Controlling von Projekten

Transkript

1 Controlling von Projekten

2

3 Rudolf Fiedler Controlling von Projekten Mit konkreten Beispielen aus der Unternehmenspraxis Alle Aspekte der Projektplanung, Projektsteuerung und Projektkontrolle 7., aktualisierte und überarbeitete Auflage

4 Rudolf Fiedler Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg, Deutschland ISBN ISBN (ebook) DOI / Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Springer Vieweg # Springer Fachmedien Wiesbaden 2001, 2003, 2005, 2008, 2010, 2014, 2016 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Der Verlag, die Autoren und die Herausgeber gehen davon aus, dass die Angaben und Informationen in diesem Werk zum Zeitpunkt der Veröffentlichung vollständig und korrekt sind. Weder der Verlag, noch die Autoren oder die Herausgeber übernehmen, ausdrücklich oder implizit, Gewähr für den Inhalt des Werkes, etwaige Fehler oder Äußerungen. Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media (

5 Vorwort Die Bedeutung des Projektcontrollings hat in den letzten Jahren durch komplexer werdende Projekte mit hohem Termin- und Kostendruck weiter zugenommen. Projektrelevantes Controllingwissen benötigt nicht nur im besonderen Maße der Controller, sondern auch das Management und die Projektverantwortlichen. Bei vielen Projektmitarbeitern werden inzwischen über das reine Projektmanagement hinausgehende Grundkenntnisse des Projektcontrollings vorausgesetzt, damit sie ihre Aufgaben erfolgreich bewältigen können. Mit dem vorliegenden Buch wird das Ziel verfolgt, den Projektverantwortlichen, Projektmitarbeitern und Controllern eine zugleich theorieorientierte und praxisfundierte Beschreibung des Projektcontrollings und seiner wesentlichen Instrumente an die Hand zu geben. Sie sollen Anregungen für die Lösung ihrer täglichen Probleme in den Projekten erhalten. Das Buch wendet sich auch an Studierende, die sich an der Hochschule mit der systematischen Projektabwicklung beschäftigen. Es wurde Wert auf eine leicht verständliche Darstellung gelegt. Viele Abbildungen und Praxisbeispiele tragen dazu bei, dass sich der Leser rasch mit der Thematik vertraut machen kann. Das Lehr- und Fachbuch ist wie folgt aufgebaut: Kapitel 1 gibt einen Überblick über Projektcontrolling und Projektmanagement. Angesprochen werden die Aufgaben und Ziele des Projektcontrollings sowie die Abgrenzung zum Projektmanagement. Kapitel 2 behandelt das Projektcontrolling aus strategischer Sicht. Es geht vor allem um Instrumente zur Auswahl und Priorisierung in einem Multiprojektumfeld, aber auch um den Einsatz der Projekt-Scorecard für die Projektauswahl und Projektsteuerung. Kapitel 3 bildet den Schwerpunkt des Buchs. Es beschreibt das operative Projektcontrolling. Im Sinne eines ganzheitlichen Lösungsansatzes orientieren sich die Ausführungen zur Projektplanung an den Lebenszyklusphasen eines Projektes. Die Planungssicht wird auch um die Aspekte der Steuerung und Kontrolle ergänzt. Neben den allgemeinen Aufgaben für das operative Projektcontrolling stehen praktische Instrumente im Mittelpunkt. v

6 vi Vorwort In Kap. 4 werden IT-Tools für das Projektcontrolling beschrieben und beurteilt. Herausgearbeitet werden auch die Einsatzmöglichkeiten eines Führungsinformationssystems für die Projektdatenanalyse. In das vorliegende Lehrbuch flossen Anregungen vieler Personen ein, die auf diese Weise zum Gelingen beitrugen. Ihnen allen möchte ich danken. Wertvoll für den Autor waren die Diskussionen mit Praktikern bei der Durchführung von Seminaren über Projektcontrolling und Projektmanagement. Auch Praxisprojekte zwischen Unternehmen und der Hochschule boten eine hervorragende Plattform des Erfahrungsaustausches. Für Verbesserungsvorschläge ist der Autor immer dankbar. Anregungen können über die -Kennung fiedler@projektcontroller.de weitergegeben werden. Der interessierte Leser findet weitere Informationen über Projektcontrolling unter den Adressen und Seminare über Projektcontrolling werden unter angeboten. Würzburg im Oktober 2015 Rudolf Fiedler

