CAS Communities A SmartCompany of CAS Software AG sübersicht
Alumni-CRM CAS Alumni en im Überblick Alumni-CRM Adressverwaltung Alumni-Akte In der Akte werden alle Kontakte und wichtige Informationen zu einer Alumna/einem Alumnus, z. B. Telefonate, Dokumente, Anmeldungen zu Veranstaltungen, Rechnungen oder E-Mails chronologisch gespeichert. Foto in der Adresse Kategorien Adress-Assistent Konsistenzprüfung Dublettenprüfung Phonetische Suche Adressaktualisierung durch die Alumni Internationale Adressformate Unicode-Fähigkeit Geokodierung Telefonanbindung E-Mails und Briefe Mentoren und Mentees Für ein effizienteres Networking wird in der Adressmaske eines Mitglieds auch sein Foto angezeigt. Kategorisierung von Adressen, z. B. Studierende/r oder Ehrenmitglied. Kategorien kann jeder Alumni-Verein individuell vergeben. Erfassung von neuen Adressen per Mausklick. Adressinformationen werden beispielsweise in einer E-Mail-Signatur markiert und strukturiert in CAS Alumni übernommen. Die automatische Konsistenzprüfung prüft beim Eingeben und Ändern der Adresse, ob die Felder PLZ / Ort / Bundesland / Land, BLZ / Bank, Vorname / Anrede kongruent sind. Falsche oder fehlende Eingaben werden markiert und alternative Werte vorgeschlagen. Beim Anlegen und Ändern von Adressen wird geprüft, ob Dubletten im System vorhanden sind. Über einen Assistenten werden die Dubletten aufgelöst und die mit den Adressen verknüpften Datensätze in einer Adresse zusammengefasst. Somit geht keine Information verloren. Adressen können dank der phonetischen Suche leichter gefunden werden. So werden beispielsweise bei der Suche nach Mayer auch Ergebnisse für Maier, Meier usw. angezeigt. Alumni können Adressänderungen über das Alumni-Portal selbst vornehmen. Adressänderungen werden unmittelbar im Alumni-CRM aktualisiert. Die Alumni entscheiden selbst, welche Informationen im Alumni-Portal veröffentlicht werden. Adressformate für die korrekte Darstellung von Adressen sind verfügbar für: Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich, Großbritannien, USA. Adresseinträge bei CAS Alumni sind unicodefähig. Somit können Schriftsätze wie z. B. Kyrillisch oder Chinesisch korrekt angezeigt werden. Adressen werden georeferenziert und können in detaillierten Karten visualisiert werden. Die Cluster- Darstellung, die abhängig von der Zoomstufe mehrere Adressen aggregiert anzeigt, sorgt dabei für eine gute Übersicht. Anrufmanagement mit Anruferkennung, Wählen direkt aus der Adresse, automatische Notiz bei Anruf mit anschließender Verknüpfung zur Adresse, Anruf-/Rückruflisten etc. Erstellen von E-Mails und Briefen direkt aus der Adresse heraus; automatische Verknüpfung mit der Adresse und Auflistung in der Alumni-Akte. Mentoren und Mentees können nach individuellen Kriterien gefiltert und verschiedenen Gruppen zugeordnet werden. Aktuelle Mentoren können sich im Portal mit ihren Profilseiten vorstellen. Alumni können sich zum Mentoring-Programm direkt anmelden. Dokumentenverwaltung Microsoft Office-Schnittstelle Reibungslose Integration aller Microsoft Office -Produkte. Word -, Excel - oder PowerPoint - Dokumente werden in CAS Alumni archiviert und dort weiter bearbeitet. Vorlagen Kategorien Berechtigung Verwendung eigener Brief- oder E-Mail-Vorlagen. Kategorisierung von Dokumenten nach Mitgliedsantrag, Rechnung, Anmeldung, Protokoll etc. für die einfache Erstellung von Übersichten, z. B. alle Mitgliedsanträge aus dem letzten Monat. Kategorien können vom Administrator jederzeit geändert und erweitert werden. Dokumente können als vertraulich oder privat abgespeichert oder nur für einen definierten Benutzerkreis freigeschaltet werden. 2
