Schmetterling Webmail Geschwand 131 D-91286 Obertrubach-Geschwand T: +49 (0) 9197.62 82-610 F: +49 (0) 9197.62 82-682 technologie@schmetterling.de www.schmetterling.de
Schmetterling Webmail Mit dem neuen Layout der Profianwendung steht Ihnen nun auch ein neuer, moderner E-Mailclient über die Weboberfläche zur Verfügung. Nachstehend erhalten Sie einen kurzen Überblick der wichtigsten Funktionen von Schmetterling Webmail, um auch künftig schnell an Ihre E-Mails zu gelangen. Öffnen Auch im neuen Schmetterling Argus 3 kann das für den jeweiligen Benutzer hinterlegte E-Mailkonto geöffnet werden. Hinter dem Reiter Kommunikation befindet sich der Button "Email" (Abb.1). Wird dieser angeklickt, erhält man einen neuen Tab "E-Mail" und das hinterlegte Schmetterling Webmail wird innerhalb von Argus 3 in der Ansicht des Posteingangs aufgerufen (Abb.2). Abb. 1 Abb. 2
Einstieg In der rechten oberen Ecke befindet sich die Hauptnavigation, um wichtige Funktionen zu erreichen. TIPP: Mit einem Klick auf "E-Mail" kommt man immer zum Hauptfenster zurück. Abb. 3 oder E-Mail verfassen Über den Button "Schreiben" öffnet sich ein Dialog, der es dem Nutzer ermöglicht, eine E-Mail mit vielen weiteren Funktionen zu verfassen. Abb. 4 Abb. 5 Stehen dem Benutzer mehrere E-Mailadressen zur Verfügung, kann im Feld "Absender" die gewünschte Adresse ausgewählt werden. Ist die E-Mail verfasst, wird häufig ein Anhang verschickt. Über die Buttons "Anhängen" (Abb. 6) und "Datei anfügen" (Abb.9) öffnet sich der Dialog zum Auswählen der zu versendenden Dateien (Abb.8). Alternativ können die Anhänge in das dafür
vorgesehene Feld gezogen werden (Abb.7). Die Dateien werden nach dem Anhängen aufgelistet (Abb.9). Abb. 7 Abb. 8 Abb. 9 Abb. 10 Spezielle Wünsche, die das Format der E-Mail betreffen, können sehr einfach über das Erweiterungsmenü "Optionen" (Abb.10+11) ausgewählt werden. Abb. 11 Abb. 12 Abb. 13 Abb. 14 Abb. 15 Standardmäßig werden die E-Mails im Format "Nur-Text" verfasst. Um weitreichendere Formatierungen oder Bilder in die E-Mail einzufügen, lohnt es sich den "Editor-Typ" von "Nur-Text" auf "HTML" zu ändern (Abb.12). Prioritäten können ebenfalls zum Verfolgen von Nachrichten vergeben werden (Abb.13). Wenn vom Nutzer eine bestimmte Ordnerstruktur angelegt wurde, bietet Schmetterling Webmail die Möglichkeit, die E-Mail in einem zuvor festgelegten Ordner abzuspeichern, damit sie einfacher wiedergefunden werden kann (Abb.14). Die Empfänger werden in das dafür vorgesehene Feld eingetragen, welches bei Bedarf um die Empfängerlisten für "Kopie CC" oder "Blindkopie BCC" sowie "Antwort an" erweitert werden kann (Abb.15). Abb. 16
E-Mail empfangen Neue E-Mails landen im Posteingang. Hier wird immer die Anzahl der noch ungelesenen E-Mails angezeigt. Abb. 17 Ein noch immer gerne genutzter Menüeintrag ist "Mehr". Ist eine E-Mail markiert, wird dieser Punkt aktiv und es stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Damit kann man unter anderem eine E-Mail drucken (Abb.18), speichern oder beispielsweise den zugehörigen Quellcode anzeigen lassen (Abb.17). Abb. 18 Abb. 19
Einstellungen Schmetterling Webmail stellt zwei Möglichkeiten zur Verfügung, die gewünschten Einstellungen zu erreichen. Abb. 20 Abb. 21 Einstellungen allgemein Ein Klick auf "Einstellungen" führt den Nutzer zu einer Übersicht aller Optionen, die Schmetterling Webmail anbietet. Abb. 22 Abwesenheitsnotiz Abb. 23
Eine der wichtigsten Funktionen für den Urlaub ist die Abwesenheitsnotiz. Sie befindet sich im direkten Sichtbereich, sobald die Einstellungen geöffnet werden (Abb.22). Wird die Notiz aktiviert und gespeichert, informiert Schmetterling Webmail über diesen Zustand. Durch einen Klick auf "Ändern" kann direkt in das Menü der Abwesenheitsnachricht gesprungen werden (Abb.23). Abb. 24 Ordner verwalten Befindet man sich bereits in den Einstellungen, kann die Ordnerstruktur über das dortige Menü aufgerufen werden. Den Umweg über "Einstellungen" kann man sich sparen, indem einfach das Zahnradsymbol für die Ordnerverwaltung aufgerufen wird (Abb.24). Hier kann die Ordnerstruktur direkt auf dem Server den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Abb. 25 Abb. 26 Die Ordnerstruktur wird in ihrer Gesamtheit aufgelistet und kann über die beiden darunterliegenden Symbole bearbeitet werden. Über das Plus können weitere Ordner hinzugefügt, über das Zahnrad (Ordneroptionen ) Ordner geleert oder gelöscht werden (Abb.27). Abb. 27
