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1 IT-Trend mit großem Potenzial Software as a Service Grundlagen, Vorteile, Kriterien Netviewer Whitepaper Januar 2010

2 Inhalt 1. SaaS: IT-Trend mit Potenzial Vorteile von SaaS Geringere, klar kalkulierbare IT-Kosten Weniger IT-Aufwand, mehr Service Hohe Verfügbarkeit und Performance Immer aktuelle, kompatible Software Hohe Mobilität für Mitarbeiter Niedrige Eintrittsbarriere Praxisbeispiel Web-Collaboration Checkliste für die Einführung von SaaS Darauf sollten Unternehmen achten Ohne Internet keine Anwendung Sicherheit Anpassung an eigene Bedürfnisse Verfügbarkeit Fazit Über Netviewer...8 2

3 1. SaaS: IT-Trend mit Potenzial Software-as-a-Service ist einer der aktuell stärksten Trends der IT-Branche. Dabei ist das Schlagwort SaaS erst vor wenigen Jahren entstanden als Möglichkeit Software über das Internet verfügbar zu machen. Pionier des Konzeptes war und ist der CRM-Anbieter Salesforce.com, der damit vor allem kleine und mittelständische Unternehmen von etablierten Wettbewerbern wie Siebel oder SAP abwerben konnte. Neben dem CRM-Bereich ist SaaS heute vor allem im Collaboration-Markt etabliert. Netviewer ist hier eines der ersten europäischen Unternehmen, das konsequent auf SaaS setzt. Definition: SaaS ist ein Distributionsmodell für Software, bei dem die Auslieferung via Internet erfolgt. SaaS bietet Unternehmen eine günstige, flexible Alternative zum Eigenbetrieb: Die Software wird nicht im eigenen Rechenzentrum installiert und betrieben, sondern als gehosteter Service bereitgestellt. Die Mitarbeiter können die Anwendung über ein webbasiertes Frontend nutzen oder starten eine Datei, die eine Verbindung für die Datenübertragung aufbaut. Der Anbieter gewährleistet die Verfügbarkeit und Sicherheit seiner Lösung und übernimmt außerdem im Hintergrund alle Wartungs- und Aktualisierungsaufgaben. Für die Nutzung und die Serviceleistungen fallen je nach Vertrag meist monatliche Gebühren an. Manche Hersteller bieten alternativ ein Pay-per-Use-Modell an. Bislang sieht es in Unternehmen noch weitgehend anders aus: Software wird in der Regel gekauft und fest in die IT-Landschaft integriert. Die IT-Abteilung kümmert sich um Updates, Support und Wartung. Diese Zusatzkosten werden zusammen mit dem Kaufpreis der Software als Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet. Diese Zusatzkosten trägt im SaaS-Modell der Software-Anbieter. Folglich ist die Senkung der Total Cost of Ownership einer der größten Vorteile von SaaS. Verbreitung: Am weitesten verbreitet ist SaaS heute in den Bereichen CRM & Collaboration. Der SaaS-Markt ist 2008 stark gewachsen und so soll es weitergehen: Obwohl die Aussichten für die IT-Branche generell verhalten sind, prognostizieren die Analysten von IDC für 2009 ein Wachstum von 42 Prozent. Laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner wird sich der weltweite Umsatz im Bereich SaaS bis 2012 sogar verdoppeln. 1 1 IDC: Worldwide Software as a Service Forecast Update, März 2009 Gartner: Market Trends: Software as a Service, Worldwide, , September