Alumni-CRM Archivierung per Drag & Drop Versionsverwaltung n:m Verknüpfung Volltextsuche Zentrale Ablage Veröffentlichung von Dokumenten im Portal Dokumente werden per Drag & Drop in CAS Alumni übernommen; Archivierung von mehreren Dokumenten gleichzeitig; Archivierung von E-Mails aus Microsoft Outlook direkt in CAS Alumni; automatische Verknüpfung mit den Adressen des Senders und Empfängers; Verknüpfung mit weiteren Datensätzen möglich. Erstellung von Versionen aller Dokumente möglich. Jedes Dokument kann mit allen weiteren Datensätzen beliebig verknüpft werden, z. B. die Beitragsrechnung mit der Adresse der Alumna/des Alumnus. Durchsucht die Inhalte aller Dokumente. Alle Dokumente werden in einem zentralen Archiv abgelegt. Das Rechtesystem regelt den Zugriff und die Schreibrechte auf die Dokumente. Dokumente können direkt im Portal veröffentlicht werden. So können den Alumni z. B. Informationen zu einer Veranstaltung, wie ein Programm oder eine Anfahrtsbeschreibung, direkt über das Portal zur Verfügung gestellt werden. Terminverwaltung Persönlicher Kalender Kollegenkalender, Gruppenkalender Assistent zur Terminsuche Wiederholungstermine Benachrichtigung Terminverschiebung per Drag & Drop Alarmfunktion Zugriffsrechte Ressourcenbuchung Überschneidungsprüfung Öffentliche Termine Jeder Mitarbeiter hat in CAS Alumni einen Kalender mit eigenen, vertraulichen und persönlichen Terminen. Auswahl eines Kollegenkalenders über die Drop-Down-Liste oder Anzeige von mehreren Kollegenkalendern gleichzeitig als Gruppenkalender. Sucht freie Termine für einen oder mehrere Teilnehmer mit benötigten Ressourcen wie Räume; Berücksichtigung von Feiertagen und gewünschten Zeiträumen. Wiederholungsschemata: täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich. Bei Konflikten mit Wochenenden oder Feiertagen werden Termine automatisch entsprechend verschoben. Angabe, wie viele Termine eingetragen werden sollen, ist möglich. Auf Wunsch automatische Benachrichtigung der Teilnehmer über neu angelegte, geänderte oder gelöschte Termine. Einfaches und schnelles Verschieben von Terminen im Kalender. Erinnerung an anstehende Termine. Zugriffsrechte sind auf Benutzer- oder auf Gruppenebene definierbar. Buchung von Ressourcen wie Besprechungsräume oder Beamer für einen Termin. Hinweis auf Terminüberschneidungen bei Benutzern und Ressourcen. Termine können als öffentlich gekennzeichnet werden. Diese werden dann im Alumni-Portal angezeigt. Aufgabenverwaltung Übersichten Alarmierung Delegation & Überwachung von Aufgaben Aufgaben können in Listen, z. B. gefiltert nach Priorität, Fälligkeit oder Bearbeitungsstatus, angezeigt werden. Erinnerung an fällige Aufgaben. Weitergabe von Aufgaben an Kollegen; automatische Benachrichtigung über Änderung der Aufgabe durch den Kollegen. 3
