Besuchermanagement. Besuchermanagement. fl exibel professionell kundenspezifi sch

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1 Besuchermanagement Besuchermanagement fl exibel professionell kundenspezifi sch

2 Besuchermanagement BM 10 - die sichere und komfortable Lösung für die Verwaltung und Organisation von Besuchern und Fremdarbeitskräften Besucher und Fremdarbeiter verwalten individuelle Empfangsregelung effi zienter und komfortabler Workfl ow Zutritt generieren und kontrollieren Stammdaten archivieren Anwesenheit nachvollziehen Besucherausweise drucken automatisch an- und abmelden BM10 Mit dem standortübergreifend und komfortabel einsetzbaren Besuchermanagement BM10 bieten wir Ihnen nun eine optimale Lösung, Ihren Empfang oder Ihre Pforte auf aktuelle Sicherheitsanforderungen anzupassen. Mit der Besucherverwaltung BM10 gelingt es Ihnen auf einfache Art und Weise, Besuchsvorgänge digital zu implementieren und zu verarbeiten. Durch die Voranmeldung der Besuche über das Personal wird Ihre Pforte entlastet und gibt zusätzlich dem Mitarbeiter die Möglichkeit, auf Änderungen beim Besuchstermin unmittelbar und fl exibel zu reagieren. Die eingegebenen Daten werden sofort an der Pforte sichtbar, somit ist es Ihrem Empfangspersonal zu jeder Zeit ersichtlich, welcher Besuch erwartet wird. Ist ein Besuch einmal nicht angemeldet, kann dieser im laufenden Betrieb eingepfl egt und verwaltet werden. Auf den ausgegebenen Besucherausweisen können Sie alle Besucher auf Ihrem Firmengelände erkennen und wenn gewünscht, in die bestehende Infrastruktur wie Zutrittskontrolle oder Kantinenabrechnung einbinden. Auch die Verwaltung von Fremdarbeitskräften und Leiharbeitern ist mit dem Besuchermanagement BM10 kein Problem. Durch die Ausstattung mit RFID-Ausweisen können Fremdarbeitskräfte, Leiharbeiter und Besucher einfach in die bereits vorhandenen Systeme mit eingebunden werden. Mit Hilfe der Archivfunktion können Sie im Nachhinein die Aufenthaltszeit sowie den Aufenthaltsort eines Besuchers nachvollziehen. Das Besuchermanagement ist das Fundament, welches Sie Ihrer Unternehmensinfrastruktur in den Bereichen Organisation und Besucherverwaltung zugrunde legen. 2

3 Besuchermanagement und Organisation: Das Besuchermanagementsystem ist ein integriertes, standortübergreifendes Softwaresystem. Es besteht aus mehreren, kundenspezifi sch angepassten Komponenten. Zum einen aus dem BM-Client, welcher an Ihrer Pforte bzw. Ihrem Empfang zum Einsatz kommt. Der BM-Client wird ergänzt durch das optional integrierbare BM-Webinterface, über welches die fi rmeneigenen Mitarbeiter komfortabel Ihre Besucher beim Empfang bzw. an der Pforte voranmelden können. Die Integration des Webinterface erfolgt beispielsweise über Ihr bestehendes Firmenintranet. Nutzen Sie dieses Feature zur Erzeugung größtmöglicher Effi zienz und entlasten Sie hiermit Ihr Empfangspersonal. Fremdfirmen- und Leiharbeiterverwaltung: Die Eingliederung von Fremd- und Leiharbeitern, welche sich meist nur eine begrenzte Zeit in Ihrem Unternehmen aufhalten, ist oft mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Die Besucherverwaltung ist die optimale und souveräne Lösung um externe Mitarbeiter aktiv in die Prozesse Ihres Unternehmens einzubinden statten Sie betreffende Personengruppen mit Mitarbeiterausweisen aus und integrieren Sie diese in Ihre Infrastruktur. Ob Zutritts- und Türmanagement, Parkplatzverwaltung oder Bezahlfunktionalitäten, die Einsatzmöglichkeiten richten sich fl exibel nach Ihren Bedürfnissen. Übersicht und Kontrolle zu jeder Zeit! Zutrittsmanagement und Ressourcenplanung: Organisieren und verwalten Sie die Zutrittsberechtigungen von Besuchern und Fremdarbeitern in Ihrem Unternehmen! Die Besucherverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit individuelle Zutrittsprofi le zu erstellen und zu kategorisieren so ist jederzeit gewährleistet wer, wann und wo Zutritt hat. Mit Ende der vordefi nierten Besuchszeit ist es möglich die Zutrtittsberechtigungen automatisch zu sperren. Verhindern Sie somit den Missbrauch Ihrer Besucherausweise. Die Integration des Besuchermanagementsystems in Ihre Infrastruktur erfolgt durch eine integrierte, standardisierte Schnittstelle, über welche der Abgleich mit Ihrem Online- Zutrittskontrollsystem, verwirklicht wird. Besuchermanagementsystem Mitarbeiter z.b.: SAP Besucher Fremd- und Leiharbeiter 3

