wenn das finanzamt klingelt 17. März 2010 Eltmann, Stadthalle



Ähnliche Dokumente
Ordnungsgemäße Kassenführung

Herzlich willkommen zu unserer Informationsveranstaltung Die digitale Betriebsprüfung - das gläserne Unternehmen?

PKF FASSELT SCHLAGE 1

Direktvermarktung. Direktvermarktung

Kassenführung: So hält sie der Betriebsprüfung stand! Dipl.-Fw. (FH) Phillip Kriegesmann

DIE LOHNSTEUER-AUßENPRÜFUNG

MERKBLATT Thema Checkliste zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassen(buch)führung beim Einsatz elektronischer Kassensysteme

Das ordnungsgemäße Kassenbuch Was ist bei einem Kassenbuch zu beachten?

Aktuelle Vorschriften für digitale Kassensysteme was Sie für die Betriebsprüfung beachten sollten

Steuerliche Buchführungs-und. und Aufzeichnungspflichten. Anforderungen an Kassensysteme

Checkliste zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassen(buch)führung beim Einsatz elektronischer Kassensysteme

Der Frühling steht vor der Tür und somit ist es mal wieder Zeit auszumisten!

Steuerberater-Wirtschaftsprüfer-Rechtsanwalt Vereidigte Buchprüferin-Steuerbevollmächtigte. Lindenstr Fulda

Automatischer Abschluss von Abrechnungsnummern

Die IHK informiert: Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen. Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

S.M. Hartmann GmbH IT Solutions

Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung

Gehören Sie zu den Unternehmern, die mit Vergnügen ihre Bücher führen? Dann sind Ihr Kassenbuch und Ihre Unterlagen bestimmt vorbildlich.

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften; Entwurf eines BMF-Schreibens

Checkliste zur Kassenführung

Übersicht Rechnungswesen

Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Elektronische Betriebsprüfung mit IDEA

Kassenbuch richtig führen Alle Anforderungen im Überblick

Buchführung der Zukunft

Tatort Kasse! elektronische Betriebsprüfung Schwerpunkt Kasse

Wie stelle ich eine korrekte Rechnung?

Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Einstieg in Exact Online Buchungen erfassen. Stand 05/2014

Rechtliche Rahmenbedingungen des elektronischen Geschäftsverkehrs und der elektronischen Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen

MERKBLATT. Ordnungsgemäße Kassenführung. Inhalt: Recht und Steuern

2.1 Erstellung einer Gutschrift über den vollen Rechnungsbetrag

GOBD. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenverwaltung

Working for. your. future. ...wherever. you are

Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Buchhaltung mit WISO EÜR & Kasse 2011

easy2000 Software Beschreibung der Einrichtung nach 131 Abs. 2 und 3 BAO (gem. Kassenrichtlinie 2012)

Neue Rechtslage zur digitalen Archivierung Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU vom

Buchhaltung und Rechnungswesen Erfordernis, Vorschriften und Aussagekraft 2. Teil: Buchführung

Überblick. Zugriffskontrolle. Protokollierung. Archivierung. Löschung

easy2000 Software Fakturierung/Warenwirtschaft Buchhaltungssoftware

Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse

infach Geld FBV Ihr Weg zum finanzellen Erfolg Florian Mock

Arbeitshilfe für die Kassenprüfung

BUCHHALTUNG BUCHFÜHRUNG WO IST ER EIGENTLICH? - DER UNTERSCHIED?

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD)

Weg mit dem Papier: Unterlagen scannen und elektronisch archivieren

7 Bargeld Buchen - Geldtransit

Jutta Wimmer und Prof. Dr. Peter Schlieper: Verbesserung der Unternehmensführung durch optimierte Lohn- und Finanzbuchhaltung

Erfassung der Buchungen. Kassenbuch Buchungsverarbeitung Auswertungen: BWA, GuV, Bilanz

Bereitstellen der Buchungsdaten für das Finanzamt (GDPdU) Arbeiten mit CIPKOM

Leichte-Sprache-Bilder

Arbeitsschritte EAÜ Leistungserbringer Einnahmen erfassen

Wenn der Betriebsprüfer zweimal rechnet! Neue Methoden der Kassenprüfung. Unternehmerfrühstück 3. November 2011

MERKBLATT - Kassenführung

ERP-System WYM Handbuch. Finanzbuchhaltung Sonderprogramme

1. Einführung. 2. Weitere Konten anlegen

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie einen Termin erfassen und verschiedene Einstellungen zu einem Termin vornehmen können.

