Verkaufsstrategien für DIE BAUBRANCHE Wie Sie erfolgreich in der Baubranche verkaufen
inhaltsverzeichnis die baubranche 04 Der Workflow 06 DIE LÖSUNG 08 DIE VORTEILE 10 VERKAUFSARGUMENTE 12 BEDENKEN UND ZWEIFEL ENTKRÄFTEN 14
die baubranche Effizienz und Genauigkeit ist im Baugewerbe wichtiger als in jeder anderen Branche und erfordert daher einen gut funktionierenden Workflow von gesprochenem Wort zu geschriebenen Text. Vor allem Projektmitarbeiter und Begutachter von Bauprojekten müssen den Baufortschritt und etwaige Mängel detailliert protokollieren. Die Bautagebücher, Baubesprechungsprotokolle, Termin-, Mängel-, Vergabe- und Übergabeprotokolle werden meist während kontrollierender Baustellenrundgänge verfasst. Die aufgezeichneten Aussagen müssen anschließend an das Sekretariat zur Transkription übergeben werden. Die fertigen Protokolle müssen schließlich an alle Beteiligten in schriftlicher Form übermittelt werden. Dieser Prozess ist ohne eine professionelle Lösung oft mühsam und zeitaufwendig. Mit der mobilen Smartphone-Diktierlösung von Philips kann der Aufwand wesentlich vereinfacht und auf ein Minimum reduziert werden. Die Arbeit des Protokollierens wird für alle Beteiligten durch eine einfache und gewinnbringende Methode gewährleistet und das täglich. Von der Nr. 1 im professionellen Diktieren 4
der workflow Alter Workflow Optimierter Workflow DER WORKFLOW: alter workflow ohne mobile dictation Bei regelmäßigen kontrollierenden Baustellenrundgängen ist es für Bauprojektmitarbeiter und Sachverständige unerlässlich, den Baufortschritt zu dokumentieren. Die Notwendigkeit des Erfassens von Statusberichten jeder Bauphase, Bautagebüchern, Bauverträgen, Baubesprechungen, Mängeln sowie weiteren relevanten Informationen geschah in der Vergangenheit während der Baustellenrundgänge mittels Papier, Stift und Kamera (bei bildlicher Dokumentation). Diese Methode der Dokumentation nahm während Besichtigungsterminen sehr viel Zeit in Anspruch. Auch die Weiterleitung der erfassten Informationen an das Sekretariat oder das Headoffice, das diese in der Folge transkribierte, war oft langwierig, da der Projektmitarbeiter erst in das Büro zurückkehren musste, um die Informationen zu übergeben. Den meist handschriftlichen Text und die Fotos einander zuzuordnen war ein weiteres hinderliches Unterfangen mit diversen Fehlerquellen. Unstimmigkeiten können im Hinblick auf die Beweispflicht sehr negative Folgen haben. Außerdem kostete diese Vorgehensweise des Dokumentierens sehr viel wertvolle Zeit, was unter Umständen Auswirkungen wie die Verzögerung von Schadensbehebungen und die Erfüllung von Änderungswünschen im Rahmen des Bauprojektes zur Folge hatte. OPTIMIERTER WORKFLOW MIT DEM PHILIPS DICTATION RECORDER FÜR SMARTPHONES Mit dem dictation recorder und der SpeechExec workflow software kann wertvolle Zeit gespart werden. Durch die perfekte Optimierung des Workflows können Projektmitarbeiter von langwierigen, administrativen Tätigkeiten entlastet werden, was in weiterer Folge die Kundenzufriedenheit steigert. Es bleibt mehr Zeit für andere Projekte und die Optimierung der Wirtschaftlichkeit der Baufirma. Der dictation recorder verwandelt das Smartphone in ein mobiles Diktiergerät. Ob von der Baustelle oder vom Büro, Diktate können von überall aufgenommen und als Audiodateien einfach und sicher (verschlüsselt) verschicken werden. So kann die Effizienz jedes einzelnen Mitarbeiters erheblich optimiert werden und die Kundenzufriedenheit maximiert werden. Der Projektmitarbeiter des Bauunternehmens notiert den Sachverhalt handschriftlich und macht optional Bilder mit einer separaten Kamera während der Baustellenbegehung. Diese Notizen und Fotos müssen von ihm am PC abgetippt und zusammengeführt werden, um diese an das Sekretariat zur weiteren Protokollierung zu übermitteln. Das Sekretariat erhält diese Dateien per email und erstellt daraus das Protokoll. Das entstandene Dokument wird zur Kundenakte abgelegt oder an die Beteiligten per email übermittelt. Der Projektmitarbeiter des Bauunternehmens zeichnet den Sachverhalt während der Baustellenbegehung am Smartphone auf und versendet die Audio- und Bilddateien verschlüsselt und direkt an das Sekretariat. Das Sekretariat erhält diese Audio- und Bilddateien direkt in ihre Transkriptions-Software und erstellt daraus eine Textdatei in Protokollform. Der Projektmitarbeiter erhält das fertige Dokument per email und kann dieses unterwegs mit seinem Smartphone abrufen. 6 7
