. LVR-Dezernat Schulen LVR-Fachbereich Schulen und Serviceleistungen L E I T F A D E N - F A H R T K O S T E N - Integrativ - Grundsätzliche Regelungen für die Abwicklung und Abrechnung des Fahrdienstes zu integrativen Kindertagesstätten im Rheinland Stand: 01.05.2013 441203-07.2013
- 1 - INHALTSÜBERSICHT 1. Einleitung 1.1 Art und Schwere der Behinderung 1.2 Besondere soziale Härte 1.3 Antragstellung 2. Allgemeine Beförderungsregelungen 2.1 Erstattungsfähige Kosten 2.2 Einrichtung eines Zubringerdienstes 2.3 Begleitpersonen 2.4 Fahrtkosten in der Eingewöhnungsphase 2.5 Beförderungsdauer 2.6 Sicherheit 2.7 Nicht erstattungsfähige Fahrtkosten 3. Einrichtung des Zubringerdienstes 3.1 Allgemeine Regelungen 3.2 Ausschreibungsverfahren 3.3 Beförderungsverträge 3.4 Fortführung der Verträge 4. Einsatz von trägereigenen Kraftfahrzeugen 4.1 Voraussetzungen 4.2 Art der Kostenerstattung 4.3 Beschaffung von Fahrzeugen 4.4 Fahrpersonal 5. Abrechnung der Fahrtkosten 5.1 Allgemeines 5.2 Abschlagsverfahren 5.3 Abrechnung der Beförderungsunternehmen im Zubringerdienst 6. Aufstellung der Anlagen
- 2-1. Einleitung Dieser Leitfaden ist eine aktualisierte Zusammenfassung aller Regelungen für die Abwicklung und Abrechnung der Fahrtkosten zu integrativen Kindertagesstätten und soll die Zusammearbeit zwischen den Kindertagesstätten und dem Landschaftsverband Rheinland (LVR) strukturieren und vereinfachen. Alle bisherigen Regelungen, welche die Beförderung von Kindern mit Behinderung zu integrativen Kindertagesstätten betreffen, werden durch diesen Leitfaden abgelöst. Gem. 97 Abs. 4 Sozialgesetzbuch (SGB) XII ist der LVR nur bei vollstationären Maßnahmen für das volle Leistungsspektrum des SGB XII zuständig. Bei teilstationären Maßnahmen beschränkt sich seine Zuständigkeit auf die reine Leistungsgewährung der Eingliederungshilfe. Hilfen nach anderen Kapiteln des SGB XII, wie die Hilfe zum Lebensunterhalt, fallen in die Zuständigkeit des örtlichen Sozialhilfeträgers. Die Fahrt zu den integrativen Kindertagesstätten ist eine eigenständige Leistung, die an sich keine Eingliederungshilfe darstellt, sondern notwendig ist, um den Maßnahmeort der Eingliederungshilfe überhaupt zu erreichen. Grundsätzlich ist die Bewältigung der Wegstrecke von und zu einer Einrichtung und damit auch die eventuell entstehenden Fahrtkosten daher nicht der Eingliederungshilfe, sondern der Hilfe zum Lebensunterhalt zuzuordnen. Nur wenn aufgrund der Art und Schwere der Behinderung der Besuch der Einrichtung anderenfalls nicht möglich ist, kann die Fahrt der Eingliederungshilfe zugeordnet werden. Daneben hat der Landschaftsausschuss des LVR in seiner Sitzung am 03.02.2012 beschlossen, im Rahmen einer freiwilligen Leistung, Fahrtkosten auch in besonderen sozialen Härtefällen zu übernehmen, wenn ohne die Übernahme der Fahrtkosten der Besuch der integrativen Kindertagesstätte ausgeschlossen würde. Die Regelung der Fahrtkostenangelegenheiten obliegt den Trägern der Kindertagesstätten (im weiteren Verlauf nur Träger genannt), denen der LVR die notwendigen Fahrtkosten erstattet. Eine Übernahme der Beförderungskosten ist unter den nachfolgend beschriebenen Bedingungen möglich: 1.1 Art und Schwere der Behinderung Wenn aufgrund der Art und Schwere der Behinderung der Besuch der Einrichtung nicht möglich ist, kann die Fahrt der Eingliederungshilfe zugeordnet werden. Ausschlaggebend ist hierbei allein die Art und Schwere der Behinderung, z. B. bei einer notwendigen Liegend-Beförderung, die die üblichen Beförderungen ausschließt. Die Art und Schwere der Behinderung des Kindes muss also dazu führen, dass das Kind nicht am Besuch der Einrichtung teilnehmen kann, weil eine Beförderung auf Grund der Art und Schwere der Behinderung durch die Eltern tatsächlich ausgeschlossen ist.
