Xpert - Europäischer ComputerPass Linda York 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Juli 2012 Kommunikation/Organisation (mit Outlook 2010) XP-OL2010
I Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation/Organisation (mit Outlook 2010) Zu diesem Buch...4 Nachrichtenaustausch 1 Outlook kennenlernen...10 1.1 E-Mails und Termine mit Outlook verwalten...10 1.2 Das Outlook-Anwendungsfenster...11 1.3 Befehle aufrufen...13 1.4 Die Outlook-Hilfe nutzen...14 1.5 Schnellübersicht...18 1.6 Übung...18 Adressverwaltung 6 Kontakte verwalten...60 6.1 Mit dem Kontaktmodul arbeiten... 60 6.2 Kontakte anlegen... 61 6.3 Kontaktdaten bearbeiten... 64 6.4 Visitenkarten individuell gestalten... 66 6.5 Kontaktdaten senden und empfangen... 67 6.6 Kontakte drucken... 69 6.7 Kontakte modulübergreifend verwenden... 71 6.8 Schnellübersicht... 72 6.9 Übungen... 72 2 E-Mails erstellen und senden...20 2.1 Mit dem E-Mail-Modul arbeiten...20 2.2 E-Mails verfassen und senden...22 2.3 Schnellübersicht...27 2.4 Übung...27 3 E-Mails gestalten...28 3.1 E-Mails mit Anlagen versehen...28 3.2 Text in E-Mails korrigieren...29 3.3 Nachschlagehilfen für Texte verwenden...31 3.4 Signaturen verwenden...32 3.5 Schnellübersicht...34 3.6 Übungen...34 4 E-Mails empfangen...36 4.1 E-Mails öffnen und bearbeiten...36 4.2 Empfangene E-Mails bearbeiten bzw. speichern...39 4.3 E-Mails beantworten und weiterleiten...40 4.4 E-Mails drucken...42 4.5 Schnellübersicht...43 4.6 Übungen...44 7 Mit dem Adressbuch arbeiten...74 7.1 Das Adressbuch nutzen... 74 7.2 Kontakteinträge über das Adressbuch verwalten... 76 7.3 Kontaktgruppen erstellen und verwenden... 77 7.4 Kontaktgruppen bearbeiten... 79 7.5 Das Adressbuch anpassen... 80 7.6 Schnellübersicht... 82 7.7 Übungen... 82 Termin- und Aufgabenverwaltung 8 Termine eintragen und bearbeiten...84 8.1 Mit dem Kalendermodul arbeiten... 84 8.2 Termine im Anzeigebereich erstellen und bearbeiten... 86 8.3 Details zu Terminen eintragen... 87 8.4 Die Erinnerungsfunktion nutzen... 89 8.5 Terminserien eintragen... 90 8.6 Ganztägige Termine und Ereignisserien eintragen... 93 8.7 Die tägliche Aufgabenliste nutzen... 94 8.8 Schnellübersicht... 95 8.9 Übungen... 96 5 Den Überblick über Ihre E-Mails behalten...46 5.1 Die Anzeige der E-Mails optimieren...46 5.2 E-Mails kennzeichnen...48 5.3 Ausgehende E-Mails mit Zustelloptionen versehen...50 5.4 Die Anzeige der Nachrichtenliste ändern...51 5.5 E-Mails nach Unterhaltung gruppieren...52 5.6 Weitere Konten einrichten...54 5.7 E-Mail-Sicherheitsrisiken kennen...55 5.8 Schnellübersicht...57 5.9 Übungen...58 9 Kalender drucken, anpassen und senden...98 9.1 Termine übersichtlich darstellen... 98 9.2 Termine und Terminpläne drucken... 99 9.3 Das Kalendermodul individuell anpassen... 101 9.4 Termininformationen senden... 103 9.5 Schnellübersicht... 106 9.6 Übungen... 106 2 HERDT-Verlag
Inhalt I 10 Besprechungen organisieren... 108 10.1 Besprechungen mit Outlook planen... 108 10.2 Einladungen zu einer Besprechung senden... 109 10.3 Auf Besprechungseinladungen antworten... 112 10.4 Besprechungen koordinieren... 115 10.5 Besprechungstermine für Gruppen planen... 117 10.6 Weitere Funktionen für die Besprechungsplanung... 119 10.7 Schnellübersicht... 120 10.8 Übungen... 121 Organisation und Verwaltung 12 Ordner und Elemente verwalten...134 12.1 Ordner erstellen und bearbeiten...134 12.2 Elemente verwalten...136 12.3 Elemente archivieren...138 12.4 Farbkategorien verwenden...140 12.5 Nach Elementen suchen...143 12.6 Schnellübersicht...145 12.7 Übungen...146 11 Aufgaben verwalten... 122 11.1 Mit dem Aufgabenmodul arbeiten... 