Rudolf Fiedler. Controlling von Projekten

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1 Rudolf Fiedler Controlling von Projekten

2 Rudolf Fiedler Controlling von Projekten Mit konkreten Beispielen aus der Unternehmenspraxis Alle Aspekte der Projektplanung, Projektsteuerung und Projektkontrolle 5., erweiterte Auflage Mit 215 Abbildungen PRAXIS

3 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über < abrufbar. 1. Auflage , Auflage , Auflage , Auflage , erweiterte Auflage 2010 Alle Rechte vorbehalten Vieweg+Teubner GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden 2010 Lektorat: Christel Roß Maren Mithöfer Vieweg+Teubner ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich ge schützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Ur heber rechts ge set zes ist ohne Zustimmung des Verlags unzuläs sig und straf bar. Das gilt ins be sondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: KünkelLopka Medienentwicklung, Heidelberg Druck und buchbinderische Verarbeitung: MercedesDruck, Berlin Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier. Printed in Germany ISBN

4 Vorwort Die Bedeutung des Projektcontrollings hat in den letzten Jahren durch komplexer werdende Projekte mit hohem Termin- und Kostendruck zugenommen. Projektrelevantes Controllingwissen benötigt nicht nur der Controller, sondern im besonderen Maße auch das Management und die Projektverantwortlichen. Über das reine Projektmanagement hinausgehende Grundkenntnisse des Projektcontrollings sind ebenso für viele Projektmitarbeiter zur Voraussetzung für die erfolgreiche Bewältigung ihrer Aufgaben geworden. Mit dem vorliegenden Buch wird das Ziel verfolgt, den Projektverantwortlichen, Projektmitarbeitern und Controllern eine zugleich theorieorientierte und praxisfundierte Beschreibung des Projektcontrollings und seiner wesentlichen Instrumente an die Hand zu geben. Sie sollen Anregungen für die Lösung ihrer täglichen Probleme in den Projekten erhalten. Das Buch wendet sich auch an Studierende, die sich an der Hochschule mit der systematischen Projektabwicklung beschäftigen. Es wurde Wert auf eine leicht verständliche Darstellung gelegt. Viele Abbildungen und Praxisbeispiele tragen dazu bei, dass sich der Leser rasch mit der Thematik vertraut machen kann. Der Aufbau des Lehrbuchs entspricht der folgenden Abbildung. Sie erscheint auch in der Kopfleiste jeder Seite, um dem Leser die Orientierung zu erleichtern. 1. Überblick über das Projektcontrolling 2. Strategisches Projektcontrolling 3. Operatives Projektcontrolling 3.1 Projektplanung 3.2 Projektkontrolle Projektplanung, Projektkontrolle, Projekt-Scorecard, Ziele, Organisation, Phasen, Aufgaben, Aufwand, Termine, Ressourcen, Kosten, Risikocontrolling Leistung, Termine, Kosten, Projekterfahrungen, Berichtswesen, Kennzahlen 4. DV-Unterstützung V

5 Vorwort Kap. 1 gibt einen Überblick über Projektcontrolling und Projektmanagement. Angesprochen werden die Aufgaben und Ziele des Projektcontrollings sowie die Abgrenzung zum Projektmanagement. Kap. 2 behandelt das Projektcontrolling aus strategischer Sicht. Es geht vor allem um Instrumente zur Auswahl und Priorisierung in einem Multiprojektumfeld, aber auch um den Einsatz der Projekt- Scorecard für die Projektauswahl und Projektsteuerung. Kap. 3 bildet den Schwerpunkt des Buchs. Es beschreibt das operative Projektcontrolling. Im Sinne eines ganzheitlichen Lösungsansatzes orientieren sich die Ausführungen zur Projektplanung an den Lebenszyklusphasen eines Projektes. Die Planungssicht wird um die Aspekte der Steuerung und Kontrolle ergänzt. Neben der allgemeinen Aufgabenbeschreibung für das operative Projektcontrolling stehen praktische Instrumente im Mittelpunkt. In Kap. 4 werden DV-Tools für das Projektcontrolling beschrieben und beurteilt. Herausgearbeitet werden auch die Einsatzmöglichkeiten eines Führungsinformationssystems für die Projektdatenanalyse. In der aktuellen 5. Auflage wurden noch mehr Praxisbeispiele aus unterschiedlichen Branchen und Betriebstypen integriert. Sie stehen jetzt nicht mehr in einem separaten Kapitel, sondern verdeutlichen direkt nach der allgemeinen Beschreibung einer Methode deren Anwendung im konkreten Unternehmen. Die Praxisbeispiele sind kursiv gedruckt und werden am Rand mit einem Icon gekennzeichnet. Für die schnelle Orientierung werden weitere Icons für Hinweise auf Definitionen, Literatur- und Internetquellen und Tipps verwendet. Außerdem werden die Aufgaben, die das Projektcontrolling übernehmen kann, besonders gekennzeichnet. In das vorliegende Lehrbuch flossen Anregungen vieler Personen ein, die auf diese Weise zum Gelingen beitrugen. Ihnen allen möchte ich danken. Besonderen Dank schulde ich Heinz-Georg Boßmann und Thomas Brunschede, Dr. Gerald Butterwege, Andreas Döring, Mehtap Kara, Andreas Klein, Sabina Rosemann und Barbara Veit. Sie haben Praxisbeispiele trotz ihrer hohen Arbeitsbelastung verfasst. Heinz-Georg Boßmann und Thomas Brunschede von der Le Bihan Consulting GmbH verdeutlichten die Anwendungsmöglichkeiten von OPX2 für das strategische Projektcontrolling. VI