Alumni-CRM Veranstaltungsplanung Terminveröffentlichung Anlegen von Terminen Anmeldungen verwalten Anmeldung über Link Anmeldefrist, Teilnehmerzahl, Begleitpersonen Übersicht über Anmeldestatus Bestätigung der Anmeldungen Benachrichtigung über Bestätigung Stornierung der Anmeldung Verwaltung von Wartelisten Abrechnung Ein Hinweis auf die Veranstaltung sowie ein passendes Bild kann im Alumni-Portal veröffentlicht werden. Die Mitarbeiter entscheiden, ob der Hinweis im öffentlichen Portalbereich oder im geschützten Alumnibereich angezeigt wird. Eine Veranstaltung kann aus einem oder mehreren Terminen bestehen. So können z. B. Vorträge oder Seminare im Rahmen einer mehrtägigen Veranstaltung übersichtlich und genau geplant werden. Anmeldungen zu Veranstaltungen erfolgen entweder manuell im Alumni-CRM oder direkt durch die Alumni selbst. Alumni und Interessenten, deren Adressen bereits im CRM-System erfasst sind, können über einen personalisierten Link auf ein Anmelde-Formular zu Veranstaltungen eingeladen werden. Ein vorheriger Login ins Portal ist nicht nötig. Termine mit und ohne Anmeldefrist; Definition von Anmeldefrist, maximaler Teilnehmerzahl und Zahl möglicher Begleitpersonen. Unterschiedliche Status der Anmeldungen, z. B. noch nicht bestätigt, bestätigt, storniert; Überblick für die Mitarbeiter über Anzahl der Anmeldungen der einzelnen Status; Gesamtzahl der Anmeldungen und Begleitpersonen; Auflistung der angemeldeten Alumni. Durch Änderung des Status werden Anmeldungen bestätigt oder storniert. Automatische E-Mail-Benachrichtigung der Mitglieder, wenn die Anmeldung bestätigt wurde. Alumni können ihre Anmeldungen zu Veranstaltungen direkt im Portal stornieren. Die Stornierung wird durch das Alumni-Büro geprüft und bestätigt. Interessierte Teilnehmer können auf eine Warteliste aufgenommen werden, falls eine Veranstaltung bereits ausgebucht ist. Beiträge für die Veranstaltungsteilnahme können mit dem Zusatzmodul Abrechnung abgerechnet werden. Auch die Abrechnung von differenzierten Gebühren für verschiedene Teilnehmerkreise sowie die Berücksichtigung von Rabatten und Stornogebühren sind mit CAS Alumni möglich. Serien-Briefe und Serien-E-Mails E-Mail-Client Verteiler Kampagnen-Assistent Zeitversetztes Senden Such- und Filterfunktionen Umkreissuche Bevorzugte & erlaubte Kontaktart Standardclient für E-Mails (POP3, SMTP, IMAP4), direkte Archivierung der E-Mails in CAS Alumni und Verknüpfung mit beliebigen Datensätzen. Statische Sammlung von Adressen für Kampagnen, so dass Zielgruppen klar segmentiert sind und leicht nachvollzogen werden kann, wer welches Mailing erhalten hat. Führt Schritt für Schritt durch die Erstellung einer Kampagne. Gezielte Filterung der Adressen, Auswahl des Kommunikationskanals, z. B. Serien-Brief oder Serien-E-Mail, unter Berücksichtigung der erlaubten und bevorzugten Kontaktart, HTML-Serien-E-Mails als Vorlagen, personalisierte Serien-Briefe und Serien-E-Mails. Zeitversetztes Senden von Newslettern und Serien-E-Mails wird unterstützt. Dabei informiert die Fortschrittsanzeige über den Status des Versands. Punktgenaue Suche: z. B. alle Alumni aus dem Abschlussjahr 2004 mit dem Hauptfach Finanzmanagement und dem Abschluss Diplom. Die Suche berücksichtigt alle Felder eines ausgewählten Datensatz-Typs. Die Umkreissuche ermöglicht, Adressen innerhalb eines vorgegebenen Radius zu selektieren. Der Adressaten-Kreis von z. B. Regionalgruppen-Treffen lässt sich dadurch gezielt auswählen. Alumni pflegen über das Alumni-Profil im Portal die erlaubte und bevorzugte Kontaktart z. B. per Post oder per E-Mail. Diese werden bei der Erstellung einer Kampagne berücksichtigt. 4
