Mehr Zeit für das Kerngeschäft: die Abschaffung des Papiers bei PASCHEN Rechtsanwälte Ines Paschen, Marketing, PASCHEN Rechtsanwälte André Hickmann, Anwendungsentwicklung, swepp GmbH ELO ECM Tour - Potsdam, 01. Juli 2015
PASCHEN Rechtsanwälte im Überblick Umfassende Betreuung von ca. 1.400 Mandaten im Bereich Business-to-Business in Berlin Köln Leipzig München seit 1993 außergerichtliche & gerichtliche Durchsetzung von Lieferantenrechten Interessenvertretung im Insolvenzverfahren Anwaltliche Bearbeitung von Anfang bis Ende Zügige Abwicklung, konsequente Verfolgung Empfohlen vom Bundesverband der Unternehmensjuristen e.v. in den Bereichen Litigation & ADR, Insolvenz- und Vertragsrecht
PASCHEN Rechtsanwälte im Überblick zertifiziertes Qualitätsmanagement weitgehend elektronische Kommunikation vollständige Transparenz eigenentwickeltes Kundenonlineportal Länderübergreifende Fallbearbeitung mittels internationalem Netzwerk individuelle Software- und Schnittstellenentwicklung spezialisiert im Bereich Forderungsmanagement Mandantenportal advo.port
Fachliche Ausgangssituation Erstellung & Handling umfangreicher Papierakten vereinzelt sehr lange Laufzeit der Akten standardisierte Aktenbearbeitung überwiegend im außergerichtlichen Bereich, im Mahnverfahren und der Zwangsvollstreckung standortübergreifende Zusammenarbeit mit Hindernissen
Technische Ausgangssituation dezentrale IT-Struktur in vier Standorten pro Standort ein Server plus diverse Clients getrennte Datenhaltung NACHTEILE: hoher Wartungsaufwand höhere Fehleranfälligkeit hohe Kosten
Technische Ausgangssituation Standard IT-Anwendung - ReNoStar Mandats- / Aktenbearbeitung Forderungskonten / Buchhaltung Aktenhistorie Erstellen von Standardschreiben aus Dokumentenvorlagen NACHTEILE: schlechte Suchfunktion keine standardisierten Vorgangsbezeichnungen/Workflows unkomfortable Zusammenarbeit im Team fehlender Schnellüberblick für Nichtsachbearbeiter
Technische Ausgangssituation debit.control als Online- Mandantenportal Umfangreiche Statistiken und Analysen detaillierte Akteninformation Darstellung kompletter Aktenhistorie aus ReNoStar automatisierte Benachrichtigung für Kunden internes Reporting über offene Wiedervorlagen per E-Mail Schnittstellen zu anderen Dienstleistern
Projektziel Verbesserung der Kundenkommunikation Optimierung interner Prozessabläufe Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Fristvorgaben Verstärkung der überregionalen Zusammenarbeit weitere Beschleunigung der Aktenbearbeitung
Fachliche Anforderungen an ELO Einführung papierlose Anwaltsakte Beendigung bestehende beleghafte Beratungsakten/-ordner Neumandate von Anfang an elektronisch Strukturierte Dokumentenablage Übersichtliche, visualisierte E-Akte auch bei Gericht
Technische Anforderungen an ELO 1. Optimierung der IT- Infrastruktur Hauptstandort Berlin Standleitungen zwischen Standorten Terminalserver ReNoStar / Daten ELO-Server (VMs) Internet
Technische Anforderungen an ELO 2. Datenübernahme aus ReNoStar ELO für Dokumentenablage Erstimport ca. 2 Mio. Dokumente strukturierte Ordneranlage für Standorte und Mandanten automatische Verschlagwortung der Elemente OCR-Dienst für Volltextsuche Zeitverzögerung durch Importprobleme
Technische Anforderungen an ELO 3. Permanente Schnittstelle zwischen ELO und ReNoStar ReNoStar weiterhin als Fachanwendung automatisierte Stammdatenpflege Ordner für Mandanten / Akten Verschlagwortungsinformationen automatisierte Aktualisierung der Verschlagwortung Datenaustausch aller 15 Minuten
