zum Benutzernamen wird hier angegeben. Connection Test Die Verbindung zum IMAP Server wird getestet. HINWEIS Stellen Sie sicher, dass das Auslesen der IMAP Postfächer auf dem Mail Server nicht begrenzt ist. Insbesondere bei großen Ordnen kann das Auslesen länger dauern. Vermeiden Sie time outs und Mengenbegrenzungen auf dem Server. 4.3.3.3.2 ACL, Folder Filter, Message Filter Diese Einstellungen werden ab Kapitel 4.3.3.1.2 erläutert. 47
4.3.3.4 Import from MS-Exchange Server Für das Importieren der Postfächer aus einem MS Exchange Server eignet sich der Exchange Import Wizard. Der Wizard bietet Ihnen eine Liste aller Postfächer an, aus der Sie gezielt Postfächer auswählen können. Öffentliche Ordner können dabei zusätzlich per Task importiert werden. 1. Wählen Sie den MS Exchange Import aus dem Import-Menü aus oder klicken Sie in der Symbolleiste auf das entsprechende Symbol. Abbildung: Import Wizard Exchange Server Es öffnet sich der Import-Wizard. Klicken Sie auf NEXT um fortzufahren. 48
2. Geben Sie die Verbindungsdaten zum MS Exchange Server an. Abbildung: Exchange-Server-Einstellungen Domain Controller IP-Adresse oder Hostname des Domain Controllers, gegen den die Authentifizierung des nachfolgend genannten Benutzers vorgenommen wird. Exchange Server Version Wählen Sie zwischen Exchange 2003, Exchange 2007 und Exchange 2010 aus. Protokoll: Wählen Sie HTTP für eine unverschlüsselte, oder HTTPS für eine verschlüsselte Verbindung zum MS Exchange Server aus. Exchange Server: Geben Sie hier den Hostnamen oder die IP-Adresse des MS Exchange Servers an. Username: Melden Sie sich mit einem Benutzer an, der Zugriff auf alle Postfächer hat. Das Einrichten der Zugriffsrechte auf dem Exchange Server wird in Kapitel 3 behandelt. Password: Geben Sie das zum Benutzernamen dazugehörende Kennwort an. 49
3. Connection Test Klicken auf Connection Test, um die Authentifizierung der Benutzerdaten gegen das Active Directory zu testen. Außerdem wird geprüft, ob der Benutzer ausreichend Rechte besitzt, um auf die Postfächer des Exchange Servers zugreifen zu können. Achten Sie auf die beiden Statusmeldungen. Klicken Sie auf NEXT um fortzufahren. 4. Es wird eine Liste mit den verfügbaren Postfächern angezeigt. Wählen Sie die Postfächer aus, die Sie archivieren möchten. Mehrfachauswahl und an/ab wählen per Check selected oder Uncheck selected ist dabei möglich. Ab Exchange 2010 SP2 ist überdies der Import aus Archiv Mailboxen möglich. Wählen Sie zwischen Standard Mailbox oder Archive Mailbox. Abbildung: Auswahl von Postfächern, inkl. Task für Öffentlicher Ordner HINWEIS Öffentliche Ordner (Public Folders) können Sie per Klick auf Create a task for public folders importieren. Klicken Sie auf NEXT um fortzufahren. 5. Bestimmen Sie jetzt die Filterung, falls bestimmte Ordner nicht archiviert werden sollen. 50
Abbildung: Filtereinstellung Folder Filter Always exclude deleted items, drafts, junk mail and outbox Gelöschte E-Mails und die, die in den Ordnern Drafts (Entwürfe), Junk (Spam) und Outbox (Ausgehend) liegen, werden nicht ausgelesen und archiviert, sofern diese Option aktiviert ist. Die weitere Funktionalität der Filterung ist bereits unter Kapitel 4.3.3.1.3 erklärt. 51
6. Bestimmen Sie jetzt die Filterung, falls bestimmte E-Mails nicht archiviert werden sollen. Message Filter Die Funktionalität der Filterung ist bereits unter Kapitel 4.3.3.1.4 erklärt. Klicken Sie auf NEXT um fortzufahren. 7. Konfigurieren Sie nun das Legacy Exchange DN Mapping. 52
Legacy Exchange DN Mapping 4 Der MailDepot Importer Die Funktionalität des Mappings ist bereits unter Kapitel 4.3.3.1.5 erklärt. Klicken Sie auf NEXT und dann auf FINISH und den Wizard zu beenden. Mit dem Beenden des Import Wizards wird pro Postfach eine Task angelegt. Sie können jede Task nachträglich einzeln bearbeiten. Sie können jetzt mit dem Start der Tasks fortfahren oder Sie überprüfen die Einstellungen im Kapitel 4.3.4. 53
4.3.3.5 Import from Office 365 Für das Importieren der Postfächer aus Office 365 eignet sich der Office 365 Import Wizard. 1. Wählen Sie den Office 365 Import aus dem Import-Menü aus oder klicken Sie in der Symbolleiste auf das entsprechende Symbol. Abbildung: Import Wizard Office 365 Es öffnet sich der Import-Wizard. Klicken Sie auf NEXT um fortzufahren. 54
