Merkblatt zur gleitenden Arbeitszeit im Bereich der Juristischen Fakultät der Universität Würzburg Stand: 15.05.2007 Die gleitende Arbeitszeit soll den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie der Mittagspause in den festgelegten Grenzen selbst zu bestimmen und damit den persönlichen Bedürfnissen anzupassen. Gleichwohl muss der allgemeine Dienstbetrieb in den einzelnen Bereichen - durch Absprache der Mitarbeiter untereinander - aufrecht erhalten bleiben. An der gleitenden Arbeitszeit nehmen alle mindestens halbtags beschäftigten Mitarbeiter der nachfolgend aufgeführten Organisationseinheiten teil, soweit sie nicht a) zum wissenschaftlichen, künstlerischen oder - vorbehaltlich abweichender Vereinbarung - technischen Personal gehören, b) Schichtdienst oder planmäßig wechselnden Dienst zu leisten haben: - Dekanat der Juristischen Fakultät - Lehrstuhl für Bürgerliches Recht, Römisches Recht und Hist. Rechtsvergleichung - Lehrstuhl für dt. und eur. Rechtsgeschichte, Kirchenrecht, Bürgerliches Recht - Lehrstuhl für Privatrecht, insb. Immaterialgüterrecht - Lehrstuhl für Bürgerliches Recht, Arbeitsrecht sowie Zivilprozessrecht - Lehrstuhl für Bürgerl. Recht, Dt. u. eur. Handels-,Gesellschafts-und Wirtschaftsrecht sowie Prozessrecht - Lehrstuhl für Finanz- und Wirtschaftsrecht sowie Zivilrecht - Lehrstuhl für Bürgerliches Recht und Arbeitsrecht - Lehrstuhl für Völkerrecht, allg. Staatslehre, dt. und bay. Staatsrecht und politische Wissenschaften - Lehrstuhl für dt. und auslän. öffentliches Recht, Völkerrecht und Europarecht - Lehrstuhl für Staatsrecht, Völkerrecht, intern. Wirtschaftsrecht, Wirtschaftsverwaltungsrecht - Lehrstuhl für Dt. und Euro. Privatrecht, intern. Privatrecht - Lehrstuhl für Bürgerliches Recht und Europäisches Wirtschaftsrecht - Lehrstuhl für Strafrecht und Strafprozessrecht, Informationsrecht und Rechtsinformatik - Lehrstuhl für Kriminologie und Strafrecht - Lehrstuhl für Strafrecht und Strafprozessrecht - Lehrstuhl für Rechtsphilosophie, Staats- und Verwaltungsrecht - Lehrstuhl für Öffentliches Recht, insbesondere Verwaltungsrecht - Lehrstuhl für Öffentliches Recht, Umweltrecht und Verwaltungswissenschaft Nachfolgend werden der wesentliche Inhalt der Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit vom 01.03.2005 kurz dargestellt und Erläuterungen sowie Hinweise zur praktischen Durchführung gegeben: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit sind mit allen im Merkblatt verwendeten Personenbezeichnungen stets beide Geschlechter gemeint.