4 Besuchermanagementsystem BM10 - Systemtopologie Unkomplizierte und effi ziente Integration in Ihre Systemumgebung Das Besuchermanagement besteht aus einem 2-teiligen Softwaresystem. Einerseits aus dem Besuchermanagement Client, der mit erweiterter Funktionalität an Ihrer Pforte, bzw. Empfang zum Einsatz kommt dies können ein oder mehrere Arbeitsplätze sein. So können Sie das Besuchermanagementsystem auch standortübergreifend einsetzen. BM10 Zum Anderen aus dem Webinterface. Das Besuchermanagement Webinterface, welches zur Eingabe der Datensätze durch die Mitarbeiter dient wird in der Regel in Ihr bestehendes Intranet integriert. Beide Teile des Softwaresystems greifen auf dieselbe Datenbank zurück. Der Zugriff auf die Datenbank wird über die integrierte ODBC Schnittstelle realisiert. Die Besucherverwaltung unterstützt momentan folgende Datenbanktypen: MYSQL, Qracle sowie den Microsoft SQL Server. Das Webinterface wurde in PHP entwickelt und wird daher meistens auf einem Apache Webserver ausgeführt. Eine kundenspezifi sche Microsoft IIS Integration ist jedoch auch umsetzbar. Bei einer IIS Installation ist ein Single-Sign-On am Besuchermanagement Webinterface möglich. Systemvoraussetzungen Webserver: IIS Internet Information Server (Microsoft) mit PHP Unterstützung, Apache Server mit PHP Unterstützung (4 oder 5), installiertes PEAR Package, ODBC Unterstützung Browser: getestet im IE und Firefox. Javascipt muss ativiert sein, Cookies zugelassen. Datenbank: Oracle, MySQL, MSSQL-Server / Installierter ODBC Treiber BM-Client: MS-Windows Betriebssysteme (Windows 2000, XP, Vista, Windows 7) Um alle Funktionalitäten der Software nutzen zu können, muss ein Zugriff auf das ADS (active directory servie) oder eine Personalstammtabelle möglich sein. 4

5 BM-Webinterface - Besuchervoranmeldung leicht gemacht Besuchervoranmeldung leicht gemacht - Das Webinterface dient Ihren Mitarbeitern bzw. Personal zur Eingabe und Verwaltung von Besuchsvorgängen und ist die ideale Möglichkeit um Ihr Empfangspersonal zu entlasten. Das Webinterface kann beispielsweise über Ihr Intranet in das Besucherverwaltungssystem integriert werden. Somit ist es jedem autorisierten Mitarbeiter Ihres Unternehmens möglich, Besuchsvorgänge anzulegen und Besucher voranzumelden. Je nach Art der Installation erfolgt ein über SSL gesicherter Datenabgleich mit dem Active Directory System oder mit einer Personalstammtabelle. Missbrauch ist somit nahezu ausgeschlossen. Übersicht über Besuchsvorgänge Das Webinterface bietet Ihnen weiterhin eine Übersicht über alle Besuchsvorgänge des heutigen Tages. Es wird unterschieden ob der Besucher erwartet wird, im Hause ist oder bereits schon wieder gegangen ist. Somit können Ihre Mitarbeiter nachvollziehen wie der jeweilige Status eines Besuchsvorgangs ist in Sachen Nachvollziehbarkeit ein absoluter Vorteil! Nach dem erfolgreichen Login erhält der Mitarbeiter Zugang zu einem Formular, in welchem seine persönlichen Daten bereits voreingetragen sind. Der Nutzer kann nun auf einfache Art und Weise Besuchsvorgänge am System voranmelden. Suchfunktion Das Besuchermanagementsystem verfügt über eine umfangreiche Stammdatentabelle. Über die effektive Suchfunktion im Webinterface können Ihre Mitarbeiter auf die Stammsätze bereits im Haus gewesener Gäste zurückgreifen und diese ohne großen Aufwand erneut einladen bzw. an der Pforte voranmelden. Kann auf keinen bestehenden Datensatz zurück geriffen werden, ist die Neuanlage eines Besuchers über die Funktion Benutzer hinzufügen jederzeit möglich. 5

