edmp Elektronische DMP-DOKUMENTATION Merkblatt für Arztpraxen zur elektronischen Übermittlung der DMP-Dokumentation an die Datenstelle Version: 2.1 Stand: 27.09.2006 Version 2.1 Seite 1 von 10 Stand: 27.09.2006
Inhaltsverzeichnis 1 KURZÜBERSICHT WAS MUSS ICH ALLES TUN? 3 1.1 Termine - wann kann es losgehen?... 3 2 VORBEMERKUNGEN 3 2.1 edmp-behandlungsprogramme... 4 3 VORAUSSETZUNG: DMP-ZERTIFIZIERUNG DER SOFTWARE DURCH KBV 4 4 ELEKTRONISCHE DMP-DOKUMENTATION ERSTELLEN 4 4.1 DMP-Fallnummer... 5 5 EDMP-DOKUMENTATION AN DATENSTELLE ÜBERMITTELN 6 5.1 Datenübermittlung per Datenträger... 6 5.1.1 Datenträgerformat...6 5.1.2 Beschriftung der Datenträger...6 5.1.3 Versand an die Datenstelle...7 5.2 Datenübermittlung mit D2D... 7 5.2.1 D2D-Adressierung...7 5.2.2 Weitere D2D-Anwendungen...8 6 VERSANDLISTE PRÜFEN / BESTÄTIGUNGSSCHREIBEN VERSENDEN 8 6.1 Hotline Datenstelle... 9 7 WEITERE HINWEISE 9 7.1 Datenschutz... 9 7.2 Ansprechpartner edmp bei der... 9 8 LITERATURHINWEISE 9 9 ANLAGEN 9 Version 2.1 Seite 2 von 10 Stand: 27.09.2006
1 Kurzübersicht was muss ich alles tun? Welche Vorbereitungen sind für das elektronische DMP-Verfahren (edmp) zu treffen: 1. Mit Softwarehaus abklären, ob für das vorgesehene DMP-Behandlungsprogramm eine DMP-Zertifizierung seitens der KBV vorliegt. 2. Entscheiden, ob die DMP-Dokumentation per Datenträger oder im DFÜ-Verfahren via D2D an die Datenstelle übermittelt werden soll. 3. Genehmigung der zuständigen Bezirksstelle einholen. Falls Übermittlung mit Diskette / CD: 4. Mit zertifizierter Software DMP-Daten erfassen, auf Diskette/CD speichern, Datenträger beschriften und an die Datenstelle versenden. Falls Übermittlung im DFÜ-Verfahren mit D2D: 5. D2D-Registrierung mit Schlüsselvergabe durchführen. 1 (entfällt bei bereits vorhandener D2D-Anbindung der Praxis) 6. D2D-Anbindung an das Praxissystem vom Softwarehaus integrieren lassen. 7. Mit zertifizierter Software edmp-daten erfassen, elektronisch signieren und via DFÜ an Datenstelle übermitteln. 1.1 Termine - wann kann es losgehen? edmp Brustkrebs Termin: ab 01.01.2007 edmp Asthma / COPD: bereits aktiv edmp Diabetes mellitus Typ 1 bereits aktiv edmp Diabetes mellitus Typ 2 bereits aktiv edmp KHK bereits aktiv 2 Vorbemerkungen Dieses Merkblatt beschreibt im folgenden die Anforderungen für die Arztpraxis, die im Rahmen einer Datenübermittlung zur edmp-dokumentation mit der Datenstelle erfüllt sein müssen. Die auf Papierbasis geregelte DMP-Dokumentation kann auf Grundlage der 9. RSAV-ÄndV vom 1. März 2004 durch eine elektronische DMP-Dokumentation (kurz: edmp) ersetzt werden. Hierbei kann die edmp-dokumentation entweder auf 1 Vgl. D2D-Anmeldung, Merkblatt für Arztpraxen zur D2D-Registrierung Version 2.1 Seite 3 von 10 Stand: 27.09.2006
Datenträger (CD-R, Diskette) oder per DFÜ 1 via D2D 2 an die Datenstelle übermittelt werden. 2.1 edmp-behandlungsprogramme Bislang sind im Bereich der KV Nordrhein edmp-verfahren für folgende Behandlungsprogramme vereinbart: Diabetes mellitus Typ 1 Diabetes mellitus Typ 2 KHK (Koronare Herzkrankheit) Asthma / COPD Brustkrebs 3 Voraussetzung: DMP-Zertifizierung der Software durch KBV Unabhängig von der Art der Datenübermittlung an die Datenstelle via Datenträger oder per DFÜ benötigt die an der edmp-dokumentation teilnehmende Praxissoftware eine DMP-Zertifizierung der KBV je DMP-Behandlungsprogramm (z.b. Diabetes mellitus Typ 2 ). Diese DMP-Zertifizierung für das entsprechende Behandlungsprogramm ist im Datenaustausch mit der Datenstelle unbedingte Voraussetzung für eine Teilnahme an der elektronischen DMP-Dokumentation. Fragen im Zusammenhang mit der DMP-Zertifizierung richten Sie bitte direkt an Ihr Softwarehaus! 