1. Präsenz- und Rahmenzeit: In den Präsenzzeiten muss jeder Mitarbeiter grundsätzlich an seinem Arbeitsplatz anwesend sein; Besprechungen sind nach Möglichkeit auf die Präsenzzeiten zu legen. Die Rahmenzeit ist die Zeit zwischen dem frühestmöglichen Dienstbeginn und dem spätestmöglichen Dienstende. a) Die Präsenz- und Rahmenzeiten für Vollbeschäftigte wurden wie folgt festgesetzt: Rahmenzeiten: Montag bis 08.30 Uhr bis 11.45 Uhr 14.00 Uhr bis 15.30 Uhr 08.00 Uhr bis 12.00 Uhr 06.00 Uhr bis 20.00 Uhr b) Die Präsenz- und Rahmenzeiten für Teilzeitbeschäftigte mit der Hälfte der Arbeitszeit Vollbeschäftigter wurden wie folgt festgesetzt: - Halbtagsbeschäftigte, die ihre Arbeitsleistung vormittags erbringen: Präsenzzeiten: Rahmenzeiten: Montag bis 08.30 Uhr bis 11.00 Uhr 08.00 Uhr bis 10.30 Uhr 06.00 Uhr bis 20.00 Uhr - Halbtagsbeschäftigte, die ihre Arbeitsleistung nachmittags erbringen: Präsenzzeiten: Rahmenzeiten: 13.00 Uhr bis 15.30 Uhr 06.00 Uhr bis 20.00 Uhr Teilen sich zwei Mitarbeiter einen Arbeitsplatz im Job-Sharing, darf von der Gleitzeit nur insoweit Gebrauch gemacht werden, als es zu keinen Überschneidungen der Arbeitszeit kommt. c) Für Teilzeitbeschäftigte mit mehr als der Hälfte der Arbeitszeit Vollbeschäftigter wird die Präsenzzeit individuell festgelegt. 2. Sollzeit; höchstzulässige Arbeitszeit: Die Sollzeit ist der auf den einzelnen Arbeitstag entfallende Anteil der regelmäßigen Arbeitszeit. Sie beginnt vorbehaltlich gesonderter, aus dienstlichen Gründen erforderlicher Regelungen für die Beschäftigten Montag bis um 07.30 Uhr. Ihr Ende bestimmt sich jeweils nach der auf den einzelnen Arbeitstag entfallenden Sollzeit einschließlich der Pausen. 2
Die Sollzeit Vollbeschäftigter beträgt für a) die Beamten: bei einer 42-Stunden-Woche: bei einer 41-Stunden-Woche: bei einer 40-Stunden-Woche: 8 Stunden 45 Minuten 7 Stunden 8 Stunden 30 Minuten 7 Stunden 8 Stunden 15 Minuten 7 Stunden b) die Arbeitnehmer und Auszubildenden über 18 Jahre: bei einer 40,1-Stunden-Woche: bei einer 38,5-Stunden-Woche: Montag Dienstag bis Donnerstag täglich 8 Stunden 15 Minuten 7 Stunden 06 Minuten 7 Stunden 45 Minuten 8 Stunden 15 Minuten 6 Stunden Die Sollzeit für Teilzeitbeschäftigte mit der Hälfte der Arbeitszeit Vollbeschäftigter in der 5-Tage-Woche beträgt: bei einer 20,05-Stunden-Woche: 4 Stunden 4 Stunden 03 Minuten bei einer 19,25-Stunden-Woche: Montag Dienstag bis Donnerstag täglich 3 Stunden 45 Minuten 4 Stunden 3 Stunden 30 Minuten Bei den übrigen Teilzeitbeschäftigten ermäßigt sich die Sollzeit entsprechend der individuellen Dienstleistungspflicht. Abweichend von der Sollzeit kann jeder Mitarbeiter, für den diese Dienstvereinbarung gilt, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie der Mittagspause innerhalb der Gleitzeiten selbst bestimmen. Die im Rahmen der Gleitzeitregelung zulässigen Überschreitungen der Sollzeit stellen keine Mehrarbeit und keine Überstunden im Sinne der gesetzlichen/tariflichen Bestimmungen dar. Die höchstzulässige tägliche Arbeitszeit beträgt 10 Stunden (ohne Mittagspause); nach den derzeit geltenden Vorschriften beträgt sie für jugendliche Beschäftigte und für unter Mutterschutz stehende Mitarbeiterinnen 8,5 Stunden. 3. Pausen 3
