Varial Beraterinformation

Varial Beraterinformation 15. November 2012

Inhalt Allgemeines... 3 Änderung der Telefonannahme im Support... 3 Guide / Finance... 3 Personalwirtschaft... 3 ELStAM-Verfahren: Die Elektronische Lohnsteuerkarte geht an den Start... 3 VWE / IGF... 9 Finanzbuchführung... 9 Sachkonten-Reporting Fehlerhafte Programmversion... 9 Kostenrechnung... 10 Kostenträger Problem bei Neuanlage... 10 Anlagenbuchführung... 11 Korrekturen für Release 2.10.1.79... 11 Personalwirtschaft... 13 ELStAM-Verfahren: Die Elektronische Lohnsteuerkarte geht an den Start... 13 Manuelle Änderung der Freibeträge mit gültig ab 01.01.2013... 18 2

Guide / Finance Allgemeines Änderung der Telefonannahme im Support Wir möchten Sie bitten Ihre Anfragen an den Support ausschließlich über das Online- Portal unter www.infor.com/inforxtreme zu erfassen. In dringenden Ausnahmefällen nehmen wir Ihre Anfragen ab sofort telefonisch unter der zentralen Einwahl zum Support unter den nachstehenden Ländereinwahlen entgegen: Deutschland: 0800 664 51 55 Österreich: 0800 0054 27 Schweiz: 0445 8010 09 Darüber hinaus weisen wir darauf hin, dass per Email übermittelte en an die Postfächer servicefw@varial.de und servicepw@varial.de nur manuell und zeitlich verzögert bearbeitet werden können. Wir empfehlen daher eine Aktualisierung der Supportfälle über das Online-Portal durchzuführen. Guide / Finance Personalwirtschaft ELStAM-Verfahren: Die Elektronische Lohnsteuerkarte geht an den Start Endlich ist es soweit. Der Lohnsteuerabzug wird ab 2013 über den elektronischen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale geregelt. Laut BMF-Startschreiben vom 02.10.2012 können die Arbeitgeber für Abrechnungszeiträume ab 01.01.2013 am ELStAM-Verfahren teilnehmen. Doch auch ein späterer Einstieg wird möglich sein; das Startschreiben sieht nämlich eine 12-monatige Übergangsphase vor. Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abrufen muss und anzuwenden hat. Ein erstmaliger Abruf mit Wirkung ab 2014 gilt als verspätet. Der Arbeitgeber hat also in 2013 ein Wahlrecht: Er kann die Besteuerung entweder nach Maßgabe der Regelungen für das Papierverfahren oder für das ELStAM- Verfahren durchführen. Dabei muss der Arbeitgeber einige Vorschriften beachten: Anwendung Papierverfahren im Einführungszeitraum Solange der Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren nicht nutzt, sind für den Lohnsteuerabzug die folgenden Papierbescheinigungen zugrunde zu legen: - die Lohnsteuerkarte 2010 oder: - eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013 (Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013) 3

Guide / Finance Sind für einen Arbeitnehmer Lohnsteuerabzugsmerkmale anzuwenden, die von den genannten Bescheinigungen abweichen, kann der Arbeitnehmer sie anhand der folgenden Bescheinigungen nachweisen: - Mitteilungsschreiben des Finanzamts für den Lohnsteuerabzug des Jahres 2012 - Sonstige Papierbescheinigung des Finanzamts mit den ab 2012 oder 2013 gültigen ELStAM - Besondere Lohnsteuerbescheinigung aufgrund abweichender Meldedaten Diese vereinfachte Nachweismöglichkeit gilt auch, wenn ein Arbeitnehmer in 2013 in ein neues erstes Dienstverhältnis wechselt. Ist die Lohnsteuerkarte 2010 an den Arbeitnehmer ausgehändigt worden, kann der Arbeitgeber bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 weiter anwenden, wenn der Arbeitnehmer schriftlich formlos bestätigt, dass die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 im Einführungszeitraum 2013 weiterhin zutreffend sind. Eine solche Bestätigung hat der Arbeitgeber zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Die Vereinfachungsregelung nach 52b Absatz 4 EStG, wonach bei ledigen Arbeitnehmern, die ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, die Steuerklasse I anzuwenden ist, gilt auch im Einführungszeitraum 2013. Der Auszubildende muss dem Arbeitgeber hierzu lediglich seine Steuer- Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und ggf. seine Konfession mitteilen. Wurde die Vereinfachungsregelung bereits vor 2013 angewendet, reicht eine schriftliche Bestätigung des Auszubildenden, dass es sich weiterhin um ein erstes Dienstverhältnis handelt. Der Arbeitgeber hat im Einführungszeitraum 2013 die Papierbescheinigungen, also die Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigungen 2011, 2012 oder 2013 sowie ggf. eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung aufzubewahren und die angewendeten Lohnsteuerabzugsmerkmale in das Lohnkonto zu übernehmen. Die vorgenannten Papierbescheinigungen dürfen erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 vernichtet werden. Der Arbeitgeber hat einem Arbeitnehmer, der im Einführungszeitraum zu einem anderen Arbeitgeber wechselt, die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 auszuhändigen. Erstmaliger Abruf der ELStAM Der erstmalige Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber kann ab einem beliebigen Abrechnungsmonat des Kalenderjahres 2013 erfolgen. Über die Angabe eines Startdatums gibt der Arbeitgeber an, ab welchem Zeitraum er die ELStAM-Merkmale im Rahmen des Lohnsteuerabzugs anwenden möchte. Zu diesem individuellen Starttermin hat der Arbeitgeber die Arbeitnehmer für den Einsatz des ELStAM-Verfahrens in der ELStAM-Datenbank anzumelden. 4