Ohne Fehler geht es nicht Doch wie viele Fehler sind erlaubt?

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht für s

Das kleine (oder auch große) Rechnungs-Einmaleins

11 Tipps zur Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit Ihrer Belege. Wir machen aus Zahlen Werte

1. Wie kann ich eine Rückerstattung aus der Steuerkorrektur geltend machen?

INFORMATIONEN FÜR KUNDEN UND LIEFERANTEN VON GLAUCH REISEN

6 Beiträge zum Platz "Steuerberater Kanzlei Schelly - Hamburg Nord" auf Deutsch. robzim Hamburg 1 Beitrag. Kommentieren 1 Kommentar zu diesem Beitrag

LEITFADEN zur Einstellung von Reverse Charge bei Metall und Schrott

Praxistipps für eine effektive Büro - Organisation von Gisela Krahnke

Mandanten- Informationsbrief zu den neuen GoBD

Verlagerung der Buchführung ins Ausland Gesetzliche Rahmenbedingungen

dikasse Rechnungskunden

Ordnungsgemäße Kassenführung und Aufbewahrung digitaler Unterlagen

Aufbewahrungsfristen

Umsatzsteuer Wichtige Neuerungen: Wer schuldet die Steuer bei Bauleistungen?

GDPdU Export. Modulbeschreibung. GDPdU Export. Software-Lösungen. Stand: Seite 1

7.6.8 Ermittlung des tatsächlichen privaten Nutzungswerts (Fahrtenbuchmethode)

Inhalt Vorwort Wofür Buchführung? Wie Sie von der Inventur über die Bilanz zum Konto kommen Wie Sie richtig buchen

Einnahmen und Ausgaben buchen und auswerten

Meet the Germans. Lerntipp zur Schulung der Fertigkeit des Sprechens. Lerntipp und Redemittel zur Präsentation oder einen Vortrag halten

Allgemeine Informationen zu dieser Anleitung

WEBSHOP Anleitung zum Kauf Ihres Online-Tickets Seite 1

Das Persönliche Budget in verständlicher Sprache

Inventur / Jahresabschluss

Kassenführung. Vorbemerkungen. Art der Kassenführung

PRISMA Chefinfos! Diese Chefinfo enthält: Wussten Sie schon...

So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung

Nichtkaufmann ist, wer nicht im Handelsregister eingetragen ist und dessen Gewerbebetrieb die vollkaufmännische Buchführung nicht erfordert.

Anwendungsbeispiele Buchhaltung

Offenlegung der wirtschaftlichen Verhältnisse (gemäß 18 KWG)

Stationenbetrieb Rechnungswesen. Kassabuch. (Infoblatt) Was ist eine Kassa? Jeder von uns hat eine Kassa, wo er sein Geld hineingibt!!

Verlagerung der Buchführung ins Ausland

Schnelleinstieg in die (cs) AuftragPro

Wir begrüßen Sie herzlich zum Workshop. Digitale Archivierung im Rahmen der GoBD

2. aktuelle Gesetzesvorhaben zu digitalen Grundaufzeichnungen

Lineargleichungssysteme: Additions-/ Subtraktionsverfahren

Informationschreiben 85 / 2015

Kapitel I: Registrierung im Portal

Einrichtung des Cisco VPN Clients (IPSEC) in Windows7

Das Modul Anlagenbuchhaltung ist ein Zusatzmodul zur POWERFIBU kann aber auch als eigenständige Applikation lizenziert werden.