122 11.2 Aufgaben mit Details eintragen... 124 11.3 Aufgaben anzeigen, anordnen und drucken... 126 11.4 Aufgaben in Termine umwandeln und umgekehrt... 128 11.5 Aufgaben delegieren... 129 11.6 Schnellübersicht... 131 11.7 Übungen... 132 13 E-Mails verwalten...148 13.1 Unerwünschte E-Mails blockieren...148 13.2 E-Mails mithilfe von Suchordnern filtern...150 13.3 E-Mails mit Regeln verwalten...152 13.4 Schnellübersicht...156 13.5 Übungen...157 Anhang 1: Musteraufgaben zur Prüfungsvorbereitung...158 Anhang 2: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen...166 Stichwortverzeichnis...170 HERDT-Verlag 3
ZdB Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation/Organisation (mit Outlook 2010) Zu diesem Buch In diesem Kapitel erfahren Sie was der Xpert ist welche Lehrgangsmodule der Xpert bietet wie Sie mit diesem Buch arbeiten können Vorwort Gute Grundkenntnisse in der EDV sind heutzutage eine Grundvoraussetzung, um am Arbeitsmarkt bestehen zu können. Dieses Buch zum Modul "Xpert Starter" ist als begleitende Schulungsunterlage sowie zur Nachbearbeitung des Erlernten gedacht. Der Inhalt des Lehrbuches basiert auf dem Lernzielkatalog des "Xpert Europäischer ComputerPass". Was ist der Xpert? Das europaweit einheitliche EDV-Zertifikat Ein auf Initiative der Volkshochschulen Deutschlands entwickeltes Konzept ermöglicht ein in Europa einheitliches EDV-Zertifikat: den "Xpert European Computer Passport". Dieses Lehrgangssystem erlaubt unterschiedliche Kombinationen von Pflichtmodulen mit aufbauenden Lehrgangsteilen und vermittelt den Teilnehmer/-innen fundierte Kenntnisse aller gängigen Anwenderprogramme. Mit dem Lehrgangssystem "Xpert European Computer Passport" (Europäischer ComputerPass) liegt ein bundesweit einheitliches, trägerübergreifendes Zertifikat vor. Da zudem die Lehrgangsinhalte und Prüfungen europaweit angeglichen sind, findet der "Xpert European Computer Passport" in vielen Ländern Europas eine hohe Akzeptanz. Das Lehrgangssystem beruht auf einer Weiterentwicklung der prüfungsbezogenen Zertifikate "EDV-Anwender-Pass Wirtschaft und Verwaltung" beziehungsweise "Computer- Pass Büro und Verwaltung". 25 Jahre erfolgreiche Bildungsarbeit und mehr als 400.000 Prüfungen sind mithin in das Konzept eingeflossen, das zu einem Markenzeichen auf dem Weiterbildungsmarkt in Deutschland geworden ist. Das Lehrgangsangebot "Xpert Europäischer ComputerPass" richtet sich an Interessenten aus dem privaten und öffentlichen Dienstleistungs- und Verwaltungsbereich, dem kaufmännischen Bereich von Handels- und Industriebetrieben sowie an Selbstständige mit Klein- und Mittelbetrieben. Den Teilnehmerinnen und Teilnehmern werden dabei umfassende Kenntnisse und Fertigkeiten zum grundsätzlichen Umgang mit einem PC sowie mit allen gängigen Anwendungsprogrammen vermittelt. Selbstverständlich wird auch in die geschäftliche Nutzung des Internets eingeführt. Das modulare System "Xpert European ComputerPassport" besteht aus dem Pflichtmodul "Xpert Starter" (bzw. "Win@Internet 1") sowie den Wahlmodulen "Textverarbeitung Basics", "Präsentation", "Tabellenkalkulation", "Kommunikation/Organisation", "Datenbankanwendung", "Textverarbeitung Pro" und "Win@Internet 2". 1 1 Die Module Win@Internet1 und Win@Internet2 werden nur für die Betriebssysteme Microsoft Windows XP und Microsoft Windows Vista angeboten. 4 HERDT-Verlag
Zu diesem Buch ZdB Teilnehmer/-innen, die das Pflichtmodul "Xpert Starter" (bzw. "Win@Internet 1") und zwei Wahlmodule erfolgreich absolviert haben, erzielen den Abschluss "European ComputerPassport Xpert". Eine Aufwertung dieses Abschlusses zum "European Computer Passport Xpert Master" erreichen Teilnehmer/-innen durch die erfolgreiche Bearbeitung von zwei weiteren der oben aufgelisteten Wahlmodule. Die Lehrgangsmodule des "Xpert Europäischer ComputerPass" HERDT-Verlag 5
