Aufbewahrungsfristen nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften Eine alphabetische Liste verschiedener Aufzeichnungen und Belege Professor Dr. Peter Pulte 1 und Ass. jur. André M. Latour 2 I. Hinweise 1. Grundlagen Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus 257 HGB und 147 AO. Hierbei wird zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern sind zehn Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren. Als besondere steuerrechtliche Vorschrift ist auf die Aufbewahrungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz hinzuweisen, wonach Rechnungen, die im Zusammenhang mit Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem unbebauten Grundstück oder im Zusammenhang mit diesen Immobilien ausgestellt werden, zwei Jahre aufbewahrt werden müssen ( 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ); Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes haben ein Doppel ihrer Rechnung zehn Jahre aufzubewahren. 2. Fristbeginn / -ende Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen. Die Aufbewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt. 3. Verantwortlichkeit für ordnungsgemäße Aufbewahrung Für die ordnungsmäßige Aufbewahrung ist stets der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige verantwortlich. Dies gilt auch dann, wenn die Buchführung oder die sonstigen Aufzeichnungen von Dritten erfolgen. 4. Aufbewahrung nach Fristablauf Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind. 5. Erleichterung: Wiedergabe auf Bildträger oder anderem Datenträger Eine Erleichterung ist gem. 257 Abs. 3 HGB gegeben. Danach können alle Unterlagen mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Konzernabschlüssen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgen aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Mikroverfilmte Unterlagen müssen richtig und vollständig den Inhalt wiedergeben; eine spätere Änderung der Aufnahmen muss ausgeschlossen sein. Die Rückvergrößerung muss auf Verlangen in angemessener Frist und lesbarer Größe möglich sein. 1 Professor Dr. Peter Pulte lehrt an der Westfälischen Hochschule, Standort Recklinghausen. 2 André M. Latour ist Lehrkraft an der Westfälischen Hochschule, Standort Recklinghausen 1
6. Besondere Aufbewahrungspflichten Neben den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung schreiben zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen besondere Aufbewahrungsfristen vor. Siehe hierzu das Dokument Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Vorschriften. Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt nach 141 AO (geändert durch das Mittelstandsentlastungsgesetz vom 26.8.2006) ab 1.1.2007 bei 500.000 (bisher 350.000 ), die Gewinngrenze bei 30.000. Auch Privatleute haben seit dem 31.7.2004 eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen. II. Alphabetische Belegliste Beleg Aufbewahrungsfrist A Abbaumeldungen (soweit Abfallsammelmeldungen (soweit Abhängigkeitsberichte Ablaufdiagramme (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Abrechnungsübersichten Abrechnungsunterlagen (soweit Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen nach Erledigung Abwertungsbelege Akkordunterlagen (soweit Akkreditive Aktenregister, allgemeine Aktenvermerke (soweit An- und Abwesenheitsmeldungen (soweit An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Angebote, die zum Auftrag geführt haben Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 2
Angestelltenversicherung (soweit Anhang zum Jahresabschluss ( 264 HGB ) Anlageninventare Anlagenunterhaltungskosten (soweit Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und -karteien Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anträge des Steuerpflichtigen Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberdarlehen Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Arbeitsanweisungen für Fachabteilungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Arbeitsaufträge Arbeitsplatzbeschreibungen Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV- Dokumentationen Aufsichtsratsvergütung (soweit Auftragsbücher Auftragskostenbelege Auftragseingangs- und Bestandslisten Aufzeichnungen Ausfuhrunterlagen (Soweit steuerlich relevant) Außenpüfungsunterlagen Ausgangsrechnungen Aushänge Auskunftsunterlagen Ausschusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Außenhandelsunterlagen Auszahlungsbelege B Bahnabrechnungen 3
Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsunterlagen Bauantragskostennachweise Baubeschreibungen Baubücher (Inventurunterlagen) Baugenehmigungen Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb Beförderungssteuernachweise Beherrschungsverträge (nach Vertragsende) Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Belegformate Bergschädenunterlagen als Buchungsbelege Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) Bestandsverzeichnisse Bestell- und Auftragsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen Betriebskostenrechnungen Betriebsprüfungsberichte Betriebsratsangelegenheiten Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und steuerlich relevant) Bewirtungsunterlagen (soweit Bezugskostennachweise Bilanzbücher Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzkonten Bilanzunterlagen Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation Bons Börsenaufträge Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten 4
Bruttolohnsammelkarten Bruttolohnstreifen Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Buchungsanweisungen Buchungsbelege Budget und Budgetunterlagen Bürgschaftsunterlagen Bußgeldrechtliche Ermittlungen C Carnetunterlagen Clearing-Auszüge Clearing-Belege Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung Codierungslisten COM-Verfahrensbeschreibungen cpd-konten D Datenträger von Buchungsbelegen Datenträger von Handelsbriefen Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) Darlehenskonto Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrags Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrags Datensicherungsregeln Dateiverzeichnisse Dauerauftragsunterlagen Dauervorschüsse Debitorenkonten Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge Depotbücher Deputatunterlagen DIN-Blätter Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systeme bei 5
EDV Doppelbesteuerungsunterlagen Dubiosenbücher E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze Effektenbuch Effektenkassenquittungen Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen Eingangsrechnungen Eingangsüberweisungsträger Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmeüberschussrechnung Einzahlungsbelege E-Mails (Sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Han-delsgeschäfts zum Gegenstand haben.) Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Erlösstatistiken Ersatzkassenunterlagen Essensmarkenabrechnungen Eventualverbindlichkeiten Exportunterlagen Expressauslieferungsbücher F Fahrtkostenerstattungen Fehlerjournale (soweit Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV-Buchführung Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe Frachttarife 6
