Verwaltungsvorschrift des Justizministeriums über die dienstliche Anlassbeurteilung für Bewerbungen auf Dienstposten in den Abteilungen Beurkundung und vorsorgende Rechtspflege Vom 8. Oktober 2013 - Az.: 2000/0146A - Zur Durchführung von 51 des Landesbeamtengesetzes (LBG) vom 9. November 2010 (GBl. S. 793, 794) und der Verordnung der Landesregierung über die dienstliche Beurteilung der Beamten vom 6. Juni 1983 (GBl. S. 209, ber. GBl. 1989 S. 24), zuletzt geändert durch Artikel 45 des Gesetzes vom 9. November 2010 (GBl. S. 793, 975), sowie von 5 und 87 des Landesrichter- und -staatsanwaltsgesetzes in der Fassung vom 22. Mai 2000 (GBl. S. 504), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 16. April 2013 (GBl. S. 77), bestimmt das Justizministerium Folgendes: 1. Geltungsbereich Diese Verwaltungsvorschrift regelt die Beurteilung von Bewerberinnen und Bewerbern auf Dienstposten in den Abteilungen Beurkundung und vorsorgende Rechtspflege der Notariate ( 17 Absatz 3 Satz 1, 3 des Landesgesetzes über die freiwillige Gerichtsbarkeit - LFGG - vom 12. Februar 1975 - GBl. S. 116 -, geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 29. Juli 2010 - GBl. S. 555 -). Soweit diese Verwaltungsvorschrift keine entgegenstehenden Bestimmungen trifft, gilt für die in den Anwendungsbereich dieser Verwaltungsvorschrift fallenden Beurteilungen ergänzend die Verwaltungsvorschrift des Justizministeriums über die dienstliche Beurteilung der Notare, Amtsanwälte und Rechtspfleger vom 31. Mai 2010 - Az.: 2000/0146 (Die Justiz S. 241; im Folgenden: Verwaltungsvorschrift vom 31. Mai 2010).
2. Beurteilungsgrundsätze In den Abteilungen Beurkundung und vorsorgende Rechtspflege nach 17 Absatz 3 LFGG werden Notarinnen und Notare im Landesdienst sowie Notarvertreterinnen und Notarvertreter ( 17 Absatz 4 LFGG) eingesetzt, die die Bereitschaft und Befähigung aufweisen, zum Ablauf des 31. Dezember 2017 aus dem Landesdienst auszuscheiden und eine Tätigkeit als Notarin oder Notar zur hauptberuflichen Amtsausübung aufzunehmen ( 17 Absatz 3 Satz 4 LFGG). Beurteilungen nach Nummer 3 sollen daher die Eignung und Befähigung der sich bewerbenden Person für die angestrebte Tätigkeit in den Abteilungen Beurkundung und vorsorgende Rechtspflege würdigen. Zu diesem Zweck haben sie sich unter Berücksichtigung insbesondere der gesamten dienstlichen Tätigkeit der Notarin oder des Notars, der Notarvertreterin oder des Notarvertreters (unter Einbeziehung der Aufgaben aus dem Bereich der freiwilligen Gerichtsbarkeit und etwaiger Sonderverwendungen) an dem Anforderungsprofil nach der Anlage 1 zu dieser Verwaltungsvorschrift zu orientieren. 3. Beurteilungszeitpunkt Für Bewerberinnen und Bewerber auf einen Dienstposten in einer Abteilung Beurkundung und vorsorgende Rechtspflege ist eine Anlassbeurteilung zu erstellen. 4. Beurteilungsverfahren Für Beurteilungen nach Nummer 3 ist das Formular nach der Anlage 2 zu dieser Verwaltungsvorschrift (Beurteilungsschema) zu verwenden. Eine Bezugnahme auf eine eigene dienstliche Beurteilung (Nummer 4.3 Absatz 2 der Verwaltungsvorschrift vom 31. Mai 2010) ist nicht zulässig. Soweit Aussagen aus einer früheren Beurteilung weiterhin Geltung haben, können
sie unter Hinweis auf ihre nach wie vor gegebene Aktualität wörtlich zitiert werden. 5. Inhalt der Beurteilung Der Beurteilungszeitraum (Nummer 1 des Beurteilungsschemas) umfasst jeweils den Zeitraum vom Ende des letzten Zeitraums, der Gegenstand einer über die Bewerberin oder den Bewerber erstellten Beurteilung war, bis zu einem vom Justizministerium noch zu bestimmenden Termin (Stichtag). Liegt noch keine dienstliche Beurteilung vor, so ist für den Beginn des Beurteilungszeitraums die Einstellung in den Landesdienst maßgeblich. Unter Nummer 4 des Beurteilungsschemas sind die während des Beurteilungszeitraums wahrgenommenen Aufgabengebiete darzustellen, unter Nummer 5 