Die Mittagspause ist nicht teilbar und kann zwischen 11.45 Uhr und 14.00 Uhr genommen werden. Die Mittagspause kann auch in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Es kann auf sie verzichtet werden, wenn an einem Arbeitstag nicht mehr als sechs Stunden Dienst geleistet wird. Wenn ein Mitarbeiter mittags das Dienstgebäude nicht verlässt und keine Buchung vornimmt, wird automatisch die Mindestmittagspause von 30 Minuten (bei Jugendlichen 60 Minuten) abgezogen. Entsprechendes gilt, wenn die Mindestpause nicht voll in Anspruch genommen wird, für den Rest der Pausenzeit. Im Falle des Satzes 1 ist eine nachträgliche Zeitbewilligung erforderlich, wenn die tatsächliche Dauer der Mittagspause die Mindestmittagspause überschreitet. Beträgt bei Arbeitnehmern die Arbeitszeit mehr als neun Stunden, ist aufgrund gesetzlicher Regelung eine weitere Arbeitspause von mind. 15 Minuten zu nehmen. Die Arbeitspause wird von Amts wegen berücksichtigt und angerechnet. 4. Arbeitszeitausgleich, Ausgleich von Mehrarbeit a) Unterschreitungen oder Überschreitung der täglichen Sollzeit sollen an anderen Tagen innerhalb des Abrechnungszeitraums (siehe unten b) ausgeglichen werden. Die Präsenzzeiten dürfen für den Ausgleich nicht in Anspruch genommen werden; davon abweichend können dienstlich angeordnete Arbeitsstunden, die über die Sollzeit hinausgehen, mit Genehmigung des Leiters der Organisationseinheit auch während der Präsenzzeiten ausgeglichen werden. Außer auf Anordnung oder mit Genehmigung des Leiters der Organisationseinheit werden Anwesenheitszeiten, die über 10 Stunden täglich hinausgehen, nicht berücksichtigt. Die Mittagspause wird nicht mitgerechnet. Zeitguthaben kann durch Dienst- oder Arbeitsbefreiungen nicht entstehen. Ein Plus-Saldo ergibt sich nur an solchen Tagen, an denen die Istzeit - ohne Anrechnung der Zeit der Dienst- oder Arbeitsbefreiung - die Sollzeit übersteigt. b) Der Abrechnungszeitraum beträgt ein halbes Jahr und entspricht dem Verwaltungszeitraum des Semesters (01.10. bis 31.03. sowie 01.04. bis 30.09.) Überschreitungen der halbjährlichen Sollstundenzahl können bis zu 50 Stunden in den folgenden Abrechnungszeitraum übernommen werden; Überschreitungen von mehr als 50 Stunden verfallen am Ende des Abrechnungszeitraums. Unterschreitungen von mehr als 20 Stunden sind unzulässig. In Sonderfällen (z. B. Urlaub, Krankheit oder dienstliche Gründe) können jeweils mit Zustimmung des Leiters der Organisationseinheit darüber hinausgehende Unterund Überschreitungen in den folgenden Abrechnungszeitraum übernommen werden. c) Unbeschadet der vorgenannten Regelung in lit. b) dürfen während des Arbeitsbzw. Dienstverhältnisses Arbeitszeitrückstände 40 Stunden nicht überschreiten. d) Vollbeschäftigten können in Abstimmung mit dem Leiter der Organisationseinheit pro Jahr 24 Tage zur Abgeltung von anrechenbarem Zeitguthaben (Gleittage) freigegeben werden; insoweit entfällt die Anwesenheitspflicht innerhalb der 4