6 BM-Client - die kundenspezifi sche Lösung für komplexe Anforderungen Der BM-Client ist das zentrale Organ des verteilten Softwaresystems. Er wird an Ihrer Pforte eingesetzt und zeigt den Pförtnern, Empfangsmitarbeitern oder dem Werkschutz, welche Besucher erwartet werden oder bereits im Hause sind. Über die komfortable Benutzeroberfl äche lassen sich Personenstammdaten erfassen und konfi gurieren oder Besucherausweise drucken und verwalten. Über die Archivfunktionalität werden alle notwendigen Daten gespeichert. So ist stets ersichtlich, wer, wann, wen empfangen hat. Auch Ihre eventuell vorhandenen Ressourcen (Besprechungszimmer, technisches Equipment, etc.) können im Besuchermanagementsystem gebucht werden. Es ist dann möglich, zu einem Besuchsvorgang eine Ressource zu reservieren. Im Ressourcenplan werden diese übersichtlich angezeigt. Historie und Vorschau Das integrierte Warnsystem erzeugt selbständig Warnungen, wenn bestimmte Situationen eintreten. Diese Warnungen können von Ihnen intern weiterverfolgt werden. Unter diese Warnungen fallen zum Beispiel: Überschreitung der Besuchszeit, nicht abgegebene Ausweise oder nicht erschienene Besucher. Der BM Client garantiert höchste Flexibilität und Effi zienz und wird an Ihre kundenspezifi schen Anforderungen angepasst. Benutzeroberfl äche, Inhalte und Eingabemasken lassen sich variabel auf die für Sie optimale Lösung konfi gurieren. Das Optimum für Sie ist oberste Prämisse für uns! Benachrichtigungs-Mails Alle Besuchsvorgänge werden im Besuchermanagementsystem gespeichert und in einer Historie aufgeführt. Die Funktion gibt eine Vorschau auf aktuelle Besuchsvorgänge, sowie eine Besuchshistorie der Teilnehmer (Besucher) und Kontaktpersonen (Ansprechpartner im Unternehmen). Mit der Mailschnittstelle haben Sie die Möglichkeit von Ihnen vordefi - nierte s zu verschicken. Zur Auswahl stehen hier diverse - Kategorien wie Ausweisverlust oder Besuchersperrung. Diese s können bei Bedarf vom Werkschutz ausgelöst werden, um den Besuchten über nicht abgegebene Ausweise oder Besuchersperrungen zu informieren. 6

7 Registrierungsfunktion In Sachen Identitätsnachweis bietet das Besuchermanagementsystem mit der Registrierungsfunktion die Möglichkeit einen Besucher erst nach einer vordefi nierten Registrierung auf gültig zu setzen. Ihr Empfangspersonal ist somit gezwungen die Registrierung anhand and eines personenspezifi schen Nachweises (wie z.b. Geburtsdatum, Personalausweis-Nr., ) durchzuführen. Somit ist gewährleistet, dass es sich bei der anzumeldenden Person auch tatsächlich um den eingeladenen Besucher handelt. Der aktuelle Registrierungsstatus des Besuchers ist in den persönlichen Stammdaten jederzeit am Registrierungsicon zu erkennen. Auch gesperrte Besucher, deren Zutritt erst nach Rücksprache mit dem Werkschutz gewährt werden darf, werden hier explizit gekennzeichnet. Ressourcenplan Mit dem Ressourcenplan können Sie im Zusammenhang mit der Anlage von neuen Besuchsvorgängen auch beliebige Ressourcen wie z.b. Konferenzräume oder Elektronik verwalten. Werden Ressourcen bereits im Besuchsvorgang gebucht, werden diese automatisch in den aktuellen Übersichtsplan übernommen. Außerdem ist es jederzeit möglich, Ressourcen unabhängig von Besuchsvorgängen zu belegen und einzuplanen. Die Ressourcenplanung ist frei konfi gurierbar und passt sich dementsprechend optimal an Ihre Anforderungen an. Warnsystem Sicherheit und Übersicht sind gerade im Bereich Besucherverwaltung unverzichtbar. Das Warnsystem erzeugt selbstständig Warnungen, wenn bestimmte Situation eintreten. Warnungen werden z.b. beim Überschreiten der Besuchszeit oder bei Nicht- Erscheinen von Besuchern generiert - behalten Sie den Überblick, zu jeder Zeit! 7

