Charlotte von Braunschweig 2. Ausgabe, 1. Aktualisierung, August 2011 ISBN 978-3-86249-134-6 Office 2010 für Windows Einsatz im Büroalltag O2010SEK
I Office 2010 - Einsatz im Büroalltag Zu diesem Buch...4 Überblick 1 Microsoft Office im Büroalltag einsetzen...6 1.1 Der Einsatz von Microsoft Office im Büro...6 1.2 Effektives Arbeiten mit Office erlernen...7 1.3 Programme starten und beenden...8 1.4 Das Office-Anwendungsfenster...9 1.5 Befehle aufrufen...10 1.6 Dokumente drucken...11 1.7 Dokumente speichern und schließen...13 1.8 Dokumente erzeugen und öffnen...14 1.9 Schnell Hilfe zum Programm erhalten...15 1.10 Schnellübersicht...18 1.11 Übung...19 5 E-Mails mit Outlook senden und empfangen...60 5.1 Mit dem E-Mail-Modul arbeiten... 60 5.2 E-Mails erstellen und versenden... 62 5.3 E-Mails lesen und beantworten... 65 5.4 E-Mails verwalten und drucken... 67 5.5 Schnellübersicht... 70 5.6 Übungen... 71 6 Effiziente Arbeitstechniken mit Outlook...72 6.1 Die Ansicht anpassen... 72 6.2 Farbkategorien verwenden... 73 6.3 Abwesenheitsnotizen automatisch versenden... 74 6.4 Signaturen verwenden... 75 6.5 Schnellübersicht... 77 6.6 Übungen... 77 Korrespondenz und Datenablage 2 Geschäftsbriefe mit Word erstellen...20 2.1 Die Briefgestaltung planen...20 2.2 Text in Word eingeben...21 2.3 Text gestalten...23 2.4 Listen gestalten und Tabellen verwenden...27 2.5 Endkontrolle durchführen und drucken...28 2.6 Vorlagen für Geschäftskorrespondenz verwenden...29 2.7 Schnellübersicht...31 2.8 Übungen...32 3 Protokolle und Berichte mit Word erstellen...36 3.1 Mehrseitige Dokumente erstellen...36 3.2 Text mit Tabstopps ausrichten...36 3.3 Kopf- und Fußzeilen erstellen...38 3.4 Seitennummerierung und Seitenwechsel einstellen...40 3.5 Grafiken integrieren...42 3.6 Excel-Tabellen einfügen...44 3.7 Textelemente suchen und ersetzen...45 3.8 Schnellübersicht...47 3.9 Übung...48 4 Dokumentverwaltung mit Windows...50 4.1 Was sind Ordner und Laufwerke?...50 4.2 Die Bibliotheken von Windows...51 4.3 Mit Ordnern arbeiten...52 4.4 Im Windows-Explorer navigieren...53 4.5 Ordner erstellen und verwalten...54 4.6 Verknüpfungen erstellen...55 4.7 Dateien suchen...56 4.8 Windows-Anwendungen schneller starten...57 4.9 Schnellübersicht...58 4.10 Übungen...59 7 Kontakte und Adressen in Outlook verwalten...78 7.1 Mit dem Kontaktmodul arbeiten... 78 7.2 Kontakte anlegen... 79 7.3 Mit Kontaktinformationen arbeiten... 81 7.4 Kontaktdaten senden und empfangen... 82 7.5 Kontakte drucken... 84 7.6 Suchfunktionen nutzen... 85 7.7 Schnellübersicht... 86 7.8 Übungen... 87 8 Korrespondenz in Word automatisieren...88 8.1 Ein Faxblatt erstellen... 88 8.2 Umschläge und Etiketten beschriften... 90 8.3 Outlook-Kontaktadressen in Word einfügen... 93 8.4 Korrespondenz übersetzen lassen... 95 8.5 Schnellübersicht... 96 8.6 Übungen... 97 Zeitmanagement und Stellvertretung 9 Termine und Besprechungen in Outlook planen...98 9.1 Mit dem Kalendermodul arbeiten... 98 9.2 Termine bearbeiten und drucken... 100 9.3 Terminserien planen und verwalten... 102 9.4 Den Kalender individuell anpassen... 104 9.5 Besprechungen planen... 105 9.6 Schnellübersicht... 108 9.7 Übungen... 109 2 HERDT-Verlag
