Leitfaden Praktikumsplattform Benutzer: Praktikumsunternehmen (Unt) 10. November 2014 Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmen, die sich auf der Praktikumsplattform des Studiengangs Tourismus anmelden, Praktika anbieten und diese verwalten bzw. beurteilen möchten. HES-SO Valais-Wallis rue de la Plaine 2 3960 Sierre +41 27 606 91 17 internship.tourism@hevs.ch www.hevs.ch
Inhaltsverzeichnis Schritt - Erstellung eines Kontos... 2 1.1. Adresse... 2 1.2. Einschreibeformular... 2 1.2.1. Informationen zum Unternehmen... 3 1.2.2. Kontaktinformationen... 4 2. Schritt - Verwaltung der Praktika... 5 2.1. Zugriff auf die Praktikumsplattform... 5 2.2. Tab Praktika (Unt)... 6 2.3. Tab Praktikum bearbeiten... 9 2.4. Praktikum anzeigen... 11 2.5. Tab Persönliche Angaben (Unt)... 12 2.6. Einschreibungen nach Praktikum (Unt)... 13 2.6.1. Einen Bewerber auswählen/nicht auswählen... 14 2.6.2. Einen Bewerber einstellen oder ablehnen... 14 2.7. Tab Monitoring (Unt)... 14 3. Schritt - Beurteilung... 16 3.1. Tab Beurteilung... 16 3.1.1. Zu bewertende Elemente... 16 3.1.2. Fragebogen... 16 3.1.3. Vollständigkeit... 17 3.1.4. Links... 17 3.2. Tab Beurteilung - Ergebnis... 18 3.2.1. Wahl der Elemente... 18 3.2.2. Beteiligungsquote... 18 3.2.3. Ergebnis... 19 1
Schritt - Erstellung eines Kontos 1.1. Adresse Die Praktikumsplattform ist auf folgendem Link verfügbar: www.hevs.ch/internshipplatform 1.2. Einschreibeformular Auf der Einstiegsseite haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können: 1. ein Konto erstellen (beim ersten Zugriff auf die Plattform obligatorisch), 2. ein neues Passwort anfordern (falls Sie dieses vergessen haben), 3. sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden, die Sie per E-Mail erhalten haben, 4. die Sprache ändern. Nach der Anmeldung sehen Sie das nachstehende Fenster. Damit Sie mit der Datenerfassung beginnen können, müssen Sie auf Informationen zum Unternehmen und Kontaktdaten klicken. Anmerkung: Falls Sie diese Informationen schon eingegeben haben, gelangen Sie direkt zur Praktikumsplattform (siehe 2. Schritt). 2
1.2.1. Informationen zum Unternehmen Auf dieser Seite haben Sie zwei Möglichkeiten: 1.- Suche nach Ihrem Unternehmen Um nach Ihrem Unternehmen zu suchen, geben Sie die Anfangsbuchstaben des Namens Ihres Unternehmens in das Feld Name des Unternehmens ein und wählen das gewünschte Unternehmen aus der angezeigten Liste aus. Falls keine Suchresultate angezeigt werden, gehen Sie weiter zu Punkt 2. 2.- Erfassung der Angaben zu Ihrem Unternehmen in der Datenbank Klicken Sie auf: Ansonsten geben Sie die Daten Ihres Unternehmens ein und füllen Sie die folgenden Felder aus (die mit einem Stern gekennzeichneten Felder sind obligatorisch) 3
1.2.2. Kontaktinformationen Auf dieser Seite müssen Sie Ihre persönlichen Kontaktangaben eingeben (die mit einem Stern gekennzeichneten Felder sind obligatorisch): Anmerkung: Die Funktion Keine E-Mail erwünscht ist nie angekreuzt, da alle wichtigen Informationen zu Ihrem Konto sowie die Bewerbungen und Beurteilungen der Studierenden automatisch per Mail versandt werden. Wir bitten Sie daher, diese Funktion nicht anzukreuzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nächste Seite, um die Einschreibung abzuschliessen. Ihre Daten werden gespeichert und Sie werden zur Praktikumsplattform weitergeleitet. 4