Guide / Finance Angemeldet werden alle im Unternehmen beschäftigten Arbeitnehmer. Bei mehreren Betriebsstätten kann der Arbeitgeber zunächst auch nur mit einer einzelnen lohnsteuerlichen Betriebsstätte am ELStAM-Verfahren teilnehmen und für die anderen Betriebsstätten einen späteren Einstiegstermin wählen. In einem solchen Fall hat der Arbeitgeber dann sowohl die Regelungen des Papierverfahrens als auch die des ELStAM-Verfahrens zu beachten. Der Arbeitgeber soll seine Arbeitnehmer über den Zeitpunkt der erstmaligen Anwendung des ELStAM-Verfahrens informieren. Hierfür stellt die Finanzverwaltung den Vordruck "Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale" unter der Internetadresse "https://www.formularebfinv.de" in der Rubrik Formularcenter/Formularkatalog/Steuerformulare/Lohnsteuer zur Verfügung. Bei der erstmaligen Anmeldung hat der Arbeitgeber auch anzugeben, ob es sich um ein erstes (Hauptarbeitgeber) oder ein weiteres Dienstverhältnis (Nebenarbeitgeber) handelt. Ein erstes Dienstverhältnis darf der Arbeitgeber nur anmelden, wenn ihm für den betreffenden Arbeitnehmer - die Lohnsteuerkarte 2010 oder: - eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013 mit einer der Steuerklassen I bis V vorliegt. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber die Vereinfachungsregelung für Auszubildende anwendet oder ihm eine schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers vorliegt, dass die Besteuerungsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 weiter anzuwenden sind. Die Vorschriften gelten auch bei neu begründeten Dienstverhältnissen im Einführungszeitraum 2013. Anwendung der ELStAM nach erstmaligem Abruf Nach erfolgreichem Abruf der ELStAM hat der Arbeitgeber die abgerufenen ELStAM- Merkmale grundsätzlich für die nächste Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Weichen die gemeldeten Abzugsmerkmale von denen der bisherigen Papierbescheinigung ab, besteht für den Arbeitgeber weder eine Anzeige- noch eine Korrekturpflicht. Der Arbeitgeber kann auf die erstmalige Anwendung der zurückgemeldeten ELStAM verzichten und für die Dauer von bis zu sechs Monaten die Merkmale der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 weiter anwenden. Dies gilt auch für Zeiträume, die über das Kalenderjahr 2013 hinausgehen. Eine Nicht-Anwendung der ELStAM bedarf der Zustimmung des Arbeitnehmers. Aufzeichnungen in den Lohnunterlagen sind nicht erforderlich. Der Arbeitnehmer erhält durch diese Vorgehensweise die Gelegenheit, Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt zu klären. Dadurch vorgenommene Korrekturen 5

