Standardisierung und Vereinfachung von Rechnungswesen und Reporting

Standardisierung und Vereinfachung von Rechnungswesen und Reporting Ulrich Thulke, Freudenberg IT, Principal Consultant Sabine Wachter, AGS SLO, Direktor Solution Management www.dsag.de/go/jahreskongress

AGENDA 1. Freudenberg Konzern 2. Freudenberg IT 3. Ausgangssituation 4. SLO - SAP Landscape Transformation 5. Projektverlauf 6. Ergebnisse / Lesson Learned 2 2015 DSAG

AGENDA Freudenberg Konzern Freudenberg IT Ausgangssituation SLO - SAP Landscape Transformation Projektverlauf Ergebnisse / Lesson Learned 3 2015 DSAG

Freudenberg Gruppe 4 2015 DSAG

AGENDA Freudenberg Konzern Freudenberg IT Ausgangssituation SLO - SAP Landscape Transformation Projektverlauf Ergebnisse / Lesson Learned 5 2015 DSAG

Freudenberg IT 6 2015 DSAG

2015 Freudenberg IT wird Partner der SAP SLO Gruppe 2015 7 2015 DSAG

AGENDA Freudenberg Konzern Freudenberg IT Ausgangssituation SLO - SAP Landscape Transformation Projektverlauf Ergebnisse / Lesson Learned 8 2015 DSAG

Ausgangssituation > Shared Service Center Ansatz ( SSC ) > Bündelung der Finanzbuchhaltung von 41 Gesellschaften und 7 verschiedenen Kontenplänen > Feststellung des IST Zustandes nach Aufbau des SSC 9 2015 DSAG

Shared Services Center Standardisierung und Vereinfachung von Rechnungswesen und Reporting Vor SSC Nach SSC Gesellschaft A Transformation Gesellschaft A Gesellschaft B Gesellschaft B Gesellschaft C IT Finanzen HR Beschaffung Gesellschaft C 10 2015 DSAG

Engagement bei der Anpassung der Anwendungslandschaft Nein Ja 9 91 Motivation Richten Sie Geschäftsprozesse / Daten zur Optimierung der Produktivität durch die Funktion aus vereinheitlichen Finanzwesen, Reporting und Controlling Harmonisierung der Supply Chain-Prozesse / Daten für zentralisierte Planung Standardisierten Beschaffungswesen zu erhöhen und Gewährleistung der Einhaltung Aktivieren globalen HR-Management, Reporting und Planung Ausrichten der Produktion zum festlegen von Best Practices über die Anlage hinweg Vereinheitlichen der Kundensicht auf unternehmensweites Produktangebot 46% 38% 29% 29% 25% 21% 67% " In den letzten Jahren haben wir nichts anderes, als die Konsolidierung getan." Ausführen Reorganisation / Carve-out Aktivieren M & A, um Synergien zu realisieren Konsolidieren Systeme um Kosten zu reduzieren 29% 46% 58% Note: Customers' specific S-H-C projects mapped to nine more general scenarios; multiple answers possible Source: Interviews conducted with 24 SAP customers 11 2015 DSAG

Ausgangssituation FSP System FFP System ITF System MUP System 4 SAP- Systeme Kontenplan FCO Kontenplan FIM Kontenplan SE Kontenplan VG Kontenplan FD01 Kontenplan FKR Kontenplan FCCA mit 7 Kontenplänen > Unterschiedliche Kontenpläne in den einzelnen Gesellschaften > Keine einheitlichen Prozesse im Bereich des internen und externen Rechnungswesens > Reduzierung der Konten 12 2015 DSAG

Ausgangssituation Ziel FSP System Kontenplan FCO Kontenplan FIM Kontenplan SE Kontenplan VG FFP System Kontenplan FD01 ITF System Kontenplan FKR Bewertung durch externen Wirtschaftsprüfer 4 ERP s mit 1 konsolidierten Kontenplan Oder 1 ERP mit 1 Kontenplan FSP System Kontenplan NEW FFP System Kontenplan NEW ITF System Kontenplan NEW MUP System Kontenplan FCCA 1 einheitlicher Kontenplan zur Kostensenkung MUP System Kontenplan NEW 13 2015 DSAG