Inhalt I 10 Aufgaben verwalten... 110 10.1 Mit dem Aufgabenmodul arbeiten... 110 10.2 Aufgaben mit Details eintragen... 112 10.3 Mit der Aufgabenleiste arbeiten... 114 10.4 Aufgaben delegieren... 115 10.5 Schnellübersicht... 116 10.6 Übung... 116 11 Stellvertretung und Ordnerfreigabe... 118 11.1 Kalender freigeben... 118 11.2 Stellvertreterrechte erteilen... 119 11.3 Schnellübersicht... 121 11.4 Übung... 121 Informationen beschaffen, organisieren und präsentieren 14 Informationen aus dem Internet beschaffen...142 14.1 Mit dem Internet Explorer arbeiten...142 14.2 Webseiten laden...143 14.3 Favoriten, Register und der Verlauf...145 14.4 Webseiten und Bilder speichern...149 14.5 Informationen im Web finden...150 14.6 Suchanfragen effektiv formulieren...152 14.7 Erweiterte Suchfunktionen einsetzen...153 14.8 Schnellübersicht...154 14.9 Übungen...155 Daten kalkulieren und grafisch darstellen 12 Berechnungen mit Excel durchführen... 122 12.1 Das Excel-Anwendungsfenster... 122 12.2 Daten in eine Tabelle eingeben und speichern... 123 12.3 Summen und Prozentwerte berechnen... 125 12.4 Tabellen bearbeiten... 126 12.5 Tabellen gestalten... 128 12.6 Tabellen einrichten und drucken... 130 12.7 Funktionen einsetzen... 131 12.8 Excel-Tabellen weitergeben... 132 12.9 Schnellübersicht... 133 12.10 Übung... 134 13 Diagramme mit Excel erstellen... 136 13.1 Diagramme erstellen... 136 13.2 Diagramme bearbeiten... 138 13.3 Schnellübersicht... 140 13.4 Übung... 140 15 Notizen mit OneNote organisieren...156 15.1 Grundlagen zu OneNote...156 15.2 Erste Notizen einfügen...157 15.3 Inhalte einfügen...158 15.4 Notizbücher, Abschnitte und Seiten erstellen und bearbeiten...160 15.5 Zusammenarbeit mit anderen Programmen...162 15.6 OneNote effizient nutzen...163 15.7 Schnellübersicht...164 15.8 Übung...165 16 Präsentationen mit PowerPoint erstellen...166 16.1 Erste Schritte mit Präsentationen...166 16.2 Folieninhalte einfügen...169 16.3 Diagramme erstellen...172 16.4 Folien bearbeiten...174 16.5 Folienmaterial ausdrucken...175 16.6 Einfache Bildschirmpräsentationen erstellen...176 16.7 Schnellübersicht...177 16.8 Übung...178 Stichwortverzeichnis...180 HERDT-Verlag 3
Office 2010 - Einsatz im Büroalltag Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich das grundlegende Wissen, um effizient und professionell mit Office 2010 und dem Internet Explorer zu arbeiten. Sie lernen die Programmfunktionen anhand handlungsorientierter Arbeitsanleitungen kennen, die Sie Schritt für Schritt direkt am Computer umsetzen können. Jedes Kapitel beginnt mit einer Übersicht, in der Sie auf einen Blick sehen, welche Inhalte dort erläutert werden. In den Schnellübersichten am Kapitelende können Sie noch einmal nachsehen, wie die beschriebenen Funktionen aufgerufen werden. Um die erlernten Fähigkeiten zu trainieren und zu festigen, nutzen Sie die praxisorientierten Übungen, die die einzelnen Kapitel abschließen. Zielsetzung des Buchs Das Buch ist besonders für das Arbeiten im Sekretariat geeignet. Die enthaltenen Beispiele und Übungen wurden nach DIN 5008 gemäß dem aktuellen Stand von 2011 erstellt und unterstützen Sie bei der normgerechten und professionellen Erstellung von Geschäftskorrespondenz (inklusive E-Mail-Korrespondenz). Darüber hinaus bietet das Buch viele Anleitungen, mit deren Hilfe jeder Mitarbeiter seine täglichen Aufgaben effektiv bewältigen kann. Hervorhebungen im Text KAPITÄLCHEN kennzeichnen Namen von Programmelementen (z. B. Register START). GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen Menü- bzw. Kontextmenüpunkte (z. B. KOPIEREN). Kursivschrift kennzeichnet Ordnernamen und Links (z. B. www.herdt.com). Symbol kennzeichnet Arbeitsschritte. Symbole,, ( ) kennzeichnen Übungsschritte bzw. Verweise auf Abbildungen. Kennzeichnung für die Gestaltung von Beispielbriefen entsprechend den deutschen Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung DIN 5008 (aktueller Stand von 2011) Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten Programmfunktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. 4 HERDT-Verlag