Guide / Finance einer unzutreffend übermittelten ELStAM erhält der Arbeitgeber dann wiederum über die monatlichen Änderungslisten mitgeteilt. ELStAM-Korrektur durch Arbeitnehmer Stellt das Finanzamt dem Arbeitgeber eine ELStAM bereit, die unzutreffend ist, kann der Arbeitnehmer bei Wohnsitzfinanzamt eine Berichtigung der ELStAM beantragen. Zur Vereinfachung kann der Arbeitnehmer den Vordruck "Antrag auf Korrektur der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale" verwenden. Das Formular steht im Internet unter https://www.formulare-bfinv.de in der Rubrik "Formularcenter/ Formularkatalog/Steuerformulare/Lohnsteuer zum Abruf bereit. Wurde der Arbeitgeberabruf aufgrund einer unzutreffenden ELStAM vom Finanzamt gesperrt und hat der Arbeitgeber die erstmalige ELStAM noch nicht abgerufen, ist der Arbeitnehmer außerdem verpflichtet, den Arbeitgeber über die vom Finanzamt mitgeteilte Aufhebung der Sperre zu informieren. Im Übrigen besteht für jeden Arbeitnehmer die Möglichkeit, seine ELStAM über das Portal www.elsteronline.de/portal einzusehen. Dazu ist lediglich eine kostenfreie Registrierung unter Verwendung der Identifikationsnummer im Elster-Online-Portal notwendig. Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2013 Bei Anwendung des Papierverfahrens in 2013 gelten Freibeträge, die für die Kalenderjahre 2010, 2011 oder 2012 bescheinigt wurden, ohne weiteren Antrag auch in 2013 bis zum Einsatz des ELStAM-Verfahrens weiter. Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, Freibeträge, die in 2013 nicht mehr den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen, anpassen zu lassen. Sollen Freibeträge im Rahmen des ELStAM-Verfahrens berücksichtigt werden, muss der Arbeitnehmer diese für 2013 neu beantragen. Gleiches gilt auch für das Faktorverfahren, die Steuerklasse II bei volljährigen Kindern sowie für antragsgebundene Kinderzähler, sofern nicht bereits für 2012 eine mehrjährige Berücksichtigung des Kindes beantragt wurde. Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene werden weiterhin in der Regel mehrjährig berücksichtigt. Sind Freibeträge für 2013 zu berücksichtigen, hat das Finanzamt die Lohnsteuerabzugsmerkmale in der ELStAM-Datenbank zu speichern. In diesen Antragsfällen ist dem Arbeitnehmer stets ein Ausdruck der ELStAM mit den ab 2013 geltenden Merkmalen zur Vorlage beim Arbeitgeber auszustellen. Besonderheiten 6

Guide / Finance Unzutreffende ELStAM und Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Hat das Finanzamt aufgrund einer materiell unzutreffenden ELStAM (fehlerhafte Meldedaten) eine Besondere Bescheinigung ausgestellt, wird der Arbeitgeberabruf für den in der Bescheinigung angegebenen Zeitraum gesperrt (so genannte Vollsperrung). Der Arbeitgeber würde in diesem Fall auf eine ELStAM-Anforderung die Meldung "keine Anmeldeberechtigung" erhalten. Er wendet in diesem Fall die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Besonderen Bescheinigung an, allerdings nur, wenn ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 mit den Steuerklassen I bis V vorliegt. Erfolgte eine solche Sperrung der ELStAM vor erstmaligem Arbeitgeber-Abruf, hat der Arbeitnehmer den Arbeitgeber von der Aufhebung der Sperre zu unterrichten. Dazu hat er das sschreiben des Finanzamtes über die Aufhebung der Sperre vorzulegen. Hat das Finanzamt die ELStAM nach erstmaligem Abruf gesperrt, wird dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperre durch die Bereitstellung von Änderungslisten automatisch mitgeteilt. Der Arbeitgeber wendet die abgerufene ELStAM dann ab dem auf den Abruf folgenden Lohnabrechnungszeitraum an. Unzutreffende ELStAM aus anderen Gründen Bei unzutreffenden ELStAM-Merkmalen, z.b. einer falschen Steuerklassenkombination bei Ehegatten, korrigiert das Finanzamt auf Veranlassung des Arbeitnehmers die ELStAM in der Datenbank. Der Arbeitgeber erfährt solche Änderungen über den monatlichen Abruf der Änderungslisten. Zur Beschleunigung der Korrektur eines unzutreffenden Lohnsteuerabzugs kann der in diesem Fall ausgestellte Ausdruck der ELStAM vor dem Abruf der Änderungsliste dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt werden. ELStAM bei verschiedenen Bezügen Zahlt ein Arbeitgeber verschiedenartige Bezüge an einen Arbeitnehmer aus, gilt der Grundsatz eines einheitlichen Dienstverhältnisses; die Lohnsteuer ist demzufolge einheitlich und nach derselben ELStAM zu erheben. Behandelt der Arbeitgeber solche Bezüge beim Lohnsteuerabzug wie Bezüge aus unterschiedlichen Dienstverhältnissen, ist die abgerufene ELStAM für einen der gezahlten Bezüge anzuwenden. Für den anderen Bezug ist die Steuerklasse VI ohne weiteren Abruf anzuwenden, dies auch vor dem Hintergrund, dass der Abruf einer ELStAM für ein zweites Dienstverhältnis des Arbeitnehmers durch denselben Arbeitgeber im Verfahren nicht möglich ist. Beispiele für unterschiedliche Bezugsarten sind: Der Beschäftigte erhält Arbeitslohn und daneben noch eine Betriebsrente. Der Beschäftigte erhält Hinterbliebenenbezüge und eigene Versorgungsbezüge oder Arbeitslohn. Die Beschäftigte ist in Elternzeit und arbeitet während der Elternzeit in Teilzeit bei demselben Arbeitgeber. 7

