Email Protection für Ihr Konto

Benutzerhandbuch Revision D SaaS Email Protection Email Protection für Ihr Konto Der Email Protection-Dienst arbeitet in der Cloud und schützt Ihr E-Mail-Konto vor Spam, Viren, Würmern, Phishing und betrügerischen E-Mails, bevor Sie in Ihren Posteingang gelangen. Wenn Spam erkannt wird, wird gemäß den für Ihr Konto konfigurierten Richtlinien bestimmt, ob die E-Mail zugestellt, blockiert oder zur weiteren Überprüfung isoliert wird. Verwalten Ihres Kontos mithilfe von Control Console Benutzer von Email Protection können mithilfe der Web-Anwendung Control Console isolierte Spam-E-Mails anzeigen und verwalten, Voreinstellungen konfigurieren, Listen zulässiger und blockierter Absender erstellen sowie auf weitere optionale Tools zugreifen. Voreinstellungen: Hier konfigurieren Sie Einstellungen für Control Console und den Email Protection-Dienst. Aliasse: Hier können Sie Alias-E-Mail-Adressen hinzufügen, die Ihrem Konto zugeordnet sind. Quarantäne: Hier können Sie verdächtige E-Mail-Nachrichten darauf überprüfen, ob es sich tatsächlich um Spam handelt. Email Continuity: Diesen Web-basierten E-Mail-Client können Sie bei einem Ausfall Ihres Systems zum Senden und Empfangen von E-Mail verwenden (sofern er für Ihr Konto konfiguriert ist). Zugelassene Absender: Hier können Sie eine Liste von E-Mail-Adressen anlegen, die vom Spam-Filter immer akzeptiert werden. Blockierte Absender: Hier können Sie eine Liste von E-Mail-Adressen anlegen, die vom Spam-Filter immer abgelehnt werden. Archivierte Nachrichten: Wenn diese Funktion für Ihr Konto konfiguriert ist, werden Kopien Ihrer E-Mail in einem E-Mail-Archiv gespeichert. Mit diesem Tool können Sie Ihre archivierten Nachrichten suchen und anzeigen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im SaaS Email Archiving User Guide (Benutzerhandbuch zu SaaS Email Archiving). 1

Aufrufen von Control Console Anmelden an der Control Console Die Control Console ist die primäre Benutzeroberfläche, mit der Sie Ihre isolierten E-Mails, E-Mail-Verschlüsselung, Anzeigeeinstellungen von Web Protection und Email Archiving verwalten können. Sie können isolierte Nachrichten verwalten, indem Sie die Links in empfangenen isolierten Nachrichten anklicken. Um weitere Aspekte Ihres Kontos zu verwalten, müssen Sie jedoch angemeldet sein. Beim ersten Versuch, auf die Control Console zuzugreifen, müssen Sie ein Kennwort angeben, dass Sie anschließend zur Anmeldung verwenden, oder nutzen Sie eine der folgenden Optionen: Ihr Netzwerkkennwort im Unternehmen Ein Kennwort, das Sie von Ihrem Administrator erhalten, da eine andere Form der Remote-Authentifizierung verwendet wird Nachdem Sie sich bei der Control Console angemeldet haben, können Sie zu jeder Zeit Ihr Kennwort ändern. 1 Öffnen Sie einen Browser auf Ihrem Computer und geben Sie die URL für die Control Console ein. Wenn Sie über die URL nicht verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. 2 Wählen Sie auf der Seite Control Console Anmelden aus der Dropdown-Liste Sprache die gewünschte Sprache für die Seite Anmelden und die E-Mails mit den Spamberichten aus. 3 Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort ein. Sollten Sie keine E-Mail-Adresse zur Eingabe besitzen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Wenn Sie kein Kennwort besitzen, klicken Sie auf den Link Haben Sie Ihr Kennwort vergessen oder möchten Sie ein Kennwort erstellen?. Wenn Sie innerhalb von 30 Minuten fünf aufeinanderfolgende nicht erfolgreiche Anmeldeversuche unternehmen, wird Ihr Konto gesperrt. In diesem Fall können Sie 30 Minuten warten und die Anmeldung erneut versuchen. Sie können Ihr Kennwort umgehend zurücksetzen oder Ihren Administrator bitten, es zurückzusetzen. 4 Klicken Sie auf Anmelden. Wenn Sie zuvor keine Antwort auf eine Sicherheitsfrage eingegeben haben, wird die Seite Sicherheitsfrage angezeigt. Die Antwort auf die Sicherheitsfrage wird zur Überprüfung von Ihnen, dem Benutzer, verwendet, falls Sie Ihr Kennwort vergessen und eine Erinnerung oder eine Zurücksetzung anfordern. Wenn Sie keine Sicherheitsfrage beantworten, wird diese Seite bei Ihrer nächsten Anmeldung angezeigt. Sie können Ihre Sicherheitsfrage und/oder -antwort später auf der Seite Voreinstellungen Ihres Benutzerkontos ändern. 5 Wählen Sie eine Sicherheitsfrage aus und geben Sie die Antwort ein. Bei der Eingabe der Antwort wird nicht zwischen Groß-/Kleinschreibung unterschieden. 6 Klicken Sie auf OK. Die Seite Nachrichten-Quarantäne der Control Console wird angezeigt. 2

Zurücksetzen des Kennworts auf der Anmeldeseite Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben oder als Vorsichtsmaßnahme zurücksetzen möchten, können Sie dies auf der Anmeldeseite tun. Diese Funktion ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn das von Ihrem Unternehmen verwendete Verfahren zur Authentifizierung während der Anmeldung ein zentrales Kennwort-Repository mit LDAP-, IMAP- oder POP3-Programmen einsetzt. 1 Klicken Sie auf der Seite Anmelden auf den Link Haben Sie Ihr Kennwort vergessen oder möchten Sie ein Kennwort erstellen?. Die Seite Kennwort ändern wird angezeigt. 2 Geben Sie in das Feld Benutzername Ihre E-Mail-Adresse ein. 3 Wählen Sie Kennwortinformationen per E-Mail zusenden. Sollten Sie keine E-Mail-Adresse zur Eingabe besitzen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Wenn Sie kein Kennwort besitzen, klicken Sie auf den Link Haben Sie Ihr Kennwort vergessen oder möchten Sie ein Kennwort erstellen?. Wenn Sie innerhalb von 30 Minuten fünf aufeinanderfolgende nicht erfolgreiche Anmeldeversuche unternehmen, wird Ihr Konto gesperrt. In diesem Fall können Sie 30 Minuten warten und die Anmeldung erneut versuchen. Sie können Ihr Kennwort umgehend zurücksetzen oder Ihren Administrator bitten, es zurückzusetzen. 4 Klicken Sie auf Weiter. Ihnen wird umgehend eine E-Mail mit dem Betreff Informationen zur Anmeldung an der Control Console zugesendet. Fahren Sie mit Schritt 5 fort. 5 Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht 6 Klicken Sie auf den in der E-Mail enthaltenen Link. Der Link ist nach dem Versenden der E-Mail nur über einen begrenzten Zeitraum aktiv (in der Regel 60 Minuten). Wenn der Link ungültig wird, müssen Sie diesen Vorgang wieder mit Schritt 1 beginnen. 7 Wenn Sie zuvor eine Sicherheitsfrage ausgewählt haben, wird diese angezeigt. Wenn Sie zuvor keine Sicherheitsfrage ausgewählt haben, wählen Sie eine Frage in der Dropdown-Liste Sicherheitsfrage aus. 8 Geben Sie die Antwort auf die Frage in das Feld Sicherheitsantwort ein. 9 Wenn Sie die Sicherheitsfrage oder -antwort ändern müssen, klicken Sie auf Ändern neben dem Feld Sicherheitsfrage. Sie müssen diese Frage beantworten, falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben und zurücksetzen müssen. Die Felder Sicherheitsfrage und Sicherheitsantwort werden angezeigt. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sicherheitsfrage eine Frage aus. 10 Geben Sie im Feld Kennwort ein Kennwort ein. Das Kennwort muss die folgenden Regeln erfüllen: Die Mindestlänge beträgt acht Zeichen. Es sind Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen zulässig. 3