2. Schritt - Verwaltung der Praktika 2.1. Zugriff auf die Praktikumsplattform Loggen Sie sich mit dem Benutzernamen und dem Passwort, die Sie im vorhergehenden Schritt per E- Mail erhalten haben, ein und klicken Sie auf Sich anmelden. Falls Sie noch kein Konto haben, können Sie über den entsprechenden Link auf der Seite eines erstellen. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über den entsprechenden Link ein neues Passwort anfordern. Sobald Sie verbunden sind, wird die Praktikumsplattform angezeigt: 5
2.2. Tab Praktika (Unt) Der Tab Praktika (Unt) besteht aus zwei Teilen: 1. Liste der Praktika (oben) 2. Liste der Studierenden (unten) Im Feld Liste der Praktika (Unt) werden alle Praktika angezeigt, die Sie erfasst haben. Bearbeitungsmöglichkeiten - Praktikum hinzufügen Hier kann ein Praktikum hinzugefügt werden. Sie werden zum Tab Praktikum bearbeiten weitergeleitet. Weitere Informationen zur Bearbeitung eines Praktikums finden Sie im Kapitel Tab Bearbeitung eines Praktikums (Punkt 2.3). - Filtern Durch einen Klick auf die Schaltfläche Filtern wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie die gewünschten Filter für die Anzeige der Praktika auswählen können: Vom Unternehmen zu prüfen In Bearbeitung (Unt) In Bearbeitung (Adm) Abgelehnt Abgelehnt Praktikum vor Studienbeginn Unterbreitet Validiert Das Praktikum erfüllt nicht alle notwendigen Bedingungen und vom Unternehmen angepasst werden. Das Praktikum wurde nur vom Unternehmen erfasst. Das Praktikum wurde nur Praktikumsbüro (Adm) erfasst. Das Praktikum wurde vom Praktikumsbüro (Adm) abgelehnt und ist nur im Lesezugriff verfügbar. Das (Bachelor-)Praktikum wurde vom Praktikumsbüro (Adm) abgelehnt. Es besteht die Möglichkeit, dieses als Praktikum vor Studienbeginn zu veröffentlichen. Das Praktikum muss vom Praktikumsbüro (Adm) validiert werden. Das Praktikum wurde vom Praktikumsbüro validiert und wird demnächst veröffentlicht. 6
- Alte Praktika anzeigen Zeigt alte Praktika an. - Suche nach Schlüsselwörtern Ermöglicht die Suche von Praktika nach Schlüsselwörtern. - Veröffentlichung von Evaluationen Ermöglicht die Verwaltung der Resultate der Evaluationen für jedes Praktikum. Die Resultate der Evaluationen werden immer veröffentlicht (Studierende und Verwaltung). Auf Wunsch des Unternehmens können die Resultate vorübergehend verborgen werden. Für die Verwaltung der Resultate einer Evaluation klicken Sie auf in der Spalte Evaluationen veröffentlichen. Falls Sie eine der Evaluationen nicht veröffentlichen wollen, müssen Sie das Feld nicht ankreuzen und speichern. Falls keine Evaluation veröffentlich werden muss, wird das Schaltfeld für die Verwaltung der Veröffentlichungen nicht angezeigt. Im Teil Liste der Studierenden (Unt) werden die Namen aller Studierenden angezeigt, die sich für die verschiedenen Praktika beworben haben. 7
Bearbeitungsmöglichkeiten - Filtern Durch einen Klick auf die Schaltfläche Filtern wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie die gewünschten Filter für die Anzeige der Praktikanten auswählen können (Eingestellt, abgelehnt, an Unternehmen weitergeleitet, ). - Alte Praktika filtern Zeigt neben den aktuellen auch die ehemaligen Praktikanten an. - Suche nach Schlüsselwörtern Ermöglicht die Suche von Studierenden nach Schlüsselwörtern. 8
2.3. Tab Praktikum bearbeiten In diesem Tab kann ein Praktikum erfasst werden, das anschliessend für die Studierenden des Studiengangs Tourismus (Bachelor) der HES-SO Valais-Wallis oder die zukünftigen Studierenden (Berufserfahrung vor Studienbeginn) veröffentlicht wird. Füllen Sie alle obligatorischen Felder aus und klicken Sie auf Speichern. 9