- 3 - Dies kann der Fall sein, wenn die Erziehungsberechtigten nicht über ein entsprechend der Behinderung des Kindes geeignetes Kraffahrzeug (KFZ) verfügen. Hierbei ist es unerheblich, ob das KFZ durch einen Erziehungsberechtigten zum Zeitpunkt der notwendigen Beförderung anderweitig (Arbeit etc.) benötigt wird. Wenn also ein geeignetes KFZ vorhanden ist, müssen die Erziehungsberechtigten dieses auch für die Beförderung des Kindes nutzen. Nur wenn ein solches KFZ nachweislich den Erziehungsberechtigten nicht zur Verfügung steht, sowie die Zurücklegung des Weges auf Grund der Art und Schwere der Behinderung des Kindes mit anderen Mitteln (zu Fuß, ÖPNV etc.) nicht möglich ist, kann der LVR die Kosten für einen entsprechenden Zubringerdienst übernehmen. Ein KFZ ist immer dann geeignet, wenn es über die notwendigen Um-, An- bzw. Einbauten verfügt, welche medizinisch notwendig sind, um das Kind behinderungsgerecht zu befördern. Praktisch ist festzuhalten, dass imm dann eine Beförderung durch die Erziehungsberechtigten zur Einrichtung tatsächlich möglich ist, wenn die Erziehungsberechtigten auch bei anderen Fahrten (z. B. zu Verwandten, Ärzten etc.) nicht auf ein fachlich geeignetes Unternehmen zurückgreifen müssen. 1.1.1 Fachlich geeignetes Unternehmen Ein fachlich geeignetes Unternehmen muss in der Lage sein, die medizinisch notwendigen Anforderungen an die Beförderung des Kindes mit Behinderung (im Einzelfall) zu gewährleisten. Insbesondere ist ein Unternehmen dann fachlich geeignet, wenn es z. B. eine notwendige Liegend-Beförderung auch durchführen kann und darf. Hier ist jedoch eine Einzelfallprüfung unabdingbar. 1.1.2 Art und Schwere der Behinderung - Feststellung Die Feststellung der Notwendigkeit einer Fahrtkostenerstattung auf Grund der Art und Schwere der Behinderung ist im Einzelfall durchzuführen. Hierbei ist ein ärztliches Gutachten notwendig, aus dem hervorgeht, ob aus medizinischer Sicht eine besondere Form der Beförderung notwendig ist und wenn ja, in welcher Art. Entsprechende Nachweise sind vorzulegen. Der LVR kann bei Zweifelsfällen zur endgültigen Klärung ein amtsärztliches Gutachten im Auftrag geben. Weiterhin muss durch die Erziehungsberechtigten erklärt werden, dass sie diese Art der Beförderung nicht selbst sicherstellen können (z. B. durch ein geeignetes KFZ). Bei falschen Angaben behält der LVR sich ggf. eine Rückforderung vor. 1.2 Besondere soziale Härte Bei Fällen, welche der besonderen sozialen Härte zuzuordnen sind, ist regelmäßig eine Einzelfallprüfung durch den LVR durchzuführen.