Guide / Finance Alle wichtigen Arbeitgeber-en zum neuen Verfahren, wie zum Beispiel den "Leitfaden für Lohnbüros", finden Sie im Internet auf der Homepage www.elster.de unter der Rubrik Arbeitgeber/Elektronische Lohnsteuerkarte. Varial stellt das neue ELStAM-Abrufverfahren mit dem Jahreswechsel-Release 2012/2013 zur Verfügung. Die Umsetzung des Verfahrens in der Software werden wir auf dem Releaseworkshop am 12.12.2012 vorstellen. 8

VWE / IGF Finanzbuchführung Sachkonten-Reporting Fehlerhafte Programmversion Im Sachkonten-Reporting kann es mit den Versionen 2.10.0.37 und 2.10.1.79 bei bestehenden Reports zu dem Problem kommen, das eine Zuordnung neuer Konten über die Kontenplanhierarchie nicht möglich ist bzw. in der Kontenzuordnung nur noch Fragezeichen angezeigt werden. Für dieses Problem stellen wir Ihnen jeweils einen Hotfix für die betreffenden Versionen sowie eine neue Programmversionen für das Reporting zur Verfügung: - hotfix-fa-370038-v1-2.10.0.37-0 - hotfix-fa-370038-v1-2.10.1.79-0 - ReportingVWE.exe (Version 2668) Kunden, die das Sachkonten-Reporting nutzen, müssen unbedingt die erforderlichen Updates vornehmen. Für den Fall, dass Reports bereits mit der fehlerhaften Programmversion geöffnet oder bearbeitet wurden und nun auch nach dem Einsatz der korrigierten Programmversionen zwar keine Fragezeichen mehr angezeigt werden, aber trotzdem nur noch Kontengruppen OHNE die dazugehörigen Konten, müssen die Gruppen neu zugeordnet werden. Sie finden die o.g. neuen Programme in unserer Wissensdatenbank unter der ID 1351034 oder unter dem nachstehenden Link: http://www.inforxtreme.com/espublic/en/answerlinkdotnet/solutions/viewsolution.a spx?solutionid=1351034 9

Kostenrechnung Kostenträger Problem bei Neuanlage In der Programmversion 2.10.1.79 kann es bei der Neuanlange von Kostenträgern beim Speichern zu folgenden dem Fehlerhinweis kommen: Domain: Varialbase(Number: 10007) co141: You are not allowed to perform this operation.this right co141, necessary to execute the service, is missing.com.varial.base.security. Serverversion: 2.10.1.79Clientversion: 2.10.1.79 Dieses Problem wurde mit dem aktuellen Client-Hotfix "VWEClientHotfix-2.10.1.79- v1" behoben. Den Client-Hotfix stellen wir Ihnen in unserer Wissensdatenbank unter der ID 1350679 oder unter dem nachstehenden Link zur Verfügung: http://www.inforxtreme.com/espublic/en/answerlinkdotnet/solutions/viewsolution.a spx?solutionid=1350679 Für das geschilderte Problem gibt es auch einen Workaround, um die Fehlersituation zu umgehen: Zum Anlegen zunächst einmal in die Details eines beliebigen bestehenden Kostenträgers gehen, danach entweder dort (in der Detailsicht) den Kostenträger anlegen oder wieder zurück in die Listansicht gehen und dann weiter die Kostenträger anlegen. 10