Die Felder in Rot müssen ausgefüllt werden Bezeichnung des Praktikums Art des Praktikums Tätigkeitssektor Beschreibung des Unternehmens Beginn des Praktikums Ende des Praktikums Beschreibung des Praktikums Gewünschte Sprachkenntnisse Besondere Anforderungen Vom Praktikum betroffene Abteilung Bruttogehalt (CHF) Bewerbungsfrist Geben Sie eine Bezeichnung für das Praktikum ein. Wählen Sie einen Praktikumstyp (oder beide) aus: 1. Praktikum Bachelor 2. Praktikum vor Studienbeginn Geben Sie den Tätigkeitsbereich des Praktikums an. Das Unternehmen kann wie folgt beschrieben werden: 1. Ein kurzer Text 2. Upload einer PDF-Datei Geben Sie das Anfangsdatum des Praktikums ein. Geben Sie das Enddatum des Praktikums ein. Das Praktikum kann wie folgt beschrieben werden: 1. Ein kurzer Text 2. Upload einer PDF-Datei Kreuzen Sie die gewünschten Sprachen an. Geben Sie alle besonderen Anforderungen an. Geben Sie die betroffene Abteilung bzw. den betroffenen Dienst an. Geben Sie das Bruttogehalt in Schweizer Franken an. Geben Sie an, bis wann Bewerbungen eingereicht werden können. Nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben, müssen Sie die Informationen SPEICHERN. Nun stehen Ihnen weitere Möglichkeiten offen. Möglichkeiten - Neues Praktikum erstellen erstellt ein neues Praktikum - Praktikum anzeigen öffnet ein neues Tab, um das Praktikum anzuzeigen - Praktikum duplizieren dupliziert das angezeigte Praktikum - Praktikum löschen löscht das angezeigte Praktikum - PRAKTIKUM ANBIETEN obligatorisch, damit Ihr Praktikum für die Studierenden sichtbar wird. Ihr Praktikum wird an das Praktikumsbüro (Adm) der Schule weitergeleitet, welches dieses validiert und veröffentlicht oder ablehnt. Nachdem das Praktikum eingereicht wurde, kann es nicht mehr bearbeitet werden. 10
Die Praktika, die Sie eingegeben haben, werden in der Liste der Praktika (Unt) im Tab Praktika (Unt) angezeigt. Hier haben Sie erneut mehrere Möglichkeiten (siehe erste Spalte der Tabelle). Praktikum anzeigen Praktikum bearbeiten Liste der Studierenden 2.4. Praktikum anzeigen Durch einen Klick auf die Schaltfläche in der Liste der Praktika oder durch einen Klick auf Praktikum anzeigen in der Liste der Bearbeitungsmöglichkeiten unter Erfassung der Praktika können Sie die Praktikumsübersicht so anzeigen, wie sie die Studierenden sehen werden. Sie können die Seite auch im PDF-Format anzeigen. 11
2.5. Tab Persönliche Angaben (Unt) Dieser Tab umfasst drei Teile. 1. Anzeige des Unternehmens (Unt) 2. Erarbeitung eines Vertrags (Unt) 3. Änderung Ihres Passworts Unter Anzeige des Unternehmens (Unt) können Sie die Angaben Ihres Unternehmens einsehen. Um diese Angaben zu ändern, nehmen Sie mit dem Praktikumsbüro Kontakt auf: internship.tourism@hevs.ch Unter Kontaktperson bearbeiten (Unt) können Sie Ihre persönlichen Angaben einsehen, ergänzen oder bearbeiten. (Daten, die Sie bei Ihrer Einschreibung auf dem Formular angegeben haben.) Anmerkung: Die Funktion Keine E-Mail erwünscht ist nie angekreuzt, da alle wichtigen Informationen zu Ihrem Konto sowie die Bewerbungen und Evaluationen der Studierenden automatisch per Mail versandt werden. Wir bitten Sie daher, diese Funktion nicht anzukreuzen. Unter Ihr Passwort ändern können Sie Ihr Passwort ändern. 12