- 4 - Per Definition handelt es sich bei einem Härtefall um einen atypischen Sachverhalt, der erheblich vom Normalfall abweicht und deshalb eine Ausnahmeentscheidung rechtfertigt. Da der Zusatz "besondere" die Fälle der "sozialen Härte" weiter einschränkt, ist das Vorliegen von mehreren Voraussetzungen im Falle einer Gewährung zu prüfen. Das heißt, dass der besondere soziale Härtefall aus einer Vielzahl von sozialen Härtefällen herausstechen muss. Hierbei handelt es sich somit um Ausnahmen. Die "besondere soziale Härte" wird insbesondere dann angewandt, wenn auf Grund der familiären, sozialen und wirtschaftlichen Verhältnisse in Verbindung mit der Entfernung der Besuch der Einrichtung andernfalls ausgeschlossen ist. Dabei müssen die genannten Prüfungskriterien kumuliert (gemeinsam) vorliegen. So ist der Bezug von Arbeitslosengeld (ALG)-II-Leistungen zusammen mit einer weiten Entfernung zwischen Einrichtung und Wohnort sowie einem schlecht ausgebauten ÖPNV ein wichtiges Kriterium der besonderen sozialen Härte. Ich weise aber darauf hin, dass der Bezug von ALG-II-Leistungen nach dem SGB II jedoch alleine noch keine besondere soziale Härte darstellt! Nachfolgend einige Beispiele für anerkannte Fälle im Rahmen der besonderen sozialen Härte: a) Die alleinerziehende Mutter des Kindes ist psychisch erkrankt und nimmt eine entsprechende Betreuung in Anspruch. Hier wurde der Einrichtung eines Zubringerdienstes statt gegeben, da sonst der Besuch des Kindes in der Kindertagesstätte gefährdet wäre. Der Mutter ist es auf Grund der Erkrankung nicht möglich, das Kind selbstständig in die Kita zu bringen. b) Die Mutter ist auf Grund der Folgen eines Schlaganfalles nicht in der Lage, neben den weiteren 5 Kindern auch noch das Kind mit Behinderung in die besondere Einrichtung, welche auch noch rund 5 km weit entfernt liegt, zu bringen. Der Vater des Kindes kann ebenfalls nicht zur Leistungserbringung herangezogen werden, da er nachweislich dauerhaft in Norddeutschland lebt. c) Die besondere soziale Härte wurde bei Kindern festgestellt, welche aus Regionen kommen, wo kein ausgebauter ÖPNV vorhanden ist und die Einrichtung rund 10 km bzw. sogar 18 km weit entfernt liegt. Außerdem besitzen die Eltern weder einen PKW noch einen Führerschein, zudem haben die Eltern in einem Fall weitere 6 Kinder zu betreuen. d) Bei Kindern, welche sich in einem Kinderheim (nicht Pflegefamilie) befinden, wird die besondere soziale Härte festgestellt, weil das Heim i. d. R. die Beförderung nicht selbst sicherstellen kann. Die Kinder würden also ohne Fahrtkostenübernahme die Kindertageseinrichtung nicht erreichen. Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass die den Beispielfällen zu Grunde liegenden Sachverhalte nur verkürzt wiedergegeben sind. Ob und inwieweit ein Fall vergleichbar ist, ist deshalb im Einzelfall umfassend zu prüfen.
- 5-1.3 Antragstellung Der Antrag auf Übernahme der Fahrtkosten sowohl auf Grund der Art und Schwere der Behinderung als auch auf Grund einer besonderen sozialen Härte ist formlos über die Kindertagesstätte bzw. den Träger der Kindertagesstätte an den LVR zu richten. Der Antrag muss neben den Angaben über Name, Wohnort des Kindes und der Eltern auch enthalten, ab welchem Zeitpunkt die Fahrtkostenübernahme beantragt wird. Daneben ist der Antrag ausführlich zu begründen. Dabei ist auführlich darzulegen, woraus sich die Notwendigkeit der Beförderung auf Grund der Art und Schwer der Behinderung ergibt bzw. weswegen eine besondere soziale Härte vorliegt, auf Grund derer der Besuch der Kindertagesstätte ausgeschlossen ist. Nachweise, wie z. B. ärztliche Gutachten etc. sind in Kopie beizufügen. Die Kindertagesstätte fügt dem Antrag vor Weiterleitung an den LVR eine Stellungnahme bei. Weiterhin ist dem Antrag zwingend der Bescheid über die Gewährung der Eingliederungshilfe beizufügen. Die Bestimmungen des Datenschutzes werden durch den LVR beachtet. 2. Allgemeine Beförderungsregelungen 2.1 Erstattungsfähige Kosten Erstattungsfähig sind nur Kosten, die vor Beginn der Beförderung durch den LVR anerkannt wurden. 2.2 Einrichtungen eines Zubringerdienstes Ist durch den LVR die Notwendigkeit eines Zubringerdienstes schriftlich festgestellt worden, sind die anfallenden Kosten vor einer Mitnahme im Zubringerdienst zwischen Träger und LVR abzustimmen. 2.3 Begleitpersonen In Zubringerlinien von mehr als 4 Kindern können die Kosten für eine Begleitperson, sofern notwendig, auf Antrag des Trägers übernommen werden. Der LVR behält sich eine Entscheidung über die Höhe der Kosten vor. Notwendig ist eine Begleitperson immer dann, wenn dies durch ein ärztliches Gutachten des behandelnden Arztes bescheinigt wird. In Zweifelsfällen behält der LVR sich vor, ein amtsärztliches Gutachten in Auftrag zu geben.
