Lessons from Monitoring Nachvollziehbarkeit Dos and Don ts Felix Rintelen CTU Bern Universität Bern felix.rintelen@ctu.unibe.ch Tel: 031 632 59 17 CTU Lecture 14.02.2017
Nachvollziehbarkeit Warum? > Nachweis der Verlässlichkeit/Qualität der Studiendaten > PatientInnensicherheit > Nachvollziehbarkeit der Daten in Fachinformation > Publikation > Patentierung > Versicherungsfall > GCP als internationaler Standard für Studiendurchführung Vergleichbarkeit der Daten international > Massnahmen bzgl. Nachvollziehbarkeit aus GCP ableitbar 2
Nachvollziehbarkeit Beispiel Dokumentation Consenting des/der PatientIn: ICH-GCP E6, 4.8.7: Before informed consent may be obtained, the investigator, or a person designated by the investigator, should provide the subject or the subject's legally acceptable representative ample time and opportunity to inquire about details of the trial and to decide whether or not to participate in the trial. All questions about the trial should be answered to the satisfaction of the subject or the subject's legally acceptable representative. z.b. bei Oral Consent in Notfallsituation: Umstände des Consenting-Prozesses in KG dokumentieren (inkl. Datum und Zeit der Zusage)! Generell Empfehlung Consenting Prozess in KG festgahlten (minimum Datum Aufklärung und Datum Zusage) 3
Nachvollziehbarkeit Was nicht dokumentiert wurde, hat nicht stattgefunden 4
Nachvollziehbarkeit Konzept Source data & Source documents Nachvollziehbarkeit: Datenerfassung im p/ecrf (source data location) Korrekturen Studiendurchführung (Delegation Studienverwantwortlichkeiten) Studiendurchführung (essential documents) 5
Source Data & Source Documents (1) ICH-GCP E6, 1.51 Source Data/ Quelldaten: Alle Informationen aus Originalaufzeichnungen und beglaubigten Kopien der Originalaufzeichnungen von klinischen Befunden, Beobachtungen oder anderen Aktivitäten im Rahmen einer klinischen Prüfung, die für die Nachvollziehbarkeit und Bewertung der klinischen Prüfung erforderlich sind. Originaldaten befinden sich in Originaldokumenten (Originalaufzeichnungen oder beglaubigten Kopien). Papier oder elektronisch ICH-GCP E6, 1.52 Source Documents/ Quelldokumente: Originaldokumente, -daten und -aufzeichnungen (z.b. Krankenakten, Patientenkarteien, Laborberichte, Arztberichte, Tagebücher der Prüfungsteilnehmer oder Selbstbeurteilungsskalen, Aufzeichnungen zur Abgabe von Arzneimitteln, Originalaufzeichnungen von automatisierten Geräten, beglaubigte Kopien oder Abschriften, Microfiches, Fotonegative, Mikrofilme oder magnetische Datenträger, Röntgenbilder, Prüfungsteilnehmerakten sowie Aufzeichnungen der an der klinischen Prüfung beteiligten Apotheke, Labors und medizinisch-technischen Abteilungen). Ein Source Dokument entspricht dem Ort, wo ein Datenpunkt erstmalig aufgeschrieben oder aufgezeichnet wurde. Note: Worksheet/pCRF entspricht nicht unbedingt Source Document! 6
Source Data & Source Documents (2) 7
Source Data & Source Documents (3) 8
Source Data & Source Documents (4) 9
Nachvollziehbarkeit Konzept Source data & Source documents Nachvollziehbarkeit: Datenerfassung im p/ecrf (source data location) Korrekturen Studiendurchführung (Delegation Studienverwantwortlichkeiten) Studiendurchführung (essential documents) 10
Datenerfassung im p/ecrf (1) Fallbeispiel Lokalisation der Source data > Dokumentation Alkoholkonsum In Gesprächsnotiz Study Nurse: 1-2 x pro Woche In PatientInnenfragebogen: 2-3 x pro Woche Welches Dokument dient als Quelle für das Ausfüllen des CRFs (dh. was ist die Source)? Zur Nachvollziehbarkeit Lokalisation der Source dokumentieren: Source Data Location List für jeden Datenpunkt im CRF wird festgelegt, wo sich die entsprechende Source befindet 11