Kontenplan Konvertierung Geschäftliche Anforderungen Deloitte-Umfrage zur E-Bilanz: Im Rechnungswesen fängt es an Einführung eines globalen Kontenplan unter Berücksichtigung der länderspezifischen Anforderungen und Vorschriften Einführung der International Financial Reporting Standards (IFRS) Änderung angetrieben durch Unternehmensumstrukturierungen Einführung eines einheitlichen Kontenplan zur Senkung von Kosten im Finanzwesen Verringerung des interne Abstimmaufwandes zwischen den Gesellschaften 14 2015 DSAG

Kontenplanumstellung Vor der Konvertierung Nach Konvertierung Kontonummer Kontenpläne Kontenpläne Kostenrechnungskreis Buchungskreis Kontonummer 1000 1000 INT 11010000 11010001 11010002 Zusammenführen Konten INT 11010000 2000 INT INT 4000000 Umbenennen INT 50000000 4001000 INT 50010000 Konten 15 2015 DSAG

AGENDA Freudenberg Konzern Freudenberg IT Ausgangssituation SLO - SAP Landscape Transformation Projektverlauf Ergebnisse / Lesson Learned 16 2015 DSAG

SAP Landscape Transformation Software Wesentliche Anwendungsfälle und Kundenvorteile Anwendungsfälle Kundenvorteil Vereinfachte Systemlandschaft Mergers & Acquisitions Ausgliederungen und Firmenverkäufe Restrukturierungen Größere Agilität um auf geschäftliche Anforderungen zu reagieren System- Konsolidierung + Systemstilllegung Data Harmonisierung Upgrades, Migration Kürzere und besser strukturierte Projekte Verringerung des Projektrisikos Nach SAP HANA In die Cloud Sehr geringe Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts 17 2015 DSAG

Shared Services als IT Transformation Drivers Von Harmonisierung zur Konsolidierung Auslöser Transformationsszenarien Lösung Strategische Business Transformationen Kaufen oder Verkaufen einer Firma oder Reorganisation? Transformation von Prozessen und Wertschöpfungsketten IT-Landschaftstransformationen Migration ausgewählter Geschäftsbereiche oder Anwendungen nach HANA? Erhöhen von Datenqualität, Transparenz und Abschlussarbeiten Zentralisieren und Standardisieren der Systemlandschaft sowie Systemstilllegung SAP LT Software Sell, Buy and Restructure SLO Services Consolidate & Unite Landscape Harmonize & Unify Data 18 2015 DSAG

SAP Landscape-Transformation-Software Übersicht über die Bestandteile E2E-Transformationslösungen Hochgradig automatisiert und standardisiert Erweitertes SAP Landscape- Transformation-Portfolio Vorkonfiguriert und flexibel SAP Landscape Transformation Plattform 19 2015 DSAG

SAP Landscape-Transformation-Software E2E-Transformationslösungen - Bestandteile Alle End-to-End-Transformationslösungen sind hochgradig standardisiert, automatisiert und in der Softwarelizenz für SAP Landscape Transformation enthalten. Dokumentation, Roadmaps und Best Practices Erläuterung der Software Unterstützung bei der Durchführung des gesamten Projektes (Projektvorbereitung, Projektausführung mit geeigneter Methodik) Tipps und Tricks Analyseleistungen Analyse der bestehenden Systeme Einschätzung der technischen Machbarkeit für Transformationsprojekte Transformationsleistungen Vordefinierte Transformationsanwendungen, geführte Schritt-für-Schritt Ausführung Effiziente Ausführung technischer Transformationen mit verkürzter Ausfallzeit Konsistente Transformationen auf Datenbankebene 20 2015 DSAG

