Der GmbH-Geschäftsführer, seine Rechte und Pflichten Der Ratgeber für die tägliche Arbeit. Mit Praxistipps, Checklisten sowie Musterformulierungen, online abrufbar. von Wolfgang P. Lange Rechtsanwalt, Notar und Mediator Oranna Schönhagen Kauffrau und Prokuristin Shaker Verlag Aachen 2010
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. Copyright Shaker Verlag 2010 Alle Rechte, auch das des auszugsweisen Nachdruckes, der auszugsweisen oder vollständigen Wiedergabe, der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen und der Übersetzung, vorbehalten. Printed in Germany. ISBN 978-3-8322-8921-8 ISSN 0945-0696 Shaker Verlag GmbH Postfach 101818 52018 Aachen Telefon: 02407 / 95 96-0 Telefax: 02407 / 95 96-9 Internet: www.shaker.de E-Mail: info@shaker.de
Gliederung: Vorwort Inhaltsverzeichnis Ratgeber-Kapitel 1 bis 18 Begriffsverzeichnis Mustersammlung Hinweise zur Abrufung der Muster im Internet Schlusswort 3
Die Autoren: Wolfgang P. Lange ist Rechtsanwalt und Notar und hat 1980 eine wirtschaftsrechtlich ausgerichtete Kanzlei gegründet. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt in der Beratung mittelständischer Unternehmen, insbesondere im Gesellschaftsrecht. Oranna Schönhagen ist seit 1989 in einem mittelständischen Handelsunternehmen beschäftigt, war dort einige Jahre im Außendienst tätig und ist seit 15 Jahren als Prokuristin mit der kaufmännischen Leitung der Dortmunder Niederlassung des Unternehmens betraut.
Vorwort In Deutschland gibt es derzeit mehr als 700.000 Gesellschaften mit beschränkter Haftung. Damit ist die GmbH die wichtigste Gesellschaftsform in der unternehmerischen Realität unseres Wirtschaftslebens. Meine tägliche notarielle und anwaltliche Praxis, ebenso wie die Erfahrung meiner Co-Autorin in der kaufmännischen Praxis, hat gezeigt, wie selten erstmals berufene Geschäftsführer/innen in der neuen Position über den Umfang ihrer Rechte und Pflichten bescheid wissen, obwohl sie vielfältigen Haftungsrisiken ausgesetzt sind. Sie können sich selbst, aber auch das zu leitende Unternehmen in erhebliche Schwierigkeiten bringen, wenn sie nicht einige wichtige Dinge beachten. Der Geschäftsführer wird regelmäßig mit Problemen unterschiedlicher Art konfrontiert. Learning by doing ist keine geeignete Methode für die Geschäftsführung einer GmbH. Dieser Ratgeber richtet sich genau an diesen Personenkreis, gleichzeitig wenden wir uns mit dieser Lektüre aber auch an den Gesellschafter, den leitenden Angestellten, sowie den Beirat oder Aufsichtsrat einer GmbH, denn auch sie sind am Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens beteiligt. Dem Geschäftsführer und allen weiteren maßgeblich an der GmbH beteiligten Personen soll mit dieser überschaubaren Broschüre ein Überblick über Rechte und Pflichten der Geschäftsführung, Musterformulierungen und Checklisten sowie Praxistipps zur Erleichterung der täglichen Arbeit gegeben werden. Natürlich kann und will dieser anhand der täglichen Fragen orientierte praktische Ratgeber keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Zu allen wichtigen gesellschaftsrechtlichen und steuerlichen Fragen empfiehlt es sich dringend, fachlichen Rat einzuholen. Schlussendlich werden auch einige wichtige steuerliche Aspekte erwähnt, und es befindet sich ein Begriffsverzeichnis im Anhang, welches die wichtigsten Begriffe aus der täglichen Praxis des Geschäftsführers in Kurzform erläutert. Wolfgang P. Lange, Oranna Schönhagen im Dezember 2009 Für die steuerrechtliche Beratung danken wir der Sozietät Haase + Pforr, Steuerberater, Dortmund. Alle Beiträge sind nach bestem Wissen zusammengestellt. Eine Haftung kann trotz sorgfältiger Bearbeitung nicht übernommen werden. Zu den behandelten Themen wird gerne weitere und verbindliche Auskunft erteilt. 5