Alumni-Portal Cockpits Cockpits Einfache Auswertungen Übersichten wichtiger Informationen wie anstehende Aufgaben, Termine oder Auswertungen. Interaktive Grafikansichten ermöglichen einfache Auswertungen. Mittels Diagrammen und Listenansichten lassen sich z. B. Adressen selektieren. Die Auswertungen können im Cockpit angezeigt werden. Alumni-Portal Mitgliederregistrierung Registrierung Bestätigung Freischaltung Neue Alumni registrieren sich über die öffentliche Startseite im Alumni-Portal. Dabei kann die Registrierung ohne Angabe zum Studium durchgeführt werden. Das schafft neuen Freiraum: So können sich alle Nutzergruppen, wie z. B. Kooperationspartner, online freischalten. Automatische Generierung eines Freischaltcodes für neu registrierte Alumni; Mitarbeiter versenden den Code nach Prüfung der Adresse. Die neue Alumna / der neue Alumnus gibt den Freischaltcode im Alumni-Portal ein und kann sich unmittelbar anmelden und ein individuelles Passwort festlegen. Portalbereiche Öffentlicher Bereich Geschützter Bereich Persönliche Startseite Mehr Übersicht durch Menüführung Frei zugängliche Seiten im Alumni-Portal. Mit Benutzername und Passwort geschützter Bereich des Alumni-Portals. Jeder Benutzer kann sich eine persönliche Startseite einrichten. Dafür stehen folgende Komponenten zur Auswahl: Alumni-Nachrichten, Neu registrierte Alumni, Anzahl der registrierten Alumni, Wer ist online, Aktuelle Geburtstage, Schwarze Bretter, Anstehende Termine etc. Menüpfad (breadcrumbs) zeigt dem Benutzer, wo er sich aktuell befindet, z. B. Aktuell > Kalender > Eventkalender. Alumni-Profil Individuelles Alumni-Profil Dateneingabe & -freigabe durch die Alumni Datenabgleich mit dem Alumni-CRM Veröffentlichung der Veranstaltungsanmeldungen Profil-Seite für jede Alumna/jeden Alumnus. Persönliche und geschäftliche Adressdaten, Stationen aus dem Lebenslauf, Bild, bevorzugte und erlaubte Kontaktart. Daten werden von den Alumni über das Portal eingegeben. Jede Alumna/jeder Alumnus entscheidet, welche Informationen im Portal veröffentlicht werden. Durch die Alumni vorgenommene Datenänderungen werden unmittelbar in das Alumni-CRM übernommen. Jede Alumna/jeder Alumnus kann sich die Veranstaltungen, an denen sie/er teilnimmt, im Alumni-Profil anzeigen lassen. Vereinsmitgliedschaften Mehrere Alumni-Vereine Alumni beantragen Mitgliedschaften für mehrere Alumni-Vereine. Mitarbeiter des Alumni-Büros überprüfen Mitgliedschaften und bestätigen diese. Es besteht auch die Möglichkeit, Benutzergruppen zu hinterlegen, in die Alumni automatisch aufgenommen werden. Anmeldung zu Veranstaltungen Veranstaltungskalender & -liste Anmeldung zu Veranstaltungen Meine Anmeldungen Kalender- und Listenansicht für Termine im Portal. Alumni melden sich im Portal zu Veranstaltungen an. Auch nicht registrierte Portalbesucher können sich zu öffentlichen Veranstaltungen anmelden. Alumni sehen im Portal ihre eigenen Anmeldungen zu Veranstaltungen mit dem entsprechenden Status. 5
