Projektmanagement Theorie und Übungen Robert-Bosch-Schule Ulm Version September 2015

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1 Projektmanagement Theorie und Übungen Robert-Bosch-Schule Ulm Version September 2015 RBS_Projektmanagement_1_0.docx 1 Version 1.0

2 Dieses Skript soll als Nachschlagewerk und als Übungsbuch dienen. Der Lesende soll auf Basis des selbst erarbeiteten Wissens neue Aufgaben lösen und eigene Projekte durchführen können. Dieses Skript ist aus eigenen Unterrichtsaufschrieben und Übungen sowie aus den unten aufgeführten Quellen entstanden: Version Beschreibung / Änderung Datum 1.0 Erste Veröffentlichung Sie können die aktuelle Version dieses Skriptes und die Übungsdatei von meinem Schul-Blog herunterladen: Für Anmerkungen, Verbesserungsvorschläge und Fehlerhinweise bin ich dankbar. Jürgen Lifka (jlifka@web.de) RBS_Projektmanagement_1_0.docx 2 Version 1.0

3 1 Inhaltsverzeichnis: 1 Inhaltsverzeichnis: Allgemeines Motivation für Projektmanagement Begriffsdefinition: Projekt Projektphasen Übersicht Projektplanung und Projektdurchführung Phasenmodelle für Projekte Planung eines Projektes (Phase 1) Durchführung eines Projektes (Phase 2) Kick-Off-Meeting Übung: Projektauftrag Lasten- und Pflichtenheft Das Lastenheft (requirement specification) Übung: Lastenheft Das Pflichtenheft (system specification) Übung: Pflichtenheft Projekte strukturieren Projektstrukturplan (PSP) Projektstrukturplan Beispiele Mind-Mapping Übung: Projektstrukturplan (XMIND) Arbeitspakete Übung: Arbeitspaketbeschreibung Projektablaufplan (PAP) - Gantt-Diagramm Übung: Balkenplan Übung: Balkenplan (ProjectLibre) Meilensteine Team-Protokoll Arbeitsordner Blogging Begriffsdefinition: Blog einrichten Blog einrichten Beiträge veröffentlichen RBS_Projektmanagement_1_0.docx 3 Version 1.0

4 Allgemeines 2 Allgemeines 2.1 Motivation für Projektmanagement RBS_Projektmanagement_1_0.docx 4 Version 1.0

5 Allgemeines RBS_Projektmanagement_1_0.docx 5 Version 1.0

6 Allgemeines 2.2 Begriffsdefinition: Projekt RBS_Projektmanagement_1_0.docx 6 Version 1.0

7 Allgemeines 2.3 Projektphasen RBS_Projektmanagement_1_0.docx 7 Version 1.0

8 Allgemeines 2.4 Übersicht Projektplanung und Projektdurchführung RBS_Projektmanagement_1_0.docx 8 Version 1.0

9 Phasenmodelle für Projekte 3 Phasenmodelle für Projekte Projektmanagement gliedert jedes Projekt in typische Phasen, meistens handelt es sich um drei bis fünf Phasen. Obwohl es einige andere bewährte Phasenmodelle gibt, hat sich in der Schule wegen seiner klaren Struktur ein Drei-Phasen-Modell bewährt. Diese drei Phasen haben wir wie folgt aufgegliedert: Tätigkeiten, welche mit dem Abwickeln eines Projektes verknüpft sind, werden heute systematisiert und unter dem Begriff Projektmanagement zusammengefasst. Projektmanagement Das Konzept des Projektmanagements stammt aus der Industrie. Es handelt sich dabei um ein Handwerkszeug, mit dem Projekte systematisch zerlegt, abgewickelt - und in unserem Fall auch - bewertet werden. Projektmanagement umfasst z.b.: Planung Organisation Durchführung Steuerung Kontrolle Dokumentation D.h.: Jeder, der ein Projekt vorbereitet, plant, durchführt, dokumentiert, steuert und kontrolliert, kurz abwickelt, betreibt somit Projektmanagement. Dieses wird bei jedem Projekt anders aussehen, da Projekte durch ihre Einmaligkeit gekennzeichnet sind. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 9 Version 1.0

10 Phasenmodelle für Projekte 3.1 Planung eines Projektes (Phase 1) Unter Planung fassen wir die folgenden fünf Schritte zusammen: Ein Planungsgrundsatz: Erst das Was, dann das Wie und schließlich das Wann klären! RBS_Projektmanagement_1_0.docx 10 Version 1.0

