Ergebnisse der bundesweiten Online-Umfrage der IHK Region Stuttgart zum Thema Lieferantenerklärungen

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1 Ergebnisse der bundesweiten Online-Umfrage der IHK Region Stuttgart zum Thema Lieferantenerklärungen Zielsetzung der Umfrage Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft gehören zu den am häufigsten ausgestellten Dokumenten. Unternehmen erstellen sie zigtausendfach. Nur wenn Lieferantenerklärungen für alle Stationen der Lieferkette vorliegen, können bei einem späteren Export Zollvorteile genutzt werden. Die Ausstellung und Handhabung von Lieferantenerklärungen führt in der Praxis zu zahlreichen Fragen, Schwierigkeiten und erheblichen Kosten. Ziel der von der IHK Region Stuttgart erstellten und durchgeführten bundesweiten Online-Umfrage ist es, zum einen die tatsächlichen Daten und Abläufe zu ermitteln und zum anderen die damit verbundenen Probleme und Fragestellungen realistisch und gewichtet zu ermitteln. Die Umfrage lief zwischen 18. Juni und 15. August 2012, an der Umfrage haben sich bundesweit Unternehmen beteiligt. Folgende Fragen wurden beantwortet: 1. Wie werden Lieferantenerklärungen erstellt? 1.1. Papierform oder mit Onlinelösungen? 1.2. Langzeit- oder Einzelerklärungen? 1.3. Nur auf Kundenaufforderung oder immer? 1.4. Gegen Entgelt oder kostenfrei? 1.5. Welche Hilfsmittel stehen zur Verfügung und wie hilfreich sind diese? 2. Was sind die Hauptprobleme bei der Erstellung? 3. Sind Lieferantenerklärungen nur in Deutschland verbreitet? 4. Wie viel Arbeitszeit wird in diese Aufgabe gesteckt? Sind Korrekturanforderungen häufig? 5. Wie viele Lieferantenerklärungen werden ausgestellt? Aufgliederung nach Betriebsgröße Wo sinnvoll, wurden die Antworten der Umfrageteilnehmer daraufhin analysiert, ob sich hinsichtlich der Erfahrungswerte der Unternehmen gemessen an der Anzahl ausgestellter Lieferantenerklärungen pro Jahr Unterschiede bei der Wahrnehmung der Thematik abzeichnen. Im Anschluss an die einzelnen Fragenkomplexe folgen unsere Schlussfolgerungen (6. Gesamtfazit) zur Verbesserung der Situation. Statistische Angaben zu den Teilnehmern der Umfrage runden die Auswertung ab. Telefon +49(0) Telefax +49(0) /12

2 Die Antworten im Einzelnen: 1.1. Wie werden Lieferantenerklärungen erstellt? Papierform oder mit Onlinelösungen? Fazit: Das Papierformular mit Unterschrift ist in allen Betrieben die mit Abstand meist genutzte Form der Ausstellung. Bei Unternehmen, die bis zu 100 Lieferantenerklärungen im Jahr ausstellen, ist die Ausstellung als Datei die zweithäufigst genutzte Variante. Bei Unternehmen, die mehr als 100 Lieferantenerklärungen ausstellen, ist hingegen das Papierformular ohne Unterschrift die zweithäufigst genutzte Variante. Die Online-Erklärung (z.b. durch ein Portal) wird von Unternehmen, die mehr Lieferantenerklärungen im Jahr ausstellen, deutlich häufiger genutzt als von Unternehmen, die nur wenige Lieferantenerklärungen ausstellen. Etwa 15 Prozent der Unternehmen, die mehr als 250 Lieferantenerklärungen ausstellen, geben an, Online-Portale zu nutzen. Auffallend ist, dass die Nutzung der Online-Erklärung andere Formen der Ausstellung noch nicht ersetzt. Diejenigen, die Online-Portale nutzen, verwenden beispielsweise noch zu 90 Prozent das Papierformular mit Unterschrift parallel dazu. Die Nutzung der Online-Portale kann aufgrund mangelnder Standardisierung sogar zu einem höheren Arbeitsaufwand führen. Ein Teilnehmer schreibt beispielsweise: "Immer mehr Kunden fordern die Abgabe über deren eigenes Portal - damit steigt der Aufwand überproportional". Telefon +49(0) Telefax +49(0) info@stuttgart.ihk.de 2/12