Anlagenbuchführung Korrekturen für Release 2.10.1.79 In der Anlagenbuchführung ist der aktuelle Hotfix hotfix-aa-374391-v1-2.10.1.79 mit den nachfolgend beschriebenen Änderungen verfügbar. Den Hotfix stellen wir Ihnen in unserer Wissensdatenbank unter der ID 1353391 oder unter dem nachstehenden Link zur Verfügung: http://www.inforxtreme.com/espublic/en/answerlinkdotnet/solutions/viewsolution.a spx?solutionid=1353391&fromwp=1 Korrektur GDPDU-Ausgabe Wenn bei der GDPDU-Ausgabe außer den Daten für die Anlagegüter auch Firmen-, Sachkonten oder Bewegungsdaten ausgegeben werden sollten, kam es zu einem Programmfehler in Form einer NullPointerException. Falsche Storno-Abschreibungen in Kostenrechnung Wenn die bilanziellen Abschreibungen mit Kostenstellen an die Fibu übergeben wurden (Be-wertungsbereich Reiter Buchen, Bereich Fibu, Option Mit Kostenstellen = Ja), erfolgte beim Buchen stornierter Abschreibungen keine Umkehr des Vorzeichens. Stornoabschreibungen wurden demzufolge ebenfalls positiv auf den Kostenarten verbucht. Buchen/Erfassen Vollabgänge Wenn ein bereits gebuchter Vollabgang in der Bewegungsanzeige storniert wurde, und anschließend eine neue Vollabgangsbewegung erfasst wurde, ohne den stornierten Abgang zu buchen, führte das nach dem nächsten Buchungslauf zu Differenzen zwischen Fibu und Anbu. Zukünftig ist dieses Szenario nicht mehr möglich. Sofern eine Bewegung des Typs Vollabgang existiert, die nicht mit dem, Merkmal Gebucht versehen ist, wird das Erfassen eines neuen Vollabgangs mit einem entspr. Fehlerhinweis abgelehnt. ASCII-Ausgabe der AfA-Vorschau nach Gruppensummen Wenn die Ausgabe der AfA-Vorschau in eine ASCII-Datei mit der Option Nur Gruppensummen erfolgt, wird jetzt auch nur pro Sortierkriterium eine Summenzeile ausgegeben. Bisher wurden unabhängig von der Einstellung in diesem Feld stets alle selektierten Anlagegüter einzeln ausgegeben. Landesspezifische Änderungen Österreich Die Halbjahresregelung bei der Aktivierung im Bau befindlicher Anlagegüter führte u.u. zu fehlerhaften Abschreibungen. Vorausgesetzt, der Abschreibungsbeginn 11

lag vor dem Aktivierungsmonat. Beispielsweise wurden für ein Anlagegut, das im Oktober aktiviert und somit auf das Anlagenkonto umgebucht wurde, Abschreibungen für die Monate Juli bis September generiert, obwohl die Inbetriebnahme erst im Oktober war. Zudem wurden diese Abschreibungen beim nächsten Buchungslauf gegen das im-bau-konto gebucht, anstelle des Anlagenkontos. Zukünftig werden in einem solchen Fall keine Abschreibungsbewe-gungen mehr für Monate generiert, die zeitlich vor der Aktivierung liegen. Die aufgrund der Halbjahresregel zulässige Abschreibung ab Juli wird in einem solchen Fall mit der Oktoberabschreibung kumuliert. Tschechien Die Halbjahresregelung für Abgänge wurde überarbeitet. Bisher funktionierte Diese entspr. der Logik in Österreich. D. h., bei einem Abgang zwischen dem 01.01. und dem 30.06. wurde das Abgangssdatum auf den 30.06. gesetzt. Erfolgte der Abgang nach dem 30.06., wurde automatisch der 31.12. (bei abweichendem Jahr der letzte Tag des Geschäftsjahres) als Abgangs- bzw. Verarbeitungsdatum festgelegt. Da laut tschechischem Steuerrecht aber im Abgangsjahr stets die halbe Jahresabschreibung anzusetzen ist, wird der Abgang zukünftig unabhängig vom Datum immer zum letzten Tag des ersten Halbjahres wertgestellt (Verarbeitungsdatum). Dadurch wird gewährleistet, dass die Abschreibung immer für ein halbes Jahr ermittelt wird. 12

