ABSCHLAGS- UND SCHLUSSRECHNUNGEN MIT ORGAMAX ERSTELLEN Inhalt 1 Einführung... 1 2 Die Abschlagsdefinition... 2 3 Erstellung der Schlussrechnung... 7 4 Hilfestellung für die Arbeit mit Abschlags- und Schlussrechnungen... 9 5 Finanzbuchhaltung und Statistiken zu Abschlags- und Schlussrechnungen... 11 1 Einführung orgamax bietet die Möglichkeit, Abschlagszahlungen (oder auch Akontozahlungen) zu erstellen. Die Erstellung der Abschlagsrechnung beginnt dabei immer im Auftrag, in dem Höhe und Anzahl der Abschläge definiert werden. Später können dann daraus die einzelnen Abschlagsrechnungen und auch die Schlussrechnung generiert werden. Hinweis: Voraussetzung für die korrekte Darstellung der Abschlags- und Schlussrechnung ist die Nutzung einer aktuellen Rechnungsvorlage. Nutzen Sie orgamax 11 mit den aktuellen Standardvorlagen, ist dies in jedem Fall gegeben. Nur falls Sie Druckvorlagen nutzen, die vor der Version 10.00.00.132 erstellt wurden, so müssen die aktuellen Standardvorlagen über unser Vorlagenportal Vorlagen-Online erneut heruntergeladen werden. Hinweis: Haben Sie bereits eine Rechnung geschrieben, aus der Sie nachträglich eine Abschlags- oder auch Schlussrechnung erstellen möchten, so ist dies im Nachhinein nicht möglich. Stornieren Sie diese Rechnung gegeben falls, beginnen Sie mit einem neuen Auftrag und gehen Sie wie folgt vor: 1
2 Die Abschlagsdefinition Da die Abschlagsdefinitionen im Auftrag festgelegt werden müssen, begeben Sie sich zuerst in den Bereich Verkauf -> Aufträge. Erstellen Sie hier wie gehabt zuerst einen Auftrag. Es gibt nun zwei Möglichkeiten, die Abschlagsdefinition festzulegen. Zum einen, direkt am unteren Rand in der Druckansicht des Auftrags: Zum anderen in der Übersicht aller Aufträge. Schließen Sie dazu den Auftrag und klicken Sie auf diesen mit der rechten Maustaste, dann auf Abschlagsdefinitionen : Die zweite Variante über die Auftragsübersicht hat den Vorteil, dass Sie von dort direkt die einzelnen Abschlagsrechnungen oder auch die Schlussrechnung erstellen können. 2
Nun sehen Sie die Übersicht über die einzelnen Abschlagsdefinitionen zum Auftrag. Die Ansicht ist erst einmal leer. Klicken Sie nun links unten auf Neu, um die erste Abschlagsdefinition festzulegen: In diesem Fenster können Sie nun den Nettobetrag des Abschlags eingeben. Unter Betrag durch Prozentwert vom Auftrag ermitteln können überdies Abschläge durch Eingabe eines Prozentwerts automatisch errechnet werden. Die Beschreibung, die nachher im Ausdruck sichtbar ist, kann ebenfalls eingetragen werden. 3
Ich werde zu Demonstrationszwecken einen Abschlag über 5.000, einen zweiten Abschlag über 2.000 sowie eine Schlussrechnung über den Restbetrag erstellen. Beginnen wir mit dem ersten Abschlag: Bestätigen Sie die Eingabe mit OK, so befinden Sie sich erneut in der Übersicht der einzelnen Abschläge: Mit Eingabe des ersten Abschlags haben Sie nun die Möglichkeit, weitere Abschläge zu definieren, die erste Abschlagsrechnung und bei Bedarf die Schlussrechnung zu erstellen, oder auch die Bearbeitung später fortzusetzen. Hinweis: Die Schlussrechnung darf nicht separat definiert werden. Bevor Sie die Schlussrechnung erstellen können, muss mindestens eine Abschlagsrechnung erstellt worden sein. 4
