Praxisbuch Haufe PowerHaus Band 3: Textverarbeitung Teil II, Abrechnung, Systempflege Version 2018 Eine Einführung mit Beispielen von Gerhard Gegier Sachbuchverlag Gegier Ludwigsburg 2018
Hinweis: Sollten Sie Anregungen zum vorliegenden Buch haben, wenden Sie sich bitte an die Anschrift des Verfassers: Gerhard Gegier Heinrich-Schweitzer-Str. 60 71636 Ludwigsburg Dieses Buch erscheint unabhängig, jedoch in Abstimmung mit dem Produkthersteller, der Haufe Lexware Real Estate AG, Stresemannstr. 4, 33602 Bielefeld. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass während der Geschäftszeiten der Haufe- Lexware Real Estate AG nicht auf Darstellungen im Buch eingegangen werden kann. Die Darstellungen im Handbuch erfolgten nach sorgfältiger Prüfung. Irrtum vorbehalten. Redaktionsschluss für Band 3 der Auflage 2018: 12.02.18
1. Mahnwesen... 1 1.1. Mahnwesen - Vorbereitungen... 1 1.2. Mahnwesen - Aufruf... 9 1.3. Mahnwesen - Mahnvorschlagsliste... 19 1.4. Mahnwesen - eingefügte Kontoblätter... 20 1.5. Mahnwesen - Was finde ich wo?... 24 2. Neue Kommunikationsmedien, externe Dokumente archivieren... 25 2.1. Faxe senden... 25 2.2. E-Mails senden Standard-Mailprogramm... 25 2.3. Homepages anwählen... 26 3. Archive ergänzen, Archivverweise und externe Dokumente... 27 3.1. Einfügen in Archive... 27 3.2. Im Archiv Dokumente auf andere Ordnerorte zuordnen... 31 3.3. Externe Objektordner in das Register Archiv einbinden... 32 3.4. Archivfenster: Ein-/Ausgangskennzeichen... 36 3.5. externe Dokumente archivieren... 37 4. das Archiv pflegen... 39 5. E-Mail... 42 5.1. Wozu E-Mail in PowerHaus... 42 5.2. Voraussetzungen: Mail-Einstellungen... 43 5.3. Voraussetzungen: Mail-Adresse des Benutzers... 47 5.4. Programme für die Bearbeitung... 48 5.5. Mails bearbeiten... 49 5.6. Neue Mails erstellen... 51 5.7. Registerkarte Zuordnungen... 53 5.8. Registerkarte Anhänge... 54 5.9. E-Mail versenden... 56 5.10. E-Mail Erstellung aus der Adresse heraus... 57 5.11. Mail-Archiv z.b. bei Adressen... 57 5.12. Kommunikationsregister... 58 5.13. Selektion nach E-Mailadresse... 59 5.14. E-Mail-Empfänger zusammenstellen... 60 5.15. Weitere Register im Programm Mails bearbeiten... 63 5.16. Integration in die Objektbetreuung... 64 5.17. Rechte für die Verwaltung von E-Mails... 66 5.18. Checkliste Wie mache ich was?... 67 6. Vorbereitung der Jahresabrechnung... 68 6.1. Das aktive Wirtschaftsjahr... 68 6.2. Adresse der Abrechnung und Bankverbindung... 68 6.3. Aufbau der Abrechnung... 68 6.4. Die Rechenformel für die Verteilung der Kosten... 69 6.5. Die Verteilungsschlüssel... 72 6.6. Eingabe der Verteilungsschlüssel... 76 6.7. Abrechnungsmengen für die Personenkonten oder die Einheiten... 88 6.8. Zusätzliches Objektregister: Abrechnungsmengen... 93 6.9. Liste Abrechnungsmengen... 94 6.10. Zusammenfassung Abrechnungsmengen und Verteilungsschlüssel... 101 6.11. Abrechnungsmengen prüfen... 102 6.12. diverse Steuerungsangaben im Objekt... 111 6.13. Im Personenkonto den Unterkontotyp prüfen... 114 6.14. Zusätzliche Abrechnungssteuerungen im Sachkonto... 115 6.15. Saldenerfassung der Sachkonten und Vorauszahlungen... 118 6.16. haushaltsnahe Dienstleistungen nachbearbeiten und kontrollieren... 126 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III Seite 1
