Vertrag über die Betreuung und Beratung eines EDV-Netzwerkes

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Miriam Fuchs
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1 Vertrag über die Betreuung und Beratung eines EDV-Netzwerkes Zwischen dem Verein ProMedien e.v. Niedersachsenstr Diepholz vertreten durch Herrn Hartmut Albers und dem Schulträger vertreten durch wird für die Schule ab die EDV-Betreuung und EDV-Beratung vereinbart. 1 - Vertragsgegenstand Ziel des Vereins ProMedien e.v. ist es, den Schulträgern und Schulen im Landkreis Diepholz im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft eine kostenlose EDV-Betreuung von Schülernetzen zur Verfügung zu stellen. Dies soll durch FAG-Mitteln und Sponsoring sichergestellt werden. Die EDV-Betreuung einer Schule mit dem aus 4 zugrunde liegenden technischen Betriebskonzept ist nur ratsam, wenn eine Schule konkret die Umsetzung wünscht. Der Verein ProMedien e.v. bietet hierfür kostenlose Beratungsgespräche an. 2 - Umfang der EDV-Betreuung Die EDV-Betreuung beinhaltet die Installation und Administration des Netzwerkes, der Server, der Clients, der Software sowie die Betreuung der aktiven Netzwerkkomponenten als Fullservice. Weitere Details können dem Vertrag zwischen dem Verein ProMedien e.v. sowie dem IT-Dienstleister entnommen werden. Die EDV-Betreuung beinhaltet nicht die Beschaffung von Hard- und Software. Der IT- Dienstleister spricht der Schule/Schulträger hierfür lediglich Empfehlungen aus. Die EDV-Betreuung beinhaltet nicht die Konzeption und Herstellung des passiven Netzwerkes. Der IT-Dienstleister spricht der Schule/Schulträger hierfür lediglich Empfehlungen aus. Die EDV-Betreuung beinhaltet nicht die Reparatur von Hardware. Allerdings beinhaltet die EDV- Betreuung die entsprechende Fehlerdiagnose, um eine Reparatur beauftragen zu können. Sind Ersatzkomponenten vor Ort vorhanden, kann auch ein direkter Austausch erfolgen (Kleinreparatur).

1 - Vertragsgegenstand Ziel des Vereins ProMedien e.v.

2 Die EDV-Betreuung umfasst nicht das Austauschen von Verbrauchsmaterialien oder das regelmäßige Wechseln von Datensicherungsmedien. Diese Tätigkeiten obliegen der Schule im Rahmen der Mitwirkungspflicht. Im Rahmen der Mitwirkungspflicht steht dem IT-Dienstleister in der Schule eine Person als Ansprechpartner für Fragen aller Art zur Verfügung. Der Umfang dieser Mitwirkung hängt vom KonwHow und dem Interesse der Ansprechpartner ab und wird individuell zwischen Schule und IT-Dienstleister abgestimmt. 3 - Abwicklung durch IT-Dienstleister Die technische Abwicklung der EDV-Betreuung erfolgt durch einen IT-Dienstleister. Der Verein ProMedien e.v. beauftragt für diese Zwecke einen fachlich ausgerichteten IT-Dienstleister. Zwischen den o.a. Vertragspartnern wird ausdrücklich vereinbart, dass nur der IT-Dienstleister Arbeiten im EDV-Netz und an den Servern vorzunehmen berechtigt ist. Arbeiten, die in Eigenregie oder durch Dritte durchgeführt werden sollen, sind vorab mit dem IT-Dienstleister abzustimmen. Mit Stand lautet der Name des IT-Dienstleisters KDO Service GmbH. 4 - Technisches Betriebskonzept Der EDV-Betreuung liegt ein technisches Betriebskonzept zugrunde, welches eine einheitliche Betreuung aller Schulen ohne Einschränkung des Funktionsumfanges ermöglicht. Dieses ist vertraglich zwischen dem IT Dienstleister und dem Verein vereinbart und kann jederzeit vom Schulträger eingesehen werden. Bei Bedarf erfolgt seitens des Vereins ProMedien e.v. eine Anpassung des Betriebskonzeptes in Abstimmung mit dem fachlichen IT-Dienstleister. Die Zustimmung des Schulträgers ist hierfür nicht erforderlich. 5 - Finanzierungskonzept Die Kosten, die durch die Inanspruchnahme des IT-Dienstleisters entstehen, errechnen sich anhand der Schulform sowie der Schülerzahlen eines Jahres. Dem Schulträger ist die Kalkulationsgrundlage bekannt. Beispielrechnungen sind in der Anlage 1 beigefügt. Anhand dieser Kalkulationsgrundlage können die maximalen Kosten berechnet werden. Diese Kosten sollen durch FAG-Mittel ( 6 ) und Sponsoring gedeckt werden. Sponsormittel werden durch den Verein ProMedien e.v. eingeworben. Sollte wider Erwarten eine Kostendeckung nicht erreicht werden, gehen ungedeckte Kosten zu Lasten des Schulträgers. Durch die Möglichkeit der jederzeitigen Kündigung bei Wegfall der FAG-Mittel ( 7 ) ist das Risiko des Schulträgers gering. Die Änderung der Berechnungsgrundlage, die der Abrechnung zwischen dem IT-Dienstleister und dem Verein ProMedien e.v. zugrunde liegt, ist mit dem Schulträger vorab abzustimmen.