- 6-2.4 Fahrtkosten in der Eingewöhnungsphase Pädagogisch notwendige Sonderfahrten (frühzeitige Heimfahrt) in der Eingewöhnungsphase (bis zu 6 Wochen) sind dem LVR vorab mitzuteilen und die Kosten abzustimmen. Die Fahrten sind auf ein Minimum zu beschränken! 2.5 Beföderungsdauer Die Fahrzeit des einzelnen Kindes soll im Regelfall 45 Minuten je Fahrt nicht überschreiten. 2.6 Sicherheit Kinder dürfen in Kraftfahrzeugen auf Sitzen, für die Sicherheitsgurte vorgeschrieben sind, nur befördert werden, wenn geeignete Rückhalteeinrichtungen für Kinder benutzt werden. Das beauftragte Fahrunternehmen ist mit dem Beförderungsvertrag zu verpflichten, die geeigneten Kindersitze zu stellen. Der LVR finanziert keine Kindersitze. Mit dem Zubringerdienst zu Kindertagesstätten beauftragte Fahrunternehmen sind Fachunternehmen im Bereich der Personenbeföderung. Daher sind durch sie auch entsprechende Kindersitze zu stellen, die dem Stand der Technik entsprechen. Weiterhin sind solche Unternehmen in der Lage, entsprechend für die Beförderung von Menschen mit Behinderung geschultes Fahrpersonal zu stellen. 2.7 Nicht erstattungsfähige Fahrtkosten Fahrten zum Schwimmen bzw. Fahrten im Rahmen der kulturellen Betreuung gehören nicht zu den Fahrten im Sinne dieses Leitfadens und können nicht anerkannt und abgerechnet werden. Fahrten außerhalb der regulären Zeiten des Zubringerdienstes werden durch den LVR nicht übernommen. Dies gilt auch bei plötzlichen Erkrankungen für Fahrten zum Arzt, ins Krankenhaus oder nach Hause und auch für regelmäßige Arztbesuche und sonstige ärztliche Behandlungen. Erkrankungen während oder außerhalb der Betreuungszeit gehören zu den allgemeinen Risiken des Lebens, die in der Regel nicht vom Sozialhilfeträger abgedeckt werden.