Tutorial. Wie kann ich meinen Kontostand von meinen Tauschpartnern in. übernehmen? Zoe.works - Ihre neue Ladungsträgerverwaltung

Transkript:

wenn das finanzamt klingelt 17. März 2010 Eltmann, Stadthalle 1

Programm 19.00 Uhr Begrüßung 19.10 Uhr Vortrag 1 Dr. Lothar Schwarz, Steuerberater und Rechtsanwalt "Der Betriebsprüfer kommt! - Was ist zu tun?" Von der Prüfungsanordnung bis zum Prüfungsbericht Eine kleine Chronologie! 19.40 Uhr Vortrag 2 Jens Witthüser, Steuerberater, Eltmann "Ordnungsgemäße Kassenführung" Die häufigsten Fehlerquellen, deren Vermeidung bei der Kassenführung und die Folgen einer fehlerhaften Kassenführung "Ordnungsgemäße Belegführung" Ordnungsgemäße Erstellung und Aufbewahrung von Buchungsbelegen und Folgen einer fehlerhaften Belegführung ab ca. 20.00 Uhr Imbiss und Gedankenaustausch 2

wenn das finanzamt klingelt Wie bereite ich mich optimal vor? Dr. Lothar Schwarz, Steuerberater, Beirat des Staatsministeriums der Finanzen Rechtsanwalt, Steuerberater Fachanwalt für Steuerrecht vereidigter Buchprüfer

Warum gerade ich? Auswahl durch den Kollegen Computer (automationsgestützte Fallauswahl) Größenklasse Richtsatzfall (Roh- bzw. Reingewinn) 4

Warum gerade ich? Vorliegen von Kontrollmitteilungen (Prfg. bei Geschäftspartnern) Meldung Veranlagung Verbundenes Unternehmen Zufallsauswahl 5

Wann schlägt der Computer Alarm? Betriebsveräußerung oder Betriebsaufgabe und betriebliche Grundstücke Zutreffende Rechtsanwendung (z.b. 2a,17 EStG) Mehrergebnis Vorprüfung Hohe Umsatzsteuerabschlusszahlung Wechsel der Besteuerungsform bei der Umsatzsteuer Mehrjährige Verlustphase Stark schwankende Umsätze 6

Rechtsgrundlagen Abgabenordnung ( 193 207 AO) Betriebsprüfungsordnung BpO (Bundeseinheitliche Verwaltungsanweisung) 7

Die Prüfungsanordnung A: Informationen 1. Welche Firma ist betroffen? 2. Um welche Jahre/Steuerarten geht es? 3. Wie heißt der Prüfer? 4. Wann beginnt die Prüfung? 8

Beispiel Prüfungsanordnung 9

Zu 4. Prüfungsbeginn ( 197 I AO) G- Betriebe => 4 Wochen Alle anderen Betriebe => 2 Wochen Die Zeit für die Vorbereitung sollte ausreichend sein! In begründeten Fällen ist eine Verlegung des Prüfungsbeginns möglich! Verhandlungsgeschick StB 10

Anerkannte Gründe Andere wichtige zeitgebundene Arbeiten (z.b. Saisongeschäft, Messe, Jahresabschlussarbeiten ) Erforderliche Ansprechpartner sind nicht verfügbar (Leiter Rechnungswesen) Betriebsinterne Gründe (Umbau, Umstrukturierungen ) Persönliche Gründe (Urlaub, Krankheit ) 11

B: Was ist zu tun? Die Prüfungsanordnung 1. Muss mein Steuerberater noch informiert werden? 2. Wo findet die Prüfung statt? 3. Welche Unterlagen muss ich bereitstellen? 4. Wer soll als Auskunftsperson zur Verfügung stehen? 5. Wie erhält der Prüfer Zugang zu den Unterlagen? 6. Soll dem Prüfer die eigenständige Benutzung des Fotokopierers erlaubt sein? 12

Welche Unterlagen werden benötigt? 1. Jahresabschlüsse 2. Sachkonten 3. Personenkonten 4. Kassenbücher bzw. Kassenberichte 5. Übersichten zum Anlagevermögen 6. Inventuren 7. Buchungsbelege und Umbuchungslisten 8. maschinell verwertbare Datenträger im Sinne der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) 13

Sonstige Unterlagen 1. Wertermittlung und Aufzeichnungen zu den Bilanzposten 2. Wichtige Verträge 3. Nachweis über steuermindernde Sachverhalte (z.b. Gängigkeitsabschläge beim UV, Garantierückstellung) 4. Formale Nachweise für Betriebsausgaben (z.b. Empfängerliste von Geschenken, Nachweise für Ausfuhrlieferungen) 5. Ansatz von Privatentnahmen und -einlagen 6. Umsatzverprobung 14

