Messen heißt wissen Whitepaper über die Anwendung einer Facility Management Plattform im Bildungswesen Whitepaper: Messen heißt wissen Seite 1 8
Einführung In den letzten Jahren hat sich Magna Carta von einem Produzenten elektronischer Bezahlungssysteme zum Anbieter einer integrierten Facility Management Plattform entwickelt. Auf internationaler Ebene stellen wir fest, dass Hochschullandschaften facilitäre Dienstleistungen immer professioneller gestalten und wenn möglich extern in Auftrag gegeben. Dies gilt nicht nur im Rahmen des klassischen Gebäudemanagements. Es ist unsere Überzeugung, dass intelligente Informations- und Kommunikationssysteme hier nicht nur einen Beitrag zur Verbesserung der Qualität leisten, sondern auch die Verwaltung erleichtert und somit zu Kostensenkungen führen können. Dieses Whitepaper richtet sich an Entscheidungsträger und Verwalter mittelgroßer und großer Bildungsinstitute. Daneben gibt es Anregungen für die facilitäre und finanzielle Organisation dieser Institutionen und geht auf ICT-Aspekte ein. In diesem Dokument beleuchten wir die Vorteile einer Facility Management Plattform (FMP) im Bildungswesen. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass FMP als Tool eine gute Wahl ist, um Dienstleistungen in Richtung Schüler und Studenten zu optimieren. Der Student im Mittelpunkt Wichtigster Ausgangspunkt beim Einsatz einer FMP ist: Der Schüler oder Student steht im Mittelpunkt des Interesses. Dadurch, dass sich mit der FPM die Qualität des Services verbessert, verbessert sich auch die Student Experience. Whitepaper: Messen heißt wissen Seite 2 8
Natürlich kennen wir die primäre Zielsetzung von Schulen und Universitäten: die Ausbildung junger Menschen und ihre Vorbereitung auf ihre Rolle in der Gesellschaft. Forschungsergebnisse zeigen jedoch, dass Schüler und Studenten nicht nur lernen wollen, sondern noch andere Erwartungen an ihre Bildungsstätte haben. Das Umfeld muss stimmen. Der Schüler oder Student verbringt den größten Teil des Tages auf dem Campus. Hier trifft er Freunde, er wohnt dort und engagiert sich. Aus all diesen Gründen ist es von großer Bedeutung, die facilitären Einrichtungen auf diese Erwartungen auszurichten. FMP bietet die Möglichkeit, diese Erwartungen zu messen und die facilitären Dienstleistungen darauf abzustimmen. Herausforderungen und Trends im Bildungswesen Bildungsinstitutionen erfüllen eine wesentliche Rolle in der Gesellschaft. Studenten erwarten hochwertigen Unterricht, aber die Budgets sind begrenzt. Schulen und Universitäten sind gezwungen, ihre Mittel optimal einzusetzen. Das gilt nicht nur für den Unterricht selbst, sondern auch für die facilitären Dienstleistungen. Die Entscheidung, externe Anbieter zu betrauen und auf unbemannte Dienstleistungen zurückzugreifen, kann an dieser Stelle eine Lösung sein. Daneben stellen sich Bildungseinrichtungen auf die Entwicklungen im Bereich Social Media und Distance Learning ein. Jedes Institut formuliert dazu seine eigene Politik. Eines ist jedoch deutlich: Der moderne Schüler oder Student ist auf eine andere, neue Art und Weise mit seinem Lehrinstitut verbunden und kommuniziert auch auf eine andere Art und Weise mit ihr. Auch die facilitären Einrichtungen können an der modernen Kommunikationsform zwischen der Bildungseinrichtung und Schülern oder Studenten beitragen. Es ist wichtig, dieses zu untersuchen. Magna Carta hat in den letzten Jahren im Internationalen Bildungsumfeld detaillierte Erfahrungen mit dem Aufbau und Lieferung facilitärer Systeme gesammelt. Dabei sind wir eine enge Zusammenarbeit mit Bildungsinstitutionen und facilitären Partnern eingegangen. Unsere Erkenntnisse haben zu der Entwicklung unserer modularen FacilityPro Management Plattform geführt. Whitepaper: Messen heißt wissen Seite 3 8
Die facilitäre Management Plattform FacilityPro Möchten Sie als Hochschule oder Universität die erwähnten Entwicklungen und Potenziale nutzen? Dann kann es interessant für Sie sein, ihre facilitären Dienstleistung mit einer FMP zu unterstützen. Kennzeichen einer FMP ist, dass die Bezahlung von Produkten und Dienstleistungen mit Hilfe einer elektronischen Transaktion unterstützt wird. Schüler oder Studenten, Mitarbeiter und Gäste, alle haben auf diese Art und Weise schnell und einfach Zugang zu den facilitären Services, ohne dass Bargeld fließt. Denken Sie zum Beispiel an das Abrechnen einer Mahlzeit in der Kantine oder an die Bezahlung eines Bußgeldes für ein zu spät zurückgebrachtes Buch aus