- 7-3. Einrichtung des Zubringerdienstes 3.1 Allgemeine Regelungen Sofern der LVR schriftlich für einzelne Kinder eine Beförderung im Zugringerdienst als notwendig angesehen hat, übernimmt der Träger die Planung und Organisation. Der Zubringerdienst ist unter Berücksichtigung der Wohnorte der Kinder und deren Entfernung zur Einrichtung (Fahrzeit) in einzelne Linien aufzuteilen, welche durch zuverlässige Beförderungsunternehmen, zu denen auch die gemeinnützige Organisationen gehören können, oder durch eigene Fahrzeuge des Trägers durchgeführt werden. Sofern für mehrere Kinder ein Zubringerdienst genehmigt worden ist, legt der Träger eine gemeinsame Ankunfts- und Abholzeit fest. Abweichungen hiervon sind nur möglich, wenn keine Mehrkosten entstehen. Darüber hinaus besteht keinerlei Beförderungsanspruch. Jede Linie erhält eine Bezeichnung (Ziffer, Buchstaben), durch die sie jederzeit (Planung, Abrechnung) eindeutig zu identifizieren ist. Diese Bezeichnung ist bei jeglichem Schriftverkehr und bei der Abrechnung zu verwenden. Träger mehrerer Kindertagesstätten müssen bei der Kennzeichnung darauf achten, dass Verwechslungen ausgeschlossen sind. In die Kennzeichnung sind auch die Linien, die durch trägereigene Fahrzeuge bedient werden und die Sonderfahrten einzubeziehen. Der Träger entscheidet, ob er eine Ausschreibung der Linien unter Beteiligung zuverlässiger Beförderungsunternehmen (siehe 3.2) durchführt oder die Beförderung mit trägereigenen Fahrzeugen (siehe 4. ) übernimmt. Der LVR behält sich vor zu prüfen, ob die Kosten des Zubringerdienstes tatsächlich notwendig entstehen. Dies betrifft sowohl die effektive Gestaltung des Zubringerdienstes als auch das Preis-Leistungs-Verhältnis der einzelnen Linien. Dieses Prüfungsergebnis erörtert der LVR gemeinsam mit dem Träger mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung. Falls sich keine Einigkeit erzielen lässt, kann der LVR bei als nicht wirtschaftlich erkannten Linien eine Neuausschreibung verlangen bzw. die Fahrtkostenerstattung entsprechend kürzen. Bei Vergütungen, die auf falschen Kilometerangaben beruhen, kann der LVR die zu viel erstatteten Kosten von dem Träger zurückfordern. 3.2 Ausschreibungsverfahren Vor der Vergabe von Zubringerlinien ist von der Kindertagesstätte eine Ausschreibung durchzuführen. Diese sollte grundsätzlich im Hinblick auf die Klarheit des Angebots und zur Vermeidung von Missverständnissen in schriftlicher Form unter Verwendung der Muster-Bewerunbungsbedingungen (Anlage Ia) und des Muster-Leistungsverzeichnisses (Anlage Ib) durchgeführt werden. Ist die kurzfristige Einrichtung einer neuen Zubringerlinie erforderlich, reicht es im Ausnahmefall aus, die Angebote (mindestens 3 Angebote) telefonisch einzuholen und sich das günstigste Angebot schriftlich bestätigen zu lassen.
- 8 - Bei der gleichzeitigen Ausschreibung mehrer Linien sind die einzelnen Linien genau zu definieren (Anschriften der zu befördernden Personen, Fahrzeugtyp etc.) und separate Angebote einzuholen. Die Zusammenfassung der Angebote sollte erst in einem zweiten Schritt erfolgen. Unabhängig von der Anzahl der auszuschreibenden Linien ist eine größtmögliche Anzahl an vorrangig konzessionierten Beförderungsunternehmen bzw. gemeinnützigen Organisationen an der Ausschreibung zu beteiligen. Der LVR informiert die Träger auf Anfrage über weitere in Frage kommende Unternehmen. Träger, die der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) unterliegen, sind an diese gebunden. Die weiteren gesetzlichen Vorgaben sind zu beachten. Der Träger ermittelt unter den sich bewerbenden Unternehmen den wirtschaftlichsten Anbieter. Hierbei sind auch Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der einzelnen Bewerber zu berücksichtigen. Sofern nicht der preisgünstigste Anbieter genommen werden soll, müssen hierfür objektive und nachprüfbare Gründe angeführt werden. Der Träger sendet die Angebotszusammenstellung mit den Vergabevorschlägen und den Angeboten möglichst frühzeitig an den LVR zur Prüfung. Mit den Angebotsunterlagen sind auch die vorläufigen Fahrpläne mit Namen und Anschriften der Kinder zu übersenden. Liegt die schriftliche Zustimmung des LVR bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Auftragsvergabe erfolgen muss, nocht nicht vor, so kann der Träger telefonisch oder persönlich eine vorläufige mündliche Zustimmung des LVR einholen. Vergibt der Träger ohne Zustimmung des LVR Beförderungsaufträge, so ist die vollständige Kostenübernahme nicht gewährleistet, wenn eine wirtschaftlichere Vergabe möglich gewesen wäre. 3.3 Beförderungsverträge Nach Auftragserteilung soll der Träger mit den Beförderungsunternehmen über die Abwicklung des Zubringerdienstes einen schriftlichen Vertrag gemäß dem beigefügten Vertragsmuster (siehe Anlage II) abschließen. Gleichzeitig ist dem Unternehmen das "Merkblatt für den Fahrdienst" (Anlage III) für seine Mitarbeiter auszuhändigen. Dem LVR ist für jede neue vergebene Linie der als Anlage zum Vertrag bestimmte Vordruck Leistungsbeschreibung (Anlage IV) vollständig und sorgfältig ausgefüllt zu übersenden. Wird der Muster-Beförderungsvertrag nicht verwendet, muss der Vertragsentwurf vor Abschluss mit dem LVR abgestimmt werden. Der LVR setzt hinsichtlich seiner Kostenerstattung voraus, dass der Muster-Beförderungsvertrag abgeschlossen wird. Tipp: Zur Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten und eventuell damit im Zusammenhang stehenden Kostenregelungen sollten sämtliche die Auftragsvergabe bzw. die Auftragskündigung betreffenden Mitteilungen immer in schriftlicher Form erfolgen.