3 1.2. Wie werden Lieferantenerklärungen erstellt? Langzeit- oder Einzelerklärungen? Der Typ Langzeiterklärung wird bei der Ausstellung bevorzugt. 81 Prozent aller Unternehmen gaben an, Langzeiterklärungen abzugeben, 42 Prozent stellen Einzelerklärungen aus. Viele Unternehmen stellen beide Typen aus. Dass nur wenige der Unternehmen angeben, keine Lieferantenerklärungen auszustellen, liegt daran, dass sich Unternehmen ohne Interesse an diesem Thema auch eher nicht an der Umfrage beteiligen werden Wie werden Lieferantenerklärungen erstellt? Nur auf Kundenaufforderung oder immer? 1.4. Wie werden Lieferantenerklärungen erstellt? Gegen Entgelt oder kostenfrei? Fazit: Die Ausstellung einer Lieferantenerklärung ist für Kunden fast in allen Fällen kostenfrei. Zum Großteil stellen Lieferanten die Erklärungen auf Kundenwunsch aus, d.h. auf Anforderung. Unternehmen, die sehr viele Lieferantenerklärungen im Jahr ausstellen, haben einen standardisierten Prozess eingeführt, der dazu führt, dass Lieferantenerklärungen ohne Kundenanforderung und ohne Zusatzentgelt erstellt werden. Der Anteil der Unternehmen, die so verfahren, steigt von 7 Prozent im Durchschnitt aller Unternehmen auf 33 Prozent bei denjenigen Unternehmen, die mehr als 500 Lieferantenerklärungen pro Jahr erstellen. Telefon +49(0) Telefax +49(0) info@stuttgart.ihk.de 3/12

4 1.5. Wie werden Lieferantenerklärungen erstellt? Welche Hilfsmittel stehen zur Verfügung und wie hilfreich sind diese? Alle bis zu 10 bis zu bis zu bis zu bis zu 500 und Unternehmen LEen im mehr Jahr Regelmäßige 58,80% 29,10% 47,50% 51,00% 56,70% 63,00% 74,30% Weiterbildungsmaßnahmen (Schulungen/Workshops) Software 50,00% 24,60% 37,30% 45,20% 51,30% 57,10% 77,10% Interne Arbeitsanweisung 49,90% 32,70% 43,30% 46,20% 62,50% 58,00% 71,40% Sonstiges 17,10% 18,90% 12,80% 12,80% 11,10% 12,60% 10,70% Externe 10,00% 8,30% 6,10% 7,00% 10,70% 10,90% 10,70% Berater/Dienstleister Keine Antwort 2,40% 14,10% 7,20% 5,50% 2,70% 0,80% 1,40% Auswertung der sonstigen Antworten Fazit: Die meist genutzten Hilfsmittel zur Erstellung von Lieferantenerklärungen sind regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen wie Schulungen oder Workshops (59 Prozent), die Nutzung einer Software (50 Prozent) sowie interne Arbeitsanweisungen (50 Prozent). Die Bedeutung dieser Hilfsmittel nimmt mit steigender Zahl der ausgestellten Lieferantenerklärungen im Jahr deutlich zu. 77 Prozent der Unternehmen mit mehr als 500 Lieferantenerklärungen im Jahr gaben an, eine Software zu nutzen, 74 Prozent nannten regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen als Hilfsmittel und 71 Prozent Telefon +49(0) Telefax +49(0) /12

5 haben interne Arbeitsanweisungen. Externe Berater/Dienstleister spielen nach Angaben aller Unternehmen nur eine untergeordnete Rolle. Unter Sonstiges konnten weitere Hilfsmittel eingetragen werden. Hier wurden die Recherche im Internet und in Fachliteratur sowie was uns freut an zweiter Stelle die IHK-Angebote genannt. 2. Was sind die Hauptprobleme bei der Erstellung von Lieferantenerklärungen? * Nennung der Warennummer ist in der Lieferantenerklärung nicht vorgeschrieben Telefon +49(0) Telefax +49(0) info@stuttgart.ihk.de 5/12