7 Inhaltsverzeichnis 1 Überblick über das Projektcontrolling Projekt und Projektmanagement Controlling Projektcontrolling Erkenntnisse für die Praxis Literatur Strategisches Projektcontrolling Strategische Projektplanung Überblick Sammlung der Projektideen Grobe Vorselektion Bewertung der Attraktivität Analyse der Abhängigkeiten Analyse der Ressourcenverfügbarkeit und Projektauswahl Strategische Projektkontrolle Überblick Ausprägungen der strategischen Kontrolle Projekt-Scorecard Erkenntnisse für die Praxis Literatur Operatives Projektcontrolling Operative Projektplanung Überblick Projektziele Aufbauorganisation Projektphasen Projektaufgaben und Projektstruktur Projektaufwand Terminplanung Ressourcenplanung Kosten- und Erlösplanung Risikomanagement und -controlling vii

8 viii Inhaltsverzeichnis 3.2 Operative Projektkontrolle Überblick Leistungskontrolle Terminkontrolle Kostenkontrolle Kontrolle im agilen Projektmanagement am Beispiel von Scrum Auswertung der Projekterfahrungen Berichtswesen und Dokumentation Kennzahlen Erkenntnisse für die Praxis Literatur IT-Unterstützung Projektmanagementsoftware SAP R/3 Modul PS MS Project Einführung einer Projektmanagementsoftware Führungsinformationssysteme Erkenntnisse für die Praxis Literatur Stichwortverzeichnis

9 Abbildungsverzeichnis Abb. 1.1 Beispiele für Projekte... 3 Abb. 1.2 Projektkriterien einer Versicherung... 4 Abb. 1.3 Das magische Dreieck des Projektmanagements... 6 Abb. 1.4 Ursachen für das Scheitern von Projekten... 7 Abb. 1.5 Aufgaben des Projektcontrollings in der Literatur... 9 Abb. 1.6 Übersicht über die Aufgaben des Projektcontrollings Abb. 1.7 Bausteine eines ganzheitlichen Projektcontrollings Abb. 1.8 Zusammenhang zwischen Einzel- und Multiprojektcontrolling Abb. 1.9 Wahrnehmung von Controllingaufgaben durch Projektleiter und Projektcontroller Abb Verantwortung von Projektleiter und Projektcontroller Abb Träger des Projektcontrollings Abb Aufgabenschwerpunkte des Projektcontrollers Abb Leitbild für den Projektcontroller Abb Anforderungen an den Projektcontroller Abb Hierarchische Eingliederung des Projektcontrollers Abb Organisatorische Einbindung des Projektcontrollings in einem Produktbereich der Robert Bosch GmbH Abb Beteiligung von Controllern bei Investitionsentscheidungen Abb Anteil der Kosten von Projektplanung, Projektkontrolle und Projektinformation am Gesamtbudget Abb. 2.1 Überblick über die strategische Projektplanung Abb. 2.2 Prozess der strategischen Projektauswahl Abb. 2.3 Verantwortlichkeitsmatrix in Planisware Abb. 2.4 Gewichtete Zielstruktur Abb. 2.5 Zielgewichtung mit der Präferenzmatrix Abb. 2.6 Ausgangsmatrix für die Zielgewichtung Abb. 2.7 Quadrierte Matrix Abb. 2.8 Normalisierte Matrix mit den Zielgewichten Abb. 2.9 Nutzwertanalyse Abb Projektbewertung in Planisware Abb Projektpriorisierung in Planisware ix

