Nachschlagewerk: Präsentationen mit OpenOffice Impress [Josef Hofer, KS Linz] Seite 1/5 1. Grundlagen Präsentationen mit OpenOffice Impress 1 erstellen 1.1 Installation und Arbeitsbereich Programm, Lizenz und Installation Das OpenOffice-Paket 2 ist ein Alternativprodukt zum Microsoft Office Paket, jedoch OpenSource. Das heißt vereinfacht: Herunterladen, Installieren, Verwenden, Weitergeben erlaubt! OpenOffice enthält folgende Programme: Writer (Textverarbeitung), Calc (Tabellenkalkulation), Impress (Präsentationsprogramm), Base (Datenbank), Math (Mathematischer Formeleditor), Draw (Vektorgrafikprogramm) und kann unter http://de.openoffice.org heruntergeladen und anschließend mit einem Doppelklick installiert werden. Bei der Installation kann entschieden werden, ob Ms Office Dokumente standardmäßig mit OpenOffice geöffnet werden sollen. Nach dem ersten Neustart eines OpenOffice-Programms kann in der Programmgruppe Autostart (oder beim OpenOffice Symbol in der Taskleiste rechts) der automatische Start von OpenOffice beim Windows-Start abgeschaltet werden. Das OpenOffice-Paket kann auch durch Extensions 3 aus dem Internet erweitert werden! Impress starten, Arbeitsbereich Beim Programmstart öffnet sich der Präsentations-Assistent, mit dessen Hilfe bereits Voreinstellungen (Vorlagen, Hintergründe, Folienübergänge) getätigt werden können. Im Bereich Folien erscheinen alle erstellten Folien. Im Arbeitsbereich werden die Texte, Bilder, Zeichen,... eingefügt. Im Aufgabenbereich können Masterseiten, Folienlayouts, Tabellen, Animationen und Folienübergänge gewählt werden. Bei der Erstellung und Gliederung von Präsentationen helfen die Arbeitsansichten. Die zweite Symbolleiste variiert je nach aktiviertem Inhalt im Arbeitsbereich (Bildobjekte, Textobjekte, Zeichnungsobjekte,...). Unten wird standardmäßig die Symbolleiste Zeichnen und die Statusleiste angezeigt. Sämtliche Leisten können frei am Bildschirm positioniert werden. Unter Ansicht können Hilfsmittel für die Arbeit eingeblendet werden: Lineal, Fanglinien, Raster erleichtern die Anordnung von Elementen auf den Folien. 1 Zum Zeitpunkt der Erstellung der Unterlagen lag OpenOffice in der Version 3.0 vor. 2 OpenOffice erscheint mit einigen Wochen Verspätung immer auch in einer Prooo-box.org (http://www.prooo-box.org/): umfangreiche Vorlagen, Dokumentation, Rechtschreibprüfung für über 60 Sprachen, Programmerweiterungen, weitere OpenSource-Programme, auf deren Entwicklung im OpenOffice.org-Projekt derzeit zugunsten der Konzentration auf die vorhandenen Module verzichtet wird. OxygenOffice basiert auf OpenOffice und enthält zusätzliche Cliparts, Vorlagen und Fonts: http://www.ooo42.org/oxygenoffice.html. 3 Extras > Extension manager: Link auf die Extensions-Homepage von OpenOffice: http://extensions.services.openoffice.org. Hier gibt es zum Beispiel einen Presentation Minimizer zum Verkleinern des Speicherbedarfs von Präsentationen. Mit der Presenter Console kann der/die Vortragende die nächste Folie der Präsentation, wie auch Notizen und die Zeit am Laptopbildschirm sehen, während er/sie mit einem Beamer präsentiert. Extensions gibt es für alle OpenOffice Programme.
