Leitfaden zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung von

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1 Ratgeber Leitfaden zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung von 1 Leitfaden Datenträgervernichter 1

2 Hinweis: Dieser Leitfaden basiert auf den Kriterien des Umweltzeichens Blauer Engel für Datenträgervernichter (RAL-UZ 174), Ausgabe August Trotz sorgfältiger Prüfung sämtlicher Angaben des Leitfadens können Fehler nicht mit letzter Sicherheit ausgeschlossen werden. Die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität des Inhalts ist daher ohne Gewähr. Eine Haftung des Herausgebers auch für die mit dem Inhalt verbundenen potentiellen Folgen ist ausgeschlossen. Wir erlauben das Kopieren sowie die sonstige Nutzung aller in diesem Leitfaden enthaltenen Inhalte, sofern sie nicht verfälscht oder auf sonstige missbräuchliche Art und Weise genutzt werden.

3 Inhalt 1. Einleitung 4 2. Verwendung von Leitfaden und Anbieterfragebogen 4 3. Geltungsbereich 5 4. Begriffsbestimmungen 5 5. Umweltbezogene Anforderungen Anforderungen an den Auftragsgegenstand Netzschalter und Leistungsaufnahme im Aus-Zustand Minimierung des Energieverbrauchs Sicherheit Materialanforderungen an Kunststoffe für Gehäuse und Gehäuseteile Antipapierstau-Funktion / Technologie Separater Auffangbehälter Reparaturfähigkeit Umweltbezogene Anforderungen an die Auftragsausführung Garantie 7 6. Angebotswertung 7 Anlage: Anbieterfragebogen zur umweltfreundlichen Beschaffung von Datenträgervernichtern 8 3 Leitfaden Datenträgervernichter

4 1. Einleitung Datenträgervernichter, zum Beispiel Aktenvernichter, dienen dazu, nicht mehr benötigte, vertrauliche Dokumentenpapiere unkenntlich zu machen, indem sie diese maschinell zerkleinern. Viele Modelle, sogenannte Multischreddergeräte, können zusätzlich auch Datenträger wie CDs / DVDs oder Kreditkarten unbrauchbar machen und so vor Datenmissbrauch schützen. Die Schnittart, Schnittlänge und Schnittbreite des Datenträgervernichters definiert die Zerkleinerungsstufe des Geräts - auch Sicherheitsstufe genannt. Hiervon gibt es sieben Stufen, die nach DIN Büround Datentechnik - Vernichten von Datenträgern definiert sind. Die Antriebe sind immer elektrisch und variieren als einfacher Spindelmotor mit aufgesetzter Welle. Die Maximalleistung von Datenträgervernichtern für den Heimgebrauch oder kleinere Büros liegt zwischen 130 und 700 Watt. Geräte für Großraumbüros oder Büro-Etagen weisen Maximalleistungen von ca. 700 bis Watt auf. Der größte Anteil des jährlichen Energieverbrauchs (90 bis 97 Prozent) entfällt bei ineffizienten Datenträgervernichtern nicht auf den eigentlichen Betriebszustand (Papierzerkleinerung), sondern auf den Aus-Zustand und den Bereitschaftsbetrieb (Standby). Datenträgervernichter können eine Leistungsaufnahme von bis zu 1,2 Watt im Aus-Zustand und zwischen 2 und 3,5 Watt im Bereitschaftsbetrieb aufweisen. Sie fallen nicht unter die Standby-Verordnung (EG) Nr. 1275/2008 zur Durchführung der Ökodesign-Anforderungen (Richtlinie 2005/32/EG) an den Stromverbrauch von Haushalts- und Bürogeräten im Bereitschafts- und Aus-Zustand. Je nach Nutzung kann das Energieeinsparpotenzial durch einen effizienten Datenträgervernichter zwischen 84 und 90 Prozent betragen. 2. Verwendung von Leitfaden und Anbieterfragebogen Der Leitfaden selbst enthält die für öffentliche Auftraggeber wesentlichen Informationen und Empfehlungen für die Einbeziehung von Umweltaspekten in die Vergabe- und Vertragsunterlagen. Der im Anhang befindliche sowie separat unter als Word-Dokument veröffentlichte Anbieterfragebogen zur umweltfreundlichen Beschaffung von Datenträgervernichtern ist zum einen als Anlage zum Leistungsverzeichnis gedacht. Damit genügt hinsichtlich der Umweltanforderungen an den Auftragsgegenstand ein entsprechender Verweis im Leistungsverzeichnis, um der vergaberechtlichen Vorgabe Rechnung zu tragen, die Leistung eindeutig und erschöpfend zu beschreiben 1. Der Anbieterfragebogen soll zudem der führung dienen. Eine 1 Vgl. 7 Abs. 1 VOL/A bzw. 8 Abs. 1 VOL/A-EG: Die Leistung ist eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen und dass miteinander vergleichbare Angebote zu erwarten sind (Leistungsbeschreibung). Aus 8 Abs. 5 VOL/A-EG folgt zudem, dass Spezifikationen aus Umweltzeichen unter bestimmten Voraussetzungen verwendet werden dürfen. Ein bloßer Verweis auf diese Kriterien ist daher zumindest für den Oberschwellenbereich unzulässig. So zuletzt auch der Europäische Gerichtshof auf Grundlage von Art. 23Abs. 6 RL 2004/18/EG in seiner Entscheidung vom 10. Mai 2012 in der Rs. C-368/10 Kommission./. Niederlande (siehe a.a.o. Rn. 112). 4 Leitfaden Datenträgervernichter