4 Elektronische DMP-Dokumentation erstellen 1. Erstellung von elektronischen DMP-Daten in der Arztpraxis Die Arztpraxis erstellt die edmp-dokumentation mit ihrem zertifizierten Praxiscomputersystem oder zertifizierten DMP-Modul. Innerhalb von 14 Kalendertagen nach Erstellung der Dokumentation muss diese an die Datenstelle übermittelt werden. Nach Übermittlung der Dokumentationen an die Datenstelle erhält die Arztpraxis auf dem Postweg eine Versandliste und ein vorgefertigtes Bestätigungsschreiben. Die Versandliste wird von der Arztpraxis geprüft und verbleibt dort. Das Bestätigungsschreiben wird vom DMP-verantwortlichen Vertragsarzt unterschrieben und an die Datenstelle auf dem Postweg zurückgesendet; die genaue Vorgehensweise ist in Kapitel 6 beschrieben. 2. Einwilligungserklärung des Patienten zur Teilnahme am DMP Die gesonderte, vom Patienten unterschriebene Einwilligungserklärung in papierner Form, wird bei elektronischer Datenübermittlung weiterhin an die Datenstelle weitergeleitet und wird von dort an die Krankenkasse übermittelt. 1 Datenfernübertragung 2 D2D = Doctor to Doctor Version 2.1 Seite 4 von 10 Stand: 27.09.2006
Eine elektronische Übermittlung der Teilnahmeerklärung des Patienten ist nicht möglich. 3. Aushändigung eines Ausdrucks der Dokumentationsdaten an den Versicherten Ein Ausdruck der übermittelten Dokumentationsdaten muss dem Versicherten ausgehändigt werden. 4. Sicherung/Archivierung der Dokumentationsdaten Die Dokumentationsdaten sollten in geeigneter Weise archiviert werden. Für den Fall, dass ein Datenträger in der Datenstelle nicht lesbar ist, fordert die Datenstelle die Arztpraxis zur Neulieferung der entsprechenden Daten auf. 5. Für jeden DMP-Typ ein eigener Datenträger Bitte beachten Sie, dass Dokumentationen von unterschiedlichen DMP-Typen auf separaten Datenträgern gespeichert werden. 4.1 DMP-Fallnummer 1. Für jeden Patienten sollte genau eine DMP-Fallnummer vergeben werden. Dieselbe DMP-Fallnummer soll auch dann verwendet werden, wenn derselbe Patient an unterschiedlichen DMP s (z.b. Diabetes mellitus Typ 2 und KHK) teilnimmt. 1 Ist dies aus technischen Gründen nicht möglich, dürfen auch unterschiedliche DMP-Fallnummern vergeben werden. 2. Die DMP-Fallnummer ist maximal 7-stellig und alphanumerisch. 1 Grund: Synchronisation der Dokumentationsdaten Version 2.1 Seite 5 von 10 Stand: 27.09.2006
5 edmp-dokumentation an Datenstelle übermitteln 5.1 Datenübermittlung per Datenträger 5.1.1 Datenträgerformat Als Datenträger sind Diskette und CD mit nachfolgend beschriebener Normierung zulässig 1. Datenträger, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, werden von der Datenstelle zurückgewiesen. Diskette: Folgende Diskettenformate können unter der MS-DOS-Version > 2.0 verwendet werden: Größe Diskettenart Format Sektoren Spuren 3 1/2 Zoll DD (Double Density) 720 KB 9 (512 Bytes je Sekt.) 80 x 2 3 1/2 Zoll HD (High Density) 1,44 MB 18 (512 Bytes je Sekt.) 80 x 2 Compact-Disc-Recordable (CD-R) Die CD-R muss über einen Durchmesser von 12 cm (Standardgröße) und einer Kapazität von 650 MB (74 min) bzw. 700 MB (80 min) verfügen. Die CD-R muss des weiteren als Single-Session-CD-R gebrannt werden und darf nicht bootfähig sein. Die Schreibgeschwindigkeit beim Brennen darf nicht mehr als 8-fach betragen 2. 5.1.2 Beschriftung der Datenträger Zum Versand der Datenträger an die DMP-Datenstelle ist folgendes Kapitel zu beachten: Kap. 5.1.3 Versand an die Datenstelle. Diskette Auf jeder Diskette ist ein Etikett mit folgenden Angaben anzubringen: lesbarer Vertragsarztstempel Datum edmp-art (z.b. KHK) CD-R Es sind keine Aufkleber auf die CD-R aufzubringen. Stattdessen sind CD's direkt mit geeignetem Permanent-Marker zu beschriften. Die Beschriftung muss folgende Angaben enthalten: Vertragsarztnummer, Arztname, Datum, edmp-art (z.b. KHK) 1 Die technische Beschreibung der Datenträger entspricht den Anforderungen der Datenträger bei der KVDT-Abrechnung der KVNo. 2 Vorgaben für Diskette und CD-R sind kompatibel zu den Richtlinien der bei der Datenträgerabrechnung. Version 2.1 Seite 6 von 10 Stand: 27.09.2006