6 Fazit: Aus der Umfrage geht die Prüfung der präferentiellen Ursprungsregeln als besonders schwieriger bzw. fehlerträchtiger Punkt hervor. Diese Schwierigkeit tritt bei Unternehmen, die nur wenige Lieferantenerklärungen im Jahr ausstellen, häufiger auf als bei anderen Unternehmen. An zweiter Stelle der Schwierigkeiten stehen die Prüfung und die Pflege der eingehenden Lieferantenerklärungen. Für Unternehmen, die mehr als 100 Lieferantenerklärungen im Jahr ausstellen, ist dies sogar das größte Problem. In der Gruppe der Unternehmen mit 500 und mehr Lieferantenerklärungen im Jahr gaben 76 Prozent an, hierbei Schwierigkeiten zu haben. Deutliche Unterschiede bei der Einschätzung der Schwierigkeiten ergeben sich ebenso bei der Bezeichnung des Ursprungslandes (Europäische Union/Europäische Gemeinschaft) (Platz 8) sowie bei den wechselnden Anforderungen der Kunden (Platz 9). Diese beiden Punkte werden von Unternehmen mit 500 Lieferantenerklärungen im Jahr und mehr beinahe doppelt so häufig als Problem benannt wie bei Unternehmen, die bis zu 10 Lieferantenerklärungen ausstellen. Unter Sonstiges haben die Teilnehmer der Umfrage zahlreiche weitere Schwierigkeiten aufgeführt. Clustert man diese in Problemfelder, wurde mit 31 Prozent am häufigsten genannt, dass die Kommunikation mit Kunden/Lieferanten bei der Beschaffung notwendiger Daten sehr schwierig sei. Ebenso beklagten die Unternehmen mangelnde Fachkenntnis der Kunden bzw. der Lieferanten. Auch die Ermittlung und Angabe des tatsächlichen Ursprungslandes, d.h. des EU-Mitgliedsstaates wurde von immerhin 22 Prozent genannt. Diese Angabe ist für den präferentiellen Ursprung unnötig. Da die Lieferantenerklärung aber auch für die Dokumentation des handelspolitischen/nicht-präferentiellen Ursprungs verwendet werden kann und in einigen Zielländern der EU-Ursprung nicht ausreichend ist, ist die Angabe des EU-Mitgliedslandes sinnvoll. Weitere häufiger genannte Punkte unter Sonstiges waren ständig wechselnde Voraussetzungen (neue präferenzbegünstigte Länder, neue Artikel/Rezepturen, neue Lieferanten/Ansprechpartner...) sowie die generell hohe Komplexität des Themas und die fehlende Standardisierung. 3. Sind Lieferantenerklärungen nur in Deutschland verbreitet? Aus welchen Ländern fordern Kunden Ihres Unternehmens Lieferantenerklärungen an? Deutschland 88,90% Österreich 43,20% Osteuropa 28,40% Benelux-Staaten 25,90% Sonstige Länder (z.b. Schweiz, Norwegen) 23,40% Südeuropa 20,90% Frankreich 20,80% Skandinavien 15,70% Großbritannien und Irland 14,00% keine Antwort 6,20% Telefon +49(0) Telefax +49(0) /12

7 Fazit: Die große Mehrheit der Unternehmen gibt an, dass die Lieferantenerklärung von deutschen Kunden angefordert wird. Etwa 43 Prozent der Kunden, die eine Lieferantenerklärung anfordern, kommen aus Österreich. Entgegen einer häufig geäußerten Vermutung ist die Lieferantenerklärung jedoch nicht nur eine in Deutschland vorkommende Erscheinung, sondern wird von Kunden quer durch die EU (und unsinnigerweise auch darüber hinaus) angefordert. 4. Wie viel Arbeitszeit wird in diese Aufgabe gesteckt? Sind Korrekturanforderungen häufig? Telefon +49(0) Telefax +49(0) /12