6.17. Die Instandhaltungsrücklage in WEG-Objekten... 129 6.18. Nachkontrolle für die Buchungen: Saldenlisten... 143 6.19. Kontrolle der Buchungen auf den Sachkonten... 144 6.20. Abschlussbuchungen auf Sachkonten... 145 6.21. Kontrolle der Personenkonten... 147 6.22. Abschlussbuchungen auf Personenkonten... 150 6.23. Vorlauf- und Nachlauftext... 152 6.24. Das Programm Abrechnungssteuerung - Eigentümer... 155 6.25. Das Wirtschaftsjahr abschließen... 167 6.26. Zusammenfassung... 169 6.27. Checkliste Vorbereitung der Jahresabrechnung... 169 7. Überblick: Aufbau der Abrechnung... 170 8. Druck der Abrechnung... 172 8.1. Archivierung der Abrechnung als PDF-Dokument... 194 9. Neuerungen in der Abrechnung (überwiegend WEG)... 200 9.1. Detaildruck für Geldkonten / Spalte Brutto/Netto... 200 9.2. Anlage Kontoauszug (WEG und Mietverwaltung)... 202 9.3. Separater Andruck der Dienstleistungen (WEG- und Mietverw.)... 203 9.4. Andruck der Rücklagenumsätze aus abrechnungsneutralen Positionen... 206 10. Beispiel: Teilgewerbliches Mietobjekt... 210 10.1. Das aktive Wirtschaftsjahr... 210 10.2. Adresse der Abrechnung und Bankverbindung... 210 10.3. Druckausschluss für Garagen... 210 10.4. Aufbau der Abrechnung... 210 10.5. Eigenschaften der Verteilungsschlüssel... 211 10.6. Eingabe der Verteilungsschlüssel... 215 10.7. Zusätzliche Abrechnungssteuerungen im Sachkonto... 223 10.8. Im Personenkonto den Unterkontotyp prüfen... 226 10.9. Steuerungen zur Steuer im Wirtschaftsjahr... 227 10.10. Wiedergabe der Steuer bei gewerblichen Mietern... 228 10.11. Steuerkonfiguration... 230 10.12. Steuerungen auf Objektebene... 230 10.13. Vorlauf- und Nachlauftext... 232 10.14. Das Programm Abrechnungssteuerung - Mieter... 234 10.15. Das Wirtschaftsjahr nicht - abschließen... 243 10.16. Checkliste Vorbereitung der Mieterabrechnung... 243 10.17. Ausblick: Welchen Daten sind für die Abrechnung erforderlich?... 243 10.18. Saldenerfassung der Sachkonten... 244 10.19. Salden für die Mieter... 244 10.20. Eingabe der Dienstleistungsanteile... 246 10.21. Kontrolle der Kontensalden - Hinweise... 248 10.22. Leerstand... 248 10.23. Abrechnungsmengen für die Einheiten... 249 10.24. Abrechnungsmengen in den Personenkonten... 251 10.25. Zusätzliches Objektregister: Abrechnungsmengen... 256 10.26. Liste Abrechnungsmengen... 256 10.27. Zusammenfassung Abrechnungsmengen und Verteilungsschlüssel... 260 10.28. Abrechnungsmengen prüfen... 260 10.29. Druck der Abrechnung... 269 11. Wiederholung der Jahres- bzw. BK-Abrechnung... 282 12. Weitere Themen zur Abrechnung - allgemein... 283 12.1. Übersicht über die mitgelieferten Verteilungsschlüssel... 283 12.2. Umlage nach Anteil und Zeit... 284 Seite 2 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III
12.3. Umlage nach Anteil... 285 12.4. Umlage nach Differenz... 286 12.5. Umlage nach Festbetrag... 288 12.6. Umlage nach monatlichem Festbetrag... 289 12.7. Umlage mit Basisbetrag/Erhöhung... 289 12.8. Umlage nach Differenz mit mehreren Zählerständen... 290 12.9. Variante mehrere Abrechnungsmengen: die Nutzfläche... 291 12.10. Mehrere Abrechnungsmengen in Prozentrelation... 291 12.11. Verbinden von zwei Verteilungsschlüsseln: Beispiel 1... 292 12.12. Verbinden von zwei Verteilungsschlüsseln: Beispiel 2... 292 12.13. Datenänderungen in der Abrechnungsmenge beim selben Personenkto.... 295 12.14. Ein neuer Verteilungsschlüssel... 296 12.15. Abrechnungsmengen: Anzeige der Nachkommastellen... 299 12.16. Abrechnungsmengen bereinigen... 299 12.17. Eigentümer/Mieter: Anzeige Verteilung... 301 12.18. Druckausgaben steuern... 301 12.19. Überschriften in der Abrechnung... 302 12.20. Vor- und Nachlauftexte, Verarbeitungshinweise... 303 12.21. Druck des Firmenlogos im Abrechnungskopf... 306 12.22. Mehrfertigungen zu Abrechnungen... 307 12.23. Abrechnung: Saldovorträge bei Vorauszahlungen... 308 12.24. Abrechnung: breitere Spalten für die Kostenbezeichnungen... 310 12.25. Abrechnung ohne Buchhaltung... 