Leitfaden zur Beratung schwangerer Mitarbeiterinnen und Planung der Elternzeit von Müttern und Vätern

Leitfaden zur Beratung schwangerer Mitarbeiterinnen und Planung der Elternzeit von Müttern und Vätern

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu unterstützen, ist uns ein zentrales Anliegen. Eine Schwangerschaft und die Geburt des eigenen Kindes sind für alle werdenden Eltern eine aufregende Zeit. Gleichzeitig muss vieles geklärt, Behördengänge getätigt und die eigene berufliche Perspektive geplant werden. Im Rahmen einer familienorientierten Personalpolitik liegt es in unserem Interesse, Sie bei einer familienbedingten Auszeit zu unterstützen, Sie während des Wiedereinstiegs zu begleiten und mit Ihnen individuelle Arbeitszeitmodelle zu gestalten. Dieser Leitfaden gibt einen ersten Überblick über die wichtigsten organisatorischen Aufgaben, die vor und nach der Geburt zu beachten sind. Daher werden Fragen zu Arbeitsschutzmaßnahmen während der Schwangerschaft bis hin zum Elterngeld und dem Wiedereinstieg in den Beruf beantwortet. Ihr Vorgesetzter / Ihre Vorgesetzte, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Personalbüros und die Gleichstellungsbeauftragte unterstützen Sie gerne bei Ihrer individuellen Planung und besprechen mit Ihnen die Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Allgemeiner Hinweis: Dieser Leitfaden erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Rechtsansprüche können hieraus nicht hergeleitet werden. Die nachfolgenden Informationen sollen Ihnen einen Überblick über notwendige Personalverwaltungsprozesse und familienbezogene finanzielle Leistungen vermitteln. Um eine übersichtliche Darstellung zu erzielen, können nicht alle gesetzlichen, finanziellen und organisatorischen Regelungen detailliert aufgeführt werden. Herzliche Grüße Bildquellen Cover: Anke S. / pixelio weitere Bilder: S. Döring Jürgen Popp Frank Sondermann 3