5 diesbezügliche Formulierung in den Vergabeunterlagen könnte sein: Die Datenträgervernichter müssen die im angefügten Anbieterfragebogen zur umweltfreundlichen Beschaffung von Datenträgervernichtern genannten Ausschlusskriterien erfüllen, um bei der Vergabeentscheidung berücksichtigt werden zu können. Zum ist für jedes angebotene Produkt der ausgefüllte Anbieterfragebogen zusammen mit den darin geforderten Einzelnachweisen vorzulegen. 3. Geltungsbereich Der Leitfaden gilt für Datenträgervernichter, zum Beispiel Aktenvernichter, die über Wechselstrom betrieben werden. Geräte und Anlagen, die für den Betrieb mit 3-phasigem Drehstrom (400 Volt) vorgesehen sind, werden durch diesen Leitfaden nicht abgedeckt. 4. Begriffsbestimmungen Aus-Zustand: Der Aus-Zustand bezeichnet einen Zustand, in dem das Gerät über einen Netzschalter vom Stromnetz getrennt ist und keine Funktion ausführt. Betriebszustand: Der Betriebszustand bezeichnet einen Zustand, in dem das Gerät mit einer Stromquelle verbunden ist und folgende Funktion ausführt: Schreddern von Papier, CDs, DVDs, Kreditkarten. Bereitschaftszustände 1. Bereitschaftsmodus: volle Funktionalität ohne Betrieb des Motors. 2. Standby: bezeichnet den Zustand, in den das Gerät nach einer festgelegten Zeit aus dem Bereitschaftsmodus fällt. 5. Umweltbezogene Anforderungen Im Folgenden wird differenziert nach umweltbezogenen Anforderungen an den Auftragsgegenstand (Abschnitt 5.1) sowie umweltbezogene Anforderungen an die Auftragsausführung (Abschnitt 5.2) Anforderungen an den Auftragsgegenstand Netzschalter und Leistungsaufnahme im Aus-Zustand : Herstellererklärung Das Gerät muss über einen für den Verbraucher zugänglichen Netzschalter verfügen oder durch geeignete Maßnahmen (zum Beispiel einen mechanischen Micro-Switch) die Leistungsaufnahme im Aus-Zustand auf 0 W begrenzen Minimierung des Energieverbrauchs : Herstellererklärung und Messprotokoll Das Gerät muss über eine automatische Abschaltfunktion verfügen, die das Gerät vom Bereitschaftsmodus in einen Zustand 5 Leitfaden Datenträgervernichter

