Betriebsausgaben-Abc B50 001 16 typische Betriebsausgaben: So senken Sie Ihre Steuerlast Arbeitsmittel... B50/002 Beratungskosten... B50/002 Berufsbekleidung... B50/003 Büroausstattung... B50/004 Computer... B50/005 Fachliteratur/Fachmedien... B50/007 Fortbildungen... B50/009 Gebrauchte Wirtschaftsgüter... B50/010 Geschenke... B50/010 Leasing-Kosten... B50/012 Mitgliedsbeiträge... B50/013 Privateinlagen (Wirtschaftsgüter)... B50/013 Reinigung betrieblicher Räume... B50/014 Software... B50/015 Telefon-/Internet-Gebühren... B50/017 Zinsen... B50/018 Eine aktuelle Zusammenstellung der Redaktion Ihres Handbuchs für Selbstständige & Unternehmer Darum geht es: In nächster Zeit werden Sie vermutlich Ihre Einnahmen-Überschuss- Rechnung oder Bilanz zum vergangenen Jahr aufstellen. Um Ihre Steuerlast zu minimieren, sollten Sie Ihre Betriebsausgaben möglichst vollständig geltend machen. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Positionen häufig vergessen werden, obwohl sie ganz zu Recht abgesetzt werden dürfen. www.selbststaendig.com Mai 2009 17
B50 002 Betriebsausgaben-Abc Arbeitsmittel Absetzbar bei mindestens 90 % betrieblicher Nutzung Verbrauchsmaterial sofort absetzen Bei Wirtschaftsgütern kommt es auf die Kosten an Sämtliche Wirtschaftsgüter, die Sie unmittelbar für Ihre Tätigkeit einsetzen, sind Arbeitsmittel. Sofern Sie die Dinge so gut wie ausschließlich betrieblich nutzen (= zu mindestens 90 %), dürfen Sie Ihre Kosten hierfür geltend machen. Vergessen Sie nichts! Das Gesagte gilt z.b. für Geräte und Maschinen (Werkzeuge eines Handwerkers, Registrierkasse eines Händlers etc.) Bürotechnik ( Computer, Kopiergerät etc.) Büromöbel (Schreibtisch, Regal etc.) Bürobedarf (Verbrauchsmaterial wie Schreibutensilien, Papier, Büromaterial, Hefter, Locher etc.). Verbrauchsmaterial setzen Sie unabhängig von den Kosten sofort voll ab. Das betrifft z.b. Papier, Toner, Tinte etc. Wirtschaftsgüter Ihres Anlagevermögens müssen Sie hingegen je nach Höhe der Anschaffungskosten sofort absetzen (bei Kosten bis 150 netto), im Pool über 5 Jahre abschreiben (bei Kosten von mehr als 150 bis 1.000 netto) oder über die Jahre der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer abschreiben (bei Kosten von mehr als 1.000 netto) mehr dazu im Beitrag A07 Abschreibung. Beratungskosten Honorare (inklusive Nebenkosten) für Beratungen in betrieblichen Angelegenheiten ziehen Sie grundsätzlich uneingeschränkt als Betriebsausgaben ab egal, ob die Beratung erfolgreich war. Beachten Sie aber diese Besonderheiten: Haben Sie ein pauschales Honorar für eine betriebliche und private Beratung vereinbart (z.b. für eine 18 Mai 2009 www.selbststaendig.com
Betriebsausgaben-Abc B50 003 Beratung zu Ihren Versicherungen), müssen Sie den Betrag im Wege der Schätzung aufteilen (BFH, 31.7.1985, Az. VIII R 345/82). Als Betriebsausgabe können Sie nur den betrieblichen Anteil absetzen. Steuerberatungskosten sind Betriebsausgaben, soweit sie betrieblich veranlasst sind. Der Anteil der Steuerberatergebühr, der auf den privaten Teil Ihrer Steuererklärung entfällt, ist derzeit nicht absetzbar. Dagegen läuft ein Verfahren vor dem BFH. Machen Sie auch private Kosten geltend und legen Sie Einspruch gegen einen ablehnenden Bescheid ein, ruht das Verfahren bis zur BFH-Entscheidung (BFH, Az. X R 10/08). Haben Sie für betriebliche Belange einen Rechtsanwalt oder Notar konsultiert, können Sie sein Honorar sofort als Betriebsausgabe