Anzeige der Schwangerschaft Sobald eine Mitarbeiterin ihre Schwangerschaft gegenüber dem Arbeitgeber zur Anzeige bringt, findet ein erstes Beratungs- und Informationsgespräch zu Mutterschutz und Elternzeit statt. Dieses Gespräch wird durch die Beschäftigten des Personalbüros geführt. In diesem Zusammenhang erhält die werdende Mutter vom Personalbüro ein sogenanntes Mutterschutzschreiben, in dem der Beginn der Mutterschutzfrist sowie Informationen zum Mutterschaftsgeld und zur Elternzeit enthalten sind. Schwangere werden für Untersuchungen im Rahmen der Schwangerschaftsvorsorge freigestellt, ohne dass dadurch ein Entgeltausfall entsteht. Arbeitnehmerinnen werden dazu angehalten, Arzttermine möglichst außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren. Anzeige der Schwangerschaft durch die Mutter so früh wie möglich direkter Vorgesetzter/ Vorgesetzte und dem Personalbüro (PB) Bescheinigung Entbindungstermin (Kopie Mutterpass) beim PB einreichen Mutterschutzfrist Die Mutterschutzfrist beginnt sechs Wochen vor dem errechneten Entbindungstermin und endet acht Wochen danach. Im Falle von Früh- und Mehrlingsgeburten erweitert sich diese Frist auf zwölf Wochen. Bei Frühgeburten und sonstigen vorzeitigen Entbindungen verlängert sich die nachgeburtliche Schutzfrist zusätzlich um den Zeitraum der vorgeburtlichen Schutzfrist, die nicht in Anspruch genommen werden konnte. Während der Schutzfrist besteht absolutes Beschäftigungsverbot und Kündigungsschutz. Mutterschaftsgeld Das Mutterschaftsgeld dient der finanziellen Absicherung während der Mutterschutzfrist. Die Schwangere bekommt von ihrer Frauen ärztin bzw. Frauenarzt eine entsprechende Bescheinigung, deren Rückseite auszufüllen ist. Diese Bescheinigung muss spätestens sechs Wochen, aber nicht früher als sieben Wochen vor dem errechneten Entbindungstermin ausgestellt worden sein. Arbeitsschutz frühestens sieben Wochen vor dem errechneten Entbindungstermin Gesetzlich Versicherte erhalten von ihrer Krankenkasse für die Dauer der Mutterschutzfrist Mutterschaftsgeld in Höhe von höchstens 13 pro Kalendertag. 4 Anhand der Gefährdungsbeurteilung wird geprüft, ob die werdende Mutter an ihrem Arbeitsplatz Gefahren für sich oder das ungeborene Kind ausgesetzt ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die werdende Mutter in ihrer Arbeit Umgang mit gesundheitsschädigenden Chemikalien hat. In solchen Fällen kann es zu Beschäftigungsverboten kommen ( 3, 4 und 8 des MuSchG). Gegebenenfalls wird in Rücksprache mit dem Vorgesetzten / der Vorgesetzten überlegt, ob der Arbeitsplatz umzustrukturieren ist oder ein anderer Arbeitsplatz bis zum Beginn der Mutterschutzfrist zur Verfügung gestellt werden kann. Wer? Mutter und direkter Vorgesetzter / Vorgesetzte Mutter gemeinsam mit dem PB nach Bekanntmachung der Schwangerschaft nach Bekanntmachung der Schwangerschaft Wo / Was? Erstellen einer Gefährdungsbeurteilung Mitteilung an das Amt für Arbeitsschutz Formular Gefährdungsbeurteilung wird vom PB ausgegeben und ist nach Prüfung und Bearbeitung an PB zurück zu geben (Betriebsrat wird gleichzeitig informiert) Ausgabe und Weitergabe an das Amt für Arbeitsschutz durch das PB Beantragung des Mutterschaftsgeldes durch die Mutter gesetzlich Versicherte bei ihrer Krankenkasse privat Versicherte beim Bundesversicherungsamt (www.mutterschaftsgeld. de/einleitung_antrag.htm) Privat Versicherte erhalten vom Bundesversicherungsamt Mutterschaftsgeld. In beiden Fällen wird vom Arbeitgeber ein Zuschuss in Höhe der Differenz zwischen 13 und dem bisherigen kalendertäglichen Arbeitsentgelt gezahlt. 5

