Einkaufskatalogsystem Titel des Lernmoduls: Einkaufskatalogsystem Themengebiet: New Economy Gliederungspunkt im Curriculum: 2.2.1.3.5 Zum Inhalt: Dieses Modul befasst sich mit elektronischen Einkaufskatalogen im B2B-Bereich.Außerdem stellt es Standards für Kataloge, Transkation und Klassifikation vor. Stichwörter: Katalogsystem, EDI,BMEcat, Katalogstandard, Klassifikationstandard, Transaktionsstandard Bearbeitungsdauer: 35min Schwierigkeit: leicht - mittel Zielgruppe: Lehrstuhl: Lehrstuhl Prof. Thome -Uni Würzburg Professor: Prof. Dr. R.Thome Autoren: lpt Inhalt: Kernaussagen: Eine höhere Stufe der Integration Kernaussagen: Automatisierter Datenaustausch Kernaussagen: Grundprinzip von Electronic Data Interchange Kernaussagen: Electronic Data Interchange: Architektur Kernaussagen: Operative Effekte Kernaussagen: Strategische Effekte Kernaussagen: Probleme Kernaussagen: Übungsfragen Kernaussagen: Multiple Choice New Economy Einkaufskatalogsystem Page 1
Kernaussagen: Eine höhere Stufe der Integration Integrated Procurement... Der Ansatz der www-orientierten Beschaffung erlaubt bzw. erfordert weiterhin einen Anwender am Front-End, der manuelle Eingaben in das System tätigen muss. Im Gegensatz dazu hat Integrated Procurement zum Ziel, auch die letzten manuellen Eingriffe zu eliminieren und somit eine komplette Automatisierung eines Prozesses zu ermöglichen. Jedoch meint Integrated Procurement nicht nur die Prozessautomatisierung allein. Die Prozesskette soll komplett restrukturiert und einige Prozessschritte ganz eliminiert werden....auch bekannt als EDI Für die Automatisierung von zwischenbetrieblichen Prozessabwicklungen ist schon länger ein Lösungsansatz namens EDI bekannt. Daten werden direkt und ohne manuelle Eingriffe zwischen den Systemen der Lieferanten und dem eigenen System im Unternehmen ausgetauscht. EDI stellt schnelle Übertragungsverfahren und Kommunikationsstandards (z. B. EDIFACT) bereit. Dadurch bildet diese Technologie eine geeignete Grundlage für die Kommunikation und Kooperation zwischen langfristigen Partnern in logistischen Versorgungsketten. Kernaussagen: Automatisierter Datenaustausch Electronic Data Interchange EDI meint den elektronischen Datenaustausch über Geschäftsaktionen zwischen Betrieben. Daten werden automatisiert, in einer strukturierten Form, über Telekommunikationsnetze, von einem Rechner zum anderen übertragen. Unter Nutzung von Standards und Normen kann der Empfänger die Daten sofort lesen und weiterverarbeiten. Da bei Integrated Procurement speziell die Integration und die Automatisierung von Prozessabwicklungen im Vordergrund stehen, soll hier auf das klassische EDI eingegangen werden. Andere Formen, wie z. B. WebEDI stehen - durch die Notwendigkeit eines Anwenders am Front-End - im Widerspruch zum Integrated Procurement. Klassisches EDI Merkmale: papierlose Abwicklung von Geschäftsprozessen, keine manuellen Eingriffe, Nutzung von Telekommunikationstechnologien und Verwendung von Standards und Normen. : Flashanimation ' AIDALFKZ.swf ' siehe Online-Version New Economy Einkaufskatalogsystem Page 2
Kernaussagen: Grundprinzip von Electronic Data Interchange Beispiel Das Procurement-System von Unternehmen A erkennt einen Bestandsmangel und gibt eine Bestellanfrage - ohne manuelle Eingriffe - im eigenen Format an das EDI-System weiter. Das EDI-System transformiert die Bestellung in ein neutrales Format (z. B. EDIFACT). Die Nachricht wird über Telekommunikationsnetze in wenigen Minuten an das EDI-System des Empfängers übertragen (Maschine-Maschine-Kommunikation). Das EDI-System des Empfängers transformiert die Nachricht in ein innerbetriebliches Format. Die Nachricht wird an eine betriebswirtschaftliche Anwendung weitergeleitet. Die Nachricht wird von der Anwendung (z. B. Navision) als Bestellanfrage verstanden, verbucht und weiterverarbeitet. : Flashanimation ' AIDAPGKZ.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Electronic Data Interchange: Architektur Konverter eines der wichtigsten Module eines EDI-Systems ist der Konverter. Er wandelt Nachrichten vom Inhouse Format in das neutrale EDI-Format um und umgekehrt. New Economy Einkaufskatalogsystem Page 3
Mapping-Tool Eine Art Tabelle mit allen Konvertierungsvorschriften stellt das Mapping-Tool dar. Von ihm holt sich der Konverter Regeln zur Eingabe, Pflege und Verknüpfung von Nachrichtenstrukturen. New Economy Einkaufskatalogsystem Page 4
Sicherheitsmodul Das Sicherheitsmodul eines EDI-Systems ist für die Verschlüsselung der Nachrichten verantwortlich. Das Unternehmen soll durch Einsatz von verschiedenen Verschlüsselungsverfahren - symmetrische Verschlüsselung - asymmetrische Verschlüsselung - hybride Verschlüsselung, Digitalen Signaturen und durch Sicherung der Firewalls vor "Datendiebstahl" geschützt werden. New Economy Einkaufskatalogsystem Page 5
