K & K Software AG. Bgm-Weigand-Str. 8. 97447 Gerolzhofen K & K Software Aktiengesellschaft Vorstand: Arnulf Koch. Armin Krauß Aufsichtsrat: Mirko Peschel (Vorsitz) Bgm.-Weigand-Str. 8 97447 Gerolzhofen Fon +49 (0) 9382 / 31 02-0 Fax +49 (0) 9382 / 31 02 20 www.kk-software.de info@kk-software.de 1 Inhaltsverzeichnis Gerolzhofen, 09.10.2015 Inhalt 1 Inhaltsverzeichnis... 1 2 Entstehung... 2 2.1 Kernprobleme / Anforderungen... 2 2.2 Lösungsansatz... 2 3 Programmaufbau... 3 3.1 Server-Server Sync und Client-Server-Architektur... 3 3.2 Flexibilität... 4 3.3 Kompakte Eingabemasken... 5 3.4 Betten-Belegungsplan... 6 3.5 Filterung der Daten... 7 3.6 Anpassung durch Access... 8 4 Referenz... 9 5 Ausblick... 9 Handelsregister Amtsgericht Schweinfurt HRB 3764 Rechtsform Aktiengesellschaft Sitz Gerolzhofen St.Nr.: 249/120/40050 USt.ID-Nr: DE209540376 Bankverbindung Sparkasse Schweinfurt BLZ 793 501 01 Kto-Nr. 119727 BIC: BYLA DE M1 KSW IBAN : DE04 7935 0101 0000 1197 27 Bankverbindung VR-Bank Gerolzhofen eg BLZ 793 620 81 Kto-Nr. 22861 BIC: GENO DE F1 GZH IBAN: DE41 7936 2081 0000 0228 61
2 Entstehung Unser Kunde benötigte innerhalb von 2 Wochen eine Lösung zum Datenabgleich zwischen der Erstaufnahme-Notunterkunft und dem Landratsamt. 2.1 Kernprobleme / Anforderungen Kernprobleme / Anforderungen waren: 1. Arbeiten über unzuverlässige Datenleitungen (Mobilfunk-Router) 2. Abgleich der Daten zwischen Landratsamt und Notunterkunft, Zugriff im Landratsamt auf Echtzeitdaten aus der Notunterkunft 3. Unterstützung für den Workflow der Erstaufnahme: Zuweisung Betten, Erstuntersuchung Gesundheitsamt, Bustransfers 4. Laufende Aufgaben in der Notunterkunft: Ausgabe Krankenscheine 5. Auszahlungen und Vorschüsse, Unterstützung von Familienstrukturen (Familienoberhaupt erhält Auszahlung für die gesamte Familie) 6. Zusammenfassung der Informationen für die Umverteilung 2.2 Lösungsansatz Der erste Ansatz war die Abwicklung über Excel-Dateien, diese waren auch die Vorlage für die Lösung. Problematisch war das parallele Arbeiten an den Listen (wenn ein Bus mit 50 Personen ankommt und von mehreren Landratsamtmitarbeitern erfasst wird) und die große Ungenauigkeit der Daten. Zum Beispiel: Kinder sind auf den Karten der Eltern erfasst, haben eigene MID-Nummern, sind aber nicht auf den Eltern-Karten abgedruckt. Daten aus den Verteilstellen (hier Zirndorf) kamen erst an, nachdem die Flüchtlinge bereits da waren, das Gesundheitsamt kann ohne MID-Nummer keine Untersuchung vornehmen usw. Die Daten müssen also parallel von verschiedenen Stellen (Notunterkunft, Sozialamt, Gesundheitsamt) nach und nach vervollständigt werden. Hieraus entstand die Lösung, die Daten über Microsoft SQL Server Merge-Replikation zwischen verschiedenen Servern automatisch und ständig im Hintergrund abzugleichen. Seite 2 von 9
3 Programmaufbau 3.1 Server-Server Sync und Client-Server-Architektur Alle Clients arbeiten auf jeweils ihrem Server, haben immer eine vollständige Datenbasis und können - auch ohne Internetverbindung - autark arbeiten. Sobald die Server wieder eine VPN-Verbindung zum Zentral-Server im Landratsamt bekommt, werden die Daten automatisch synchronisiert. Notunterkunft Landratsamt Notunterkunft Vor-Ort Arbeitsplatz #1 mit lokalem SQL-Server-Express VPN-Verbindung, ggfs. per Mobilfunk/UMTS/LTE IPSec-verschlüsselt Zentraler SQL-Server Notunterkunft Vor-Ort Arbeitsplatz #2 mit lokalem SQL-Server-Express Arbeitsplätze im Landratsamt Arbeitsplätze im Landratsamt Abb. 1: Schematisch Darstellung Verbindung Notunterkunft - Landratsamt Seite 3 von 9