der Bibliothek, an den Kauf einer Tasse Kaffee aus einem Automaten oder die Bezahlung einer A3 Farbkopie. Dadurch, dass diese Transaktionen gesammelt und analysiert werden, entsteht ein Gesamtbild aller facilitären Dienstleistungen innerhalb des Systems. Wir können feststellen, wann viel oder wenig Betrieb in der Kantine herrscht oder zu welchem Zeitpunkt und wo am meisten Kaffee getrunken wird? Vielleicht schmeckt er dort besser? Welche Geräte (Kopierer, Drucker, Vending Automaten) wurden längere Zeit nicht benutzt? Gibt es vielleicht an dieser Stelle eine Störung? Mit diesen Daten können die facilitären und finanziellen Abteilungen ihre Prozesse besser analysieren, steuern und optimieren. Außerdem können sie anhand dieser Daten die Zulieferer facilitärer Dienste, wie Kaffee-, Snack- Getränkeautomaten sowie Druckund Kopierdienstleister informieren und steuern. Messen heißt wissen. Auch die administrative Organisation kann mit diesen Daten ihre Abläufe vereinfachen. Rechnungen von Zulieferern können kontrolliert und mit den eigenen Transaktionsdaten verglichen werden. Bezahlungsfehler können so vermieden werden. Die Kontrolle der Daten von Zulieferern ist mit einer FMP ganz unkompliziert und im Hinblick auf Buchhaltung und Good Governance, entscheidend. ROC Niederlande: Nach der Implementierung von FP5, haben wir die Qualität der Druck- und Kopierdienstleistungen erhöhen und unsere Kosten um mehr als 50 % senken können. Da die Zahlungen mit einem FMP bargeldlos verlaufen, ist die Anwenderfreundlichkeit hoch. Darüber hinaus ist das System viel sicherer als die Nutzung von Bargeld. Last but not least kann eine FMP eingesetzt werden, um Ideen und Meinungen von Schülern und Studenten zu erfragen und zu sammeln. Denken Sie dabei an Whitepaper: Messen heißt wissen Seite 4 8
Mitbestimmungswünsche von Studenten im Mensa- und Cateringbereich oder an Feedback auf Dienstleistungen während oder kurz nach einer Transaktion. Eigenschaften Unbemannte Dienstleistungen, bei denen der Benutzer ein Produkt oder einen Dienst unmittelbar von einem Automaten oder einer Maschine abnimmt, sind preiswert und können an vielen Stellen eingesetzt werden. Denken Sie dabei an Automaten für Kaffee, Erfrischungsgetränke oder Süßwaren, Drucker- und Kopiergeräte. Bei solchen unbemannten (elektronischen) Transaktionen können auch individuelle Privilegien für bestimmte Nutzergruppen eingestellt werden. Nicht nur Budgets und Preisermäßigungen, sondern auch Einschränkungen können einem Benutzer oder Gruppen von Benutzern zugeordnet werden. Kostenlos drucken oder kopieren für Dozenten ist hier ein oft genanntes Beispiel. Selbstverständlich kann die Anzahl der Kopien auch jeder einzelnen Abteilung/Kostenstelle zugeordnet werden, gleiches gilt natürlich auch für andere Leistungen, wie z. B. Kaffee oder Getränke. Die Transaktion steht außerdem rund um die Uhr zu Verfügung. Das wird als eine wesentliche Verbesserung der Dienstleistung erfahren. Für die Bezahlungen können verschiedene Identifikationen, wie Chipkarten und Smartphones (NFC) angewendet werden. Die Identifikation und die Bezahlung werden schnell und sicher erledigt. Bei Bedarf können die Daten über die durchgeführten Transaktionen pro Benutzer oder Gruppen von Benutzern analysiert oder anonymisiert werden. FacilityPro wurde wie eine Mehrfachsteckdose gestaltet. Die verschiedenen Zulieferanten, die dem Studenten oder Schüler Produkte oder Service liefern, können wie ein Stecker einfach auf die Plattform angeschlossen werden. Die standardisierten, für die Verkaufsautomaten üblichen Interfaces bilden die Grundlage für diese Architektur. Auch andere Maschinen, wie Kassen und Multifunktionsgeräte (MFP), haben immer mehr standardisierte Interfaces. Für die optimale Anwendung ist es wichtig, dass die gesamte FMP Eigentum des Bildungsinstitutes ist. Es ist nicht empfehlenswert, Bestandteile der Plattform an Zulieferanten zu vergeben. Wichtig ist, alles in einer Hand zu behalten und selbst zu verwalten, um notwendige Kontrollen durchführen zu können. Nur so können letztendlich größere Einsparungen erzielt werden. FMP hat viele verschiedenen Benutzer. Z. B. Hausmeister, Schüler oder Studenten, Mitarbeiter, Geschäftsführer und Lieferanten. Aus diesem Grund sollte man erwägen, das gesamte System nicht nach 5 bis 7 Jahren zu ersetzen, sondern kontinuierlich modular zu erneuern. Die organisatorischen Kosten einer vollständigen Substitution und Whitepaper: Messen heißt wissen Seite 5 8