Zu diesem Buch Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter www.herdt.com herunterzuladen. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie zunächst Ihr Portal wählen und dann über das obere Suchfeld nach Word 2010 suchen. Klicken Sie in der Trefferliste auf den Titel des Buches und starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite die Schaltfläche ÜBUNGSDATEIEN betätigen. Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf einer Erstinstallation von Microsoft Office 2010 sowie dem Internet Explorer 8 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (bei gewähltem Design WINDOWS 7 - BASIS), den Standardeinstellungen der Programme, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixel, einer Netzwerkumgebung mit dem Microsoft Exchange Server 10. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Wenn Sie Outlook auf einem Einzelplatzrechner verwenden, der nicht mit einem Exchange Server verbunden ist, stehen Ihnen eventuell nicht alle Befehle zur Verfügung, die in den Kapiteln zu Outlook beschrieben sind. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Windows- Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche und der Taskleiste von Windows. Sie können Fenster und den Windows-Explorer problemlos bedienen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop: www.herdt.com Möchten Sie beispielsweise Ihre Kenntnisse in Windows 7 auffrischen, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Windows 7 - Grundlagen; Ihre Kenntnisse in einem bestimmten Programm erweitern, empfehlen wir Ihnen die vielfältigen HERDT-Bücher zu Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie zum Internet Explorer. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5
1 Office 2010 - Einsatz im Büroalltag 1 Microsoft Office im Büroalltag einsetzen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Office-Programme Sie für bestimmte Bürotätigkeiten verwenden wie Sie die Programme starten und beenden wie das Office-Anwendungsfenster aussieht und wie Sie damit arbeiten wie Sie Dokumente erstellen, drucken, speichern, schließen und wieder öffnen wie Sie die Hilfefunktion der Programme nutzen Voraussetzungen Grundlegendes Arbeiten mit Microsoft-Office-Programmen 1.1 Der Einsatz von Microsoft Office im Büro Funktionsbereiche von Office, Windows und dem Internet Explorer In diesem Buch lernen Sie die wichtigsten Office-Anwendungen für Ihre tägliche Arbeit im Büro kennen. Sie erhalten einen Überblick über die grundlegenden Funktionen jeder Anwendung und vertiefen Ihre Kenntnisse mit praxisorientierten Aufgaben. Was bietet Office? Word Outlook Excel Mit diesem Textverarbeitungsprogramm können Sie Ihre Briefkorrespondenz sowie längere Texte erstellen und optisch ansprechend gestalten. Word unterstützt Sie bei der Texterfassung mit Hilfsmitteln, wie z. B. der Rechtschreibprüfung, der automatischen Silbentrennung und Vorlagen zur Erstellung von Texten mit ähnlichem Inhalt oder Layout. Sie können Nachrichten mit der elektronischen Post versenden und empfangen. Geschäftliche und private Termine können Sie im Outlook-Kalender verwalten. Outlook bietet ein elektronisches Adressbuch für Ihre Kontaktdaten. Die Adressen können Sie in weiteren Programmen, beispielsweise für Briefkorrespondenz mit Word, nutzen. Sie können Ihre Aufgaben mit Outlook koordinieren und sich an Termine erinnern lassen. Excel stellt Ihnen ein elektronisches Kalkulationsblatt zur Verfügung. Berechnungen lassen sich mithilfe von Formeln durchführen. Ihre Tabellen können Sie optisch ansprechend gestalten und, falls erwünscht, grafisch darstellen. Sollten neue Werte bzw. Informationen in die Tabellen miteinbezogen werden, unterstützt Excel Sie bei der Bearbeitung. PowerPoint Sie können professionelle Präsentationen mit PowerPoint erstellen, um die wichtigsten Informationen in einem Vortrag hervorzuheben. Folien können Sie schnell erzeugen und mit Text, Grafiken, Tabellen sowie Diagrammen versehen. OneNote Sie können Informationen und Inhalte verschiedenster Herkunft in einem Notizbuch sammeln, organisieren, suchen und bei Bedarf für andere Benutzer freigeben. 6 HERDT-Verlag