10 x Abbildungsverzeichnis Abb Priorisierung der Projekte durch paarweisen Vergleich Abb Portfolio für die Projektpriorisierung der FinanzIT GmbH Abb Portfolio für Forschungs- und Entwicklungsprojekte Abb Wirtschaftlichkeitsverfahren für die Projektauswahl Abb Gewinnsituation im Ausgangsfall Abb Erlösänderung bei Projektverlängerung bzw. verkürzung Abb Gewinnsituation bei einem zusätzlichen Projekt Abb Gewinnsituation nach der Optimierung Abb Monetäre Bewertung der Größen des magischen Dreiecks Abb Break-Even-Analyse Abb Das Kennzahlensystem Return on Investment Abb Ermittlung des Kapitalwerts Abb Berechnung des Net Present Value Abb Einflussmatrix Abb Portfolio zur Analyse der Abhängigkeiten Abb Strategien für die Projektbearbeitung Abb Ausgewogenheit des Projektportfolios Abb Überblick über die strategische Projektkontrolle Abb Arten der strategischen Kontrolle Abb Attraktivitätsportfolio für die Kontrolle von Entwicklungsprojekten Abb Aufbau einer Projekt-Scorecard Abb Gewichtung der Perspektiven und Ziele Abb Ermittlung der Zielerreichung Abb. 3.1 Überblick über die operative Projektplanung Abb. 3.2 Faktoren für den Projekterfolg in einzelnen Phasen Abb. 3.3 IT-System zur Beschreibung der Projektphasen Abb. 3.4 Abb. 3.5 Auszug aus einer Know-how-Datenbank zur Beschreibung von Prozessschritten Ressourceninanspruchnahme als Basis für eine projektneutrale Kalkulation Abb. 3.6 Aufbau des Projektstrukturplans Abb. 3.7 Beschreibung des Meilensteins Prototyp getestet Abb. 3.8 Schrittweise Konkretisierung der Projektplanung Abb. 3.9 Zuordnung von technischer Struktur und Projektstruktur Abb Wertorientierter Projektstrukturplan Abb Wertermittlung für ein Arbeitspaket Abb Ablauf der Delphi-Methode Abb Aufwandsverteilung in Softwareprojekten Abb Function-Point-Kurve Abb Terminplanung Abb Netzplan (generiert mit MS Project) Abb Berechnung der frühesten Vorgangszeitpunkte Abb Berechnung der spätesten Vorgangszeitpunkte Abb Einplanung einer Managementreserve... 89

11 Abbildungsverzeichnis xi Abb Steuerung mit dem Pufferindex Abb Steuerung des Projektportfolios mit der Managementreserve Abb Netzplan für die Bestimmung der kritischen Arbeitspakete Abb Abhängigkeit der Kosten von der Vorgangsdauer Abb Mehrkosten durch Verkürzung eines Vorgangs Abb Berechnung der mittleren Beschleunigungskosten Abb Daten des Beispiels Abb Erlösveränderung in Abhängigkeit der Projektdauer Abb Zahl der Kommunikationsbeziehungen bei zunehmender Gruppengröße Abb Einfluss der Gruppengröße auf die Projektdauer Abb Wirkung zusätzlicher Ressourcen Abb Ressourcenbelastungsdiagramm mit erforderlichem Personalbedarf Abb Ressourcenbelastungsdiagramm mit verfügbarer Kapazität Abb Verfügbare Personalstunden pro Monat Abb Funktionsmatrix Abb Ressourceneinplanung in MS Project Abb Ressourcenbelastungsdiagramm Kapazitätsausgleich Abb Systematik der Auslastungsplanung Abb Daten für die Projektkostenkalkulation Abb Beispiel einer Projektkostenkalkulation Abb Einteilung der Mitarbeiter in Kategorien Abb Errechnung eines Standardstundensatzes Abb Kalkulation der Kosten für Arbeitspakete und Teilprojekte ohne Kostenschlüsselung Abb Zusammensetzung des Gesamtbudgets Abb Retrograde Projektkalkulation Abb Integration der Projekt-Deckungsbeiträge in das Unternehmensergebnis Abb Ermittlung der Liquidität Abb Liquiditätsverlauf in einem Entwicklungsprojekt Abb Grafische Darstellung der Zahlungsströme Abb Integration der Daten aus Projekttätigkeit und Nichtprojekttätigkeit in die Unternehmensrechnung Abb Bausteine des Risikomanagements und -controllings Abb Detaillierung der Projektaufgaben Abb Risikokatalog Abb Klassifizierung von Projektrisiken in einer Risk Map Abb Projektrisikobewertung der Regierung von Australien Abb Möglichkeiten der Risikosteuerung Abb Möglichkeiten der Risikovorbeugung Abb Risikomanagementplan Abb Überwachung von Einzelrisiken Abb Gesamtrisiko eines Projektes Abb Differenzierung des Gesamtrisikos nach Risikoklassen