8 Visitenkartenscan Mit dem optionalen BM-Visitenkartenscan ist es möglich, die Daten einer Visitenkarten direkt in die Stammdatensätze der Besucherverwaltung zu importieren. Der BM-Visitenkartenscan erspart Ihnen die mühselige und langwierige Aufgabe, alle Daten manuell eingeben zu müssen. Innerhalb von Sekunden sind alle nötigen Informationen, wie Besuchername und Kontaktdaten eingescannt - Entlasten Sie Ihre Pforte oder Ihren Empfang und beschleunigen Sie den Workflow! Zeitsparende Stammdateneingabe und einfache Personalisierung von Besucherausweisen! Integrierte Bildaufnahme Das Besuchermanagement bietet Ihnen die Funktionalität Ihre Besucherstammdaten mit Passbildern der jeweiligen Besucher zu vervollständigen und somit Besucherausweise mit Foto zu produzieren. Hierzu sind im System die Ansteuerung der Bildaufnahme via Webcam oder Spiegelrefl exkamera mittels TWAIN Treiber vorkonfi guriert. Durch die direkte Legitimation des Besuchers via Passbild erhöhen Sie den Sicherheitsaspekt der ausgegebenen Ausweise - gerade in gesondert gesicherten Umfeldern ein absolutes Muss! 8

9 Papierausweise Besteht keine Notwendigkeit die Besucher mit in die Infrastruktur wie z.b. Zutrittskontrolle einzubinden, kann natürlich mit der Software auch ein einfacher Papierausweis erstellt werden. Der Ausdruck erfolgt mit einem Ticketdrucker auf vorperforiertes Papier. Durch das automatische Aufbringen eines Barcodes lässt sich der entsprechende Besuchsvorgang komfortabel mit einem Barcodescanner verwalten. Die perfekte und sekundenschnelle e Lösung für preiswerte Tagesausweise oder parkscheine Fahrzeug-! frei konfi gurierbare Drucklayouts nur Barcodeleser als zusätzliche Hardware notwendig schneller und unkomplizierter Ausweisdruck mit Ihrem Tintenstrahl- oder Laserdrucker zusätzlicher Ausdruck einer Sicherheitsbelehrung! Für den Papierausweisdruck empfohlen: HP Office Jet Pro

10 Besucher- und Tagesausweise mit Technologie - die volle und besucherfreundliche Integration in Ihre Infrastruktur RFID - Ausweissysteme RFID Ausweise sind Karten mit integrierter kontaktloser Technologie. Die berührungslose Datenübertragung macht diese Ausweisformen hoch effi zient und komfortabel. Die Ausweise sind in jeder gängigen Technologie erhältlich und auf Ihre Anwendungen konfi gurierbar. Durch den Einsatz der TRW-Technologie (Thermical ReWrite) ist es beispielsweise möglich, die Besucherausweise im Scheckkartenformat mit der im Haus verwendeten RFID-Technologie auszustatten. Dadurch kann der Ausweis mit einem speziellen TRW- Drucker bis zu 100 mal wieder beschrieben und neu genutzt werden. Dies ist umweltfreundlich und äußerst kostensparend. Zutrittsberechtigungen integrierbar professionell und hochwertiger Besucherausweis bis zu 100 Mal wieder beschreibbar Unterschiedliche RFID Technologien integrierbar für weitere Applikationen verwendbar (Cash-Applikation) RFID - Lesegerät Nach dem Druck der Karte genügt das Aufl egen der Karte auf den Leser, um den dazugehörigen Besucher-Datensatz zu öffnen und ggf. den Besucher abzumelden. TRW - Drucktechnologie Der Tattoo RW von Evolis ist ein TRW (Thermical ReWrite) Drucker für einseitig wiederbeschreibbare Karten. Dieser Drucker lässt bei Flexibilität, Wirtschaftlichkeit und Umweltfreundlichkeit keine Wünsche offen! Durch den Einbau eines RFID-Codiermoduls erfolgt ein vollautomatisches Auslesen der Ausweisnummer beim Druck. Somit lässt sich dieser Drucker bestmöglicht in das Besuchermanagement integrieren. Druck: Druckzeit: Kartengröße: Kartenstärke: Kartenmaterial: Kartenzuführung: ReWrite Technologie 8 Sekunden manuell; 12 Sekunden autom. Zufuhr (schreiben/löschen) 85,60 x 53,98 mm (ISO) 0,5 bis 0,76 mm PVC mit TRW Folie 100 Karten (0,76 mm) ISO Druckertreiber: Microsoft Windows XP / VISTA / 7 Druckeranschluss: USB und Ethernet Codieroptionen: Magnetstreifen (LoCo, HiCo) Kontaktchip 10