6 niedrigeren Energieverbrauchs (Standby- Zustand) versetzt. Der Energieverbrauch im Bereitschaftsmodus bis zum automatischen Erreichen des Standby-Zustands darf hier max. 2 Wh betragen. Im Standby-Zustand darf das Gerät max. 0,1 W Leistungsaufnahme aufweisen Sicherheit : gültiger Zeichengenehmigungs-Ausweis (GS / VDE) Der Datenträgervernichter trägt das Zeichen Geprüfte Sicherheit Materialanforderungen an Kunststoffe für Gehäuse und Gehäuseteile : Herstellererklärung Gehäusekunststoffe sind nicht aus halogenhaltigen Polymeren (zum Beispiel PVC). Ferner sind keine chlor- oder bromhaltigen Flammschutzmittel in Gehäusekunststoffteilen > 25 g zugesetzt. Stoffe, die nach der Verordnung EG Nr.1272/2008 Anhang VI mit den folgenden Gefährlichkeitsmerkmalen eingestuft sind, dürfen den Kunststoffen für Gehäuse (Teile > 25 g) nicht zugesetzt sein. Karzinogene Stoffe der Kategorien 1A, 1B Keimzellmutagene Stoffe der Kategorien 1A, 1B Reproduktionstoxische Stoffe der Kategorien 1A, 1B Antipapierstau-Funktion / Technologie : Herstellererklärung Das Gerät verfügt entweder über eine Technologie, die verhindert, dass zu viel Papier in das Gerät eingeführt wird und es dadurch zu Funktionsstörungen bzw. Papierstau kommt oder es verfügt über eine Rücklauffunktion (automatisch oder manuell) mit Abschaltung bei Papierstau Separater Auffangbehälter : Herstellererklärung Bei Geräten, die außer Papier auch zur Zerkleinerung von CDs und DVDs vorgesehen sind (vgl. Hinweise in der Betriebsanleitung), muss ein separater Auffangbehälter vorhanden sein, der die Kunststoffabfälle getrennt vom Papier auffängt Reparaturfähigkeit : Herstellererklärung Der Anbieter verpflichtet sich, dafür zu sorgen, dass für die Reparatur der Geräte die Ersatzteilversorgung für mindestens acht (typischer Produktlebenszyklus) Jahre ab Produktionseinstellung sichergestellt ist. Unter Ersatzteilen sind solche Teile zu verstehen, die typischerweise im Rahmen der üblichen Nutzung eines Produktes ausfallen können. Andere, regelmäßig die Lebensdauer des Produktes überdauernde Teile, sind nicht als Ersatzteile anzusehen. 6 Leitfaden Datenträgervernichter

7 5.2. Umweltbezogene Anforderungen an die Auftragsausführung Die im Folgenden genannten Bedingungen sollten als Vertragsbedingungen in die Vergabeunterlagen ausgenommen werden Garantie Der Anbieter verpflichtet sich, eine Garantie von zwei Jahren auf das gesamte Gerät zu gewähren. Gegen Bruch der Schneidwalze in Stufe 1-5 nach DIN wird eine Garantie von acht Jahren und für die Stufen 6-7 von zwei Jahren gewährt. 6. Angebotswertung Im Rahmen der Angebotswertung dürfen durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigte Kriterien, wie unter anderem Umwelteigenschaften und Lebenszykluskosten berücksichtigt werden 3. Bei der Beschaffung energieverbrauchsrelevanter Waren oberhalb der EU-Schwellenwerte muss die Energieeffizienz als Zuschlagskriterium angemessen berücksichtigt werden 4. Dies kann sowohl über die Berücksichtigung der Lebenszykluskosten 5 als auch über die Bewertung konkreter Angaben zum Energieverbrauch erfolgen 6. Sofern die Bewertung von Lebenszykluskosten vorgesehen ist, sollten bei Datenträgervernichtern neben den Anschaffungskosten insbesondere Energiekosten in der Nutzungsphase und Kosten zum Austausch der Schneidwalze berücksichtigt werden. Hierzu wird empfohlen, bereits bei der Angebotseinholung ein Nutzungsmuster der Geräte vorzugeben (zum Beispiel tägliche Betriebsstunden) und auf dieser Grundlage den Energieverbrauch der Geräte und den Erneuerungsbedarf der Schneidwalzen (Häufigkeit und Kosten) abzufragen. Die Lebenszykluskosten können mit einer der unter diesem Internetverweis aufgeführten Berechnungshilfen ermittelt werden: wirtschaft-konsum/umweltfreundlichebeschaffung/berechnung-der-lebenszykluskosten 2 Vgl. 97 Abs. 4 S. 2 GWB: Für die Auftragsausführung können zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer gestellt werden, die insbesondere soziale, umweltbezogene oder innovative Aspekte betreffen, wenn sie im sachlichen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen und sich aus der Leistungsbeschreibung ergeben. 3 Siehe 16 Abs. 8 VOL/A, 19 Abs. 9 VOL/A-EG. 4 Siehe 4 Abs. 6b VgV. 5 Ein praxisorientierter Leitfaden zur Berechnung der Lebenszykluskosten sowie Verweise auf geeignete Berechnungshilfen (LCC-Tools) finden sich in den Schulungsskripten Umweltfreundliche Beschaffung. Siehe dort Schulungsskript 5 Einführung in die Berechnung der Lebenszykluskosten und deren Nutzung im Beschaffungsprozess ( 6 Siehe 4 Abs. 6b i.v.m. Abs. 6 VgV. 7 Leitfaden Datenträgervernichter