6 Vorwort Dr. Gerald Butterwege von der Bissantz & Company GmbH zeigte, wie der Delta Master die Analyse der Projektdaten komfortabel unterstützt. Andreas Döring erläuterte anschaulich die im Projektcontrolling verwendeten Instrumente bei der Lufthansa Systems GmbH (Systemhaus). Mehtap Kara beschrieb ausführlich das Projektcontrolling, insbesondere das Projektberichtswesen im Produktbereich Instrumentation Systems der Robert Bosch GmbH (Kfz-Zulieferunternehmen). Andreas Klein stellte differenziert das Ergebnis- und Kostencontrolling im Projektgeschäft der Outokumpu Technology GmbH (Anlagenbau) dar. Sabina Rosemann von der MIS AG (Softwareanbieter und Beratungsunternehmen) beleuchtete speziell die Einsatzmöglichkeiten eines Führungsinformationssystems für die Analyse der Projektdaten. Barbara Veit von der Zurich Gruppe Deutschland (Versicherung) verdeutlichte das strategische Initiativen- und Projektmanagement. Sie beschrieb die beteiligten Organisationseinheiten, den Planungsprozess und das Reporting. Wertvoll für den Autor waren vor allem die Diskussionen mit Praktikern bei der Durchführung von Seminaren über Projektcontrolling und Projektmanagement. Auch Praxisprojekte zwischen Unternehmen und der Hochschule boten eine hervorragende Plattform des Erfahrungsaustausches. Für Verbesserungsvorschläge ist der Autor immer dankbar. Anregungen können über die -Kennung weitergegeben werden. Der interessierte Leser kann weitere Informationen über Projektmanagement und Projektcontrolling unter den Adressen und im Internet abrufen. Seminare über Projektcontrolling und Projektmanagement werden unter angeboten. Würzburg, im November 2009 Prof. Dr. Rudolf Fiedler VII

7 Inhaltsverzeichnis Vorwort... V Abbildungsverzeichnis...XI 1 Überblick über das Projektcontrolling Projekt und Projektmanagement Controlling Projektcontrolling Zusammenfassung Strategisches Projektcontrolling Strategische Projektplanung Überblick Grobe Vorselektion Bewertung der Attraktivität Nutzwertanalyse Portfolios Wirtschaftlichkeitsverfahren Analyse der Abhängigkeiten Analyse der Ressourcenverfügbarkeit und Projektauswahl Strategische Projektkontrolle Projekt-Scorecard Zusammenfassung Operatives Projektcontrolling Operative Projektplanung Überblick Projektziele Aufbauorganisation Projektphasen Projektaufgaben und Projektstruktur Projektaufwand Terminplanung Ressourcenplanung Kosten- und Erlösplanung Risikomanagement und -controlling IX

8 Inhaltsverzeichnis 3.2 Operative Projektkontrolle Überblick Leistungskontrolle Terminkontrolle Kostenkontrolle Auswertung der Projekterfahrungen Berichtswesen und Dokumentation Berichtswesen in einem Produktbereich der Robert Bosch GmbH Berichtswesen der Outokumpu Technology GmbH Berichtswesen der Zurich Gruppe Deutschland Fortschrittsbericht der Lufthansa Systems Kennzahlen Zusammenfassung DV-Unterstützung Projektmanagementsoftware SAP R/ MS-Project Einführung einer Projektmanagementsoftware Führungsinformationssysteme Aufbau des Führungsinformationssystems der MIS AG Projektdatenanalyse mit dem Delta Master Zusammenfassung Literaturverzeichnis 273 Stichwortverzeichnis 279 X