absetzen (z.b. Vertragsentwürfe, Forderungsmanagement, Vertretung vor Gericht). Ausnahme: Entstehen Notar- oder Rechtsanwaltskosten im Zusammenhang mit einem Kaufvertrag für ein Wirtschaftsgut Ihres Anlagevermögens, zählen die zu den Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes; Sie müssen sie dann zum Kaufpreis dazurechnen und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts abschreiben. Pauschalen ggf. aufteilen Steuerberatungskosten Rechtsanwaltskosten Berufsbekleidung Aufwendungen für typische Berufsbekleidung sind als Betriebsausgaben abzugsfähig (R 3.31 LStR). Kleidungsstücke zählen zur typischen Berufskleidung, wenn sie Arbeitsschutzkleidung für die ausgeübte Tätigkeit sind (Blaumann, Sicherheitsschuhe, Arztkittel etc.) oder Typische Berufskleidung www.selbststaendig.com Mai 2009 19
B50 004 Betriebsausgaben-Abc objektiv eine berufliche Funktion haben (z.b. Uniform, Talar, Kleidung mit dauerhaft angebrachtem Firmenemblem). Bürgerliche Kleidung ist nicht absetzbar Normale Schuhe und Unterwäsche werden nicht als Arbeitsschutzkleidung anerkannt. Nicht abzugsfähig ist zudem sogenannte bürgerliche Kleidung (z.b. weiße T-Shirts, Jeans). Das gilt selbst dann, wenn der Verschleiß durch die berufliche Nutzung sehr groß ist (BFH, 18.4.1990, Az. III R 5/88). Praxis Tipp: Aufdrucke anbringen In einer Praxis können z.b. weiße T-Shirts mit Aufdrucken wie Praxisteam Dr. Müller, Sprechzeiten von 8:00 bis 18:00 Uhr gekennzeichnet werden, dann wird es mit dem Fiskus selten ein Problem geben. Er unterstellt dann, dass diese Kleidungsstücke ausschließlich betrieblich getragen werden. Kein vorauseilender Gehorsam Ein Streitfall ist z.b. der schwarze Anzug. Während dieser von den Gerichten bei einem Leichenbestatter und einem katholischen Geistlichen anerkannt wurde, gelang das einem Unternehmensberater bisher noch nicht. Im Zweifel buchen Sie Ihre Aufwendungen für Berufskleidung als Betriebsausgabe. Wird das nicht anerkannt, können Sie dann entscheiden, ob sich deshalb ein Streit mit dem Finanzamt lohnt. Büroausstattung Es liegt in Ihrem Ermessen, ob Sie Ihr Büro preiswert ausstatten oder sich für Designermöbel entscheiden. 20 Mai 2009 www.selbststaendig.com
Betriebsausgaben-Abc B50 005 Das Finanzamt kann Ihnen nicht vorschreiben, wie teuer Ihre Bilder, Lampen und Teppiche sein dürfen. Beachten Sie aber diese Ausnahmen: Wenn Sie ein häusliches Arbeitszimmer haben, können Sie dessen Ausstattung (im Gegensatz zu den Arbeitsmitteln) überhaupt nur unter ganz bestimmten Umständen geltend machen; siehe Beitrag A86 Arbeitszimmer absetzen. In externen Büros und häuslichen Arbeitszimmern werden antiquarische Ausschmückungsgegenstände als nicht abschreibbare Wirtschaftsgüter behandelt, wenn sich die technische Abnutzung in großen Zeiträumen vollzieht (z.b. bei Gemälden oder Vasen). Absetzbarkeit unabhängig von der Kostenhöhe Einschränkung für Antiquitäten Praxis Tipp: Antiker Schreibtisch ist ein Arbeitsmittel! Nutzen Sie eine Antiquität nicht als reinen Ausstattungsgegenstand, sondern als Arbeitsmittel? Dann können Sie Ihre Kosten dafür absetzen (BFH, 31.1.1986, Az. IV B 78/82). Denn Gebrauchsgegenstände wie Schreibtische, Stühle, Büroschränke, Regale und sonstige Einrichtungen unterliegen einer technischen Abnutzung. Computer Wie fast alle Unternehmer kommen sicher auch Sie heute nicht mehr ohne PC oder Notebook aus. Ihre Kosten für die Hardware (siehe auch Software) setzen Sie so ab: Eine Computer-Anlage besteht aus mehreren selbstständigen Wirtschaftsgütern: Zentraleinheit, Monitor, www.selbststaendig.com Mai 2009 21