das erneute Anschließen aller Beteiligten, werden bei der Beurteilung einer Ausschreibung oft nicht berücksichtigt, obwohl diese Kosten durchaus hoch sein können. Selbstverständlich ist es bei einer stufenweisen Innovation von Bedeutung, dass der Anbieter up-to-date bleibt und die Möglichkeit bietet, Module zu ersetzen. Magna Carta s FacilityPro Plattform erfüllt diese Bedingungen. Eine FMP besteht aus vielen verschiedenen Komponenten. Zu allererst gibt es die Zahlungsterminals, an denen die Transaktionen stattfinden. Sie befinden sich unter anderem an den Verkaufsautomaten, Kopierern und Kassen. Es gibt Aufladestationen, für die Aufwertung des Guthabens. Die Chipkarten selbst (oder eine andere Art von ID) gehören auch zur FMP. Natürlich bieten wir auch Softwarekomponenten. Eine ganz wichtige FMP Komponente ist unsere Verwaltungssoftware FP5. Für Schüler oder Studenten steht außerdem ein Benutzerportal und eine mobile App zur Verfügung. Die gesamte Verwaltungssoftware ist webbasiert und kann von verschiedenen Benutzern gleichzeitig genutzt werden. Dies ist mittels verschiedener Devices möglich: PC, Laptop sowie Tablet oder Smartphone. Whitepaper: Messen heißt wissen Seite 6 8
Vorteile Abhängig von den Anwendungsgebieten, bietet FacilityPro mehrere Vorteile. Unkompliziert. FacilityPro benutzt für die Identifizierung der Benutzer eine ID und eine elektronische Geldbörse. Studenten können mit der Karte (oder mit dem Smartphone) bei allen facilitären Einrichtungen innerhalb der Institution zahlen (z.b. Kaffeeautomaten, Drucker oder in der Bibliothek). Schnell. Die bargeldlose Bezahlungsfunktion von FacilityPro sorgt für sehr schnelle Zahlungen. Magna Carta verfügt über Beispiele bei denen mehr als 6 Studenten innerhalb einer Minute an verschiedenen Stellen für eine Mahlzeit bezahlen konnten. Das sorgt für eine schnelle Abwicklung und weniger Belastung des Personals. Sicher. FacilityPro sorgt dafür, dass innerhalb einer Hochschule kein Bargeld in Umlauf ist, was das Risiko für Diebstahl und Betrug vermindert. Privilegien. Den Mitarbeitern, Schülern oder Studenten können Privilegien zugewiesen werden wie Budgets und Preisermäßigungen. Damit kann der Verbrauch von Gütern und Diensten beeinflusst und verwaltet/gesteuert werden. Smartphones. Neben Karten können auch Smartphones als ID eingesetzt werden, die über eine NFC-Funktion (Near Field Communication) verfügen. Vorteile sind, dass die Schule Karten einsparen kann und dass der Schüler oder Student selbst seine eigene ID überwacht. Feedback. Das Bildungsinstitut kann sich beim Schüler oder Studenten nach seiner Meinung in Bezug auf die gelieferten Services und Produkte erkundigen. Whitepaper: Messen heißt wissen Seite 7 8
Anwenderinput: Der Student/die Studentin kann aus eigener Initiative seine/ihre Meinung in Bezug auf die Qualität der Dienstleistung und die erhaltenen Produkte und Services äußern. Schlussfolgerung Eine Facility Management Plattform oder FMP bietet Schulen und Universitäten die Möglichkeit, die Qualität ihrer facilitären Dienstleistung zu erhöhen und gleichzeitig Kosten einfacher zu überwachen und in manchen Fällen sogar zu senken. Der Schüler oder Student kann unkompliziert und auf eine angenehmere Art und Weise über die Facilitäten seiner Umgebung verfügen. Diese Facilitäten sind mittels seiner Karte oder Handy zugänglich und die Hochschule kann sie individuell auf Schüler oder Studenten und Mitarbeiter abstimmen. Die Bildungsinstitution sorgt auf diese Weise für eine optimale Student Experience. Dass Verbraucher ihre Budgets selbst verwalten können und die Leistung von Lieferanten gemessen werden kann, sind wichtige Instrumente für die Kostenkontrolle und ggf. Kostensenkung. Eine FMP sollte ein fester Bestandteil der facilitären ICT Infrastruktur einer Bildungsstätte sein. Die Implementierung der FMP FacilityPro von Magna Carta ist eine Investition, die sich lohnt. Um alle Vorteile von FacilityPro optimal nutzen zu können, ist es empfehlenswert alle Komponenten der Plattform selbst zu verwalten. Möchten Sie weitere Informationen? Sie finden uns im Internet unter www.magnacarta.de Rufen Sie uns an: Magna Carta Chipcard Solutions BV Naritaweg 126 1043 CA Amsterdam Tel: +31 20 5822050 Für den deutschen Markt steht Ihnen unser Account Manager Henry Kliegel jederzeit gern zur Verfügung. Sie erreichen Ihn unter +49 4122 / 981 76 42 oder via E-Mail unter hkliegel@magnacarta.nl Wir freuen uns auf Ihren Anruf! Whitepaper: Messen heißt wissen Seite 8 8