Gemeinsamkeiten in der Bedienung

Office 2010 Kapitel 3 Gemeinsamkeiten in der Bedienung In diesem Kapitel: Office-Programme starten 66 Der Aufgabenbereich Zwischenablage 69 Automatische Rechtschreibprüfung 71 Rechtschreibprüfung in Excel 73 AutoKorrektur 74 Neue AutoKorrektur-Einträge erstellen 76 Befehle rückgängig machen 77 Zusammenfassung 78 65

Kapitel 3 Gemeinsamkeiten in der Bedienung Einer der Vorteile, die das Office-Paket mit sich bringt, sind die großen Gemeinsamkeiten der einzelnen Programme. Wichtige Standardbefehle, wie das Speichern oder das Drucken, funktionieren bei allen Programmen fast identisch. Diesem lobenswerten Konzept wollen wir uns anschließen und stellen Ihnen in diesem Teil des Buches diese Funktionen nur einmal vor und nicht doppelt oder dreifach. Trotz aller Gemeinsamkeiten gibt es bei einigen Befehlen kleine Details, in denen sie sich bei den einzelnen Programmen unterscheiden. Zum Beispiel können Sie beim Drucken eines Textes in Word andere Einstellungen vornehmen als beim Drucken einer Kalkulationstabelle in Excel. Wir werden auf solche Besonderheiten dann beim jeweiligen Programm eingehen. Office-Programme starten Bevor Sie mit einem der Office-Programme arbeiten können, müssen Sie es zuerst einmal starten. Das lässt sich unter Windows 7 auf vielen verschiedenen Wegen erledigen. Die wichtigsten Möglichkeiten werden wir auf den folgenden Seiten der Reihe nach vorstellen. Das Startmenü von Windows 7 Der traditionelle Weg, ein Programm zu starten, führt über das Startmenü von Windows: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, die sich normalerweise unten links auf dem Bildschirm befindet. 2. Geben Sie in das Suchfeld des Startmenüs den Namen des Programms ein, das Sie starten möchten, also beispielsweise Word, Excel usw. Bild 3.1 Programm starten über das Startmenü 3. Klicken Sie in der Liste mit den Suchergebnissen auf den Namen des Programms, das Sie starten wollen. 66

Vorhandenes Office-Dokument öffnen Office-Programme starten Wenn Sie Ihre Dokumente gemäß der Windows-Philosophie im Ordner Dokumente gespeichert haben, können Sie sie bequem über das Startmenü erreichen: 1. Klicken Sie auf Start oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(Esc). 2. Klicken Sie auf Dokumente, um Ihre Bibliothek Dokumente zu öffnen, oder klicken Sie auf Ihren Windows-Benutzernamen, um Ihren persönlichen Ordner zu öffnen. 3. Wenn Sie für das Speichern Ihrer Dokumente Unterordner verwenden (siehe hierzu auch Kapitel 5), wechseln Sie zu dem Ordner, in dem sich das gewünschte Dokument befindet. 4. Doppelklicken Sie auf das Symbol des Dokuments, das Sie öffnen möchten. Office 2010 Bild 3.2 Office-Dokumente gehören in den Ordner Dokumente (sagt Microsoft) Die Dokumentenliste des Startmenüs Wenn Sie ein Dokument öffnen wollen, das Sie erst vor Kurzem bearbeitet haben, können Sie auch auf das Kurzzeitgedächtnis des Startmenüs zurückgreifen: 1. Klicken Sie auf Start oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(Esc). 2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf Zuletzt verwendet. 3. Klicken Sie das gewünschte Dokument in der Liste an. 67

Kapitel 3 Gemeinsamkeiten in der Bedienung TIPP Das Menü Zuletzt verwendet, das bei Windows XP und Windows Vista automatisch sichtbar war, wird unter Windows 7 standardmäßig nicht angezeigt. Sie können das Menü mit den folgenden Schritten aktivieren: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Taskleiste. 2. Wählen Sie den Befehl Eigenschaften. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Startmenü und klicken Sie auf Anpassen. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zuletzt verwendet. 5. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit OK. Office-Programm an die Taskleiste oder an das Startmenü anheften Um einen schnelleren Zugriff auf ein Programm zu erhalten, können Sie das gewünschte Programm entweder an die Windows-Taskleiste oder an das Startmenü anheften. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, die sich normalerweise unten links auf dem Bildschirm befindet. 2. Geben Sie in das Suchfeld des Startmenüs den Namen des Programms ein, das Sie starten möchten, also beispielsweise Word, Excel usw. 3. Klicken Sie den Eintrag des gewünschten Programms mit der rechten Maustaste an. Bild 3.3 Excel an die Taskleiste anheften 68

