Informationen für Gastgeber @-ROOMS und Cultswitch als Channel-Manager @-ROOMS Small Business ermöglicht Ihnen die Online-Vermarktung Ihres Hauses über Ihre eigene Homepage sowie Tourist-Infos und Regionen, welche ebenfalls mit @-ROOMS arbeiten. Über Cultswitch wird zusätzlich internationales Marketing möglich. Internationale Vertriebskanäle per Channel-Manager nutzen Die Vermarktung über HRS, booking.com etc. bedeutet tägliche Kontrolle und Anpassung der Kontingente auf den gebuchten Plattformen. Die Kombination von @-ROOMS Small Business und Cultswitch der Cultuzz Digital Media GmbH (www.cultuzz.com) reduziert diesen Arbeitsaufwand signifikant: Sie legen einmalig in @-ROOMS fest, welche Kategorien Sie über Cultswitch vermarkten wollen. Sie legen fest, wie viel Prozent Ihrer freien Zimmer einer Kategorie Sie freigeben wollen. Dann übermitteln Sie direkt aus Ihrer Buchungsübersicht diese Kontingente per Klick an Cultswitch. Je nach Belegstand Ihres Hauses werden so mal mehr, mal weniger Zimmer frei gemeldet. Diese freien Zimmer leitet Cultswitch an die von Ihnen gebuchten Vertriebskanäle (Channels) weiter und reduziert bei jeder Buchung das Kontingent automatisch; Überbuchen ist ausgeschlossen, sofern die von Ihnen übermittelten Kontingente nicht von Ihnen selbst mit eigenen Gästen belegt wurden. Die eingehenden Buchungen können mit ein paar Klicks in die passenden Zimmer übernommen werden. In diesem Video wird die Vermarktung Ihrer Zimmer über den Channel Manager demonstriert. Wenn Sie diese Vertriebswege nutzen wollen, müssen Sie Kunde der Cultuzz Digital Media GmbH werden und dort die gewünschten Kanäle buchen: http://www.cultuzz.com Die Integration von Cultswitch in @-ROOMS Sie erhalten von Cultswitch eine Objekt-ID, die Sie per Mail an uns weiterleiten. Wir tragen für Sie diese ID in @-ROOMS ein. Damit stehen Ihnen alle Funktionen zum Datenaustausch mit Cultswitch zur Verfügung. Cultswitch erwartet Preise für mindestens ein Jahr im Voraus. Diese Preise können mit einem Klick aus @-ROOMS heraus übermittelt werden. Die Korrektheit dieser Preise sowie der übermittelten Kontingente liegen allein in Ihrer Verantwortung; sollte es aufgrund mangelnder Datenpflege, Fehlbedienung oder zu hoher Kontingente zu Überbuchungen kommen, lehnen wir jede Verantwortung oder etwaige Schadensersatzansprüche dafür ab. Kategorien zur Buchung freigeben Bei der Einrichtung durch Cultswitch haben Sie vereinbart, welche Kategorien über welche Kanäle buchbar sein sollten. Die entsprechenden Kategorien und deren ID können Sie in der Verwaltungsoberfläche von Cultswitch abrufen:
@-ROOMS Leistungsumfang und Kosten Seite 2 von 7 Die entsprechenden Kategorien in @-ROOMS können Sie nun unter Preise bearbeiten; unten im jeweiligen Formular finden Sie als Cultswitch-Kunde folgende Eingabemöglichkeiten: Hier geben Sie für die zur Buchung freizugebenden Kategorien die entsprechende Cultswitch-ID und den Prozentsatz des Kontingents an. Die jeweils zur Buchung freigegebenen Zimmer richten sich dabei nach den noch verfügbaren Zimmern. Dabei wird immer auf volle Zahlen abgerundet. Ein Beispiel bei einem Kontingent von 80%: Beispiel Einzelzimmer Kategorie Anzahl der Zimmer Frei % Freigabe Als frei gemeldet Einzelzimmer 5 5 80% = 4,0 4 Einzelzimmer 5 4 80% = 3,2 3 Einzelzimmer 5 3 80% = 2,4 2 Einzelzimmer 5 2 80% = 1,6 1 Einzelzimmer 5 1 80% = 0,8 0 D.h. ab nur noch einem freien Zimmern meldet @-ROOMS an Cultswitch 0 Zimmer frei. Die Verantwortung für diese Prozente, den regelmäßigen Abruf der Buchungen und das Senden neuer Kontingente liegt bei Ihnen; wir stellen Ihnen lediglich die technischen Instrumente dafür zu Verfügung. Alle anderen Eingaben in @-ROOMS wie Mindestbuchungsdauer, Sperrungen etc. werden bei der Weitergabe an Cultswitch nicht berücksichtigt; dort gibt es eigene Funktionen, dieses zu regeln. Zimmerpreise übermitteln Wenn die Kategorien vorbereitet sind und die Preise für mindesten ein Jahr im Voraus eingetragen sind, können die Preise an Cultswitch übermittelt werden. Dazu gibt es unterhalb der Anzeige der Preise einen neuen Link: Dieser Link ruft eine Seite auf, die Auskunft über den Stand der Übertragung gibt:
@-ROOMS Leistungsumfang und Kosten Seite 3 von 7 Wichtig: Die Übertragung kann je nach Umfang der Daten einige Sekunden in Anspruch nehmen. Warten Sie auf jeden Fall, bis die Rückmeldung über den Erfolg der Übertragung sichtbar ist. Neue Funktionen in der Buchungsübersicht Unterhalb der gewohnten Buchungsübersicht finden Sie eine genaue Auflistung Ihrer freien Zimmer je Kategorie für jeden Tag: Sie sehen je Tag und Kategorie sofort Ihre Verfügbarkeiten (z.b. bei einer telefonischen Anfrage). Unterhalb jeder Kategorie, welche über Cultswitch vermarktet wird, sehen Sie in der weiß hinterlegten Zeile die zuletzt übermittelten, d.h. die aktuell in der Vermarktung stehenden Kontingente. Buchungsdaten bei Cultswitch abrufen Sobald Sie von Cultswitch eine Nachricht über den Eingang von Buchungen erhalten, sollten Sie diese sofort abrufen und in @-ROOMS einarbeiten. Ebenso sollten Sie jedes Mal, bevor Sie neue Buchungen eingeben bei Cultswitch nachfragen, ob zwischenzeitlich neue Buchungen eingegangen sind. Dazu starten Sie einfach auf der Buchungsübersicht den Abruf der Buchungen über diesen Link: Daraufhin wird das Ergebnis der Anfrage angezeigt:
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@-ROOMS Leistungsumfang und Kosten Seite 5 von 7 Buchungsdaten in @-ROOMS übernehmen Sollten Buchungen vorliegen, werden Sie z.b. folgende Anzeige erhalten: Wenn Sie diese Angaben mit OK bestätigen, sehen Sie unten in der Buchungsübersicht die eingegangene Buchung. Wenn Sie mit der Maus auf den Gastnamen zeigen, erhalten Sie weitere Informationen: Hier sehen Sie z.b. auch den Kommentar, den der Gast hinterlassen hat. Zur Übernahme der Buchung empfiehlt es sich, in der Buchungsübersicht den Zeitraum aufzurufen, in dem der Gast gebucht hat. So lässt sich am einfachsten in der Übersicht ein Zimmer aussuchen, das den Gast aufnehmen soll; in unserem Beispiel soll dies das Zimmer 24 sein: Im Gegensatz zum normalen Buchen klicken Sie nun nicht auf das freie Zimmer, sondern in der Liste der Cultswitch-Buchungen auf das Symbol für Buchen : Im Formular des Popups werden Ihnen noch alle freien Zimmer dieses Zeitraums der gebuchten Kategorie angezeigt. Wählen Sie dort das gewünschte Zimmer aus und klicken Sie auf OK :
@-ROOMS Leistungsumfang und Kosten Seite 6 von 7 Nach dem erneuten Laden der Seite ist die Buchung nicht mehr in der Liste der Cultswitch-Buchungen vorhanden; sie wurde wie gewünscht in Zimmer 24 übernommen: Sie sehen auf einen Blick, dass es eine Buchung über Cultswitch ist und den entsprechenden Booking-Code. Sie können diese Buchung jetzt wie jede andere bearbeiten. Belegdaten an Cultswitch senden Sie sollten regelmäßig nach dem Eintrag von Buchungen Ihren aktuellen Belegstand (bzw. den entsprechenden Prozentsatz freigegebener Zimmer je Kategorie) an Cultswitch senden: Vor der Übermittlung muss zuerst ein Abruf eventuell eingegangener Buchungen erfolgen. Klicken Sie also zuerst auf Cultuzz-Buchungen abrufen : Wenn keine neuen Buchungen vorliegen, haben Sie jetzt drei Minuten Zeit, Ihre Freigaben an Cultswitch zu übermitteln: Dieser Ablauf und diese drei Minuten sind von Cultuzz vorgegeben und können nicht von uns beeinflusst werden. Der Zeitraum der zu übertragenden Freimeldungen sollte nicht verändert werden; er reicht vom aktuellen Datum bis zum Ende der letzten Preis-Saison; früher oder später kann von außen nicht eingebucht werden:
@-ROOMS Leistungsumfang und Kosten Seite 7 von 7 Bei erfolgreicher Übermittlung der Daten erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung: Das kostet die Nutzung des Multichannel-Managements Folgende Gebühren fallen für die Nutzung von Cultswitch zusätzlich zu den normalen Kosten von @-ROOMS Small Business an: Einmalige Kosten Einrichtungsgebühr Channel Marketing über Cultswitch von Cultuzz 50,- Monatlich abgerechnete Gebühren Schnittstelle Cultswitch je Monat (für Buchungen über Cultuzz erheben wir keine Provisionen) 10,- Diese Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Abgerechnet wird monatlich. Die Rechnungsstellung erfolgt ausschließlich per E-Mail. Dabei wird die Rechnung per digital signiertem PDF zugesandt, welches von den Steuerbehörden als vollwertige Rechnung anerkannt wird und zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für die elektronische Rechnung und ihre Signatur gelten die gleichen Pflichten bezüglich der Aufbewahrung wie für gedruckte Rechnungen. Die Bezahlung erfolgt ausschließlich per SEPA-Lastschrift 10 Tage nach Rechnungsstellung.