4 2. Vorteile von SaaS 2.1. Geringere, klar kalkulierbare IT-Kosten Finanziell gesehen fällt vor allem in den ersten Jahren ein großer Teil der Kosten weg: Zunächst natürlich die Anschaffungskosten, daneben aber auch die Kosten für die Zeit, die eine Installation oder Integration in die vorhandene IT-Umgebung und die üblichen Wartungsarbeiten brauchen. Positiver Nebeneffekt: Kapital wird nicht gebunden, sondern kann sinnvoll in andere Projekte investiert werden Weniger IT-Aufwand, mehr Service Gekaufte Software bedeutet hohen Personalaufwand für Installation, Wartung, Updates und ggf. Migration. SaaS-Lösungen dagegen können ohne jegliche Implementierung sofort eingesetzt werden. Darüber hinaus wird die IT über den gesamten Lebenszyklus der Software hinweg entlastet: Wartung, Aktualisierung, Patches und die Sicherheit sind im Service des Anbieters inbegriffen. Auch der Support wird direkt durch die dortigen Experten geleistet und die freien Ressourcen in der IT schaffen wiederum Raum für Innovationen. Vorteile im Überblick Geringe Anschaffungskosten Senkung der Total Cost of Ownership Geringerer Personalaufwand, da Installation und Wartung entfallen Updates werden vom Anbieter eingespielt Geringer Hardware-Bedarf Hohe Ausfallsicherheit durch verteilte Server Mitarbeiter arbeiten jederzeit mit der aktuellsten Version Software ist auch unterwegs verfügbar 2.3. Hohe Verfügbarkeit und Performance Software als SaaS-Lizenz wird vom Hersteller in leistungsfähigen Rechenzentren mit hoher Ausfallsicherheit gehostet. Kein Anbieter kann es sich leisten, Kunden durch lange Reaktionszeiten oder eine nicht verfügbare Lösung zu verärgern. Weltweit verteilte Server des Anbieters sorgen dafür, dass in Spitzenzeiten oder beim Ausfall eines Servers immer ausreichend Reserven zur Verfügung stehen Immer aktuelle, kompatible Software Die SaaS-Lösung wird vom Hersteller direkt auf dessen Server aktualisiert, ohne dass der Kunde etwas davon merkt oder gar Aufwand damit hat. Dadurch arbeiten die Anwender automatisch immer mit der neuesten Version. Das jeweils aktuelle Moderatoren-Programm von Netviewer beispielsweise wird über ein Serviceportal zur Verfügung gestellt. Aufwändige Upgrade-Projekte und Probleme durch inkompatible Systeme fallen weg. 4

5 2.5. Hohe Mobilität für Mitarbeiter Mobilität ist für viele Unternehmen ein zunehmend wichtiges Thema. Mit einer SaaS-Lösung sind Mitarbeiter flexibel, weil sie an jedem Rechner mit Internetzugang arbeiten können. Änderungen an der Konfiguration oder an der Firewall sind bei einer SaaS-Lösung wie Netviewer nicht notwendig Niedrige Eintrittsbarriere Durch die niedrigen Initialkosten und die Möglichkeit von Pay-per-Use und Named User Lizenzen (monatliche Gebühr pro User) weist SaaS-Software eine niedrige Eintrittsbarriere auf. Damit wird es auch für kleine und mittelständische Unternehmen möglich professionelle CRM- oder Collaboration-Software einzusetzen. Aus welchen Gründen haben Sie SaaS eingeführt? Mehrfachantworten waren möglich; Quelle: informationweek.com 3. Praxisbeispiel Web-Collaboration Neben CRM ist Web-Collaboration der Markt in dem sich SaaS bisher am stärksten durchsetzen konnte. Der Grund dafür ist einleuchtend: Web-Collaboration funktioniert per se ausschließlich via Internet. Die Applikation als Ganzes über dieses Medium auszuliefern ist deshalb nur folgerichtig. Netviewer hat als einer der ersten europäischen Anbieter SaaS eingeführt und bietet Lösungen für Webkonferenzen, Webinare, Online-Präsentationen, Remote Support und Fernwartung in diesem Modell an. 5

6 Die hohe Geschwindigkeit bei der Einführung sowie die niedrigen Einstiegskosten sind zwei der Hauptgründe warum sich Netviewer-Kunden für das SaaS-Modell entscheiden. Im Bereich Remote Support spielt zudem die einfache Benutzerverwaltung eine große Rolle, denn im SaaS- Modell können Lizenzen ohne De- und Neuinstallation ad-hoc ausgetauscht werden. Ein deutlicher Vorteil bei der häufig hohen Fluktuation in Support-Teams. Der Netviewer-Kunde 1&1 setzt Netviewer Support bereits seit einigen Jahren erfolgreich im SaaS-Modell ein. Als einer der Vorteile der Software stellt Geschäftsführer Martin Schimpf von der 1&1 Service GmbH die gesunkenen Bearbeitungszeiten im Support heraus. Demnach sei die Bearbeitungszeit pro Fall geschätzt um zwei Minuten gesunken. Als Türöffner in der Kaltakquise und für Webinare setzt der Netviewer-Kunde Comsol Unternehmenslösungen AG das Produkt Netviewer Meet ein. Dazu Comsol Marketingleiter Andreas Paersch: Man kann per Powerpoint präsentieren und auch die Anwendung live vorführen. Damit kommen wir näher an den Kunden ran und sind wesentlich stärker im Verkaufsgespräch. Die Möglichkeit den Vertrieb sofort mit dem neuen Tool auszustatten war dabei ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für eine SaaS-Lösung. 4. Checkliste für die Einführung von SaaS Mit der folgenden Checkliste können Sie schnell und einfach bestimmen, ob SaaS für Ihr Unternehmen oder Projekt interessant ist. Beantworten Sie einfach die Fragen der Checkliste und addieren Sie am Ende die Zahl der Antworten in jeder Spalte. SaaS Inhouse Ist eine hohe Anfangsinvestition akzeptabel? Nein Ja Herrscht Zeitdruck bei der Einführung? Ja Nein Sind mehrere Standorte betroffen? Ja Nein Weichen Ihre Anforderungen stark vom Standard ab? Nein Ja Haben Sie ausreichend interne IT Ressourcen? Nein Ja Wie hoch ist die geplante Zahl der Anwender? eher gering eher hoch Muss die Applikation auch von unterwegs nutzbar sein? Ja Nein Sind häufige Upgrades der Applikation nötig? Ja Nein 6