Ich definiere durch Klick auf Neu noch eine weitere Abschlagsrechnung über 2.000 : Schließen Sie das Fenster über OK: Am unteren Rand des Bildschirms sehen Sie nun 1. Abschlagsrechnung erstellen. Klicken Sie darauf, um diese zu Erstellen. Hinweis: Erhalten Sie nun einen Hinweis, dass Ihre Druckvorlage die Abschlagsrechnungen nicht unterstützt, so laden Sie über Vorlagen-Online die aktuelle Standardvorlage Rechnung erneut herunter. Etwaige Änderungen auf Ihrer bisherigen Rechnungsvorlage werden so eventuell überschrieben. Dies betrifft aber nur die Nutzer, die mit älteren Druckvorlagen arbeiten. 5
Die erste Abschlagsrechnung öffnet sich: Schließen Sie diese wie gehabt. Möchten Sie die nächste Abschlagsrechnung (und eventuell im Anschluss die Schlussrechnung) dazu nicht direkt erstellen, so können Sie das Fenster Abschlagsdefinitionen zum Auftrag und daraufhin den Auftrag schließen. Bei Bedarf können Sie die Abschlagsdefinitionen erneut über einen Rechtsklick auf den Auftrag öffnen. Ich erstelle nun direkt die zweite Abschlagsrechnung: 6
Erscheint folgende Meldung, so ist dies nur der Hinweis, dass eine der vorher erstellten Abschlagsrechnungen noch nicht ausgedruckt wurde. Wollen Sie die vorherige Abschlagsrechnung erst drucken, so können Sie diesen Hinweis mit Nein schließen und die Rechnung über die Rechnungsübersicht Verkauf -> Rechnungen drucken. Bestätigen Sie diese Meldung ansonsten einfach mit Ja. 3 Erstellung der Schlussrechnung Erst mit Erstellung der letzten Abschlagsrechnung können Sie die Schlussrechnung erstellen. In diesem Fall habe ich zwei Abschläge definiert und daraus die Abschlagsrechnungen erstellt. In der Zwischenzeit hat der Kunde die beiden Abschlagsrechnungen bezahlt. Diese Zahlungen wurden den Abschlagsrechnungen bereits zugeordnet. In der Übersicht der Abschlagsdefinitionen wird nun (da alle vorherigen Abschlagsrechnungen erstellt wurden), die Funktion Schlussrechnung erstellen sichtbar: Klicken Sie jetzt auf Schlussrechnung erstellen. 7
Auf der Schlussrechnung werden die bereits geleisteten Zahlungen zum Gesamtauftrag gelistet. Falls also bereits Zahlungen zu diesem Vorgang eingegangen sind, ordnen Sie diese am besten vor Erstellung der Schlussrechnung zu. Die Schlussrechnung entspricht in dieser Form der Norm. Neben allen Positionen des Gesamtauftrags werden unterhalb des Gesamtbetrags die einzelnen Abschlagsrechnungen mit den geleisteten Zahlungen aufgelistet, darunter befindet sich die verbleibende Restforderung. 8
4 Hilfestellung für die Arbeit mit Abschlags- und Schlussrechnungen Alle Abschlagsrechnungen zum Auftrag auflisten Möchten Sie ohne die Abschlagsdefinitionen des Auftrags öffnen zu müssen, alle Abschlagsrechnungen eines Auftrags auf einen Blick sehen, so ist dies über den Detailbereich am unteren linken Bildschirmrand in der Auftragsübersicht möglich. Öffnen Sie diesen durch einen Klick mit der linken Maustaste: Unter dem Reiter Abschlagsrechnungen werden nun alle Abschlagsrechnungen sowie die Schlussrechnung aufgelistet: 9
