Zum Lehrmittel Mit diesem farbigen Lehrmittel und den vielen Schritt-für-Schritt-Anleitungen werden die Schüler ihre Computer-Kenntnisse schnell verbessern können. Dies ist wichtig, da in fast allen Berufszweigen heute kompetente Computer-Kenntnisse erwartet werden. Vorteile des Lehrmittels: Für einen günstigen Preis erhält die Schule ein farbiges Lehrmittel als pdf-datei Die Schullizenz erlaubt das unbeschränkte Kopieren im Schulhaus Einsatz im Wahlfachbereich, als Teamfortbildung oder für die persönliche Fortbildung Viele leicht verständliche Schritt-für Schritt-Anleitungen und Bilder Auf Wunsch erhält die Schule das Lehrmittel auch als editierbare Word-Datei, um dem Lehrmittel noch die persönliche Note zu geben. Auf Wunsch erstelle ich für Sie ein angepasstes Schülerheft, mit den von Ihnen gewählten Inhalten. Der Autor Dieter Baach 2008 Computerschule Dachsen, 19.03.08 1
Inhaltsverzeichnis Excel 1. Einleitung...4 2. Erste Schritte in Excel...5 2.1 Excel starten bzw. beenden...5 2.2 Eine Arbeitsmappe öffnen...5 2.3 Neue Arbeitsmappe erstellen...6 2.4 Arbeitsmappe speichern...6 2.5 Hilfe...7 2.6 Eine Arbeitsmappe schliessen...7 2.7 Zoom...7 2.8 Symbolleisten ein- oder ausblenden...7 2.9 Kontextmenüs...8 3. Der Excel-Bildschirm...9 3.1 Die wichtigsten Elemente...9 3.2 Arbeitsmappen-Aufbau...11 4 Grundlagen der Tabellenkalkulation...12 4.1 Tabellenaufbau...12 4.2 Dateneingabe...12 4.3 Zellbereiche markieren...14 4.4 Zeilen und Spalten markieren...14 4.5 Zeilen bzw. Spalten einfügen / entfernen...15 4.6 Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern...16 4.7 Bewegen in einer Tabelle...17 4.8 Eingabe abbrechen...17 4.9 Eingaben bearbeiten...17 4.10 Daten überschreiben und löschen...18 4.11 Rückgängig machen und Wiederherstellen...18 4.12 Inhalt von Zellen verschieben und kopieren...19 4.13 Zellen ausfüllen...20 4.14 Dateien suchen und ersetzen...21 4.15 Daten sortieren...21 5. Arbeitsblätter...22 5.1 Allgemeine Einstellungen...22 5.2 Tabellenblatt...22 2008 Computerschule Dachsen, 19.03.08 2
6 Rechnen mit Excel...24 6.1 Formeln...24 6.2 Zellbezüge...25 6.3 Operatoren...26 6.4 Funktionen...26 6.5 Vereinfachte Formeleingabe...29 6.6 Formeln und Funktionen mit dem Rechner...29 6.7 Mathematische Grundlagen...30 6.8 Rechenregeln...30 6.9 Rechnen mit Datum und Zeit...31 6.10 Relative und absolute Bezüge...33 7 Formatierung...36 7.1 Zahlenformat...36 7.2 Schnellformatierungen...36 7.3 Zahlenformate zuweisen...37 7.4 Schriftart / Schriftgrösse etc....38 7.5 Farbe...38 7.6 Formate übertragen...40 7.7 Ausrichtung...40 8 Diagramme...42 8.1 Diagramm formatieren...42 8.2 Formatieren eines Diagrammelements...43 9 Drucken...45 9.1 Seitenränder und -ausrichtung ändern...45 9.2 Text und Felder in Kopf- und Fusszeile...46 9.3 Tabelle...47 9.4 Druckbereich...47 9.5 Drucken...47 2008 Computerschule Dachsen, 19.03.08 3
2 Erste Schritte in Excel 2.1 Excel starten bzw. beenden 1. Klicke auf das Programmsymbol im Dock! 2. Wähle Menü EXCEL / BEENDEN EXCEL, um das Programm zu beenden. Übung 1 Das Programm Excel befindet sich im Programmordner unter Microsoft Office 2008! Ziehe das Excel-Programmsymbol mit gedrückter Maustaste ins Dock! 2.2 Eine Arbeitsmappe öffnen Die Excel-Dateien werden auch als Arbeitsmappen bezeichnet. In diesen Mappen werden, ähnlich einem Ordner, alle Blätter zu einem Gesamtdokument zusammengefasst. Pro Arbeitsgebiet legst du nun in Zukunft eine solche Arbeitsmappe an. Die Vorteile dieses Organisationssystems liegen auf der Hand; alle thematisch zusammengehörenden Dokumente werden mit einer Arbeitsmappe (Datei) geöffnet und stehen sofort zur Verfügung. Planst du ein neues Projekt oder eine neue Arbeit mit Excel, so erstellst du dazu eine neue Datei. Für jede neue Datei gelten einige Grundeinstellungen, so z.b. die Anzahl an leeren Tabellenblättern und die Standardschriftart. 1. Doppelklicke auf ein Dokument! Das Programm öffnet sich automatisch! 2008 Computerschule Dachsen, 19.03.08 5