Technische Anforderungen an ELO 4. Dokumentenablage aus Word / Outlook Textvorlagen aus ReNoStar Ablage über eigenes Add-In standardisierte Dokumentenbezeichnung automatisierte Verschlagwortung
Technische Anforderungen an ELO 5. Exportfunktion für debit.control Stammdaten aus ReNoStar Dokumente aus ELO im PDF-Format Wiedervorlagen/Workflows aus ELO täglicher automatisierter Upload
Projektverlauf Projektvorbereitung 06-08/13 Definition Anforderungsprofil Auswahl DMS ECM Tour 2013 ELO KickOff Kernteam Workshop Ergänzung / Spezifizierung Anforderungsprofil Technische Umsetzung 09(11)/13-01/14 ELO Testsystem ELOprofessional + ELO Client- Installation ELO Basis- Konfiguration + Admin Schulung Testphase 01-02/14 Individualisierung (Gruppen, Rechte, etc.) strukturierter Erstimport Bestandsdaten Workflowgestaltung + Funktionstest
Projektverlauf Lifephase I 02-03/14 Endanwenderschulung Leipzig Lifeschaltung Leipzig - Parallelbetrieb Fehlerbehebung Anpassung Workflows Lifephase II 04-05/14 Schnittstellensonderprogrammierung RNS Konfigurationstool für ELO Manuelle Ablage Schulung + Lifeschaltung München Lifephase III 06-07/14 Workflow- ergänzung/- anpassung VorOrt Endanwenderschulung III + IV Lifeschaltung Köln + Berlin Projekt Nachbereitung -12/14 ELO Blog im Archiv ELO Erfahrungsaustausch Jahrestreffen ELO Prozessoptimierung
ELO Kernelemente Archivstruktur/Verschlagwortung Akten getrennt nach Standort und Mandanten Struktur der früheren Handakte getrennte Verschlagwortung Aktenorder / Dokumente
ELO Kernelemente Eingangsdokument = strukturierte Zuordnung = Manuelle Ablage
ELO Kernelemente Eingangsdokument = standardisierte Bezeichnung = Start Workflow-Vorlage
ELO Kernelemente Eingangsdokument = Workflow mit mehreren Eskalationsstufen
ELO Kernelemente Ausgangsdokument = strukturierte Zuordnung = Manuelle Ablage Automatische Wiedervorlage
ELO Weiterentwicklung Projektweiterentwicklung 11/14-01/15 Testweise Elektronische Rechnungsverarbeitung Aufbau/ Berechtigung Belegarchiv analog Fibu SKR Einführung beleglose Buchführung 01.01.2015
ELO Weiterentwicklung Projektweiterentwicklung II 04/15 Prozessoptimierung Anwaltsbereich Aktenbezogene Wiedervorlagen Workflows Bessere Übersicht über Arbeitsverlauf
ELO Weiterentwicklung Projektweiterentwicklung III 05/15 Prozessoptimierung Anwaltsbereich Formatierte Dokumentenvorlagen Beschleunigung Dokumentenausgang
ELO Fazit & Tipps Erweiterte Kenntnisse im Funktionsumfang von ELO hilfreich für die Konzeption Einsetzen eines ELO-Testsystems frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter Planung, Planung, Planung! - realistischer Zeitplan für Konzeption und Umsetzung Archivstruktur Workflows Schulung der Mitarbeiter eventuell fachliche / technische Probleme
ELO Fazit & Tipps gängige Arbeitsweisen NEU-denken Neustrukturierung umfassend nutzen Stärkung überregionaler, fachübergreifender Zusammenarbeit Best Practice Effekt bei unterschiedlichen Arbeitsweisen Verkürzung der durchschnittlichen Aktenlaufdauer um 33% (Abgelegte Akten in der außergerichtlichen und gerichtlichen Bearbeitung im Zeitraum 06/2013-05/2014 im Vergleich zum Folgejahr 06/2014-05/2015) Quelle: Benchmarking Funktion debit.control
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