7 5. Darauf sollten Unternehmen achten 5.1. Ohne Internet keine Anwendung Der Vorteil der Mobilität hat natürlich auch einen Gegenpart: Ohne Internetzugang lässt sich eine SaaS-Lösung nicht nutzen auch wenn dieses Risiko nicht zuletzt mit dem Ausbau der Mobilfunkstandards UMTS und HSDPA immer geringer wird Sicherheit Die Sicherheit ist der wichtigste Punkt einer Saas-Lösung auch wegen der Einhaltung von Unternehmens- und Compliance-Richtlinien. Prüfen Sie daher unbedingt das Sicherheitskonzept des Anbieters Anpassung an eigene Bedürfnisse Achten Sie darauf, ob die SaaS-Anwendung auf Ihre Bedürfnisse anpassbar ist. Das betrifft die Anbindung an bereits bestehende Systeme über Schnittstellen ebenso wie abgestufte Zugriffsrechte und Anpassungen an Ihre Corporate Identity Verfügbarkeit Welche Service Levels garantiert der Anbieter? Wie sieht die Infrastruktur aus? Hier lohnt es sich einen Blick auf die Referenzkunden des Anbieters und deren Statements zu werfen. 6. Fazit SaaS bietet sich für viele Unternehmen als Alternative oder Ergänzung zu einer umfangreichen eigenen IT-Infrastruktur an: Hohe Anschaffungskosten für Software fallen weg, stattdessen zahlt das Unternehmen einen meist monatlichen Betrag, der bei der Budgetplanung gut kalkulierbar ist. Dieser Betrag enthält nicht nur die Nutzungsgebühr für die Software selbst, sondern auch sämtliche Serviceleistungen. Der Softwareanbieter kümmert sich um Installation, Update, Wartung und Support und entlastet damit wirkungsvoll die IT-Abteilung bei seinem Kunden. Die SaaS-Lösung spart demnach Zeit und Geld und ermöglicht es dem Unternehmen, sich auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren. Im Fazit: SaaS hilft die eigene Flexibilität zu erhöhen und Kosten zu senken. 7

8 Ein besonderer Vorteil ist die Mobilität der Mitarbeiter: Sie können unterwegs ebenso gut arbeiten wie am eigenen Schreibtisch zumindest sofern eine Internetverbindung verfügbar ist. Der zentrale Knackpunkt ist die Sicherheit: Sie muss vom Softwareanbieter ebenso zuverlässig gewährleistet werden wie die hohe Verfügbarkeit und Performance der Lösung. Durch eine SaaS-Lösung im Vergleich zu einer fest installierten, pflegeaufwändigen Anwendung können Unternehmen gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten die Kosten senken und an anderer Stelle investieren. 7. Über Netviewer Die 2001 in Karlsruhe gegründete Netviewer AG ist der führende europäische Hersteller und Anbieter von Webkonferenz-Lösungen. Sie versetzen Mitarbeiter in die Lage, trotz räumlicher Distanzen so zusammenzuarbeiten, als säßen Über Unternehmen in 55 Ländern sie im selben Raum. Webkonferenzen erleichtern nicht nur Meetings, Schulungen und technischen Support. Sie ermögvertrauen auf Netviewer. lichen auch die Durchführung von Online-Schulungen, erleichtern Akquise-Gespräche und dienen der Vertriebsunterstützung. Durch die visuelle Echtzeitkommunikation über das Internet lassen sich Reisezeiten und Kosten erheblich reduzieren und die Produktivität erhöhen. Die Nutzer leisten so einen aktiven Beitrag zum Klima- und Umweltschutz. Die Vorteile von Netviewer-Webkonferenzen nutzen bereits mehr als Konzerne und mittelständische Unternehmen aus 55 Ländern, darunter Bayer, BMW, Deutsche Post, Ernst & Young, SAP, Siemens und Swisscom. Über 200 Mitarbeiter sind derzeit für das Unternehmen tätig Tendenz steigend. Kontakt Netviewer AG Erzbergerstr. 117 D Karlsruhe Sales Hotline: +49 (0) Testen Sie Netviewer 14 Tage unverbindlich News, Tipps & Tricks im Netviewer Newsletter Folgen Sie Netviewer auf Twitter 8

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