Präsenzzeiten. Die Anzahl aufeinander folgender Tage zur Abgeltung von anrechenbarem Zeitguthaben darf fünf Tage nicht überschreiten. Teilzeitbeschäftigten, die ihre Dienstleistung an fünf Wochenarbeitstagen erbringen, können in Abstimmung mit dem Leiter der Organisationseinheit pro Jahr 24 Tage zur Abgeltung von anrechenbarem Zeitguthaben freigegeben werden; insoweit entfällt die Verpflichtung zur Anwesenheit innerhalb der Präsenzzeiten. Die Anzahl aufeinander folgender Tage zur Abgeltung von anrechenbarem Zeitguthaben darf fünf Tage nicht überschreiten. Die Freigabe, die mittels Korrekturantrag rechtzeitig vorher zu beantragen ist, erteilt der Leiter der Organisationseinheit. Voraussetzung für die Freigabe ist, dass dienstliche Belange nicht entgegenstehen. Da die Nutzung der arbeitsfreien Zeit in die Risikosphäre des Beschäftigten fällt, kann die freigegebene Zeit im Krankheitsfall nicht gutgeschrieben werden. Ohne Zustimmung der Kanzlerin kann freigegebene Arbeitszeit nicht zurückgenommen werden. e) Die Anrechnung von Arbeitszeit außerhalb der Rahmenzeit sowie an Samstagen, Sonntagen und Feiertagen bedarf in jedem Einzelfall der Genehmigung der Kanzlerin. Für bestimmte Anlässe oder bestimmte Beschäftigte kann die Genehmigung allgemein erteilt werden. f) Ein Freizeitausgleich wegen angeordneter oder genehmigter Mehrarbeit im Sinne von Art. 80 Abs. 2 BayBG oder wegen angeordneter Überstunden wird durch Arbeitszeitausgleich im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit nicht berührt. g) Ausscheidende Mitarbeiter müssen Zeitschulden bis zum Ablauf des letzten Arbeitstages ausgeglichen haben. Eine finanzielle Abgeltung für etwa noch vorhandenes Zeitguthaben erfolgt nicht. 5. Abwesenheit aus anerkannt wichtigem Grund Bei ganztägiger Abwesenheit wegen Urlaub, Krankheit, Dienst- oder Arbeitsbefreiung gilt die Sollzeit als erbracht. Bei Teilzeitbeschäftigten wird die für den jeweiligen Arbeitstag vereinbarte bzw. bewilligte Arbeitszeit (individuelle Sollzeit) angerechnet. Wenn ein Mitarbeiter mit Genehmigung aus einem sonstigen anerkannt wichtigen Grunde (z. Bsp. Erkrankung, Unfall, eines zu diesem Zeitpunkt akut notwendigen Arztbesuches, Ausübung staatsbürgerlicher Pflichten oder öffentlicher Ehrenämter, Wahrnehmung amtlicher, insbesondere gerichtlicher oder polizeilicher Termine, soweit diese nicht durch private Angelegenheiten des Beschäftigten veranlasst sind) den Dienst verspätet beginnt, unterbricht oder verfrüht beendet, ist die Dauer der hierfür erforderlichen Abwesenheit während der Sollzeit/individuellen Sollzeit anzurechnen. 6. Abwesenheit aus sonstigen Gründen 5
Wenn dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, kann in begründeten Fällen während der Präsenzzeit die Abwesenheit vom Dienst zur Erledigung privater Angelegenheiten genehmigt werden. Dies gilt insbesondere für - ärztliche und zahnärztliche Behandlungen, soweit nicht Nr. 5 UAbs.2 zutrifft - Heilbehandlungen - Behördengänge. Diese Abwesenheiten werden auf die zu erbringende Arbeitszeit nicht angerechnet; sie sind einzuarbeiten. Bestehende Regelungen über die Voraussetzungen und Genehmigungen von Dienstund Arbeitsbefreiungen bleiben unberührt. 7. Dienstreisen, Dienstgänge a) Bei ganz- oder mehrtägigen Dienstreisen wird jedem Mitarbeiter für jeden Reisetag die für ihn geltende Sollzeit angerechnet, soweit die Reisedauer diese umfasst. Hiervon abweichend wird die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am Geschäftsort als Arbeitszeit (Istzeit) angerechnet, wenn sie die tägliche Sollzeit übersteigt. Im übrigen richtet sich die Anrechnung von Reisezeiten als Arbeitszeit nach der FMBek. vom 20. Mai 1997 Nr. 21 - P 1101 