B50 006 Betriebsausgaben-Abc Regelfall: Abschreibung über 3 Jahre Ausnahme: Notebook Ausnahme: Multifunktionsgerät Reparaturen/ Nachrüstungen Tastatur, Maus, Drucker, Scanner, Modem etc. Die einzelnen Teile sind zwar selbstständig bewertbar, aber nicht selbstständig nutzbar. Daher scheidet die Sofortabsetzung der Anlage als GWG oder die Abschreibung im Sammelposten des Anschaffungsjahres über 5 Jahre hinweg grundsätzlich aus. Das heißt im Regelfall: Unabhängig von den Anschaffungskosten schreiben Sie Computer-Hardware nach der amtlichen Abschreibungstabelle monatsgenau über 3 Jahre ab. Geht ein einzelnes, selbstständig bewertbares Teil (z.b. der Monitor) Ihrer Anlage zwischenzeitig kaputt, buchen Sie dessen Restwert sofort gewinnmindernd aus. Kaufen Sie ein neues Teil hinzu, ist das wiederum über 3 Jahre abzuschreiben. Ausnahme 1: Ein Notebook enthält alle Teile, die für eine selbstständige Nutzung erforderlich sind. Da es ein einheitliches Wirtschaftsgut ist, müssen Sie es bei Anschaffungskosten von bis zu 150 netto (z.b. ein gebrauchtes Notebook) als GWG sofort absetzen, mehr als 150 bis 1.000 netto im Sammelposten des Kaufjahres verteilt über 5 Jahre abschreiben, mehr als 1.000 netto nach der amtlichen AfA-Tabelle monatsgenau über 3 Jahre abschreiben. Ausnahme 2: Genauso wie Notebooks behandeln Sie auch Multifunktionsgeräte, die in mindestens einer Funktion unabhängig vom PC nutzbar sind (z.b. ein Drucker, der zugleich Fax, Scanner und Fotokopierer ist) sowie externe Datenspeicher zur Sicherung und zum Transport von Daten (BFH, 19.2.2004, Az. VI R 135/01). Für Reparaturen und Nachrüstungen Ihres PCs oder der Peripheriegeräte während des Abschreibungszeitraums gilt Folgendes: 22 Mai 2009 www.selbststaendig.com
Betriebsausgaben-Abc B50 007 Reparaturen setzen Sie sofort als Erhaltungsaufwand ab. Das gilt für den Arbeitslohn und auch für die Kosten der Ersatzteile, wenn Sie also defekte Bauteile durch neue ersetzen (z.b. den Druckkopf eines Druckers). Computer veralten sehr schnell. Durch das Nachrüsten eines Rechners verlängert sich seine Nutzungsdauer in aller Regel nicht. Halten Sie ihn mit einer Nachrüstung (z.b. Erweiterung des Arbeitsspeichers) auf dem Stand der Technik, setzen Sie die Ausgabe dafür ebenfalls sofort vollständig als Erhaltungsaufwand ab. Beachten Sie: Beträgt die betriebliche Nutzung Ihres Computers mindestens 90 %, dürfen Sie ihn vollständig absetzen (BFH, 19.2.2004, Az. VI R 135/01). Diese fast ausschließlich betriebliche Nutzung wird bei Computern in klar von der Privatwohnung getrennten Betriebsräumen unterstellt. Bei einem Rechner in Ihrem Home-Office müssen Sie sie dem Finanzamt hingegen auf Nachfrage glaubhaft machen können sonst setzt es 50 % Ihrer PC-Kosten als Privatentnahme an. Private Mitnutzung? Fachliteratur, Fachmedien In erster Linie entscheidet der Zusammenhang zu Ihrer unternehmerischen Tätigkeit darüber, ob Sie Fachliteratur und Fachmedien (z.b. CD-ROM) absetzen dürfen (BFH, 21.5.1992, Az. IV R 70/91). Die Abgrenzung ist nicht immer leicht: Steuerlich anerkannt werden Ihre Kosten für reine Fachmedien und Fachliteratur wie etwa Ihr Handbuch für Selbstständige & Unternehmer (BFH, 23.5.1989, Az. XR 6/85). Reine Fachliteratur ist absetzbar www.selbststaendig.com Mai 2009 23
