OU.008, Version 1.0 14.01.2013 Kurzanleitung Outlook 2010 Stellvertretung Sind Sie häufig unterwegs oder abwesend, dann müssen wichtige Mitteilungen und Besprechungsanfragen in Outlook nicht unbeantwortet bleiben. Gewähren Sie anderen Personen Zugriff auf Ihre Outlook-Ordner, damit diese Sie vertreten können. Am einfachsten ist das zu bewerkstelligen, wenn Sie eine Outlook-Stellvertretung einrichten. Mit der Stellvertretungs-Funktion bestimmen Sie, in welchem Umfang eine Stellvertretung auf Ihre Outlook-Daten zugreifen darf. So können Sie ihr beispielsweise nur die Berechtigung zum Lesen erteilen, oder Sie können sie ermächtigen, Ihre Daten zu ändern und/oder zu löschen. Sie können Ihrer Stellvertretung auch erlauben, E-Mail-Nachrichten für Sie zu senden und zu beantworten und sogar veranlassen, dass die Stellvertretung für Sie Besprechungen organisieren und Ihre Besprechungs- und Aufgabenanfragen beantworten darf. Stellvertretung einrichten Um eine Person als Ihre Stellvertretung einzusetzen, gehen Sie wie folgt vor: > Wählen Sie im Register Datei den Befehl Informationen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und anschliessend auf den Befehl Zugriffsrechte für Stellvertretung. > Das Fenster Stellvertretungen erscheint. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Outlook 2010, Stellvertretung 2 > Im Fenster Benutzer hinzufügen geben Sie den Namen der Stellvertretung ein oder wählen diesen in der Liste unter Name aus. > Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Hinzufügen und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. > Das Fenster Berechtigungen der Stellvertretung: Name wird eingeblendet.
Outlook 2010, Stellvertretung 3 > In diesem Fenster erteilen Sie Ihrer Stellvertretung wahlweise Zugriff zu Ihrem Kalender, Ihren Aufgaben, Ihrem Posteingang, Ihren Kontakten, Notizen und dem Journal. Dabei stehen Ihnen drei Berechtigungsstufen zur Verfügung: Prüfer: Eine Stellvertretung mit der Berechtigung Prüfer kann Elemente im freigegebenen Ordner also beispielsweise die E-Mail-Nachrichten in Ihrem Posteingang lesen. Die Stufe Prüfer berechtigt die stellvertretende Person darüber hinaus auch zum Senden von E-Mail-Nachrichten in Ihrem Auftrag. Autor: Eine Stellvertretung mit der Berechtigung Autor kann Elemente im freigegebenen Ordner lesen und erstellen und die von ihr selber erstellten Elemente ändern und löschen. So ist die Stellvertretung beispielsweise ermächtigt, Ihre E-Mail-Nachrichten zu sehen, diese zu beantworten und weiterzuleiten und auch selber E-Mail- Nachrichten für Sie zu versenden. Sie kann aber bestehende E-Mail-Nachrichten nicht löschen. Die Antworten auf E-Mail-Nachrichten Ihrer Stellvertretung gelangen in Ihren Posteingang und nicht in den Posteingang der Stellvertretung. Das gleiche gilt für Ihren Kalender. Die Stellvertretung kann Termine in Ihrem Kalender einsehen, Termine eintragen und diese ändern oder löschen. Termine, die sie nicht selber eingetragen hat, kann Sie aber weder ändern noch löschen. Bearbeiter: Eine Stellvertretung mit der Berechtigung Bearbeiter kann im betreffenden Ordner Elemente lesen, ändern und löschen, und zwar auch diejenigen, die sie nicht selber erstellt hat. So ist es Ihrer Stellvertretung z. B. möglich, eine eingeplante Besprechung zu verschieben, auch wenn sie diese nicht selber einberufen hat.
Outlook 2010, Stellvertretung 4 > Ihre Stellvertretung sieht Elemente, die Sie als "Privat" gekennzeichnet haben, nicht. Möchten Sie Ihrer Stellvertretung auch Zugriff auf Ihre privaten Elemente geben, aktivieren Sie im Fenster Berechtigungen der Stellvertretung: Name die Option Stellvertretung kann private Elemente sehen. > Aktivieren Sie die Option Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden, wird Ihre Stellvertretung automatisch per E-Mail über die Berechtigungen zu Ihren Outlook-Ordnern informiert. > Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit zweimaligem OK und verlassen Sie die Backstage-Ansicht mit einem Klick auf das Register Datei oder mit der Taste Esc. Die Termine, welche Ihre Stellvertretung in Ihrem Kalender erstellt, weisen keine besondere Kennzeichnung auf. Möchten Sie Ihre eigenen und die von Ihrer Stellvertretung eingetragenen Termine unterscheiden können, empfiehlt es sich, die Termine mittels einer Kategorie farblich hervorzuheben. Klicken Sie dazu im Terminfenster im Register Termin in der Gruppe Kategorien auf das Symbol Kategorisieren.
Outlook 2010, Stellvertretung 5 Löscht Ihre Stellvertretung Elemente aus Ihren Ordnern, dann werden diese nicht in Ihren eigenen Ordner Gelöschte Elemente verschoben, sondern in denjenigen der Stellvertretung. Sie können also die von der Stellvertretung gelöschten Elemente nirgends mehr sehen. Möchten Sie die Zugriffsberechtigungen für die Stellvertretung differenzierter regeln als mit den drei Stufen der Stellvertreterfunktion, klicken Sie in der Ordnerliste von Outlook auf den betreffenden Ordner, wechseln zum Register Ordner und klicken in der Gruppe Eigenschaften auf das Symbol Ordnerberechtigungen bzw. Kalenderberechtigungen. Markieren Sie im Register Berechtigungen den Namen Ihrer Stellvertretung und wählen Sie die gewünschten Berechtigungen aus. Besprechungsanfragen an Stellvertreter Standardmässig kann Ihre Stellvertretung Ihre Besprechungsnachrichten auch in ihrem eigenen Posteingang sehen und diese beantworten. Möchten Sie dies unterbinden, gehen Sie wie folgt vor > Wählen Sie im Register Datei den Befehl Informationen > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für Stellvertretung. > Markieren Sie im Fenster Stellvertretung die betreffende Stellvertretung und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen und deaktivieren Sie im Fenster Berechtigung der Stellvertretung: xy die Option Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten.