SAP Landscape-Transformation-Software 2.0 Verfügbare E2E-Transformationslösungen Analysen und Technologieplattform SAP NetWeaver-Analyse Buchungskreis-Objekt-Analyse Repository- & Customizing-Vergleich ECC Business-Applikations-Analyse Reportvarianten-Analyse & Coding- Scan Szenario spezifische Analysen Verkaufen, kaufen und umstrukturieren Ausgliederung: Buchungskreise Reorganisation: Profitcenter Segmente Zusammenführung: Buchungskreise Kostenrechnungskreise Profitcenter Kostenstellen Daten vereinheitlichen und transformieren Umstellung: Kontenpläne Kostenstellen Profitcenter Geschäftsjahr Anlagenklassen Kontenfindung in der Anlagenbuchhaltung Kundennummern Umbenennung: Kostenrechnungskreise Buchungskreise Materialnummern Personalnummern Transfer: Mandantentransfer bei verschiedenen Releases Mandantentransfer bei übereinstimmenden Releases Transformation von SAP ERP-HCM- Daten: Ausgliederung (Carve-out) Zusammenführung Split Integration Löschen Konsolidieren und IT-Kosten senken Lieferantennummern Shell Anlegen für SAP ERP Engine: Organizational change Engine: Value chain harmonization Engine: Consolidation 21 2015 DSAG

SAP Landscape-Transformation-Software Überblick über die Verwendung von LT-Software in Projekten LT-Projekt SAP Solution-Manager-Projekt LT-Ausführungsprojekt SAP LT-Kontrollsystem (basierend auf SAP Solution Manager) SAP Solution Manager Portfolio SAP LT Work Center Projektvorlage Ausführungssysteme (z.bsp. Sender- / Empfängersyteme) Analysesysteme Projekt-Roadmaps Projekt Testsysteme Ausführungsplan Produktivsysteme Zugriff auf weitere Funktionen von SAP Solution Manager 22 2015 DSAG

SAP Landscape-Transformation-Software Zentraler Einstieg über das Work Center 23 2015 DSAG

Harmonize & Unify Data scenarios Anforderungen und Lösungen Harmonize & Unify Data Finanzwesen und Controlling Businessanforderungen Harmonisieren von Finanzdaten (Kontenplan, Geschäftsjahr etc.) Anpassen von Währungen für Finanzberichtserstattung Aufbau eines zentralen Finanzsystem Einführen einer parallen Rechnungslegung Anpassen der Rechnungslegung an globale Standards (z.b. IFRS) Einführen eines Shared Service Center Wesentliche Transformationslösungen Kontenplanumstellung Profit Center Umbenennung/Merge Kostenrechnungskreisumbenennung Umhängen von Werken Rumpfgeschäftsjahresumstellung Währungsumstellung von Hausund Parallelwährungen 24 2015 DSAG

SAP Landscape Transformation Kundenherausforderungen und Produktmehrwert Zeitraum bis zur Realisierung der Vorteile Kundenherausforderungen Lange Projektdauer Lange Zeitraum bis zur vollständigen Erreichung des Projektziels Begrenzter Nutzen bis zum Abschluss des Gesamtprojektes Gewählter Ansatz ist häufig Neuaufbau & Migration" anstelle einer Transformation" SAP LT - Mehrwert Reduzierte Zeitaufwand zur Realisierung aller Geschäftsvorteile Projekte und die geschäftliche Transformation beschleunigen Schritt-für-Schritt Realisierung der Vorteile Echte Transformation", viele Vorteile werden bereits während der Transformation erreicht Transformationskosten und Risiken Agilität Geringe Vorhersehbarkeit der Transformationskosten und Projektdauer Kalkulation basiert oft auf Annahmen Projekte sind oft über Budget und häufig verspätet Die meisten Budgets für SAP Transformationen gehen von einer Neuimplementierung aus IT Transformation wird als störend für das laufende Geschäft empfunden und bindet Ressourcen Begrenzte Möglichkeit der kontinuierlichen Anpassung Transformation Projekte werden als Einmal-Aktivität angesehen Verschiedene Transformationsansätze Vorhersagbarkeit Zuverlässige Abschätzung von Aufwänden, Dauer und Kosten zu einem frühen Zeitpunkt des Projektes. Kostensenkung Geringeres Budgets durch "produktisierte Dienstleistungen und den Transformationsansatz Geringe Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts Businesskontinuität nach der Transformation Realisierung der Transformation in Phasen mit reduzierten Ausfallzeiten Agilität und Kontinuität Aufbau von Transformations-Know-How beim Kunden Vorbereitung auf zukünftige Änderungen Überwachen der Vereinheitlichten Systemlandschaft 25 2015 DSAG