3 Der Excel-Bildschirm 3.1 Die wichtigsten Elemente Nach dem Start siehst du den Excel-Bildschirm, auf dem automatisch ein neues Dokument geöffnet wird. Die folgende Abbildung zeigt die wichtigsten Elemente des Excel-Bildschirms. Namensfeld Menüleiste Funktionsleiste Symbolleiste Formatierungspalette Tabellenblatt Blattregister Bildlaufleisten 3.1.1 Das Tabellenblatt Das Tabellenblatt ist das wichtigste Bildschirmelement, das gleichzeitig auch den grössten Platz einnimmt. Hier gibst du Zahlen, Texte und Formeln ein. 3.1.2 Die Symbolleiste Über die verschiedenen Schaltflächen können viele Funktionen per Mausklick aktiviert werden. Hier findest du auch den Namen deines Excel-Dokuments. 2008 Computerschule Dachsen, 19.03.08 9
5. Arbeitsblätter Die einzelnen Blätter einer Arbeitsmappe werden mit Hilfe von Blattregistern beschriftet. Diese Blattregister befinden sich am unteren Rand der Arbeitsmappe. Die Standardnamen kannst du durch eigene Namen ersetzen, wobei ein Blattname bis zu 31 Zeichen lang sein kann. Standardmässig öffnet Excel mit jeder neuen Arbeitsmappe ein leeres Tabellenblatt mit dem Namen Tabelle1. 5.1 Allgemeine Einstellungen Du kannst die Anzahl an leeren Blättern in einer neuen Arbeitsmappe verändern. 1. Wähle Menü EXCEL / EINSTELLUNGEN. Im folgenden Dialogfenster klickst du auf das Symbol Allgemein. 2. Gib die Anzahl Blätter in neuer Arbeitsmappe ein. 3. Zudem kannst du in den weiteren Feldern die Standardschriftart und Schriftgrad und den Benutzernamen eingeben. 5.2 Tabellenblatt Die wichtigsten Blätter in einer Mappe sind die Tabellenblätter. In diesen werden sämtliche Informationen eingegeben. Ein Tabellenblatt verfügt über 256 Spalten und nicht weniger als 65536 Zeilen. Jede Spalte wird mit Buchstaben (A-Z,AA-AZ,BA- BZ,...,IA-IV), jede Zeile mit einer Zahl gekennzeichnet (1-65536). Genügend Platz also, um auch eine grössere Menge an Daten zu verarbeiten. Um an einem Blatt Änderungen vorzunehmen, musst du dieses zuerst markieren. Verwende dazu die Registerpfeile und klicke auf das gewünschte Blattregister, sobald dieses sichtbar wird. Noch einfacher wählst du ein Blatt aus, wenn du auf den Registerpfeilen das Kontextmenü mit der rechten Maustaste öffnest und das gewünschte Blatt anklickst. Zudem ist es bei gewissen Vorgängen sinnvoll gleich mehrere Blätter miteinander zu markieren, um diese auf einmal löschen, kopieren oder verschieben zu können. 2008 Computerschule Dachsen, 19.03.08 22
