FAQs zur Entgeltabrechnung mit KoPers und dem neuen Abrechnungsblatt

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1 und dem neuen Abrechnungsblatt Das Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein Projekt KoPers Reventlouallee Kiel Version: 1.0 Stand:

2 INHALTSVERZEICHNIS ALLGEMEINE FRAGESTELLUNGEN ZUM PROJEKT WOFÜR STEHT DAS PROJEKT KOPERS? WARUM WIRD KOPERS ÜBERHAUPT EINGEFÜHRT? WORIN LIEGT DER VORTEIL GEGENÜBER DEM ALTVERFAHREN? WERDEN BEREITS ANDERE VERFAHRENSBESTANDTEILE BETRIEBEN? 3 FRAGESTELLUNGEN ZUM SERVICE IM DLZP WARUM ERREICHE ICH DIE ENTGELTSACHBEARBEITER ZEITWEISE NICHT DIREKT TELEFONISCH? WELCHEN TERMINLICHEN RESTRIKTIONEN UNTERLIEGT DIE SACHBEARBEITUNG? WANN HAT DAS DLZP FÜR BESUCHER GEÖFFNET? WER IST ANSPRECHPARTNER IN FRAGEN ZUR PFÄNDUNG? WER IST ANSPRECHPARTNER IN FRAGEN ZUM KINDERGELD? 5 FRAGESTELLUNGEN ZUM ABRECHNUNGSBLATT WIE WERDE ICH ÜBER DEN WECHSEL DES ABRECHNUNGSSYSTEMS INFORMIERT? WIE OFT ERHALTE ICH EIN ABRECHNUNGSBLATT? WARUM ENTHÄLT DAS ABRECHNUNGSBLATT DERART VIELE DATEN? WANN ERHALTE ICH MEHRERE ABRECHNUNGSBLÄTTER FÜR VERGANGENE MONATE? WAS IST MIT VERTRAGSBEGINN GEMEINT? WAS SAGEN DIE ANGABEN DER SPALTE JAHRESWERTE AUS? WAS BEDEUTEN DIE VIER BUCHSTABEN (Z.B. JLLL ) HINTER DEN LOHNARTEN? WIE ÄNDERT SICH DIE ABRECHNUNGSDARSTELLUNG BEI EINEM UNTERMONATIGEN ARBEITSZEITWECHSEL / EINER UNTERMONATIGEN FEHLZEIT? WIE WERDEN UNBEZAHLTE FEHLZEITEN BERÜCKSICHTIGT? WARUM WIRD EINE ABWESENHEIT BIS ZUM ANGEDRUCKT? WAS IST EINE IDENTIFIKATIONSNUMMER? WAS IST EINE SV-NR.? WIE GESTALTET SICH DER SOGENANNTE BEIZETTEL? 8 FRAGEN ZUR ÄNDERUNG DER PERSÖNLICHEN VERHÄLTNISSE WEN INFORMIERE ICH IM FALLE EINER ANSCHRIFTENÄNDERUNG? 10 WEN INFORMIERE ICH IM FALLE EINER ÄNDERUNG MEINER BANKVERBINDUNG? 10 WIE KANN ICH MEINE STEUERMERKMALE/FREIBETRÄGE (ELSTAM) ÄNDERN LASSEN? 10 WEN INFORMIERE ICH IM FALLE MEINES KIRCHENEINTRITTS? 10 WEN INFORMIERE ICH IM FALLE MEINES KIRCHENAUSTRITTS? 10 WIE KANN ICH MEINEN KIRCHENAUSTRITT VERANLASSEN? 10 Stand: Seite 2 von 10