Nachschlagewerk: Präsentationen mit OpenOffice Impress [Josef Hofer, KS Linz] Seite 2/5 2. Präsentationen erstellen und formatieren 2.1 Grundlegendes Präsentationen Eine Präsentation besteht aus einer Anzahl von Folien, die Texte, Listen, Hintergründe, Diagramme, Abbildungen, Tabellen,... beinhalten. Dabei gibt es Effekte für die Übergänge zwischen den Folien und für die Teile einer Folie. Grundregeln für den Aufbau und das Layout von Präsentationen siehe eigenes Dokument 4 2.2 Präsentationen vorbereiten Folienmaster Ansicht > Master > Folienmaster: Auf einer Masterfolie können die Schriftarten, Gliederungselemente, Feldbefehle, Grafiken, Hintergründe,... die auf jeder Seite der Präsentation gleich sind, voreingestellt werden. Sie dient also als Formatvorlage für alle weiteren Folien der Präsentation. Mit Ansicht > Master > Masterelemente können Elemente der Präsentation einund ausgeschaltet werden. Feldbefehle (Datum, Uhrzeit, Seitennummer, Autor,...) werden mit Einfügen > Feldbefehl integriert. Ansicht > Kopf- und Fußzeilen erstellt Kopf- und Fußzeilen auf den Folien Seitenvorlagen Impress bietet eine Vielzahl fertiger Seitenvorlagen an, die im Kontextmenue (Rechtsklick mit der Maus auf die Seitenvorlage) entweder einem Folienmaster oder einer einzelnen Folie zugewiesen werden können (Aufgabenbereich > Masterseiten). Mehrere Folien können durch STRG-Mausklick ausgewählt werden. Seitenvorlagen können auch selbst erstellt werden: Ansicht > Master > Folienmaster und Symbol Neuer Master in der Masteransicht-Leiste. Formatvorlagen (Format > Formatvorlagen od. F11) Impress unterstützt wie auch der Writer Formatvorlagen (Format > Formatvorlagen) Alle Formatierungen, die für Texte oder Gliederungen auf der Masterseite eingestellt werden, werden in der jeweiligen Formatvorlage gespeichert. Umgekehrt kann auch eine Formatvorlage geändert werden und alle Texte, die mit dieser Formatvorlage verbunden sind, werden über das gesamte Dokument hinweg geändert. 2.2 Präsentationen erstellen Folienlayout Unter Aufgabenbereich > Layouts können verschiedene Layout-Anordnungen für Präsentationen vorgewählt werden (leere Folie, Titelfolie, Folie mit Gliederungspunken ein- oder mehrspaltig, Folie mit Grafiken, Diagrammen,...) Die Layout-Vorlagen nutzen die Einstellungen der Masterfolie. Damit werden in der Praxis keine Formatierungen bei der definitiven Erstellung der jeweiligen Folien vorgenommen, ein einheitliches Erscheinungsbild aller Folien ist damit gewährleistet. 4 http://info.hojos.com > Büroanwendungen > Präsentieren > Präsentationen erstellen (ODP od. PDF)
Nachschlagewerk: Präsentationen mit OpenOffice Impress [Josef Hofer, KS Linz] Seite 3/5 Neue Folien erstellen Einfügen > Seite, bzw. rechte Maustaste nach der gewünschten Folie > neue Folie, anschließend das gewünschte Folienlayout auswählen. Durch Doppelklicks in die Bereiche des Folien-Layouts kann der Inhalt eingefügt werden. Jetzt könnte noch eine Seitenvorlage ausgewählt werden, sofern nicht die aktuellen Einstellungen des Folienmasters gewünscht sind (Aufgabenbereich > Masterseiten: rechte Maustaste auf die gewünschte Vorlage > für ausgewählte Folien übernehmen). Einige weitere Möglichkeiten: Einfügen > Seite duplizieren, Seiten aus Gliederung, Übersichtsseite, Seitenzahlen, Datum/Uhrzeit, Bild(!) In der Symbolleiste Zeichnen (unten) können Zeichenobjekte, Textfelder, usw. eingefügt werden. Folien / Seiten einstellen / Hintergründe einstellen Mit Format > Seite können in der Registerkarte Seite Größeneinstellungen für Folien getätigt werden. Derzeit sind Standard-Folien auf die Maße gängiger Beamer-Darstellung angegeben. In näherer Zukunft werden hier u.a. auch 16:10 und 16:9 Formate an Bedeutung gewinnen. In der Registerkarte Hintergrund stehen Hintergrundfarben, Farbverläufe,... zur Verfügung. Das Folienlayout beeinflussen Folienlayouts basieren auf den Einstellungen der Masterfolie! Bilder und Textfelder können an den Anfassern (Ecken) in ihrer Größe geändert werden: sollten dabei die Proportionen gleich bleiben, muss bei der Größenänderung SHIFT gedrückt werden. Bei sämtlichen Elementen (Bilder, Textfelder, Zeichnungen) lassen sich mit der rechten Maustaste weitere Einstellungen tätigen einige Beispiele: Der Eintrag Position und Größe : Einstellmöglichkeiten für die Anordnung der Felder am Bildschirm und der Ausrichtung ihres Inhaltes (so kann ein Text z.b. horizontal und vertikal zentriert angeordnet werden). Fläche beinhaltet sämtliche Einstellungen für Flächen: Farben und Farbverläufe, Hintergrundbilder, Schraffuren, Schatten, Muster, Transparenz-Einstellungen,... Mit Linie werden sämtliche Linien und Rahmen eingestellt. Anordnung regelt die Stapelreihenfolge bei überlappenden Objekten. Formatieren von