312 13. Archivierung der Abrechnung im PDF-Format... 320 14. Überblick: Nacharbeiten nach der Abrechnung... 324 15. Freigabe der Jahresabrechnung Eigentümer... 326 16. Freigabe der BK-Abrechnung Mieter... 331 17. Nacharbeiten nach der Abrechnung... 334 17.1. Zahlungseingänge buchen... 334 17.2. Guthaben und Nachzahlungen verarbeiten... 334 17.3. Abrechnung - Was finde ich wo?... 338 17.4. Prüfliste - Abrechnung... 338 18. Weitere Themen zur Abrechnung WEG... 339 18.1. Einzelbelastungen von Rechnungen... 339 18.2. Einzelbelastung und Gutschrift bei anderen Personenkonten... 343 18.3. Umlage nicht einbringbarer Forderungen auf die übrigen Eigentümer... 343 18.4. Einnahmen... 344 18.5. Unterschiedliche Bezugstermine bei neuen Objekten... 345 18.6. Wirtschaftsjahre abschließen... 345 18.7. WEG: Zuordnung der Abrechnungsspitze bei Eigentümerwechsel... 347 18.8. Beheben der Differenz im Status der WEG-Abrechnung... 349 18.9. Status: Änderung bei optierenden Wohnungseigentümergemeinschaften... 350 18.10. Buchungsmethode bei Teilentnahme aus der Rücklage... 350 18.11. Steuer in der WEG-Abrechnung - Brutto... 353 18.12. Nebenkostenumlage für Nicht-Selbstnutzer... 359 18.13. Grundsteuer in der Nebenkostenumlage... 361 18.14. Nebenkostenabrechnung für WEG-Verwaltungen... 366 18.15. Steuer in der WEG-Abrechnung Netto oder Teilnetto... 367 18.16. Ölbestandbuchung nach BGH VZR 251/10... 369 19. Weitere Themen zur Abrechnung Mietverwaltung... 374 19.1. Abrechnung: Zwischenüberschriften... 374 19.2. Abrechnung: Ausweis von Vorabzügen bei Kosten... 374 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III Seite 3
19.3. BK-Abrechnung Mieter: Neue Sollbeträge aus Kosten... 376 19.4. Flächenänderungen bei gewerblichen Objekten nachweisen... 379 19.5. Teildurchschlag bei Umlagen... 381 19.6. Abweichende prozentuale Belastung für einen Mieter... 383 19.7. Mischen von Verteilungsschlüsseln beim selben Kostenkonto... 383 19.8. gemischte Kostenumlagen... 385 19.9. Änderung der Eigenschaften der Steuerkonten... 386 19.10. Steuer in der Mieter-Abrechnung... 388 19.11. Variante: Brutto-Netto-Abrechnung teilgewerblicher Objekte... 390 19.12. Abrechnungsvariante 2: Abrechnung nach Unterkonten... 391 19.13. Wohnungsleerstand in der Abrechnung der Mietverwaltung... 394 19.14. Heizkostenbeträge aus Leerstand... 396 19.15. Steuerungen für das Buchen von Abrechnungsergebnissen bei Leerstand... 397 19.16. Umlage bei unterschiedlichen Vertragstypen in der Mietverwaltung... 398 19.17. Kostenkappungen... 399 19.18. Betriebs- oder Heizkostenpauschalen... 399 19.19. Abrechnung öffentlich geförderter Objekte... 400 19.20. Umlagenausfallwagnis nur auf die Betriebskosten... 403 19.21. Kostenanteile einer Einheit weiterbelasten... 403 20. Weitere Themen im Umfeld der Abrechnung... 405 20.1. Mieter in WEG Objekten führen?... 405 20.2. Mieter zu Gemeinschaftseigentum... 405 20.3. Buchungen ohne Buchung virtuell abgrenzen... 407 20.4. Buchungsabgrenzung für Vorauszahlungen der Eigt./Mieter... 416 20.5. Mehrwertsteueränderung... 416 21. Wirtschaftsplan... 420 21.1. Vorbereitung der Daten - Überblick... 420 21.2. Vorbereitung der Daten aktives Jahr 2018 einstellen... 421 21.3. Eingabe der Verteilungsschlüssel... 421 21.4. Kontrolle der Zuordnung zum Unterkonto... 427 21.5. Erfassung der Kalkulation in den Sachkonten... 429 21.6. Kontrolle der Steuerungen: Sachkontenplan... 434 21.7. Eingabe der Daten in den Abrechnungsmengen... 434 21.8. Liste Abrechnungsmengen... 435 21.9. Abrechnungsmengen prüfen... 439 21.10. Vorlauf- und Nachlauftext... 443 21.11. Steuerungsangaben für den Einzelwirtschaftsplan... 