11 Phasenmodelle für Projekte Projektplanung In Projektplanung wird durch systematische Informationsgewinnung und Planung der Ablauf des Projekts bezüglich Ressourcenaufwand und Ablauf möglichst exakt vorausgeplant. Die Planung orientiert sich z.b. an den fünf W-Fragen: was?, wann?, wie?, wer? wo? Projektplanung W.- Frage Aufgabe Teilergebnis Was ist zur Zielerreichung zu tun? Wann müssen die Aufgaben erledigt werden? Wie hoch ist der Ressourcenaufwand? Wer erledigt die Aufgabenstellungen? Wo sind Projektrisiken? Projekt in operationalisierte, übersichtliche, abschätzbare, kontrollierbare und delegierbare Teile aufgliedern. Ablauf und Reihenfolgen festlegen Kosten ermitteln Ressourcen zuteilen Risiken abschätzen und Konzept zur Risikobehandlung entwerfen Vorgangsliste, Projektstrukturplan und Projektablauf liegen vor Terminplan liegt vor Kostenplanung liegt vor Teilprojekt- und Arbeitspaketverantwortliche sind festgelegt Präferenzregelungen, Alternativplanungen, worstcase-pläne liegen vor Z. B. in der Kostenplanung besteht das Problem, dass zum Projektanfang die Kostenbeeinflussbarkeit noch sehr hoch ist, die Einschätzung der Kosten (Kostenkenntnis) aber noch mit großen Unsicherheiten verbunden ist. Mit zunehmendem Planungsfortschritt werden die Schätzungen genauer, gleichzeitig können aber die Kosten immer weniger beeinflusst werden, da mehr und mehr Planungspunkte endgültig festgelegt werden müssen. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 11 Version 1.0

12 Phasenmodelle für Projekte 3.2 Durchführung eines Projektes (Phase 2) Zur Durchführung zählen wir folgende Schritte: Nach der Planungsphase sind alle Pläne erstellt und geprüft. Mit dem Beginn der Projekt-Durchführung stehen gemeinsames Lernen und Handeln der Teams im Vordergrund. Indem die Schülerinnen und Schüler ihre Arbeit ab jetzt weitgehend selbst organisieren, zeigen Sie ihre soziale bzw. ihre Projekt-Kompetenz. Dennoch sind Überraschungen, Krisen und Kurskorrekturen vorprogrammiert. D.h.: Beobachtung, Unterstützung, Steuerung und Kontrolle (Controlling) sowie im Falle eines Falles Krisenmanagement durch die Betreuer ist weiterhin unerlässlich. Damit sind im Wesentlichen die Instrumente des Projektmanagements während der Durchführung eines Projektes aufgezählt. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 12 Version 1.0

13 Kick-Off-Meeting 4 Kick-Off-Meeting Unter Kick-Off versteht man eine Auftaktveranstaltung z.b. zu Beginn eines Projekts. Zweck des Kick-Offs ist in der Regel die Teambildung und die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses der Teilnehmer. Mögliche Inhalte einer Kick-Off-Veranstaltung sind: Klärung der Aufgabenstellung im Projekt Erwartungen der Beteiligten Vorstellung der Ausgangssituation Vorstellung des Projektteams (alle Beteiligten, der Projektorganisation und der Rahmenbedingungen (Prämissen, Zeithorizont, zur Verfügung stehende Ressourcen und Projektinfrastruktur) Klärung der Spielregeln und der Rollen Organisatorische Regelungen (Ablage, regelmäßige Termine,...) Erste fachliche Klärungen Klärung des weiteren Vorgehens... RBS_Projektmanagement_1_0.docx 13 Version 1.0

14 Kick-Off-Meeting 4.1 Übung: Projektauftrag RBS_Projektmanagement_1_0.docx 14 Version 1.0

15 Lasten- und Pflichtenheft 5 Lasten- und Pflichtenheft Spielt sich ein Projekt zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ab, gibt es zwei Kernfragen 1. Was? Was wünscht der Auftraggeber, was ist zu tun? Dies wird im Lastenheft formuliert. 2. Wie? Wie genau werden wir es tun bzw. umsetzen? Dies wird im Pflichtenheft definiert. Obwohl die Schule symbolisch als Auftraggeber und die Schülerinnen und Schüler als Auftragnehmer auftreten könnten, ist diese strenge Unterscheidung zwischen Lastenheft und Pflichtenheft in der Schule allenfalls in Sonderfällen (Firmenprojekte, berufsspezifische Ausbildung) von Bedeutung. Ein Pflichtenheft, das detailliert beschreibt wie und was geleistet werden soll (und was nicht), entspricht damit dem Projektstrukturplan, der ja auch alle zu erbringenden Tätigkeiten im Detail beschreibt. Als To-do-Liste eignet sich ein Pflichtenheft ggf. für den Schulalltag RBS_Projektmanagement_1_0.docx 15 Version 1.0

16 Lasten- und Pflichtenheft 5.1 Das Lastenheft (requirement specification) Das Lastenheft enthält alle Anforderungen des Auftraggebers (Was, Wofür?). Typische Elemente sind: Einführung in das Projekt Beschreibung der Ausgangssituation Aufgabenstellung (Sollzustand) Veranlassung Zielsetzung Projektumfeld Eckdaten (Termine, Personal, Kosten) Technischer Prozess (Anlagen- und Ablaufbeschreibung) Automatisierungssystem (Vorhandene Geräte, Systeme, Software / vorliegende Ergebnisse) Organisation Aufgabenbeschreibung Ablaufbeschreibung Gliederung Daten und Mengen Zukunftsaspekte Schnittstellen z. B. Mensch - Rechner / technischer Prozess - Mensch Anforderungen an die Systemtechnik Anforderungen an Inbetriebnahme und Einsatz Anforderungen an die Qualität Anforderungen an die Projektentwicklung z. B. Hard- und Software Dokumentation Betriebsablauf Schulung Instandhaltung / Softwarepflege Montage / Installation Inbetriebnahme Hardware, Software Qualitätsmerkmale, Qualitätssicherung Projektorganisation Projektdurchführung RBS_Projektmanagement_1_0.docx 16 Version 1.0