Mindestens ein Zeichen muss aus einer anderen Zeichenklasse stammen (Buchstabe, Zahl oder Sonderzeichen) als die Mehrzahl der Zeichen. Wenn das Kennwort also hauptsächlich aus Buchstaben besteht, muss mindestens eines der Zeichen eine Zahl oder ein Sonderzeichen sein. Beispielsweise ist das Kennwort majordude ungültig, majordude9 ist dagegen gültig. Leerzeichen sind nicht zulässig. Bei Kennwörtern wird zwischen Groß-/Kleinschreibung unterschieden (zum Beispiel sind Kennwort, kennwort und KENNwort unterschiedliche Kennwörter). Zurücksetzen des Kennworts in der Control Console Nachdem Sie auf die Control Console zugegriffen haben, können Sie Ihr Kennwort ändern, ohne eine E-Mail zu erhalten. Diese Funktion ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn das von Ihrem Unternehmen verwendete Verfahren zur Authentifizierung ein zentrales Kennwort-Repository mit LDAP-, IMAP- oder POP3-Programmen einsetzt. Außerdem wird Ihr Dienst möglicherweise verwaltet, sodass Benutzer ihr Kennwort nicht ändern können. 1 Klicken Sie auf Voreinstellungen. 2 Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Zeitzone Ihre Zeitzone aus. 3 Klicken Sie neben dem Feld Kennwort auf Ändern. Die Felder Kennwort und Kennwort bestätigen werden angezeigt. Geben Sie das neue Kennwort in die Felder ein. 4 Wenn Sie die Sicherheitsfrage oder -antwort Ändern müssen, klicken Sie auf Ändern neben dem Feld Sicherheitsfrage. Sie müssen diese Frage beantworten, falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben und zurücksetzen müssen. Die Felder Sicherheitsfrage und Sicherheitsantwort werden angezeigt. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sicherheitsfrage eine Frage aus. Geben Sie in das Feld Sicherheitsantwort eine Antwort ein. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sicherheitsfrage eine Frage aus. Geben Sie anschließend die Antwort auf die Frage im Feld Sicherheitsantwort ein. 5 Klicken Sie auf Übernehmen. Ihr Kennwort ist nun festgelegt. Sie müssen dieses Kennwort bei Ihrer nächsten Anmeldung an der Control Console verwenden. Festlegen von Voreinstellungen Einrichten der Zeitzone, Sprache und Einträge pro Seite Auf der Registerkarte Voreinstellungen können Sie die in den allgemeinen Einstellungen vorhandenen Optionen zum Konfigurieren der Standardzeitzone und Standardsprache nutzen. Sie können auch die Anzahl der pro Seite angezeigten Elemente für die gesamten Listenansichten der Control Console konfigurieren. 4

Klicken Sie auf der Benutzeroberfläche auf die Schaltfläche Hilfe, um Optionsdefinitionen anzuzeigen. 1 Wählen Sie Voreinstellungen aus. 2 Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Zeitzone einen Ort bzw. eine Stadt in Ihrer Nähe aus. Für jede in der Liste aufgeführte Zeitzone wird die Zeitabweichung von der Greenwich Mean Time (GMT) angezeigt. Zum Beispiel bezieht sich GMT -07:00 auf die Zeitzone, die sich sieben Stunden hinter der GMT befindet. Für Spam-Berichte und verarbeitete E-Mails wird statt der örtlichen Zeitzone die Zone verwendet, in der sich das Rechenzentrum befindet, in dem Email Protection ausgeführt wird. Aus diesem Grund kann es sein, dass die in Spam-Berichten enthaltenen Zeitstempelangaben möglicherweise nicht mit der hier eingestellten Zeitzone übereinstimmen. Beispielsweise kann eine am Dienstag von Japan nach New York gesendete E-Mail in Denver verarbeitet und isoliert werden, wo es jedoch noch Montagnacht ist. Diese E-Mail ist dann im Spam-Bericht von Montag enthalten, obwohl die eigentliche Aktivität am Dienstag stattfand. 3 Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sprache eine Sprache aus. 4 Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Einträge pro Seite einen Wert aus. 5 Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Einstellungen zu speichern. Verwalten von E-Mail-Filtern und Spam-Berichten Sie können die Seite Voreinstellungen verwenden, um einige Aspekte Ihrer E-Mail-Spam-Filter und -Spam-Berichte zu ändern. Einige Email Protection-Funktionen sind optional und möglicherweise nicht verfügbar, wenn sie von Ihrem Email Protection-Administrator deaktiviert wurden. Diese Einstellungen gelten für alle verknüpften E-Mail-Adressen, einschließlich der primären Adresse sowie sämtlicher Alias-E-Mail-Adressen. Klicken Sie in der Benutzeroberfläche auf die Schaltfläche Hilfe, um Optionsbeschreibungen zu erhalten. 1 Klicken Sie auf Voreinstellungen. 2 Füllen Sie die Felder im Abschnitt Email Protection aus. 3 Klicken Sie auf Übernehmen. Planen von Spam-Berichten Die Zustellung von Spam-Berichten können Sie mithilfe der Optionen für Zeitplan und Häufigkeit auf der Registerkarte Voreinstellungen einrichten. Klicken Sie auf der Benutzeroberfläche auf die Schaltfläche Hilfe, um Optionsdefinitionen anzuzeigen. 1 Wählen Sie die Registerkarte Voreinstellungen aus. Administratoren können Mein Konto Voreinstellungen auswählen. 5

2 Legen Sie unter Email Protection-Einstellungen die Planungsoptionen für Spam-Berichte fest. Zeitplan und Häufigkeit: Deaktivieren Sie Standardeinstellungen für Richtlinie verwenden. Häufigkeit: Wählen Sie einen oder mehrere Tage in der Woche aus. Berichte zustellen bis: Wählen Sie die Tageszeit für Bericht 1 und Bericht 2 aus. Wählen Sie Überspringen aus, wenn Sie keinen Bericht erhalten möchten. 3 Klicken Sie auf Übernehmen. Registerkarte "Voreinstellungen" Auf der Registerkarte Einstellungen können Sie Einstellungen für Ihr Konto konfigurieren, einschließlich der Standardzeitzone, der Anzeigesprache und der Anzahl von Einträgen pro Seite. Sie können Einstellungen auch für bestimmte Anwendungsfunktionen einschließlich Spam-Filter und Spamberichte konfigurieren. Einige Funktionen sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn Ihr Administrator sie deaktiviert hat. Diese Einstellungen gelten für alle verknüpften E-Mail-Adressen, einschließlich der primären Adresse sowie sämtlicher Alias-Adressen. 6