Prüfungsinhalte Abgrenzung zwischen Betriebs- und Privatvermögen Verträge zwischen nahen Angehörigen Verifizierung der Betriebsausgaben Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege Differenzierung zwischen sofort abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben sowie aktivierungspflichtigen Aufwendungen Aufdeckung von Rechen- und Übertragungsfehlern 15

Prüfungsinhalte Vollständigkeit der Betriebseinnahmen (fehlende Privatentnahmen, ungeklärte Privateinlagen, Kasse) Branchenvergleich (Richtsätze) Vermögenszuwachsrechnung Geldverkehrsrechnung Kalkulation bei Handelsbetrieben Umsatzprüfung bei Fertigungsbetrieben 16

"Das ist kein Virus im Computer, das ist eine digitale Betriebsprüfung" 17

Digitale Betriebsprüfung unmittelbarer Datenzugriff (Z1-Zugriff) = Einsicht in die gespeicherten Daten, Nutzung von Hardund Software sowie Nutzung der Auswertungsmöglichkeiten des Steuerpflichtigen mittelbarer Datenzugriff (Z2-Zugriff) = Auswertung der gespeicherten Daten seitens des Steuerpflichtigen nach den Vorgaben des Prüfers Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) = Aushändigung der gespeicherten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger 18

Möglichkeiten der Datenübernahme Überlassung von maschinell verwertbaren Datenträgern im Sinne der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), d.h. unter Verwendung bestimmter Dateiformate. Aufgrund der Vielzahl an vorhandenen Dateiformaten wurde von der Finanzverwaltung in Zusammenarbeit mit Herstellern von Entgeltabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen ein Beschreibungsstandard entwickelt. Nach Bearbeitung der Daten mit diesem Standard (Exportschnittstelle) ist i.d.r. ein Import durch IDEA möglich. 19

Ablauf einer Außenprüfung (IDEA) Fragebogen zur verwendeten Hard- und Software des Steuerpflichtigen im Rahmen der Prüfungsanordnung Aufforderung zur Bereitstellung der steuerrelevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger Import der Daten durch IDEA Analyse der Daten durch IDEA bei Bedarf Übergang zum unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriff Löschung bzw. Rückgabe der Daten nach Abschluss der Prüfung bzw. spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Prüfung ergangenen Bescheide 20

Einsatzgebiete von IDEA von Wirtschaftsprüfern bereits seit langem verwendete Software zur Analyse von Buchhaltung, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung später umfassende Ausstattung der Finanzverwaltung mit der Prüfsoftware zur Verwendung in den Bereichen Betriebs-, Umsatzsteuersonderprüfung, Lohnsteueraußenprüfung und Steuerfahndung 21

Funktionen von IDEA Identifikation und Extraktion von Daten, die bestimmten Kriterien entsprechen Durchführung von Kalkulationen Lücken- und Doppelerfassungsanalysen Altersstrukturanalysen Vergleichsanalysen Einsatz von Prüfungsmakros Anwendung mathematisch-statistischer Methoden (z.b. Benford sches Gesetz, Chi-Quadrat-Test) Einsatz des IDEA-Zusatzprogramms AIS-TaxAudit 22

Nur ein Beispiel: Eisdiele Abgleich der Tagesumsätze einer Eisdiele mit den elektronisch verfügbaren Daten des deutschen Wetterdienstes Nachweis auf Knopfdruck: hohe Umsätze an Regentagen, niedrige bei Sonnenschein! à Erklärung? 23

Was ist mit privaten Unterlagen? Sie dürfen in die Prüfung einbezogen werden, soweit sie für die Entscheidung des Steuerfalls von Bedeutung sind. Es muss ein konkreter Anlass vorliegen! 24