Personalwirtschaft ELStAM-Verfahren: Die Elektronische Lohnsteuerkarte geht an den Start Endlich ist es soweit. Der Lohnsteuerabzug wird ab 2013 über den elektronischen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale geregelt. Laut BMF-Startschreiben vom 02.10.2012 können die Arbeitgeber für Abrechnungszeiträume ab 01.01.2013 am ELStAM-Verfahren teilnehmen. Doch auch ein späterer Einstieg wird möglich sein; das Startschreiben sieht nämlich eine 12-monatige Übergangsphase vor. Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abrufen muss und anzuwenden hat. Ein erstmaliger Abruf mit Wirkung ab 2014 gilt als verspätet. Der Arbeitgeber hat also in 2013 ein Wahlrecht: Er kann die Besteuerung entweder nach Maßgabe der Regelungen für das Papierverfahren oder für das ELStAM- Verfahren durchführen. Dabei muss der Arbeitgeber einige Vorschriften beachten: Anwendung Papierverfahren im Einführungszeitraum Solange der Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren nicht nutzt, sind für den Lohnsteuerabzug die folgenden Papierbescheinigungen zugrunde zu legen: - die Lohnsteuerkarte 2010 oder: - eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013 (Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013) Sind für einen Arbeitnehmer Lohnsteuerabzugsmerkmale anzuwenden, die von den genannten Bescheinigungen abweichen, kann der Arbeitnehmer sie anhand der folgenden Bescheinigungen nachweisen: - Mitteilungsschreiben des Finanzamts für den Lohnsteuerabzug des Jahres 2012 - Sonstige Papierbescheinigung des Finanzamts mit den ab 2012 oder 2013 gültigen ELStAM - Besondere Lohnsteuerbescheinigung aufgrund abweichender Meldedaten Diese vereinfachte Nachweismöglichkeit gilt auch, wenn ein Arbeitnehmer in 2013 in ein neues erstes Dienstverhältnis wechselt. Ist die Lohnsteuerkarte 2010 an den Arbeitnehmer ausgehändigt worden, kann der Arbeitgeber bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 weiter anwenden, wenn der Arbeitnehmer schriftlich formlos bestätigt, dass die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 im Einführungszeitraum 2013 weiterhin zutreffend sind. Eine solche Bestätigung hat der Arbeitgeber zu den Lohnunterlagen zu nehmen. 13

Die Vereinfachungsregelung nach 52b Absatz 4 EStG, wonach bei ledigen Arbeitnehmern, die ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, die Steuerklasse I anzuwenden ist, gilt auch im Einführungszeitraum 2013. Der Auszubildende muss dem Arbeitgeber hierzu lediglich seine Steuer- Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und ggf. seine Konfession mitteilen. Wurde die Vereinfachungsregelung bereits vor 2013 angewendet, reicht eine schriftliche Bestätigung des Auszubildenden, dass es sich weiterhin um ein erstes Dienstverhältnis handelt. Der Arbeitgeber hat im Einführungszeitraum 2013 die Papierbescheinigungen, also die Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigungen 2011, 2012 oder 2013 sowie ggf. eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung aufzubewahren und die angewendeten Lohnsteuerabzugsmerkmale in das Lohnkonto zu übernehmen. Die vorgenannten Papierbescheinigungen dürfen erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 vernichtet werden. Der Arbeitgeber hat einem Arbeitnehmer, der im Einführungszeitraum zu einem anderen Arbeitgeber wechselt, die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 auszuhändigen. Erstmaliger Abruf der ELStAM Der erstmalige Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber kann ab einem beliebigen Abrechnungsmonat des Kalenderjahres 2013 erfolgen. Über die Angabe eines Startdatums gibt der Arbeitgeber an, ab welchem Zeitraum er die ELStAM-Merkmale im Rahmen des Lohnsteuerabzugs anwenden möchte. Zu diesem individuellen Starttermin hat der Arbeitgeber die Arbeitnehmer für den Einsatz des ELStAM-Verfahrens in der ELStAM-Datenbank anzumelden. Angemeldet werden alle im Unternehmen beschäftigten Arbeitnehmer. Bei mehreren Betriebsstätten kann der Arbeitgeber zunächst auch nur mit einer einzelnen lohnsteuerlichen Betriebsstätte am ELStAM-Verfahren teilnehmen und für die anderen Betriebsstätten einen späteren Einstiegstermin wählen. In einem solchen Fall hat der Arbeitgeber dann sowohl die Regelungen des Papierverfahrens als auch die des ELStAM-Verfahrens zu beachten. Der Arbeitgeber soll seine Arbeitnehmer über den Zeitpunkt der erstmaligen Anwendung des ELStAM-Verfahrens informieren. Hierfür stellt die Finanzverwaltung den Vordruck "Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale" unter der Internetadresse "https://www.formularebfinv.de" in der Rubrik Formularcenter/Formularkatalog/Steuerformulare/Lohnsteuer zur Verfügung. Bei der erstmaligen Anmeldung hat der Arbeitgeber auch anzugeben, ob es sich um ein erstes (Hauptarbeitgeber) oder ein weiteres Dienstverhältnis (Nebenarbeitgeber) handelt. 14