Kommunikationsmodul Über dieses Modul wird die Datenübertragung über Telekommunikationsnetze zum Partner gesteuert. New Economy Einkaufskatalogsystem Page 6
Übersicht New Economy Einkaufskatalogsystem Page 7
Kernaussagen: Operative Effekte Zeit Kosten Qualität Die zwischenbetriebliche Datenübertragung läuft schneller ab. Da keine manuelle Datenerfassung mehr nötig ist und alle Daten direkt übernommen werden können, werden die internen Abläufe erheblich beschleunigt. Zeitzonen können überwunden werden; eine 24-Stunden-Erreichbarkeit ist gewährleistet. Mehrfacherfassung der Daten entfällt. Personalkosten werden reduziert. Übermittlungskosten sinken. Kosten für das Sammeln, Verteilen und Archivieren von Papier werden quasi eliminiert. Fehler(quellen) durch manuelle Datenerfassung entfallen. Daten sind aktueller. Missverständnisse werden vermieden; Sprachbarrieren entfallen. New Economy Einkaufskatalogsystem Page 8
Kernaussagen: Strategische Effekte Innerbetrieblich Lagerbestände Durch den automatisierten Datenaustausch ist die Anwendung von Just-In-Time-Verfahren möglich. und die damit verbundene Kapitalbindung können reduziert werden. Planungs- und Dispositionssicherheit kann gesteigert werden. Personal hier speziell das Einkaufspersonal wird von Routinearbeiten entlastet. Neue Logistik- und Controllingkonzepte können realisiert werden. Aufträge können schneller abgewickelt werden. Kontrolle der Materialbewegungen wird verbessert. New Economy Einkaufskatalogsystem Page 9
Zwischenbetrieblich Geschäftsabwicklung wird beschleunigt. Kontakte zu Kunden und Lieferanten können intensiviert und verbessert werden Standortnachteile werden ausgeglichen. Neue Kooperationsformen führen zur effektiverer Zusammenarbeit. Zahlungsverkehr z. B. durch Gutschriftverfahren wird beschleunigt. Kernaussagen: Probleme Neben den vielen positiven Effekten, die der elektronische Datenaustausch mit sich bringt, müssen auch die Probleme beachtet werden, die beim klassischen EDI auftauchen : Anfangs fallen hohe Kosten für z. B. Hard- und Software, Beratung und Implementierung, organisatorische Anpassungen und betriebliche Umstrukturierungen im Unternehmen an. Der Zeitaufwand für Implementierung, Absprachen über Standards, etc. ist hoch. New Economy Einkaufskatalogsystem Page 10
Das Verfahren, um EDI richtig betreiben zu können, ist sehr komplex (Implementierung eines EDI-Systems, Absprachen über Standards, Kommunikation, innerbetriebliche Integration, Reorganisation inner-und zwischenbetrieblicher Abläufe). [Thome, Schinzer, 2000, S. 183] Kernaussagen: Übungsfragen : Flashanimation ' AIDANOKZ.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Multiple Choice : Flashanimation ' AIDA1OKZ.swf ' siehe Online-Version Glossar Erläuterungstext EDI Electronic Data Interchange- Elektronischer Datenaustausch Verschlüsselungsverfahre - symmetrische Verschlüsselung n - asymmetrische Verschlüsselung Personalkosten aktueller Lagerbestände Personal Kontrolle Zahlungsverkehr - hybride Verschlüsselung In einem Geschäftsprozess kommunizieren nun hauptsächlich Maschinen und leiten Nachrichten automatisiert weiter. Die Daten werden direkt vom System abgerufen Durch den automatisierten Datenaustausch ist die Anwendung von Just-In-Time-Verfahren möglich. hier speziell das Einkaufspersonal Alle Materialbewegungen können verfolgt werden, da alles automatisch über Maschinen verbucht wird. z. B. durch Gutschriftverfahren Literaturverweis Literaturangabe Gabriel, Andreas (SS 2003). Electronic Data Interchange aus Vorlesungsunterlagen: Zwischenbetriebliche Geschäftsabwicklung. Universität Würzburg, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik Gabriel, Andreas (SS 2003). Electronic Data Interchange aus Vorlesungsunterlagen: Zwischenbetriebliche Geschäftsabwicklung. Universität Würzburg, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik Gabriel, Andreas (SS 2003). Electronic Data Interchange aus Vorlesungsunterlagen: New Economy Einkaufskatalogsystem Page 11
Literaturverweis [Thome, Schinzer, 2000, S. 183] Literaturangabe Zwischenbetriebliche Geschäftsabwicklung. Universität Würzburg, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik Gabriel, Andreas (SS 2003). Electronic Data Interchange aus Vorlesungsunterlagen: Zwischenbetriebliche Geschäftsabwicklung. Universität Würzburg, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik Thome, Rainer / Schinzer, Heiko (2000). Electronic Commerce. München, Vahlen Verlag New Economy Einkaufskatalogsystem Page 12