Texten Schriftarten und -größen werden grundsätzlich in der Masterfolie geregelt! Textfelder werden mit (Symbolleiste Zeichnen) eingefügt. Im Gegensatz zu Powerpoint ändert Impress die Größe des Textfeldes und nicht die Schriftgröße, falls ein Text nicht in das Textfeld passt. Format > Text > Reg. Lauftext bietet die Möglichkeit von animierten Lauftexten. Die Menues für Schriftformatierungen (Schrift, Schrifteffekt, Position), für Absatzeinstellungen (Einzüge und Abstände, Tabulatoren, Ausrichtung,...) bzw. Nummerierungen und Aufzählungen (Art, Grafiken, Position, Optionen) werden in den Symbolleisten, unter Format oder mit der rechten Maustaste geöffnet. Mit einem Doppelklick können Elemente (z.b. Legenden, Bilder, Grafiken,...) beschriftet werden, dabei ist die voreingestellte Ausrichtung meist horizontal und vertikal zentriert. Bilder, Tabellen und Objekte einfügen Einfügen > Bild (aus Datei, Scanner): Bilder können als Verknüpfung eingefügt werden (Checkbox Verknüpfung im Dialog, oder durch Drag&Drop aus dem Arbeitsplatz). Ich würde die Bilder aber immer direkt einbetten, denn so ist die Datei leichter transportabel. Werden Verknüpfungen eingefügt, muss der Pfad der Bilder (Laufwerk, Ordner, Dateiname) immer gleich bleiben, auch nach der Weitergabe der Präsentation oder Verwendung am Stick!
Nachschlagewerk: Präsentationen mit OpenOffice Impress [Josef Hofer, KS Linz] Seite 4/5 Tabellen können über Einfügen > Tabelle, oder: Aufgabenbereich > Tabellen Eine große Anzahl an Hintergründen, Klängen, Bullets, Linien, usw. steht auch in der Gallery (Extras > Gallery) zur Verfügung. Freie Cliparts gibt es auch im Internet 5. Weitere Möglichkeiten im Menue Einfügen: Filme, Klänge, Diagramme, Videos, mathem. Formeln,... Objekte aus anderen OpenOffice Programmen (Calc, Draw,...) lassen sich am besten mit der Zwischenablage (Kopieren, Einfügen) einbinden. Objekte und Organigramme zeichnen Mit Hilfe der Symbolleiste Zeichnen können sehr rasch Zeichenobjekte in die Präsentation übernommen werden. Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind ähnlich wie in OpenOffice Draw 6. Beim Zeichnen von Organigrammen und Flussdiagrammen helfen Verbinder, die an Klebepunkten angedockt werden können, sodass beim Verschieben des Zeichnungsobjektes auch die Verbinder wieder richtig gestellt werden. Zeichnungsobjekte können per Doppelklick beschriftet werden. Gezeichnete Objekte können im Kontextmenue dann z.b. in einer Linie ausgerichtet werden 2D-Objekte können mit der rechten Maustaste > Umwandeln in 3D Körper transformiert werden, um dann wiederum im Kontextmenue > 3D Effekte u.a. Beleuchtungseinstellungen vorzunehmen. Ansichten und Automatiken Gliederung: ermöglicht die schnelle Konzeption von Präsentationen. Die Übersiedelung von Folieninhalten ist hier auch recht gut möglich! Foliensortierung: gibt einen guten Überblick über die schon erstellten Folien. Per Drag&Drop können Folien einfach sortiert oder für Präsentationen ein- und ausgeblendet werden. In der Normalansicht werden die Folien erstellt: Bereiche vergrößern: + / verkleinern: - In der Handzettelansicht wird das Layout (Aufgabenbereich > Layouts) der Handzettel dargestellt. 2.3 Effekte Folienübergänge Die Übergänge zwischen den Folien können im Aufgabenbereich > Folienübergang für einzelne, mehrere markierte oder für alle Folien auf einmal definiert werden. Einstellmöglichkeiten: Art des Folienüberganges, Tempo, Auslöser (Mausklick oder automatisch) Benutzerdefinierte Animationen Benutzerdefinierte Animationen (einstellbar im Aufgabenbereich) wirken auf ein oder mehrere Objekte einer Folie (Texte, Bilder, weitere Objekte). Impress bietet Animationen für den Eingang (Start) einer Folie, zum Hervorheben eines Objektes und zum Beenden einer Folie an. Mit Animationspfade bewegt sich ein Objekt von/zu einer Position. Einstellmöglichkeiten: Art der Animation und gegebenenfalls Richtung, Geschwindigkeit, Auslöser (Automatisch oder Mausklick), Reihenfolgen (Verschieben im Animationsstapel) Mit einem Doppelklick auf eine erstellte Animation im Animationsstapel können die Effektoptionen eingestellt werden (Effekte, Anzeigedauer, Textanimation, Sounds vor/nach/während einer Animation,...) Sollten in einem Textfeld die Gliederungspunkte einzeln per Mausklick eingeblendet werden, gilt es den Effekt Einblenden einzusetzen. Anschließend folgt ein Doppelklick auf den Effekt und man wählt in der Registerkarte Textanimation Texte gruppieren Nach 1. Abschnittsebene aus. Im Animationsstabel erscheint ein kleines +. 5 z.b. http://openclipart.org (04.10.08) 6 OpenOffice Draw ist ein (Vektor-)Grafikprogramm und Teil des OpenOffice-Paketes, das umfangreiche Möglichkeiten zur Erstellung und Bearbeitung von Grafiken bereitstellt.
