Microsoft Landeslizenz: Erläuterungen zum Vertrag

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1 Seite 1 von 5 Microsoft Landeslizenz: Erläuterungen zum Vertrag Stand: Das Vertragswerk besteht aus einem Rahmenvertrag, der die übergreifenden Regelungen enthält, und einem Vertrag nach dem Microsoft Campus Agreement. Beide werden von der konsortial führenden Hochschule abgeschlossen. Hochschulen treten dem Rahmenvertrag durch Unterzeichnung des Untervertrages bei. Der Beitritt kann für die ganze Hochschule, aber auch für Teilbereiche ( Abteilungen nach Microsoft- Definition) erklärt werden. (Erläuterungen siehe Anhang 1) I. Basispaket Basis des Landesvertrages ist das Mietmodell nach dem Volumenlizenzprogramm Microsoft Campus Agreement Version 3.5. Das Mietmodell beinhaltet ein Paket folgender Arbeitsplatzprodukte (Desktop-Paket) o Windows-Upgrade (qualifizierende Betriebsystem-Lizenz muss vorhanden sein) Erläuterungen zur Definition der qualifizierenden Betriebssystem-Lizenz siehe Anhang 2) o Office Enterprise (inklusive Mac-Versionen) o CoreCAL beinhaltet Standardversionen der Client Access Lizenzen (CAL) zur Nutzung von Microsoft-Servern (Windows-, Exchange-, Office SharePoint- und System- Center-Configuration-Manager). Erläuterungen zur Definition der qualifizierenden Betriebssystem-Lizenz (siehe Anhang 2) Im Rahmen des Mietmodells gelten folgende Regelungen: a) Während der Laufzeit besteht das Recht zur Nutzung der jeweils aktuellsten und höchsten Version der Produkte, also z.b. für Windows nach derzeitigem Stand bis Vista Enterprise. b) Die CoreCal-Lizenzen erlauben den Zugriff auf entsprechende Server von Arbeitsplätzen innerhalb der Hochschulen bzw. gemeldeten Abteilungen. Der Zugriff von Heimarbeitsplätzen oder per WebAccess ist nicht enthalten. (Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten hierfür, Ergänzungen sind separat zu erwerben.) Auf Servern, auf die zugegriffen wird, kann die Enterprise-Server-Version installiert sein, es dürfen jedoch nur die Standardfunktionen aktiviert sein. Falls die Server mit spezifischen Enterprise-Funktionalitäten betrieben werden, sind die jeweiligen EnterpriseCAL erforderlich (s. Anhang 3 und 4). EnterpriseCAL-Versionen sind nicht Bestandteil der Landeslizenz und müssen ggf. separat beschafft werden.) c) Die Kostenberechnung erfolgt nach Anzahl der FTE-Einheiten (Full-Time- Employee). Erläuterungen zur Definition der FTE-Einheiten siehe unter III. d) Die Produkte können an allen Arbeitsplätzen der Hochschulen bzw. Abteilungen eingesetzt werden inkl. Pools, SHK-Plätze etc., für die eine qualifizierende Betriebssystem-Lizenz vorhanden ist entsprechend den Vereinbarungen zur Nachweispflicht, die unter III. beschrieben sind. e) Beschäftigte sind berechtigt, die Produkte am Heimarbeitsplatz für ausschließlich arbeitsbezogene Zwecke einzusetzen. Hierbei gelten die Detailregelungen zum

2 Seite 2 von 5 Work-at-Home-Recht entsprechend dem Standard Campusvertrag. Diese beinhalten insbesondere einschränkende Bestimmungen zur Weitergabe der Software an Beschäftigte (eigener Downloadbereich, zentraler Installationsservice oder Bezug von Medien über einen autorisierten Vertragshändler). Volumenlizenzschlüssel dürfen im Rahmen von Work-at-Home-Nutzung nicht gegenüber Nutzern offen gelegt werden. Die Zahl der Work-at-Home-Nutzer darf die Zahl der FTE-Einheiten nicht überschreiten. f) Es gelten die Detailregelungen des