3.2 Flexibilität Die Prozesse bei der Erstaufnahme sind von großer Flexibilität geprägt. Das spiegelt sich in der Anwendung an vielen Stellen wieder: Die Anwendung hat kein Login-Fenster, sondern es wird im Menü ein aktiver Benutzer ausgewählt. So kann schnell und ohne Unterbrechung der Arbeitsplatz gewechselt werden. Abb. 2: Startbildschirm mit Auswahlmenü und Benutzerauswahl Seite 4 von 9
3.3 Kompakte Eingabemasken Die Eingabemasken wurden so entwickelt, dass alle zentrale Daten immer schnell erreichbar sind und die Sachbearbeiter einen guten und schnellen Überblick haben. Abb. 3: Eingabemaske Personen mit zentralen Stammdaten In allen relevanten Masken gibt es einen Word-Ausdruck : Jedes Datenbankfeld kann als Textmarke in jedes beliebige Word-Dokument eingefügt werden. Im Drucken-Dialog wird die Word-Datei ausgewählt und die Datenbank füllt die Textmarken (z.b. mit Name, MID, Geburtsdatum, etc). So können vorhandene Vorlagen (z.b. Laufzettel, Krankenscheine, Gutscheine von Hilfsorganisationen, etc.) ohne großen Anpassungsaufwand benutzt werden und von den Mitarbeitern auch laufend an neue Gegebenheiten angepasst werden - ohne einen Support- Call beim Softwareentwickler zu machen. Seite 5 von 9
3.4 Betten-Belegungsplan Zentrales Element ist der Betten-Belegungsplan, der Basis für viele praktische Arbeiten ist (Familien werden zusammengelegt, Untersuchungen im Gesundheitsamt werden zusammen durchgeführt, Räume werden erst aufgefüllt bevor neue angefangen werden usw.) Über die Rot-Grün-Einfärbung (Rot=Belegt, Grün=Frei) ist für alle Beteiligten die Belegung sofort ersichtlich. Das Formular muss auf Ihre Umgebung (samt Namensgebung der Räume und Betten) angepasst werden. Abb. 4: Ausdruck Betten/Raum-Belegungsplan Seite 6 von 9
3.5 Filterung der Daten Alle Masken sind möglichst intelligent gefiltert: Nur aktiv vorhandene Personen in den zentralen Masken, nur noch nicht untersuchte Personen in der Maske vom Gesundheitsamt, nur einer Busfahrt zugeordnete Personen in der Busmaske. Abb. 5: Erstuntersuchungsliste für Gesundheitsamt Seite 7 von 9
3.6 Anpassung durch Access Durch die offene Microsoft Access Datenbank (unterstützt aktuell Microsoft Access 2007, Access 2010 und Access 2013, auf Anfrage auch ältere bzw. andere Access-Versionen) können individuelle Anpassungen schnell, einfach und kostengünstig vorgenommen werden. Wir liefern offene Access-Dateien aus (*.ACCDB), die theoretisch auch von Ihnen selbst angepasst werden könnten. Die Datenbank im Microsoft SQL Server 2012-Format ist ebenfalls offen, und Sie haben so vollen Zugriff auf die Daten, auch von Drittanwendungen. Seite 8 von 9
4 Referenz Wenn Sie Auskunft von Nutzerseite aus bekommen möchten, melden Sie sich bitte bei uns unter Tel. 09382-3102-0 oder unter info@kksoftware.de. Wir geben Ihnen dann gerne Kontaktdaten von aktiven Nutzern der Asyl- Datenbank. 5 Ausblick Es ist geplant, den Prozess der Flüchtlingsunterbringung und die laufende Verwaltung weiter durch die Datenbank zu unterstützen, u.a. durch die Verwaltung der Unterbringungen im Landkreis, die bessere Anbindung an die beteiligten Stellen wie Sozialamt, Asylmanagement, Kasse. Hier wird insbesondere das Feedback der Nutzer in das Programm eingearbeitet. Seite 9 von 9