444 21.12. Checkliste Vorbereitung des Wirtschaftsplans... 446 21.13. Druck des Wirtschaftsplans... 447 21.14. Wiederholung Wirtschaftsplan... 454 21.15. Archivierung des Wirtschaftsplans im PDF-Format... 454 21.16. Ergebnisse des Wirtschaftsplanes freigeben... 456 22. Heizkosten... 460 22.1. Arbeitsmodelle zur Heizkostenabrechnung... 460 22.2. Hinweise zu den Heizkostenkonten... 461 22.3. Buchungen auf Sachkonten bei gleicher Heizperiode... 461 22.4. Abweichende Heizperiode... 463 22.4.1. Stammdateneingaben... 463 22.4.2. Buchhaltung... 465 22.4.3. Buchungen auf Sachkonten zum Ende der Heizperiode... 465 22.4.4. Ermittlung der Vorauszahlungen... 466 22.4.5. Druck der Kontoblätter... 469 22.4.6. Eingabe der Heizkostenabrechnung... 470 22.4.7. Verarbeitung der HK-Abrechnung... 470 22.4.8. Umbuchen der Heizkosten-Vorauszahlungen... 476 22.5. Abweichende Heizperiode - Was finde ich wo?... 477 Seite 4 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III
23. Systemarbeiten... 478 23.1. Installation... 478 23.2. Änderungen an der Installation: Firebird als Standard... 479 23.3. Prüfung auf Updates im Internet... 479 23.4. Benutzer und Kennworte in PowerHaus... 481 23.5. eigenes Passwort ändern... 489 23.6. Liste der Zugriffsberechtigungen... 490 23.7. Datenbankstatistik... 490 23.8. Systeminformationen... 490 23.9. Listenkonfiguration... 491 23.10. Zugriff auf Handbuchtexte... 494 23.11. Registry... 495 23.12. Direktzugriff: Windows-Explorer... 496 23.13. Direktzugriff: Ordner Anwendungsdaten... 496 23.14. Direktzugriff: Word-Makro... 497 23.15. Die Datenbank reorganisieren - Variante 1... 497 23.16. Die Datenbank reorganisieren - Variante 2... 501 23.17. Automatische Lizenzabfrage... 505 23.18. Datenbankupdate... 509 23.19. Hinweise zur Verarbeitungsgeschwindigkeit... 511 23.20. Unterstützte Betriebsysteme und Datenbank-Programme II... 511 23.21. Linux... 511 23.22. Hilfsdateien für Druckvorschau... 511 23.23. Daten sichern mit WinZip oder WinRar... 511 23.24. Windows-Systemeinstellungen... 512 23.25. Windows-Ländereinstellungen... 513 24. Datenschnittstellen... 514 24.1. Daten importieren... 514 24.2. Daten exportieren... 515 24.3. Datenexport Eigentümer/Mieter... 517 25. Programmeigenschaften im Mehrplatzbetrieb... 518 25.1. Arbeitsplatzlizenzen... 518 25.2. Datenzugriffe bei mehreren Benutzern... 518 25.3. Erfassung in den Buchhaltungsprogrammen... 518 26. Hilfsprogramme... 520 26.1. Kontostände neu berechnen... 520 26.2. Mehrwertsteuer neu berechnen... 521 26.3. Vorsteuer neu berechnen... 521 26.4. Diverses: Zuordnungsänderungen... 521 26.5. Nicht verwendete Konten löschen... 522 26.6. Wirtschaftsjahr ändern... 523 26.7. Kurznamen erzeugen... 523 26.8. Lizenznehmer ändern... 523 26.9. Mehrwertsteuerkorrektur... 523 27. Zusatzprogramme zu PowerHaus... 524 27.1. Listenexport im RTF-Format... 524 27.2. Integrierter Zahlungsverkehr (früher: OnlineKonto)... 526 27.3. HBCI-Schnittstelle... 527 27.4. Vorgänge/Termine... 527 27.5. Objektbetreuung... 530 27.6. Telefonanbindung... 530 27.7. Indexmiete... 531 27.8. Staffelmiete... 531 27.9. Mietenspiegel... 531 27.10. Umsatzmiete... 531 27.11. Sondereigentumsverwaltung... 531 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III Seite 5
27.12. Datenaustausch mit HK-Abrechnern... 532 27.13. Kautionsverzinsung... 532 27.14. Verzugszinsen... 532 27.15. DATEV-Schnittstelle... 532 27.16. Objekte kopieren und löschen... 532 27.17. Security-Pack... 533 27.18. Kostenmiete... 533 27.19. Zwangsverwaltung... 533 27.20. Finanzbuchhaltung... 533 Seite 6 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 III