Elternzeit Für jedes Elternteil besteht Anspruch auf Elternzeit zur Betreuung und Erziehung seines Kindes bis zur Vollendung des 3. Lebensjahres. Beide Elternteile können auch gleichzeitig bis zu drei Jahren Elternzeit in Anspruch nehmen. Ferner besteht die Möglichkeit, dass sowohl Mutter und Vater 24 Monate der Elternzeit auf den Zeitraum zwischen dem dritten und dem achten Lebensjahr übertragen, die Anmeldefrist beim Arbeitgeber erhöht sich in diesem Fall auf 13 Wochen. Während der Elternzeit ruht das Beschäftigungsverhältnis. Die Mutter bzw. der Vater erhält vom Personalbüro ein Bestätigungsschreiben über die Inanspruchnahme der Elternzeit. Der kalenderjährliche Urlaubsanspruch verringert sich um 1 / 12 für jeden vollen Kalender monat Elternzeit ohne Erbringung einer Arbeitsleistung. Während der Elternzeit besteht grundsätzlich Kündigungsschutz. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann die Elternzeit vorzeitig beendet oder verlängert werden. Dies ist dem Arbeitgeber rechtzeitig schriftlich mitzuteilen. Das Personalbüro informiert den direkten Vorgesetzten/Vorgesetzte und das zuständige Sekretariat über die Elternzeit. Teilzeitarbeit während der Elternzeit Der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin kann Teilzeitarbeit während der Elternzeit beantragen. Der schriftliche Antrag soll den Zeitraum der gewünschten Teilzeittätigkeit enthalten sowie Angaben zur gewünschten Wochenarbeitszeit und Angaben zu den Arbeitstagen, wenn von der üblichen 5-Tage-Woche abgewichen wird. Der Arbeitgeber kann den Antrag auf Teilzeit ablehnen, wenn dringende betriebliche Gründe dagegen sprechen. Die Ablehnung muss spätestens einen Monat vor dem geplanten Beginn der gewünschten Teilzeit erfolgen. Wird der Antrag bewilligt, stellt das Personalbüro ein Bestätigungsschreiben über die Teilzeitvereinbarung während der Elternzeit aus und informiert den direkten Vorgesetzten/die direkte Vorgesetzte sowie das zuständige Sekretariat über die Teilzeitvereinbarung. Weicht die Verteilung der gewünschten Teilzeit von der üblichen 5-Tage-Woche ab, verringert sich der jährliche Urlaubsanspruch. Nach der Teilzeit während der Elternzeit gilt das ursprüngliche Arbeitsverhältnis mit den vereinbarten Arbeitszeiten weiter. Beantragung der Elternzeit durch die Mutter oder den Vater sieben Wochen vor Antritt der Elternzeit bzw. eine Woche nach der Entbindung, wenn die Elternzeit direkt nach Mutterschutz beginnen soll und Erläuterungen zur Elternzeit finden Sie unter: www. bmfsfj.de/bmfsfj/service/themen-lotse.html Teilzeitarbeit mit Arbeitszeit von 15 bis max. 30 Wochenstunden möglich zweimalige Anpassung während der Elternzeit möglich formlose Anzeige beim Personalbüro inklusive Kopie der Geburtsurkunde Beantragung der Teilzeittätigkeit während der Elternzeit durch die Mutter oder den Vater sieben Wochen vor Beginn der Teilzeitarbeit für den Zeitraum bis zum vollendeten dritten Lebensjahr formlose Anzeige beim Personalbüro vorherige Rücksprache mit dem direkten Vorgesetzten / Vorgesetzte Der Zeitraum der Elternzeit sollte am Geburtstag des Kindes orientiert sein, ansonsten können Einbußen beim Elterngeld entstehen. Rechenbeispiel: Mutter Geburtstag des Kindes 22.10.2015, Mutterschutz bis zum 17.12.2015, ein Jahr Elternzeit vom 18.12.2015 bis zum 21.10.2016 Vater Geburtstag des Kindes 22.10.2015, zwei Monate Elternzeit vom 22.10.2016 bis zum 21.12.2016 Berechnung der Urlaubstage bei Teilzeitarbeit: 30 Tage x Anzahl der gewünschten Arbeitstage pro Woche übliche Anzahl von 5 Arbeitstagen pro Woche = Urlaubsanspruch angepasst an die gewünschte Tage-Woche 6 7

Elterngeld Kontaktmöglichkeiten während der Elternzeit Das Elterngeld ersetzt nach der Geburt eines Kindes das wegfallende Erwerbseinkommen und beträgt zwischen 65 bis 100 % des Voreinkommens. Das Elterngeld beträgt demnach mindestens 300 und höchstens 1.800. Das Elterngeld steht Eltern gemeinsam mit zwölf Monatsbeiträgen zur Verfügung, die untereinander aufgeteilt werden können. Es kann mindestens für zwei und höchstens für zwölf Monate von einem Elternteil in Anspruch genommen werden. Zusätzliche Partnermonate werden gezahlt, wenn beide Eltern das Elterngeld nutzen und ihnen das Erwerbseinkommen wegfällt. Das Elterngeld kann mit einer Teilzeitarbeit von bis zu 30 Wochenstunden kombiniert werden und ersetzt dann die Differenz zum Einkommen vor der Geburt des Kindes. Elternteil erklärt, ob Informationen und Einladungen erwünscht sind Wofür? Betriebs- und MA-Versammlungen, Schulungen und betriebsinterne Feste direkter Vorgesetzter / Vorgesetzte bzw. das zuständige Sekretariat private Kontaktdaten im Sekretariat hinterlegen, Änderungen mitteilen Beantragung des Elterngeldes durch das Elternteil, welches Elternzeit in Anspruch nimmt. nach der Geburt (Elterngeld wird max. 3 Monate rückwirkend gezahlt) Elterngeldstelle des Wohnortes Übersicht der Elterngeldstellen in Thüringen sowie Antrag auf Elterngeld online unter: www.elterngeld.net/elterngeldstellen/thueringen.html weiterführende Informationen zu ElterngeldPlus & Partnerschaftsbonus unter: www.bmfsfj.de 8 9