Der Aufgabenbereich Zwischenablage 4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch: Klicken Sie auf An Taskleiste anheften, um das Programmsymbol in die Taskleiste einzufügen. Das Symbol des ausgewählten Programms wird in der Taskleiste abgelegt. Jetzt reicht ein Klick auf das Symbol, um das Programm zu starten. Klicken Sie auf An Startmenü anheften, um das Programmsymbol an das Startmenü anzuheften. Wenn Sie danach das Startmenü öffnen, sehen Sie das Symbol der Anwendung im oberen Bereich auf der linken Seite des Startmenüs. Wenn Sie das Programm aus dem Bereich der angehefteten Programme des Startmenüs oder von der Taskleiste lösen wollen, klicken Sie den Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl Vom Startmenü lösen bzw. Dieses Programm von der Taskleiste lösen. Office 2010 Der Aufgabenbereich Zwischenablage Ein Aufgabenbereich, der Ihnen in Word, Excel und PowerPoint zur Verfügung steht, ist die Office-Zwischenablage. Sie können die Zwischenablage einschalten, indem Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf das Startprogramm für ein Dialogfeld klicken. Bild 3.4 Einschalten der Office-Zwischenablage 69

Kapitel 3 Gemeinsamkeiten in der Bedienung Sie verwenden die Zwischenablage, um markierte Elemente zu verschieben oder zu kopieren. Die Zwischenablage funktioniert dabei so ähnlich wie eine Pinnwand: Sie können dort etwas anheften, um es später wieder zu entnehmen. In der Office-Zwischenablage können bis zu 24 Elemente abgelegt werden. Die drei folgenden Abschnitte erläutern, wie Sie mithilfe der Zwischenablage Elemente kopieren und verschieben. Kopieren in vier Schritten 1. Markieren Sie den Text, die Grafik usw., den/die Sie kopieren wollen. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren (oder drücken Sie (Strg)+(C)). Eine Kopie der Markierung wird in der Zwischenablage abgelegt. 3. Setzen Sie den Cursor/die Einfügemarke an die Zielstelle. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen (oder drücken Sie (Strg)+(V)). Verschieben in vier Schritten 1. Markieren Sie den Text, die Grafik usw., den/die Sie verschieben wollen. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Ausschneiden (oder drücken Sie (Strg)+(X)). Die Markierung wird aus dem Dokument entfernt und in der Zwischenablage abgelegt. 3. Setzen Sie den Cursor/die Einfügemarke an die Zielstelle. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen (oder drücken Sie (Strg)+(V)). HINWEIS Bitte beachten Sie, dass sich die Einfügestelle nicht unbedingt in demselben Dokument befinden muss, in dem Sie die Markierung kopiert bzw. ausgeschnitten haben. Die Einfügestelle kann sich auch in einem anderen Dokument des gleichen Typs (also Kopieren/ Verschieben von Word nach Word) befinden oder in einem Dokument, das Sie mit einer anderen Office-Anwendung erstellen. In diesem Fall wechseln Sie vor dem Einfügen zu der anderen Anwendung. Beliebiges Element aus Zwischenablage einfügen Die Schritte, die in den beiden vorigen Abschnitten beschrieben wurden, fügen immer das zuletzt ausgeschnittene bzw. kopierte Element ein. Sie können jedoch auch jedes andere Element, das sich in der Zwischenablage befindet, einfügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Schalten Sie, wenn sie nicht sichtbar ist, die Office-Zwischenablage ein. 2. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Element, das Sie einfügen wollen. 70

Automatische Rechtschreibprüfung 3. Klicken Sie auf Einfügen. Bild 3.5 Der Aufgabenbereich Zwischenablage mit Elementen aus verschiedenen Office- Anwendungen Office 2010 Automatische Rechtschreibprüfung Die Rechtschreibreform gibt Ihnen bei einigen Wörtern zwar ungeahnte Möglichkeiten (z. B.»Stängel«statt»Stengel«), aber an einige Regeln müssen Sie sich doch noch halten. Hier hilft die automatische Rechtschreibprüfung in Word, PowerPoint und OneNote, die den Text bereits beim Eintippen überprüft und Fehler mit einer roten Wellenlinie kennzeichnet. Gefundenen Fehler korrigieren Wenn Sie ein Wort, das mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnet wurde, korrigieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: 71