Microsoft Office im Büroalltag einsetzen 1 Was bietet Office? Internet Explorer Windows Mit dem Internet Explorer haben Sie Zugang zu den vielfältigen Informationen im Internet. Im Internet können Sie beispielsweise Wörter in Online- Wörterbüchern bzw. -Lexika nachschlagen, Firmenadressen im Branchenverzeichnis finden, Fahrplanauskünfte erhalten, Bücher bestellen und eigene Informationsrecherchen durchführen. Sie können Ihre Dokumente sortieren und archivieren und eine Übersicht Ihrer Laufwerke und Ordner erhalten. Mithilfe der Suchfunktion können Sie Dateien und Ordner auch in einem komplexen Archivsystem schnell finden. Die Hilfe unterstützt Sie beim Umgang mit dem Betriebssystem. Sie können auch die Oberfläche an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Wie kann Office für Sie arbeiten? Das Zusammenspiel der verschiedenen Programme spart Zeit, da Sie Informationen oder Daten aus einer Anwendung problemlos in anderen Anwendungen einsetzen können. Mit Office können Sie beispielsweise Adressen in Outlook verwalten und für E-Mails und Briefe verwenden, in Word erstellte Texte als E-Mail versenden oder in eine PowerPoint-Präsentation einfügen, eine Excel-Tabelle grafisch darstellen und in eine PowerPoint-Präsentation bzw. in ein Word-Dokument einfügen, wichtige Internetadressen als Hyperlinks in einer E-Mail verschicken, Faxdeckblätter mithilfe einer Vorlage erstellen, thematisch zusammengehörende Inhalte aus verschiedenen Anwendungen und dem Internet in Notizbüchern sammeln und Outlook-Aufgaben und -Mails daraus erstellen. 1.2 Effektives Arbeiten mit Office erlernen Eine Simulation des Büroalltags In diesem Buch lernen Sie, wie Sie Office einsetzen, um Ihre alltägliche Büroarbeit zu erleichtern. Die fiktive Firma Ideal-Küchen wird als konkretes Beispiel des Büroalltags vorgestellt. Als Sachbearbeiter im Service-Büro von Ideal-Küchen beantworten Sie Kundenanfragen, die per Telefon, Brief oder als E-Mail eintreffen. Sie pflegen die Kundenadressen, planen Teamsitzungen und Tagungen und stellen den Küchenfachberatern wichtige Statistiken zur Verfügung. Diese Simulation des Büroalltags dient als roter Faden durch die Kapitel dieses Buchs, um den Einsatz und das Zusammenspiel der Anwendungsprogramme Word, Outlook, Excel, PowerPoint, OneNote und Internet Explorer zu verdeutlichen. In Ihrer Rolle als Bürokraft werden Sie einen Geschäftsbrief sowie ein Faxdeckblatt erstellen, Ihre Dokumente sinnvoll verwalten, Kunden-E-Mails lesen und beantworten, Kundenadressen erfassen und pflegen, Ihre Geschäftskorrespondenz automatisieren, Beratungstermine und Teamsitzungen festlegen, Aufgaben auflisten und organisieren, HERDT-Verlag 7