B50 008 Betriebsausgaben-Abc Tageszeitungen Handelsblatt Zeitschriften Allgemein bildende Bücher Tageszeitungen sind keine Fachliteratur. Das betrifft auch überregionale Zeitungen wie die Frankfurter Allgemeine oder Süddeutsche Zeitung. Beziehen Sie mehrere gleichartige Tageszeitungen aus betrieblichem Grund (z.b. weil Sie als Immobilienmakler Anzeigen auswerten müssen), können Sie zumindest versuchen, alle Abos bis auf eines abzusetzen. Das Handelsblatt wird bei Anwälten, Steuerberatern, Unternehmensberatern, Wirtschaftsprüfern und ähnlichen Berufen wegen seiner wirtschaftlichen Ausrichtung als Betriebsausgabe anerkannt (BFH, 12.12.1982, Az. VI R 193/79). Als Unternehmer sollten Sie sich ebenfalls auf dieses Urteil berufen. Allgemein bildende Zeitschriften wie Spiegel, Focus, Wirtschaftswoche, Capital, PC-Welt etc. werden Sie in aller Regel nicht absetzen können. Bei diesen Medien ist davon auszugehen, dass fürs Lesen auch eine private Motivation besteht. Schöngeistige und allgemein bildende Bücher (z.b. Reiseführer) sowie Konversationslexika verursachen keine Betriebsausgaben. Ist das Thema aber aus betrieblichem Grund für Sie wichtig (z.b. Reiseführer, wenn Sie ein Reisebüro betreiben), setzen Sie die Kosten dafür ab. Praxis Tipp: Medien in einer Wartezone auslegen Alle Arten von Zeitschriften und Zeitungen dürfen Sie steuerlich geltend machen, wenn Sie diese in einem Wartebereich für Ihre Kunden und Besucher auslegen (BFH, 19.10.1970, Az. GrS 2/70). 24 Mai 2009 www.selbststaendig.com
Betriebsausgaben-Abc B50 009 Machen Sie Fachliteratur als Betriebsausgabe geltend, müssen Sie die Ausgabe durch einen Beleg nachweisen können, auf dem der Titel des Werks steht (BFH, 16.2.1990, Az. VI R 144/86). Pflichtangaben auf dem Beleg Fortbildungen Aufwendungen für eine erstmalige Berufsausbildung bzw. ein Erststudium sind nur bis zu 4.000 im Jahr als Sonderausgaben abziehbar (Ausnahme: voller Abzug, wenn die Ausbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses stattfindet). Darüber hinaus setzen Sie als Selbstständiger Aufwendungen für alle weiteren Ausbildungen und Fortbildungen aus betrieblichem Grund als Betriebsausgaben ab. Das betrifft Kosten für Seminare oder Veranstaltungen sowie Reisekosten (Fahrtkosten zum Veranstaltungsort und zurück, Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten). Seminare etc. absetzen Praxis Tipp: Sprachkurs gut begründen! Kosten für einen Sprachkurs, der unmittelbar beruflich veranlasst ist, können Sie als Betriebsausgaben abziehen. Das gilt z.b. für einen Sportjournalisten, der wegen internationaler Tätigkeiten einen englischen Sprachkurs besucht (Finanzgericht Hamburg, 16.6.1992, Az. VI 369/90). Ohne unmittelbare berufliche Veranlassung sind die Aufwendungen für Sprachkurse im In- und Ausland als Kosten der Allgemeinbildung steuerlich nicht relevant (BFH, 31.7.1980, Az. IV R 153/79). www.selbststaendig.com Mai 2009 25
B50 010 Betriebsausgaben-Abc Gebrauchte Wirtschaftsgüter Kaufen Sie ein gebrauchtes Wirtschaftsgut, können Sie den Kaufpreis genauso wie bei neuen Wirtschaftsgütern absetzen bzw. abschreiben. Sie dürfen auch für gebrauchte Wirtschaftsgüter eine Sonderabschreibung bilden (Voraussetzungen siehe Beitrag Abschreibung ab Seite A07/015). Restnutzungsdauer schätzen Haben Sie für das gebrauchte Gut mehr als 1.000 netto ausgegeben, müssen Sie es über die betriebsgewöhnliche Restnutzungsdauer abschreiben. Es gibt keine allgemeine Regel dafür, wie viele Jahre Sie ansetzen. Sie