Tabelle 1 Registerkarte "Voreinstellungen" Feldbeschreibung Option Kennwort Sicherheitsfrage Beschreibung Obwohl Benutzer ihre Kennwörter selbst ändern können, bleibt das Erstellen von Kennwörtern anderer Benutzer dem jeweiligen Kunden-Administrator vorbehalten. Darüber hinaus steht die Möglichkeit zum Ändern von Kennwörtern möglicherweise nicht zur Verfügung, falls: Der von Ihrem Unternehmen verwendete Authentifizierungsprozess ein zentrales Kennwort-Repository verwendet. Ihr Dienst so verwaltet wird, dass die Option zum Ändern von Kennwörtern nicht zur Verfügung steht. Falls Sie eine LDAP-, IMAP- oder POP3-Remote-Authentifizierung für Benutzer verwenden, werden zurückgesetzte Kennwörter im Regelfall bei der nächsten Synchronisierung zwischen Control Console und Server durch das jeweilige Kennwort auf dem Authentifizierungs-Server ersetzt. Falls der Benutzer jedoch ein Kunden- oder Domänen-Administrator ist und nicht zusätzlich auf dem Authentifizierungs-Server definiert ist, hat das Synchronisieren der Authentifizierungsdaten keinen Einfluss auf das zurückgesetzte Kennwort des betreffenden Benutzers. Klicken Sie im Feld Kennwort auf Ändern. Geben Sie im Feld Kennwort ein neues Kennwort ein. Wiederholen Sie das neue Kennwort im Feld Kennwort bestätigen. Folgende Kennwortregeln sind zu beachten: Die Mindestlänge beträgt acht Zeichen. Es sind Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen zulässig. Mindestens ein Zeichen muss aus einer anderen Zeichenklasse stammen (Buchstabe, Zahl oder Sonderzeichen) als die Mehrzahl der Zeichen. Wenn das Kennwort also hauptsächlich aus Buchstaben besteht, muss mindestens eines der Zeichen eine Zahl oder ein Sonderzeichen sein. Beispielsweise ist das Kennwort majordude ungültig, majordude9 ist dagegen gültig. Das Kennwort darf keine Leerzeichen enthalten. Es sind sowohl Groß- als auch Kleinbuchstaben zulässig. Bei Kennwörtern wird zwischen Groß-/Kleinschreibung unterschieden (zum Beispiel sind Kennwort, kennwort und KENNwort unterschiedliche Kennwörter). Die folgenden Zeichen sind zulässig: ( ) ` ~! @ # $ % ^ & * - + = \ { } [ ] : ; " ' < >,.? / Sie müssen die Sicherheitsfrage beantworten, falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben und zurücksetzen müssen. Das Feld Sicherheitsfrage wird nur beim Einrichten der Voreinstellungen Ihres eigenen Kontos angezeigt. Zum Ändern der Sicherheitsfrage oder -antwort klicken Sie auf Ändern. Die Felder Sicherheitsfrage und Sicherheitsantwort werden angezeigt. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sicherheitsfrage eine Frage aus. Geben Sie anschließend die Antwort auf die Frage im Feld Sicherheitsantwort ein. 7

Tabelle 1 Registerkarte "Voreinstellungen" Feldbeschreibung (Fortsetzung) Option Zeitzone Sprache Beschreibung Sie können die Zeitzone für den Zeitstempel festlegen, der bei Anmeldung an der Control Console auf der Seite angezeigt wird. Hinweis: Die Uhrzeit und das Datum der Spamberichte und der bearbeiteten E-Mails unterliegen der Zeitzone, die im Datenzentrum festgelegt ist, in dem Email Protection ausgeführt wird. Falls die in diesem Feld festgelegte Zeitzone von der Zeitzone des Datenzentrums abweicht, müssen Sie zum Anzeigen der Daten möglicherweise ein vom aktuellen Datum abweichendes Datum in der Control Console eingeben. Wenn das Datenzentrum Ihrer Zeitzone beispielsweise sieben Stunden voraus ist, müssen Sie möglicherweise den nächsten Tag ("morgen") im Kalender auswählen, um zusätzliche E-Mails auf der Seite Nachrichten-Quarantäne anzuzeigen. Dies wäre erforderlich, weil das Datenzentrum bereits sieben Stunden vor Ihrer Ortszeit zum nächsten Tag wechselt. Während dieser sieben Stunden werden die vom Datenzentrum bearbeiteten E-Mails im Verhältnis zu Ihrer Ortszeit "morgen" gesendet. Alternativ können Sie alle E-Mails anzeigen, sodass alle isolierten E-Mails auf der Seite Nachrichten-Quarantäne aufgelistet werden. Mit dieser Option können Sie die Sprache für den Spambericht festlegen. Es stehen 18 Sprachen zur Auswahl: Englisch Französisch Deutsch Italienisch Japanisch Spanisch Vereinfachtes Chinesisch Traditionelles Chinesisch Koreanisch Brasilianisches Portugiesisch Niederländisch Dänisch Finnisch Norwegisch Portugiesisch Schwedisch Russisch Türkisch Einträge pro Seite Wählen Sie in der Dropdown-Liste Einträge pro Seite die Anzahl der Elemente aus, die in den Listen der Control Console angezeigt werden sollen, z. B. in Listen mit isolierten E-Mails für Benutzer oder in Protokollberichten für Email Protection-Administratoren. Der Standardwert für die Listenlänge ist 25. Tabelle 2 Email Protection-Einstellungen Feldbeschreibung Feld Spam-Filterung Spam-Aktionen Beschreibung Wählen Sie Aktivieren, um Ihre Nachrichten auf Spam zu überprüfen. Wählen Sie Standardeinstellungen für Richtlinie verwenden, um die standardmäßigen Spamaktionen zu verwenden. Heben Sie die Auswahl auf, um die Aktion bei mittlerem Spam-Wert, Aktionen bei hohem Spam-Wert und Aktion bei Graymail-Spam anzupassen. 8

Tabelle 2 Email Protection-Einstellungen Feldbeschreibung (Fortsetzung) Feld Aktion bei mittlerem Spam-Wert Aktion bei hohem Spam-Wert Aktion bei Graymail-Spam Spambericht Zeitplan und Häufigkeit Häufigkeit Berichte zustellen bis Format Beschreibung Gibt die Standardaktion für Spam-Nachrichten an, die einen mittleren Spam-Wert aufweisen. [SPAM] der Betreffzeile der Nachricht voranstellen Der Betreffzeile der E-Mail wird der Hinweis [SPAM] vorangestellt, bevor die E-Mail zugestellt wird. Nachricht isolieren Die E-Mail wird Ihrem Quarantäne-Bereich für Spam hinzugefügt und nicht zugestellt. Darüber hinaus wird die E-Mail im Spambericht aufgelistet. Zustellung verweigern Die E-Mail wird automatisch blockiert. Keine Aktion Die E-Mail wird ohne weitere Bearbeitung an Sie übermittelt. Gibt die Standardaktion für Spam-Nachrichten an, die einen hohen Spam-Wert aufweisen. [SPAM] der Betreffzeile der Nachricht voranstellen Der Betreffzeile der E-Mail wird der Hinweis [SPAM] vorangestellt, bevor die E-Mail zugestellt wird. Nachricht isolieren Die E-Mail wird Ihrem Quarantäne-Bereich für Spam hinzugefügt und nicht zugestellt. Darüber hinaus wird die E-Mail im Spambericht aufgelistet. Zustellung verweigern Die E-Mail wird automatisch blockiert. Keine Aktion Die E-Mail wird ohne weitere Bearbeitung an Sie übermittelt. Gibt die Standardaktion für Graymail-Spam-Nachrichten an. [GRAYMAIL] der Betreffzeile der Nachricht voranstellen Der Betreffzeile der E-Mail wird der Hinweis [GRAYMAIL] vorangestellt, bevor die E-Mail zugestellt wird. Nachricht isolieren Die E-Mail wird Ihrem Quarantäne-Bereich für Spam hinzugefügt und nicht zugestellt. Darüber hinaus wird die E-Mail im Spambericht aufgelistet. Zustellung verweigern Die E-Mail wird automatisch blockiert. Keine Aktion Die E-Mail wird ohne weitere Bearbeitung an Sie übermittelt. Zulassen Lässt immer Graymail-Nachrichten zu. Wählen Sie Aktivieren, um Spamberichte zu erhalten. Wählen Sie Standardeinstellungen für Richtlinie verwenden, um die standardmäßigen Richtlinien für Spamberichte zu verwenden. Heben Sie die Auswahl auf, um die Einstellungen Häufigkeit und Berichte zustellen bis für Spamberichte anzupassen. Gibt an, wie häufig Sie Spamberichte erhalten. Wählen Sie einen oder mehrere Tage in der Woche aus. Gibt die Zeit des Tages an, zu der Sie Ihre Berichte erhalten möchten. Sie haben die Möglichkeit, einen oder zwei Berichte pro Tag zu erhalten. Gibt das Format der E-Mail an: Klartext oder HTML. 9

