Mobiles Auftragserfassungssystem für Tablet-PC Einstieg Geringe Kosten, hohe Effizienz, schnell realisierbare Umsätze sowie stets aktuelle und detaillierte Kunden- und Produktinformationen sind die Basis für den Erfolg vertriebsorientierter Unternehmen. Für eine optimale Anbindung des Vertriebsteams an die unternehmenseigene IT-Umgebung sorgt das mobile Informationssystem. Die ermöglichte Optimierung der vertrieblichen Abläufe bietet ein enormes Potenzial der Kostensenkung und erhöht unmittelbar die Effizienz und den Informations-grad des mobilen Mitarbeiters. Kostengünstige und allgemein handelsübliche mobile Endgeräte wie Handhelds (auch: Organizer/PDA), Laptops, UMPCs (Ultra Mobile PC), iphone oder ipad sind in Verbindung mit der Software verschaffen Ihren Sales- oder Key Account-Managern in den Bereichen Verkauf, Angebots- und Auftragswesen, Akquisition und CRM (Customer Relationship Management) einen schnell greifenden Wettbewerbsvorteil. Die Mobile Auftragserfassung ist aktuell für mobile Hardware verfügbar, die mit den Betriebssystemen ios (Apple), Windows Mobile oder Windows ausgerüstet sind. Ab November 2011 wird es die Software auch auf den dann erscheinenden Tablet-PCs geben, die auf Basis des Open-Source- Betriebssystems Android laufen. Zielsetzung Die Nähe zum Kunden ist die Kernkompetenz eines erfolgreichen Vertriebsteams. Der Mega-Trend Mobilität hat zu einer rasanten Entwicklung im Bereich der mobilen Endgeräte und stark gesunkener IT-consulting HARLE, Augsburg Mobile Auftragserfassung Seite 1 von 6
Kosten im Mobilfunkbereich geführt. Die Software eröffnet vor diesem Hintergrund die Optimierung vorhandener Abläufe im Außendienst: Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für den mobilen Mitarbeiter Nutzung umsatzrelevanter Daten aus dem stationären IT-System Jederzeit aktueller Informationsstand durch mobilen Datenabgleich Stark vereinfachte Datenerfassung: digital statt handschriftlich Verkürzung der Auftragsbearbeitungs- und Lieferzeiten Funktionalität Datenabgleich Der Datenabgleich von Stamm- und Bestelldaten mit dem in die Lösung integrierten Kommunikationsserver kann über jedes lokal verfügbare Daten-Netzwerk durchgeführt werden: WLAN, HSDPA/UMTS, ggf. auch USB im lokalen Netzwerk. Adressen Die auf dem mobilen Endgerät angezeigten Adressinformationen sind frei wählbar und werden gemeinsam mit dem Anwender definiert. Mögliche Informationen sind Firmenanschrift, Hauptansprechpartner, Telefon, Fax, E-Mail-Adresse, Rabattstaffel-Zuordnung, Listungskennzeichen, abweichende Rechnungs- und Lieferanschrift, Klassifizierungsmerkmale, Kreditlimit, Gesamtumsatz, freie Notizen u.a. Berechtigte Benutzer können Daten von unterwegs selbstständig modifizieren oder wahlweise die Funktion Info an den Innendienst nutzen, was einer bloßen Miteilung der Änderung entspricht, über deren Übernahme in die Stammdaten dann der Innendienst entscheidet. Diese Funktionalität führt im Laufe der Zeit zu einer Verbesserung der Daten im Warenwirtschaftssystem bzw. ERP. IT-consulting HARLE, Augsburg Mobile Auftragserfassung Seite 2 von 6
Um bei der Akquisition von Neukunden eine sofortige Auftragserfassung zu ermöglichen, bietet das System die Funktion provisorische Debitorennummer, die bei einem späteren Synchronisationsvorgang in eine endgültige Kundennummer umgewandelt wird. Produkte / Artikel Das Informationssystem ist in der Lage, große Mengen von Artikel-Informationen zu verwalten und lokal zu speichern. Einen hohen Stellenwert bei der Entwicklung der Software-Lösung hat die Such- und Identifikationsfunktion. Die Suche erfolgt manuell über ein intelligentes Suchfenster oder im Falle eines geeigneten Endgerätes mittels Barcode-, integrierter Kamera (für 2D-Barcodes) oder RFID-Lesegerät. Jeder Artikel kann im Standard über bis zu drei Artikelnummern gefunden werden. Auch Lagerbestände können hinterlegt werden und können aktuell über eine durch den Backend- Server hergestellte Online-Verbindung abgerufen werden. Customer Relationship Management Information Der optimale Informationsstand im Gespräch mit dem Kunden vor Ort ist die Voraussetzung für gelungene Kundengespräche und verbesserten Umsatz. Mit dem CRM-System erhält der mobile Mitarbeiter jederzeit und ganz einfach Zugriff auf alle notwendigen Warenwirtschafts-Informationen, insbesondere sie wesentlichen Informationen zum aktuell besuchten Kunden. IT-consulting HARLE, Augsburg Mobile Auftragserfassung Seite 3 von 6
