Schulungsunterlagen. Fortgeschrittener Vorkasse. Autor: Michael Haak Haak GmbH. ERP CRM DMS Shop RMA FiBu seit

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1 Schulungsunterlagen Fortgeschrittener Vorkasse Autor: Michael Haak Haak GmbH ERP CRM DMS Shop RMA FiBu seit Alle Angaben ohne Gewähr. Abbildungen können vom Original abweichen.

2 Eine Vorkassen-Forderung (auch Akonto-Forderung) wird benötigt um einem Kunden (Leistungsempfänger) die Aufforderung zu einer Vorkassenzahlung zu übermitteln und wird immer vor der eigentlichen Leistungserbringung und auch vor der Auftragsbestätigung erstellt. Durch die Vorkassen-Forderung entstehen i.d.r. keinerlei Rechte oder Pflichten für den Leistenden oder den Leistungsempfänger, d. h. der Leistungsempfänger kann eine Vorkassen-Forderung nicht zur Steuererstattung nutzen und der Leistende kann den Betrag nicht einklagen. Es entsteht auch kein offener Posten. Der Leistende könnte die Leistung verweigern, wenn die geforderte Zahlung nicht im vereinbarten Zeitraum erbracht wird. Die Vorkassen-Forderung grenzt sich daher von ähnlichen Belegen wie folgt ab: Proforma-Rechnung > fordert nicht zur Zahlung auf, sondern dient oftmals als Zoll-Beleg um den Warenwert zu dokumentieren. Es kann keine Umsatzsteuer abgeführt oder Vorsteuer abgezogen werden. Teilrechnung > wird nach der (Teil-) Leistung erstellt. Umsatzsteuer kann abgeführt und Vorsteuer kann abgezogen werden.

3 Der Leistende kann nach freiem Ermessen entscheiden, ob eine Leistung nur nach vollständig erbrachter Vorkassen- Zahlung oder auch schon nach einer Teil-Zahlung der Vorkassen-Forderung erbracht wird. Wir empfehlen das Programm so voreinzustellen, dass auch bei nicht vollständig erbrachter Vorkassen-Zahlung eine Leistung erfolgen kann, da ansonsten die Erstellung einer Auftragsbestätigung erschwert wird, falls ein Cent fehlen sollte.

4 Eine Vorkassen-Forderung kann als neuer Beleg erstellt werden oder aus einem Angebot abgeleitet werden und kann nach dem (Teil-) Zahlungseingang zu einer Auftragsbestätigung oder einem anderen Folgebeleg (Packzettel, Lieferschein, Rechnung usw.) weiterverarbeitet werden.

5 Eine Vorkassen-Forderung wird immer unabhängig von der tatsächlichen Vorkassen-Zahlung - in vollständiger Höhe auf der Rechnung / Schlussrechnung ausgewiesen und in Abzug gebracht, um Doppelforderungen zu vermeiden. Beispiel: Vorkassen-Forderung = EUR 100,- Vorkassen-Zahlung = EUR 70,- Rechnungsbetrag = EUR 150,- Rechnungstext: Rechnungsbetrag = EUR 150,- Vorkassen-Forderung = EUR 100,- noch zu zahlen = EUR 50,- Offener Posten in der FiBu = EUR 80,- Der OP und die eventuell daraus resultierende Mahnung bezieht sich auf die Rechnung. Diese bezieht sich wiederum auf die Vorkassen-Forderung(en). Zu einem Vorgang können mehrere Vorkassen-Forderungen und Vorkassen-Zahlungen erzeugt werden. Vorkassen-Forderungen können innerhalb eines Vorgangs mit Proforma-Rechnungen und Teil-Rechnungen kombiniert werden.

6 Vorgehensweise: Vorkassen-Forderung neu erzeugen oder aus einem Angebot ableiten und an den Kunden übermitteln. Zahlungseingang des Kunden abwarten. Für Nutzer der Warenwirtschaft MIT angeschlossenem Rechnungswesen: Bitte beachten Sie auch: Für Nutzer der Warenwirtschaft OHNE angeschlossenes Rechnungswesen: ggf. weitere Vorkassen- Forderungen hinzufügen Nummer des Zahlungsbelegs eintragen Bankbezug auswählen Zahlbetrag eingeben Zahlbetrag der Vorkassen-Forderung zuordnen

7 Die Vorkassen-Forderung kann nach der Zahlungs-Zuordnung an den Nachfolgebeleg übergeben werden oder bei ausbleibender Zahlung manuell erledigt werden, wodurch der Vorgang abgeschlossen wäre. Achtung: Wird eine Rechnung erstellt, der eine Vorkassen-Zahlung vorausgegangen ist, wir diese Rechnung direkt bei Ihrer Erstellung mit der Zahlung verbucht. Wie für alle Rechnungen, die mit einer Zahlung verbucht wurden gilt auch hier, dass die Zahlung entkoppelt werden muss, falls die Rechnung korrigiert werden soll. Eventuelle Anpassungen sollten daher nach Möglichkeit bereits in der Auftragsbestätigung oder im Lieferschein erfolgen.