Zusatzmodule Networking & Kommunikation Alumni-Suche & Alumni-Liste Adresslisten Buddy-List E-Mail & Kurznachrichten Diskussionsforum Schwarze Bretter Ideenaustausch Alumni-Suche nach privaten, geschäftlichen Daten, Fachrichtung, Studienbeginn und -ende. Alumni-Liste zeigt alle Alumni einer Fachrichtung, gruppiert nach Studienbeginn und -ende. Kombination aus Adressliste und Alumni-Profil ist möglich, um z. B. eine Liste aller Alumni mit Wohnort Karlsruhe anzuzeigen. Auflistung der wichtigsten Kontakte mit Bild; Versenden von Kurznachrichten an alle oder ausgewählte Buddies. Integrierter E-Mail-Client im Alumni-Portal, unterstützt IMAP- und POP3-Zugänge, SSL-fähig. Versendung von Kurznachrichten an alle Benutzer, die in CAS Alumni registriert sind. Diskussionsforum kann moderiert oder nicht moderiert gestaltet werden und fördert den Austausch zwischen Alumni-Büro und Alumni. Schwarze Bretter können auch für Alumni freigegeben werden. So können aktuelle Informationen im Alumni-Verein leichter und schneller ausgetauscht und die Kommunikation zwischen den Alumni und dem Verein gefördert werden. Auch Schwarze Bretter können moderiert oder nicht moderiert gestaltet werden. Neben Textbeiträgen können im Schwarzen Brett auch Dokumente angehängt und Bilder eingebunden werden. Im Alumni-Portal können Ideen und Meinungen ausgetauscht werden. Dabei besteht die Möglichkeit, Einträge anderer Mitglieder zu bewerten und zu kommentieren. Social Media Veranstaltungen in Facebook Newsbeiträge in Facebook Gefällt mir -Button Like-Box Verknüpfung zu anderen Netzwerken Facebook-Connect Veranstaltungen aus dem Alumni-Portal können mit nur einem Klick auf der Facebook-Seite der Alumni-Organisation angekündigt werden. Einträge aus dem Schwarzen Brett können direkt in Facebook veröffentlicht werden. Alumni können über den Gefällt mir -Button Veranstaltungen an ihre Freunde weiterempfehlen. Mit der Like-Box auf der Startseite des Alumni-Portals können Alumni ihre Zugehörigkeit zur Alumni-Organisation in Facebook zeigen und gleichzeitig über die Facebook-Seite veröffentlichte Einträge abonnieren. Persönliche Profile der sozialen Netzwerke Facebook und Xing sowie ein direkter Link zum Skype-Profil können im Alumni-Profil eingetragen und direkt verlinkt werden. Mit Facebook-Connect kann das eigene Alumni-Profil auf Wunsch mit einem Facebook-Account verknüpft werden das spart den Alumni ein erneutes Anmelden im Alumni-Portal. Zusatzmodule Stellenbörse Registrierung für Unternehmen Anzeigenschaltung Unternehmen registrieren sich im Portal für die Stellenbörse und beantragen ein Kontingent zum Schalten von Anzeigen. Anzeigen werden vom Unternehmen oder von den Mitarbeitern im Alumni-Büro eingepflegt; Anhang von Dokumenten möglich. Anzeigensuche Alumni durchsuchen die Datenbank nach Kriterien wie Branche, Anstellungsart, PLZ, Einstellungsdatum etc. Abrechnung Abrechnung Beitragshöhe Sonderregelungen Die Abrechnung von Beiträgen, Veranstaltungsgebühren und Publikationen ist möglich. Mitarbeiter im Alumni-Büro definieren den Mitgliedsbeitrag. Beiträge werden den Mitgliedern zugewiesen. Absolute oder prozentuale Ermäßigung auf aktuellen Beitrag, Bemerkung und Gültigkeitszeitraum für Sonderregelung; Festsetzen eines beliebigen Betrags möglich. 6