Tabelle 2 Email Protection-Einstellungen Feldbeschreibung (Fortsetzung) Feld Typ Alternative Zustelladresse für Spamberichte Beschreibung Gibt den Inhalt des Berichtes an: Neue Elemente seit dem letzten Bericht Alle isolierten Elemente Übersicht Gibt eine alternative E-Mail-Adresse an, mit der Sie Ihren Spambericht an eine andere Adresse schicken können. Die Adresse muss im System in einer Ihrer Domänen vorhanden sein. Durch das Weiterleiten Ihres Spamberichtes erhält der Empfänger einen vollständigen Zugriff auf Ihr Control Console-Konto. Stellen sie sicher, dass Sie eine vertrauenswürdige Adresse verwenden. Tabelle 3 Email Encryption-Einstellungen Feldbeschreibung Feld Methode der Nachrichtenzustellung Beschreibung Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine Option für die Zustellung verschlüsselter E-Mails. Verschlüsselungskonsole: Der verschlüsselte Nachrichteninhalt wird auf dem Verschlüsselungsserver gespeichert. Mein Posteingang: Der verschlüsselte Nachrichteninhalt wird im E-Mail-Client gespeichert. Tabelle 4 Registerkarte "Voreinstellungen" Symbolleistenoptionen Option Übernehmen Zurücksetzen Beschreibung Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf Zurücksetzen, um Änderungen zurückzunehmen und Ihre zuvor gespeicherten Einstellungen wiederherzustellen. Aliasse Auf der Registerkarte Aliasse können Sie Alias-E-Mail-Adressen konfigurieren, die mit Ihrem Benutzerkonto verknüpft sind. Alias-E-Mail-Adressen bieten Ihnen folgende Möglichkeiten: Konsolidieren von an unterschiedliche Adressen gesendete E-Mails in einem einzigen Quarantäne-Bereich (Viren, Spam, Inhalt und Anhänge). Senden eines einzelnen Spamberichts mit allen isolierten Spam-E-Mails an den Benutzer. Der Spambericht sowie eventuell aus der Quarantäne freigegebene E-Mails werden an die primäre E-Mail-Adresse gesendet. Filtern der über die Alias-E-Mail-Adressen empfangenen E-Mails mit derselben Konfiguration, die für die primäre E-Mail-Adresse festgelegt wurde. Falls Alias-Domänennamen mit der Domäne verknüpft sind, werden anhand des Präfixes der neuen Alias-E-Mail-Adresse automatisch zusätzliche Alias-E-Mail-Adressen für sämtliche Alias-Domänennamen erstellt. Diese zusätzlichen Alias-E-Mail-Adressen können nicht einzeln bearbeitet werden und nur durch Löschen des entsprechenden Alias-Domänennamens aus der Domäne gelöscht werden. 10

Falls ein vorhandenes Benutzerkonto als Alias-E-Mail-Adresse definiert ist, wird die Konfiguration auf Benutzerebene (beispielsweise Richtlinienkonfiguration auf Benutzerebene, Listen für Zugelassene Absender und Blockierte Absender) für das betreffende Benutzerkonto gelöscht, nachdem die Änderungen in diesem Fenster gespeichert wurden. Die Quarantänedaten für das vorhandene Benutzerkonto werden mit den Quarantänedaten für die primäre E-Mail-Adresse, mit der das Benutzerkonto als Alias-E-Mail-Adresse verknüpft ist, zusammengeführt. Danach gilt die Konfiguration der primären E-Mail-Adresse auch für die neue Alias-E-Mail-Adresse. Falls Sie Benutzer, Enterprise-Domänen-Administrator, Quarantäne-Manager oder Berichts-Manager sind, können Sie keine Alias-E-Mail-Adressen für andere Benutzer konfigurieren. Hinzufügen von Alias-Adressen Damit Sie mit der Control Console Schutz oder Archivierungsdienste für eine Alias-E-Mail-Adresse bereitstellen können, müssen Sie die Alias-Adresse zur Control Console hinzufügen und mit Ihrer primären Adresse verknüpfen. Je nach der Struktur Ihres Unternehmens können Sie bis zu fünf Alias-Adressen pro Benutzer erstellen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Intelligent Routing nutzen, können Sie auch Öffentliche Domänenadressen verwenden. 1 Klicken Sie auf Aliasse. 2 Unter der Überschrift Benutzer-Alias-Adresse, im leeren Feld nach dem das @-Zeichen und der Domänenname stehen, geben Sie den Handle oder den Namensteil der Alias-Adresse des Benutzers ein. 3 Wählen Sie im Feld Benutzer-Alias-Adresse die Domäne der Benutzer-Adresse aus der Dropdown-Liste. 4 Klicken Sie auf Neu. Die Adresse ist im Abschnitt Benutzer-Alias-Adresse aufgelistet. 5 Klicken Sie auf Übernehmen. Die Adresse ist im Abschnitt Domänen-Alias für die primäre Domäne sowie für alle definierbaren Domänen-Aliasse aufgelistet. An die hinzugefügte Alias-E-Mail-Adresse wird eine Berechtigungs-E-Mail gesendet. Die E-Mail enthält einen Hyperlink mit der Bezeichnung Ich genehmige diese Anfrage. Klicken Sie auf den Link, um die Benutzung der Alias-E-Mail-Adresse freizugeben. Mit diesem Schritt bestätigen Sie, dass Sie dazu berechtigt sind, die Verknüpfung Ihrer Alias-E-Mail-Adresse mit Ihrer primären E-Mail-Adresse herzustellen. Nachdem Sie auf den Link in der Berechtigungs-E-Mail geklickt haben, wird wieder die Registerkarte "Aliasse" in der Control Console angezeigt. Sie besitzen nun die Berechtigung für Ihre Alias-E-Mail-Adresse und die Verknüpfung mit der primären E-Mail-Adresse ist hergestellt. Wenn die Alias-E-Mail-Adresse zuvor Ihre primäre E-Mail-Adresse war, werden die Benutzer-Konfigurationen für diese Adresse gelöscht und die Konfigurationen der neuen primären E-Mail-Adresse übernommen. 11

