Zentrales E-Mail-Management zur rechtskonformen Ablage von E-Mails Daniel Mikeleit Leiter Competence Center Information Systems d.mikeleit@elo.com
Da gibt es ja noch Wird E-Mail überhaupt noch benötigt? @De-Mail @Instant-Messaging @Soziale Netzwerke @Twitter @ 2
Betreff: Auferstehung Die E-Mail erlebt eine Renaissance! www.sueddeutsche.de 14.01.2015 http://www.sueddeutsche.de/digital/e-mail-kommunikation-betreff-auferstehung-1.2302573 3
Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?* @GDPdU + GOBS = GOBD @HGB @AO @EHUG @Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 7
E-Mail-Archivierung Die technische Grundlage für E-Mail-Management Clientseitig (Mailbox) Serverseitig (Mailbox) Journaling Lokale Mailboxkopie Mailboxen Gateway ELO Archiv Mailserver 8
Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?* @GDPdU + GoBS = GoBD @HGB @AO @EHUG @Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. @BDSG @TKG *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 9
Empfehlungen für die Organisation Zusammenfassung abgeleitet aus den rechtlichen Rahmenbedingungen @ Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Clientarchivierung @ Untersagung des Versendens privater E-Mails @ Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung eingehender privater E-Mails @ Einbeziehung Betriebsrat @ Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante E-Mails >= 10 Jahre @ Löschfristen personenbezogener Daten, z.b. Bewerbungen <= 6 Monate @ Archivierungsformat für E-Mails: EML @ Anhänge immer im Originalformat aufbewahren @ (Halb-)automatisierte, vorgangsbezogene Ablagestruktur im Archiv 11
Zentrales E-Mail-Management Blick auf die Realität: Folgerung Mit der steigenden Menge an geschäftlich relevanten E-Mails steigen auch die Anforderungen an die Organisation, Informationssysteme und Benutzer! 2014 D.Mikeleit 12
ELO-Standardlösungen Für geschäftlich relevante E-Mailsysteme @ Basisintegration in ELO @ ELO Java Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung) @ ELO Windows Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung) @ ELO Automation Services (IMAP/POP3 über Java Mail API) @ Plattformspezifische ELO-Produkte @ ELOxc for Microsoft EWS @ ELO Client for Microsoft Outlook @ ELO SAND Server Archiving for IBM Notes/Domino @ELO Client for IBM Notes @ ELO-Middleware: Business Logic Provider 13
und was ist mit dem Thema Cloud? @ E-Mailsysteme in der Cloud, z.b. Online, sind zulässig! @ Auch das Archiv in der Cloud ist zulässig sofern in Deutschland @ Ansonsten gleiche Grundsätze wie on-premise Cloud-Mailboxen mit Journalfunktion Lokale Mailboxkopie Lokaler Journalserver ELO Archiv 15
Technische Betrachtung Cloud-Mailboxen @ Unterstützung für Exchange Online / Office 365 Mailboxen schon seit ELOxc 8.0 (MAPI) @ Ab Q2/2015: ELOxc EWS (Exchange Web Services) Cloud-Mailboxen mit Journalfunktion Lokale Mailboxkopie Online Lokaler Journalserver ELO Archiv 16
E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Geschäftsprozess ELO Workflow ELO Archiv ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssystem z.b. ERP 17
E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Live-Demo Automatische E-Mail-Verarbeitung mit ELOxc for Microsoft EWS und ELO Automation Services 18
ELOxc for Microsoft EWS Funktionale Neuerungen im Überblick @ Konfiguration über Weboberfläche @ Aktionsbäume statt Profile mehr Flexibilität @ Erweiterte Attachmentbehandlung @ Archivierungsformat EML @ Beliebige Verarbeitungszustände @ Reguläre Ausdrücke für Vergleiche und Ersetzungen @ Flexibler Pfadaufbau @ Zeitsteuerung über Cron-Regeln 21
ELOxc for Microsoft EWS Technische Systemanforderungen @ Exchange 2010 SP2 / 2013 / Exchange Online (Office 365) @ AutoDiscovery muss voll funktionsfähig und richtig konfiguriert sein @ Zertifikate auf dem Exchange-Server müssen gültig sein @ Windows Server 2008 (x64) oder höher kein 32Bit-Support (läuft nicht!) @.net-framework 4.5 (x64) Full Profile @ ELO IndexServer 9.2 oder höher @ Tomcat 7 für ELOxc Console @ Service-User mit speziellen Rechten @ Kein Outlook auf dem Server notwendig 22
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