Kurzanleitung zum Kundenportal Anmeldung Das Kundenportal von archivsuisse wird über einen Web-Browser bedient (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox etc.) und kann auf der Website von archivsuisse unter der Internet-Adresse www.archivsuisse.ch über den Menüpunkt Kunden- Login aufgerufen werden. Es erscheint das Anmelde-Fenster: Abbildung 1: Anmeldung beim Kundenportal Die nötigen Informationen zur Anmeldung haben Sie von uns per E-Mail erhalten. Für die Anmeldung benötigen Sie die Kundenkennung, den Benutzernamen und das Passwort. Mit der Kundenkennung test, dem Benutzernamen test und dem Passwort test können Sie sich als Testbenutzer anmelden und die Funktionen des Kundenportals ausprobieren und kennenlernen. Hauptfenster Nach der erfolgreichen Anmeldung erscheint das Hauptfenster des Kundenportals, die Anzeige des Archivplans.
Abbildung 2: Hauptfenster des Kundenportals (Archivplan) Oben in der Mitte wird das Hauptmenü angezeigt, mit dem Sie die verschiedenen Bereiche des Kundenportals aufrufen können. Darunter wird standarmässig der Archivplan angezeigt, mit dem Sie durch die archivierten Dossiers navigieren können. Mit dem obersten Eintrag im Hauptmenü können Sie die Sprache wechseln, zurzeit steht das Kundenportal in deutsch, französisch und englisch zur Verfügung. Hier können Sie auch eine Kurzanleitung anzeigen, die die Neuerungen des Kundenportals erläutert. Darunter befindet sich die Suche nach Dossiers. Es gibt eine einfache Suche, bei der Sie nur einen Suchbegriff eingeben müssen und die erweiterte Suche, mit der Sie gezielt nach bestimmten Begriffen in unterschiedlichen Datenfeldern suchen können. Der dritte Eintrag führt zum Archivplan mit dem Sie hierarchisch durch die archivierten Dossiers navigieren können. Der Archivplan wird standardmässig nach der Anmeldung angezeigt. Die bestellten Dossiers können Sie im Warenkorb unter dem Menüpunkt Bestellungen einsehen. Die Zahl in Klammern gibt die Anzahl der bestellten Dossiers im Warenkorb an. Mit dem Menüeintrag Logout können Sie das Kundenportal wieder verlassen. Beim Verlassen des Kundenportals werden alle nicht ausgeführten Bestellungen im Warenkorb gelöscht.
Einfache Suche Abbildung 3: Die einfache Suche im Kundenportal Mit der einfachen Suche können Sie in den Datenfeldern der archivierten Dokumente nach bestimmten Suchbegriffen suchen. Bei den Suchbegriffen spielt die Gross- und Kleinschreibung keine Rolle. Um die Suche einzugrenzen, können Sie auch mehrere Suchbegriffe eingeben, die durch Leerschläge voneinander getrennt werden. Gefunden werden alle Dossiers, die einen dieser Suchbegriffe enthalten. Ein Stern (*) nach dem Suchbegriff findet auch Teile eines Wortes, verw* findet beispielsweise Verwaltung, Verwaltungsrat etc, nicht aber Hausverwaltung. Wir empfehlen Ihnen, den Stern nach jedem Suchbegriff anzugeben. Mit einem vorangestellten Minus-Zeichen (-) können Sie die Suche weiter einschränken. Wenn Sie vor einem Suchbegriff ein Minus-Zeichen eingeben, werden die Dossiers, in denen dieser Suchbegriff vorkommt, von der Suche ausgeschlossen. Erweiterte Suche Abbildung 4: Die erweiterte Suche im Kundenportal