Danach werden die Informationen zur Quarantäne der Alias-E-Mail-Adresse mit der primären E-Mail-Adresse kombiniert und von der Benutzer-Konfiguration für die primäre E-Mail-Adresse gesteuert. Ihre Konfigurationseinstellungen (z. B. Zulassungs- und Verweigerungslisten) werden auf die ausgewählte primäre E-Mail-Adresse übertragen Der Spambericht sowie eventuell aus der Quarantäne freigegebene E-Mails werden an die primäre E-Mail-Adresse gesendet. Löschen einer Alias-Adresse Wenn eine Alias-Adresse aus Ihrem E-Mail-Server gelöscht wurde oder nicht mehr verwendet wird, können Sie sie löschen. Sie können weder eine primäre E-Mail-Adresse noch eine Alias-Domänen-E-Mail-Adresse löschen, die beim Definieren des Alias-Domänennamens automatisch angelegt wurde. Wenn die E-Mail-Adresse, die Sie löschen möchten, Ihre primäre E-Mail-Adresse ist, müssen Sie diese zuvor in eine Alias-E-Mail-Adresse konvertieren. 1 Klicken Sie auf Aliasse. 2 Aktivieren Sie neben der Alias-E-Mail-Adresse, die Sie löschen möchten, das Kontrollkästchen Löschen. 3 Klicken Sie auf Übernehmen. Die Alias-E-Mail-Adresse wird umgehend gelöscht. Außerdem entfernt Email Protection die Verknüpfung der Alias-Adresse mit der primären E-Mail-Adresse. Wenn Sie jedoch weiterhin E-Mails über die gelöschte E-Mail-Adresse empfangen, kann es passieren, dass Email Protection die E-Mail-Adresse erneut als primäre Adresse erstellt, wobei je nach Systemeinstellungen die Standard-Benutzereinstellungen verwendet werden. Quarantäne Mit der Funktion "Quarantäne" in der Software Email Protection können Sie verdächtige E-Mail-Nachrichten überprüfen und feststellen, ob es sich bei ihnen um Spam handelt. Fenster Nachrichten-Quarantäne Im Fenster Nachrichten-Quarantäne sind alle isolierten Spam-Nachrichten für das Konto des zurzeit angemeldeten Benutzers aufgelistet. Tabelle 5 Beschreibung der Optionen für Nachrichten-Quarantäne Option Alle isolierten Nachrichten anzeigen Gesendet an: Freigeben Immer erlauben Beschreibung Gibt den Datumsbereich für Nachrichten an, der auf der Registerkarte Nachrichten-Quarantäne angezeigt wird. Wählen Sie diese Option aus, um Nachrichten eines bestimmten Tages anzuzeigen. Gibt die E-Mail-Adressen an, die auf der Registerkarte Nachrichten-Quarantäne angezeigt werden. Klicken Sie hier, um die ausgewählten E-Mails freizugeben. Klicken Sie hier, um die ausgewählten Absender zur Zulassen-Liste hinzuzufügen und die Nachrichten freizugeben (gilt nur für Spam-Nachrichten). 12

Tabelle 5 Beschreibung der Optionen für Nachrichten-Quarantäne (Fortsetzung) Option Immer verweigern Löschen Anzeigen Liste Nachrichten-Quarantäne Beschreibung Klicken Sie hier, um die ausgewählten Absender zu blockieren. Klicken Sie hier, um die ausgewählten Nachrichten zu löschen. Klicken Sie hier, um eine Nachricht auf der Registerkarte Sichere Nachrichtenansicht anzuzeigen. Datum Zeigt das Datum der Nachricht an. Von Zeigt die E-Mail-Adresse des Absenders an. Betreff Zeigt den Betreff der Nachricht an. Faktor Zeigt den Quarantänefaktor der Nachricht an. Größe Zeigt die Größe der Nachricht an. Sichere Nachrichtenansicht Das Fenster Sichere Nachrichtenansicht enthält zusätzliche Informationen über die ausgewählte isolierte Nachricht. Sie können den Inhalt der Nachricht auch anzeigen, wenn die sichere Nachrichtenansicht in den Richtlinieneinstellungen aktiviert ist. Tabelle 6 Sichere Nachrichtenansicht Option Freigeben Löschen Für Benutzer immer erlauben Immer verweigern Definition Klicken Sie auf diese Option, um die ausgewählte Nachricht aus der Quarantäne-Liste freizugeben und in Ihren E-Mail-Posteingang zu verschieben. Klicken Sie auf diese Option, um eine ausgewählte Nachricht aus der Quarantäne-Liste zu löschen. Klicken Sie auf diese Option, um Nachrichten für die E-Mail-Empfänger freizugeben. Daraufhin werden die E-Mail-Adressen sämtlicher Absender der Zulassungsliste hinzugefügt. Künftige Nachrichten der Absender werden nicht mehr isoliert. Klicken Sie auf diese Option, um Nachrichten an die E-Mail-Empfänger zu blockieren. Email Continuity Email Continuity bietet einen umfassenden, verwalteten Dienst für die Wiederherstellung nach einem Systemausfall, der auch während eines Netzwerkausfalls die Aufrechterhaltung des E-Mail-Verkehrs ermöglicht. Bei Aktivierung des Dienstes können Benutzer und Administratoren mithilfe der Online-Benutzeroberfläche E-Mails abrufen, senden und verwalten, da der Dienst den gesamten eingehenden und ausgehenden E-Mail-Verkehr in der Cloud speichert. Nach dem Wiederherstellen der Netzwerkverbindung synchronisiert der Dienst Ihre E-Mails mit den E-Mail-Servern, sodass Sie Ihre E-Mails anschließend wieder wie gewohnt bearbeiten können. 13

Email Continuity-Funktionen und -Beschränkungen Sie können die meisten Funktionen eines Standard-Web-E-Mail-Clients auch während eines Ausfalls nutzen. Tabelle 7 Email Continuity-Funktionen und -Beschränkungen E-Mail-Funktionen... die Sie während eines Ausfalls verwenden können. die während eines Ausfalls nicht zur Verfügung stehen. die möglicherweise von Ihrem Standard-E-Mail-Client abweichen. Beschreibung Standardmäßige E-Mail-Optionen Anhängen von Dateien Suche nach Nachrichten Ihre Von: E-Mail-Adresse kann nicht geändert werden. Sie haben keinen Zugriff auf Ihre globale Adressliste oder persönliche Kontaktliste. Diese Verteilerlisten befinden sich auf dem Unternehmensserver und während eines Ausfalls steht der Unternehmensserver nicht zur Verfügung. Keine Rechtschreibprüfung. Kein Ordner Entwürfe. Auch die Funktion Namen überprüfen zur Überprüfung der E-Mail-Adresse vor dem Senden ist nicht verfügbar. Im Nachrichteninhalt kann nicht nach Text gesucht werden. Sie müssen mehrere E-Mail-Adressen durch Kommata trennen. Nach dem Komma dürfen keine Leerzeichen stehen. Sie müssen in das Feld An: eine vollständig qualifizierte E-Mail-Adresse eingeben, wenn Sie eine neue Nachricht verfassen. Wenn Sie mehrere Nachrichten geöffnet haben, wird für jede Nachricht eine Registerkarte angezeigt. Die in Email Continuity gelöschten Nachrichten sind nicht dauerhaft gelöscht. Sobald der Ausfall Ihres E-Mail-Systems abgeschlossen ist, werden alle E-Mail-Aktivitäten mit den E-Mail-Servern Ihres Unternehmens synchronisiert, die den abschließenden Nachrichtenverbleib handhaben. Email Continuity Wenn die Wiederherstellung nach Systemausfall aktiv ist, können Sie über die Konsole auf Ihre E-Mails zugreifen. Mit den dort vorhandenen Tools können Sie E-Mails empfangen, Nachrichten beantworten, Anhänge anzeigen und verfügbare Ordner durchsuchen. Tabelle 8 Kriterien Option Suche Zurücksetzen Definitionen Klicken Sie auf diese Option, um im ausgewählten E-Mail-Ordner eine Suche unter Verwendung der ausgewählten Kriterien und Datumsangaben durchführen. Klicken Sie auf diese Option, um die als Suchkriterien angegebenen Werte zurückzusetzen. 14