Ein erstes Dienstverhältnis darf der Arbeitgeber nur anmelden, wenn ihm für den betreffenden Arbeitnehmer - die Lohnsteuerkarte 2010 oder: - eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013 mit einer der Steuerklassen I bis V vorliegt. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber die Vereinfachungsregelung für Auszubildende anwendet oder ihm eine schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers vorliegt, dass die Besteuerungsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 weiter anzuwenden sind. Die Vorschriften gelten auch bei neu begründeten Dienstverhältnissen im Einführungszeitraum 2013. Anwendung der ELStAM nach erstmaligem Abruf Nach erfolgreichem Abruf der ELStAM hat der Arbeitgeber die abgerufenen ELStAM- Merkmale grundsätzlich für die nächste Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Weichen die gemeldeten Abzugsmerkmale von denen der bisherigen Papierbescheinigung ab, besteht für den Arbeitgeber weder eine Anzeige- noch eine Korrekturpflicht. Der Arbeitgeber kann auf die erstmalige Anwendung der zurückgemeldeten ELStAM verzichten und für die Dauer von bis zu sechs Monaten die Merkmale der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 weiter anwenden. Dies gilt auch für Zeiträume, die über das Kalenderjahr 2013 hinausgehen. Eine Nicht-Anwendung der ELStAM bedarf der Zustimmung des Arbeitnehmers. Aufzeichnungen in den Lohnunterlagen sind nicht erforderlich. Der Arbeitnehmer erhält durch diese Vorgehensweise die Gelegenheit, Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt zu klären. Dadurch vorgenommene Korrekturen einer unzutreffend übermittelten ELStAM erhält der Arbeitgeber dann wiederum über die monatlichen Änderungslisten mitgeteilt. ELStAM-Korrektur durch Arbeitnehmer Stellt das Finanzamt dem Arbeitgeber eine ELStAM bereit, die unzutreffend ist, kann der Arbeitnehmer bei Wohnsitzfinanzamt eine Berichtigung der ELStAM beantragen. Zur Vereinfachung kann der Arbeitnehmer den Vordruck "Antrag auf Korrektur der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale" verwenden. Das Formular steht im Internet unter https://www.formulare-bfinv.de in der Rubrik "Formularcenter/ Formularkatalog/Steuerformulare/Lohnsteuer zum Abruf bereit. Wurde der Arbeitgeberabruf aufgrund einer unzutreffenden ELStAM vom Finanzamt gesperrt und hat der Arbeitgeber die erstmalige ELStAM noch nicht abgerufen, ist der Arbeitnehmer außerdem verpflichtet, den Arbeitgeber über die vom Finanzamt mitgeteilte Aufhebung der Sperre zu informieren. 15

Im Übrigen besteht für jeden Arbeitnehmer die Möglichkeit, seine ELStAM über das Portal www.elsteronline.de/portal einzusehen. Dazu ist lediglich eine kostenfreie Registrierung unter Verwendung der Identifikationsnummer im Elster-Online-Portal notwendig. Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2013 Bei Anwendung des Papierverfahrens in 2013 gelten Freibeträge, die für die Kalenderjahre 2010, 2011 oder 2012 bescheinigt wurden, ohne weiteren Antrag auch in 2013 bis zum Einsatz des ELStAM-Verfahrens weiter. Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, Freibeträge, die in 2013 nicht mehr den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen, anpassen zu lassen. Sollen Freibeträge im Rahmen des ELStAM-Verfahrens berücksichtigt werden, muss der Arbeitnehmer diese für 2013 neu beantragen. Gleiches gilt auch für das Faktorverfahren, die Steuerklasse II bei volljährigen Kindern sowie für antragsgebundene Kinderzähler, sofern nicht bereits für 2012 eine mehrjährige Berücksichtigung des Kindes beantragt wurde. Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene werden weiterhin in der Regel mehrjährig berücksichtigt. Sind Freibeträge für 2013 zu berücksichtigen, hat das Finanzamt die Lohnsteuerabzugsmerkmale in der ELStAM-Datenbank zu speichern. In diesen Antragsfällen ist dem Arbeitnehmer stets ein Ausdruck der ELStAM mit den ab 2013 geltenden Merkmalen zur Vorlage beim Arbeitgeber auszustellen. Besonderheiten Unzutreffende ELStAM und Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Hat das Finanzamt aufgrund einer materiell unzutreffenden ELStAM (fehlerhafte Meldedaten) eine Besondere Bescheinigung ausgestellt, wird der Arbeitgeberabruf für den in der Bescheinigung angegebenen Zeitraum gesperrt (so genannte Vollsperrung). Der Arbeitgeber würde in diesem Fall auf eine ELStAM-Anforderung die Meldung "keine Anmeldeberechtigung" erhalten. Er wendet in diesem Fall die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Besonderen Bescheinigung an, allerdings nur, wenn ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 mit den Steuerklassen I bis V vorliegt. Erfolgte eine solche Sperrung der ELStAM vor erstmaligem Arbeitgeber-Abruf, hat der Arbeitnehmer den Arbeitgeber von der Aufhebung der Sperre zu unterrichten. Dazu hat er das sschreiben des Finanzamtes über die Aufhebung der Sperre vorzulegen. Hat das Finanzamt die ELStAM nach erstmaligem Abruf gesperrt, wird dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperre durch die Bereitstellung von Änderungslisten 16