Standard Campusvertrages. Daraus bestimmt sich u.a. die Laufzeit des CA-Vertrages, Fristen und Bedingungen zu seiner Verlängerung sowie weitere Elemente bspw. zur Nachprüfbarkeit der Vertragserfüllung, Meldung der eingesetzten Software, Verteilung von Medien, Bestimmungen zur Wahrnehmung der Buy-Out-Option II. Weitere Komponenten des Landesvertrages a) Das Programm MSDN Academic Alliance kann von teilnehmenden Hochschulen zu vergünstigten Konditionen an allen berechtigten Fakultäten eingesetzt werden (siehe unter III). MSDN Academic Alliance erlaubt Fachbereichen/Fakultäten mit Orientierung im Bereich IT-Technik und IT-Entwicklung ausgewählte entwicklungsorientierte Produkte an Arbeitsplätzen ausschließlich zu Zwecken der Forschung und Lehre (nicht für Infrastrukturaufgaben) einzusetzen und an Studierende dieser Fachbereiche/Fakultäten abzugeben. (z.b. Visio Studio, Visio Professional, OneNote, Project, aber nicht Office). b) Öffnung des IT-Academy-Programms, das bisher nur auf Studierende abzielt, für Beschäftigte. Damit sind alle Beschäftigten berechtigt, an Kursen und Examina nach dem Microsoft Official Curriculum zu den vergünstigten Konditionen dieses Programms teilzunehmen. Sie können somit die Lehrgänge wie bspw. zum MCE (Microsoft Certified Engineer) oder MCSE (Microsoft Certified System Engineer) durchlaufen und entsprechende Zertifikate vergünstigt erwerben. c) Weitere Leistungen wie Strategie-, Technologieberatung, produktspezifische Schulungen stellt Microsoft für Infrastrukturprojekte in bestimmten Umfang kostenlos zur Verfügung. Die Inanspruchnahme dieser Leistungen durch Hochschulen wird auf Antrag über festzulegende landesinterne Vergaberegelungen in Abstimmung mit Microsoft entschieden (siehe Lenkungsausschuss unter III. Die Meldung der Projekte und die Liste der abzurufenden Leistungen muss im ersten Jahr erfolgen. d) Klassische Supportleistungen (Microsoft-Hotline, produktspezifische Fehleruntersuchung) können die Hochschulen zu einem besonders rabattierten Preis als optionale Ergänzung abschließen. III. Vertragliche Regelungen des Rahmenvertrages a) Die FTE-Einheiten werden im Rahmen der Landeslizenz unterschiedlich ermittelt abhängig davon, ob eine Hochschule ganz oder nur in Teilen beitritt. o Nimmt eine Hochschule in ihrer Gesamtheit teil, gelten im Rahmen des Landesvertrages Vollzeitäquivalente anstelle der FTE-Definition von Microsoft.

3 Seite 3 von 5 Die Vollzeitäquivalente werden vom MWIFT geliefert und über die federführende Hochschule gemeldet. o Nimmt eine Hochschule nur mit Teilbereichen teil, sind die FTE-Zahlen nach Microsoft-Definition durch die Hochschule zu ermitteln. Als FTE-Einheit gelten dann alle Personen, die mehr als 200 Stunden pro Jahr einen PC-Arbeitsplatz nutzen. Hierzu zählen auch studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte. Es müssen in diesem Fall mindestens 100 FTE-Einheiten gemeldet werden. Die ermittelten FTE-Einheiten sind über die konsortialführende Hochschule zu melden. b) Die Hochschulen verpflichten sich unabhängig vom Umfang ihres Beitrittes o eine Bestandsführung der eingesetzten Software aufzubauen, o über den ordnungsgemäßen Einsatz von Software bzw. Gefahren von Softwarepiraterie zu informieren. c) Der Nachweis der initialen qualifizierenden Betriebsystem-Lizenz für einen Rechner ist o bei Altrechnern (Pentium 3 und älter) nicht erforderlich, o bei jüngeren Rechnern durch Belege zu dokumentieren (Kauf von Hardware mit Lizenz, Listen des Select-Vertragshändlers). Der Anteil der Altrechner und die Lizenznachweise für jüngere Rechner sind ggf. auf Anforderung (Audit seitens Microsoft) zu belegen. Nachweislücken müssen durch Nachkauf von qualifizierenden Volllizenzen lt. aktueller Microsoft-Definition zum Zeitpunkt des Beitrittes aufgefüllt werden, z.b. gebrauchte Windows-System-Volllizenzen (OEM- oder Systembuilder-Lizenz) bzw. entsprechend Betriebssystem-Lizenzen anderer Hersteller. Erläuterungen zur Definition der qualifizierenden Betriebssystem-Lizenz siehe Anhang 2) d) Für gekaufte Select Lizenzen (Windows-Upgrade, Office, CAL) und bestehende Mietverträge gilt eine rückwirkende Anrechnungsoption mit folgenden Fristen. - Nur Lizenz: 3 Monate - Lizenzen und Software Assurance 6 Monate - Campus Agreement Verträge Bestehende Campus-Verträge werden mit dem Vertragsabschluss terminiert. Es wird der Anteil der letzten Jahresrate erstattet, der durch den Landesvertrag zuviel gezahlt wurde. ("nicht verbrauchter" Zeitraum) Der Kauf der Einzellizenzen ist mit entsprechenden Bezügen spätestens 45 Tage vor der Unterzeichnung des Beitrittes zum CA-Vertrag zu melden. Die Rückerstattung erfolgt durch Reduzierung der 1. Jahresrechnung. e) Die Laufzeit Rahmenvertrages beträgt 5 Jahre. Der Vertag endet vorzeitig nach einem Jahr, wenn die Summe der teilnehmenden FTE-Einheiten unter 60 % liegt bezogen auf die vom MWIFT gelieferte Zahl von Vollzeitäquivalenten aller Hochschulen. f) Der CA-Vertrag der federführenden Hochschule hat aus formalen Gründen eine Startlaufzeit von 3 Jahren und ist dann jährlich zu verlängern. Er läuft in jedem Fall mit dem Rahmenvertrag aus. ( Regel ) g) Beitritte der Hochschulen sind nur innerhalb einer Frist von 3 Monate nach Abschluss des Vertrages bzw. des entsprechenden Jahrestages möglich. Für Beitritte innerhalb der Zeichnungsfrist wird das Wirksamkeitsdatum einheitlich

4 Seite 4 von 5 rückwirkend auf das Wirksamkeitsdatum des Rahmenvertrages bzw. dessen Jahrestages festgelegt. Beitritte, die außerhalb der Zeichnungsfrist beantragt werden, werden zum nächsten Jahrestag wirksam. Die Vertragslaufzeit von Beitritten richtet sich aus formalen Gründen nach der Vertragslaufzeit des CA-Vertrages der federführenden Hochschule aus und muss dann wie dieser jährlich verlängert werden. h) Bei Beendigung des Vertrages ohne Verlängerung kann entweder die Buy-Out- Vereinbarung genutzt werden oder die Nutzung der o.g. Produkte muss eingestellt werden (Deinstallieren der Software). o Für die Hochschulen, die mindestens 3 Jahre teilgenommen haben, gilt eine Buy- Out-Regelung mit vergünstigten Konditionen. o Ansonsten gilt der Standardpreis für den Buy-Out. (siehe IV) Damit wird sichergestellt, dass bei einem Auslaufen des Vertrages oder einem Ausscheiden einer Hochschule aus dem Vertrag vollwertige Lizenzen für die o.g. Produkte im Besitz der Hochschulen gegen Zahlung eines Einmalbetrages sind, für diejenigen Arbeitsplätze, die weiter unter Windows betrieben werden. Maßgeblich für die Berechnung der Lizenzkosten des Buy-Out ist die Anzahl der weiter genutzten Windowsrechner. Ist die Zahl der unter Windows betriebenen Rechner höher als zum Zeitpunkt des Eintrittes in den Rahmenvertrag, so sind zusätzlich qualifizierende Betriebssystem- Lizenzen für die Differenz zu erwerben. (Dies können ebenfalls wieder Gebrauchtlizenzen sein.) i) MSDN Academic Alliance kann im ersten