3 1 1.1 Allgemeine Fragestellungen zum Projekt Wofür steht das Projekt KoPers? Die Einführung eines kooperativen Personalmanagements, abgekürzt Ko- Pers, in der Landesverwaltung Schleswig-Holsteins umfasst im Wesentlichen die Bereitstellung eines neuen integrierten IT-Verfahrens für Zwecke der Personalverwaltung und abrechnung sowie die umfassende Reorganisation des Personalmanagements. Insofern legt das Projekt die Basis für ein perspektivisches, modernes und serviceorientiertes Personalmanagement des Landes. 1.2 Warum wird KoPers überhaupt eingeführt? Die bisher für die Personalabrechnung und -verwaltung eingesetzten IT- Verfahren sind bereits jahrzehntelang im Einsatz. Sie müssen zeitnah abgelöst werden, da eine zukunftsfähige Pflege und Wartung nicht mehr gewährleistet werden kann. Die bestehenden Personalprozesse basieren auf den alten IT-Strukturen und bedürfen insofern der Überarbeitung. 1.3 Worin liegt der Vorteil gegenüber dem Altverfahren? Das neue Verfahren verfolgt einen integrierten Ansatz der Bereiche Personalabrechnung und verwaltung, d.h. die unterschiedlichen Aufgabenkreise werden miteinander verzahnt, bestehende Medienbrüche aufgehoben. 1.4 Werden bereits andere Verfahrensbestandteile betrieben? Erste Schritte wurden bereits 2014 mit der Abrechnung im Bereich der Versorgung eingeleitet. Im Jahre 2016 wurde der Verfahrenseinsatz auf die Besoldungsfälle des Landes ausgedehnt. Aktuell kommt nun die Abrechnung für den Entgeltbereich hinzu. Damit wird die Abrechnung vollständig auf das neue Verfahren umgestellt. Stand: Seite 3 von 10

4 2 2.1 Fragestellungen zum Service im DLZP Warum erreiche ich die Entgeltsachbearbeiter zeitweise nicht direkt telefonisch? Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter des Fachbereichs Entgelt werden durch die Umstellung auf das neue Verfahren fachlich und prozessual außerordentlich belastet. Um die gewohnte Bearbeitungsqualität aufrechterhalten zu können, wird der Fachbereich in der Einführungsphase zeitweise durch eine Hotline unterstützt. Aus diesem Grunde sind die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter ggf. nicht persönlich erreichbar. 2.2 Welchen terminlichen Restriktionen unterliegt die Sachbearbeitung? Auszahlungsrelevante Sachverhalte werden insbesondere in monatlichen Rechenläufen berücksichtigt. Für alle Datenänderungen ist in diesem Zusammenhang ein Eingabetermin/Eingabeschluss (i.d.r. ein Tag um den Monatszehnten) zu berücksichtigen. Nach dem Eingabeschluss erfasste Datenänderungen können insofern erst im Folgemonat Gültigkeit entfalten. 2.3 Wann hat das DLZP für Besucher geöffnet? Freitag 9:00 Uhr 12:30 Uhr Dienstag 13:30 Uhr 15:00 Uhr (nur für Lehrkräfte) 2.4 Wer ist Ansprechpartner in Fragen zur Pfändung? Fragen in Pfändungsangelegenheiten sind direkt an das für Pfändungen zuständige Sachgebiet zu richten. Die Zuständigkeit ist alphabetisch geregelt: Anfangsbuchstaben des Nachnamens A I: Durchwahl 9522 Anfangsbuchstaben des Nachnamens J N: Durchwahl 9521 Anfangsbuchstaben des Nachnamens O Z: Durchwahl 9523 Es existieren keine gesonderten Telefonsprechzeiten, der Bereich ist grundsätzlich durchgängig erreichbar. Stand: Seite 4 von 10

5 2.5 Wer ist Ansprechpartner in Fragen zum Kindergeld? Fragen zum Kindergeld sind direkt an die Familienkasse zu richten. Die relevanten Kontaktdaten der zuständigen Bearbeiter sind auf dem Abrechnungsblatt vermerkt. Stand: Seite 5 von 10