ZdB Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation/Organisation (mit Outlook 2010) Xpert Starter Im Lehrgangsmodul erhalten Teilnehmer/-innen einen Einblick in den Aufbau eines typischen PC-Systems. Sie erwerben die Fähigkeit, die Benutzeroberfläche von Windows zu bedienen und anwenderbezogen zu konfigurieren und Objekte (Datenträger, Ordner und Dateien) mit dem Windows-Explorer zu verwalten. Sie haben einen Einblick in Organisation, Aufbau und die Dienste des Internets, weiterhin die Fähigkeit, die beiden wichtigsten Internetdienste (WWW und E-Mail) anzuwenden sowie die Gefahren, die sich aus der Nutzung des Internets ergeben zu erkennen. Sie haben zudem einen grundlegenden Überblick über das Windows-Anwendungsprogramm Textverarbeitung mit Word. Win@Internet 1 Im Lehrgangsmodul werden Kenntnisse im Aufbau eines typischen PC-Systems vermittelt. Die Teilnehmer/-innen lernen, die Windows-Benutzeroberfläche zu bedienen und anwenderbezogen anzupassen. Sie lernen weiterhin, Objekte (z. B. Ordner und Dateien) mit dem Windows-Explorer zu verwalten. Sie erhalten einen Einblick in Organisation, Aufbau und Dienste des Internets und erwerben die Fähigkeit, die beiden wichtigsten Internetdienste (WWW und E-Mail) anzuwenden. Sie erhalten einen Einblick in die Gefahren, die sich aus der Nutzung des Internets ergeben, und lernen die Oberfläche eines Windows-Anwenderprogramms kennen. Textverarbeitung Basics Im Lehrgangsmodul werden Kenntnisse bezüglich Leistungsfähigkeit, Einsatzmöglichkeiten und Funktionen eines typischen Textverarbeitungsprogramms vermittelt. Die Teilnehmer/- innen erwerben die Fertigkeit, Texte zu erfassen, zu überarbeiten, zu speichern, zu gestalten und auszudrucken, und die Fähigkeit, Textbausteine, Tabellen und Serienbriefe zu erstellen. Präsentation Im Lehrgangsmodul werden Kenntnisse über die Leistungsfähigkeit, die Einsatzmöglichkeiten und Grundfunktionen eines typischen Präsentationsprogramms vermittelt. Die Teilnehmer/-innen können Präsentationen erstellen, fachgerecht gestalten, drucken und vorführen. Die Teilnehmer/-innen sollten am Kurs "Xpert Starter" bzw. "Win@Internet 1" teilgenommen haben oder über entsprechende EDV-Kenntnisse verfügen sowie Kenntnisse im Umgang mit einem Anwendungsprogramm (z. B. Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation) haben. Tabellenkalkulation Im Lehrgangsmodul werden Kenntnisse bezüglich Leistungsfähigkeit, Einsatzmöglichkeiten und Grundfunktionen eines typischen Tabellenkalkulationsprogramms vermittelt. Die Teilnehmer/-innen erwerben außerdem die Fähigkeit, Kalkulationstabellen zu erstellen, zu formatieren, auszuwerten und zu drucken sowie ausgewählte Daten in Diagrammen anschaulich darzustellen. Die Teilnehmer/-innen sollten am Kurs "Xpert Starter" bzw. "Win@Internet 1" teilgenommen haben oder über entsprechende EDV-Kenntnisse verfügen. Kommunikation/Organisation Im Lehrgangsmodul werden Kenntnisse bezüglich Aufbau, Leistungsmerkmale und Einsatzmöglichkeiten eines typischen Kommunikationsprogramms vermittelt. Die Teilnehmer/- innen erhalten Einblick in die wichtigsten Ansichten und ihre Funktionen und können Termine, Besprechungen, Ereignisse, Kontakte, Aufgaben und E-Mails verwalten. Die Teilnehmer/-innen sollten am Kurs "Xpert Starter" bzw. "Win@Internet 1" teilgenommen haben oder über entsprechende EDV-Kenntnisse verfügen. 6 HERDT-Verlag