12 xii Abbildungsverzeichnis Abb Formblätter für eine systematische Risikoanalyse Abb Risikoanalyse mit einem MS-Excelmodell Abb Risikoanalyse bei der Outokumpu Technology GmbH Abb Überblick über die operative Projektkontrolle Abb Elemente der Projektsteuerung und -kontrolle Abb Hochrechnung der Projektdauer und der Projektkosten mit MS-Excel Abb Kostenschätzung mit Hochrechnung und Forecast Abb Elemente der Projektsteuerung und -kontrolle Abb Prozess der Leistungserbringung Abb Tatsächlicher Leistungsfortschritt Abb Beispiel für die Ermittlung des Leistungsfortschritts Abb Methoden zu Bestimmung der Leistung Abb Ermittlung des Fortschritts mit der 0/50/100-Methode für das Abb Beurteilung der Methoden zu Bestimmung der Leistung Abb Terminplan in MS Project Abb Balkenplan mit Time to Completion und Time at Completion Abb Termin-Trenddiagramm Abb Kurvenverläufe im Termin-Trenddiagramm Abb Beispiel zur Meilenstein-Trendanalyse Abb Kosten-Trenddiagramm Abb Zeit-/Kosten-Trenddiagramm Abb Kumulierte Ist- und Plankosten nach 8 Monaten (Plandauer: 11 Monate) Abb Aussagekräftige Kostenkontrolle Abb Beispieldaten für die Earned Value Analyse Abb Beispiel für die Earned Value Analyse Abb CPI und SPI mit Toleranzschwelle Abb Trompetenkurve mit dynamischen Schwellen Abb Überblick über die Kennzahlen der Earned Value Analyse Abb Multiprojektcontrolling mit der Earned Value Analyse Abb Abb Portfolio zur Verdeutlichung der Kosten- und Leistungssituation ausgewählter Projekte (Multiprojektcontrolling) Portfolio zur Verdeutlichung der Kosten- und Leistungssituation eines einzelnen Projekts (Einzelprojektcontrolling) Abb Darstellung des Projektportfolios mit der Treemap Abb Earned Value Analyse mit MS Project Abb MS Excel Modell für die Earned Value Analyse Abb Burndown-Chart mit geplantem und tatsächlichem Restaufwand Abb CPI und SPI im Burndown-Chart Abb Ursachen für aufgetretene Probleme Abb Bewertung der Projektkomplexität Abb Verdichtung der Informationen im Bericht Abb Abweichungsbericht mit Ampelfunktion

13 Abbildungsverzeichnis xiii Abb Inhalte des Fortschrittsberichts Abb Deckblatt eines Fortschrittsberichts Abb Voraussichtliche Gesamtabweichung des Aufwands Abb Projektportfolio-Statusbericht der laufenden Projekte Abb Verdichtung des Projektportfolio-Statusberichts Abb Beschreibung eines Berichts Abb Berichte, Berichtsgremien und Berichtshäufigkeit am Beispiel der Robert Bosch GmbH Abb Projekt-Cockpit am Beispiel der Robert Bosch GmbH Abb Ampelfarbenbelegung Abb Belegung der Ampelfarben nach vorgegebenen Regeln Abb Schematisierter Ablaufplan der Controlling-Aktivitäten am Beispiel der Outokumpu Technology GmbH Abb Kategorien für Projektberichte Abb Planungs- und Reportingdimensionen der Zurich Gruppe Deutschland Abb Kennzahlen für das Projektcontrolling Abb Kennzahlenarten Abb Steckbrief für eine Kennzahl Abb Daten für die Ermittlung der durchschnittlichen Termintreue Abb Diagrammbeispiel zur Darstellung des CPI Abb Diagramme und ihre Anwendung Abb. 4.1 Vergleich des Moduls PS von SAP R/3 und MS Project Abb. 4.2 Projektplanung und -steuerung mit SAP R/3 bei der Outokumpu Technology GmbH Abb. 4.3 Projektmodule im SAP-System Abb. 4.4 Zentrale Planungsmaske in MS Project Abb. 4.5 Systematische Bewertung und Auswahl von Projektmanagementsoftware mit der Nutzwertanalyse Abb. 4.6 Datenanalyse mittels Dice Abb. 4.7 Datenanalyse mittels Slice Abb. 4.8 Datenanalyse mittels Drill-Down Abb. 4.9 Datenanalyse mittels Roll-Up Abb Datenversorgung eines Führungsinformationssystems Abb Hyperbrowser im DeltaMaster Abb Earned Value-Kennzahlen im DeltaMaster Abb Portfoliodarstellung der Leistungs- und Kostenabweichung im DeltaMaster Abb Identifikation auffälliger Arbeitspakete im DeltaMaster Abb Identifikation der Verursacher einer Abweichung im Delta Master