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Inhaltsverzeichnis Seite Vorwort, Danksagungen 5 Inhaltsverzeichnis 7 1. Was ist eine GmbH? 11 2. Gründung der GmbH und Bestellung des Geschäftsführers 13 2.1 Vorgründungsgesellschaft 13 2.2 Vor-Gesellschaft 13 2.3 Stammeinlagen 13 2.4 Besonderheiten der Ein-Personen-GmbH, betreffend Stammkapital 15 2.5 Eintragung in das Handelsregister 15 2.6 Gewerbe-Anmeldung 16 2.7 Eröffnungsbilanz 16 2.8 Übersicht: Gründung der GmbH 17 2.9 Schematische Darstellung der Organe der GmbH 19 3. Der Geschäftsführer und seine Rechte und Pflichten 21 3.1 Mehrere Geschäftsführer vertreten die GmbH gemeinsam 24 3.2 Gebot der Kapitalerhaltung 25 4. Bestellung des Geschäftsführers und Abschluss des 27 Dienstvertrages 4.1 Der Geschäftsführervertrag 28 4.2 Sozialversicherungspflicht des Geschäftsführers 29 4.3 Abberufung, Amtsniederlegung 29 4.4 Dienstwagen 30 4.5 Der Gesellschafter-Geschäftsführer 31 5. Der Geschäftsführer und die Gesellschafterversammlung 33 5.1 Die Gesellschafterversammlung 34 5.2 Stimmrecht der Gesellschafter 35 5.3 Die Verfügung des Geschäftsanteils des Gesellschafter-GF 39 5.4 Abtretung/Teilung eines Geschäftsanteils 39 5.5 Checkliste: Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers 40 6. Der Geschäftsführer als Arbeitgeber 41 6.1 Kündigung des Arbeitnehmers 43 6.1.1 Kündigungsfristen 44 6.1.2 Kündigungsfrist in der Probezeit 45 6.2 Zeugnis 46 7. Der Geschäftsführer als Kaufmann/Geschäftsmann 47 7
8. Der Geschäftsführer und die Steuern der GmbH 51 8.1 Steuern der Gesellschafter 56 8.2 Steuern des Geschäftsführers 56 8.3 Der Gesellschafter-Geschäftsführer und die verdeckte 57 Gewinnausschüttung 9. Buchführungspflicht 59 9.1 Der Jahresabschluss 60 9.1.1 Inhalt des Jahresabschlusses 61 9.1.2 Bilanz-Beispiel 62 9.1.3 Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 62 10. Die GmbH in der Krise, 63 betriebswirtschaftliches Frühwarnsystem 10.1 Krisensituation 63 10.2 Sicherung des Privatvermögens des Geschäftsführers 65 10.3 Der Geschäftsführer in der Krise und seine 66 persönliche Verantwortung 11. Der Geschäftsführer scheidet aus 67 12. Auflösung und Liquidation der GmbH 69 12.1 Auflösungsbeschluss 69 12.2 Aufgaben der Liquidatoren 69 12.3 Abschluss der Liquidation 70 12.4 Checkliste Auflösung einer GmbH 71 13. Der Geschäftsführer in der Insolvenz der GmbH 73 13.1 Eigenantrag des Schuldners im Insolvenzfall 74 13.2 Gläubigerantrag in der Insolvenz 75 14. Haftung des Geschäftsführers in der Übersicht 77 14.1 Haftung des Geschäftsführers gegenüber Dritten 77 14.2 Haftung des Geschäftsführers gegenüber der GmbH 79 14.3 Konzernhaftung 80 15. Zehn Gebote an den Geschäftsführer im erfolgreichen 81 Unternehmen 15.1 Der Geschäftsführer als Manager in seinem Unternehmen 82 16. Liquiditätsplanung des Geschäftsführers 83 17. Notfallplan: Ausfall des Gesellschafter-Geschäftsführers 85 8
18. GmbH-ähnliche Gesellschaftsformen 87 18.1 Unternehmer-Gesellschaft 87 18.2 GmbH & Co.KG 89 18.2.1 Gründung der GmbH & Co.KG 90 18.2.2 Vertretung 90 18.2.3 Interne Willensbildung der GmbH & Co.KG 90 18.3 Publikumspersonengesellschaft 91 18.3.1 Rechtsform der Publikumspersonengesellschaft 91 18.3.2 Abschluss des Gesellschaftsvertrages 91 18.3.3 Aufklärungspflichten 92 18.4 Zusammenfassende Übersicht GmbH & Co.KG/ 93 Publikumspersonengesellschaft Begriffsverzeichnis 95 Mustersammlung 127 M1 Anmeldung der GmbH zum Handelsregister (Auszug), Erklärung GF gegenüber HR (Bezug S. 16) 129 M2 Geschäftsordnung für GF (Bezug S. 24) 131 M3 Standard-Dienst-/Anstellungsvertrag des GF (Bezug S. 27) 135 M4 GF-Vertrag beherrschender Gesellschafter-GF (Bezug S. 28) 139 M5 Einladung zur Gesellschafter-Versammlung (Bezug S. 34) 141 M6 Protokoll der Gesellschafter-Versammlung (Bezug S. 34) 143 M7 Protokoll der Gesellschafter-Versammlung unter Verzicht auf Form und Fristen (Bezug S. 67) 145 (hier: Bestellung und Abberufung von GF) (Bezug S. 34/40) M8 Amtsniederlegung und Eigenkündigung des GF (Bezug S. 67) 147 M9 Einfaches Zeugnis (Bezug S. 46) 149 M10 Qualifiziertes Zeugnis (Bezug S. 46) 151 M11 Entlastungsbeschluss (Bezug S. 60) 152 M12 Insolvenzantrag (Bezug S. 75) 153 M13 Abwicklungsvertrag zw. GmbH und Angestellten, mit Erledigungsklausel 155 M14 Aufhebungsvertrag zw. GmbH und Angestellten, mit Erledigungsklausel 157 M15 Nebentätigkeitsklausel 159 M16 Arbeitsrechtliche Erledigungsklausel 159 M17 Mediationsvereinbarung (innerbetrieblich) 161 M18 Eskalationsklausel (Konfliktlösung mit Geschäfts- Partnern) 163 M19 Liste der Gesellschafter (Bezug S. 39) 165 Schlusswort 167 9