5.1.3 Versand an die Datenstelle edmp-dokumentationen, die auf Diskette oder CD-R gespeichert werden, sind an folgende Adresse zu senden: DMP-Datenstelle, Postfach 10 13 03, 47403 Moers Die Datenträger sollten mit einem Anschreiben an die Datenstelle verschickt werden, welches einen lesbaren aktuellen Vertragsarztstempel und Unterschrift des DMPverantwortlichen Vertragsarztes enthalten muss. 5.2 Datenübermittlung mit D2D Die von der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein entwickelte Kommunikationslösung D2D 1 basiert auf dem PaDok-Konzept des Fraunhofer Institut für Biomedizinische Technik (IBMT) und bildet eine funktionsfähige zwischenärztliche und sogar sektorenübergreifende Kommunikationsplattform. Sie eignet sich damit auch idealerweise für eine elektronische DMP-Dokumentation mit der Datenstelle. Voraussetzungen für die Arztpraxis Damit eine Arztpraxis DMP-Daten elektronisch erfassen und via D2D / Online an die Datenstelle versenden kann, muss neben einer erfolgreichen D2D-Anbindung 2 eine von der KBV zertifizierte DMP-Dokumentationssoftware (siehe Kap. 3) eingesetzt werden. Die Arztpraxis muss folgende Vorbereitungen vornehmen: a) Genehmigung der Bezirksstelle zur edmp-dokumentation Zur edmp-dokumentation ist eine Genehmigung der Bezirksstelle erforderlich. Diese Genehmigung wird mit dem unter Kap. 9 beigefügten Antrag edmp- Dokumentation bei der zuständige Bezirksstelle eingeholt. b) D2D-Registrierung 3 Für den Einsatz von D2D läßt sich die Arztpraxis registrieren (schriftliche Anmeldung erforderlich!) c) D2D-Anbindung Die Arztpraxis informiert das Softwarehaus über die durchgeführte D2D- Registrierung und veranlasst beim Softwarehaus die D2D-Anbindung. 5.2.1 D2D-Adressierung Bei der Einrichtung des DFÜ-Verfahrens via D2D wird die Arztpraxis durch das betreuende Softwarehaus unterstützt. Nachfolgend die Eckdaten für die Adressierung der DMP-Datenstelle via D2D: 1 weitere Informationen: www.d2d.de 2 Voraussetzungen für die D2D-Anbindung sind beschrieben im -Merkblatt: D2D-Anmeldung, Merkblatt für Arztpraxen zur D2D-Registrierung 3 dito Version 2.1 Seite 7 von 10 Stand: 27.09.2006
Telefonnummer des D2D-Servers: 0211 / 520 580 D2D Teilnehmer-ID der Datenstelle: 0180249 5.2.2 Weitere D2D-Anwendungen Neben der edmp-dokumentation sind herstellerabhängig u.a. folgende D2D- Anwendungen möglich: Online-Abrechnung DALE-UV (Online-Abrechnung bei der HVBG 1 ). earztbrief ekoloskopie 6 Versandliste prüfen / Bestätigungsschreiben versenden Anhand der von der Arztpraxis übermittelten DMP-Dokumentationen erstellt die Datenstelle eine Versandliste mit einem vorgefertigten Bestätigungsschreiben. Hiermit wird die bisherige Unsicherheit, ob die Datenstelle alle erstellten Dokumentationen erhalten hat, ausgeräumt und Ihnen eine "Quittung" über die in der Datenstelle vorliegenden Dokumentationen erteilt. Versandliste und Bestätigungsschreiben werden in papierner Form unverzüglich nach jeder Einreichung an die Arztpraxis versendet. Versandliste / Bestätigungsschreiben enthalten folgende Angaben: Versandliste Versanddatum des Datenpakets Arztnummer, Arztname und Praxisanschrift Dateiname Datensatz-Identifikationsnummer DMP-Fallnummer Versichertennummer Versichertenname und vorname Geburtsdatum des Versicherten Krankenkassen-Institutionskennzeichen