- 9-3.4 Fortführung der Verträge Die Beförderungsverträge sind nach spätestens 5 Jahren neu auszuschreiben. Innerhalb dieser Zeit ist bei einer Veränderung in der Zusammensetzung der Zubringerlinie die neu zu erbringende Leistung unter Verwendung des Vordruckes Leistungsbeschreibung (Anlage IV) festzustellen. Bei einer Veränderung gegenüber der bisher vertraglich vereinbarten Leistung um mehr als 10 % ( 10 Abs. 2.2-2. 4 Muster-Beförderungsvertrag) ist ein neuer Preis auf der Grundlage der bisherigen Vergütung zu vereinbaren. Die vollständig und sorgfältig ausgefüllte Leistungsbeschreibung (Anlage IV) ist dem LVR rechzeitig zur Zustimmung vorzulegen. Der LVR behält sich in zu begründeten Einzelfällen eine Ablehnung der Vergütungsvereinbarung vor. Es ist Aufgabe des Trägers, insbesondere bei Leistungsverringerungen, bei dem beauftragten Unternehmen eine aktuelle Leistungsbeschreibung (Anlage IV) anzufordern und den LVR entsprechend zu informieren. Als Leistungsverringerung wird auch angesehen, wenn aufgrund der Anzahl der beförderten Kinder der Einsatz eines kleineren Fahrzeugs (z. B. ein Pkw anstatt eines Kleinbusses) möglich wird. Sofern dies versäumt wird, kann der LVR evtl. zuviel erstattete Kosten zurückfordern. Bei einer wesentlichen Veränderung des allgemeinen Preisgefüges kann das Unternehmen auch bei gleichbleibender Leistung einen schriftlichen Antrag auf Preiserhöhung stellen. Der Antrag des Unternehmens ist mit einer Stellungnahme des Trägers zur Qualität der Leistungserbringung und einer aktuellen Leistungsbeschreibung (Anlage IV) dem LVR zur Zustimmung zu übersenden. Unvollständige Anträge können nicht bearbeitet werden. Stimmt der LVR der Erhöhung der Vergütung zu, wird der neue Preis mit Beginn des Monats wirksam, der auf dem Eingang des vollständigen Antrages beim Träger folgt. Einer rückwirkenden Preiserhöhung kann nicht zugestimmt werden. 4. Einsatz von trägereigenen Kraftfahrzeugen 4.1 Voraussetzungen Der Träger kann den Zubringerdienst ganz oder teilweise selbst übernehmen, wenn die Beförderung zu geringeren Kosten als durch andere Unternehmen durchgeführt wird. Dies ist im Zweifel durch eine Ausschreibung nachzuweisen. Ebenso besteht für den LVR die Möglichkeit, dem Träger nachzuweisen, dass eine wirtschaftlichere Beförderung der Personen möglich ist und die Erstattung zukünftig auf die notwendigen Kosten zu beschränken. Der LVR verpflichtet sich für diesen Fall, frühzeitig Gespräche mit dem Träger zu führen.