1 Office 2010 - Einsatz im Büroalltag die Umsätze der Verkaufsbereiche berechnen und grafisch darstellen, einen Bericht erstellen, Informationen aus dem Internet beschaffen, mithilfe verschiedener Notizen die Einführung neuer Software mitorganisieren, eine Präsentation für eine Informationsveranstaltung der Küchenfachberater erstellen. Die in diesem Buch durchzuführenden Tätigkeiten aus dem Büroalltag Korrespondenz und Berichterstattung in Word Dokumentverwaltung mit Windows E-Mail-Korrespondenz in Outlook Adressverwaltung in Outlook Terminplanung in Outlook Aufgabenverwaltung in Outlook Berechnungen in Excel Diagramme in Excel Informationsbeschaffung mit Internet Explorer Präsentationen in PowerPoint Sammeln und Organisieren von Informationen mit OneNote 1.3 Programme starten und beenden Anwendungen starten Klicken Sie auf die Startschaltfläche, um das Startmenü zu öffnen. Geben Sie im Suchfeld die Anfangsbuchstaben des gewünschten Programms ein, z. B. wo, wenn Sie das Programm Word starten wollen. Klicken Sie in der anschließend eingeblendeten Liste auf den betreffenden Eintrag, z. B. auf MICROSOFT WORD 2010. Wenn Sie eines der Office-Programme das erste Mal starten, wird möglicherweise das Dialogfenster WILLKOMMEN BEI MICROSOFT OFFICE 2010 eingeblendet. Hier können Sie entscheiden, welches Dateiformat die Office-Programme beim Speichern standardmäßig nutzen sollen. Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster das Optionsfeld OFFICE OPEN XML-FORMATE. Hierdurch stellen Sie sicher, dass sämtliche Programmfunktionalitäten und Dateiinhalte beim Speichern eines Dokuments erhalten bleiben. Hinweise zum Start von Outlook und dem Internet Explorer Falls Sie Outlook in einer Firma mit einem Netzwerk starten, hat Ihr Administrator wahrscheinlich bereits ein E-Mail-Konto für Sie angelegt und Sie gelangen direkt zum Anwendungsfenster von Outlook. Gegebenenfalls wird beim Programmstart der Outlook-2010-Start-Assistent angezeigt. Bestätigen Sie die einzelnen Dialogfenster des Assistenten mit WEITER bzw. FERTIG STELLEN. Ihr Konto wird von Outlook automatisch eingerichtet. Wenn Sie einen Breitbandanschluss haben bzw. in einem Firmennetz arbeiten, wird nach dem Aufruf des Internet Explorers dieser sofort gestartet. Anderenfalls müssen Sie sich ins Internet einwählen. Hierfür klicken Sie im automatisch eingeblendeten Dialogfenster WÄHLVERBINDUNG auf die Schaltfläche VERBINDEN und im nächsten Dialogfenster auf die Schaltfläche WÄHLEN. Anschließend erfolgt der Verbindungsaufbau. 8 HERDT-Verlag
Microsoft Office im Büroalltag einsetzen 1 Programme beenden Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters. Falls ein oder mehrere geöffnete Dokumente nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert sind, können Sie diese Dateien auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. 1.4 Das Office-Anwendungsfenster Die Benutzeroberfläche von Office Nach dem Start eines Office-Programms gelangen Sie in dessen Anwendungsfenster. Die Anwendungsfenster der verschiedenen Programme sind weitgehend einheitlich aufgebaut. Symbolleiste für den Schnellzugriff Titelleiste Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/ Teilbildfeld, Schließfeld Menüband Register Bildlaufpfeil Bildlauffeld Statusleiste Das Word-Anwendungsfenster Übersicht der Office-Bildschirmelemente Element Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Statusleiste Erläuterung Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Speichern einer Datei) schnell durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche ausführen. Welche Schaltflächen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, können Sie individuell festlegen. Die Befehle des Programms lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register (bzw. Registerkarten) unterteilt, in denen die jeweiligen Befehle nach Kategorien geordnet zur Verfügung stehen. Hier erhalten Sie Hinweise zum aktuellen Programmstatus und zur aktuellen Cursorposition. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klicken, können Sie über das eingeblendete Kontextmenü beispielsweise bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. HERDT-Verlag 9