automatisch mitgeteilt. Der Arbeitgeber wendet die abgerufene ELStAM dann ab dem auf den Abruf folgenden Lohnabrechnungszeitraum an. Unzutreffende ELStAM aus anderen Gründen Bei unzutreffenden ELStAM-Merkmalen, z.b. einer falschen Steuerklassenkombination bei Ehegatten, korrigiert das Finanzamt auf Veranlassung des Arbeitnehmers die ELStAM in der Datenbank. Der Arbeitgeber erfährt solche Änderungen über den monatlichen Abruf der Änderungslisten. Zur Beschleunigung der Korrektur eines unzutreffenden Lohnsteuerabzugs kann der in diesem Fall ausgestellte Ausdruck der ELStAM vor dem Abruf der Änderungsliste dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt werden. ELStAM bei verschiedenen Bezügen Zahlt ein Arbeitgeber verschiedenartige Bezüge an einen Arbeitnehmer aus, gilt der Grundsatz eines einheitlichen Dienstverhältnisses; die Lohnsteuer ist demzufolge einheitlich und nach derselben ELStAM zu erheben. Behandelt der Arbeitgeber solche Bezüge beim Lohnsteuerabzug wie Bezüge aus unterschiedlichen Dienstverhältnissen, ist die abgerufene ELStAM für einen der gezahlten Bezüge anzuwenden. Für den anderen Bezug ist die Steuerklasse VI ohne weiteren Abruf anzuwenden, dies auch vor dem Hintergrund, dass der Abruf einer ELStAM für ein zweites Dienstverhältnis des Arbeitnehmers durch denselben Arbeitgeber im Verfahren nicht möglich ist. Beispiele für unterschiedliche Bezugsarten sind: Der Beschäftigte erhält Arbeitslohn und daneben noch eine Betriebsrente. Der Beschäftigte erhält Hinterbliebenenbezüge und eigene Versorgungsbezüge oder Arbeitslohn. Die Beschäftigte ist in Elternzeit und arbeitet während der Elternzeit in Teilzeit bei demselben Arbeitgeber. Alle wichtigen Arbeitgeber-en zum neuen Verfahren, wie zum Beispiel den "Leitfaden für Lohnbüros", finden Sie im Internet auf der Homepage www.elster.de unter der Rubrik Arbeitgeber/Elektronische Lohnsteuerkarte. Varial stellt das neue ELStAM-Abrufverfahren mit dem Jahreswechsel-Release 2012/2013 zur Verfügung. Die Umsetzung des Verfahrens in der Software werden wir auf dem Releaseworkshop am 12.12.2012 vorstellen. 17

Manuelle Änderung der Freibeträge mit gültig ab 01.01.2013 Die manuelle Eingabe eines Freibetrages mit gültig ab 01.01.2013 führte zu einem Hinweis. Die Eingabe sei nur bei Nebenarbeitgeber möglich. Das liegt daran, dass eine Plausibilitätsprüfung bereits im Programm für ELStAM implementiert wurde. Ab dem Zeitpunkt, ab dem der Arbeitgeber an dem neuen ELSTAM Verfahren teilnimmt (also ab 01.2013 oder einem späteren Monat in 2013), werden die Freibeträge vom Elster-Server an den Arbeitgeber übermittelt. Bei der Anlage der Steuerangaben gilt daher auch (ab diesem Zeitpunkt) Freibeträge können für erste Beschäftigungsverhältnisse nicht mehr manuell angelegt werden bzw. nur noch bei Nebenarbeitgeber und Steuerklasse 6. Da man aber auch in 2013 selbst noch die Möglichkeit haben soll, die gemeldeten Beträge zu übersteuern und es außerdem auch Ausnahmen gibt (Arbeitnehmer ohne ID-Nummer) wurde die Prüfung für das Übergangsjahr 2013 komplett entfernt. Dazu ist es erforderlich, die unten verlinkte Korrektur/ Hotfix-pa-365813-v5* für das Release 2.10.1.37 zu installieren. http://www.inforxtreme.com/espublic/en/answerlinkdotnet/solutions/viewsolution.a spx?solutionid=1352530 18