Im Rahmen der Mitwirkungspflicht steht dem IT-Dienstleister in der Schule eine Person als Ansprechpartner für Fragen aller Art zur Verfügung.

3 6 - FAG-Mittel Der Schulträger verpflichtet sich, seine FAG-Mittel für die o.a. Schule komplett in den Verein ProMedien e.v. einzubringen. Die Überweisung an den Verein erfolgt umgehend nach Erhalt der Mittel. 7 - Laufzeit des Vertrages, Kündigung Der Vertrag tritt zum o.a. vereinbarten Datum in Kraft und hat eine Laufzeit von zunächst 36 Monaten. Die Vertragslaufzeit verlängert sich für diesen Vertrag automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, sofern nicht bis spätestens 4 Monate vor Ablauf des Vertrages der Vertrag von einer der beiden Vertragsparteilen gekündigt wurde. Der Vertrag ist dann jeweils kündbar mit einer Frist von 6 Monaten zum eines jeden Jahres. Eine außerordentliche Kündigung ist bei Vorlage eines wichtigen Grundes möglich. Dies sind der Wegfall der FAG-Mittel, der Wegfall rechtlicher Grundlagen oder die Beendigung des Vertrages zwischen dem Verein ProMedien e.v. mit dem IT-Dienstleister. Datum (Unterschrift ProMedien e.v.) (Unterschrift Schulträger)

Die Vertragslaufzeit verlängert sich für diesen Vertrag automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, sofern nicht bis spätestens 4 Monate vor Ablauf des Vertrages der Vertrag von einer der beiden

4 Anlage 1 - Risiko für den Schulträger (Beispiele) Beispiel A: Es wird unterstellt, dass für eine Schule X pro Jahr 2000 FAG-Mittel zur Verfügung gestellt werden und dass die tatsächlichen Kosten des IT-Dienstleisters für diese Schule 3500 betragen. Auf einen Bezug zu konkreten Schülerzahlen soll an dieser Stelle verzichtet werden. Es wird außerdem unterstellt, dass im 2. Jahr und 3. Jahr nur 80% der Sponsorgelder seitens des Vereins eingeworben werden können. Jahr 1 Jahr 2 Sponsorgelder 1200 Fehlbetrag 300 Aufgrund der anfänglichen Mindestlaufzeit von 3 Jahren kann die Betreuung noch nicht nach dem 2. Jahr gekündigt werden. Das bedeutet, dass das max. Riskio für das 3. Jahr bei 1500 liegen würde, sofern keinerlei Sponsorgelder eingeworben werden würden. Jahr 3 Sponsorgelder 1200 Fehlbetrag 300 FAZIT: In diesem Beispiel wäre bis zur wirksamen Kündigung nach 3 Jahren ein Fehlbetrag von 600 für die Schule X zu decken gewesen.

Jahr nur 80% der Sponsorgelder seitens des Vereins eingeworben werden können.

5 Beispiel B: Es wird unterstellt, dass für eine Schule X pro Jahr 2000 FAG-Mittel zur Verfügung gestellt werden und dass die tatsächlichen Kosten des IT-Dienstleisters für diese Schule 3500 betragen. Auf einen Bezug zu konkreten Schülerzahlen soll an dieser Stelle verzichtet werden. Im 3. Jahr wird deutlich, dass zukünftig überhaupt keinerlei Sponsorgelder seitens des Vereins eingeworben werden können. Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Nach dem 3. Jahr verlängert sich die die Vertragslaufzeit jeweils um 1 Jahr, sofern keine Kündigung erfolgt. Abhängig davon, wann genau bekannt, dass keinerlei Sponsorgelder mehr eingeworben werden können, kann eine Kündigung nach dem 3. oder nach dem 4. Jahr erfolgen. In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass die Kündigungsfrist überschritten ist und der Vertrag noch ein Jahr fortzuführen wäre. Jahr 4 Sponsorgelder 0 Fehlbetrag 1500 FAZIT: In diesem Beispiel wäre bis zur wirksamen Kündigung ein Fehlbetrag von 1500 für die Schule X zu decken gewesen.

Jahr wird deutlich, dass zukünftig überhaupt keinerlei Sponsorgelder seitens des Vereins eingeworben werden können. Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Nach dem 3.

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