Was sind konkrete Anlässe? Einkunftsermittlung der privaten Einkunftsarten (z.b. Vermietung) Hohe ungebundene Privatentnahmen (Vermögensbildung!) Geringe ungebundene Entnahmen (Lebensunterhalt) Ungeklärte Herkunft von Einlagen Prüfung der Vollständigkeit der Betriebseinnahmen (Geldverkehrsrechnung, z.b. bei Mängeln in der Kassenführung) 25

Während der Prüfung Ansprechpartner Betriebsbesichtigung Kommunikation mit dem Prüfer Übrigens: Ihre wesentlichen Rechte und Pflichten sind nochmals auf der Rückseite der Prüfungsanordnung zusammengefasst. 26

Abschluss der Außenprüfung Schlussbesprechung als qualifizierte Form des rechtlichen Gehörs Anspruch auf eine Schlussbesprechung Sie können auf eine Schlussbesprechung verzichten 27

Prüfungsbericht Prüfungsbericht Ergebnis der Prüfung in Schriftform Zusammenfassung der einzelnen Prüfungsfeststellungen mit ihrer Auswirkung auf die Besteuerungsgrundlagen Einwendungsfrist i.d.r. ein Monat Erlass von Änderungsbescheiden im Falle abweichender Prüfungsfeststellungen (Einspruchsfrist = ein Monat) 28

"Alles OK, Herr Ückermann, die Betriebsprüfung ist zu unser allseitigen Befriedigung verlaufen" 29

Kassenführung - Fehler vermeiden Die erfolgreiche Kassenführung Die häufigsten Fehlerquellen, deren Vermeidung bei der Kassenführung und die Folgen einer fehlerhaften Kassenführung Jens Witthüser, Steuerberater

Einleitung Die Aufzeichnungen über die Kassenbewegungen in einem Unternehmen sind Bestandteil der Buchführung. Bei umfangreichen Bargeldgeschäften richtet die Finanzverwaltung verstärkt ihr Augenmerk auf die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Kassenaufzeichnungen in Unternehmen, deren Umsätze vorwiegend als Bargeschäft abgewickelt werden (Gastronomie, Einzelhandel etc.) sind fehleranfälliger. 31

Probleme: Kassenaufzeichnungen werden meist stiefmütterlich geführt Zeitraubende Formalie Prüfer stürzen sich regelrecht auf die Kassenaufzeichnungen Neue Prüfungstechniken unterstützen Sie hierbei Digitale Betriebsprüfung 32

Grundvoraussetzungen ordnungsgemäß : Eine Buchführung kann nur dann ordnungsgemäß sein, wenn die Geschäftsvorfälle laufend, vollständig und richtig verbucht werden. Das bedeutet für die Kasse: Kasseneinnahmen und ausgaben sind täglich aufzuzeichnen, Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein (Ist- Bestand muss mit Soll-Bestand abstimmbar ein), Der Tagesendgeldbestand muss täglich ermittelt werden. 33

Grundvoraussetzungen ordnungsgemäß : Die Kassenaufzeichnungen müssen klar, nachvollziehbar, vollständig und zeitnah geordnet sein. Natürlich: wahrheitsgemäß und richtig Überschreibungen, Tipp-Ex und Überklebungen sind unzulässig 34

Folgen für die Prüfung: Bei Auffälligkeiten ist immer öfter der Trend zu verzeichnen, dass der Betriebsprüfer versucht, die Beweiskraft der Buchführung zu erschüttern. Immer dann, bei formellen und materiellen Mängeln Folge: Wenn die Buchführung ihre Beweiskraft verliert, berechtigt dies zu Teil- oder Vollschätzungen. 35

Häufige formelle Fehler: Nichteinhaltung der Ordnungsvorschriften Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten Buchung der Tageseinnahmen ohne Beleg Keine gesonderte Aufzeichnung von Schecks Keine zeitnahe Eintragung ins Kassenbuch Nicht zeitgerechte Buchung der Kasseneinlagen und Entnahmen End- und Anfangssaldo wird nicht überprüft 36

Nichterfassung von Einnahmen und Ausgaben Nicht chronologisch fortlaufend geführtes Kassenbuch Nichtzählen des täglichen Kassenbestandes Minuskasse Keine Erstellung von Eigenbelegen für Privatentnahmen Additionsfehler Häufige materielle Fehler: Nur summenmäßige tägliche Kassenbucheintragung falsch ausgestellte Rechnungen (u.a. USt-Ausweis) keine getrennte Aufzeichnung von Barumsätzen verschiedener Steuersätze 37

