Leitfaden Ist-Besteuerung

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1 Leitfaden Ist-Besteuerung Schnell und einfach erkennen Sie, welche Geschäftsfälle buchen Sie unter Anwendung besonderer Abläufe: Leitfaden Ist-Besteuerung Ist-Besteuerung: Buchen von bestimmten Geschäftsfällen Abschlagsrechnung und OP-Verwaltung Abschlagsrechnung buchen Zahlungseingang Abschlagsrechnung buchen Schlussrechnung und Schlusszahlung buchen Anzahlungen Erhaltene Anzahlungen Erhaltene Anzahlungen in der Einnahmen-Überschussrechnung und Jahreswechsel Erlösminderungen Forderungsverluste Gutschriften Gutschriften aus Lexware faktura+auftrag/plus OP-Abgleich Teilgutschrift Vollgutschrift Rücklastschriften Storno Zahlungseingang vor Rechnung

2 1 Ist-Besteuerung: Buchen von bestimmten Geschäftsfällen 1.1 Abschlagsrechnung und OP-Verwaltung Abschlagsrechnung buchen Sollen Abschlagsrechnungen der OP-Verwaltung zur Verfügung stehen, buchen Sie die Forderung über ein Verrechnungskonto (Interimskonto). Im Rahmen eines größeren Auftrags stellen Sie Ihrem Kunden, S wie vereinbart eine Abschlagsrechnung. Buchungssatz Abschlagsrechnung: Schmidt , /1370 Durchlaufende Posten Zahlungseingang Abschlagsrechnung buchen Der Kunde, S zahlt den Abschlag. Mit dem Zahlungseingang ist die Umsatzsteuer sofort fällig es liegt keine Schlussrechnung vor. Buchungssatz: Zahlungseingang Abschlag 1200/1800 Bank , /3272 Erhaltene Anzahlungen 19% USt. 1590/1370 Durchlaufende Posten , S Die Programmautomatik erkennt automatisch die Fälligkeit der Umsatzsteuer für die erhaltene Anzahlung. In die Umsatzsteuer-Voranmeldung fließt die Bemessungsgrundlage EUR + die Umsatzsteuer EUR Schlussrechnung und Schlusszahlung buchen Nach Vorlage der Endabrechnung in Höhe von EUR abzüglich der erhaltenen Abschläge erfolgt die Schlusszahlung: netto EUR EUR USt. Gesamt EUR Buchungssätze: Schlussrechnung Auflösung der erhaltenen Anzahlung, Zahlungseingang: S , /4400 Erlöse 19% USt. 1718/3272 Erhaltene Anzahlungen 19% USt , S 1200/1800 Bank , S 2

3 1.2 Anzahlungen Erhaltene Anzahlungen Den Zahlungseingang zu einer erhaltenen Anzahlung ohne OP buchen Sie direkt auf das Konto Erhaltene Anzahlungen. Die Umsatzsteuer ist mit dem Erhalt der Zahlung fällig. Buchungssatz: Zahlungseingang Anzahlung: 1200/1800 Bank , /3272 Erhaltene Anzahlungen 19% USt. Die Programmautomatik erkennt automatisch die Fälligkeit der Umsatzsteuer für die erhaltene Anzahlung Erhaltene Anzahlungen in der Einnahmen-Überschussrechnung und Jahreswechsel Eine erhaltene Anzahlung aus dem Vorjahr wird bei der Gewinnermittlungsart Einnahmen- Überschussrechnung nicht vorgetragen. Erfolgt die Schlussrechnung im Folgejahr, buchen Sie ohne Ausgleich der Anzahlung, da diese bereits in den Gewinn des Vorjahrs geflossen ist. Der Gesamtwert eines Auftrags umfasst netto EUR EUR USt erhalten Sie eine Anzahlung über EUR EUR USt erstellen Sie die Schlussrechnung in Höhe von EUR abzüglich der erhaltenen Anzahlung 2.380,00 EUR. Buchungssatz : Schlussrechnung abzgl. Anzahlungsbetrag: Kunde K 2.380, /4400 Erlöse 19% USt. Buchungssatz : Zahlungseingang mit OP-Ausgleich 1200/1800 Bank 2.380, Kunde K Programmautomatik 1766/3816 Umsatzsteuer 19% nicht fällig 380, /3806 Umsatzsteuer 19% 1.3 Erlösminderungen Buchen Sie Erlösminderungen wie gewährte Skonti, Boni, Rabatte zwingend über ein Konto, das der Kontoart Erlösminderung zugeordnet ist. Kontrollieren Sie die Minderungskonten über die Kontenverwaltung. Stornieren Sie Erlösminderungs-Buchungen auf Konten, die nicht der Kontoart Erlösminderung zugeordnet sind. Buchen Sie den Vorgang erneut über ein Konto, das der korrekten Kontoart zugeordnet ist. 3