2.6. Einschreibungen nach Praktikum (Unt) In diesem Tab werden die Liste der für Ihre Praktika eingeschriebenen Studierenden angezeigt. Um diesen Tab zu öffnen, haben Sie zwei Möglichkeiten: - Klicken Sie auf die Schaltfläche Liste der Studierenden unter Liste der Praktika (Unt) im Tab Praktika (Unt). - Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmeldungen unter der Liste Liste der Studierenden (Unt) im Tab Praktika (Unt). Unter Liste der für ein Praktikum eingeschriebenen Studierenden (Unt) können Sie die Liste der eingeschriebenen Studierenden für jedes von Ihnen unterbreitete Praktikum einsehen. Möglichkeiten Zeigt das Praktikum an Zeigt die Einzelheiten der Bewerbung an. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird der untere Teil Bewerbung für ein Praktikum bearbeiten (Unt) aktualisiert, damit die Informationen zur Bewerbung angezeigt werden. Zeigt das Monitoring einer Bewerbung an. Diese kann eingesehen oder bearbeitet werden. Der Tab Monitoring einer Bewerbung (Unt) (Punkt 2.7) enthält alle für die Verwaltung des Dossiers des Studenten notwendigen Elemente (Dokumente, Texte, Dateien). Unter Bewerbung für ein Praktikum bearbeiten (Unt) können Sie das Bewerbungsdossier des Studenten einsehen und einen Bewerber auswählen, einstellen oder ablehnen. 13
2.6.1. Einen Bewerber auswählen/nicht auswählen Über die Schaltflächen Auswählen oder Auswahl aufheben können Sie die Liste der Bewerber verwalten. Zum Beispiel, wenn Sie einige der Bewerber für ein Interview vor der Einstellung einladen möchten. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein Fenster Interne Anmerkung (Unternehmen) geöffnet, in dem Sie einen nur für das Unternehmen sichtbaren Kommentar einfügen können. Dieser Kommentar erscheint auch unter Liste der für ein Praktikum eingeschriebenen Studierenden (Unt). 2.6.2. Einen Bewerber einstellen oder ablehnen Ein Bewerber kann durch einen einfachen Klick auf die Schaltfläche Einstellen bzw. Ablehnen eingestellt bzw. abgelehnt werden. Vor der Einstellung oder Ablehnung von Bewerbern müssen zuerst alle Personen, die sich für das Praktikum beworben haben, interviewt werden. Wenn Sie einen Bewerber einstellen oder ablehnen, erhält der Student eine E-Mail und das Praktikumsbüro (Adm) der Schule erhält eine Kopie davon. Wenn Sie im Fall einer Ablehnung einer Bewerbung eine persönliche E-Mail verschicken möchten, müssen Sie auf die Schaltfläche Ablehnen + persönliche E-Mail klicken. Ein Pop-up-Fenster wird geöffnet. 2.7. Tab Monitoring (Unt) Das Ziel des Monitoring ist die Zusammenlegung aller wichtigen Unterlagen zum Praktikum. Um diesen Tab zu öffnen, klicken Sie unter Liste der für ein Praktikum eingeschriebenen Studierenden (Unt) auf die Schaltfläche (Monitoring der Bewerbung). 14
Um ein Monitoring hinzuzufügen, müssen Sie auf die Schaltfläche Monitoring-Funktion hinzufügen klicken. Geben Sie im Pop-up-Fenster, das angezeigt wird, die verlangten Informationen ein. Monitoring Datum Beschrieb Datei Sie haben die Wahl zwischen: Praktikum Tourismus - Praktikumsvereinbarung Praktikum Tourismus - Arbeitsvertrag Praktikum Tourismus - Arbeitszeugnis Praktikum Tourismus - Verschiedenes Tagesdatum (Default-Einstellung) Beschreibung des Monitorings (obligatorisch) Möglichkeit, eine Datei hinzuzufügen (z. B. unterzeichnete Vereinbarung). Klicken Sie auf Hinzufügen, damit das Monitoring angezeigt wird. Datum Veröffentlicht von Art Beschrieb Monitoring-Funktion bearbeiten Dateien anzeigen Monitoring-Funktion löschen Datum des Monitorings Person, die das Monitoring erstellt hat (Sie selbst, Student, Praktikumsbüro) Art des Monitorings Beschreibung des Monitorings Ermöglicht die Bearbeitung eines