SAP Landscape Transformation Produkt-Roadmap im Überblick Kernthemen und Funktionalitäten 28 End-to-End Transformationslösungen für Organisationsänderungen, Datenharmonisierung & Konsolidierung bis zum neuesten EHP von SAP ERP 6.0 Transformation von SAP Business Suite nach SAP HANA und SAP HANA Enterprise Cloud 100+ zusätzliche Transformationslösungen und Technologien Teilweise SAP BW Abdeckung Währungsumstellung, Steuerkennzeichen, oder Benutzerumbenennung Near-zero downtime für den Großteil der Transformationslösungen Unterstützt den SAP Data-in Hub (DiH) Ansatz Erste Version der Next Generation SAP LT Plattform Neueste Transformationslösungen SAP HCM Ausgliederung (Carve-out), Zusammenführung, Split, Integration und Löschen 26 2015 DSAG Heute Today Geplante Planned Innovationen Innovations Zukünftige FUTURE Ausrichtung DIRECTION (Release 2.0 SP09) Strategische Entwicklungen Migration nach SAP S/4 HANA LT Erweiterbarkeit für qualifizierte Kunden und Partner Erweiterte Abdeckung der SAP Business Suite and Kern-Industrielösungen Abdecken von SAP BW Konsolidierungsanforderungen für SAP LT Neue Transformationslösungen Ergebnisbereichszusammenführung, Materialnummernzusammenführung, Lieferantenumstellung im SRM/SCM Basierend auf der Next Generation SAP LT Platform: Buchungskreistransfer, Werk umhängen, Buchungskreis kopieren Ständige Weiterentwicklungen Komplette Produktisierung von zusätzlichen Transformationslösungen Performance-Optimierung der wichtigsten Analysen Komplette Integration der SAP LT Platform Bestandteile Strategische Entwicklungen Komplette Überführung nach S/4HANA und Transformationsfunktionalitäten Release Next Generation SAP LT Vereinheitlichte Analyseplattform Ausführen, Überwachen und Steueren mit der mobilen FIORI app Dies entspricht der aktuellen Planung, es können jederzeit Änderungen seitens SAP erfolgen.

AGENDA Freudenberg Konzern Freudenberg IT Ausgangssituation SLO - SAP Landscape Transformation Projektverlauf Ergebnisse / Lesson Learned 27 2015 DSAG

Vorgehensweise > Frühzeitige Entscheidung für SLO, da historische Daten mit umgestellt werden (somit Nutzung von klassischer Migration über LSMW oder mit ähnlichen Tools ausgeschlossen) > Einholung von Angeboten für Beratungsdienstleistung sowie für die technische Umsetzung > Auswahl von SAP und Unterstützung durch Freudenberg IT 28 2015 DSAG

Anbieterauswahl Auswahl SAP obwohl teurer als Konkurrenz Entscheidend waren die qualitativen Kriterien 29 2015 DSAG

Angebotsbewertung > Qualitative Kriterien: Bei den qualitativen Kriterien mit hoher Relevanz wie technische Kompetenz, Marktpräsenz und Umsetzungsprogramm ist SAP im Vorteil > Quantitative Kriterien: Bei der Position Umstellung System SAP und Anbieter 1 nahezu gleich. Bei den anderen Positionen bedingt durch unterschiedliche Aufwandsschätzungen kein Vorteil eines Anbieters > Empfehlung: Nächste Schritte mit SAP einleiten 30 2015 DSAG

Vorgehensweise > Verwendung eines detaillierten Projektplans mit vielen Einzelschritten > Erstellung Mapping-Tabellen pro Mandant und pro Daten-Element > Aufbau einer separaten SAP Sandbox > Durchführung von 2 Testkonvertierungen vor der Produktivumsetzung > Nach Produktivumsetzung und Hypercare Phase System Copy von Produktiv nach Quality > Nach Hypercare Umsetzung des Entwicklungssystems 31 2015 DSAG