17 Lasten- und Pflichtenheft 5.2 Übung: Lastenheft RBS_Projektmanagement_1_0.docx 17 Version 1.0

18 Lasten- und Pflichtenheft 5.3 Das Pflichtenheft (system specification) Das Pflichtenheft beschreibt die Realisierung aller Anforderungen des Lastenheftes (Wie, Womit?). Das Lastenheft ist daher Bestandteil des Pflichtenheftes, dessen Vorgaben detailliert werden. Das durch die Projektbearbeiter (Auftragnehmer) erstellte Pflichtenheft bedarf der Genehmigung des Auftraggebers und stellt die verbindliche Vereinbarung für die Realisierung und Abwicklung des Projektes für beide Seiten dar. Erfüllt das Projektergebnis nicht die Anforderungen des Pflichtenheftes, wird in der Regel die Bezahlung des Auftrages verweigert. Typische Elemente des Pflichtenheftes sind, neben den Inhalten des Lastenheftes: Systemtechnische Lösung Systemtechnik (Ausprägung) Anhang Kurzbeschreibung der Lösung Beschreibung und Gliederung der Lösung Beschreibung der Lösung für den ungestörten Betrieb Beschreibung der Lösung für den gestörten Betrieb Gerätetechnik / Technische Daten Software Datenschutz Technische Angaben zum Gesamtsystem Gesetze, Normen, Richtlinien Begriffe, Definitionen, Abkürzungen RBS_Projektmanagement_1_0.docx 18 Version 1.0

19 Lasten- und Pflichtenheft 5.4 Übung: Pflichtenheft RBS_Projektmanagement_1_0.docx 19 Version 1.0

20 Projekte strukturieren 6 Projekte strukturieren Ein Projektstrukturplan, kurz PSP, stellt die Projektstruktur dar, d. h. er legt genau fest, welche Aufgaben die Projektteilnehmer zu erfüllen haben. Diese Festlegung geschieht in Form von Arbeitspaketen, die in sich geschlossene Aufgaben beschreiben. Ein Projektstrukturplan (PSP) klärt: 1. Was? Was ist zu tun? 2. Wie? Wie werden wir es tun? An dieser Stelle muss darauf geachtet werden, dass die Arbeitsbelastung für alle Gruppen ungefähr gleich groß ist. Für Schülerinnen und Schüler ist auf den ersten Blick die gleiche Anzahl von Arbeitspaketen ein Hinweis darauf, dass sie auch gleich viel arbeiten müssen. Es ist zu überlegen, ob der PSP allein von den Projektleitern oder bei fortgeschrittenen Teams schon in Zusammenarbeit mit den Teilnehmern erstellt wird. Die Strukturpläne müssen zum eigentlichen Projektstart fertig und von den Betreuern geprüft sein, da Schülerinnen und Schüler ggf. den Arbeitsumfang bzw. den damit verbundenen Zeitbedarf noch nicht richtig einschätzen können. Einfaches Beispiel für einen Projektstrukturplan (PSP): Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Teil-Projektstrukturpläne Tätigkeit Klärung der Aufgabenstellung, Erstellung eines Zeit- und Arbeitsplanes Recherche im Internet, in der Tagespresse, in der Stadt-Bibliothek Stakeholderanalyse (Betroffene) Gruppe und Lehrkräfte Heinz, Sabine Franz, Günther Karl, Inga Ein Projektstrukturplan kann mehrere Teil-Projektstrukturpläne der einzelnen Arbeitsgruppen enthalten, z. B. um der Teilziele zu präzisieren oder abzugrenzen. Der Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan selbst ist in der DIN als "Darstellung der Projektstruktur" definiert, er zeigt z. B. den Aufbau- und den Ablauf eines Projektes. Arbeitspakete Arbeitspakete sind die kleinsten sinnvollen Einheiten, in die ein Projekt zerlegt werden kann. Für jedes Arbeitspaket gibt es unmittelbar Verantwortliche (so genannte Stakeholder), die auch genannt werden sollten. Stakeholder: Stakeholder oder Projektbeteiligte sind alle Personen, die in irgendeiner Weise betroffen sind. Die Definition des Begriffes Stakeholder stimmt hier im Wesentlichen mit dem Begriff des Projektbeteiligten der DIN überein. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 20 Version 1.0