6.4.3 SUMMEN-Funktion Gerade die Funktion SUMME(Bereich) wird sehr häufig benötigt. Deshalb stellt Excel eigens ein Symbol in der Symbolleiste zur Verfügung. Dieses eignet sich immer dann, wenn ganze Spalten oder Zeilen von Tabellen zusammengezählt werden müssen. Excel macht dir jeweils einen Vorschlag, welche Zellen (Argumente) addiert werden können, und zwar mit einem Laufrahmen. Mit der Enter-Taste übernimmst du den Vorschlag. Sollte der Laufrahmen nicht den richtigen Bereich umfassen, was z.b. in Tabellen mit Leerzeilen oft vorkommt, markierst du mit der Maus den gewünschten Bereich. Gib bei Bedarf Nullwerte in die verbleibenden Leerzellen ein, damit Excel automatisch den richtigen Bereich vorschlägt. Summe einfügen 1. Markiere die Zelle, in welche die Summe eingefügt werden soll. 2. Klicke auf das Summen-Symbol. 3. Überprüfe den automatischen Bereichs-Vorschlag von Excel und drücke die Enter-Taste. Ansonsten markiere mit der Maus den richtigen Bereich. Übung 18 Öffne das Dokument jahresübersicht! Ergänze die blauen Zellen mit den korrekten Formeln und Funktionen! Kontrolliere, indem du Zahlenwerte änderst! Sichere diese Datei in deinem Dokumentenordner unter jahresübersichtvorname.xlsx! 2008 Computerschule Dachsen, 19.03.08 28
8 Diagramme Mit Hilfe von Diagrammen verwandelst du Zahlen in aussagekräftige Grafiken. Keine noch so ansprechend gestaltete Tabelle kann ein Diagramm wirklich ersetzen. Excel bietet dir dazu eine Vielzahl von verschiedenen Diagrammformen zur Auswahl an. Du hast die Möglichkeiten entweder ein Diagramm als Bereich in ein Tabellenblatt einzubetten oder als eigenständiges Blatt in deine Arbeitsmappe einzufügen. Das Diagramm bleibt aber immer mit der Tabelle, aus der die dargestellten Werte stammen, verknüpft. 8.1 Diagramm formatieren Die wichtigste Grundvoraussetzung für das problemlose Erstellen eines Diagramms ist das Markieren des Wertebereiches in deiner Tabelle. Dabei gilt es zu beachten, dass nebst reinen Zahlen auch allfällig vorhandene Zeilen- und Spaltentitel mit markiert werden müssen. Ansonsten fehlen dann im Diagramm die Informationen, welcher Wert durch welches Diagramm-Element (Säule, Balken, Kreissegment) dargestellt wird. Entferne vor Beginn am besten alle überflüssigen Leerzeilen und -spalten. Ansonsten musst du allenfalls im Diagramm-Assistenten noch Korrekturen vornehmen. 1. Markiere den gewünschten Tabellenausschnitt. 2. Klicke in der Funktionsgalerie auf die Schaltfläche Diagramme. 3. Klicke einen der verschiedenen Diagrammtypen an. Das Diagramm erscheint auf der Arbeitsfläche. 4. Überprüfe den von dir markierten Bereich. Korrekturen nimmst du am besten gleich durch erneutes Markieren des gewünschten Bereiches vor. 5. Klicke auf die farbigen Datenreihen, um das Fenster Datenreihe formatieren zu öffnen. Das Dialogfenster verfügt über viele Einstellungsmöglichkeiten für eine persönliche Gestaltung deines Diagramms, wie z.b. Beschriftungen etc. 2008 Computerschule Dachsen, 19.03.08 42
6. Klicke auf den weissen Hintergrund des Diagramms, um das Fenster Diagrammfläche formatieren zu öffnen. Das Dialogfenster verfügt über viele Einstellungsmöglichkeiten für eine persönliche Gestaltung deines Diagramms. Übung 28 Öffne das Dokument aktien! Erstelle ein Säulendiagramm nach nebenstehendem Muster! Sichere diese Datei in deinem Dokumentenordner unter aktienvorname.xlsx! 8.2 Formatieren eines Diagrammelements Du kannst einzelne Diagrammelemente in der Formatierungspalette formatieren, z. B. Diagrammfläche, Zeichnungsfläche, Datenreihen, Achsen usw. 1. Klicke auf das Diagramm. Um das ausgewählte Diagramm wird ein blauer Rahmen angezeigt. 2. Ändere in der Formatierungspalette die gewünschten Einstellungen. 3. Doppelklicke auf das Diagrammelement, das du formatieren möchtest (Diagrammfläche, Zeichnungsfläche, Datenreihe, Achsen, Titel, Datenbeschriftungen oder Legende). 4. Ändere im Dialogfeld die gewünschten Einstellungen. 2008 Computerschule Dachsen, 19.03.08 43