Kassenbuch und Kassenbericht Was bedeutet das nun für unsere Kasse? Grundsatz: Die Aufzeichnungen können manuell, d.h. händisch auf Papier oder elektronisch geführt werden! (Zwischenlösungen sind denkbar) Ob nun ein Kassenbuch oder ein Kassenbericht geführt werden muss, hängt von der Art und dem Kassensystem ab, wie der Unternehmer seine Umsätze aufzeichnet. 38

Man muss zwischen Kassenbericht und Kassenbuch unterscheiden! Kassenbuch und Kassenbericht Ein Kassenbuch reicht aus, wenn jeder einzelne Umsatz mit jedem Kunden einzeln aufgezeichnet wird. Ein Kassenbericht benötige man immer dann, wenn der Unternehmer Waren von geringem Wert an eine Vielzahl unbekannter Personen veräußert. 39

Kassensysteme: Offene Ladenkasse: Häufig in kleineren Gastronomiebetrieben, sowie im Bereich des Tresenverkaufs anzutreffen. PC-Kasse ohne Testat: Bei vielen PC-Kassen ist die Stornierung von Buchungen ohne Hinterlassung einer offensichtlichen Spur möglich. Diese PC-Kassen genügen nicht den GoBS! (Achtung: Innerhalb der EDV sind die Stornobuchungen in vielen Fällen doch sichtbar!) Registrierkasse / PC-Kasse (Testat) (Kassentyp 2) Verfügen regelmäßig über ein handelsübliches Betriebssystem und ein dauerhaftes Speichermedium. 40

Bei offenen Ladenkassen sind zwingend täglich Kassenberichte zu führen. Offene Ladenkasse / PC-Kasse Gleiches dürfte auch für PC-Kassen ohne Testat gelten, da diese insoweit auch nicht den GoBS genügen und die Vollständigkeit der Einnahmen damit anderweitig nachzuweisen ist. (Hierzu gibt es, so weit ersichtlich, noch keine Rechtsprechung, jedoch ist die Führung von Kassenberichten vermutlich die logische Konsequenz aus der Nichterfüllung der Anforderungen der GoBS der PC-Kassen.) 41

Registrierkasse / PC-Kasse (Testat) (Kassentyp 2) Registrierkasse: Wird eine Registrierkasse geführt, deren Tagesabschlussbons die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09. Januar 1996 erfüllen, ist es ausreichend, wenn in einem Kassenbuch täglich die Tageseinnahmen in einer Summe (aber getrennt je Barkasse) sowie alle Ausgaben aufgezeichnet werden. Achtung: Entwurf neues BMF-Schreiben 42

Registrierkasse / PC-Kasse (Testat) Aufzuhebende Belege bei Registrierkassen: (Gem. BMF-Schreiben vom 09. Januar 1996) Tagessummenendbons (Z-Abschläge), fortlaufend und vollständig Alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (z.b. betriebswirtschaftliche Auswertung, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte (X-Abschläge), Spartenberichte) Organisationsunterlagen der Kasse, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (z.b. der Artikelpreise) Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern, sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.b. Anweisung zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) Mit Hilfe der Registrierkasse erstellte Rechnungen 43

Kassenbuch und Kassenbericht Kassenbücher: Kassenbücher sind das buchmäßige Abbild der Geschäftskasse. Das Kassenbuch beinhaltet sämtliche Bargeldbewegungen wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen. Wichtig: Einzeln und chronologisch untereinander aufgezeichnet! Zahlungen mit Scheck, Kreditkarte oder EC-Karte sind im Kassenbuch grundsätzlich nicht zu erfassen, da diese Zahlungsarten unbar sind. Ausnahme: direkt über Tagesverkaufsumsätze zu ersehen oder diese Umsätze fließen automatisch in die elektronische Kasse 44