Die Lösung Die Lösung SpeechExec dictation recorder für Smartphones Der SpeechExec dictation recorder verwandelt das Smartphone in ein mobiles Diktiergerät. Man kann an jedem beliebigen Ort diktieren und die Audiodateien dann ganz einfach und sicher verschlüsselt verschicken. Diese Möglichkeiten steigern die Effizienz jedes einzelnen Mitarbeiters erheblich. Ihr Vorteil: Unsere Lösungen sind für aktuell für die Smartphone-Betriebssystemen ios, Android und BlackBerry erhältlich Nahtlose Integration in die SpeechExec Workflow Software Höchste Verschlüsselung und beste Sicherheitsstandards von Empfänger zu Empfänger Innovative Digital Speech Standard (DSS) Technologie, um beste Tonqualität zu gewährleisten und Audiodateien zu komprimieren Unterstützt das Anhängen von Fotos SpeechExec Workflow Lösungen Die SpeechExec Workflow Software kann auf die Anforderungen Ihres Unternehmens maßgeschneidert werden. SpeechExec Software kann auf jede Diktatanforderung maßgeschneidert werden SpeechExec integriert die Transkription nahtlos in die Spracherkennung Archiviert und organisiert Dokumente Sendet die Dokumente an die vorgegebenen Ziele zurück Applikations-Schnittstelle um das jeweilige Dokument in das Schadensbearbeiter-System integrieren zu können Unterstützt die Betriebssysteme Windows & MacOSX Verfügbare Versionen iphone Applikation LFH7430, LFH0743 BLACKBERRY Applikation LFH7455, LFH0745 ANDROID Applikation LFH7457, LFH0747 8 9
Die Vorteile Die Vorteile DIKTIEREN AM SMARTPHONE ERLEICHTERT DIE BETRIEBSABLÄUFE Bauleiter und Projektteams sind täglich mit einer Vielzahl von Dokumentationsprozessen während den verschiedenen Bauabschnitten beschäftigt. Durch das Diktat mittels Smartphone kann sowohl die Dokumentenerstellung als auch andere administrative Schreibaufgaben effektiver erledigt werden, da man bekanntermaßen schneller spricht, als schreibt. Projektmitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeit mit dem Reisen von Baustelle zu Baustelle. So können sie überall Sprachaufzeichnungen samt dazugehörenden Bilddateien mit einem Smartphone aufnehmen. Ganz besonders gefällt mir, dass ich zum Diktat ein Foto anhängen kann. Das brauche ich in meinem Job sehr häufig und ich erspare mir das Zusammenführen von Text und Foto. Vorher brauchte ich unterwegs mein Mobiltelefon, mein Diktiergerät und eine Kamera, jetzt brauche ich nur noch mein Smartphone. Karl Hackl, Bereichsleiter bei der österreichischen Baufirma ELK und langjähriger Diktier-User Schnellere dokumentation Nach der Sprachaufzeichnung kann man die Audiodateien inklusive etwaiger Bilddateien schnell und einfach direkt vom Smartphone an das Sekretariat übertragen. Im Gegensatz zu handgeschriebenen Notizen spart das viel Zeit. Auch das Zusammenführen von Bild- und Textdateien wird massiv vereinfacht. Verbesserter Kundenservice Mit Hilfe dieser Arbeitsmittel kann man unterwegs effizienter arbeiten und vermeidet Überstunden. Projektmitarbeiter können dadurch ihre Zeit besser nutzen, um Notizen, Berichte und Dokumente sicher und sorgfältig zu erstellen. Das hat zum Vorteil, dass der gesamte Dokumentationsprozess beschleunigt wird. Änderungswünsche können in allen Bauphasen rascher bearbeitet und Bauprojekte zeitnaher verwirklicht werden. NAHTLOSE INTEGRATION IN DIE SPEECHEXEC-SOFTWARE Mit dem Philips dictation recorder für Smartphones können Aufnahmen an die SpeechExec- Lösung per E-Mail, FTP oder direkt an ein Firmennetzwerk übermittelt werden. Die Audiodateien erscheinen automatisch in der Transkriptions-Aufgabenliste. Zusätzlich können Prioritäten vergeben werden, um dem Sekretariat die Relevanz der Dateien mitzuteilen. Auf diese Weise können dringende Aufnahmen, die mit Vorrang behandelt werden sollen, markiert werden. Nach der Transkription kann das fertige Dokument innerhalb von Sekunden zurückgesendet werden. 10 11