können auch nicht einfach von der Nutzungsdauer laut amtlicher AfA-Tabelle die seit dem Erstkauf verstrichenen Jahre abziehen. Das Finanzamt verlangt eine realistische Schätzung. Geschenke Geschenke an einen Geschäftsfreund bis 35 pro Jahr Pauschalsteuer erwägen Geschenke an Nichtarbeitnehmer aus betrieblichem Anlass (z.b. an Kunden, Geschäftsfreunde, freie Mitarbeiter) dürfen Sie als Betriebsausgaben abziehen, wenn der Preis (Anschaffungs- oder Herstellungskosten) 35 je Empfänger und Jahr nicht übersteigt ( 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Der Betrag gilt netto, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, ansonsten brutto. Sie müssen diese Geschenke einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen ( 4 Abs. 7 EStG). Nicht erforderlich ist es, Ihre Geschenke mit Werbung zu versehen. Sie machen Ihren Geschäftspartnern häufig teurere Geschenke, laden Sie z.b. zur Pflege Ihrer geschäftlichen Beziehungen zu Sportveranstaltungen ein? Dann erreichen Sie den Betriebsausgabenabzug dadurch, dass Sie alle Geschenke an Nichtarbeitnehmer auch 26 Mai 2009 www.selbststaendig.com
Betriebsausgaben-Abc B50 011 die unter 35 pro Jahr und Person einer Pauschalsteuer von 30 % unterwerfen ( 37b EStG; Wahlrecht, das Sie immer für ein ganzes Kalenderjahr ausüben können). Das hat zudem den Vorteil für die Beschenkten, dass die den Wert Ihres Geschenks nicht versteuern müssen. Praxis Tipp: Ausnahmen beachten! Kränze und Blumen bei Beerdigungen, Spargutscheine von Kreditinstituten, Preise anlässlich von Preisausschreiben oder Auslobungen gelten nicht als Geschenke (R 4.10 Abs. 4 EStR). Sie sind bei betrieblicher Veranlassung in vollem Umfang auch über 35 hinaus abziehbar. Zugaben statt Geschenke verteilen! Kleinere Geschenke an Kunden, die Sie in direktem Zusammenhang mit einem Geschäft vergeben, unterliegen als Zugaben nicht der Abzugsbeschränkung. Das heißt, Ihre Kosten dafür dürfen Sie zu 100 % absetzen, und Sie müssen solche Zugaben auch nicht einzeln und gesondert aufzeichnen. Geschenke in Provisionen umwandeln Größere Zuwendungen für konkrete Geschäftsabschlüsse sind ebenfalls keine Geschenke, sondern Provisionen die können Sie immer absetzen. Für den Empfänger ändert sich dadurch nichts; er muss die Provision wie Geschenke auch versteuern. Geschenke an einen Arbeitnehmer können Sie stets und unabhängig von ihrem Wert als Betriebsausgaben absetzen. Allerdings gilt der Wert des Geschenks als lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtiger Arbeitslohn. Ausnahmen: Geschenke an Arbeitnehmer www.selbststaendig.com Mai 2009 27
B50 012 Betriebsausgaben-Abc Sachbezüge (z.b. Benzin-Gutscheine) sind abgabenfrei, sofern ihr Wert pro Arbeitnehmer und Monat 44 brutto nicht übersteigt ( 8 Abs. 2 EStG). Aufmerksamkeiten aus besonderem Anlass (z.b. Geburtstag, Betriebsfeier, Weihnachten) sind abgabenfrei, wenn ihr Wert je Arbeitnehmer und Anlass nicht mehr als 40 brutto beträgt (R 19.6 LStR). Sämtliche weiteren Sachzuwendungen an Ihre Arbeitnehmer können Sie pauschal mit 30 % versteuern ( 37b EStG; Wahlrecht, dem dann jeweils alle Geschenke an Ihre Arbeitnehmer in einem Jahr unterliegen); dann fallen keine Sozialabgaben an. Leasing-Kosten Kein Anlagevermögen Raten absetzen Sonderzahlung korrekt behandeln Leasing ist eine besondere Finanzierungsform, die Elemente der Miete und des Kaufs miteinander verbindet. Der Regelfall ist eine Vertragsgestaltung, bei welcher