- 10-4.2 Art der Kostenerstattung Der Träger und der LVR vereinbaren für jede einzelne Linie analog zu den Unternehmerpreisen einen Tagesfestpreis. Durch diese Tagespauschale werden sämtliche entstehenden Kosten abgedeckt. Die Preisvereinbarung ist mittels des Vordrucks Leistungsbeschreibung (Anlage IV) zu tätigen. 4.3 Beschaffung von Fahrzeugen Der LVR finanziert keine Fahrzeugbeschaffungen. 4.4 Fahrpersonal Der Träger hat bei der Auswahl und dem Einsatz der Fahrer in eigener Verantwortung die jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie die Bestimmungen des zuständigen Unfallversicherungsverbandes zu beachten. Von Seiten der Unfallkasse NRW wird empfohlen, dass der Fahrer eines Personankraftwagens mit bis zu acht Fahrgastplätzen im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung nach 48 Fahrerlaubnis Verordnung sein sollte. Hierfür genügt die Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung für Mietwagen, beschränkt auf die Beförderung von Behinderten, ohne Ortskundeprüfung. 5. Abrechnung der Fahrtkosten 5.1 Allgemeines Zur Abrechnung der Fahrtkosten sollte der Vordruck "Kostenaufstellung für den Fahrdienst zu Kindertagesstätten" (Anlage V) verwendet werden. Andere Abrechnungsformen sind nur möglich, wenn alle erforderlichen Angaben in der Kostenzusammenstellung enthalten sind. Sämtliche Fahrtkosten werden für die Zeit vom 01.01. - 31.12. eines jeden Jahres in einer Jahresabrechnung zusammengefasst. Alles Kosten müssen durch Originalbelege (Rechnungen, Quittungen etc.) nachgewiesen werden. Diese Originalbelege sind chronologisch (Januar bis Dezember) nach Kostenarten (Elternfahrten, Zubringerdienst, etc.) und dann nach Unternehmen zu ordnen. Es empfiehlt sich zur besseren Nachvollziehbarkeit und Prüfung, die einzelnen Rechnungsbeträge in tabellarisch gut überschaubarer Form darzustellen. Die Fahrtkostenabrechnung muss bis 31.05. des Folgejahres dem LVR vorliegen. Die Bearbeitung erfolgt nach Eingangsdatum. Die Belege werden beim LVR als zahlungsbegründende Unterlagen aufbewahrt. Bei der Abrechnung können nur die Kosten berücksichtigt werden, die in schriftlicher Form mit dem LVR abgestimmt wurden.
- 11 - Bei kommunalen Einrichtungen kann auf die Vorlage der Originalbelege verzichtet werden. Hier sind Kopien der Belege ausreichend. 5.2 Abschlagsverfahren Zum 15. eines Monats erhält der Träger eine Abschlagszahlung. Grundsätzlich können nur die Träger am Abschlagsverfahren beteiligt werden, die den LVR über die Kosten des laufenden Kindergartenjahres informiert haben. Sofern der Träger feststellt, dass die Abschlagszahlungen aufgrund eingetretener Kostensteigerungen zu gering bemessen sind, kann die Zahlung auf begründeten Antrag erhöht werden. 5.3 Abrechnung der Beförderungsunternehmen im Zubringerdienst Um eine schnellere Prüfung der Abrechnung zu ermöglichen, hat der Träger darauf zu achten, dass alle Rechnungen zwingend die nachfolgenden Angaben enthalten: Name der Kindertagesstätte, Linienbezeichnung, Abrechnungszeitraum, Anzahl der Fahrtage, Tagesvergütung inkl. Mehrwertsteuer. 6. Aufstellung der Anlagen I a. I b. II. III. IV. V. Muster-Bewerbungsbedingungen Muster-Leistungsverzeichnis Muster-Beförderungsvertrag Merkblatt für den Fahrdienst Vordruck: Leistungsbeschreibung Vordruck: Kostenaufstellung für den Fahrdienst, Kindertagesstätten Einen Vordruck zur Beantragung von Fahrtkostenerstattungen/Zubringerdienst ist für Kinder in integrativen Kindertagesstätten bzw. integrativen Gruppen nicht vorgesehen. Bitte beachten Sie dazu Punkt 1.3 dieses Leitfadens!