2. Geben Sie die Verbindungsdaten zum Office 365 Server an. Abbildung: Office-365-Einstellungen Office 365 Server IP-Adresse oder Hostname des Servers gegen den die Authentifizierung des nachfolgend genannten Benutzers vorgenommen wird. Username: Melden Sie sich mit einem Benutzer an, der Zugriff auf alle Postfächer hat. Das Einrichten der Zugriffsrechte wird in Kapitel 3.2.4 behandelt. Password: Geben Sie das zum Benutzernamen dazugehörende Kennwort an. 3. Connection Test Klicken auf Connection Test, um die Authentifizierung der Benutzerdaten zu testen. Klicken Sie auf NEXT um fortzufahren. 4. Es wird eine Liste mit den abzurufenden Postfächern angezeigt. Wählen Sie zwischen Archive Mailbox oder Standard Mailbox und geben Sie die Postfächer ein, die Sie archivieren möchten. 55
Abbildung: Eingabefeld für Mailadressen HINWEIS Geben Sie jede Mailadresse Zeilenweise ein. 5. Automatisierte Generierung der Postfach Liste. Laden Sie sich die Addons für Powershell (Windows 7, 2008 R2) herunter 1. Microsoft Online Services Sign-In Assistant Link 2. Microsoft Online Services Module for Windows PowerShell Link 3. Nach der Installation der 2 Services Starten Sie das Microsoft Online Services Module for Windows Powershell 4. Geben Sie Connect-MsolService ein, bestätigen Sie mit Enter 56
Abbildung: Powershell Console 5. Geben Sie im folgenden Fenster Username und Kennwort Ihres Office 365 Administrators ein. Abbildung: Credentials 6. Geben Sie folgenden Befehl ohne Hochkommas nach erfolgreichem Login in die Powershell Console ein, beachten Sie das der Ordner entsprechend vorhanden sein muss. Get-MSOLUser select userprincipalname Export-CSV C:\temp\Import.txt Den Inhalt des so erstellten User Exports können Sie dann ab Zeile 3 nach entfernen der Hochkommas in die Liste des Importers einfügen. 6. Klicken Sie im Import Wizard auf NEXT um fortzufahren. 57
7. Bestimmen Sie jetzt die Filterung, falls bestimmte Ordner nicht archiviert werden sollen. Abbildung: Filtereinstellung Folder Filter Always exclude deleted items, drafts, junk mail and outbox Gelöschte E-Mails und die, die in den Ordnern Drafts (Entwürfe), Junk (Spam) und Outbox (Ausgehend) liegen, werden nicht ausgelesen und archiviert, sofern diese Option aktiviert ist. Die weitere Funktionalität der Filterung ist bereits unter Kapitel 4.3.3.1.3 erklärt. 8. Bestimmen Sie jetzt die Filterung, falls bestimmte E-Mails nicht archiviert werden sollen. 58
Abbildung: Filtereinstellung Message Filter Die Funktionalität der Filterung ist bereits unter Kapitel 4.3.3.1.4 erklärt. Klicken Sie auf NEXT um fortzufahren. 59
Abbildung: Beenden des Wizards Mit dem Beenden des Import Wizards wird pro Postfach eine Task angelegt. Sie können jede Task nachträglich einzeln bearbeiten. Sie können jetzt mit dem Start der Tasks fortfahren oder Sie überprüfen die Einstellungen im Kapitel 4.3.4. 60
4.3.4 Extra 4.3.4.1 Settings Unter dem Menüpunkt Extras Settings können die grundsätzlichen Einstellungen des MailDepot Importers geändert werden. Abbildung: Settings 4.3.4.1.1 Settings Workspace Der Pfad zum Workspace ist zwingend anzugeben. Unter diesem Pfad werden alle Daten gespeichert. Der Pfad ist frei wählbar, sollte sich jedoch idealer Weise auf dem Host befinden, auf dem auch der MailDepot Importer ausgeführt wird. WICHTIG Achten Sie darauf, dass das Workspace Verzeichnis genügend Festplattenspeicher bietet, um dynamische Daten (prepared E-Mails) abzulegen. Concurrent prepare tasks Dieser Parameter bestimmt, wie viele Tasks beim Start des Task Schedulers gleichzeitig bearbeitet werden. Je höher die Performance des Import-Rechners, desto höher darf dieser Wert sein. Der Standard ist 1. 61
4.3.4.1.2 Appliance Settings Abbildung: Appliance settings Appliance URL Geben Sie hier die URL zu Ihrer Reddoxx Appliance ein. Verwenden Sie dabei das HTTP oder HTTPS-Protokoll. Beispiele: http://192.168.0.1, https://reddoxx Admin Passwort Das sf-admin Kennwort der Appliance, mit dem Sie sich für gewöhnlich an der Administrator-GUI anmelden, muss hier angegeben werden. Connection Test Die Verbindung zur Appliance wird getestet. Abschließend prüft der MailDepotImporter die ordnungsgemäße Lizenzierung gegen die Appliance. 62