11 Direktkartendruck auf PVC Druck mittels Monochrom-Schwarzbändern. Sie können so bis zu 1000 PVC-Besucherausweise fertigen. Dies ist wiederum ideal für den Druck von Text und Barcodes. Der Enduro eignet sich hervorragend für die Bedruckung von vorgedruckten PVC- Ausweisen so bleiben Ihnen alle gestalterischen Möglichkeiten erhalten. Steigern Sie die Effi zienz Ihres Workfl ows mit der automatischen An- und Abmeldung! automatisiert an- und abmelden Robuster und einfach zu bedienender Kartendrucker zum einseitigen (Uno) und zweiseitigen (Duo) monochromen und vielfarbigen Druck Ihrer Besucherausweise. Sehr gute Druckqualität zu einem äußerst attraktiven Preis- / Leistungsverhältnis. Doppelseitiger Kartendruck einfach über spezielles Upgrade-Farbband nachrüstbar. 4 Standard Wasserzeichen für patentierten HoloKote- Sicherheitsdruck verfügbar. Mit der automatischen An und Abmeldung des Besuchermanagementsystems können sich Ihre Besucher- bzw. Fremdarbeitskräfte komfortabel selbständig an- und abmelden - Ihr Empfangspersonal wird wiederum enorm entlastet. Zum Einsatz kommen hier ein Touchpanel, sowie ein Barcodescanner oder Tischleser. Als kostengünstige und effektive Variante empfi ehlt sich der Layouteditor Mit dem integrierten Layouteditor gestalten Sie schnell und einfach Ihre individuellen Besucherausweise. Der Layouteditor bietet Ihnen eine breite Palette an Gestaltungsfunktionen über welche Sie unkompliziert Ihre gewünschten Ergebnisse erzielen können. Speichern Sie Ihre Kartenlayouts als fi xe Designvorlagen. Das Besuchermanagementsystem bietet Ihnen die Möglichkeit für jede Besucherkategorie ein separates Kartendesign zu hinterlegen, womit verschiedene Besuchertypen auch visuell klar voneinander getrennt werden. 11

12 Jahrelange Erfahrung auf höchstem Niveau - in allen Bereichen! MADA steht seit über 30 Jahren für Qualität und Kompetenz im Bereich berührungsloser Ausweissysteme. Als unabhängiger Full Service Dienstleister entwickeln und produzieren wir Identifi kationsmedien und zugehörige Systeme in den unterschiedlichsten Technologieformen für weltweit führende Unternehmen. Unsere Stärke liegt in der kundenorientierten und maßgeschneiderten Produktion von Identifikationsmedien wie beispielsweise Ausweisen, hochwertigen Schlüsselanhängern und langlebigen Armbandtranspondern sowie in der Programmierung und Implementierung von zugehörigen Soft- und Hardwaresystemen. Eigenentwicklungen für die Besucherverwaltung, die Codierung oder den Kartendruck und der damit verbundenen Personalisierung runden unser Produktspektrum ab. MADA bietet Ihnen das volle Know-how aus einer Hand vom Entwurf bis zur Auslieferung decken wir sämtliche Arbeitsgänge im eigenen Hause ab. Dies garantiert maximale Qualität sowie kurze Lieferzeiten. Profi tieren Sie von unserem umfangreichen Leistungsspektrum sowie unserer langjährigen Erfahrung. Fachkundige Beratung und persönlicher Kontakt ist für uns oberste Prämisse. Zufriedene Kunden sind die beste Referenz! Das unabhängig und eigenständig entwickelte Besuchermanagement BM 10 ist seit Jahren erfolgreich auf dem Markt etabliert und sorgt in unzähligen Unternehmen und Firmen aller Branchen für einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf - Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung und überzeugen Sie sich an Hand unserer Referenzliste und Produkte. MADA Marx Datentechnik GmbH Hinterhofen Villingen-Schwenningen Tel.: +49 (0) 7721 / Fax.: +49 (0) 7721 / info@mada.de Web: V 1.1