9 Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Projektarten... 2 Abb. 2: Projektkriterien der Versicherungskammer Bayern... 4 Abb. 3: Übersicht der Projekt-Kategorien der Outokumpu Technology GmbH... 5 Abb. 4: Das magische Dreieck des Projektmanagements... 8 Abb. 5: Ursachen für das Scheitern von Projekten... 9 Abb. 6: Anforderungen an den Projektleiter Abb. 7: Aufgaben des Projektcontrollings Abb. 8: Stellung des Projektcontrollings Abb. 9: Aufgaben des Projektcontrollings Abb. 10: Bausteine des Einzel- und Multiprojektcontrollings Abb. 11: Träger des Projektcontrollings Abb. 12: Aufgabenschwerpunkte des Projektcontrollers Abb. 13: Leitbild für den Projektcontroller Abb. 14: Aufgaben von Projektleiter und Projektcontroller Abb. 15: Anforderungen an den Projektcontroller Abb. 16: Hierarchische Einbindung des Projektcontrollers Abb. 17: Differenzierung der Controllingstellen Abb. 18: Informationsaustausch und Abstimmung über Meetings Abb. 19: Matrix-Projektorganisation Abb. 20: Organisatorische Einbindung des Projektcontrollings Abb. 21: im Produktbereich Instrumentation Systems Anteil der Kosten von Projektplanung, Projektkontrolle und Projektinformation am Gesamtbudget Abb. 22: Überblick über die strategische Projektplanung Abb. 23: Prozess der strategischen Projektauswahl Abb. 24: Systematische Vorgehensweise bei der Zielfindung Abb. 25: Gewichtete Zielstruktur Abb. 26: Analyse möglicher Zielkonflikte Abb. 27: Zielgewichtung mit der Präferenzmatrix Abb. 28: Ausgangsmatrix Abb. 29: Quadrierte Matrix Abb. 30: Normalisierte Matrix Abb. 31: Vergleich der Zielgewichte Abb. 32: Nutzwertanalyse Abb. 33: Verantwortlichkeitsmatrix in OPX Abb. 34: Projektbewertung in OPX Abb. 35: Projektpriorisierung in OPX Abb. 36: Priorisierung von Aufgaben Abb. 37: Priorisierung der Projekte durch paarweisen Vergleich Abb. 38: Portfolio für Forschungs- und Entwicklungsprojekte Abb. 39: Risikoportfolio Abb. 40: Wirtschaftlichkeitsverfahren für die Projektauswahl XI

10 Abbildungsverzeichnis Abb. 41: Gewinnsituation im Ausgangsfall Abb. 42: Erlöseinbußen bei einer Projektverlängerung Abb. 43: Gewinnsituation bei einem zusätzlichen Projekt Abb. 44: Gewinnsituation nach der Optimierung Abb. 45: Monetäre Bewertung des magischen Dreiecks Abb. 46: Break-Even-Analyse Abb. 47: Das Kennzahlensystem Return on Investment Abb. 48: Ermittlung des Kapitalwerts Abb. 49: Berechnung des Net Present Value Abb. 50: Einfluss der Projekte auf den Unternehmenswert Abb. 51: Einflussmatrix Abb. 52: Portfolio zur Analyse der Abhängigkeiten Abb. 53: Ausgewogenheit des Projektportfolios Abb. 54: Ablauf des Zero Base Budgeting Abb. 55: Ergebnisniveaus für das Projekt Vernetzung Abb. 56: Budgetschnitt Abb. 57: Überblick über die strategische Projektkontrolle Abb. 58: Arten der strategischen Kontrolle Abb. 59: Attraktivitäts-Portfolio Abb. 60: Wirkungen einer Balanced Scorecard Abb. 61: Perspektiven der Balanced Scorecard Abb. 62: Aufbau der Balanced Scorecard Abb. 63: Ableitung der Projekt-Scorecard Abb. 64: Gewichtung der Perspektiven und Ziele Abb. 65: Ermittlung der Zielerreichung Abb. 66: Darstellung der Projektsituation Abb. 67: Cockpitchart einer Projekt-Scorecard Abb. 68: Überblick über die operative Projektplanung Abb. 69: Faktoren für den Projekterfolg in einzelnen Phasen Abb. 70: DV-System zur Beschreibung der Projektphasen Abb. 71: Auszug aus einer Know-how-Datenbank zur Beschreibung von Prozessschritten Abb. 72: Auszug aus der Dokumentation eines Prozessschrittes Abb. 73: Projektneutrale Kalkulation Abb. 74: Schrittweise Konkretisierung der Projektplanung Abb. 75: Zuordnung von technischer Struktur und Projektstrukturplan Abb. 76: Wertorientierter Projektstrukturplan Abb. 77: Wertermittlung für ein Arbeitspaket Abb. 78: Ablauf der Delphi-Methode Abb. 79: Aufwandsverteilung in Softwareprojekten Abb. 80: Relative Anteile von Aufwand und Zeitdauer Abb. 81: Function-Point-Kurve Abb. 82: Terminplanung Abb. 83: Netzplanverfahren Abb. 84: Netzplan (generiert mit MS-Project) XII