Erläuterungen zur Kinderbetreuung Es wird empfohlen, sich unmittelbar nach der Geburt des Kindes um einen Betreuungsplatz zu kümmern. Eine Übersicht zu den Betreuungsangeboten der Stadt Jena finden Sie unter www.jena.de/de/wissenschaft_bildung/bildungslandschaft/kitas. Beim Team Familienservice der Stadt Jena wird eine Kita-Card ausgegeben, die bei der erstmaligen Anmeldung des Kindes in einem Kindergarten dem Träger der Einrichtung vorzulegen ist. Die Kita-Card wird nur einmal ausgestellt und verbleibt beim Träger der Kindereinrichtung. Weitere Informationsmöglichkeiten finden Sie unter www.thueringen.de/th7/tmasgff/familie/familienpolitik oder www. familienzentrum-jena.de. Freistellung von der Arbeit zur Pflege kranker Kinder Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Krankheitstage? Jeder Elternteil darf für die Betreuung seines erkrankten Kindes zehn Arbeitstage im Jahr unbezahlt frei nehmen, insofern er bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert ist. Alleinerziehende haben Anspruch auf die Gesamtzahl an Pflegetagen, also 20 Tage. Bei zwei Kindern verdoppelt sich die Anzahl der Krankheitstage. Bei mehr als zwei Kindern gibt es eine Obergrenze: Diese liegt bei 25 Tagen pro Elternteil und 50 Tagen bei Alleinerziehenden. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Väter und Mütter dürfen bei ihrem erkrankten Kind bleiben, wenn das Kind jünger als zwölf Jahre ist. Ferner muss der behandelnde Arzt ein entsprechendes Attest ausstellen, dass die Betreuung und Pflege des Kindes erforderlich ist. Hinzu kommt, dass sowohl der entsprechende Elternteil als auch das Kind gesetzlich versichert sind und dass keine anderen im Haushalt lebenden Personen, etwa Großeltern oder ein Au-Pair-Mädchen, das Kind betreuen können. Was ist von der Mutter oder dem Vater zu tun? Im Krankheitsfall stellt der Kinderarzt ein Attest für das Kind aus. Das Original ist an die gesetzliche Krankenkasse des Versicherten und eine Kopie an das Personalbüro zu schicken. Die in Anspruch genommenen Kranktage werden vom Entgelt bei der nächsten Entgeltabrechnung abgezogen und durch das Kinderkrankengeld der gesetzlichen Krankenkasse ausgeglichen. Die Krankenkasse zahlt den Betrag direkt an die Mutter bzw. den Vater. 10 11

Rückkehrgespräche nach der Elternzeit Zusatzhinweise Urlaubsanspruch Elternteil, direkter Vorgesetzter / Vorgesetzte, ggf. Gleichstellungsbeauftragte und / oder ein Mitglied des Betriebsrates ca. 3 Monate vor dem Wiedereinstieg Ist die Rückkehr an den alten Arbeitsplatz möglich oder wird ein anderer, gleichwertiger Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt? Besteht Qualifizierungsbedarf? Da die Mutterschutzfrist als Beschäftigungszeit gilt, entstehen während dieser Zeit Urlaubsansprüche. Die Elternzeit zählt nicht als Beschäftigungszeit, so dass der Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel gekürzt wird. Der Urlaubsanspruch aus der Zeit vor der Elternzeit erlischt nicht am 30.09. des Folgejahres, sondern ist am Ende der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren. Zu viel gewährter Urlaub vor der Elternzeit kann nach der Elternzeit vom bestehenden Urlaubsanspruch abgezogen werden. Arbeitszeitvorstellungen bei Wiedereinstieg? Arbeitsbefreiung Bei der Niederkunft der Ehefrau erhalten Beschäftigte Anspruch auf einen Tag Freistellung von der Arbeit unter Fortzahlung des Entgeltes ( 29 Abs. 1a TV-L). Entsprechend der IPHT-internen Regelung gilt dieser Anspruch auch für unverheiratete Väter. 12 13