Buchstabe a die im Beurteilungszeitraum erbrachten Leistungen anzugeben und zu bewerten. Aussagen zur Fachkompetenz, zu persönlichen Eigenschaften, zur Sozialund Führungskompetenz (Nummer 5 Buchstabe b und Nummer, 6 bis 8 des Beurteilungsschemas) sind unter Berücksichtigung der im Anforderungsprofil (Anlage 1) enthaltenen Erfordernisse zu treffen. Die Persönlichkeit der Bewerberin oder des Bewerbers ist umfassend zu würdigen; dabei sind auch Erkenntnisse aus früheren dienstlichen Beurteilungen, insbesondere Regelbeurteilungen, einzubeziehen (siehe BVerwG, Beschluss vom 22. November 2012-2 VR 5/12 -, Rn. 30 [juris]). Unter Nummer 9 des Beurteilungsschemas ist eine zusammenfassende Bewertung unter Verwendung einer der in Anlage 3 zu dieser Verwaltungsvorschrift wiedergegebenen Beurteilungsstufen abzugeben. Dies gilt auch im Falle der Beurteilung von Beamtinnen und Beamten sowie Richterinnen und Richtern, die sich noch in der Probezeit befinden. Die Vergabe der Beurteilungsstufe hat sich ungeachtet des Statusamts der beurteilten Person auf die Eignung für den angestrebten Dienstposten zu beziehen. Die für die Vergabe der Beurteilungsstufe maßgebliche Ver-
gleichsgruppe bildet die Gesamtheit der Bewerberinnen und Bewerber nach Nummer 3. Dem Vergleich zu Grunde zu legen sind nur die in der Anlage 1 zu dieser Verwaltungsvorschrift genannten Anforderungen. 6. Inkrafttreten, Außerkrafttreten Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. November 2013 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2017 außer Kraft.
Anlage 1 (zu Nummern 2 und 5) Anforderungsprofil für die Tätigkeit in der Beurkundungsabteilung eines Notariats ( 17 Absatz 3 Satz 1 LFGG) als Notarvertreterin oder Notarvertreter (Besoldungsgruppe A 12), als Bezirksnotarin oder Bezirksnotar / dienstaufsichtsführende Bezirksnotarin oder dienstaufsichtsführender Bezirksnotar (Besoldungsgruppen A 13, A 14), als Richterin oder Richter, Staatsanwältin oder Staatsanwalt als Notarvertreterin oder Notarvertreter (Besoldungsgruppe R 1), als Justizrätin oder Justizrat (Besoldungsgruppe R 1), als Oberjustizrätin oder Oberjustizrat (Besoldungsgruppe R 1 + Z) oder als Notariatsdirektorin oder Notariatsdirektor (Besoldungsgruppen R 2 beziehungsweise R 2 + Z) 1. Grundanforderungen Leistungsbereitschaft und Belastbarkeit Eigeninitiative und Selbständigkeit Flexibilität Verantwortungsbewusstsein Bereitschaft zur kontinuierlichen Fortbildung Zuverlässigkeit Bereitschaft zur Mobilität Fähigkeit und Bereitschaft, an der Ausbildung des beruflichen Nachwuchses mitzuwirken Kreativität Ausgewogene und gefestigte Persönlichkeit sowie Offenheit und Kritikfähigkeit - insbesondere als Voraussetzungen der Unparteilichkeit Organisationsvermögen Fähigkeit und Bereitschaft, Aufgaben der Verwaltung wahrzunehmen Innovationsbereitschaft
Bereitschaft, mit dem Ablauf des 31. Dezember 2017 aus dem Beamtenverhältnis auszuscheiden, nachzuweisen durch Stellung eines Entlassungsantrags ( 31 LBG) mit der Bewerbung; erreicht die Bewerberin oder der Bewerber die Altersgrenze für den Eintritt in den Ruhestand vor dem 1. Januar 2018, ist zugleich ein Antrag nach 39 LBG in Verbindung mit Art. 62 3 des Dienstrechtsreformgesetzes vorzulegen, wonach der Ruhestand bis mindestens 1. Januar 2018 hinausgeschoben werden soll. 2. 2. Fachkompetenz Umfassende Rechtskenntnisse im Bereich der Vertragsgestaltung, der vorsorgenden Rechtspflege sowie der freiwilligen Gerichtsbarkeit Verständnis sozialer und wirtschaftlicher Zusammenhänge Rasche Auffassungsgabe und logisch-analytisches Denkvermögen Urteilsfähigkeit / Entschlusskraft Sichere Bedienung der Informations- und Kommunikationstechniken einschließlich der fachspezifischen EDV- Anwendungen Fähigkeit zur Verhandlungsführung und zum Ausgleich Fähigkeit, sich mündlich und schriftlich präzise auszudrücken und komplexe Sachverhalte verständlich darzustellen Fähigkeit, ein Rechnungs- und Kassenwesen ordnungsgemäß zu organisieren