Jahr an allen berechtigten Fachbereichen / Fakultäten der Hochschulen ohne zusätzliche Kosten eingesetzt werden. In den Folgejahren sind die standardmäßigen Programmkosten einmalig pro Hochschule (ca. 600, Stand Anfang 2007) zu zahlen. IV. Preis und Rabattierung a) Im Rahmen des Landesvertrages gilt die günstigste Preisstaffel, derzeit Preisstaffel B (> FTE). Preisanpassungen seitens Microsoft sind möglich. b) Auf den Paketpreis pro Vollzeitäquivalent gewährt Microsoft einen Rabatt gestaffelt nach der Gesamtzahl der Vollzeitäquivalente der teilnehmenden Hochschulen. Rabattstufen: o Rabatt von 10 % bei weniger als 60 % Vollzeitäquivalente o Rabatt von 15 % bei einer Zahl von Vollzeitäqivalenten von 60 % - 95 % o Rabatt von 20 % bei mehr als 95 % Vollzeitäquivalenten. c) Der Standardpreis für das Mietmodell pro FTE ergibt sich aus den Angeboten der autorisierten Händler und wird über eine Ausschreibung erhoben. Hierauf wird der Rabatt lt. Staffelung gewährt. d) Der Buy-Out-Preis ergibt sich im Standardfall aus dem letzten Mietpreis * 3 (multipliziert mit der Anzahl der PCs, die weiter mit Windows betrieben werden). Bei einer Beteiligung von mindestens 3 Jahren gilt Mietpreis * 1,75 V. Kosten a) Initiale Kosten für den Nachkauf von qualifizierenden System-Lizenzen Sind individuell durch Erhebung der Altrechner, für die die Sonderregelung gilt, der Erhebung vorhandener und nachweisbarer Lizenzen und / oder Schätzung des

5 Seite 5 von 5 Fehlbedarfes durch jede Hochschule zu ermitteln. Bsp. wurde als Kaufpreis für gebrauchte Windows-Lizenzen ca. 20 (Schätzwert, marktabhängig) genannt. b) Jährliche Kosten Der Standardpreis für Preisstaffel B beträgt 47,30 (Netto) nach einem Musterangebot Stand für eine Beteiligung aller Hochschulen. Daraus ergeben sich folgende Preise für die jeweiligen Rabattstufen. o Standardpreis - 10 %: 50,66 (inkl. MwST) o Standardpreis - 15 %: 47,84 (inkl. MwST) o Standardpreis - 20 %: 45,03 (inkl. MwST) (Kostenkalkulation für eine Musterhochschule siehe Anhang 5) c) Erhöht sich die Anzahl der PCs, die unter Windows betrieben werden, gegenüber der initial ermittelten Lizenzanzahl, so sind qualifizierende Betriebssystem- Lizenzen in entsprechender Zahl zu erwerben. o Gebrauchtlizenzen (Schätzpreis) ca. 20 (Marktabhängig zu ermitteln) o Preis pro Windows-Basislizenz (Select Händler) ca. 50 (inkl. MwST) d) Kosten für die Buy-Out-Regelung Einmalzahlung pro Arbeitsplatz, der weiter unter Windows betrieben wird Die Kostenberechnung ergibt sich durch Multiplikation des Mietpreises pro gemeldetem Arbeitsplatz mit einem Faktor. Im Standardfall ist dies Faktor 3. Der rabattierte Faktor beträgt 1, 75. Dies entspricht einem Rabatt von ca. 40 %. Buy-Out-Preis pro gemeldetem Arbeitsplatz, Stand o Buy-Out Standardpreis 168,86 (inkl. MwST) o Buy-Out rabattiert 98,50 (inkl. MwST) (Kostenkalkulation für eine Musterhochschule siehe Anlage 5) e) Kosten für Support (optional) Der Preis ist abhängig von der Zahl der teilnehmenden Hochschulen und der Anzahl der autorisierten Kontaktpersonen pro Hochschule. Preisbeispiele (Angebot ): Support-Paket Professional (33 Hochschulen) bei 3 Personen pro Jahr und Hochschule: 1.200,46 (inkl. MwST) bei 2 Personen pro Hochschule und Jahr: 1.081,46 (inkl. MwST) Support-Paket Professional (10 Hochschulen) bei 3 Personen pro Jahr und Hochschule: 1.307,81 (inkl. MwST) bei 2 Personen pro Hochschule und Jahr: 1.178,10 (inkl. MwST) Maria Lohn