1 Office 2010 - Einsatz im Büroalltag 1.5 Befehle aufrufen Das Menüband nutzen Über die Schaltflächen und die anderen Bedienelemente im Menüband können Sie die Befehle der Office-Programme aufrufen. Register Gruppe Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. So lässt sich beispielsweise über die im Register SEITENLAYOUT enthaltenen Elemente das Layout eines Dokuments festlegen. Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Viele Gruppen besitzen die Schaltfläche, mit der Sie z. B. ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. Wenn Sie das farbige Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage- Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die grundlegenden Befehle zum Erstellen, Speichern oder Drucken von Dokumenten aufrufen können. Bei aktiviertem Register DATEI wird die Statusleiste ausgeblendet und die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff sind in der Regel nicht aktivierbar. Während Sie bestimmte Arbeiten durchführen (z. B. Tabellen in Word bearbeiten), blendet das Programm über den Registern des Menübands sogenannte Kontexttools ein, über die Ihnen zusätzliche Register zur Verfügung stehen. Möchten Sie, dass vom Menüband lediglich die Registernamen angezeigt werden, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf die Schaltfläche. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Befehle im Internet Explorer aufrufen Im Internet Explorer werden die wichtigsten Befehle über eine Befehlsleiste angeboten: Zur Startseite wechseln Webseiten drucken Anzeigeoptionen Mit Aufgabenbereichen arbeiten Die Office-Programme stellen Ihnen für Aufgaben wie das Einfügen von Clips automatisch alle wesentlichen Befehle in einem separaten Fenster - dem Aufgabenbereich - zur Verfügung. Je nachdem, welche Arbeiten Sie ausführen, wird der entsprechende Aufgabenbereich entweder automatisch oder z. B. nach Anklicken der Schaltfläche mancher Gruppen eingeblendet. Über das Schließfeld können Sie einen Aufgabenbereich wieder ausblenden. Aufgabenbereich 10 HERDT-Verlag
Microsoft Office im Büroalltag einsetzen 1 Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste öffnen Sie das Kontextmenü. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters oder des Dokuments Sie dabei klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle, die auf den angeklickten Bereich abgestimmt sind. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Text oder ein anderes Element klicken, wird oft zusätzlich die sogenannte Minisymbolleiste eingeblendet, über die sich schnell verschiedene Formatierungsbefehle wählen lassen. Kontextmenü Mit Optionsschaltflächen arbeiten Mit den Optionsschaltflächen stellt Office eine Möglichkeit zur Verfügung, auf automatisch vom Programm ausgeführte Aktionen Einfluss zu nehmen. Direkt nach solchen Aktionen erscheinen Anzeiger im Text. Wenn Sie auf einen Anzeiger zeigen, wird die Optionsschaltfläche eingeblendet. Durch Anklicken der Optionsschaltfläche wird ein Menü mit kontextbezogenen Auswahlmöglichkeiten geöffnet. Minisymbolleiste Menü einer Optionsschaltfläche Optionsschaltflächen sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht gedruckt. Befehle rückgängig machen Von wenigen Ausnahmen abgesehen können Sie die letzten aufgerufenen Befehle rückgängig machen. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. Wiederholen Sie gegebenenfalls den vorherigen Arbeitsschritt, um mehrere Aktionen rückgängig zu machen. oder Öffnen Sie mit dem Pfeil der Schaltfläche das Listenfeld und wählen Sie durch Markieren die Anzahl der Aktionen aus, die rückgängig gemacht werden sollen. Über die Schaltfläche können Sie rückgängig gemachte Aktionen wiederherstellen. 