6 3 3.1 Fragestellungen zum Abrechnungsblatt Wie werde ich über den Wechsel des Abrechnungssystems informiert? Mit der Einführung des neuen IT-Verfahrens ändert sich auch das Layout des Abrechnungsblattes. Zum Systemwechsel erhalten alle Entgeltempfänger ein Musterabrechnungsblatt mit Erläuterungen. 3.2 Wie oft erhalte ich ein Abrechnungsblatt? Im ersten Abrechnungsmonat (Juli 2018) erhalten alle Entgeltempfänger/- innen ein Abrechnungsblatt. Anschließend werden Abrechnungsblätter nur in Fällen einer geänderten Abrechnung erstellt. Wie bisher wird dann stets der aktuelle Erstellungsgrund angedruckt. 3.3 Warum enthält das Abrechnungsblatt derart viele Daten? Das Abrechnungsblatt weist sowohl persönliche, als auch entgeltspezifische Informationen aus und wird automatisiert auf Grundlage der Entgeltbescheinigungsverordnung erstellt. Die Sachbearbeitung des DLZP hat insofern keinen unmittelbaren Einfluss auf Darstellung und Inhalte. 3.4 Wann erhalte ich mehrere Abrechnungsblätter für vergangene Monate? Sofern sich rückwirkend Änderungen zu Ihrem Entgelt ergeben haben, erhalten Sie für jeden betroffenen Monat ein eigenes Blatt. Den einzelnen Blättern kann jeweils die Differenz zu der bereits vorliegenden Abrechnung entnommen werden. Die Zusendung der Abrechnungsblätter dient der nachvollziehbaren Dokumentation etwaiger Nach- bzw. Überzahlungen. 3.5 Was ist mit Vertragsbeginn gemeint? Der Vertragsbeginn bezeichnet im Falle vorangegangener Beschäftigungsverhältnisse beim Land Schleswig-Holstein nicht den erstmaligen, sondern den aktuellen Eintritt in den Landesdienst. Bei einer Entfristung oder Verlängerung eines Fristvertrages ohne Unterbrechung wird das Datum des originären Arbeitsvertrages und nicht das des Änderungsvertrages angedruckt. 3.6 Was sagen die Angaben der Spalte Jahreswerte aus? Es handelt sich um die kumulierten Monatswerte des laufenden Jahres. Bedingt durch die unterjährige Systemumstellung werden nur die Summen ab dem ausgegeben. Die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Werte werden im bisherigen IT-Verfahren vorgehalten und von dort aus zum Jahresende via Elster bescheinigt. Stand: Seite 6 von 10

7 Was bedeuten die vier Buchstaben (z.b. JLLL ) hinter den Lohnarten? Die Informationen erläutern stets die ihnen vorangestellte Lohnart. Der erste Buchstabe steht hierbei für das Gesamtbrutto mit den Ausprägungen Ja oder Nein. Der zweite Buchstabe bezeichnet das Steuerbrutto, der dritte das SV- Brutto und der vierte das ZV-Brutto. Diesbezüglich existieren folgende Ausprägungen: L = laufend pflichtig, E = Versteuerung als sonstiger Bezug bzw. Einmalbezug im SV-/ZV-Recht, F = frei und P = Pauschalversteuerung. Wie ändert sich die Abrechnungsdarstellung bei einem untermonatigen Arbeitszeitwechsel / einer untermonatigen Fehlzeit? Sofern sich Ihre Arbeitszeit untermonatig ändert oder Sie einen Teil des Monats unbezahlt abwesend waren, werden alle Lohnarten für die jeweiligen Zeiträume (vgl. Klammerzusatz) gebildet und die Beträge je Zeitraum dargestellt: 3.9 Wie werden unbezahlte Fehlzeiten berücksichtigt? Im Steuer- und Sozialversicherungsrecht wird ein voller Monat grundsätzlich unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der Kalendertage mit 30 Tagen veranschlagt. Sofern jedoch eine unbezahlte Fehlzeit im Abrechnungsmonat vorliegt, sind davon abweichend die tatsächlichen Kalendertage maßgeblich. Die Fehlzeit wird dann im Bereich der abrechnungsrelevanten persönlichen Daten ausgegeben Warum wird eine Abwesenheit bis zum angedruckt? Krankheitsbedingte Abwesenheiten werden zunächst unbefristet im System erfasst und mit einem Systemdatum gespeichert. Dieser Wert wird auf dem Abrechnungsblatt ausgegeben. Im Falle der Gesundmeldung wird das Systemdatum durch das maßgebliche Datum ersetzt und auch ausgegeben Was ist eine Identifikationsnummer? Bei der Identifikationsnummer handelt es sich um die Steueridentifikationsnummer, die durch das Bundesamt für Finanzen vergeben und Ihnen schriftlich mitgeteilt wird / wurde. Stand: Seite 7 von 10