Kapitel 3 Gemeinsamkeiten in der Bedienung 1. Klicken Sie das Wort mit der rechten Maustaste an. Es öffnet sich ein kleines Menü, in dem oben die Vorschläge der Rechtschreibprüfung stehen (wenn eines der Programme, die die automatische Rechtschreibprüfung unterstützen, welche zu bieten hat). 2. Klicken Sie einfach den richtigen Vorschlag an, um das fehlerhafte Wort durch das korrekte zu ersetzen. Bild 3.6 Fehler werden mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnet. Über das Kontextmenü können Sie Fehler, die die automatische Rechtschreibprüfung gefunden hat, schnell korrigieren. Wenn die automatische Rechtschreibprüfung aktiv ist, wird in der Statusleiste ein kleines Buchsymbol angezeigt, an dem Sie erkennen können, ob derzeit eine Prüfung stattfindet oder nicht. Was tun bei korrekten Wörtern, die die Rechtschreibprüfung aber nicht kennt? In dem Kontextmenü, das Sie in der obigen Abbildung sehen, wird zwar in der Regel die richtige Schreibweise angezeigt, aber es kommt auch häufig vor, dass unbekannte Wörter, wie Eigennamen oder Fachbegriffe, als falsch geschrieben markiert werden. In solchen Fällen können Sie den Befehl Alle ignorieren benutzen. Das Programm geht dann für den restlichen Text davon aus, dass das Wort richtig geschrieben ist. 72

Rechtschreibprüfung in Excel Wollen Sie, dass das Wort generell nicht mehr angemahnt wird, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Hinzufügen zum Wörterbuch. Es wird dann in das Benutzerwörterbuch aufgenommen und in Zukunft immer akzeptiert. Einschalten der automatischen Rechtschreibprüfung in Word, PowerPoint und OneNote Office 2010 Falls die automatische Rechtschreibprüfung nicht eingeschaltet ist, gehen Sie in Word, PowerPoint und OneNote so vor: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen. 2. Wechseln Sie zur Kategorie Dokumentprüfung. Bild 3.7 Auf dieser Seite des Dialogfeldes aktivieren Sie die automatische Rechtschreibprüfung in Word, PowerPoint und OneNote; hier exemplarisch das Optionen-Dialogfeld von OneNote 3. Schalten Sie das Kontrollkästchen Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen ein. 4. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK. Rechtschreibprüfung in Excel Auch Excel besitzt eine Rechtschreibprüfung, jedoch müssen Sie sie manuell aufrufen. Um die manuelle Rechtschreibprüfung zu starten, wechseln Sie zur Registerkarte Überprüfen und klicken in der Gruppe Dokumentprüfung auf Rechtschreibung. (Die manuelle Rechtschreibprüfung können Sie 73

Kapitel 3 Gemeinsamkeiten in der Bedienung in Word und PowerPoint genauso aufrufen.) Das Dialogfeld Rechtschreibung wird angezeigt. Es sieht bei den verschiedenen Office-Programmen etwas unterschiedlich aus. Die wichtigsten Schaltflächen sind jedoch identisch. Bild 3.8 Das Dialogfeld für die manuelle Rechtschreibprüfung Mit Einmal ignorieren wird der Fehler an dieser Stelle im Dokument ignoriert, Alle ignorieren übergeht ihn für das gesamte Dokument. Wenn Sie auf Ändern klicken, wird der Fehler durch das Wort in der Liste Vorschläge korrigiert. Wenn dort mehrere Wörter stehen, markieren Sie das richtige. Durch einen Klick auf Immer ändern wird der Fehler im gesamten Dokument entsprechend korrigiert. Mit der Schaltfläche Zum Wörterbuch hinzufügen wird das Wort in das Benutzerwörterbuch aufgenommen und in Zukunft immer akzeptiert. PROFITIPP Für Standardfehler eignet sich die AutoKorrektur besser Wenn die Rechtschreibprüfung einen Fehler gefunden hat, der Ihnen häufiger unterläuft z. B. einen Buchstabendreher, sollten Sie das Wort der AutoKorrektur übergeben. Wenn Sie das Wort dann beim nächsten Mal wieder falsch schreiben, wird es direkt bei der Eingabe durch die richtige Schreibweise ersetzt. AutoKorrektur Wenn Sie viel am Computer schreiben, haben Sie wahrscheinlich auch schon bemerkt, dass Ihnen immer wieder die gleichen Tippfehler unterlaufen. Da wird aus»ist«ständig ein»its«und aus»bereits«das weltmännische»bereist«. Sehr beliebt sind auch Wörter mit zwei großen Anfangsbuchstaben unwiderlegbarer Beweis, dass sich einer Ihrer Finger mal wieder zu lange auf der (ª)- Taste ausgeruht hat. 74