4 1.4 Forderungsverluste Bei einer uneinbringlichen Forderung korrigieren Sie auch die Umsatzsteuer. Buchen Sie den Forderungsverlust über ein Interimskonto (Verrechnungskonto) Eine Forderung an den Kunden K ist uneinbringlich. Sie buchen die noch offene Rechnung über EUR als Forderungsverlust. Buchungssätze: Ausgleich Kundenkonto und Aufwand Forderungsverlust 1590/1370 Durchlaufende Posten 5.950, Kunde K 2406/6936 Forderungsverlust 19% USt , /1370 Durchlaufende Posten Mit der Buchung Forderungsverlust an Durchlaufende Posten bucht das Programm automatisch die darin enthaltene 19% USt. (950 EUR) auf das Konto 1776/3806 Umsatzsteuer 19% im Soll. 1.5 Gutschriften Erfassen Sie Gutschriften erst über ein Interimskonto und führen Sie erst im zweiten Schritt den Abgleich mit einem noch Offenen Posten aus. Sie haben an Ihren Kunden, K gegen Rechnung Ware für EUR EUR USt. geliefert. Sie nehmen falsch gelieferte Ware im Wert von EUR EUR USt. zurück und erstellen darüber eine Gutschrift. Buchungssatz: 1. Gutschrift - Minderung Erlöskonto 8400/4400 Erlöse 19% 1.190, /1370 Durchlaufende Posten Buchungssatz: 2. Abgleich Offener Posten 1590/1370 Durchlaufende Posten 1.190, Kunde K Programmautomatik 1776/3806 Umsatzsteuer 19% 190, /3816 Umsatzsteuer 19% nicht fällig Nutzen Sie im Assistenten Ausbuchen Offener Posten die Auswahl: Weiterführen des Differenzbetrags als Offener Posten 4

5 1.6 Gutschriften aus Lexware warenwirtschaft pro/premium Mit dem Übertrag der Buchungsliste aus Lexware warenwirtschaft übernimmt Lexware buchhalter die Verwaltung der Offenen Posten. Das Programm überträgt die Buchung von Rechnungen und Gutschriften. Die Buchung einer Gutschrift erzeugt einen Offenen Posten mit negativen Vorzeichen OP-Abgleich Teilgutschrift Aufgrund einer Mängelrüge haben Sie dem Kunden, K eine Teilgutschrift erstellt. Nach Abzug der Gutschrift verbleibt ein Restbetrag von 2.380,00 EUR. Erst mit Zahlungseingang des Restbetrags buchen Sie den Offenen Posten aus der Rechnung und den negativen OP aus der Gutschrift aus. Um die Schaltfläche Buchen zu aktivieren, markieren Sie im Assistenten Ausbuchen Offene Posten beide Posten Vollgutschrift Erstellen Sie zu einer Rechnung aus dem Warenwirtschaftsprogramm eine Vollgutschrift, ist der OP- Ausgleich nur mit Hilfe des Interimskontos möglich. Sie haben an Ihren Kunden, K gegen Rechnung Ware für EUR EUR USt. geliefert. K schickt die gesamte Lieferung zurück und erhält eine Gutschrift. Buchungssatz: 1. Ausgleich OP Rechnung 1590/1370 Durchlaufende Posten 3.570, Kunde K Buchungssatz: 2. Ausgleich OP Gutschrift Kunde K 3.570, /1370 Durchlaufende Posten 5