8 Anlage: Anbieterfragebogen zur umweltfreundlichen Beschaffung von Datenträgervernichtern (über Wechselstrom betrieben) Produktname Hersteller Bieter Anschrift des Bieters Umweltzeichen vorhanden? Wenn das angebotene Produkt mit dem Umweltzeichen Blauer Engel für Datenträgervernichter (RAL-UZ 174), Ausgabe August 2012, zertifiziert ist, dann gelten die nachfolgenden Kriterien als erfüllt. In diesem Fall ist kein weiteres Ausfüllen des Fragebogens erforderlich! Ziffer Kriterium Anmerkung 1 Netzschalter und Leistungsaufnahme im Aus- Zustand Das Gerät muss über einen für den Verbraucher zugänglichen Netzschalter verfügen oder durch geeignete Maßnahmen (zum Beispiel einen mechanischen Micro-Switch) die Leistungsaufnahme im Aus-Zustand auf 0 W begrenzen. durch Herstellererklärung Kriterium erfüllt und erbracht 7 (vom Bieter auszufüllen) 7 Als sind die jeweils unter Anmerkung genannten Dokumente dem ausgefüllten Fragebogen beizufügen. 8 Leitfaden Datenträgervernichter

9 2 Minimierung des Energieverbrauchs Das Gerät muss über eine automatische Abschaltfunktion verfügen, die das Gerät vom Bereitschaftsmodus in einen Zustand niedrigeren Energieverbrauchs (Standby-Zustand) versetzt. Der Energieverbrauch im Bereitschaftsmodus bis zum automatischen Erreichen des Standby-Zustands darf hier max. 2 Wh betragen. Im Standby-Zustand darf das Gerät max. 0,1 W Leistungsaufnahme aufweisen. durch Herstellererklärung und Messprotokoll 3 Sicherheit Der Datenträgervernichter trägt das Zeichen Geprüfte Sicherheit. durch gültigen Zeichengenehmigungs- Ausweis (GS / VDE) 4 Materialanforderungen an Kunststoffe für Gehäuse und Gehäuseteile Gehäusekunststoffe sind nicht aus halogenhaltigen Polymeren (zum Beispiel PVC). Ferner sind keine chlor- oder bromhaltigen Flammschutzmittel in Gehäusekunststoffteilen > 25 g zugesetzt. Stoffe, die nach der Verordnung EG Nr.1272/2008 Anhang VI mit den folgenden Gefährlichkeitsmerkmalen eingestuft sind, dürfen den Kunststoffen für Gehäuse (Teile > 25 g) nicht zugesetzt sein. Karzinogene Stoffe der Kategorien 1A, 1B Keimzellmutagene Stoffe der Kategorien 1A, 1B Reproduktionstoxische Stoffe der Kategorien 1A, 1B durch Herstellererklärung 9 Leitfaden Datenträgervernichter

10 5 Antipapierstau-Funktion / Technologie Das Gerät verfügt entweder über eine Technologie, die verhindert, dass zu viel Papier in das Gerät eingeführt wird und es dadurch zu Funktionsstörungen bzw. Papierstau kommt oder es verfügt über eine Rücklauffunktion (automatisch oder manuell) mit Abschaltung bei Papierstau. 6 Separater Auffangbehälter Bei Geräten, die außer Papier auch zur Zerkleinerung von CDs und DVDs vorgesehen sind (vgl. Hinweise in der Betriebsanleitung), muss ein separater Auffangbehälter vorhanden sein, der die Kunststoffabfälle getrennt vom Papier auffängt. 7 Reparaturfähigkeit Für die Reparatur der Geräte ist die Ersatzteilversorgung für mindestens 8 (typischer Produktlebenszyklus) Jahre ab Produktionseinstellung sichergestellt. (Unter Ersatzteilen sind solche Teile zu verstehen, die typischerweise im Rahmen der üblichen Nutzung eines Produktes ausfallen können. Andere, regelmäßig die Lebensdauer des Produktes überdauernde Teile, sind nicht als Ersatzteile anzusehen.) durch Herstellererklärung durch Herstellererklärung durch Herstellererklärung 10 Leitfaden Datenträgervernichter

11 Impressum Herausgeber: Umweltbundesamt Fachgebiet III 1.3 Postfach Dessau-Roßlau Tel: Internet: /umweltbundesamt.de /umweltbundesamt Gestaltung: Bernd Kreuscher Umweltbundesamt Link zur Publikation: leitfaden-datentraegervernichter Bildquellen: Titelbild: Ralf Kalytta - Fotolia.com Stand: 31. März Ratgeber Thema

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