8 Fazit: Etwa 44 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass sie nicht mehr als 40 Arbeitsstunden (eine Arbeitswoche) pro Jahr für Lieferantenerklärungen verwenden. Wir gehen nun davon aus, dass diese Unternehmen im Schnitt 2,5 Arbeitstage einer 40h-Woche verwenden. Des Weiteren gehen wir davon aus, dass der Brutto-Stundenlohn inklusive Lohnnebenkosten für einen entsprechenden Sachbearbeiter 30 Euro beträgt. Somit entstehen für diese Unternehmen für die Ausstellung von Lieferantenerklärungen Kosten in Höhe von 600 Euro. Rund 20 Prozent der Unternehmen gaben an, zwischen 40 und 80 Arbeitsstunden (zw. 1-2 Arbeitswochen) zu verwenden. Für diese Unternehmen fallen nach unserer Berechnungsgrundlage und einem durchschnittlichen Arbeitsaufwand von 7,5 Tagen Euro Arbeitskosten an. Rund 16 Prozent der Unternehmen benötigen bis zu 120 Arbeitsstunden pro Jahr, was die Unternehmen im Schnitt Euro kostet. Der Arbeitsaufwand, den die befragten Unternehmen mit den Lieferantenerklärungen haben, hängt erwartungsgemäß stark von der Anzahl ausgestellter Lieferantenerklärungen im Jahr ab. So geben rund ein Drittel der befragten Unternehmen, die 500 Lieferantenerklärungen und mehr ausstellen an, dass sie bis zu einem halben Personenjahr für die Lieferantenerklärungen verwenden. Dies wäre im Schnitt mit Lohnkosten (inkl. Nebenkosten) von Euro verbunden. 17 Prozent dieser Unternehmen gaben an, zwischen einem halben und einem ganzen Personenjahr zu benötigen (Arbeitskosten: Euro), 21 Prozent benötigen mehr als ein Personenjahr (Arbeitskosten Euro, wenn sie 1,5 Jahre benötigen). Die durchschnittlichen reinen Lohnkosten für die Erstellung einer LE liegen bei allen Unternehmen, die mehr als zehn Lieferantenerklärungen pro Jahr ausstellen, bei gut 62 Euro. Bei Unternehmen, die zwischen zehn und 50 Lieferantenerklärungen im Jahr erstellen, liegen die Kosten bei 74 Euro pro LE. Bei Unternehmen, die mehr als 50 Lieferantenerklärungen erstellen, betragen die durchschnittlichen Kosten 50 Euro. Es handelt sich dabei um die reinen Lohnkosten ohne Berücksichtigung von Sachkosten (EDV) und anderem. Die Kosten für Unternehmen, die bis zu zehn Lieferantenerklärungen pro Jahr erstellen, haben wir hier nicht berücksichtigt, weil dazu eine exaktere Stundenangabe erforderlich wäre. Die Stückkosten sind hier im dreistelligen Bereich. Telefon +49(0) Telefax +49(0) /12

9 Wie oft kommt es vor, dass Sie aufgefordert werden, eine von Ihrem Unternehmen ausgestellte Lieferantenerklärung abzuändern? über 500 Lieferantenerklärungen alle im Jahr noch nie 34,60% 15,00% bis 10 Änderungen pro Jahr 51,20% 47,90% bis 35 Änderungen pro Jahr 5,20% 13,60% bis 50 Änderungen pro Jahr 1,50% 10,70% bis 100 Änderungen pro Jahr 0,60% 5,70% mehr als 100 Änderungen pro Jahr 0,40% 6,40% Fazit: Obwohl aus Frage 4 hervorging, dass zahlreiche Schwierigkeiten und Fehlerquellen bei der Ausstellung von Lieferantenerklärungen bestehen, hält sich der Korrekturbedarf anscheinend in Grenzen. Rund die Hälfte der befragten Unternehmen wird maximal zehn Mal pro Jahr aufgefordert, ausgestellte Lieferantenerklärungen abzuändern. Knapp 35 Prozent gaben an, nie Lieferantenerklärungen abändern zu müssen. Sogar Unternehmen, die über 500 Lieferantenerklärungen im Jahr ausstellen, geben zu etwa 63 Prozent an, dass ihr Korrekturbedarf zehn Änderungen pro Jahr nicht überschreitet. Bei diesen Unternehmen kann man durch das hohe Volumen an ausgestellten Lieferantenerklärungen davon ausgehen, dass eine Routine besteht und dadurch weniger Fehler auftreten. Im Durchschnitt werden in allen Unternehmen knapp sechs Lieferantenerklärungen pro Jahr korrigiert. Telefon +49(0) Telefax +49(0) info@stuttgart.ihk.de 9/12

10 5. Wie viele Lieferantenerklärungen werden ausgestellt? Aufgliederung nach Betriebsgröße Fazit: Über die Hälfte der befragten Unternehmen stellt bis zu 50 Lieferantenerklärungen im Jahr aus. Je größer das Unternehmen ist (gemessen an der Beschäftigtenzahl), desto mehr Lieferantenerklärungen werden dort ausgestellt. Etwa 23 Prozent der Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern gaben an, dass sie 500 Lieferantenerklärungen und mehr im Jahr ausstellen, bei Unternehmen bis zu 500 Beschäftigten waren dies nur zwischen 0,8 und 3,1 Prozent. Im Durchschnitt stellen die Unternehmen, die sich an der Umfrage beteiligt haben, 101 Lieferantenerklärungen pro Jahr aus. Nach den Beschäftigtengrößenklassen ergibt sich durchschnittlich folgende Verteilung: Anzahl Mitarbeiter und mehr Lieferantenerklärungen jährlich Telefon +49(0) Telefax +49(0) /12