11 Abbildungsverzeichnis Abb. 85: Berechnung der frühesten Vorgangszeitpunkte Abb. 86: Berechnung der spätesten Vorgangszeitpunkte Abb. 87: Beschriftungsalternativen für Netzplanknoten Abb. 88: Einplanung einer Managementreserve Abb. 89: Steuerung des Projektportfolios mit der Managementreserve Abb. 90: Netzplan für die Ermittlung des Reduktionspotenzials Abb. 91: Bestimmung des Reduktionspotenzials Abb. 92: Zahl der Kommunikationsbeziehungen in einer Gruppe Abb. 93: Einfluss der Gruppengröße auf die Projektdauer Abb. 94: Wirkung zusätzlicher Ressourcen Abb. 95: Erlösveränderung in Abhängigkeit der Projektdauer Abb. 96: Abhängigkeit der Kosten von der Vorgangsdauer Abb. 97: Mehrkosten durch Verkürzung eines Vorgangs Abb. 98: Berechnung der mittleren Beschleunigungskosten Abb. 99: Bestimmung der minimalen Dauer eines Arbeitspakets Abb. 100: Auswirkungen zusätzlicher Ressourcen Abb. 101: Ressourcenbelastungsdiagramm Abb. 102: Kapazitätsbelastungsdiagramm mit verfügbarer Kapazität Abb. 103: Verfügbare Personalstunden pro Monat Abb. 104: Funktionsmatrix Abb. 105: Ressourceneinplanung in MS-Project Abb. 106: Kapazitätsausgleich Abb. 107: Systematik der Auslastungsplanung Abb. 108: Abrechnungsfluss der Budgetierung Abb. 109: Daten für die Projektkostenkalkulation Abb. 110: Einteilung der Mitarbeiter in Kategorien Abb. 111: Errechnung eines Standardstundensatzes Abb. 112: Projektkostenkalkulation Abb. 113: Retrograde Projektkalkulation Abb. 114: Vereinfachte Kalkulationsstruktur Abb. 115: Stufen der Deckungsbeitragsrechnung Abb. 116: Projektkostenplanung Abb. 117: Zusammensetzung des aktuellen Gesamtbudgets Abb. 118: Kostenschätzung Abb. 119: Ermittlung der Liquidität Abb. 120: Liquiditätsverlauf in einem Entwicklungsprojekt Abb. 121: Ablauf der Cash Flow-Planung Abb. 122: Grafische Darstellung der Cash Flow-Analyse Abb. 123: Integration der Daten aus Projekttätigkeit und Nichtprojekttätigkeit in die Unternehmensrechnung Abb. 124: Bausteine des Risikomanagements und -controllings Abb. 125: Detaillierung der Projektstruktur Abb. 126: Klassifizierung von Projektrisiken in einer Risk Map Abb. 127: Praxisbeispiel für die Projektrisikobewertung Abb. 128: Möglichkeiten der Risikosteuerung XIII