Tabelle 8 Kriterien (Fortsetzung) Option E-Mail-Ordner E-Mails suchen Definitionen Wählen Sie hier einen Ordner aus, um die enthaltenen Nachrichten anzuzeigen und nach E-Mails zu suchen. Posteingang: Klicken Sie auf diese Option, um den Posteingang anzuzeigen. Gelöschte Elemente: Klicken Sie auf diese Option, um die gelöschten E-Mails anzuzeigen. Gesendete Elemente: Klicken Sie auf diese Option, um die gesendeten E-Mails anzuzeigen. Wählen Sie diese Option aus, um eine neue Suche durchzuführen. Kriterien: Hier können Sie eine Zeichenfolge eingeben, nach der in den Feldern An, Von bzw. Betreff werden soll. Startdatum: Hier können Sie ein Datum auswählen oder es direkt eingeben. Enddatum: Hier können Sie ein Datum auswählen oder es direkt eingeben. 15

Tabelle 9 Email Continuity Option Posteingang Gelöschte Elemente Definitionen Neu: Klicken Sie auf diese Option, um eine neue E-Mail zu erstellen. Öffnen: Durch Klicken auf diese Option wird die ausgewählte E-Mail in einer neuen Registerkarte geöffnet. Vorschau: Klicken Sie auf diese Option, um die ausgewählte E-Mail in der Vorschau anzuzeigen. Wählen Sie die Position des Vorschaubereichs aus, oder klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Optionen zu durchlaufen. Unten: Die E-Mail wird unten auf der Registerkarte angezeigt. Rechts: Die E-Mail wird auf der rechten Seite der Registerkarte angezeigt. Ausblenden: Das Vorschaufenster wird ausgeblendet. Antworten Klicken Sie auf diese Option, um dem Absender der ausgewählten E-Mail zu antworten. Allen Antworten: Klicken Sie auf diese Option, um dem Absender und allen anderen Empfängern der ausgewählten E-Mail zu antworten. Weiterleiten Klicken Sie zum Weiterleiten der ausgewählten E-Mail auf diese Option. Löschen: Durch Klicken auf diese Option wird die ausgewählte E-Mail gelöscht und in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Aktionen: Wählen Sie eine Aktion aus. Als gelesen markieren: Durch Klicken auf diese Option werden ausgewählte E-Mails als gelesen markiert. Als ungelesen markieren: Durch Klicken auf diese Option werden ausgewählte E-Mails als ungelesen markiert. Drucken Klicken Sie zum Drucken der ausgewählten E-Mail auf diese Option. Aktualisieren: Klicken Sie auf diese Option, um die Liste der E-Mails zu aktualisieren. Öffnen: Durch Klicken auf diese Option wird die ausgewählte E-Mail in einer neuen Registerkarte geöffnet. Vorschau: Klicken Sie auf diese Option, um die ausgewählte E-Mail in der Vorschau anzuzeigen. Wählen Sie die Position des Vorschaubereichs aus, oder klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Optionen zu durchlaufen. Unten: Die E-Mail wird unten auf der Registerkarte angezeigt. Rechts: Die E-Mail wird auf der rechten Seite der Registerkarte angezeigt. Ausblenden: Das Vorschaufenster wird ausgeblendet. Antworten Klicken Sie auf diese Option, um dem Absender der ausgewählten E-Mail zu antworten. Allen Antworten: Klicken Sie auf diese Option, um dem Absender und allen anderen Empfängern der ausgewählten E-Mail zu antworten. Weiterleiten Klicken Sie zum Weiterleiten der ausgewählten E-Mail auf diese Option. Wiederherstellen: Durch Klicken auf diese Option wird die ausgewählte E-Mail wiederhergestellt und in den Ordner Posteingang verschoben. Aktionen: Wählen Sie eine Aktion aus. Als gelesen markieren: Durch Klicken auf diese Option werden ausgewählte E-Mails als gelesen markiert. 16

Tabelle 9 Email Continuity (Fortsetzung) Option Definitionen Als ungelesen markieren: Durch Klicken auf diese Option werden ausgewählte E-Mails als ungelesen markiert. Drucken Klicken Sie zum Drucken der ausgewählten E-Mail auf diese Option. Aktualisieren: Klicken Sie auf diese Option, um die Liste der E-Mails zu aktualisieren. Gesendete Elemente Fenster Vorschau Öffnen: Durch Klicken auf diese Option wird die ausgewählte E-Mail in einer neuen Registerkarte geöffnet. Vorschau: Klicken Sie auf diese Option, um die ausgewählte E-Mail in der Vorschau anzuzeigen. Wählen Sie die Position des Vorschaubereichs aus, oder klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Optionen zu durchlaufen. Unten: Die E-Mail wird unten auf der Registerkarte angezeigt. Rechts: Die E-Mail wird auf der rechten Seite der Registerkarte angezeigt. Ausblenden: Das Vorschaufenster wird ausgeblendet. Antworten Klicken Sie auf diese Option, um dem Absender der ausgewählten E-Mail zu antworten. Allen Antworten: Klicken Sie auf diese Option, um dem Absender und allen anderen Empfängern der ausgewählten E-Mail zu antworten. Weiterleiten Klicken Sie zum Weiterleiten der ausgewählten E-Mail auf diese Option. Drucken Klicken Sie zum Drucken der ausgewählten E-Mail auf diese Option. Aktualisieren: Klicken Sie auf diese Option, um die Liste der E-Mails zu aktualisieren. Öffnen: Durch Klicken auf diese Option wird die ausgewählte E-Mail in einer neuen Registerkarte geöffnet. Antworten Klicken Sie auf diese Option, um dem Absender der ausgewählten E-Mail zu antworten. Allen Antworten: Klicken Sie auf diese Option, um dem Absender und allen anderen Empfängern der ausgewählten E-Mail zu antworten. Weiterleiten Klicken Sie zum Weiterleiten der ausgewählten E-Mail auf diese Option. Löschen: Durch Klicken auf diese Option wird die ausgewählte E-Mail gelöscht und in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Aktionen: Hier können Sie eine Aktion auswählen. Als gelesen markieren: Durch Klicken auf diese Option werden ausgewählte E-Mails als gelesen markiert. Als ungelesen markieren: Durch Klicken auf diese Option werden ausgewählte E-Mails als ungelesen markiert. Drucken Klicken Sie zum Drucken der ausgewählten E-Mail auf diese Option. Header anzeigen/header ausblenden: Klicken Sie zum Anzeigen oder Ausblenden der Header auf diese Option. 17