21 Projekte strukturieren 6.1 Projektstrukturplan (PSP) Nach DIN ist der Projektstrukturplan lediglich die "Darstellung der Projektstruktur". Aber: Die DIN unterscheidet dabei die Darstellung nach Aufbau Ablauf Grundbedingungen und sonstigen Gesichtspunkten. Sowohl Netzplan als auch Balkenplan zählen damit zu den Projektstrukturplänen. Die Praxis der Projektstrukturplanung präzisiert den PSP gemeinhin als "die vollständige hierarchische Anordnung aller Element eines Projektes". Als Darstellungsformen wird hierfür meist ein Organigramm gewählt, alternativ die Listendarstellung mit Nummerierung und Einrückungen. Logisch dem Organigramm gleichwertig, aber mit anderer visueller Wirkung, findet sich auch zunehmend eine Mindmap als Format für den Projektstrukturplan. Unabhängig von seiner Darstellung hat der Projektstrukturplan folgende Aufgaben: Vorgabe einer Struktur für alle Projektmanagementaufgaben Vollständige Darstellung des Projektgegenstands Definition des Projektziels bzw. Überprüfung der Zieldefinition Bestimmung aller zum Projekt gehörenden Arbeitspakete (Kostenträger) Ordnen und Strukturieren der Arbeitspakete in einer geeigneten Systematik Schaffung von Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten Aufstellen der Gliederung für alle Projektdokumente (Arbeitsordner, Berichte usw.). Die Erstellung eines für alle verbindlichen Projektstrukturplanes (Projektstrukturierung, Projektstrukturplanung, Projektgliederung) zu Anfang des Projekts dient somit der Effizienzsteigerung bei Planung, Durchführung und Abschluss des Projekts. Der Projektstrukturplan muss im Arbeitsordner dokumentiert sein. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 21 Version 1.0

22 Projekte strukturieren Vorgangsliste Der erste Schritt in der operativen Projektplanung ist die Sammlung und Erfassung aller Vorgänge, die für eine erfolgreiche Projektdurchführung notwendig sind. Projektstruktur Im Projekt-Strukturplan PSP (Work-Breakdown-Strukture WBS) werden die Vorgänge eines Projektes hierarchisch in Teilprojekte und Arbeitspakete (=genau abgegrenzte Teilaufgabe, feinste Gliederung im PSP) aufgegliedert. In der grafischen Darstellung werden die Zusammenhänge und Nahtstellen zwischen den Teilaufgaben deutlich und es ist eine exakte Delegation der Aufgaben und Verantwortungen möglich (Bild 1). Durch geeignete qualitative und quantitative Teilzieldefinitionen kann der Projektablauf auch besser kontrolliert und gesteuert werden. Projektstrukturpläne können prinzipiell objektorientiert oder funktionsorientiert gegliedert sein. (siehe Bild). In der Praxis kommen auch häufig gemischt orientierte Projektstrukturpläne vor, bei denen z.b. höhere Ebenen objektorientiert und tiefere Ebenen funktionsorientiert sind. Innerhalb der Ebenen ist dabei die Orientierung strikt einzuhalten. Die Gliederungstiefe (Anzahl der Hierarchiestufen) und Gliederungsbreite (Anzahl der Teilprojekte bzw. Arbeitspakete) ergibt sich aus der Projektgröße und Projektkomplexität. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 22 Version 1.0

23 Projekte strukturieren 6.2 Projektstrukturplan Beispiele RBS_Projektmanagement_1_0.docx 23 Version 1.0

24 Projekte strukturieren 6.3 Mind-Mapping ist eine grafische Darstellungmethode, die die vernetzte Struktur des menschlichen Gedächtnisses beachtet Beispiel: Merkmale: Mind-Maps sind aufgebaut wie ein Baum in der Draufsicht Das zentrale Thema steht in der Mitte Hauptäste und Schlüsselwörter untergliedern das Thema Verzweigungen veranschaulichen weitere Differenzierungen Verweispfeile ermöglichen die Vernetzung von zusammenhängenden Aspekten neue Informationen lassen sich ohne störende Streichungen und eingezwängte Nachträge einbringen jede Mind-Map unterscheidet sich in Form und Inhalt und ist daher für die Erinnerung hilfreich Regeln des Mind-Mappings: Mind-Map großflächig anlegen in der Mitte das Thema plazieren Hauptäste beschriften u. evt. nummerieren Nebenäste ableiten u. evt. verknüpfen Kurze Formulierungen, Begriffe verwenden Substantive, Blockschrift Bilder, Zeichen, Symbole (Pfeile) Farbige Äste zur besseren UnterscheidungAnwendungsmöglichkeiten: Am Anfang eines Strukturierungsprozess (Vorbereitung und Ideensammlung) Am Ende eines Strukturierungsprozesseses (Nachbereitung) Projekt- und Zielplanung Gliederung (Analyse) Problemlösungen, Beurteilungen Dokumentation, Gespräch abbilden Veranschaulichung von komplexen Sachverhalten RBS_Projektmanagement_1_0.docx 24 Version 1.0