Outlook 2010, Stellvertretung 6 Soll die Stellvertretung diese Besprechungsanfragen von ihrem eigenen Posteingang aus annehmen oder ablehnen können, muss die betreffende Person auf Ihren Kalender die Berechtigungsstufe Bearbeiter erhalten, damit die Besprechungen, die sie in Ihrem Namen annimmt, automatisch in Ihren Kalender eingefügt werden können. Zugriffsrechte auf Ihren Posteingang sind in diesem Falle jedoch nicht erforderlich. Sie können auch festlegen, dass Sie selber weder Besprechungsanfragen noch Antworten auf Besprechungsanfragen erhalten, sondern dass diese automatisch immer direkt an Ihre Stellvertretung geleitet werden: > Wählen Sie im Register Datei den Befehl Informationen > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für Stellvertretung. > Aktivieren Sie die Option Nur meine Stellvertretungen. Für diese Funktion benötigt Ihre Stellvertretung ebenfalls die Berechtigung Bearbeiter auf Ihren Kalender, damit die Besprechungen, die sie in Ihrem Namen annimmt, automatisch in Ihren Kalender eingefügt werden können. Die Stellvertretung braucht jedoch auch in diesem Falle kein Zugriffsrecht auf Ihren Posteingang.
Outlook 2010, Stellvertretung 7 Besprechungs- und Aufgabenanfragen, welche Ihre Stellvertretung auf diese Weise beantwortet, werden in Ihrem Namen versandt. Öffnen Sie die Anfrage, ist in der Infozeile ersichtlich, dass die Stellvertretung die Anfrage für Sie beantwortet hat. Zugriff der Stellvertretung auf Ihre Ordner Die Stellvertretung kann auf einfache Weise auf Ihre Ordner Kalender, Kontakte und/oder Aufgaben zugreifen, wenn Sie diese für sie freigegeben haben. Im Folgenden wird am Beispiel des Kalenders aufgezeigt, wie die Stellvertretung dazu vorgehen muss: > Die Stellvertretung wechselt im jeweiligen Modul zum Register Ordner und klickt in der Gruppe Freigeben auf das Symbol Kalender öffnen, bzw.freigegebene Kontakte / Aufgaben öffnen und wählt die gewünschte Person aus. > Der betreffende Ordner wird Im Navigationsbereich der Stellvertretung in die Gruppe Freigegebene 'Ordner' eingetragen. Mit einem Klick kann die Stellvertretung den betreffenden Ordner öffnen. Haben Sie Ihrer Stellvertretung dagegen Zugriff auf Ihren Posteingang erteilt, muss sie wie folgt vorgehen, um diesen zu öffnen: > Die Stellvertretung ruft im Register Datei den Befehl Öffnen und anschliessend den Befehl Ordner eines anderen Benutzers auf. > Im Fenster Ordner eines anderen Benutzers öffnen gibt sie Ihren Namen ein oder wählt ihn über die Schaltfläche Name aus. Im Feld Ordnertyp wählt sie den Posteingang und bestätigt die Auswahl mit OK.
Outlook 2010, Stellvertretung 8 Senden im Auftrag Sendet oder beantwortet Ihre Stellvertretung E-Mail-Nachrichten in Ihrem Posteingang, so sind nicht Sie, sondern die Stellvertretung als Absender eingetragen. Um kenntlich zu machen, dass die Stellvertretung in Ihrem Auftrag handelt, muss sie wie folgt vorgehen: > Die Stellvertretung muss in der betreffenden Nachricht zum Register Optionen wechseln. > Anschliessend muss sie in der Gruppe Felder anzeigen auf das Symbol Von in der Gruppe Felder anzeigen klicken. > Das Feld Von wird oberhalb des Feldes An eingeblendet. > Klickt die Stellvertretung auf das Feld Von, kann sie über den Befehl Weitere E-Mail- Adresse Ihren Namen als Absender auswählen. > Der Name wird im Von-Feld angezeigt. Die Stellvertretung kann nun die Nachricht wie gewöhnlich schreiben und versenden. > Der ausgewählte Name wird in der Liste unter Von gespeichert und kann anschliessend jeweils aus der Liste ausgewählt werden. In diesem Falle wird die Mitteilung bei den Empfängern in der Infozeile mit dem Zusatz "im Auftrag von" gekennzeichnet. Der Name der Stellvertretung erscheint unter "von" und Ihr Name unter "im Auftrag von". Die Antworten auf diese Nachrichten werden wieder direkt an Sie gesendet.
Outlook 2010, Stellvertretung 9 Berechtigungen löschen Stellvertretungsrechte gelten bis auf Widerruf. Sie können sie jederzeit wie folgt löschen: > Klicken Sie im Register Datei auf den Befehl Informationen > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für Stellvertretung. > Markieren Sie den Namen der Stellvertretung und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. HINWEIS: Ist Ihr Wissensdurst noch nicht gestillt? In unserem Kurs "Outlook 2010 Vertiefung" lernen Sie weitere Teamfunktionen von Outlook kennen und nutzen.