Hinweise zu den Fristen zur Abgabe der Unterlagen für Teilnehmer am Erasmus-Programm 14/15 der Universität Würzburg Liebe ERASMUS+ Praktikanten des Programmjahres 14/15, zunächst möchte Ihnen das International Office nochmals ganz herzlich zu Ihrem Praktikumsplatz im Ausland gratulieren. Wir wünschen Ihnen einen unvergesslichen, informativen und natürlich interkulturell und persönlich wertvollen Auslandsaufenthalt! Zudem hoffen wir, dass Sie die ersten organisatorischen Schritte bereits erledigt haben (Abgabe des Teilnehmerblatts, Vertrag). Zu all den bisherigen und kommenden Schritten möchten wir Ihnen hiermit einige Hinweise an die Hand geben. Bitte lesen Sie die Hinweise aufmerksam durch und bewahren Sie diese bitte gut auf, denn Sie benötigen die Hinweise während des gesamten Programmzeitraums. Zudem finden Sie in den Hinweisen eine Übersicht aller Fristen, zu deren Wahrung Sie vertraglich verpflichtet sind. 1. Zuständigkeiten Fragen zur Mobilitätsförderung & zu administrativen Angelegenheiten: ERASMUS+ SMP Outgoing Koordinatorin im International Office Fragen zur Beurlaubung: Referat für Studienangelegenheiten ( Studentenkanzlei ) am Campus Hubland Nord (Anschrift: Oswald Külpe Weg 84/2, 97074 Würzburg) Fragen zu BAföG: das für Ihr Gastland zuständige BAföG Amt (s. Internet: https://www.das neuebafoeg.de/de/ausland studium schulische ausbildung praktika 441.php ) Fragen zur Anerkennung: Prüfungsausschuss Ihrer Fakultät 2. Gegenseitige Erreichbarkeit Erreichbarkeit der ERASMUS+ SMP Outgoing Koordinatorin im International Office: *Öffnungszeiten: Mo, Di, Fr: 8 12; Mi: 8 12, 14 16; Do: 8 11.30 *Telefon: zu den Öffnungszeiten; Tipp: Während der Sprechzeiten ist es oft nicht möglich, eine telefonische Beratung durchzuführen, gern können Sie aber auch außerhalb der Sprechzeiten bis ca. 14.00 h anrufen. Mail: 24/7; Tipp: Auf Grund der zahlreichen Anfragen zu Stoßzeiten planen Sie bitte eine Bearbeitungszeit von mind. einer Woche ein. Erreichbarkeit der Praktikanten: Sie sind vertraglich dazu verpflichtet, uns umgehend jede Änderung mitzuteilen, beispielsweise Änderungen der Postadresse, der E Mailadresse, der Handynummer, der Bankdaten, des Praktikumszeitraumes etc. 1
3. Rückmeldung Sie müssen sich auf jeden Fall rückmelden, sonst verlieren Sie Ihren Studentenstatus und damit auch Ihren Anspruch auf die ERASMUS Förderhilfe. Die Rückmeldung erfolgt im Referat für Studienangelegenheiten ( Studentenkanzlei ) oder über sb@home. 4. Beurlaubung Die Beurlaubung erfolgt ebenfalls im Referat für Studienangelegenheiten ( Studentenkanzlei ) am Campus Hubland Nord, Oswald Külpe Weg 84/2, 97074 Würzburg. Sie benötigen für die Beurlaubung ein Formular, das Sie direkt dort, bei uns oder im Internet erhalten. Bitte kommen Sie damit bei uns vorbei bevor Sie das Formular in der Studentenkanzlei abgeben; wir müssen das Formular stempeln, um Ihren ERASMUS+ Aufenthalt zu bestätigen. Im Falle einer Beurlaubung werden bei der Rückmeldung die Verwaltungsgebühren inklusive des Semestertickets fällig. 5. BAföG Falls Sie BAföG beantragen möchten, wenden Sie bitte an das für Ihr Gastland zuständige BAföG Amt (s. Internet: https://www.das neue bafoeg.de/de/ausland studium schulische ausbildung praktika 441.php ). Sie müssen den Antrag ca. 6 Monate vor Ihrem Auslandsaufenthalt stellen. Auch hierfür benötigen Sie einige Angaben vom International Office. Diese erhalten Sie im Grant Agreement (siehe unten). Falls Sie vorab bereits eine Bescheinigung benötigen, wenden Sie sich an uns. Wir stellen Ihnen gerne ein Dokument vorab aus. 6. DOKUMENTE UNTERLAGEN VOR DEM AUSLANDSAUFENTHALT 6.1. Teilnehmerblatt (Abgabe bereits am 31.05.14 erfolgt; nur gültig mit einer Eintragung in MoveOnline) 6.2. Grant Agreement Bei dem Grant Agreement handelt es sich um neu konzipiertes Dokument für das ERASMUS+ Programm. Das Dokument wird im Original mit Ihrer Unterschrift benötigt. Es wird per Post an die von Ihnen angegebene Heimatadresse versandt. Frist: Das Dokument muss mindestens 30 Tage vor Beginn der Mobilitätsphase dem International Office in Würzburg im Original mit Unterschrift vorliegen HINWEIS: gut durchlesen und ggf. Fehler angeben unterschreiben Rücksendung PER POST an das International Office Würzburg Wichtig: Bitte machen Sie sich eine Kopie des Formulars! Die Informationen sind auch für Behörden, z.b. das BAFÖG Amt wichtig. Sollten Sie eine BEGLAUBIGTE Kopie des Dokuments benötigen, z.b. für das BAFÖG Amt, kontaktieren Sie uns. Wir stellen Ihnen gerne eine beglaubigte Kopie aus. 2