Die Vorteile Die Vorteile VERKAUFSARGUMENTE Neuanschaffung von Geräten meist nicht notwendig (Smartphones sehr gängig) Ermöglicht die Verknüpfung von Audio- und Bilddateien Dokumenterstellung und übermittlung effizienter durch direktes und sicheres Versenden Diktaterfassung vor Ort deutlich schneller als ohne Diktierlösung für das Smartphone Effizientere Nutzung der Kapazitäten im Sekretariat Zeitersparnis im gesamten Workflow Steigerung der Kundenzufriedenheit durch raschere Abwicklung IHRE VORTEILE AUF EINEN BLICK Schnellere Dokumentation (man spricht schneller als man schreibt mehr Informationen in kurzer Zeit) Verknüpfung von Audiodatei mit dazugehöriger Bilddatei Effizienzsteigerung durch schnellere Übermittlung von Audio- und Bilddateien Erleichterte und effizientere Protokollerstellung für das Sekretariat Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktion des Bauunternehmens Ermöglichung einer rascheren Fertigstellung von Bauprojekten und dadurch gesteigerte Wirtschaftlichkeit für das Bauunternehmen 12
BEDENKEN UND ZWEIFEL BEDENKEN UND ZWEIFEL UND WIE MAN SIE ÜBERWINDET Wir haben nicht das Budget zur Verfügung, um in zusätzliche Soft- und Hardware zu investieren. Für diese Diktierlösung fallen grundsätzlich keine zusätzlichen Kosten für Hardware an, da die Nutzung von Smartphones mittlerweile sehr weit verbreitet ist. Der Dictation Recorder macht aus jedem Smartphone ein professionelles Diktiergerät. Mit der SpeechExec Workflow Software und dem dictation hub können alle Vorteile einer kompletten, professionellen Diktierlösung genutzt werden. Die Lösung ist anpassungsfähig und erweiterbar. Philips bietet eine breite Palette von flexiblen Angeboten und lässt sich auf die Größe des Unternehmens sowie des jeweiligen Budgets maßschneidern. Diktieren und Sprachaufzeichnung ist für uns neu. Wir haben keinerlei Erfahrung mit dieser Methode der Protokollierung. Diktieren mit dem Smartphone bedarf kaum Übung und kann sehr leicht erlernt werden. Personen, die mit dieser Weise des Dokumentierens beginnen, gewöhnen sich sehr rasch daran und können sich meist nicht mehr vorstellen, ohne diese Methode zu arbeiten. Dokumentationen via Diktat können deutlich schneller erstellt werden als handschriftliche Notizen, da man naturgemäß schneller spricht als schreibt. Unser dictation recorder ist speziell für Smartphone-Benutzer gemacht, begünstigt eine intuitive Handhabung und benötigt kaum Eingewöhnungszeit sodass der Nutzen augenblicklich ersichtlich wird. Ist die Sprachtechnologie erst einmal fester Bestandteil der täglichen Arbeitsprozesse, werden die Vorteile schnell erkennbar. WIR MÖCHTEN NICHT ZU DIKTIERGERÄT ODER SMARTPHONE WECHELN. Sowohl das Smartphone, als auch das Diktiergerät erleichtern die Dokumentation unterwegs erheblich. Am Smartphone kann sowohl das Diktat von jedem Ort der Welt zu jeder Zeit erfasst, als auch versendet werden, ohne weiteres Zubehör zu benötigen. Das Diktieren mit dem Smartphone beschleunigt den Prozess der Dokumentation wesentlich und wirkt sich positiv auf die Effizienz des gesamten Workflow aus. Ich verstehe nicht, wie das meinen Unternehmensbereich und meine Arbeitsroutine begünstigt. Das Erstellen von Audiodateien hat viele Vorteile. Zunächst einmal können sie einfach gespeichert und ohne Qualitätseinbuße archiviert werden und stehen so über Jahre hinweg jederzeit zur Verfügung und außerdem ermöglicht es ein besseres Zurückgreifen auf Informationen als handgeschriebene Dokumente. Somit sind detailreichere und schnellere Dokumentationen möglich. Die Protokollierung ist durch das Aufnehmen von mehreren Informationen daher umso besser. Verzichtet man auf das Eintippen, kann man so zusätzlich erheblich Zeit sparen und mehr Arbeit in derselben Zeit erledigen. 14 15
www.philips.com/dictation 2013 Speech Processing Solutions GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Philips und das Philips-Schild sind eingetragene Marken von Koninklijke Philips Electronics N.V. und werden von Speech Processing Solutions GmbH unter Lizenz von Koninklijke Philips Electronics N.V. benutzt. Alle Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.