Vorgehensweise > Aufsetzen eines Sharepoints für die Testunterstützung da drei Zeitzonen berücksichtigt werden mussten ( Europa, China, Nordamerika ) > Im Sharepoint wurden für die zu testenden Geschäftsabläufe mittels Office Dokumente und Abnahmeprotokolle hinterlegt > Getestet wurden alle FI / CO relevanten Geschäftsprozesse > Workflow abgebildet damit der Fortschritt dokumentiert werden konnte 32 2015 DSAG

Vorgehensweise 33 2015 DSAG

Standardisierung und Vereinfachung von Rechnungswesen und Reporting 34 2015 DSAG

Vorgehensweise 35 2015 DSAG

Vorgehensweise 36 2015 DSAG

Vorgehensweise > Pro Zeitzone wurden dedizierte Teams aus Keyusern gebildet > Teams der Keyuser mussten an zusammenhängenden Tagen isoliert testen > Koordination von Ansprechpartnern, technischen Tasks und der Tests zentral aus Weinheim > Regelmäßige Jour Fix zwischen den internen Ansprechpartnern und den SAP Ansprechpartnern 37 2015 DSAG

Zeitplan System 1 FSP ( FSV, F&Co, FIM, VG) 38 2015 DSAG

Zeitplan System 2 FFP ( FNT ) 39 2015 DSAG

Zeitplan System 3 ITF ( FIT ) 40 2015 DSAG

AGENDA Freudenberg Konzern Freudenberg IT Ausgangssituation SLO - SAP Landscape Transformation Projektverlauf Ergebnisse / Lesson Learned 41 2015 DSAG

Ergebnisse - 3 von 4 Systemen bereits umgestellt > Umstellung der lokalen Kontenpläne zum harmonisierten Kontenplan > 03. 09.14 wurde das FSP System mit 4 Kontenplänen umgestellt (Projekt 1 ) > 08.14 02.15 wurde das FFP System mit 1 Kontenplan umgestellt (Projekt 2) > 02. 07.15 wurde das ITF System mit 1 Kontenplan umgestellt ( Projekt 3 ) > 2016 ist 1 weiteres System geplant 42 2015 DSAG

Ergebnisse > Lessons Learned : alle gewonnenen Erkenntnisse der Umstellungen in 2014 konnten in die Umstellung 2015 mit einfließen Z.B. Testabläufe übernommen und noch mehr verfeinert Qualität der Mapping Tabellen Harmonisierung der Kontenfindung: Das war im FSP ein Problem, wo 4 Kontenpläne umgestellt wurden. Bei einem Kontenplan spielte das keine Rolle mehr. Stattdessen wurde aber aus dem ersten Projekt die Erfahrungen berücksichtigt, worauf man beim Kontenmapping achten muss, wie z.b. Berücksichtigung der CO-Anforderungen (Berichtsstrukturen), bessere Koordination und Abstimmung mit CO, und dadurch wurde in den nächsten Projekten eine viel bessere Qualität der Mappingtabellen sichergestellt. 43 2015 DSAG

Ergebnisse > Projekt 1 - hohe Komplexität mit 4 zu harmonisierenden Kontenplänen erforderte eine zusätzliche Testumstellung > Projekt 2 3 - Einhaltung des Budgets, des Zeitplans und des Projektumfangs mit der geforderten Qualität > Reibungsloser Go-Live (alle beteiligten Regionen konnten den Monatsabschluss rechtzeitig fertigstellen) > Zusammenspiel zwischen SLO Beratung und Entwicklung war sehr gut > Aufgetretene Probleme (2) wurden zeitnah durch OSS Hinweise behoben Vorteil: Lösungbereitstellung floss direkt in das Service Patch des Produktes LT 2.0 ein 44 2015 DSAG