Administration Rechnungen, DTA-Datei Mahnungen & Teilzahlungen Datenexport Ausführung und Überwachung von Rechnungsläufen Korrektur von Daten Erstellen von Beitragsrechnungen; Verwendung von Dokumentenvorlagen; Übersicht über alle Rechnungen in der Alumni-Akte; Berechnung der offenen Posten; Erzeugen von DTA-Dateien zur Weitergabe der Lastschriftaufträge an die Bank. Überblick über bereits erfolgte Teilzahlungen; Erstellung von Mahnungen und automatische Verknüpfung mit dem Debitor. Export von Buchungsdatensätzen im DATEV-Format. Rechnungslauf wird im Hintergrund ausgeführt, damit die Performance hoch bleibt. Dabei wird der Fortschritt des Rechnungslaufs angezeigt für mehr Transparenz bei der Arbeit. Rechnungslauf wird durch direkte Korrektur von fehlenden Daten (z. B. unvollständiger Debitorennummer) flüssig gestaltet. Dabei besteht jederzeit die Möglichkeit, den Rechnungslauf zurückzusetzen, um alle verbundenen Datensätze zu löschen. Report Auswertungen und Analyse Export der Daten Datensätze und Verknüpfungen können über mehrere Ebenen mit flexiblen Filterfunktionen ausgewertet werden, indem in Echtzeit auf den aktuellen Datenbestand in CAS Alumni zugegriffen wird. So können z. B. Mitgliederbeziehungen analysiert werden. Die Ergebnisse der Auswertungen lassen sich leicht nach Microsoft Excel oder Microsoft Access exportieren. Umfragen Survey online Auswertungen Survey-askallo-Anbindung Mit Survey online können Fragebögen für Mitglieder-Umfragen erstellt und auf einem Webserver online zur Verfügung gestellt werden. Umfragen können per E-Mail an die gewünschten Teilnehmer versendet und die Ergebnisse der Befragung direkt in den Adressdatensatz übernommen werden. Umfragen können mit dem Zusatzmodul Report umfassend ausgewertet werden. Wenn kein eigener Webserver für Online-Umfragen verwendet werden soll, kann die Internet-Plattform askallo genutzt werden. Nach Durchführung der Umfrage werden die Ergebnisse über die zugehörigen Fragebögen aus askallo in CAS Alumni übertragen. Mobile Apps Mobiler Zugriff von überall Mit der Mobile App kann über ein Smartphone oder Tablet-PC in Echtzeit auf Adressen und Termine in CAS Alumni zugegriffen werden. Für den Zugriff auf die Daten muss lediglich eine Internetverbindung bestehen. Administration Mandantenfähigkeit Customizing Rechtesystem Definition von Benutzergruppen Aufnahme von Mitgliedern in Gruppen Unterstützung mehrerer Mandanten, die auf einem Server mit getrennten Datenbeständen arbeiten. Mehrere Fachbereiche arbeiten jeweils mit dem eigenen Adressbestand, das zentrale Alumni-Büro hat Zugriff auf alle Adressen. Vielfältige Einstellungsmöglichkeiten von der individuellen Anpassung des Navigators und des Cockpits durch jeden Benutzer bis hin zum Anlegen von neuen Datensatz-Typen, Feldern mit Eingabehilfen, Pflichtfeldern etc. durch den Administrator. Ausgereiftes Rechtesystem für professionelle Ansprüche, mit Benutzer- und Gruppenverwaltung; detaillierte Rechtevergabe bis auf Feldebene von Datensätzen mit übersichtlicher Administration. Benutzergruppen können in CAS Alumni individuell angelegt und verwaltet werden. Alumni oder Mitarbeiter können auch befristet in verschiedene Gruppen aufgenommen werden, z. B. in die Gruppe Regionalgruppenleiter. Jede Benutzergruppe erhält optional einen exklusiven Bereich im Alumni-Portal. Irrtümer und Änderungen vorbehalten 7
CAS Software AG CAS-Weg 1-5 Telefon: 0721 9638-8299 Fax: 0721 9638-38299 E-Mail: alumni@cas.de 76131 Karlsruhe CAS Communities A SmartCompany of CAS Software AG www.cas-communities.de