AutoKorrektur Solche Fehler können alle Office-Programme mit der AutoKorrektur-Funktion bereits während der Texteingabe beheben. Das heißt, wenn die AutoKorrektur-Funktion eingeschaltet ist, wird aus einem»serh«automatisch ein»sehr«. Probieren Sie es einmal in Word aus: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, dann auf Neu und schließlich auf Leeres Dokument, um ein Dokument zu erstellen, mit dem Sie die Fähigkeiten der AutoKorrektur testen können. 2. Geben Sie folgenden Text ein: Geben Sie einen Doppelpunkt (:) ein. Word ändert die Zeichen :) automatisch in. 3. Zeigen Sie mit der Maus auf das Symbol. Unter dem Symbol erscheint ein kleiner blauer Rahmen. 4. Zeigen Sie mit der Maus auf den Rahmen. Word zeigt unter dem Wort eine Schaltfläche an. Office 2010 Bild 3.9 Die automatisch vorgenommenen Änderungen sind an dem kleinen blauen Rahmen zu erkennen 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen. Es öffnet sich ein Menü, mit dem Sie das Verhalten der AutoKorrektur steuern können. Bild 3.10 Das Menü mit den AutoKorrektur-Optionen 6. Sie können nun die von Word vorgenommene Änderung einmalig rückgängig machen oder festlegen, dass Word diese Schreibweise in Zukunft nicht mehr automatisch korrigiert. Sonderfälle von der AutoKorrektur ausnehmen So praktisch die AutoKorrektur-Funktion ist es gibt auch Fälle, bei denen ihr Eingreifen stört. Dies betrifft vor allem Abkürzungen und Wörter mit unüblichen Groß-/Kleinschreibungen. 1. Geben Sie folgenden Text ein: Die Abgasuntersuchungen (AUs) werden... Word korrigiert»aus«automatisch in»aus«. 2. Zeigen Sie mit der Maus auf das Wort»Aus«. Unter dem Wort erscheint ein kleiner blauer Rahmen. 3. Bewegen Sie die Maus in die Nähe des Rahmens und klicken Sie auf die dadurch angezeigte Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen. 4. Wählen Sie im Menü den Befehl Automatische Korrektur von "Aus" deaktivieren, damit die Änderung rückgängig gemacht wird. 75

Kapitel 3 Gemeinsamkeiten in der Bedienung 5. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen und wählen Sie diesmal Auto- Korrektur-Optionen steuern. Das Dialogfeld AutoKorrektur erscheint. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen. 7. Wechseln Sie zur Registerkarte WOrtanfang GRoß. Bild 3.11 Das Wort AUs wurde in die Liste der Ausnahmen aufgenommen Diese Liste können Sie beliebig erweitern. Wenn Sie in einem Office-Programm einen neuen Eintrag erstellen, wird dieser automatisch auch in den anderen Programmen verwendet. Neue AutoKorrektur-Einträge erstellen Im Dialogfeld AutoKorrektur können Sie sehen, dass die Office-Programme mit den gängigen Flüchtigkeitsfehlern bereits vertraut sind. Trotzdem werden Sie dieser Liste früher oder später auch eigene Einträge hinzufügen wollen. Dazu gehen Sie am besten so vor: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen. 2. Wechseln Sie im Dialogfeld zur Kategorie Dokumentprüfung. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen. Das Dialogfeld AutoKorrektur wird angezeigt. 4. Geben Sie im Feld Ersetzen den Text ein, auf den die AutoKorrektur reagieren soll (also die falsche Version). 5. Im Feld Durch tragen Sie dann den Text ein, den die AutoKorrektur anstelle des falschen Textes einfügen soll. 6. Klicken Sie auf Hinzufügen, um den neuen Eintrag in die Liste aufzunehmen. 7. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK. 76