25 Projekte strukturieren 6.4 Übung: Projektstrukturplan (XMIND) RBS_Projektmanagement_1_0.docx 25 Version 1.0

26 Arbeitspakete 7 Arbeitspakete In der DIN wird das Arbeitspaket als das "kleinstes, nicht weiter zergliederte Element im Projektstrukturplan definiert, das auf einer beliebigen Projektstrukturebene liegen kann". Ein Arbeitspaket beschreibt eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des Projekts, die von einer einzelnen Person oder Teams bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden kann. Arbeitspakete sollen klar und einfach bezeichnet werden (z. B. Gehäuse spachteln und lackieren ). Für jedes Arbeitspaket muss es benannte Verantwortliche geben. Diese heißen auch Stakeholder. Ein Arbeitspaket kann somit als "Mini-Projekt" innerhalb des Projekts betrachtet werden. Arbeitspakete Die kleinsten Strukturelemente des Projektstrukturplanes sind die Arbeitspakete. Arbeitspakete fördern die Eigenverantwortung der Projektbeteiligten und sind in ihrem Umfang so zu wählen, dass sie sich für den Beauftragten verständlich beschreiben lassen. Die wesentlichen Inhalte einer Arbeitspaketbeschreibung sind: Arbeitspaketbezeichnung Identifikationsnummer Ergebnis des Arbeitspakets Startvoraussetzungen für den Arbeitschritt auszuführende Arbeitsschritte Arbeitsschrittverantwortliche Verantwortliche für übergeordneten Schritt, Abnehmer der Leistung Bearbeitungstermine ev. Ressourcenzuteilung, Kostenbudget zu berücksichtigende Unterlagen und Richtlinien RBS_Projektmanagement_1_0.docx 26 Version 1.0

27 Arbeitspakete 7.1 Übung: Arbeitspaketbeschreibung RBS_Projektmanagement_1_0.docx 27 Version 1.0

28 Projektablaufplan (PAP) - Gantt-Diagramm 8 Projektablaufplan (PAP) - Gantt-Diagramm Ein Projektablaufplan (PAP) stellt zeitliche Abfolge der Arbeitspakete in Form eines Balkendiagramms dar. In diesem Sinne umfasst bzw. ergänzt ein PAP den Projektstrukturplan (PSP). Die zeitliche Anordnung der Arbeitspakete erfolgt nach ihrem Starttermin. Dauer und Ende zeigt das Diagramm grafisch an (und wird gelegentlich auch in Extraspalten ausgewiesen). Das sieht z. B. folgendermaßen aus: Komplizierte Verflechtungen und kritische Abhängigkeiten der Arbeitspakete untereinander lassen sich im PAP nicht darstellen. Dazu wird der Netzplan eingesetzt, welcher je nach Berufsausbildung ein Muss ist. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 28 Version 1.0

29 Projektablaufplan (PAP) - Gantt-Diagramm 8.1 Übung: Balkenplan RBS_Projektmanagement_1_0.docx 29 Version 1.0

30 Projektablaufplan (PAP) - Gantt-Diagramm 8.2 Übung: Balkenplan (ProjectLibre) RBS_Projektmanagement_1_0.docx 30 Version 1.0

31 Meilensteine 9 Meilensteine Meilensteine sind (nach DIN ) wichtige Zeitpunkte (Ereignisse bzw. Abschnitte) eines Projektes, z. B. wann begonnen, präsentiert, abgeschlossen wird. Meilensteine werden dem Grundsatz nach nicht verschoben. Betreuer- Tandem (und ggf. das Projekt-Team) legen diese am besten anhand eines großen Jahreskalenders fest und hängen diese möglichst öffentlich aus. Wenn die Teams die Meilensteine fest im Blick haben, hilft dies einerseits gegen Laissez-faire und andererseits gegen hektische Betriebsamkeit! Termine und Meilensteine Die Ablaufplanung klärt im Rahmen eines Projektes nach dem Was und Wie die dritte zentrale Frage: Wann soll es getan werden? Entscheidend dabei ist, dass ganz konkrete Teilziele mit entsprechenden Terminen, so genannten Meilensteinen (DIN ) einen festen Zeitrahmen bilden, den Betreuer vorgeben. Meilensteine sind wichtige Zeitpunkte (Ereignisse) eines Projektes, z. B. wann wird begonnen, wann wird präsentiert, Meilensteine werden dem Grundsatz nach nicht verschoben. Betreuer-Tandem (und ggf. das Projekt-Team) legen diese anhand eines großen Jahreskalenders fest und hängen diese Fixpunkte möglichst öffentlich aus. Die Terminplanung eines Projektes kann auf verschieden Art gestaltet werden. In allen Fällen werden die bisher aufgelisteten Arbeitspakete zeitlich und logisch angeordnet. Entsprechende Instrumente des Projektmanagements finden Sie hier unter den Stichworten: Zeit- und Arbeitsplan, Grundsätzliches Projektablaufplan (PAP), Balkendiagramm, Gantt-Diagramm Netzplan, eine professionelle Alternative Pläne begleiten das Projekt Es bietet sich an, die Übersichtsblätter (also alle Pläne) im Klassenzimmer aufzuhängen und /oder in einem Ordner zu sammeln und bei den regelmäßigen Besprechungen mitzubringen. Eine gute Möglichkeit ist es auch die Pläne und auch die Protokolle in eine Arbeitsplattform im Internet zu legen. In diesem virtuellen Klassenzimmer sind sie für alle jederzeit einsehbar. Die Sammlung, Koordination und die Öffentlichkeit der Pläne ermöglicht später, bei der Durchführung des Projektes einen Soll-Ist-Vergleich. Der Soll-Ist-Vergleich ist ein Element des Projekt - Managements, speziell des Controllings. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 31 Version 1.0