1.6 Dokumente drucken Dokumente schnell drucken Mithilfe der Schaltfläche lässt sich in Word, Excel und PowerPoint das aktuelle Dokument mit einem einzigen Klick drucken. Dabei werden die Standardeinstellungen des Programms und des Druckers übernommen. Um die Schaltfläche nutzen zu können, fügen Sie sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu. Falls das Register DATEI angezeigt wird, wechseln Sie zu einem beliebigen anderen Register. HERDT-Verlag 11
1 Office 2010 - Einsatz im Büroalltag Klicken Sie auf den Pfeil neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag SCHNELLDRUCK. Die Druckvorschau aufrufen und den Ausdruck vorab kontrollieren Vor dem Ausdruck lohnt es sich meist, das Dokument in der Druckvorschau zu kontrollieren. Hier wird Ihnen angezeigt, wie sich die Inhalte bei einem Ausdruck auf den Druckseiten verteilen. Sie können bei Bedarf noch Korrekturen vornehmen und dadurch fehlerhafte Ausdrucke vermeiden. Klicken Sie auf das Register DATEI und wählen Sie die Kategorie DRUCKEN. oder In OneNote klicken Sie auf das Register DATEI, wählen die Kategorie DRUCKEN und klicken anschließend auf die Schaltfläche SEITENANSICHT. oder Im Internet Explorer klicken Sie in der Befehlsleiste auf den Pfeil des Symbols und wählen den Eintrag DRUCKVORSCHAU. Druckvorschau Druckvorschau eines Word-Dokuments Um bei einem mehrseitigen Ausdruck alle Seiten zu kontrollieren, blättern Sie über die Pfeilschaltflächen und zur nächsten bzw. vorherigen Seite. oder Aktuelle Seite Geben Sie die Seitenzahl ins Eingabefeld AKTUELLE SEITE ein und bestätigen Sie mit der Ü-Taste. Druckeinstellungen vornehmen und Ausdruck starten Wenn Sie mehrere Exemplare drucken möchten, geben Sie die Anzahl ins Eingabefeld ein. 12 HERDT-Verlag
Microsoft Office im Büroalltag einsetzen 1 Wählen Sie im Listenfeld, ob Sie das gesamte Dokument oder z. B. nur einen zuvor ausgewählten Bereich drucken möchten. Um den Ausdruck zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche DRUCKEN bzw. auf die Schaltfläche. 1.7 Dokumente speichern und schließen Dokument erstmalig speichern Sie arbeiten an einem Word-Dokument und wollen es zum ersten Mal speichern. Klicken Sie hierzu in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. Alternative: S s Wählen Sie bei Bedarf z. B. über den Navigationsbereich einen anderen Speicherort. Geben Sie im Listenfeld einen aussagekräftigen Namen für Ihr Dokument ein. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld der gewünschte Eintrag, hier z. B. der Eintrag WORD-DOKUMENT, eingestellt ist. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Navigationsbereich Standardspeicherort für Dokumente Möglicherweise ist nach dem Öffnen des Dialogfensters SPEICHERN UNTER im Listenfeld ein anderer Eintrag (z. B. OPENDOCUMENT-TEXT) voreingestellt. Das Speichern eines Dokuments in diesem Dateiformat kann jedoch zu Verlusten von Office-Funktionalitäten bzw. von Dateiinhalten führen. Damit Dokumente künftig standardmäßig im Office-Dateiformat gespeichert werden, aktivieren Sie das Register DATEI und betätigen Sie die Schaltfläche OPTIONEN. Wechseln Sie im eingeblendeten Dialogfenster zur Kategorie SPEICHERN und wählen Sie im obersten Listenfeld den Eintrag WORD-DOKUMENT (*.DOCX), EXCEL-ARBEITSMAPPE bzw. POWER- POINT-PRÄSENTATION. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK und bestätigen Sie die anschließende Rückfrage mit der Schaltfläche JA. Möchten Sie ein schon gespeichertes Dokument unter einem anderen Namen bzw. an einem anderen Speicherort ablegen, wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie anschließend im linken Fensterbereich auf die Schaltfläche SPEICHERN UNTER. Dokument schließen Klicken Sie auf das Schließfeld des Anwendungsfensters. In OneNote bzw. falls nur ein einziges Dokument geöffnet ist, beenden Sie auf diese Weise gleichzeitig das Programm. oder In Excel klicken Sie auf das Schließfeld des Arbeitsmappenfensters. HERDT-Verlag 13