Erfolgsfaktoren > Gemeinsames Verständnis für die Projektziele und volles Bekenntnis zu den Zielen sowie Festlegung klarer Verantwortlichkeiten > Dedizierter Projektleiter bei der SAP und SSC, um schnelle Antwortzeiten zu gewährleisten (z. B. im Falle technischer Probleme bei der Konvertierung) > Qualität der Mapping-Tabellen und der Stammdaten > Umfangreiches Testen, Dokumentieren und Bestätigen der Tests gemäß der Forderung vom Wirtschaftsprüfer > Detailliertes Fallback-Szenario vorhanden, jedoch nicht benötigt 45 2015 DSAG

Bereiten Sie Ihre Landschaft auf das nächste Jahrzehnt vor Vereinfachung der Architektur und Standardisierung Ihrer Applikationen Anwendungskomplexität Landschaftskomplexität Erreichen von strategischen und operationalen Vorteilen Ermöglichen Sie die Standardisierung Ihrer SAP Kernfunktionalitäten Halten Sie Schritt mit technischen Innovationen & erhöhen sie die Schnelligkeit der Einführung neuer Produkte Schlanke Systemarchitektur zur Unterstützung von Geschäftswachstum Harmonisierung der Anwendungen Vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe Profitieren Sie von einer konsolidierten Architektur Reduzieren Sie Wartungszeiten, Kosten & Aufwände Vereinfachen Sie Implementierungen von neuen Anwendungen Erhöhen Sie die Transparenz und die Kontrolle Einführung von Innovationen Bereiten Sie sich auf die Zukunft vor Einführung von SimpleFinance für zentrales Reporting? Einführung der International Financial Reporting Standards (IFRS) Rückführung zum SAP-Standard (wenn die Möglichkeit besteht)... Vorteile durch die Einführung neuer Technologien SAP HANA 46 2015 DSAG

Fragen zu Transformationsprojekten Herausforderung von Transformationsvorhaben Welcher Geschäftsbereich wird sich in der nahen Zukunft einer tiefgreifenden Veränderung unterziehen? Welche Kernprozesse Ihres Unternehmens laufen auf SAP Systemen? Was sehen Sie als die größte Herausforderung in Ihrem Transformationsvorhaben an? Was haben sie aus bereits abgeschlossenen Transformationsvorhaben mitgenommen und was würden Sie anders machen? Können Sie mit Ihrem Transformationsbudget alle angestrebte Transformationvorhaben bedienen? Nutzen und Vorteil von SAP Angeboten bei Transformationsvorhaben Glauben Sie dass SAP LT alle Ihre Transformationsvorhaben unterstützen kann? Welches Transformationsangebot von SAP LT sehen Sie als am wertvollsten für Ihr Transformationsvorhaben an? Welche weiteren Services bzw. Produktbestandteile erwarten Sie um Ihr Transformationsvorhaben bedienen zu können? Einbindung von SAP Partnerunternehmen Wer sollte Ihres Erachtens in Ihr Transformationsvorhaben involviert sein/werden? Was sind die Hauptfaktoren für den Erfolg eines Transformationsvorhabens? 47 2015 DSAG

Weitere Informationen zu SAP Landscape Transformation Für Kunden und Partner Webseiten: SAP Support Portal: SAP Help Portal: SCN Community: http://support.sap.com/saplt http://help.sap.com/saplt20 http://scn.sap.com/community/saplt Überblicksmaterialien für SAP Landscape Transformation SAP LT 2.0 Functions in Detail SAP LT Masterguide Video 1: SAP Landscape Transformation Software: Speeding Time to Value Video 2: SAP Landscape Transformation 2.0 Ausbildung für SAP Landscape Transformation LT 100 SAP Landscape Transformation Online Knowledge Products (OKP) 2.0 48 2015 DSAG

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wir freuen uns auf Ihre Fragen sowie Diskussionen und einen regen Erfahrungsaustausch mit Ihnen! Ulrich Thulke Sabine Wachter Freudenberg IT SAP SE Principal Consultant Direktor Solution Management Höhnerweg 2-4 Dietmar-Hopp-Allee 16 69469 Weinheim 69190 Walldorf Germany Germany www.freudenberg-it.com service.sap.com/slo Tel. +49 (173) 62868 46 +49 (170) 8555872 Ulrich.Thulke@freudenberg-it.com sabine.wachter@sap.com 49 2015 DSAG