8 3.12 Was ist eine SV-Nr.? Das Kürzel SV-Nr. steht für die Sozialversicherungsnummer. Es handelt sich um Ihre persönliche, eindeutige Identifikation im Meldewesen mit den Sozialversicherungsträgern / Krankenkassen Wie gestaltet sich das sogenannte Musterabrechnungsblatt? KoPers-Musterabrechnungsblatt Entgeltempfänger/-innen Ansprechpartner/-in Abrechnungsrelevante persönliche Daten Erstellungsgrund Bisherige Summe* Arbeitszeit VWL = vermögenswirksame Leistungen Vertragsbeginn** Sozialversicherungsrechtliche Meldemerkmale Erläuterung am Ende der Abrechnung A Voller Monat = 30 Tage B C A: Schlüssel für unterschiedliche Lohnarten*** B: Steuerliche Abzüge C: Sozialversicherungsrechtliche Abzüge Stand: Seite 8 von 10

9 D Erläuterung der Kürzel einzelner Lohnarten * Erläuterung zu den Jahreswerten (bisherige Summe) es werden hier die im Verfahren aufgelaufenen Summen angezeigt. Durch den Start zum sehen Sie hier im aktuellen Jahr nur Summen ab dem Die vorherigen Summen werden im bisherigen IT-Verfahren vorgehalten und von dort aus zum Jahresende via Elster auch bescheinigt. ** Der Verfahrensbeginn ist nicht Ihr erstmaliger Eintritt in den Landesdienst, sondern in der Regel das Datum des letzten Vertragsschlusses. Änderungsverträge bleiben hierbei unberücksichtigt. *** Die Zulagen wurden auf der Abrechnung aus dem bisherigen Verfahren auf der Rückseite angedruckt. Auf der Abrechnung aus dem neuen Verfahren werden diese Zulagen jetzt Lohnarten genannt von dem Gesamtbrutto direkt unter dem Grundgehalt angedruckt. Liebe Entgeltempfängerinnen, liebe Entgeltempfänger, nach 50 Jahren Betriebszeit wurde das bisherige IT-Verfahren zur Abrechnung durch die neue Software KoPers abgelöst. Mit der Auszahlung des Entgelts für Juli 2018 hat KoPers seinen Dienst angetreten. Mit der KoPers-Einführung ändert sich auch die Gestaltung Ihres Abrechnungsblattes, das Ihnen mit heutiger Post übermittelt wird. Um Ihnen die Orientierung zu erleichtern, ist ergänzend diese kommentierte Musterabrechnung beigefügt, die die wichtigsten Elemente der veränderten Darstellung erläutert. D: Berechnung der Zusatzversorgung Stand: Seite 9 von 10

10 4 4.1 Fragen zur Änderung der persönlichen Verhältnisse Wen informiere ich im Falle einer Anschriftenänderung? Adressänderungen teilen Sie bitte Ihrer zuständigen Sachbearbeiterin bzw. Ihrem zuständigen Sachbearbeiter im DLZP schriftlich (Mail / Fax / Postweg) mit. 4.2 Wen informiere ich im Falle einer Änderung meiner Bankverbindung? Änderungen Ihrer Bankverbindung senden Sie bitte schriftlich und mit Unterschrift an Ihre zuständige Sachbearbeiterin bzw. Ihren zuständigen Sachbearbeiter im DLZP. 4.3 Wie kann ich meine Steuermerkmale/Freibeträge (ELSTAM) ändern lassen? Wenden Sie sich bitte zu diesem Zweck an Ihr zuständiges Finanzamt. Steuermerkmale können nicht im Hause des DLZP geändert werden. 4.4 Wen informiere ich im Falle meines Kircheneintritts? Wenden Sie sich bitte mit Ihrer Eintrittserklärung an Ihr zuständiges Finanzamt. 4.5 Wen informiere ich im Falle meines Kirchenaustritts? Wenden Sie sich bitte mit Ihrer Austrittserklärung an Ihr zuständiges Finanzamt. 4.6 Wie kann ich meinen Kirchenaustritt veranlassen? Wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Standesamt. Stand: Seite 10 von 10