Zu diesem Buch ZdB Datenbankanwendung Im Lehrgangsmodul wird ein Einblick in Aufbau, Leistungsfähigkeit und Einsatzmöglichkeiten einer relationalen Datenbank vermittelt. Die Teilnehmer/-innen lernen die wichtigsten Objekte, Eigenschaften und Funktionen kennen und erwerben die Fähigkeit, die grundlegenden Techniken der Datenverwaltung sinnvoll anzuwenden. Die Teilnehmer/-innen sollten am Kurs "Xpert Starter" bzw. "Win@Internet 1" teilgenommen haben oder über entsprechende EDV-Kenntnisse verfügen. Textverarbeitung Pro Im Lehrgangsmodul werden folgende Schwerpunkte vermittelt: Die Teilnehmer/-innen erwerben die Fähigkeit, Dokument- und Formatvorlagen zu erstellen und praxisgerecht zu organisieren, besitzen Kenntnisse, um längere Dokumente mithilfe der Gliederungsansicht zu strukturieren und Querverweise, Textmarken, Fußnoten und Verzeichnisse einzufügen, besitzen Kenntnisse im Aufbau von Feldfunktionen und -formaten sowie die Fähigkeit, Formulare zu erstellen, erlangen die Fähigkeit, grafische Elemente einzufügen und zu bearbeiten, erlangen die Fähigkeit, Seriendruck-Hauptdokumente mit speziellen Feldfunktionen, Abfragen und Fremdformatdateien zu verbinden, erhalten Einblick in das Bearbeiten von Dokumenten im Team. Die Teilnehmer/-innen sollten Kenntnisse und Fertigkeiten aus dem Kurs "Textverarbeitung Basics" oder vergleichbare Kenntnisse und Fertigkeiten besitzen. Win@Internet 2 Im Lehrgangsmodul werden die folgenden Kenntnisse vermittelt: Die Teilnehmer/-innen erhalten einen Überblick über Aufbau und Leistungsmerkmale eines typischen PC- Systems, lernen, die Benutzeroberfläche zu bedienen und sie anwenderbezogen zu konfigurieren, lernen, Objekte (Datenträger, Ordner und Dateien) mit dem Windows-Explorer zu organisieren und zu verwalten, erwerben einen Einblick in die Möglichkeiten und die Einsatzbereiche von Netzwerken, erhalten einen Einblick in die Systemsicherung sowie Fähigkeiten zur Datensicherung, erwerben ein Bewusstsein für Sicherheitsaspekte, die beim Arbeiten in Netzwerken von Bedeutung sind, lernen, die beiden wichtigsten Internetdienste (WWW und E-Mail) anzuwenden, erhalten einen Überblick darüber, wie die für die Arbeit im Internet wichtige Software auf der Clientseite zu konfigurieren ist. Die Teilnehmer/-innen sollten am Kurs "Xpert Starter" bzw. "Win@Internet 1" teilgenommen haben oder über entsprechende EDV-Kenntnisse verfügen. HERDT-Verlag 7
ZdB Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation/Organisation (mit Outlook 2010) Aufbau des Xpert-Buches Mit Büchern aus der Classic-Reihe des HERDT-Verlags können Sie sich schnell und grundlegend in ein Programm einarbeiten bzw. Ihre Kenntnisse vertiefen. Das vorliegende Buch ist in übersichtliche Kapitel gegliedert. Sie lernen so die Funktionen des Programms schnell kennen und können die Arbeitsanleitungen direkt Schritt für Schritt am Computer umsetzen. Am Kapitelende können Sie mithilfe der praktischen Schnellübersichten nochmals nachschlagen, wie die beschriebenen Funktionen aufgerufen werden. Zusätzlich können Sie mit den Übungen das Gelernte trainieren. Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf einer Erstinstallation des Programms Microsoft Outlook 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (bei gewähltem Design WINDOWS 7 - BASIS), einer Netzwerkumgebung mit dem Microsoft Exchange Server 10, den Standardeinstellungen des Programms,G einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixel.G Einige Abbildungen sind in der verkleinerten Fensterdarstellung aufgenommen, um das ganze Anwendungsfenster von Outlook in ausreichender Vergrößerung darstellen zu können. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Hervorhebungen im Text KAPITÄLCHEN kennzeichnen Namen von Programmelementen (z. B. Register START). GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen Menü- bzw. Kontextmenüpunkte (z. B. KOPIEREN). Kursivschrift kennzeichnet Ordnernamen und Links (z. B. www.herdt.com). Symbol kennzeichnet Arbeitsschritte. Symbole,, ( ) kennzeichnen Übungsschritte bzw. Verweise auf Abbildungen. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Funktionen, die nur über einen Exchange Server verfügbar sind * * Verwenden Sie Outlook auf einem Einzelplatzrechner, der nicht mit einem Exchange Server verbunden ist, stehen Ihnen nicht alle im Buch beschriebenen Befehle zur Verfügung. 8 HERDT-Verlag
Zu diesem Buch ZdB Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche und der Taskleiste von Windows.G Sie können Fenster und den Windows-Explorer problemlos bedienen. Sie arbeiten sicher mit Verzeichnissen und Ordnerstrukturen und können Dateien problemlos öffnen, speichern und drucken.g Sie haben bereits Erfahrungen mit dem Internet gesammelt. Sie kennen die Grundlagen der Textformatierung und können Objekte verschieben, kopieren und einfügen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop: www.herdt.com Möchten Sie beispielsweise Ihre Grundkenntnisse im Aufbau eines PCs sowie zum Betriebssystem auffrischen, empfehlen wir Ihnen die HERDT-Bücher Xpert Starter und Windows 7 - Grundlagen; professionell, stressfrei und sicher per E-Mail kommunizieren, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Endlich richtig mailen - Profi-Tipps zur effizienten E-Mail-Nutzung. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 9
1 Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation/Organisation (mit Outlook 2010) 1 Outlook kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie was das Programm Outlook bietet wie Sie mit dem Outlook-Anwendungsfenster arbeiten wie Sie die Outlook-Hilfe nutzen 1.1 E-Mails und Termine mit Outlook verwalten Was bietet Outlook? Mit Outlook können Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz erledigen und die komplette Büroorganisation abwickeln. Dies beinhaltet z. B. die Aufgaben- und Adressverwaltung oder das Planen von Besprechungen. Die Hauptfunktionen von Outlook sind in fünf Module aufgeteilt: 1. E-Mails vom Büro aus oder von unterwegs senden, empfangen und organisieren 2. Termine und Besprechungen planen und übersichtlich darstellen 3. Adressinformationen als Kontakte aufnehmen und verwalten 4. Aufgaben auflisten, delegieren und überwachen 5. Erinnerungszettel als Notizen ablegen, einteilen und senden Die Outlook-Module Alle Module sind miteinander verbunden und können integriert genutzt werden. Das heißt, Sie können beispielsweise eine E-Mail adressieren, indem Sie einen Kontakt auswählen; eine Nachricht zur Nachverfolgung in Ihre Aufgabenliste aufnehmen; Kontakteinträge per E-Mail weiterleiten; einen Termin und alle dazugehörigen Informationen in Ihre Aufgabenliste aufnehmen; 10 HERDT-Verlag
Outlook kennenlernen 1 von jedem Modul aus alle Ihre Termine und Aufgaben im Blick behalten; einen Besprechungstermin für alle Empfänger einer Nachricht festlegen. Arbeiten Sie in einem Netzwerk, sind Sie stets mit anderen Outlook-Benutzern verbunden und können beispielsweise auf gemeinsam genutzte Kontaktdaten zugreifen; bei der Planung einer Besprechung die freien und belegten Zeiten aller Teilnehmer anzeigen lassen; veranlassen, dass während Ihrer Abwesenheit Nachrichten automatisch abgelegt, weitergeleitet oder mit einem Hinweis auf Ihre Rückkehr beantwortet werden; anderen Personen Rechte erteilen, um Ihre E-Mails zu beantworten, Ihren Kalender zu verwalten bzw. Ihre Aufgabenliste anzuschauen; Informationen in sogenannten öffentlichen Ordnern abrufen, die für alle Mitarbeiter einer Arbeitsgruppe zugänglich sind. 1.2 Das Outlook-Anwendungsfenster Bestandteile des Anwendungsfensters Nach dem Start des Programms wird das Outlook-Anwendungsfenster angezeigt. Dieses enthält sowohl Outlook-spezifische Elemente als auch Windows-Standardelemente (z. B. Bildlauffelder zum Scrollen oder das Schließfeld). Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld Menüband Navigationsbereich Anzeigebereich Lesebereich Aufgabenleiste Modulschaltflächen Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Das Outlook-Anwendungsfenster HERDT-Verlag 11
1 Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation/Organisation (mit Outlook 2010) Je nach gewählter Bildschirmauflösung und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Outlook kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. Übersicht über die Outlook-Bildschirmelemente Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Navigationsbereich Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Senden und Empfangen von E-Mails) schnell durch Anklicken der entsprechenden Schaltflächen ausführen. Die Auswahl an Schaltflächen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell festlegen. Sämtliche Befehle des Programms lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register (bzw. Registerkarten) unterteilt, in denen die jeweiligen Befehle nach Gruppen geordnet zur Verfügung stehen. Im unteren Teil des Navigationsbereichs befinden sich Modulschaltflächen zum Wechseln zwischen den Outlook-Modulen. Im oberen Teil des Navigationsbereichs werden die Ordner des aktuell aktiven Moduls angezeigt. Falls der Platz im Navigationsbereich beim verkleinerten Anwendungsfenster für die Anzeige der Modulschaltflächen nicht ausreicht, erscheinen diese als kleine Schaltflächen in der Schnellstartleiste. Schnellstartleiste Anzeigebereich Lesebereich Aufgabenleiste Im Anzeigebereich werden alle Elemente des aktuell gewählten Ordners angezeigt. Als Elemente werden in Outlook Informationseinheiten bezeichnet, bei denen es sich - je nach Outlook-Modul - um eine E-Mail, einen Kalendereintrag, einen Kontakt, eine Aufgabe oder eine Notiz handelt. Wenn Sie ein Element im Anzeigebereich markieren, wird eine Vorschau seines Inhalts im Lesebereich angezeigt. Der Lesebereich ist für E-Mail- und Aufgabenordner standardmäßig aktiviert. Die Aufgabenleiste zeigt einen Kalender mit dem aktuellen Monat sowie eine Übersicht mit anstehenden Terminen und Aufgaben. Ansichtssteuerung Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten von Outlook wechseln. Die angebotenen Ansichten ändern sich je nach gewähltem Modul. (Im E-Mail-Modul beispielsweise gibt es zwei Ansichten: Normalansicht und Leselayoutansicht.) Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers nach rechts bzw. links können Sie die Anzeige vergrößern bzw. verkleinern. Diese Funktion steht in den Modulen KALENDER und KONTAKTE zur Verfügung. In den Modulen E-MAIL und AUFGABEN steht die Funktion zur Verfügung, wenn Sie in den Lesebereich klicken. Statusleiste Hier erhalten Sie nützliche Hinweise, z. B. zur Anzahl der Elemente im gerade geöffneten Ordner, bzw. Informationen zum Verbindungsstatus mit dem Mail-Server. Über das Kontextmenü der Statusleiste lässt sich bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. 12 HERDT-Verlag