32 Meilensteine RBS_Projektmanagement_1_0.docx 32 Version 1.0

33 Team-Protokoll 10 Team-Protokoll Zu einer guten Planung eines Projektes gehört die Festlegung eines einheitlichen Dokumentationsstandards, wenigstens innerhalb eines Teams. Protokolle sind ein Mittel der Prozess-Dokumentation. Protokolle verhindern, dass Gruppentreffen in die Unverbindlichkeit abtriften, denn sie erzwingen, dass Ziel- und Zeitvereinbarungen getroffen werden. Dies kann in einfacher Form durch die schriftliche Erfassung der typischen Ws geschehen: Wer macht was, wieso, wo, mit wem, bis wann? Protokolle sind dann schnell erfassbar, wenn sie einheitlich gestaltet sind und eine fortlaufende Nummer tragen. Deshalb ist es vorteilhaft, die äußere Form vorzugeben, z. B. als Kopier- oder Formatvorlage. Auch eine Spalte für Anmerkungen (wie, siehe Rückseite, siehe...) hat sich bewährt. Hierzu ein Beispiel: lfd. Nr.: Protokoll ggf. Logo Anm. Gruppenthema: betreuende/r Lehrer/in Zeit/Ort: An-/Abwesende: Ziel(e): 1. Verlauf: Was wurde besprochen? 2. Ergebnisse: Was wurde geklärt? Begründungen? 3.Weiterarbeit: Termine: Protokollant/-in: Welche Fragen blieben ungeklärt? Weitere Aufgaben? Absichten und Ziele? Wer übernimmt welche Aufgaben? Bis wann sind die Aufgaben zu erledigen? Nächste Arbeitssitzung(en): Unterschrift : RBS_Projektmanagement_1_0.docx 33 Version 1.0

34 Team-Protokoll Zusammen mit ein paar Standard-Angaben, wie Anwesende, Zeit- und Ort des Treffens, Protokollant/-in entsteht ein Ergebnisprotokoll. Wird auch noch über den Verlauf des Treffens kurz und knapp berichtet, erhält man ein Protokoll, das Verlauf und Ergebnisse fixiert. Diese Mischform eines Protokolls hat sich für die Projektarbeit bewährt. Das Führen eines Protokolls schafft einerseits Ernsthaftigkeit und strukturiert andererseits die Gruppentreffen. Gleichzeitig dokumentiert es die Gruppentreffen so, dass Abwesende sich jederzeit ein Bild über die Arbeit der Gruppe machen können. Dies ist z. B. für die Betreuer unverzichtbar, wenn das Team sich ohne Betreuer trifft und arbeitet. Kein Gruppentreffen ohne Protokoll! In Kürze: Protokolle sind unverzichtbar. Sie sollten mit der Dokumentation abgegeben werden, z. B. als Anlage, denn: Auch die Art und Weise wie das Protokoll geführt wurde (ungenau, fehlerhaft, sehr gut) ist Gegenstand der Beurteilung bzw. Bewertung und kann in einem Kolloquium ebenfalls thematisiert werden. Protokolle sind wichtige Grundlagen zur Überprüfung des Arbeitsprozesses und für ein ggf. stattfindendes Kolloquium. Die Schüler müssen deshalb am Projektstart auf die Bedeutung und Wichtigkeit des Protokolls hingewiesen werden. Auch sollte darauf geachtet werden, dass jeder Projektteilnehmer mindestens einmal das Protokoll schreibt. Je freier und selbstorganisierter Lernprozesse sind, desto wichtiger sind Formalien wie Protokolle, Zeit-, Arbeitspläne, etc. Protokolle (die in der Regel von den Team-Mitgliedern erstellt werden) ersetzen aber nicht den persönlichen Eindruck und die persönliche Einschätzung der Gruppentreffen, wenn es darum geht, den Prozess abschließend bzw. zusammenfassend zu bewerten. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 34 Version 1.0