der Leasing-Gegenstand der Leasing-Gesellschaft weiterhin als Eigentum zugerechnet wird. In diesem Fall gilt: Sie als Leasing-Nehmer sind kein Eigentümer, sondern Nutzer; daher dürfen Sie den Leasing-Gegenstand (z.b. Pkw oder Maschine) nicht im Anlagevermögen Ihres Unternehmens ausweisen und abschreiben. Ihre laufenden Leasing-Raten sind sofort und in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Ebenfalls sofort absetzbar ist eine Leasing-Sonderzahlung bis zu 30 % des Gesamtwerts, wenn der Leasing-Vertrag nicht über mehr als 5 Jahre läuft und Sie Ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. (BFH, 5.5.1994, Az. VI R 100/93). Ansonsten und wenn Sie bilanzieren, 28 Mai 2009 www.selbststaendig.com
Betriebsausgaben-Abc B50 013 müssen Sie eine Sonderzahlung auf die Vertragslaufzeit verteilt absetzen. Mitgliedsbeiträge Beiträge an einen Berufsverband sind Betriebsausgaben, wenn der Verband Ihre berufsspezifischen Interessen vertritt. Es ist unschädlich, wenn der Verband zusätzlich auch allgemeine politische Rahmenziele verfolgt (BFH, 27.4.1990, Az. VI R 35/86). Beiträge zu einem Automobilclub, die Sie im Zusammenhang mit einem Geschäftswagen zahlen, dürfen Sie als Betriebsausgaben abziehen. Bei teilweiser Privatnutzung werden die Gesamtkosten Ihres Geschäftswagens ohnehin in einen privaten und betrieblichen Anteil aufgeteilt. Nicht abziehbar sind Beiträge an Sportvereine und gesellige Vereine (z.b. Rotary-Club, Lions-Club), auch wenn die Mitgliedschaft der geschäftlichen Repräsentation oder der Anbahnung und Pflege geschäftlicher Beziehungen dient (Oberfinanzdirektion Frankfurt/ Main, 20.3.1995, Az. S 2144 A-86-St II 20). Ausnahme: Gibt es einen engen betrieblichen Zusammenhang zwischen dem Verein und Ihrer Mitgliedschaft darin, können Sie auch Beiträge an Sportvereine und gesellige Vereine absetzen. Das gilt z.b. für einen Sportartikelhersteller, der Mitglied in vielen Sportvereinen ist (Oberfinanzdirektion Düsseldorf, Mai 1975, Az. S 2144/5). Berufsverbände Automobilclub Sportvereine und gesellige Vereine Privateinlagen (Wirtschaftsgüter) Nutzen Sie ein Wirtschaftsgut nach der Anschaffung zunächst nur für private Zwecke (z.b. Pkw, Computer, Möbel) und erst später unternehmerisch, sollten Sie es Ins Betriebsvermögen einlegen und absetzen www.selbststaendig.com Mai 2009 29
B50 014 Betriebsausgaben-Abc Materialkosten: Aufwendungen für Reinigungsgeräte, Putz- und Reinigungsmittel machen Sie als Betriebsausgaben geltend. Befindet sich Ihre Werkstatt, Praxis oder Ihr absetzbares häusliches Arbeitszimmer in Ihrer Privatwohnung bzw. in Ihrem Haus, ermitteln Sie den betrieblichen Anteil an den Kosten durch Schätzung und setzen ihn ab (Aufteilungsmaßstab: Verhältnis der betrieblich und privat genutzten Flächen). Lohnkosten: Lassen Sie Ihre betrieblichen Räume von eigenen Arbeitskräften reinigen (ggf. im Rahmen eines Minijobs), ziehen Sie die Lohnkosten als Betriebsausgaben ab. Sie können auch Ihren Ehegatten als Reinigungskraft beschäftigen. Bei einer Werkstatt etc. im eigenen Haus bzw. einem häuslichen Arbeitszimmer kommt es allerdings darauf an, ob Sie unter den- Bemessungsgrundlage dann auch offiziell in Ihr Betriebsvermögen einbringen (= Privateinlage). Versäumen Sie dies, verschenken Sie bares Geld, nämlich die Abschreibung. Bemessungsgrundlage für den Wert eines eingelegten Wirtschaftsgutes sind die Anschaffungskosten abzüglich der fiktiven Abschreibung, wenn der Erwerb