Die erweiterte Suche erlaubt es Ihnen, in bestimmten Datenfeldern nach Suchbegriffen zu suchen. Bei den Datenfeldern Archivplan, Laufzeit und Boxen- Nummer können Sie die Suchbegriffe aus einer Liste auswählen. Der Suchknopf unten links zeigt Ihnen zudem an, wieviele Dossiers mit den gewünschten Suchbegriffen gefunden wurden. Zu Beginn wird Ihnen hier die Anzahl aller Dossiers angezeigt, die Sie anschliessend mit der Wahl geeigneter Suchbegriffe auf eine vertretbare Menge eingrenzen können. Wir empfehlen Ihnen, nicht mehr als 1 000 Dossiers aufs Mal anzeigen zu lassen, da Sie sonst mit langen Reaktionszeiten im Web-Browser rechnen müssen. Mit dem Knopf Formular löschen können Sie alle Eingaben wieder löschen und im Suchknopf wird erneut die Anzahl aller Dossiers angezeigt. Bei der erweiterten Suche spielt die Gross- und Kleinschreibung der Suchbegriffe keine Rolle. Im Unterschied zur einfachen Suche werden bei der erweiterten Suche auch Teile des gewünschten Suchbegriffs gefunden und die Eingabe eines Sterns ist nicht erforderlich. Der Suchbegriff verw findet deshalb sowohl Verwaltungsrat, Lagerverwaltung als auch Hausverwaltung. Mit einem Häkchen beim Feld Nicht leere Bemerkungen werden alle Akteneinheiten gefunden, deren Bemerkungsfeld einen Eintrag enthält. Archivplan Abbildung 5: Die oberste Ebene des Archivplans Der Archivplan ist eine hierarchisch gegliederte Ordnungen Ihrer Akteneinheiten nach dem Aktenzeichen. Zuerst wird Ihnen die oberste Ebene des Archivplans angezeigt und Sie können mit einem Klick auf eine der Position die untergeordnete Ebene des Archivplans anzeigen.
Abbildung 6: Eine untergeordnete Ebene des Archivplans Wenn Ihre Dossiers über keine untergeordnete Archivplan-Ebene verfügen, wird stattdessen nur das gewählte Aktenzeichen und dessen Titel angezeigt. Suchresultate Abbildung 7: Anzeige der Suchresultate im Kundenportal Die gefundenen Akteneinheiten werden unterhalb des Suchfensters in einer Tabelle angezeigt. Standardmässig werden die Suchresultate nach dem Aktenzeichen des Archivplans sortiert, was mit dem kleinen Dreieck in der Spalte Archivplan angezeigt wird. Mit einem Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die gesamte Tabelle nach dieser Spalte sortiert und zwar abwechslungsweise auf- oder absteigend. In der Spalte Bestellen können die gefundenen Akteneinheiten bestellt und in den Warenkorb gelegt werden. Ein Klick auf das Symbol legt das Dossier in den Warenkorb und das Symbol wechselt zu. Ein Klick auf dieses Symbol entfernt das Dossier wieder aus dem Warenkorb. Die Anzahl der bestellten Dossier sehen Sie im Hauptmenü hinter dem Eintrag Bestellen. Falls Sie die Suchresultate gerne ausserhalb des Kundenportals ansehen und weiterbearbeiten möchten, können Sie über den Menüpunkt Resultate herunterladen die gesamte Tabelle als Datei im Format von Microsoft Excel herunterladen.
Bestellungen Abbildung 8: Bestellungen im Kundenportal Um die Bestellung von Dossiers abzuschliessen, müssen Sie den Menüeintrag Bestellen aufrufen und die Bestellinformationen erfassen. Oben sehen Sie die bestellten Dossiers und Sie können mit einem Klick auf das Mülleimer-Symbol Dossier wieder aus dem Warenkorb entfernen. Damit wir Ihre Bestellung zügig ausführen können, müssen Sie mindestens den Vorund Nachnamen oder die E-Mail-Adresse bekanntgeben und die Bestellung mit dem Knopf Bestellung absenden abschliessen. Wir möchten Sie aber bitten, das Bestellformular vollständig auszufüllen und die Form der Zustellung der bestellten Akteneinheiten auszuwählen und allenfalls weitere Angaben zur Bestellung anzugeben. Wenn Sie eine gültige E-Mail-Adresse angeben, wird Ihnen eine Kopie der Bestellung per E-Mail geschickt. ein
Abbildung 9: Bestätigung der Bestellung im Kundenportal Nach Abschluss der Bestellung wird Ihnen eine Bestätigung der Bestellung angezeigt.wenn Sie eine gültige E-Mail-Adresse angegeben haben, erhalten Sie diese Bestätigung auch per E-Mail zugeschickt.