Tabelle 9 Email Continuity (Fortsetzung) Option Registerkarte mit geöffneter E-Mail Neue Nachricht Definitionen Antworten Klicken Sie auf diese Option, um dem Absender der ausgewählten E-Mail zu antworten. Allen Antworten: Klicken Sie auf diese Option, um dem Absender und allen anderen Empfängern der ausgewählten E-Mail zu antworten. Weiterleiten Klicken Sie zum Weiterleiten der ausgewählten E-Mail auf diese Option. Drucken Klicken Sie zum Drucken der ausgewählten E-Mail auf diese Option. Header anzeigen/header ausblenden: Klicken Sie zum Anzeigen oder Ausblenden der Header auf diese Option. Senden: Klicken Sie zum Senden der E-Mail auf diese Option. Anhängen: Klicken Sie auf diese Option, um Dateien an die E-Mail anzuhängen. Zu Klartext wechseln/zu HTML wechseln: Klicken Sie auf diese Option, um das Nachrichtenformat auszuwählen. Klartext: Es wird ausschließlich das Klartextformat verwendet. HTML: Die Nachricht kann mithilfe des HTML-WYSIWYG-Tools formatiert werden. Von: Wählen Sie die Absenderadresse aus. An: Geben Sie eine oder mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen ein. Cc: Geben Sie eine oder mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen ein, an die eine Kopie der E-Mail gesendet werden soll. Bcc: Geben Sie eine oder mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen ein, an die eine Blindkopie der E-Mail gesendet werden soll. Betreff: Geben Sie einen Text für den Betreff ein. Anhang: Wählen Sie einen Dateianhang aus. Jedes Mal, wenn Sie auf Anhängen klicken und eine Datei anhängen, erscheint ein neues Feld Anhang. Löschsymbol: Klicken Sie auf dieses Symbol, wenn der Anhang wieder gelöscht werden soll. Nachrichtentext: Geben Sie den Text der Nachricht ein. Zulassen oder Blockieren von Absender-E-Mails Sie können Listen mit Absendern erstellen, deren E-Mail-Adressen entweder immer ohne Spam-Filterung akzeptiert werden (Liste der zugelassenen Absender) oder niemals akzeptiert werden (Liste der blockierten Absender). 18

Zu blockierende Spam-Typen Sie können anhand von zwei grundlegenden Definitionen von Spam entscheiden, ob eine Absenderadresse zu Ihrer Liste Blockierte Absender hinzugefügt werden sollte. Unerwünschte E-Mails von bekannten Absendern zum Beispiel unerwünschte E-Mails vom Vertrieb eines Unternehmens. In diesem Fall ist es unwahrscheinlich, dass der Spammer seine Absenderadresse häufig ändert. Daher ist eine solche Adresse ein sinnvoller Eintrag für Ihre Liste Blockierte Absender. Unerwünschte E-Mails, die durch fragwürdige oder anzügliche Inhalte auffallen und deren Absender vorsätzlich versuchen, Blacklists und Regeln zur Inhaltsfilterung zu umgehen zum Beispiel E-Mails, in denen betrügerische Erwerbsquellen vorgestellt werden oder die pornografische Inhalte aufweisen. In diesen Fällen ändern die Spammer häufig ihre E-Mail-Adresse oder auch den Inhalt der E-Mails, um so die Blacklist-Filterung zu umgehen. Daher ist es nicht sinnvoll, eine solche Adresse zur Liste Blockierte Absender hinzuzufügen, da dies nur für kurze Zeit Wirkung zeigen würde. Ihre Listen zugelassener und blockierter Absender im Vergleich zu Zulassungs-/Verweigerungslisten in Ihrer Gruppenrichtlinie Ihr Email Protection-Administrator kann Zulassungs- und Verweigerungslisten als Bestandteil der Richtlinie für Ihre Gruppe definieren. In diesem Fall haben die vom Administrator vorgenommenen Einstellungen möglicherweise Vorrang und können vor den Einstellungen zu zugelassenen oder blockierten Absendern angewendet werden. Auch E-Mails, die Viren, Anlagen- oder Inhaltsverletzungen enthalten, können basierend auf diesen Verletzungen verweigert oder isoliert werden, unabhängig von Ihrer Zulassungsliste. Außerdem müssen E-Mails, die durch Email Protection isoliert wurden, möglicherweise nicht der Liste der blockierten Absender hinzugefügt werden, da ihr Eindringen in Ihr E-Mail-Netzwerk bereits blockiert wird. Hinzufügen von Absendern zur Liste zugelassener Absender Sie können Listen mit Absendern erstellen, deren E-Mails stets ohne Spam-Filterung akzeptiert werden (Zugelassene Absender). Bevor Sie beginnen Benutzer können in eine Absenderliste höchstens 300 E-Mail-Adressen und Domänenamen eintragen. Doppelte oder ungültige E-Mail-Adressen oder Domänennamen werden automatisch verworfen. Administratoren können für Benutzer jedoch bis zu 5000 Adressen hinzufügen. Wählen Sie hierfür Kontoverwaltung Benutzer und dann den entsprechenden Benutzer aus, und klicken Sie auf Email Protection. Anschließend kann der Administrator eine Absenderliste auswählen und dort durchzulassende bzw. zu blockierende Adressen eintragen. Absender können auf der Registerkarte Nachrichten-Quarantäne oder Zugelassene Absender hinzugefügt werden. Andere im System konfigurierte E-Mail-Richtlinien können möglicherweise E-Mails von Adressen in Ihrer Liste Zugelassene Absender blockieren. In diesem Fall erhalten Sie von diesen Absendern keine E-Mails. 1 Klicken Sie, falls gewünscht, auf Zugelassene Absender. 2 Führen Sie für jede Domäne und jeden Absender, die bzw. den Sie hinzufügen möchten, folgende Schritte aus: a Geben Sie im Feld Neu die Adresse eines Absenders ein. 19

Folgende Werte sind in Listeneinträgen zulässig: Domänenname: qualifizierter Domänenname (beispielsweise xyz.com) oder Unterdomänen (zum Beispiel lässt der Eintrag *@*.xyz.com E-Mails von allen Unterdomänen der Domäne XYZ zu, etwa von user@abc.xyz.com). Verwenden Sie diese Option, wenn Sie alle E-Mails dieser Domäne zulassen möchten, anstatt alle relevanten E-Mail-Adressen der Domäne einzeln einzugeben. Absenderadresse: vollständige E-Mail-Adresse (zum Beispiel user@xyz.com) oder Teile der Adresse (beispielsweise user*@xyz.com oder *@xyz.com). b Klicken Sie auf Neu. Der Eintrag wird nun in die Absenderliste verschoben. 3 Klicken Sie auf Übernehmen. Hochladen einer Liste mit zugelassenen Absendern Sie können eine Datei mit einer Absenderliste erstellen und diese Liste in die Registerkarte Zugelassene Absender hochladen. Bevor Sie beginnen Die vordefinierte Liste muss folgendes Format aufweisen: Text- oder CSV- (Excel-)Datei Pro Zeile ist ein Eintrag zulässig (Domänenname oder E-Mail-Adresse) Der Zugriff auf die Datei muss von Ihrem Browser aus möglich sein. Jeder Eintrag in der Liste kann folgendes enthalten: Domänenname: qualifizierter Domänenname (beispielsweise xyz.com) oder Unterdomänen (zum Beispiel lässt der Eintrag *@*.xyz.com E-Mails von allen Unterdomänen der Domäne XYZ zu, etwa von user@abc.xyz.com). Verwenden Sie diese Option, wenn bereits feststeht, dass Sie alle E-Mails einer Domäne zulassen möchten, anstatt alle relevanten E-Mail-Adressen der Domäne einzeln einzugeben. Absenderadresse: vollständige E-Mail-Adresse (zum Beispiel user@xyz.com) oder Teile der Adresse (beispielsweise user*@xyz.com oder *@xyz.com). Dieselbe Adresse kann nicht mehrfach derselben Liste hinzugefügt werden. E-Mail-Adressen oder Domänennamen, die gegen diese Regel verstoßen, werden automatisch verworfen. Die Liste Zugelassene Absender setzt die Liste Blockierte Absender außer Kraft. Wenn Sie zum Beispiel einen E-Mail-Adressbereich in der Liste Blockierte Absender festlegen (z.b. durch Festlegen einer ganzen Domäne), aber dann eine einzelne E-Mail-Adresse von dieser Domäne der Liste Zugelassene Absender hinzufügen, werden E-Mails von dieser einzelnen Adresse immer angenommen, während E-Mails von anderen Adressen in der Domäne in der Liste Blockierte Absender immer verweigert werden. 1 Erstellen Sie die Datei mit der Absenderliste. Für jede Liste ist eine separate Datei erforderlich. 2 Klicken Sie auf Zugelassene Absender. 3 Klicken Sie auf der Registerkarte Zugelassene Absender auf Durchsuchen beim Feld Liste zugelassener Absender hochladen. 20