11 6. Gesamtfazit der Umfrage Die Umfrage erlaubt Rückschlüsse auf den Prozess der Erstellung von Lieferantenerklärungen in Deutschland und erhebt erstmals Kosten. Lieferantenerklärungen sind eine notwendige Vorleistung, um die Zollvorteile von Handelsabkommen überhaupt nutzen zu können. Es bestehen erhebliche praktische Schwierigkeiten, die der Komplexität der Materie geschuldet sind. So soll eine Lieferantenerklärung in Form der Langzeitlieferantenerklärung doch für alle Lieferungen des Folgejahres den präferentiellen Ursprung in Relation zu allen bestehenden und künftigen Abkommen dokumentieren. Die tägliche Praxis der IHKs zeigt, dass Beratungen zum Thema Lieferantenerklärungen wegen der Vielzahl der Varianten und Anforderungen sehr zeitintensiv sind. Je aufwändiger aber die Bearbeitung ist, desto geringer fällt der Vorteil der Handelsabkommen aus. Was kann verbessert werden? Mehr Deckungsgleichheit bei den Handelsabkommen: Die Ermittlung des präferentiellen Ursprungs ist das Hauptproblem. Je unterschiedlicher die künftigen Abkommen werden, desto größer wird dieses Problem. Gemeinsamer inhaltlicher Standard für den präferentiellen Ursprung: Die Einholung und Pflege der eingehenden Lieferantenerklärungen ist insbesondere für größere Unternehmen das Hauptproblem. Die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten sowie deren unterschiedlichste Wissensstände stellen ein Problem dar. Dies gilt auch für die unterschiedlichen Wünsche der Empfänger von Lieferantenerklärungen, die Präferenzländer und Zonen unterschiedlich gestalten und Kumulation berücksichtigt haben wollen oder auch nicht. Wegen dieser ungelösten Grundproblematik der unterschiedlichen Standards sind bislang auch Online-Portale kein großer Fortschritt. Es ist notwendig, einen standardisierten und vereinfachten Rahmen festzulegen, auch wenn dieser wenig relevante Einzelfälle nicht mehr abdecken kann. Dies ist eine Aufgabe, die von den IHKs und den Wirtschaftsverbänden in Angriff genommen werden sollte. Dies würde den Prozess einfacher, fehlerfreier und vor allem auch billiger machen. Formalismen einschränken: Neben der inhaltlichen Standardisierung ist auch ein gemeinsames Verständnis zur formalen Ausgestaltung der Lieferantenerklärung nötig. Es kommt zu häufig zu Korrekturanforderungen und zu unterschiedlichen Auslegungen von Seiten der Empfänger der Lieferantenerklärungen, seien dies Unternehmen oder Zolldienststellen. Jede Neuausstellung einer Lieferantenerklärung kostet durchschnittlich mehr als 62 Euro (Lohnkosten). Daher ist eine einheitliche Leitlinie darüber, was noch akzeptabel ist und was nicht, dringend erforderlich. Dies bezieht sich auf Wortlaute, Länderbezeichnungen, Warenbezeichnungen und anderes. Diese Leitlinie sollte gemeinsam von Zoll und Wirtschaft erarbeitet werden und dann auch von allen Beteiligten als Grundlage für ihre Arbeit dienen. Telefon +49(0) Telefax +49(0) /12

12 Lieferantenerklärungen entschlacken: Lieferantenerklärungen werden zur Pflege der Artikelstammdaten (Zolltarifnummern) und für Aussagen hinsichtlich des Exportkontrollrechts (Ausfuhrliste, US-Reexportkontrollregeln) verwendet. Auch hier wäre es sinnvoll, gemeinsame Standards zum Austausch dieser Daten zu finden und diese nicht der Lieferantenerklärung anzulasten. 7. Statistische Angaben: Unternehmensgröße der befragten Unternehmen 1-19 Mitarbeiter 17,40% Mitarbeiter 19,80% Mitarbeiter 45,50% über 499 Mitarbeiter 16,30% keine Antwort 1,00% Regionale Verteilung der Antworten: Nordrhein-Westfalen 33,50% Baden-Württemberg 20,30% Bayern 16,50% Hessen 7,10% Niedersachsen 6,60% Schleswig-Holstein 6,60% Sachsen 2,30% Rheinland-Pfalz 2,30% Bremen 1,90% Sonstige je < 1,0 % 3,00% Berufliche Position der Umfrageteilnehmer Sachbearbeiter 46,50% Versandleiter/Zollverantwortlicher 30,10% Geschäftsführer 9,10% Prokurist/Bereichsleiter 7,10% Gruppenleiter 6,00% keine Antwort 0,80% Auszubildender 0,30% Ansprechpartner: Marc Bauer Telefon marc.bauer@stuttgart.ihk.de Stand: November 2012 Telefon +49(0) Telefax +49(0) info@stuttgart.ihk.de 12/12