35 Team-Protokoll Dabei helfen kurze Notizen der Betreuer. Relativ wenig Arbeitsaufwand erfordern entsprechend einfache(!) Checkbogen, Momentaufnahmen oder Teacherprotokolle. Funktionen des Protokolls Information Dokumentation Organisation Kontrolle z. B. Abwesende, Nachschlagemöglichkeit Verlaufsprotokoll Juristischer Beweis, Urkundencharakter hält wesentliche Schritte fest stellt dar, wie es zu Ergebnis gekommen ist gibt Kern der Äußerungen, Anträge, Forderungen, Einwände wieder nennt Ergebnisse, Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse fixiert, wer Aufgaben übernommen hat Aufgabenverteilung Formen des Protokolls Überwachung der Durchführung von Beschlüssen Ergebnisprotokoll beschränkt sich auf Informationen über Ergebnisse und Beschlüsse nennt Anträge, Abstimmungsergebnisse, Wahlergebnisse in gekürzter Form fixiert, wer Aufgaben übernommen hat Gruppenprotokoll hält Arbeitsergebnisse fest dokumentiert Problemlösungen fixiert den Fortgang von Gruppenprozessen Gedächtnisprotokoll dient als Erinnerungshilfe hält strittige Punkte fest braucht als persönliche Aufzeichnung keine bestimmte sprachliche Form Organisatorischer Teil Ein Protokoll besteht aus einem organisatorischen und einem inhaltlichen Teil. Der organisatorische Teil des Protokolls ist zweigeteilt. Der erste organisatorische Teil befasst sich mit der protokollierten Sitzung. Teilnehmer Datum Raum. Der zweite Teilorganisatorische umfasst die Dinge, die sich mit der Erstellung des Protokolls und der darauf folgenden Sitzung beschäftigen. Der inhaltlichen Teil informiert wie schon betont über Verlauf, Tätigkeiten, Ergebnisse und Beschlüsse während der Sitzung: RBS_Projektmanagement_1_0.docx 35 Version 1.0

36 Details zum organisatorischen Teil: Wer machte, was, wieso, wo, mit wem, bis wann? Folgende Informationen können, je nach Anspruch im organisatorischen Teil des Protokolls enthalten sein: Organisatorisches, Teil 1 Teilnehmer Die Namen der Teilnehmer, die an der Besprechung teilgenommen haben. Damit ein einheitliches Bild nach außen geboten wird, sollte beim Protokoll darauf geachtet werden, dass die Teilnehmer mit "Herr" oder "Frau" oder mit Vor- und Nachname genannt werden. Um zu vermeiden, dass sich keiner zurückgesetzt fühlt, sollten die Namen nach dem Alphabet geordnet werden. Verteiler Hier werden die Mitarbeiter genannt, die an der Sitzung nicht teilgenommen haben, jedoch Kenntnis von den niedergelegten Ergebnissen erhalten sollen. Projekt Der Titel des Projektes soll aus jedem Protokoll ersichtlich sein. Anlass Untertitel kennzeichnen die aktuelle Sitzung mit dem Thema Datum Zeit Der Tag an dem die Sitzung stattgefunden hat. Der Zeitraum, innerhalb dessen die Sitzung abgehalten worden ist. (von bis) Ort Der Ort, an dem die Sitzung stattgefunden hat. (z. B. Raum 136) Inhalt Organisatorisches, Teil 2 Datum Zeit Ort Protokolliert von Protokolliert am Unterschrift Je nach Art des Protokolls Das Datum, an dem die nächste Sitzung stattfinden soll. Die Uhrzeit, an dem die nächste Sitzung stattfinden soll Der Ort bzw. Raum in dem die nächste Sitzung stattfinden soll Name desjenigen, der das Protokoll erstellt hat Datum an dem das Protokoll geschrieben worden ist. Hiermit kann dokumentiert werden, wie zeitnah nach Ende der Sitzung die Protokollierung vorgenommen worden ist Des Protokollanten, der damit die Korrektheit des Protokolls garantiert (Urkunde) RBS_Projektmanagement_1_0.docx 36 Version 1.0

37 Arbeitsordner 11 Arbeitsordner Beginnt die Durchführung des Projektes, so empfiehlt sich die Anlage eines Arbeits- bzw. Projektordners. Dieser Ordner ist für das Team und dessen Betreuer öffentlich, d.h. jederzeit zugänglich enthält übersichtlich alle im Verlauf des Projektes anfallenden Informationen oder Verweise darauf hält das Team arbeitsfähig, auch wenn ein Mitglied (zeitweilig oder ganz) ausfällt. Inzwischen hat sich auch der Begriff Portfolio eingebürgert. Portfolios geben per Definition Einblick in das Können, den Arbeitsstil und die Entwicklung seiner Autoren. Tipps zum Arbeitsordner Ein teameignes Logo hält alles zusammen! Was im Projektordner enthalten sein muss Titelblatt (sollte übersichtlich, aber auch kreativ sein, Name & Klasse, Titel des Projekts, Datum) Inhaltsverzeichnis (möglichst mit Seitenzahlen) Eine klare Gliederung (gliedert die Themen in einer logischen Reihenfolge) In jedem Themengebiet sollten Texte und Bilder vorkommen. Jeder abgeheftete Text muss gelesen, bearbeitet und markiert sein (Notizen zum Text) Keine Texte abheften, die du nicht verstehst!!! Verschiedenartige Materialien und Quellen müssen vorhanden sein. Wer nur aus einer Software (z.b. Microsoft Encarta) ausdruckt oder nur ein Buch verwendet, kann seinen Ordner gleich wegwerfen. Schneidet aus Zeitschriften, Zeitungen, Prospekten etc. Texte und Bilder aus und klebt sie auf Literatur-/Quellenangaben: Schreibe alle verwendeten Quellen (Bücher, Software, Internetadressen) auf eine Liste, die du am Ende deines Projektordners einheftest. Beispiele: Pleticha, Heinrich, Von Jahr zu Jahr, Schülerhandbuch Geschichte, Cornelsen, Berlin, Bringt eigene Zeichnungen, Bilder, Collagen, Prospektsammlungen und Texte hinein. Sämtliche Materialien werden abgeheftet. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 37 Version 1.0