Darstellung der Rechnungsart in der Auftrags-, Lieferschein und Rechnungsübersicht In manchen Fällen ist es hilfreich, direkt in der Übersicht zu sehen, ob es sich um eine normale Rechnung, oder um eine Abschlags- beziehungsweise Schlussrechnung handelt. Begeben Sie sich dazu in den Bereich Verkauf und dort in die Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen. Klicken Sie dann oben in der Menüleiste auf Ansicht und dann auf Spalten definieren. Ein kleines Fenster Anpassen wird sich öffnen. In der Auftragsübersicht finden Sie hier das Feld Abrechnungsart, in den Lieferscheinen die Auftragsart und in der Rechnungsübersicht die Rechnungsart. Klicken Sie jeweils mit der linken Maustaste auf dieses Feld und ziehen dieses mit gedrückter linker Maustaste oben in die Spaltenüberschrift. Erscheinen zwei kleine grüne Pfeile, so lassen Sie die Maustaste wieder los: In dieser Spalte steht nun neben jedem Vorgang ein entsprechender Vermerk, sofern es sich um eine Abschlags- oder Schlussrechnung handelt. 10
5 Finanzbuchhaltung und Statistiken zu Abschlags- und Schlussrechnungen Warum werden Abschlagsrechnungen nicht im Listen & Statistiken Bereich z.b. unter Umsatz sowie der Finanzbuchhaltung / Fibu-Export / Steuer Formulare angezeigt. Die Abschlagszahlungen werden erst nach Erstellung der Schlussrechnungen in den jeweiligen Bereichen abgebildet. Bitte beachten Sie dass bei der SOLL-Versteuerung das Datum der Schlussrechnung und bei der IST-Versteuerung immer das Datum der Zahlung zur jeweiligen Schlussrechnung ausschlaggebend ist. Im folgenden Beispiel haben wir einen Auftrag im Wert von 50.000 netto erstellt zudem es eine Abschlagsrechnung von 20.000 netto geben wird: Der Allgemeinheit gegenüber wurde dieses Beispiel mit dem SKR03 Kontenrahmen erstellt. 11
Sobald die Abschlagsrechnung erstellt wurde, wird die Summe der Abschlagsrechnung auf das Konto 1593 Verrechnungskonto Anzahlungen Debitor gebucht. Hier ist zu beachten, dass Abschlagsrechnungen / Anzahlungen erst dann steuerlich verbucht werden sollen, sobald die Zahlung eingegangen ist (Unabhängig von SOLL- und IST-Versteuerung). 12
Da die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, wird die Steuer bzw. der Umsatz auf der Umsatzsteuervoranmeldung nicht mit aufgeführt: Erst mit Zahlung der Abschlagsrechnung muss die Steuer dem Finanzamt übermittelt werden. 13
In diesem Fall wird die Zahlung über das Bankkonto (1200) durchgeführt. Der offene Betrag von Konto 1593 Verrechnungskonto Anzahlungen Debitor wird nun für die weitere Verarbeitung aufgeteilt. 3.800 für die Steuer und 20.000 netto für das Konto 1718 - Erhaltene Anzahlung 19%. 14
Der Buchungswert vom Konto 1718 - Erhaltene Anzahlung fallen jetzt in die Umsatzsteuervoranmeldung ein: In diesem Moment wurde noch nicht auf das Umsatzkonto 8400 Erlöse 19% gebucht. Dieses Konto wird erst mit der Schlussrechnung gebucht. 15
Die Schlussrechnung wird jetzt im Folgemonat (Dezember) erstellt. Bei Erstellung der Schlussrechnungen wird der Betrag der Anzahlung vom Konto 1718 - Erhaltene Anzahlung auf das Erlöskonto 8400 Erlöse 19% gebucht. Die Steuer wird entsprechend gegengebucht: 16
Sobald im Monat Dezember eine Umsatzsteuervoranmeldung aus orgamax erstellt wird, werden die Anzahlungen dem Erlöskonto gegengebucht, sodass die Differenz / die Steuer der Schlussrechnung dem Finanzamt korrekt zur Verfügung gestellt wird. 17