Outlook kennenlernen 1 1.3 Befehle aufrufen Das Menüband nutzen Das Menüband bietet Ihnen Zugriff auf sämtliche Befehle von Outlook, die Sie über die dortigen Elemente (z. B. über Symbole) aufrufen können. Je nach Modul bietet das Menüband unterschiedliche, auf die verschiedenen Vorgänge abgestimmte Befehle an. Register Gruppe Das Menüband im E-Mail-Modul Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen als Schaltflächen, um bestimmte Arbeiten zu erledigen. So lässt sich beispielsweise im E-Mail-Modul über die im Register START enthaltenen Befehle bzw. Schaltflächen eine neue E-Mail erstellen. Die Schaltflächen eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Viele Gruppen besitzen die Schaltfläche, mit der Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. Wenn Sie auf eine Schaltfläche des Menübands zeigen, erhalten Sie eine kurze Erläuterung, die in einer QuickInfo eingeblendet wird. Wenn Sie das orange gefärbte Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage-Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die Einstellungen zu Konten, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Datenimport, Archivierung, Regeln und Druck bestimmen können. Bei aktiviertem Register DATEI wird die Statusleiste ausgeblendet und die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff stehen nicht zur Verfügung. Bei bestimmten Vorgängen (z. B. beim Eintragen einer Aufgabe in der Aufgabenleiste) blendet das Programm sogenannte Kontexttools ein, über die Ihnen ein zusätzliches Register zur Verfügung steht. Zusätzliches, kontextsensitives Register QuickInfo anzeigen Möchten Sie, dass im Menüband lediglich die Register angezeigt werden, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf die Schaltfläche. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche. HERDT-Verlag 13
1 Xpert - Europäischer ComputerPass - Kommunikation/Organisation (mit Outlook 2010) Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters bzw. auf welches Element Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Wenn Sie beispielsweise im E-Mail-Modul mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Anzeigebereichs klicken, stellt Ihnen Outlook im Kontextmenü die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf E-Mails anwenden können. Klicken Sie hingegen mit der rechten Maustaste auf eine Schaltfläche des Menübands, können Sie diese Schaltfläche über das eingeblendete Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. 1.4 Die Outlook-Hilfe nutzen Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit Outlook schnell nach Erläuterungen für Aktionen und Begriffe suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie eine E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf die Schaltfläche oder betätigen Sie die Funktionstaste!. oder Aktivieren Sie im Register DATEI die Kategorie HILFE und klicken Sie auf den Eintrag MICROSOFT OFFICE-HILFE. Das Hilfefenster wird mit der Hilfe-Startseite geöffnet. Im Register DATEI, Kategorie HILFE, können Sie sich über die Schaltflächen ERSTE HILFE und SO ERREICHEN SIE UNS über Neuerungen von Outlook informieren bzw. die Support-Seite von Microsoft aufrufen. Die Hilfe-Startseite Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen lassen möchten. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SUCHEN oder mit der Ü-Taste. Die zutreffenden Hilfethemen werden nun eingeblendet. 14 HERDT-Verlag
Outlook kennenlernen 1 Liste der gefundenen Hilfethemen Klicken Sie auf das blau dargestellte Hilfethema, das Sie lesen möchten. Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. Hilfetext anzeigen Im oberen Bereich des Hilfefensters wird meist eine Kurzbeschreibung zum gewählten Hilfethema angezeigt. Umfangreiche Hilfetexte besitzen eine Inhaltsübersicht, über deren Einträge Sie direkt zu den weiterführenden Abschnitten wechseln können. HERDT-Verlag 15