Soll ein neuer Ordner hinzugefügt werden, wählt man das Plus-Symbol. In der sich öffnenden Maske wird daraufhin der neue Ordnername angegeben, sowie der Elternordner, also der übergeordnete Ordnername ausgewählt (Abb.28+29). Wird als Elternordner "---" gewählt, erstellt der Webmailer einen Ordner in oberster Ebene und ist damit dem Posteingang gleichgestellt. Im Beispiel wurde ein Ordner Rechnungen als Unterordner des Posteingangs angelegt (Abb.30). Soll ein Ordner wieder gelöscht werden, wählt man ihn durch das Setzen eines Häkchens aus, klickt danach auf die Ordneroptionen und dort auf "Löschen". Der folgende Dialog muss mit "OK" bestätigt werden, um die Aktion abzuschließen (Abb.31+32). Abb. 28 Abb. 29 Abb. 30 Abb. 31 Abb. 32 Weiterleitung Für die Übergangszeit einer Umstellung auf eine andere E-Mailadresse bietet das Programm die Option der Weiterleitung. In den Einstellungen ist dieser in der Spalte "Bereich" aufgeführt. Nachdem die gewünschte E-Mailadresse eingetragen und das Häkchen bei "Aktiv" gesetzt wurde, wird der Dialog mit "Speichern" abgeschlossen. Abb. 33
Identitäten Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Möglichkeit, eine Signatur an die verfassten E-Mails anzuhängen. In den Einstellungen können für die jeweilig genutzte E-Mailadresse die entsprechende Signatur und weitere Einstellungen vorgenommen werden. Angezeigter Name: Der Name, der dem Empfänger angezeigt wird. E-Mail: Entspricht der ausgewählten E-Mailadresse. Organisation: Ein optionales Feld, welches selten verwendet wird. Antwort an: E-Mailadresse, an die die Antwort versendet werden soll, wenn der Empfänger auf "Antworten" in seinem E-Mailprogramm klickt. Blindkopie: Standardmäßiger Versand einer Blindkopie an eine angegebene Adresse. Als Standard: Liegen mehrere E-Mailadressen zur Auswahl vor. kann mit diesem Haken die Standardadresse bestimmt werden. Signatur: Gerade im Geschäftsbereich gibt man Signaturen an, um sich selbst zu identifizieren. Standardmäßig wird die Signatur im reinen Textformat eingegeben, kann jedoch bei Bedarf mit dem Haken "HTML-Signatur" umgestellt werden. Abb. 34 Kalender Eine sehr hilfreiche Funktion in Schmetterling Webmail ist der integrierte Kalender (Abb.35). Es kann zwischen drei unterschiedlichen Ansichten gewählt werden (Abb.36) (Tages-, Wochen- und Monatsansicht (Abb.37-39)). Durch einen Klick in den Kalender öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen eines Ereignisses. Schmetterling Webmail bietet eine Wiederholungsfunktion (bspw. für Geburtstage oder mehrtägige Einträge) sowie die Option, sich an erstellte Termine erinnern zu lassen (Abb.40-42). Abb. 35 Abb. 36
Abb. 37 Tagesansicht Abb. 38 Wochenansicht Abb. 39 Monatsansicht
Abb. 40 Ereignis festlegen Abb. 41 Wiederholung einstellen Abb. 42 Erinnerungen setzen
Feinheiten Die eine oder andere Funktion bedarf möglicherweise noch einer kurzen Erläuterung. Im Posteingang befindet sich eine weitere Menüleiste (Abb.43). Die ersten beiden Symbole ermöglichen eine Änderung der Ansicht zwischen Listen- und Konversationsansicht. Bei "Auswahl" können bereits vordefinierte E-Mails markiert werden, um im Anschluss eine Aktion durchzuführen (Löschen, Verschieben ) (Abb.44). Wurde die Konversationsansicht gewählt, bietet "Konversationen" die Ansicht so zu ändern, dass diese auf- oder zugeklappt werden können (Abb.45). Ist der angezeigte Ordner (bspw. Posteingang) gut gefüllt, muss man ggf. zu weiteren Seiten wechseln. Die Navigationspfeile sind der Schlüssel dazu. Entweder einzelne Seiten weiterblättern oder gleich zur letzten Seite springen, ist hiermit möglich (Abb.46). Der letzte Pfeil in der Leiste kann eine Vorschau auf die aktuell gewählte E-Mail geöffnet oder ausgeblendet werden (Abb.47). Abb. 43 Abb. 44 Abb. 45 Abb. 46 Abb. 47 Schmetterling Support unter: T:+49 (0) 9197.62 82-610 oder per E-Mail an technologie@schmetterling.de.