Belegart (Erst- oder Folgedokumentation) Unterschriftsdatum des Vertragsarztes BAR-Code Arztnummer Arztname Bestätigungsschreiben Unterschrift des Vertragsarztes Arztstempel BAR-Code Über den BAR-Code wird sichergestellt, daß Versandliste, Bestätigungsschreiben und Dokumentationsdatensätze automatisiert in der Datenstelle wieder zugeordnet werden können. Der Vertragsarzt muß die Angaben auf der Versandliste prüfen und bestätigt mit seiner Unterschrift auf dem Bestätigungsschreiben, daß er die aufgeführten Dokumentationen am jeweils zugeordneten Datum erstellt hat. Daraufhin sendet er das unter- 1 Hauptverband der Berufsgenossenschaften Version 2.1 Seite 8 von 10 Stand: 27.09.2006
schriebene Bestätigungsschreiben innerhalb von 10 Tagen an die Datenstelle zurück. Die der Arztpraxis von der Datenstelle übermittelte Versandliste verbleibt dort. Die Arztpraxis kann sich eine Kopie des unterzeichneten Bestätigungsschreibens anfertigen. Der Eingang des unterschriebenen Bestätigungsschreibens wird von der Datenstelle überwacht und wird bei Fehlen nachgefordert. Änderungen des Vertragsarztes in dem Bestätigungsschreiben können nicht berücksichtigt werden! 6.1 Hotline Datenstelle Im Fehlerfall wendet sich die Praxis zur Klärung direkt an die Datenstelle: Hotline: 02841 / 88030 7 Weitere Hinweise 7.1 Datenschutz Aus Sicherheitsgründen und wegen der restriktiven Anforderung des Landesdatenschutzes NRW wird seitens D2D zu keinem Zeitpunkt ein Zugang zum Internet gewährt. Das D2D-Konzept wurde von der Landesdatenschutzbeauftragten NRW eingehend geprüft; das Ergebnis mündete in einem positiven Datenschutzgutachten. 7.2 Ansprechpartner edmp bei der Ansprechparter für Ärzte ist Herr Eschweiler, Fon (02 11) 59 70 80 08, Fax (02 11) 59 70 90 08, franz-josef.eschweiler@kvno.de 8 Literaturhinweise 1. KV Nordrhein, D2D-Anmeldung, Merkblatt für Arztpraxen zur D2D- Registrierung 2. KV Nordrhein, Online-Abrechnung mit D2D, Merkblatt für Arztpraxen zur elektronischen Übermittlung der Quartalsabrechnung an die Bezirksstelle 9 Anlagen Antrag edmp-dokumentation siehe Seite 10 Version 2.1 Seite 9 von 10 Stand: 27.09.2006
Bezirksstelle Düsseldorf Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein Tersteegenstr. 9, 40474 Düsseldorf FAX: 0211 / 5970-8610 Bitte an Ihre zuständige Bezirksstelle übermitteln: Bezirksstelle Köln Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein Sedanstr. 10 16, 50668 Köln FAX: 0221 / 7763-6400 Antrag edmp-dokumentation Hiermit beantrage ich die Genehmigung auf Teilnahme an der edmp-dokumentation bitte zutreffendes ankreuzen: Diabetes mellitus Typ 1 Diabetes mellitus Typ 2 Koronare Herzkrankheit (KHK) Asthma COPD Brustkrebs Die Art der Datenübermittlung darf nur über Diskette/CD-R oder im Online-Verfahren via D2D nach Maßgabe der im Merkblatt für Arztpraxen Elektronische DMP-Dokumentation aufgeführten Regelungen erfolgen. Insbesondere für das Onlineverfahren via D2D ist zu beachten, dass eine D2D-Registrierung erforderlich ist und das Softwarehaus einen erfolgreichen D2D-Funktionstest zu edmp bei der absolviert hat (siehe Liste unter www.d2d.de). 1. Antragsteller/in KV-Nr.: Titel, Vorname, Name: Straße, Haus-Nr.: Postleitzahl, Ort: Telefon: Fax: Gemeinschaftspraxis mit 2. DMP-Software Softwarehersteller Name der Software KBV-Prüfnummer DMP DMP Diabetes mellitus Typ 1: DMP Diabetes mellitus Typ 2: DMP KHK: DMP Asthma: DMP COPD: DMP Brustkrebs: Ich bestätige, dass ich ausschließlich die oben bezeichnete zertifizierte Software bzw. deren ebenfalls zertifizierte Folgeversionen verwenden werde. Praxisstempel Datum Unterschrift Vertragsarzt/Leistungserbringer Version 2.1 Seite 10 von 10 Stand: 27.09.2006