Best-Practice: Einführung der elektronischen Ausländerakte in den Kommunen des Landes ÖV-Symposium am 30.08.2016 in Aachen
Hintergrund und Ausgangslage: Auftrag aus dem IT-Lenkungsausschuss an die Landeskonferenz der IT- Dienstleister von NRW Der IT-Lenkungsausschuss war daher der Auffassung, die Landeskonferenz der IT-Dienstleister von NRW zu beauftragen, Maßnahmen zur Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der elektronischen Akte in den Kommunen des Landes zu entwickeln. Diesbezügliche Maßnahmen könnten in den Pilotkommunen getestet werden
Entwicklung und Sachstand: 1. Annahme des Auftrags des IT-Lenkungsausschusses durch den KDN-Verbandsausschuss und Delegation an den KDN-Arbeitskreis Vorgangsmanagement 2. Bestandsaufnahme vorhandener und geplanter eakten-projekte in den Kommunen NRW Erstellung eines webbasierten eakten-katasters 3. Identifizierung eausländerakte als Pilot im Sinne Best-Practice-Szenario für die Einführung elektronischer Akten mit dem Ziel der Praxiserprobung eines standardisierten medienbruchfreien elektronischen Aktenaustauschs 4. Gründung UAG eausländerakte als Unterarbeitsgruppe des KDN-Arbeitskreises Vorgangsmanagement
Entwicklung und Sachstand (II): 5. Erfahrungsaustausch mit Behörden, welche die eausländerakte bereits umgesetzt haben Rosinenpicken, Kinderkrankheiten vermeiden 6. Evaluierung / Identifizierung der Herausforderungen im Sinne der Erarbeitung DOs und DONT s zur Einführung einer interoperablen eausländerakte 7. Konzeptionelle Entwicklung einer einheitlichen Akten- und Registerstruktur im Sinne Standardisierung insb. zur Erleichterung des späteren automatisierten eaktenaustausches 8. Anforderungsgerechte Entwicklung der Lösung eausländerakte am Beispiel Stadt Köln auf Basis des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems unter Anbindung des Fachverfahrens
Entwicklung und Sachstand (III): 9. Teststellung im Ausländeramt der Stadt Köln (Key-User-Konzept) 10. Vorbereitung Ausschreibung Scan-DL 11. Iterative Weiterentwicklung der Lösung unter Einbindung der fachlichen Anforderungen der verschiedenen KDN-Mitglieder 12. Transport der Anwendungslösung an die Citeq, die Stadt Bochum sowie die CitKomm
Warum die eausländerakte als Blaupause? Auszug der Auswahl-Kriterien: Handlungs- bzw. Leidens druck in den Kommunen Fallzahlen behördenintern, Fallzahlen Aktenaustausch mit anderen Behörden (Kommunen, Land, Gerichte, Anwälte ) Kombination der Herausforderung unterschiedlicher Dokumenten- und Vorgangsmanagementsysteme mit unterschiedlichen Fachverfahren Herausforderung Entscheidung Altaktenübernahme /-digitalisierung Erkannter Blaupausencharakter für andere Kommunen Live-Demo eausländerakte bei der Stadt Köln
Ergebnisse Testphase Anpassungen Schnittstellenspezifikationen Eigenentwicklung einer schlanken Schnittstelle Änderung von Referenz AZR-Nummer auf FV-spezifische ID Umgang in Bezug auf Personen mit Alias ( Personen, die aus verschiedenen Gründen mehrere Namen haben) 1:1 Nutzung Infos aus Fachverfahren Umgang mit Supersafes ( Personen die unter besonderem Schutz stehen) Aussonderung in separate eakte Umgang mit häufigem Geburtsdatum 00.00.XXXX formatiertes Textfeld
Ergebnisse Testphase (II) Vielzahl kleinerer weiterer Änderungen wie Anpassungen Registerstruktur Ergänzung Bearbeitungsstatus am Dokument Ergänzung aktueller Sachbearbeiter direkt auf dem Aktendeckblatt Ermöglichung Aktenablage ohne Fachverfahrensreferenz Ermöglichung Mehrfachablage von Dokumenten in verschiedene Akten
Flankierende Maßnahmen: Mitwirkung KGSt-Arbeitsgruppe Schutzbedarfsanalyse auf Basis Aktenplan Mitwirkung Vitako-Arbeitsgruppe zur Erstellung einer Muster-Verfahrensbeschreibung gemäß TR-Resiscan Mitwirkung an bundesweiten Teilprojektgruppen zur Digitalisierung des Asylverfahrens Vorbereitung Einführung zentraler Scanstellen als Shared Services im KDN Gespräche und Austausch Verwaltungsgericht über Austausch von eausländerakten via EGVP Gespräche in Bezug auf Standardisierungsvorhaben AVD Austausch mit Kommunen anderer Bundesländer Austausch mit Land NRW zum behördenübergreifenden Datenfluss im Kontext Ausländerwesen
Angestrebtes Ergebnis im Sinne Blaupause für die interoperable eausländerakte : Produktivsetzung der eausländerakte inkl. Workflows bei der Stadt Köln bis 12/2016 Produktivsetzung und Pilotierung der eausländerakte bei mindestens zwei weiteren KDN-Mitgliedern mit der Möglichkeit des weitgehend automatisierten eaktenaustauschs Veröffentlichung Vorgehensmodell im Sinne der Nachnutzungsoption insb. unter folgenden Aspekten: gemeinsames Datenmodell sowie daraus abgeleitet eines einheitlichen Maskenaufbaus Festlegung einer gemeinsamen Registerstruktur Erstellung einer Handlungsempfehlung in Bezug auf die Digitalisierung des Altaktenbestands Organisatorische und technische Festlegungen für die Ermöglichung eines möglichst weitgehend automatisierten zielgruppenorientierten eaktenaustauschs
Stadt Köln Amt für Informationsverarbeitung Enggasse 2 50668 Köln citeq Scheibenstraße 109 48153 Münster KDN Dachverband kommunaler IT-Dienstleister Geschäftsstelle Mühlenstr. 51 53721 Siegburg 30.08.2016 Vielen Dank für Ihr Interesse michael.schoos@stadt-koeln.de lutz.hensel@stadt-koeln.de kaling@citeq.de Fragen? Wünsche? Anregungen? 11