Datenerfassung im p/ecrf (2) Source Data Location List > Für jeden Datenpunkt im p/ecrf wird festgelegt, wo sich die entsprechende Source befindet > Zentrumsspezifisch > Konsistente Erfassung der Source Data im Zentrum, gleich für alle Studienteilnehmenden > Werkzeug für Zentrum, Monitors, Auditoren, Inspektoren > Source Data Location List wird von Inspektoren erwartet http://www.ctu.unibe.ch/tool_kit/ctu_templates 12
Nachvollziehbarkeit Konzept Source data & Source documents Nachvollziehbarkeit: Datenerfassung im p/ecrf (source data location) Korrekturen Studiendurchführung (Delegation Studienverwantwortlichkeiten) Studiendurchführung (essential documents) 13
Korrekturen (1) Ja! Schwarzer Kugelschreiber Korrekturen: 1x durchstreichen, sodass ursprünglicher Eintrag noch sichtbar; Korrektur + ev. Kommentar, Datum & Initialen/Unterschrift hinzufügen 14
Korrekturen (2) Nein! 15
Korrekturen (3) > Nachvollziehbarkeit Datenerfassung und Korrekturen im ecrf über Audit Trail > Username & persönliches Passwort -> Nicht weitergeben! 16
Korrekturen (4) Fallbeispiel Rückdatierung Einverständnisabklärung am 13.09.2016 durchgeführt, und Investigator hat Einverständniserklärung unterschrieben, er hat aber vergessen, zu datieren. Bemerkt wurde dies am 16.09.2016. 17
Nachvollziehbarkeit Konzept Source data & Source documents Nachvollziehbarkeit: Datenerfassung im p/ecrf (source data location) Korrekturen Studiendurchführung (Delegation Studienverwantwortlichkeiten) Studiendurchführung (essential documents) 18
Studiendurchführung - task delegation 19
Nachvollziehbarkeit Konzept Source data & Source documents Nachvollziehbarkeit: Datenerfassung im p/ecrf (source data location) Korrekturen Studiendurchführung (Delegation Studienverwantwortlichkeiten) Studiendurchführung (essential documents) 20
Studiendokumentation - Essential Documents (1) > Erlauben die Rekonstruktion der Studiendurchführung an den Studienzentren und beim Sponsor > Inkl. Dokumentation zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmung und des GCP-Standards durch Investigator, Sponsor, Monitor > Gute und zeitnahe Dokumentation hilft sehr für eine gute und effiziente Studiendurchführung > Korrelation zwischen Qualität Studiendokumentation und Qualität der Studiendurchführung > ICH-GCP E6, Kapitel 8 21
TSF SSF Bern SSF Zürich SSF London Studiendokumentation - Essential Documents (4) > Sponsor muss studienübergreifende Dokumente und die essential Dokumente ALLER Studienzentren im TMF ablegen! > Empfehlung: Trial Master File (TMF) in zwei Teile aufteilen: Trial-specific Folder (TSF) und Site-specific Folder (SSF) + 22
Studiendokumentation - Essential Documents (2) > Inhaltsverzeichnis TMF/ISF sollte mindestens die Dokumente gemäss GCP E6 Kapitel 8 umfassen (http://www.ctu.unibe.ch/tool_kit/ctu_templates) > Datum (und Versionsnummer) auf AUSNAHMSLOS JEDES Dokument, welches für eine klinische Studie implementiert wird, + ev. Studiennummer/-kürzel: Protokoll PatientInneninformation/Informed Consent Form Worksheets, Checklisten CRFs Inserat für PatientInnenrekrutierung Etc. etc. etc. > Seitenzahlen auf alle Dokumente (Format Seite X von Y) 23
Studiendokumentation - Essential Documents (3) > Nachvollziehbarkeit EK & Swissmedic Korrespondenz 24
Take home messages > Was nicht dokumentiert wurde, hat nicht stattgefunden > Ein Source Dokument entspricht dem Ort, wo ein Datenpunkt erstmalig aufgeschrieben oder aufgezeichnet wurde. > Nie rück- oder vordatieren > «GCP-konforme» Korrekturen > Datum (+Versionsnummer) + Seitenzahlen gehören auf JEDES Studiendokument > Eingereichte Dokumente mir klarer Bezeichnung inkl. Versionsnummer und Datum in EK/Swissmedic Begleitbrief listen > Saubere Führung des TMF/ISF 25
Nachvollziehbarkeit? 26