Nachschlagewerk: Präsentationen mit OpenOffice Impress [Josef Hofer, KS Linz] Seite 5/5 Interaktion und Hyperlinks Mit Hilfe von Bildschirmpräsentation > Interaktion kann ein markiertes Objekt (Text, Bild, Grafikobjekt) mit einer Aktion belegt werden, die dann bei einem Mausklick durchgeführt wird: z.b. Navigation in der Präsentation (erste, letzte, bestimmte Folie), Dateien öffnen, Programme oder Makros ausführen Hyperlinks: Einfügen > Hyperlink erstellt einen Text-Hyperlink auf eine beliebige Webseite oder Datei. Mit Bildschimpräsentation > Interaktion > Dokument kann eine markierte Grafik oder ein beliebiges anderes Dokument mit einer Webseite verlinkt werden. Hintergrundmusik für die gesamte Präsentation Bildschirmpräsentation > Folienübergang (oder Aufgabenbereich Folienübergang), DropDownMenue Klang > Anderer Klang, Option Wiederholen bis zum nächsten Klang, sonst Läuft die Musik genau ein mal durch. Nicht auf für alle Folien übernehmen klicken! Sonst startet die Musik bei jeder Folie neu, eventuell zuerst den gewünschten Folienübergang einstellen (für alle Folien), danach erst die Musik! Musik stoppen: nächstes Klangereignis oder Vorherigen Klang Anhalten 3. Präsentationen ausgeben 3.1 Präsentationen am Bildschirm oder Drucken Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation > Bildschirmpräsentation (oder F5) ESC Beendet Präsentation Pfeil Rechts Nächste Folie b Schwarzer Bildschirm Leertaste Nächster Schritt Pfeil Links Vorige Folie w Weißer Bildschirm POS1 Erste Folie ENDE Letzte Folie STRG-SHIFT-F5 Navigator Sind an einem PC / Notebook zwei Monitoranschlüsse 7, kann die Präsentation nur auf einem Ausgang ablaufen, am Notebook selbst kann man Notizen einblenden. Bildschirmpräsentation > Individuelle Bildschirmpräsentation erlaubt eine beliebige Anzahl / Abfolge von Folien der aktuellen Präsentation unter einem bestimmten Namen anzulegen, um z.b. aus einer Datei mehrere verschiedene Präsentationen für verschiedene Zielgruppen zusammenzustellen. Mit Bildschirmpräsentation > Bildschirmpräsentationseinstellungen können Voreinstellungen für Präsentationen getätigt werden: welche Folien, wo (bei mehreren Bildschirmen), automatische Abfolge, individuelle Zusammenstellung, Mauszeiger als Stift, Mauszeiger eingeblendet lassen, usw. Drucken Datei > Drucken, Drucker auswählen Inhalt: Folien, Handzettel (mehrere Folien pro Seite), Notizen, Gliederung auswählen, Druckbereich angeben. Zusätze: Ausgabequalität, zusätzliche Infos für den Ausdruck (Datum, Zeit, Seitenname,...) 3.2 Präsentationen speichern und exportieren, Präsentationen komprimieren Formate für die Speicherung und den Export von Präsentationen ODP: OpenOffice Impress Dokumentformat PPT: Ms Powerpoint: nicht alle Animationen werden unterstützt, vor der Präsentation testen! Export PDF: Datei > Exportieren als PDF (Einstellmöglichkeiten) oder Symbolleiste (Direktexport) Exportieren SWF: Macromedia Flash Datei Exportieren HTML: Präsentation für das Internet Exportieren: weitere Pixel- und Vektorgrafikformate für den Export einzelner Folien. Präsentationen komprimieren (Mailversand, Web): Extension Präsentation Minimizer, siehe Seite 1. 7 Dabei muss der zweite Ausgang mit Desktop erweitern konfiguriert sein.