4 Navigieren Sie auf der Seite Durchsuchen zu der Datei auf Ihrem Computer und klicken Sie auf Hochladen. 5 Klicken Sie auf Übernehmen. Entfernen von Absendern aus der zugelassenen Liste Sie können Absender aus einer Liste entfernen, sodass deren E-Mails vollständig durch die Filterrichtlinien kontrolliert werden. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen oder mehrere Absender aus der Liste zugelassener Absender zu entfernen: 1 Klicken Sie in der Email Protection-Registerkarte für den Benutzer auf Zugelassene Absender. 2 Klicken Sie für jeden Absender, den Sie aus der Liste entfernen möchten, auf das Kontrollkästchen Löschen. So wählen Sie alle Benutzer einer Seite auf einmal aus. Wählen Sie den ersten Benutzer einer Seite, drücken Sie die Tasten Umschalt+Strg, halten Sie diese gedrückt und wählen Sie den letzten Benutzer auf der Seite. 3 Klicken Sie auf Übernehmen. Hinzufügen von Absendern zur Liste blockierter Absender Sie können Listen mit Absendern erstellen, deren E-Mails niemals zugestellt werden sollen (Blockierte Absender). Bevor Sie beginnen Benutzer können in eine Absenderliste höchstens 300 E-Mail-Adressen und Domänenamen eintragen. Doppelte oder ungültige E-Mail-Adressen oder Domänennamen werden automatisch verworfen. Administratoren können für Benutzer jedoch bis zu 5000 Adressen hinzufügen. Wählen Sie hierfür Kontoverwaltung Benutzer und dann den entsprechenden Benutzer aus, und klicken Sie auf Email Protection. Anschließend kann der Administrator eine Absenderliste auswählen und dort durchzulassende bzw. zu blockierende Adressen eintragen. Absender können auf der Registerkarte Nachrichten-Quarantäne oder Blockierte Absender hinzugefügt werden. Eine bekannte Methode von Spammern ist das häufige Wechseln ihrer E-Mail-Adressen oder sogar die Übernahme von E-Mail-Adressen ahnungsloser Benutzer zum Versenden von Spam. Deshalb können selbst mit der Liste Blockierte Absender künftige Spam-E-Mails von diesen Spammern nicht immer verhindert werden. Die eigentliche Aufgabe der Liste Blockierte Absender ist es in erster Linie, E-Mails von unerwünschten Absendern zu blockieren, die stets dieselbe Adresse verwenden (beispielsweise unerwünschte Werbe-E-Mails einer Ihnen bekannten Firma). 1 Klicken Sie, falls gewünscht, auf Blockierte Absender. 2 Führen Sie für jede Domäne und jeden Absender, die bzw. den Sie hinzufügen möchten, folgende Schritte aus: a Geben Sie im Feld Neu die Adresse eines Absenders ein. 21

Folgende Werte sind in Listeneinträgen zulässig: Domänenname: qualifizierter Domänenname (beispielsweise xyz.com) oder Unterdomänen (zum Beispiel lässt der Eintrag *@*.xyz.com E-Mails von allen Unterdomänen der Domäne XYZ zu, etwa von user@abc.xyz.com). Verwenden Sie diese Option, wenn Sie alle E-Mails dieser Domäne zulassen möchten, anstatt alle relevanten E-Mail-Adressen der Domäne einzeln einzugeben. Absenderadresse: vollständige E-Mail-Adresse (zum Beispiel user@xyz.com) oder Teile der Adresse (beispielsweise user*@xyz.com oder *@xyz.com). b Klicken Sie auf Neu. Der Eintrag wird nun in die Absenderliste verschoben. 3 Klicken Sie auf Übernehmen. Hochladen einer Liste mit blockierten Absendern Sie können eine Datei mit einer Absenderliste erstellen und diese Liste in die Registerkarte Blockierte Absender hochladen. Bevor Sie beginnen Die vordefinierte Liste muss folgendes Format aufweisen: Text- oder CSV- (Excel-)Datei Pro Zeile ist ein Eintrag zulässig (Domänenname oder E-Mail-Adresse) Der Zugriff auf die Datei muss von Ihrem Browser aus möglich sein. Jeder Eintrag in der Liste kann folgendes enthalten: Domänenname: qualifizierter Domänenname (beispielsweise xyz.com) oder Unterdomänen (zum Beispiel lässt der Eintrag *@*.xyz.com E-Mails von allen Unterdomänen der Domäne XYZ zu, etwa von user@abc.xyz.com). Verwenden Sie diese Option, wenn bereits feststeht, dass Sie alle E-Mails einer Domäne zulassen möchten, anstatt alle relevanten E-Mail-Adressen der Domäne einzeln einzugeben. Absenderadresse: vollständige E-Mail-Adresse (zum Beispiel user@xyz.com) oder Teile der Adresse (beispielsweise user*@xyz.com oder *@xyz.com). Dieselbe Adresse kann nicht mehrfach derselben Liste hinzugefügt werden. E-Mail-Adressen oder Domänennamen, die gegen diese Regel verstoßen, werden automatisch verworfen. Die Liste Zugelassene Absender setzt die Liste Blockierte Absender außer Kraft. Wenn Sie zum Beispiel einen E-Mail-Adressbereich in der Liste Blockierte Absender festlegen (z.b. durch Festlegen einer ganzen Domäne), aber dann eine einzelne E-Mail-Adresse von dieser Domäne der Liste Zugelassene Absender hinzufügen, werden E-Mails von dieser einzelnen Adresse immer angenommen, während E-Mails von anderen Adressen in der Domäne in der Liste Blockierte Absender immer verweigert werden. 1 Erstellen Sie die Datei mit der Absenderliste. Für jede Liste ist eine separate Datei erforderlich. 2 Klicken Sie auf Blockierte Absender. 3 Klicken Sie auf der Registerkarte Blockierte Absender auf Durchsuchen beim Feld Liste blockierter Absender hochladen. 22