1 Office 2010 - Einsatz im Büroalltag 1.8 Dokumente erzeugen und öffnen Neues Dokument erzeugen Betätigen Sie die Tastenkombination S n, um ein neues leeres Dokument zu erzeugen. Möchten Sie in Word, Excel oder PowerPoint ein bereits vorhandenes Dokument als Basis für ein neues Dokument nutzen, klicken Sie im Register DATEI in der Kategorie NEU auf die Schaltfläche NEU AUS VORHANDENEM und wählen Sie im anschließend geöffneten Dialogfenster das gewünschte Dokument. Zuletzt verwendete Dokumente öffnen In Word, Excel und PowerPoint können Sie das zuletzt verwendete Dokument wie folgt öffnen: Wechseln Sie zum Register DATEI und aktivieren Sie die Kategorie ZULETZT VERWENDET. Im Bereich ZULETZT VERWENDETE DOKUMENTE werden die letzten 25 Dokumente angezeigt, die von Ihnen geöffnet wurden. Klicken Sie auf das Dokument, das Sie öffnen möchten. Möchten Sie, dass ein bestimmtes Dokument ständig in der Liste verbleibt, klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Eintrag. Die Schaltfläche ändert hierdurch ihre Form in und der Name des Dokuments wird in den oberen Bereich der Liste verschoben. Um die Fixierung des Eintrags in der Liste wieder aufzuheben, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Früher bearbeitetes Dokument öffnen Falls das gewünschte Dokument nicht in der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente enthalten ist, können Sie es über das Dialogfenster ÖFFNEN laden. Klicken Sie auf das Register DATEI und betätigen Sie die Schaltfläche ÖFFNEN. Wechseln Sie über den Navigationsbereich oder die Adressleiste zum betreffenden Speicherort und klicken Sie doppelt auf den Namen des Dokuments. Mögliche Besonderheit beim Öffnen von Dokumenten Wenn Sie ein Dokument öffnen, das sich z. B. an einem vermeintlich unsicheren Speicherort befindet, wird dieses in der sogenannten geschützten Ansicht geöffnet, in der zwar die Inhalte der Datei angezeigt, aber zunächst nicht bearbeitet werden können. Wenn Sie das Dokument bearbeiten möchten, klicken Sie in der eingeblendeten Dokumentationsleiste auf die Schaltfläche BEARBEITUNG AKTIVIEREN. Um sicherzustellen, dass durch das Dokument keine Schäden an Ihrem Computer verursacht werden können, sollten Sie jedoch die entsprechende Datei vor dem Öffnen mit einem aktuellen Antivirenprogramm überprüfen. 14 HERDT-Verlag
Microsoft Office im Büroalltag einsetzen 1 1.9 Schnell Hilfe zum Programm erhalten Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie schnell nach Erläuterungen für Aktionen und Begriffe suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie ein Dokument speichern. Um einen Hilfetext in einem Microsoft-Office-Programm aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf die Schaltfläche. Alternative:! Das Hilfefenster mit der Hilfe-Startseite wird geöffnet. Symbolleiste Tragen Sie im Suchfeld HILFE DURCHSUCHEN einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SUCHEN oder mit der Ü-Taste. Die zutreffenden Hilfethemen werden eingeblendet. Klicken Sie auf das blau dargestellte Hilfethema, das Sie lesen möchten. Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. HERDT-Verlag 15