6 1.7 Rücklastschriften Um eine bereits ausgeglichene Forderung wieder herzustellen, buchen Sie die Rücklastschrift erst an ein Interimskonto. Die Forderung in Höhe von EUR an den Kunden, K wurde im Lastschriftverfahren Ihrem Bankkonto gutgeschrieben. Mangels Deckung wurde die Lastschrift zurückgegeben. Buchungssatz Rücklastschrift 1591/1371 Rückläufer 3.570, /1800 Bank 8400/4400 Erlöse 19% 3.570, /1371 Rückläufer Kunde K 3.570, /4400 Erlöse 19% Tipp: Legen Sie für Rückläufer zur besseren Übersicht ein eigenes Interimskonto an. Wenn Sie ein eigenes Konto anlegen, nutzen Sie im Kontenplan die Kopierfunktion. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Verrechnungskonto und wählen Sie die Funktion Kopieren. Hinweis. Zusätzlich anfallende Gebühren buchen Sie über eigene Konten. 1.8 Storno Das Programm verfügt über eine eigene Stornofunktion. Stornieren Sie Fehlbuchungen ausschließlich über die Stornofunktion. Umkehrbuchungen oder Buchungen mit negativen Vorzeichen führen in Verbindung mit einem OP-Abgleich zu falschen Werten in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Nach Prüfung Ihrer Unterlagen stellen Sie fest, dass die Rechnung an den Kunden, K mit einem falschen Betrag gebucht wurde. 1. Wechseln Sie im Programm in das Menü Ansicht - Journal. 2. Markieren Sie die Fehlbuchung mit der rechten Maustaste. 3. Wählen Sie im angezeigten Kontextmenü die Funktion Stornieren 4. Prüfen Sie das Datum der Storno-Buchung und korrigieren Sie bei Bedarf. 5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. 6

7 1.9 Zahlungseingang vor Rechnung Zum Schutz vor Zahlungsausfällen liefern Internetverkäufer, z. B. bei ebay, häufig nur gegen Vorauskasse. Bei Wertstellung des Zahlungseingangs liegt noch keine Rechnung vor; Sie Buchen den Zahlungseingang Bank an Debitorenkonto. Damit das Programm die Fälligkeit der Umsatzsteuer korrekt ermittelt, nehmen Sie für die Erlösbuchung und den OP-Abgleich nach Rechnungsstellung ein Interimskonto zur Hilfe. Über Ihrem Online-Shop erhalten Sie vom Kunden, I eine Bestellung für Ware im Wert von 500 EUR + 95 EUR USt. Gemäß Ihrer AGB erhält der Kunde, I Ware + Rechnung gegen Vorkasse (nach Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto). Buchungssatz: 1. Zahlungseingang 1200/1800 Bank 595, Kunde I Buchungssatz: 2. Ausgangsrechnung, Ausgleich OP Zahlungseingang 1590/1370 Durchlaufende Posten 595, /4400 Erlöse 19% Kunde I 595, /1370 Durchlaufende Posten 1.10 Zusammenfassende Meldung (ZM) In der ZM sind Gutschriften zu Umsätzen aus steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen für jeden Debitor gesondert auszuweisen. Die korrekte Meldung einer Gutschrift, die in einem anderen Meldezeitraum gebucht wird als die davor erstellte Rechnung, erfolgt nur, wenn Sie die Gutschrift als negativen Offener Posten buchen Sie liefern als deutscher Unternehmer im März 2011 Waren für 5.000,00 EUR netto an den dänischen Unternehmer, DK. Buchungssatz Ausgangsrechnung erstes Quartal Kunde DK 5.000, /4125 Steuerfreie EG-Lieferung 4 Nr. 1b UStG Sie melden den Umsatz im ersten Quartal 2011 über die ZM an das Bundeszentralamt für Steuern. Der Kunde, DK reklamiert im April mangelhafte Ware, Sie erstellen eine Gutschrift über EUR. Buchungssatz Gutschrift zweites Quartal /4125 Steuerfreie EG-Lieferung 4 Nr. 1b UStG 1.000, Kunde DK 7

8 Wichtig: Die Buchung der Gutschrift darf nicht über den Assistenten Ausbuchen Offener Posten ausgeführt werden. Beenden Sie die Buchung zur Gutschrift direkt über die Schaltfläche Buchen. Erst wenn Sie die Zahlung buchen, erfolgt der vollständige OP-Ausgleich. 8