3. Soziale Kompetenz Kommunikationsfähigkeit Einfühlungsvermögen Konflikt- und Kritikfähigkeit Teamfähigkeit - Fähigkeit zu konstruktiver Zusammenarbeit mit Kollegen und Mitarbeitern sowie kooperierenden Behörden Angemessener Umgang mit den Verfahrensbeteiligten sicheres Auftreten Kunden- und Dienstleistungsorientierung 4. Führungskompetenz Integrations- und Motivationsfähigkeit Fähigkeit zur Konfliktlösung Überzeugungskraft und Durchsetzungsvermögen Fähigkeit und Bereitschaft, Nachwuchskräfte bei der Einarbeitung zu unterstützen und vorbildhaft anzuleiten Fähigkeit, Personal sachgerecht einzusetzen, kooperativ anzuleiten und unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes zu fördern Fähigkeit und Bereitschaft zur Repräsentation des Notariats nach außen und zur Pflege des Kontakts mit kooperierenden Behörden und anderen externen Partnern
Anlage 2 (zu Nummer 4) Muster Dienststelle Ort, Datum Dienstliche Beurteilung aus Anlass der Bewerbung um Dienstposten in den Abteilungen für Beurkundung und vorsorgende Rechtspflege der Notariate gemäß Verwaltungsvorschrift des Justizministeriums über die dienstliche Anlassbeurteilung für Bewerbungen auf Dienstposten in den Abteilungen Beurkundung und vorsorgende Rechtspflege vom 2013 Name, Vorname, Amts- oder Dienstbezeichnung, Funktion Dienststelle, ggf. Organisationseinheit 1. Beurteilungszeitraum von bis 2. Unterbrechung der Tätigkeit durch a) Urlaub (außer Jahresurlaub und Sonderurlaub bis fünf Tage) b) Krankheit über 2 Wochen c) Sonstige Unterbrechungen 3. Art, Zeitpunkt und Erstellerin oder Ersteller der letzten dienstlichen Beurteilung
4. Art der Beschäftigung Genaue Beschreibung der während des Beurteilungszeitraums wahrgenommenen Aufgabengebiete 5. Fachliche Befähigung und Leistung a) Arbeitsmenge, Arbeitsweise (Planung, Erledigung, Zusammenarbeit), Arbeitsgüte im Beurteilungszeitraum b) Fachkompetenz im Sinne der Anlage 1 6. Persönliche Eigenschaften Grundanforderungen im Sinne der Anlage 1 7. Soziale Kompetenz im Sinne der Anlage 1 8. Führungskompetenz im Sinne der Anlage 1 9. Zusammengefasste Beurteilung nach einer vorgegebenen Beurteilungsstufe (Anlage 3) in Verbindung mit Ziffer 5 Absatz 2 Beurteilerin oder Beurteiler Unterschrift
Anlage 3 (zu Nummer 5) Beurteilungsskala entspricht nicht den Anforderungen entspricht eingeschränkt den Anforderungen entspricht voll den Anforderungen übertrifft teilweise die Anforderungen übertrifft die Anforderungen nicht erfüllt werden. nur mit Einschränkungen erfüllt werden. voll erfüllt werden. Diese Beurteilungsstufe ist bei Bewerberinnen und Bewerbern anzuwenden, die leistungsmäßig im Mittelfeld eingereiht sind (etwa ein Drittel aller Angehörigen der Vergleichsgruppe nach Nummer 5 Absatz 2). in Teilbereichen übertroffen werden. Diese Beurteilungsstufe ist bei Bewerberinnen und Bewerbern anzuwenden, die leistungsmäßig in der besseren Hälfte des Mittelfeldes liegen (etwa ein Drittel aller Angehörigen der Vergleichsgruppe nach Nummer 5 Absatz 2). übertroffen werden. Diese Beurteilungsstufe ist für eine kleinere Gruppe der Beurteilten anzuwenden, wenn diese nach der Prognose
der Beurteilerin oder des Beurteilers in der angestrebten Stelle nach kurzer Zeit zur zweiten Spitzengruppe gehören (etwa 20 % aller Angehörigen der Vergleichsgruppe nach Nummer 5 Absatz 2). übertrifft deutlich die Anforderungen übertrifft in herausragendem Maße die Anforderungen deutlich übertroffen werden. Diese Beurteilungsstufe ist angemessen, wenn die beurteilte Person nach der Prognose der Beurteilerin oder des Beurteilers in die gedachte Gruppe der besten 10 % aller Angehörigen der Vergleichsgruppe nach Nummer 5 Absatz 2 gehört. in herausragendem Maße übertroffen werden. Diese Beurteilungsstufe soll ganz wenigen, herausragenden Einzelfällen vorbehalten bleiben.