Kassenbuch, Kassenbericht Die zu erfüllenden Anforderungen an das Kassenbuch: Jeder einzelne Umsatz mit jedem Kunden wird einzeln aufgezeichnet. Alternativ: Tagesumsatz kann aus Handaufzeichnungen (z.b. Umsatzliste) oder dem Z-Bon einer elektronischen Registrierkasse übernommen werden. In diesen Fällen müssen diese Aufzeichnungen aufbewahrt werden. 45

Kassenbuch und Kassenbericht Kassenberichte: Kassenberichte dienen der nachvollziehbaren, systematischen und insbesondere der rechnerischen Ermittlung der täglichen Bareinnahmen. Das Berechnungsschema von Kassenberichten beginnt zwingend immer mit dem ausgezählten Tageskassenendbestand und endet mit der rechnerisch ermittelten Summe der Tageseinnahmen. Grundvoraussetzung ist, dass der Unternehmer Waren von geringem Wert an eine Vielzahl unbekannter Personen veräußert. 46

Kassenbuch und Kassenbericht Kassenberichte: Die Kassenberichte müssen vollständig sein. Für jeden Tag muss ein Kassenbericht vorliegen. Nicht notwendig ist ein fester Einband oder eine durchgängige, nicht austauschbare Drucknummerierung. Die Summe aller Kassenberichte ergibt das Kassenbuch. Da die Auszählung des Tagesendbestandes Ausgangspunkt für den Kassenbericht ist, sollte ein Zählprotokoll geführt werden. Dieses Zählprotokoll ist nicht vorgeschrieben, dient aber der Beweissicherung. Ganz wichtig: Auch das Hartgeld ist zwingend zu zählen! Nur so ist eine korrekte Kassensturzfähigkeit gewährleistet! 47

Muster Kassenbericht: + + +./. +./../. = gezählter Tagesendbestand betriebliche Barausgaben Barentnahmen zur Einzahlung Bankkonto Bareinlage vom Bankkonto Private Barentnahmen Private Bareinlagen Kassenendbestand Vortag Barumsatz des Tages 48

Zählprotokoll: Einheit Stück Betrag Einheit Stück Betrag 500 0 0,00 1,00 25 25,00 200 0 0,00 0,50 10 5,00 100 3 300,00 0,20 18 3,60 50 4 200,00 0,10 23 2,30 20 7 140,00 0,05 7 0,35 10 13 130,00 0,02 14 0,28 5 5 25,00 0,01 13 0,13 2 8 16,00 Summe 847,66 49

Begriffsdefinition X- & Z-Abschlag X-Abschlag Zwischenabruf des jeweiligen Speichers (Finanzen, Artikel,...) ohne Daten zu löschen Keine Nummer Ersetzt nicht den Z-Bericht Z-Abschlag Abfrage der gespeicherten Daten (Umsätze, WG,... ) mit anschließender Löschung des jeweiligen Speichers Enthält fortlaufende Nummer Enthält: Name, Brutto-, Nettoumsatz, Z-Zähler, Datum/Zeit, Zahlwege und Storno-, Retourebuchungen >>> Der Z-Abschlag ist zwingend aufzubewahren! 50

Fazit Prüfer haben es durch die stetige Verbesserung der Prüfungs- und Auswertungsmöglichkeiten immer leichter, Fehler und Ungereimtheiten in einem gewissen Umfang aufzudecken. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung der Prüfungssoftware, haben die Prüfer mehr Zeit sich auf wiederkehrende Prüfungsfelder und Prüfungsschwerpunkte zu konzentrieren. Umso wichtiger ist es, sich mit dieser Problematik auseinander zu setzen. Wir helfen Ihnen! 51

"Was heißt hier Doping - als Ihr Steuerberater fühle ich mich verpflichtet, Sie für die anstehende Steuerprüfung fitzuspritzen" 52

Belegführung mit Erfolg Belege führen aber richtig Jens Witthüser, Steuerberater

Einleitung Keine Buchung ohne Beleg! Was ist ein Beleg? Lieferscheine, Frachtbriefe, Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Kassenzettel, Lohnlisten, Eigenbelege u.a. 54

Inhalt und Umfang eines Belegs Mindestangaben: Belegtext (Sachverhalt, Berechnung etc.), Buchungsbetrag, Ausstellungsdatum, Buchungsdatum, Kontierung, Eigenes Ordnungskriterium (z.b. Belegnummer). 55