noch keine 3 Jahre zurückliegt, der Teilwert des Wirtschaftsgutes, wenn die Anschaffung 3 Jahre zurückliegt. Der Teilwert ist der Wert, den Sie für diesen gebrauchten Gegenstand im Zeitpunkt der Einlage zahlen müssten; ermittelt wird er in der Regel durch Schätzung. Sie schreiben ein eingelegtes Wirtschaftgut über die restliche betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ab. Diese müssen Sie wie bei einem gebrauchten Wirtschaftsgut realistisch schätzen. Reinigung betrieblicher Räume Materialkosten Lohnkosten 30 Mai 2009 www.selbststaendig.com
Betriebsausgaben-Abc B50 015 selben Voraussetzungen auch eine fremde Arbeitskraft beschäftigen würden. Wenn nicht, wird das Arbeitsverhältnis steuerlich nicht anerkannt, weil solche Putzarbeiten dann auf familienrechtlicher Grundlage erbracht werden (BFH, 27.10.1978, Az. VI R 166, 173, 174/76). Reinigungsunternehmen: Beauftragen Sie ein anderes Unternehmen mit der Reinigung, ziehen Sie die Aufwendungen für das Reinigen der betrieblichen Räume als Betriebsausgaben ab. Fremdaufwand Praxis Tipp: Im Privatbereich Steuerermäßigung mitnehmen! Entfallen Reinigungskosten auf die private Wohnung, erhalten Sie dafür eine Steuerermäßigung gemäß 35a EStG. Denn haushaltsnahe Dienstleistungen, die Sie durch Unternehmen oder Arbeitnehmer erbringen lassen, die nicht zu Ihrem Haushalt gehören, sind steuerlich begünstigt. Als Steuerbonus erhalten Sie 20 % Ihrer Ausgaben für die reinen Arbeitsleistungen (inklusive Fahrt- und Maschinenkosten, zuzüglich Umsatzsteuer) bis zu bestimmten Höchstbeträgen. Materialkosten müssen ggf. herausgerechnet werden. Den Steuerbonus gibt es nur, wenn Sie schriftlich abrechnen und die Beträge per Überweisung auf ein Konto zahlen. Software Software ist ein eigenständiges, immaterielles Wirtschaftsgut. Auch wenn Ihr Computer nicht ohne Software funktioniert, ist sie nicht als Bestandteil der Hardware anzusehen und daher steuerlich gesondert zu behandeln (BFH, 15.6.2004, Az. VIII R 42/03). Immaterielles Wirtschaftsgut www.selbststaendig.com Mai 2009 31
B50 016 Betriebsausgaben-Abc Aber Vorsicht: Das gilt nur, wenn die Software in der Rechnung auch gesondert mit einem einzelnen Preis ausgewiesen ist! Kaufen Sie einen PC zusammen mit einer Software zu einem einheitlichen Paketpreis, werden Software und Hardware doch als Einheit behandelt (BFH, 8.2.1996, Az. III R 76/90). Sie schreiben die Software dann zusammen mit der Hardware ab. Grenze: 150 netto Keine Pool- Abschreibung Updates sind Erhaltungsaufwand Betragen Ihre Anschaffungskosten für eine in der Rechnung getrennt ausgewiesene Software bis zu 150 netto, können Sie den Betrag sofort absetzen. Denn ein Computerprogramm bis zu diesem Preis gilt als Trivialprogramm und kann wie ein GWG abgesetzt werden, obwohl es ein immaterielles Wirtschaftsgut ist (R 5.5 EStR). Ist eine Software teurer, schreiben Sie sie als immaterielles Wirtschaftsgut ab. Sie dürfen sie also nicht in den Sammelposten für bewegliche Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von mehr als 150 bis hin zu 1.000 netto einstellen, der über 5 Jahre abgeschrieben wird. Hinsichtlich der Abschreibungsdauer gilt: Standard-Anwender-Software schreiben Sie ebenso wie die Hardware über 3 Jahre ab (Niedersächsisches Finanzgericht, 16.1.2003, Az. 10 K 82/99). Betriebswirtschaftliche Software-Systeme (ERP-Software) schreiben Sie über 5 Jahre ab (BMF-Schreiben, 18.11.2005, Az. IV B 2-S 2172-37/05). Software-Updates, die keine neuen Programme beinhalten, behandeln Sie wie eine Wartung oder Reparatur des Wirtschaftsgutes. Ihre Kosten dafür sind keine Anschaffungskosten, sondern Erhaltungsaufwand (Niedersächsisches Finanzgericht, 16.1.2003, Az. 10 K 82/ 99). Das heißt, Sie setzen die Update-Kosten sofort voll ab und müssen sie nicht etwa als nachträgliche 32 Mai 2009 www.selbststaendig.com