6.3. Training Agreement Teil Before the Mobility Frist: Abgabe mindestens 30 Tage vor Beginn der Mobilitätsphase als Scan im International Office in Würzburg 6.4. Immatrikulationsbescheinigung bzw. Beurlaubung aus Würzburg Frist: Die Immatrikulationsbescheinigung muss dem International Office in Würzburg mindestens 30 Tage vor Beginn der Mobilitätsphase als Scan vorliegen (bitte einscannen und per E Mail versenden). UNTERLAGEN WÄHREND DES AUSLANDSAUFENTHALTS 6.5. Training Agreement Teil During the Mobility (nur abzugeben, wenn Änderungen gemacht werden) Frist: Im Falle einer Verlängerung des Praktikumszeitraums muss dem International Office in Würzburg eine entsprechende Mitteilung mindestens einen Monat (30 Tage) vor dem vereinbarten Enddatum vorliegen. UNTERLAGEN NACH DEM AUSLANDSAUFENTHALT 6.6. Training Agreement Teil After the Mobility Achtung: Der Zeitraum der Praktikumsbestätigung sowie des Zeugnisses muss in jedem Falle dem Zeitraum des Teilnehmerblatts, des Grant Agreements und des Training Agreements entsprechen. Hier darf es keine Abweichungen geben. Der Zeitraum muss taggenau mindestens zwei Monate (60 Tage) betragen. Betriebsferien werden nicht mitgerechnet. Bitte kontaktieren Sie uns, damit wir gemeinsam mit Ihnen die Berechnung durchführen können! Frist: Das Dokument muss dem International Office in Würzburg 5 Wochen nach Abreise vorliegen (Scan). 6.7. EU Survey Online Umfrage Die EU lässt den Studierenden per E Mail innerhalb von 30 Tagen nach Ende der Mobilitätsphase die EU Survey Onlineumfrage ausfüllen und übermitteln. Die Zugangsdaten erhalten Sie per E Mail. ACHTUNG: Es kann vorkommen, dass die E Mail in Ihrem Spam Ordner landet. 6.8. Selbstverfasster Bericht 1 5 Seiten, der Bericht sollte Tipps für die zukünftigen ERASMUS+ Praktikanten enthalten (Suche nach einem geeigneten Praktikumsplatz etc.), bitte in Papier und elektronischer Form einreichen. Frist: Der Bericht muss innerhalb von 30 Tagen nach Ende der Mobilitätsphase dem International Office in Würzburg mit Ihrer Unterschrift vorliegen (Scan). 3
7. Sprachliche Vorbereitung Online Ist Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch oder Spanisch die Hauptarbeitssprache oder wurde dies mit der Entsendeeinrichtung vereinbart, müssen Teilnehmer (außer Muttersprachler) ab Oktober 2014 (Angabe ohne Gewähr!) vor und nach der Mobilitätsphase eine Onlinebewertung ihrer Sprachkenntnisse vornehmen. Diese Onlinebewertung ist obligatorisch! Nähere Informationen erhalten Sie von uns, sobald die EU die sprachliche Onlinebewertung offiziell freigegeben hat. 8. Berechnung der Förderhöhe Diese errechnet sich aus den Angaben des genauen Zeitraums in Ihrer Aufenthaltsbestätigung. Beispiel: 01.10.14 15.01.15 = 31+30+31+15 = 3 Mon 17 Tage = 107 Tage Achtung: Jeder Monat wird mit der tatsächlichen Anzahl an Tagen gerechnet! Die Tage werden dem mit dem jeweiligen Tagessatz für Ihre Ländergruppe (LG) multipliziert. LG 1 = 350,10/Monat, 11,67/Tag; LG2 = 300,10/Monat, 10,00/Tag; LG3 = 250,10/Monat, 8,34/Tag 9. Don ts Unterschreiten Sie keinesfalls den Aufenthaltszeitraum von 2 Monaten, auch nicht um nur wenige Tage, sonst wird eine Rückzahlung fällig. Ein ERASMUS+ Praktikum an zwei Institutionen ist nicht möglich. Bitte versäumen Sie keine Fristen. Bitte vergessen Sie nicht, uns eventuelle Änderungen Ihrer Kontaktdaten oder des Praktikumszeitraums unverzüglich mitzuteilen! 4
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