Freistellungsaufträge für Kapitalerträge Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen G Garantiekarten, Garantiescheine Gebrauchsanweisungen Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/ Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Gemeinkostenverteilungsschlüssel Gesamtkostenzusammenstellungen Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundbücher Grundlohnlisten Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) Gutschriften H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanzen Handelsbriefe Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) Hauptbücher und -karteien Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) 7
Hinterlegungsanträge Hinterlegungsscheine Hypothekenbriefe nach Einlösung Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung I Importrechnungen Importunterlagen (Einfuhrunterlagen) Inkassobücher Inkassokarteien Inkassoquittungen Interne Berichte Inventare als Bilanzunterlagen Inventuranweisungen, Verfahrensvorschriften (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Inventurvorschriften (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Investitionsabrechnungen Investitionsanträge Investitionszulageunterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahreskontoblätter Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen (soweit K Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen (soweit Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalertragssteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher, -blätter Kassenzettel (soweit steuerlich relevant) Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Konnossemente Konsignationsunterlagen 8
Kontenpläne Kontenregister Kontenübersichten (soweit Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontoauszüge Kontokorrentbücher Konzernabschlüsse Konzernlagebericht ( 290, 350 HGB) Kostenartenpläne Kostenstellenpläne Kostenstellenstatistiken Kostenträgerrechnungen Kreditorenkonten Kreditunterlagen (soweit Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten L Laborberichte Ladescheine Lageberichte (auch für Konzerne) Lagerbuchführungen Lastschriftanzeigen Leasingunterlagen Leasingverträge (nach Vertragsende) Leergutabrechnungen Lieferscheine (soweit Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnjournal Lohnkonto Lohnlisten Lohnsteuer Jahresausgleichsunterlagen Lohnsteuerkonten (inkl. der dort aufzubewahrenden Belege/Freistellungsbescheinigungen) (aufgrund der Sonderregelung in 41 Abs. 1 Satz 9 EStG ) Lohnsteuerpauschalierung 9
Lohnsteuerunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe M Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Marktberichte Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Mineralölunterlagen Montageversicherungsakten Monatsinventuren Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nebenbücher Nettolohnlisten Normblätter Normvorschriften Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant) O Obligationen nach Entwertung Offenbarungseidanträge Orderlimitbücher Orderpapiere Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge nach Vertragsende P Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Packzertifikate (Container) Patentunterlagen nach Ablauf Pensionskassenunterlagen 10
Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Personalunterlagen (soweit steuerlich relevant) Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postbankauszüge Postgebühren Postscheckbelege Preislisten Preisvereinbarungen als Handelsbrief Privatentnahmebelege Proteste (Scheck/Wechsel) Protokolle (Prämien Verbesserungsvorschläge) Protokolle DÜVO Provisionsabrechnungen Provisionsgutschriften Prozessakten nach Abschluss des Prozesses Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) Prüfungsberichte (Innenrevision) 3 Jahre Q Qualitätsberichte Quartalsabschlüsse freiwillige Quartalsabschlüsse vorgeschriebene Quittungen (soweit R Rabattangelegenheiten Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung Rechnungen, sonstige (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG ) Rechnungen Unternehmer Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) Rechnungsabgrenzungsermittlungen Rechtsbehelfsverfahren Registrierkassenstreifen (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben) Reisekostenabrechnungen 2 Jahre 11
Rentabilitätsberechnungen Repräsentationsaufwendungen Rückscheine Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale S Sachanlagenvermögenskarteien Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen Schadensunterlagen (soweit Scheck- und Wechselunterlagen Scheckbestandsaufnahmen Schriftwechsel Schuldscheine Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialleistungsunterlagen (soweit Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparbücher (nach Entwertung) Sparprämienanträge Sparurkunden Speditionsversicherungsscheine Spendenbescheinigungen Steuerabzugsnachweise Steuererklärungen/Steuerbescheide Steuerstrafrechtliche Ermittlungen Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen (soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung) Stornobelege Stundenlohnzettel (soweit Stundungsbelege T Tätigkeitsberichte (soweit 12
Tagebücher der Handelsmakler Teilzahlungsbelege Telefaxe (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben) Telefonkostennachweise Telegramme (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben) Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Transportversicherungsaufträge U Übereignungsverträge Übernahmebescheinigungen (Spediteur) Überstundenlisten Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallverhütungsvorschriften Unfallversicherungsunterlagen Unterlagen (von Bedeutung für Besteuerung) Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubsanträge Urlaubslisten für Rückstellungen V Valuta-Belege Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbelege Verkaufsbücher, -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (soweit Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) Verpfändungsunterlagen 13
Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versandanmeldungen Versand- und Frachtunterlagen (soweit Verschiffungsunterlagen (soweit Versicherungspolicen Versorgungsunterlagen (soweit Versteigerungsunterlagen Verträge Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) Vertreterunterlagen Vertreterverzeichnisse Verwahrungsbücher für Wertpapiere Verzugszinsbelastungen Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorläufige Steuerfestsetzung (Unterlagen) Vorschusskonten Vorschusslisten (soweit VWL-Unterlagen W Währungsforderungen (soweit Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) Wareneingangs- und -ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel (soweit Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen Weihnachtsgratifikation (soweit Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge Werkstattabrechnungen (soweit Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen (Inventurunterlage) (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die 14
Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Han-delsgeschäfts zum Gegenstand haben) Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher Wochenzettel für Gruppenakkord (soweit Z Zahlungsanweisungen (soweit Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zugangsjournale Zuschüsse des Arbeitgebers (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG ) Zustellungsquittungen Zwischenabschlüsse Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des Wirtschaftsjahres) Zwischengewinnermittlungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Fundstelle(n): August 2013 (NWB DokID: IAAAB-04637) 15