Betriebsausgaben-Abc B50 017 Anschaffungskosten abschreiben. Das gilt unabhängig vom Betrag, also auch wenn Updates mehr als 150 netto gekostet haben. Software-Upgrades, also Umstellungen auf aufwändigere Software-Versionen mit erweitertem Leistungsumfang, müssen Sie hingegen wie ein neues immaterielles Wirtschaftsgut behandeln. Upgrades sind neue Wirtschaftsgüter Telefon-/Internet-Gebühren Telefone, Faxgeräte und PCs mit Internet-Zugang nutzen Sie und ggf. Ihre Mitarbeiter sowohl betrieblich als auch privat. Wenn Ihre Mitarbeiter privat telefonieren oder surfen, bleibt das steuer- und sozialabgabenfrei ( 3 Nr. 45 EStG). Das gilt auch für Mobiltelefone, solange die in betrieblichem Eigentum verbleiben. Für Sie selbst als Unternehmer gilt das leider nicht. Sie müssen Ihre Privatnutzung versteuern. Das heißt, Sie setzen die Rechnung Ihres Telekommunikationsunternehmens zunächst voll ab. Den privat verursachten Anteil müssen Sie jedoch ermitteln und wie eine Privatentnahme versteuern. Gehen Sie so vor: Sie haben ein Büro, das von Ihrer Privatwohnung getrennt ist? Dann setzen Sie etwa 10 % der Telefonund Internet-Rechnungen für Ihre Privatnutzung an. Sind Ihre Rechnungen aber höher als 150 /Monat, schätzen Sie den Prozentsatz niedriger, damit Ihr Privatanteil nicht mehr als 15 im Monat beträgt das reicht aus. Wenn Sie Ihren privaten Anschluss zu Hause nur gelegentlich für betriebliche Zwecke nutzen, können Sie die betrieblichen Kosten dafür pauschal abrechnen: Unternehmer muss seine Privatnutzung versteuern Regelung fürs externe Büro Pauschale für den Privatanschluss www.selbststaendig.com Mai 2009 33
B50 018 Betriebsausgaben-Abc Sie dürfen monatlich bis zu 20 % der Brutto-Rechnung, höchstens jedoch 20, als Betriebsausgaben absetzen (R 3.50 Abs. 2 LStR). Schätzung beim Privatanschluss Ist der betriebliche Anteil an Ihren Telefon- und Internet-Kosten zu Hause höher, dann schätzen Sie ihn (FG München, 23.7.1992, Az. 10 K 10292/86; BFH, 21.11. 1980, Az. VI R 202/79). Wählen Sie einen nachvollziehbaren Prozentsatz. In dieser Höhe setzen Sie die laufenden Kosten laut Telefonrechnung ab. Zinsen Nehmen Sie ein Darlehen auf, um damit die Anschaffung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens zu finanzieren, können Sie die Schuldzinsen uneingeschränkt als Betriebsausgaben geltend machen. Grenze 2.050 /Jahr beachten Zinsen auf einen Kontokorrentkredit bzw. Betriebsmittelkredit sind insgesamt bis zu 2.050 /Jahr absetzbar. Darüber hinaus gilt: Sie müssen prüfen, ob Sie in dem Jahr Überentnahmen getätigt haben, also mehr als die Summe von Gewinn und Einlagen aus dem Betrieb entnommen haben. Zinsen in Höhe von 6 % der Überentnahmen sind nicht absetzbar ( 4 Abs. 4a Satz 6 EStG). Praxis Tipp: Geldbeschaffungskosten gesondert absetzen Geldbeschaffungskosten (z.b. Abschluss-, Beratungs- und Bereitstellungsgebühren, Kreditprovisionen etc.) sind keine Zinsen, sondern als einmalige Aufwendungen für die Beschaffung von Kreditmitteln sofort absetzbar (BFH, 15.12.1999, Az. X 23/95). 34 Mai 2009 www.selbststaendig.com