Befehle rückgängig machen Bild 3.12 In diesem Dialogfeld können Sie die AutoKorrektur um eigene Einträge ergänzen Office 2010 PROFITIPP AutoKorrekturregeln für Mathematik in Word 2010 Eine der Neuerungen von Word 2007/2010 finden Sie auf der Registerkarte AutoKorrektur von Mathematik des Dialogfeldes AutoKorrektur. Neben Texten können Sie jetzt auch mathematische Symbole von der AutoKorrektur in Ihr Dokument einfügen lassen, indem Sie das entsprechende Kürzel eingeben. So erhalten Sie beispielsweise nach Eingabe von \Pi das Zeichen Π. Die AutoKorrekturregeln für Mathematik sind normalerweise nur beim Erstellen von Formeln und Gleichungen aktiv. Wenn Sie diese Funktion auch in normalem Text verwenden wollen, wechseln Sie zur Registerkarte AutoKorrektur von Mathematik und schalten dort das Kontrollkästchen AutoKorrekturregeln von Mathematik in anderen als mathematischen Bereichen verwenden ein. Befehle rückgängig machen Wenn Sie die letzte Aktion (Texteingabe, Löschen, Formatierung) rückgängig machen wollen, ist das bei den Office-Programmen kein Problem. Die entsprechende Schaltfläche finden Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, die standardmäßig rechts neben dem Programmsymbol in der Titelleiste angezeigt wird. Um den letzten Schritt rückgängig zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig. Wenn die Schaltfläche inaktiv ist, kann der letzte Schritt nicht rückgängig gemacht werden. 77

Kapitel 3 Gemeinsamkeiten in der Bedienung Wenn Sie auf den Pfeil an der rechten Seite der Schaltfläche Rückgängig klicken, wird eine Liste mit allen Schritten angezeigt, die Sie rückgängig machen können. Markieren Sie mit gedrückter Maustaste die gewünschten Schritte und lassen Sie die Maustaste dann los. Bild 3.13 Das Menü der Schaltfläche Rückgängig enthält eine Liste der letzten Bearbeitungsschritte Zusammenfassung In diesem Kapitel haben Sie die wichtigsten Grundlagen zur Bedienung der Office-Programme, die in diesem Buch vorgestellt werden, kennen gelernt. Wir haben uns hier auf die bei fast allen Programmen vorhandenen Möglichkeiten konzentriert und auch Unterschiede hervorgehoben. Folgende Themen wurden in diesem Kapitel behandelt: Sie haben die verschiedenen Möglichkeiten gesehen, um ein Office-Programm zu starten. Hierzu gehören: die Verwendung des Startmenüs von Windows (Seite 66), das Öffnen eines Office-Dokuments beim Starten der Anwendung (Seite 66), das Verwenden der Dokumentenliste im Startmenü (Seite 67) sowie das Verwenden der Taskleiste (Seite 68). Außerdem haben Sie gesehen, wie Sie ein Programm an das Startmenü und die Taskleiste anheften können, um es so schneller aufrufbar zu machen (Seite 68). Mit dem Aufgabenbereich Zwischenablage können Sie Elemente innerhalb eines Office- Dokuments und auch zwischen verschiedenen Office-Anwendungen kopieren und verschieben (Seite 69). Einige der Office-Programme enthalten die sogenannte automatische Rechtschreibprüfung (Seite 71), die während der Eingabe prüft, ob sich Tippfehler eingeschlichen haben. Als falsch geschrieben erkannte Wörter werden mit einer roten Wellenlinie markiert und Sie können sie mit einem Kontextmenü schnell korrigieren (Seite 71). Die automatische Rechtschreibprüfung kann auch ausgeschaltet werden (Seite 73), und in den Programmen, die die automatische Rechtschreibprüfung nicht unterstützen, können Sie die Prüfung auch manuell vornehmen lassen (Seite 73). Kleinere Rechtschreibfehler können alle Office-Programme mit der AutoKorrektur-Funktion bereits während der Texteingabe beheben (Seite 74). Die Liste mit den AutoKorrektur- Einträgen können Sie um eigene Einträge erweitern (Seite 76) und Sie können Sonderfälle von der AutoKorrektur ausschließen (Seite 75). Wenn Sie die letzte Aktion (Texteingabe, Löschen, Formatierung) rückgängig machen wollen, ist das bei den Office-Programmen kein Problem. Wie das funktioniert, ist ab Seite 77 beschrieben. 78