Beispiele für Kunden-Informationen sind Absatzzahlen, nach Produkttypen gruppierbare Umsatzzahlen, Besuchshistorie, Bankverbindung, Zahlungskonditioinen, offene Posten, Liefer-Rückstandslisten, Preisliste und Staffelkonditionen, ABS-Analyse-Status, Sperrkennzeichen u.v.m. Zudem bietet die Software verschiedene vertriebliche Auswertungen, die online oder (rechteabhängig) über den Kommunikationsserver verfolgt werden können. Erfassung Die Anzahl der zu jedem Kunden über das mobile Endgerät erfassten Aktionen ist unbegrenzt. Standard-Vorgänge sind: Auftrag/Bestellung (Formular mit Positionserfassung und Zusatzinformationen) Besuchsbericht (Dokumentation von Besuchen; definierte Auswahlkriterien, Freitext) Info an Innendienst (Adressdatenänderung, sonstige Änderungen) In Abhängigkeit der Möglichkeiten des mobilen Endgeräts können die Formulare um multimediale Elemente wie Fotos, Videos oder Sprachmitteilungen ergänzt werden. Weitere Formulare: Angebote, Retouren, Tagesberichte, Regalumbauplanung, Umbaudokumentation, Mitarbeiterabrechnung, Reisekostenabrechnung, Gutschriften, Reparaturauftrag, Wareneingang, Lieferschein, Werbemittelbestellung, Messe-Leaderfassung, Kundenbefragung, E-Mail an Kunden, Aufgabenerfassung u.v.m. Dazu besteht die Möglichkeit Belegkopien für den Kunden über Fax, E-Mail oder einen mobilen Drucker vor Ort zu generieren. Kennzeichnend für das mobile Endgerät ist die hohe Bedienerfreundlichkeit und die nahtlose Integration in die IT-Umgebung des Unternehmens. Das Zusammenspiel von Endgerät, Backend-Server und Unternehmens-IT sowie die zeitnahe Synchronisation der Daten in beide Richtungen bietet gleichermaßen Kosteneinsparungs-Potenzial und Umsatz-Chancen. IT-consulting HARLE, Augsburg Mobile Auftragserfassung Seite 4 von 6
Implementierung Das Team besteht aus IT-Profis, die sich seit mehr als 20 Jahren mit Software-Architektur und der Implementierung von ERP-Prozessen beschäftigen. Eine besondere Stärke ist das Schnittstellen- Management bei der Verknüpfung von innovativen Software-Lösungen mit bestehenden ERP- und Warenwirtschaftssystemen. Vorteile für den Anwender das System ist einfach und intuitiv zu bedienen der Support-Aufwand ist auf Grund der zentralen Administration gering der Schulungsaufwand ist gering deutliche Verbesserung der innerbetrieblichen Kommunikation wenig Schreibarbeit für mobile Anwender (Textbausteine, Multimedia) mobile Datenerfassung und übermittlung sorgt für enorme Beschleunigung die Software ist flexibel auf die Bedürfnisse des Nutzers anpassbar hohe Investitionssicherheit durch technologische Standards Plattformunabhängigkeit, u.a. bald auch auf Android-Basis verfügbar geringe Hardware-Kosten (insbesondere nach Einführung von ipad-mitbewerbern, ca. November 2010) leichte Integration in stationäre IT-Systeme; vorhandene IT-Umgebung wird nicht verändert, sondern durch mobile CRM-Module ergänzt; die vorhandene Waren-wirtschaft/ERP bleibt das führende System das System wächst mit ihren Anforderungen kostengünstiger mobiler Datenabgleich durch sehr effiziente Datenübertragung verschlüsselte und komprimierte Datenübertragung Unterstützung aller gängigen Mobilfunkstandards zur Datenkommunikation Manuelle Erfassung auf Papier und innerbetriebliche Nachpflege entfallen das Offline-Konzept ermöglicht die Nutzung großer Datenmengen auch an Orten ohne Mobilfunkempfang IT-consulting HARLE, Augsburg Mobile Auftragserfassung Seite 5 von 6
Kontakt IT-consulting HARLE Konrad Harle Zur Aumühle 7e 86153 Augsburg Tel: +49 821 56678070 Mail: konrad.harle@harle.de Web: www.harle.de IT-consulting HARLE, Augsburg Mobile Auftragserfassung Seite 6 von 6