Zusatzhinweise Verlängerung befristeter Arbeitsverträge Für Doktorandinnen und Doktoranden sowie wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Arbeitsverhältnis nach 2 Abs. 1 Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG) befristet ist, gilt, dass der befristete Arbeitsvertrag mit dem Einverständnis des entsprechenden Beschäftigten um die Dauer der Inanspruchnahme der Elternzeit ohne Erbringung einer Arbeitsleistung und um die Dauer der Zeiten des Beschäftigungsverbotes nach dem Mutterschutzgesetz verlängert wird ( 2 Abs. 5 Satz 3 WissZeit VG). Diese Zeiten werden nach dem Ende der Elternzeit angehängt und nicht auf die Höchstbefristungsdauer angerechnet ( 2 Abs. 5 Satz 2 WissZeitVG). Im Falle des nicht-wissenschaftlichen Personals und solcher Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter, die nicht unter 2 Abs. 1 des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes fallen, wird das IPHT als familienfreundliches Institut, sofern dies im Einzelfall möglich ist, in Abstimmung mit dem Vorgesetzten / Vorgesetzte versuchen, befristete Arbeitsverträge so zu gestalten, dass eine Weiterbeschäftigung nach dem Beschäftigungsverbot nach dem Mutterschutzgesetz / nach der Inanspruchnahme der Elternzeit ohne Erbringung einer Arbeitsleistung ermöglicht werden kann. Jahressonderzahlung Grundsätzlich wirken sich Mutterschutz und Elternzeit nicht negativ auf die Jahressonderzahlung aus. Nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Kind geboren ist, wird die Jahressonderzahlung um ein Zwölftel für jeden Kalendermonat ohne Zahlung von Entgelt (Elternzeit ohne Erbringung einer Arbeitsleistung) gekürzt. Wird während der Elternzeit Teilzeit gearbeitet, kommt es nicht zu einer Minderung der Jahressonderzahlung. Pflegeversicherung Der Beitragszuschlag für die Pflegeversicherung ist von kinderlosen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen zu zahlen, die das 23. Lebens jahr vollendet haben. Dieser Zuschlag entfällt, wenn man dem Arbeitgeber einen Nachweis (Kopie der Geburtsurkunde) über die Elterneigenschaft vorlegt. Hemmung der Stufenlaufzeit Die Mutterschutzfrist wirkt sich nicht hemmend auf die Stufenlaufzeit aus. Die Elternzeit und / oder die Beurlaubung zum Zweck der Kindererziehung bis zu drei Jahren werden hingegen auf die Stufenlaufzeit nicht angerechnet. Die nächste planmäßige Stufensteigerung wird gehemmt und nach der Rückkehr läuft der Anrechnungszeitraum dort weiter, wo sie unterbrochen wurde ( 16 und 17 TV-L). Wird während der Elternzeit jedoch Teilzeit gearbeitet, wird diese Zeit an die Stufenlaufzeit angerechnet und es erfolgt keine Hemmung des nächsten Stufenaufstieges. Bei einer Unterbrechung von mehr als drei Jahren erfolgt eine Rückstufung um eine Stufe, allerdings nicht unter die Stufe, die bei Einstellung festgelegt wurde. Kita-Betreuungsplätze am Beutenberg-Campus Eine familienfreundliche Maßnahme des IPHT ist der Kooperationsvertrag der zwischen dem IPHT und dem Studierendenwerk Thüringen, betreffend der Betreuung von Kindern in der Kita Beutenberg, geschlossen wurde. Pro Kalenderjahr stehen dem IPHT bis zu vier Betreuungsplätze zur Verfügung. Der Betreuungsvertrag für das / die Kind/Kinder wird ausschließlich von dem Studierendenwerk Thüringen mit dem / der / den Sorgeberechtigten geschlossen. Die Betreuungsvergütung wird von dem / der / den Sorgeberechtigten direkt an das Studierendenwerk Thüringen gezahlt. Der / die Sorgeberechtigten des / der jeweiligen Kindes / er zahlen die ortsübliche Betreuungsvergütung. 14 15

Notizen Notizen 16 17

Leibniz-Institut für Photonische Technologien e. V. Standort: Albert-Einstein-Str. 9 07745 Jena Postanschrift: PF 100 239 07702 Jena www.leibniz-ipht.de