Inhalt und Umfang eines Belegs Belege bei elektronischen Buchungen: Zu den elektronischen Buchungen muss auf jedem Fall belegmäßig ergänzend nachgewiesen werden: Erläuterung des Vorganges, Zu buchender Betrag oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt, Zeitpunkt des Vorganges, Bestätigung des Vorganges durch den Buchführungspflichtigen. 56

Papier-Belege: Belegablage: geordnet und systematisch, Beleg muss sich zweifelsfrei und eindeutig der Buchung zuordnen lassen, Die Buchung muss ein Ordnungskriterium des Beleges enthalten, Ablage muss in angemessener Zeit nachvollziehbar sein, bei sehr geringem Geschäftsumfang reicht eine fortlaufende chronologische Ablage. 57

Belegablage: Digitale Ablage: auf Datenträger, jederzeit reproduzierbar, d.h. lesbar sein, unveränderlich abgespeichert sein, Wiedergabe mit der Originalunterlage bildlich übereinstimmend, die digitalisierten Belege müssen über einen Index auffindbar und mit der Buchung verknüpft sein. 58

Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege sind nach Handel- und Steuerrecht 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist. Beispiel: Ausgangsrechnung aus der Buchführung 2010 (Ausnahmen möglich) -> Aufzubewahren bis 31.12.2020 Eine Nichtvorlage der Belege, kann zu Schätzungen seitens der Finanzbehörde führen! 59

Zusammenfassung: Die Belegordnung sollte prüfungssicher sein. Werden neben der Berücksichtigung des Grundsatzes Keine Buchung ohne Beleg die Belege gemäß den gesetzlichen Vorschriften erstellt und aufbewahrt, dürfte es kaum Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung geben. 60

Prävention Was kann zur Risikominimierung getan werden? Erfüllung der formellen und materiellen Anforderungen an die Buchhaltung Erfüllung der Aufbewahrungspflichten bzgl. der digitalen Daten und Belege Handlungsempfehlungen befolgen: z.b. Kassenberichte, Zählprotokoll 61

Abschließende Bemerkungen: Und jetzt? 62

Abschließende Bemerkungen: Wird schon nicht so schlimm werden, weil 63

Abschließende Bemerkungen: es gibt doch so viele schöne Gegenargumente! 64

Abschließende Bemerkungen: Hier sind die beliebtesten: Mein Steuerberater hat mich darauf noch nie angesprochen. Das wurde früher bei einer BP noch nie beanstandet. Die können mich erst für die Zukunft dazu verpflichten. Das erkläre ich dem Prüfer dann schon. 65

Abschließende Bemerkungen: Es gibt noch mehr gute Argumente: Damit gehe ich notfalls bis zum höchsten Gerichtshof. Wenn die mir so kommen, dann mach ich den Laden halt zu. Dann haben wir halt noch ein paar Arbeitslose mehr. Ich bin doch einer kleiner Fisch, da gibt es doch ganz andere. 66

Abschließende Bemerkungen: Machen Sie doch die Nagelprobe, wie gut die guten Argumente wirklich sind: Wenden Sie Ihre Argumente einfach auf einen anderen, strafbewehrten Sachverhalt, z. B. Trunkenheit im Straßenverkehr an. Wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Argument den Polizisten überzeugen würde, der bei Ihnen gerade eine Alkoholkonzentration von 1,2 Promille festgestellt hat, greift Ihr Argument auch beim Betriebsprüfer bzw. beim Richter des Finanzgerichtes. Für den Fall, dass Sie nicht sicher sind, dass der Polizist sich von diesem Argument überzeugen lässt, sollten Sie sich ein besseres überlegen! 67

Weitere Hinweise: Mandanten-Info-Blatt Betriebsprüfungen Verhalten während der Prüfung Anlässe für Kontrollmitteilungen Aufbewahrungsfristen Alle Unterlagen gibt es auch gerne per E-mail, bzw. stehen auf unsere Internetseite wir Sie bereit. (www.witthueser-schwarz.com infocenter veröffentlichungen) 68

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und seien Sie unser Gast 69