bestehenden Monitorings (s. Anmerkungen weiter unten). Ermöglicht die Anzeige der hinzugefügten Datei. Ermöglicht das Löschen eines bestehenden Monitorings (s. Anmerkungen weiter unten). Anmerkungen: - Sie können ein Monitoring erstellen, bearbeiten oder löschen. Dieses ist für Sie, den Studenten und das Praktikumsbüro (Adm) sichtbar. - Der Student kann ein Monitoring erstellen oder bearbeiten. Dieses ist für Sie und das Praktikumsbüro (Adm) sichtbar. - Das Praktikumsbüro (Adm) kann alle Monitorings erstellen, bearbeiten und löschen. 15
3. Schritt - Beurteilung 3.1. Tab Beurteilung Im Tab Beurteilung können Sie die Zwischen- und Schlussbeurteilungen ausfüllen. Dieser Tab umfasst vier Teile: 1. Zu bewertende Elemente 2. Fragebogen 3. Vollständigkeit 4. Links 3.1.1. Zu bewertende Elemente Dieser Teil enthält die Fragebögen, die Sie ausfüllen müssen. Sie müssen 2 Fragebögen pro Student ausfüllen: 1. Praktika - Tourismus - Zwischenbeurteilung (RS) 2. Praktika - Tourismus - Schlussbeurteilung (RS) Durch einen Klick auf die Bezeichnung des Praktikums und den Namen des Praktikanten werden alle Fragen rechts im Teil Fragebogen angezeigt. 3.1.2. Fragebogen In diesem Teil befinden sich alle Fragen, die Sie beantworten müssen. Sie müssen auf klicken, um Ihren Fragebogen zu validieren. Sie erhalten eine Bestätigungsmail. 16
3.1.3. Vollständigkeit In diesem Teil wird die Anzahl der beantworteten Fragen im Verhältnis zur Gesamtanzahl der Fragen angezeigt. Die Anzeige wird aktualisiert, wenn Sie: - auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken - auf eines der Praktika unter Zu bewertende Elemente klicken - Ihre Eingaben speichern. 3.1.4. Links In diesem Teil können die Fragebögen für die Zwischen- und Schlussbeurteilungen im PDF-Format heruntergeladen und vor dem Ausfüllen konsultiert werden. Anmerkung: Die Beurteilungen müssen von dem/der Verantwortlichen für das Unternehmenspraktikum auf der Praktikumsplattform erfasst werden. 17
3.2. Tab Beurteilung - Ergebnis Im Tab Beurteilung Ergebnis werden die Auswertungen der verschiedenen Fragebögen angezeigt. Dieser Tab umfasst drei Teile: 1. Wahl der Elemente 2. Beteiligungsquote 3. Ergebnis 3.2.1. Wahl der Elemente Hier werden die Fragebögen angezeigt, die ausgefüllt wurden. Beispiel: Durch einen Klick auf Praktika Tourismus Zwischenbeurteilung (Unt) wird das Resultat der Beurteilung durch den Studenten angezeigt. Anmerkung: Eine Beurteilung kann eingesehen werden, sobald diese ausgefüllt und validiert wurde. Durch einen Klick auf Ältere Evaluationen wird das Fenster Verlauf der Elemente geöffnet, in dem früher ausgefüllte Fragebögen konsultiert werden können. Die Funktionen sind dieselben wie im vorherigen Teil Wahl der Elemente. Der Zugriff auf die Resultate früherer Beurteilungen ist jederzeit möglich. Zur Rückkehr in die laufenden Beurteilungen klicken Sie auf Laufende Evaluationen. 3.2.2. Beteiligungsquote Hier wird angezeigt, wie viele Fragebögen ausgefüllt wurden. Das Unternehmen kann für jedes Praktikum kontrollieren, ob der Student die Selbstbeurteilung ausgefüllt hat oder nicht. Wenn das Unternehmen 18
mehrere Studierende hat, kann es auch sehen, wie viele seiner Studierenden den Fragebogen ausgefüllt haben. 3.2.3. Ergebnis Hier werden die Resultate auf die Fragen der verschiedenen Beurteilungen angezeigt. Um die Evaluationsergebnisse sowie die entsprechende Note zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche HES-SO Valais-Wallis Beurteilungsfragebogen 19