12 Abbildungsverzeichnis Abb. 129: Möglichkeiten der Risikovorbeugung Abb. 130: Risikomanagementplan Abb. 131: Überwachung von Einzelrisiken Abb. 132: Gesamtrisiko eines Projektes Abb. 133: Differenzierung des Gesamtrisiko nach Risikoklassen Abb. 134: Formblätter für eine systematische Risikoanalyse Abb. 135: Auszug aus ProRisk Abb. 136: Verkürzte Darstellung einer Risiko-Analyse Abb. 137: Überblick über die operative Projektkontrolle Abb. 138: Elemente der Projektsteuerung und -kontrolle Abb. 139: Auszug aus dem System ZZMA Abb. 140: Projektsteuerung mit Prognosedaten Abb. 141: Bestandteile der Projektkontrolle und -steuerung Abb. 142: Beispiel für die Ermittlung des Leistungsfortschritts Abb. 143: Ermittlung des Projektfortschritts Abb. 144: Kreislauf der Leistungserbringung Abb. 145: Tatsächlicher Leistungsfortschritt Abb. 146: Projektfortschrittsbericht in MS-Project Abb. 147: Balkenplan mit Time-to-Completion Abb. 148: Termin-Trenddiagramm Abb. 149: Kurvenverläufe im Termin-Trenddiagramm Abb. 150: Zusammenspiel von Terminplan und Meilenstein- Trendanalyse basierend auf MS-Project Abb. 151: Praktisches Beispiel zur Meilenstein-Trendanalyse Abb. 152: Kosten-Trenddiagramm Abb. 153: Zeit-/Kosten-Trenddiagramm Abb. 154: Kostenkontrolle Abb. 155: Kumulierte Ist- und Plankosten Abb. 156: Beispieldaten für die Earned Value Analyse Abb. 157: Diagramm für die Earned Value Analyse Abb. 158: Kostenabweichung als Fieberkurve Abb. 159: Leistungsabweichung als Fieberkurve Abb. 160: Kosten- und Leistungsindex mit Abweichungskorridor Abb. 161: Trompetenkurve Abb. 162: Berechnung der voraussichtlichen Gesamtkosten mit unterschiedlichen Annahmen für die Restkosten Abb. 163: Multiprojektcontrolling mit der Earned Value Analyse Abb. 164: Earned Value Analyse mit MS Project Abb. 165: Ursachen für aufgetretene Probleme Abb. 166: Bewertung der Projektkomplexität Abb. 167: Verdichtung der Informationen im Bericht Abb. 168: Ausnahmebericht mit Ampelfunktion Abb. 169: Inhalte des Fortschrittsberichts Abb. 170: Deckblatt eines Fortschrittsberichts Abb. 171: Voraussichtliche Gesamtabweichung des Aufwands Abb. 172: Beschreibung eines Berichts XIV

13 Abbildungsverzeichnis Abb. 173: Zwei Auszüge aus einer beispielhaften elektronischen Projektakte Abb. 174: Berichte, Berichtsgremien und Berichtshäufigkeit Abb. 175: Darstellung des Projekt-Cockpits Abb. 176: Regelmeetingbericht Abb. 177: Ampelfarbenbelegung Abb. 178: Belegung der Ampelfarben nach vorgegebenen Regeln Abb. 179: Wochenbericht Abb. 180: Dokumentation von Änderungen Abb. 181: Änderungserfolgsrechnung Abb. 182: Schematisierter Ablaufplan der Controlling-Aktivitäten Abb. 183: Kategorien für Projektberichte Abb. 184: Deckblatt Projektmonatsbericht Abb. 185: Projektkostenbericht Abb. 186: Einzelpostenbericht Abb. 187: Stundenbericht Abb. 188: Planungs- und Reportingdimensionen der Zurich Gruppe Deutschland Abb. 189: ProControl-Client (1 von 4) Abb. 190: ProControl-Client (2 von 4) Abb. 191: ProControl-Client (3 von 4) Abb. 192: ProControl-Client (4 von 4) Abb. 193: ProControl-Frühwarnsystem (1 von 2) Abb. 194: ProControl-Frühwarnsystem (2 von 2) Abb. 195: Kennzahlenarten Abb. 196: Schema für die Definition einer Kennzahl Abb. 197: Kennzahlen für das Projektcontrolling Abb. 198: Vergleich des Moduls PS von SAP R/3 und MS-Project Abb. 199: Integrationsbeziehungen des Moduls PS Abb. 200: Darstellung der Projektstruktur im PS-Modul von SAP R/ Abb. 201: Projektplanung und -steuerung mit SAP R/3 bei der Outokumpu Technology GmbH Abb. 202: Zentrale Planungsmaske in MS-Project Abb. 203: Systematische Bewertung und Auswahl von Projektmanagementsoftware mit der Nutzwertanalyse Abb. 204: Datenanalyse mittels Dice Abb. 205: Datenanalyse mittels Slice Abb. 206: Datenanalyse mittels Drill-Down Abb. 207: Datenanalyse mittels Roll-Up Abb. 208: Datenversorgung eines MIS Abb. 209: Wesentliche Hypercubes für die Analyse Abb. 210: Hypercubes Projektcontrolling und Ressourcen Abb. 211: Hyperbrowser im Delta Master Abb. 212: Abweichungsanalyse für die Earned Value-Kennzahlen XV

14 Abbildungsverzeichnis Abb. 213: Portfoliodarstellung der Leistungs- und Kostenabweichung Abb. 214: Identifikation auffälliger Arbeitspakete Abb. 215: Identifikation der Verursacher einer Abweichung XVI