38/1533-16957 (St.Anz. Nr. 22/1997). Bei Dienstreisen von kürzerer Dauer gelten die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am Geschäftsort sowie die Reisezeiten, soweit sie in der Sollzeit liegen, als Arbeitszeit. Wird die Dienstreise an der Wohnung angetreten oder beendet, so tritt diese an die Stelle der Dienststelle mit der Maßgabe, dass höchstens die Zeit berücksichtigt werden darf, die aufzuwenden wäre, wenn die Dienstreise an der Dienststelle angetreten oder beendet worden wäre. Bei mehrtägigen Fortbildungsreisen, die im überwiegenden dienstlichen Interesse liegen, werden der An- und Abreisetag wie Dienstreisetage behandelt; die übrigen Reisetage werden mit der jeweils maßgeblichen Sollzeit berücksichtigt. Günstigere tarifrechtliche Regelungen sowie beamtenrechtliche Regelungen bleiben unberührt. b) Bei Dienstgängen ist lit. a) entsprechend anzuwenden. 8. Arbeitszeiterfassung Alle Mitarbeiter, die an der gleitenden Arbeitszeit teilnehmen, erhalten Zeiterfassungskarten und sind verpflichtet, diese bei Dienstbeginn, bei Dienstende sowie bei jedem Verlassen und Wiederbetreten der Arbeitsstelle an das entsprechende Zeiterfassungsgerät anzuhalten. Dies gilt auch für das Aufsuchen von Kantinen, Personalspeiseräumen, Verkaufsstellen etc. Beginnt oder endet der Dienst nicht in der Dienststelle, so ist der Dienstbeginn bzw. das Dienstende unverzüglich formblattmäßig dem Gleitzeiterfasser anzuzeigen. Jeder Mitarbeiter ist für die sachliche und rechnerische Richtigkeit der auf seinem Zeitkonto von ihm veranlassten Buchungen selbst verantwortlich. Die Kontrolle des Zeitkontos ist für den Mitarbeiter jederzeit möglich. 6
Arbeitszeitkorrekturen, insbesondere nach Nr. 5 und 6, sind unverzüglich, spätestens innerhalb einer Woche, formblattmäßig zu beantragen. 9. Sonstiges Missbrauch der zur Zeiterfassung geschaffenen Einrichtungen stellt ein schweres Dienstvergehen bzw. einen Grund zur fristlosen Kündigung des Arbeitsverhältnisses dar. Buchungen an den Zeiterfassungsgeräten dürfen nur von dem Zeitkarteninhaber persönlich vorgenommen werden. Kommt die Zeiterfassungskarte abhanden, so hat der Mitarbeiter dies unverzüglich dem Gleitzeiterfasser mitzuteilen. Daten, die mit dem Zeiterfassungssystem anfallen, werden nur hinsichtlich der Arbeitszeitermittlung ausgewertet. Ausgenommen von dieser Einschränkung sind Auswertungen für statistische Zwecke, die nicht namentlich zuzuordnen sind. Beim Totalausfall des Zeiterfassungssystems ist ein Korrekturantrag auf manuelle Zeiterfassung zu stellen. Dauert die Störung länger als einen Arbeitstag, gilt für die nachfolgenden Arbeitstage bis zur Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit die maßgebliche Sollzeit. Für Rückfragen steht der Gleitzeitbeauftragte, Herr André Kolowrat, Stabstelle 4.1-GLZ, telefonisch Montag, Dienstag und Donnerstag nachmittag sowie Mittwoch vormittag unter der Tel.-Nr. 31-2642 sowie persönlich während der Parteiverkehrszeiten Montag, Dienstag und Donnerstag von 14.00 15.30 Uhr sowie Mittwoch von 8.30 11.30 Uhr in Zimmer 114, Ottostraße 16, gerne zur Verfügung. Herr Kolowrat ist außerdem über E-Mail unter erreichbar. gleitzeit@zv.uni-wuerzburg.de Die Dienstvereinbarung kann in der Stabstelle 4.1-GLZ während der Parteiverkehrszeiten eingesehen werden. 7