38 Blogging 12 Blogging 12.1 Begriffsdefinition: Blog Der oder das Blog oder auch Weblog (Wortkreuzung aus engl. Web und Log für Logbuch) ist ein auf einer Website geführtes und damit meist öffentlich einsehbares Tagebuch oder Journal, in dem mindestens eine Person, der Blogger, Aufzeichnungen führt, Sachverhalte protokolliert ( postet ) oder Gedanken niederschreibt. Häufig ist ein Blog eine chronologisch abwärts sortierte Liste von Einträgen, die in bestimmten Abständen umbrochen wird. Der Blogger ist Hauptverfasser des Inhalts, und häufig sind die Beiträge aus der Ich-Perspektive geschrieben. Das Blog bildet ein Medium zur Darstellung von Aspekten des eigenen Lebens und von Meinungen zu spezifischen Themen, je nach Professionalität bis in die Nähe einer Internet-Zeitung mit besonderem Gewicht auf Kommentaren. Oft sind auch Kommentare oder Diskussionen der Leser über einen Artikel möglich. Damit kann das Medium sowohl dem Ablegen von Notizen in einem Zettelkasten, dem Zugänglichmachen von Informationen, Gedanken und Erfahrungen, etwas untergeordnet auch der Kommunikation dienen, ähnlich einem Internetforum. Die Tätigkeit des Schreibens in einem Blog wird als Bloggen bezeichnet. Die Deutsche Nationalbibliothek bezeichnet Blogs als Internetpublikationen und vergibt seit Herbst 2013 auch ISSNs an Weblogs einrichten Im Internet-Explorer auf folgende Seite gehen: Auf Schaltfläche kostenlos klicken. Danach auf Schaltfläche Jetzt registrieren oder Jetzt kostenlos registrieren klicken. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 38 Version 1.0

39 Blogging Daten (Vorname, Nachname, ) eingeben: Auf Schaltfläche Ich stimme zu. Jetzt Konto anlegen. klicken. Konto sofort nutzbar. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 39 Version 1.0

40 Blogging 12.3 Blog einrichten Im Internet-Explorer auf folgende Seite gehen: Auf Schaltfläche Website erstellen klicken. Internet-Adresse (Seitenadresse) der Webseite eingeben z.b. nachnamevorname: Auf Schaltfläche Website erstellen und fortfahren klicken. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 40 Version 1.0

41 Blogging -Adresse, Benutzername und Passwort eingeben: Auf Schaltfläche Nächster Schritt klicken. Auf Schaltfläche Nein danke klicken. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 41 Version 1.0

42 Blogging Auf irgendein Theme (siehe Hinweis) klicken. Auf Meine Website klicken. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 42 Version 1.0

43 Blogging Auf WP Admin klicken. Auf Einstellungen Allgemein klicken. Blog-Titel und Slogan eingeben und auf Schaltfläche Änderungen speichern klicken. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 43 Version 1.0

44 Blogging Auf Design Themes klicken, bei Themes durchsuchen Publizieren eingeben. (Kein kostenpflichtiges Theme aussuchen!!!) Auf Anpassen klicken. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 44 Version 1.0

45 Blogging Seitentitel eingeben (z.b. siehe oben) Seitenleiste unter Widgets wenn gewollt abändern (z.b. Kategorien und Meta löschen). RBS_Projektmanagement_1_0.docx 45 Version 1.0

46 Blogging Auf Speichern und Veröffentlichen klicken und dann auf x klicken. Die Grundeinstellung sind nun gemacht, hier abmelden. Anschließend nochmal auf abmelden klicken. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 46 Version 1.0

47 Blogging 12.4 Beiträge veröffentlichen Im Internet-Explorer auf folgende Seite gehen: Aus Anmelden klicken. Benutzername und Passwort eingeben: Auf Meine Website klicken. RBS_Projektmanagement_1_0.docx 47 Version 1.0

48 Blogging Auf Webseite ansehen klicken. Neuen Beitrag durch klicken auf erzeugen. Durch klicken auf Publizieren Beitrag veröffentlichen. Es können Dateien angehängt werden und so immer wieder weitere Beiträge veröffentlicht werden. Abmelden (siehe Seite 46) nicht vergessen! RBS_Projektmanagement_1_0.docx 48 Version 1.0